PM Andreas Cassne o Lars Glimbert
2014-12-15
Sida 1 av 3
Skolutvecklare-IKT
Barn- och utbildningskontoret
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-579 210 44 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Dnr. Birgitta Eriksson -
Kommunsekreterare
Redogörelse för migrering av data för Google Apps
Bakgrund
Under höstlovet 2014 påböjades en så kallad migrering av konton i skolornas lär- och samarbetsmiljö, Google Apps. Google Apps konton för elever och lärare har varit knutna till två skilda Google Apps
miljöer/domäner, elev.sollentuna.se och edu.sollentuna.se. Migreringen slår samman dessa miljöer och samlar alla användare, elever och lärare, i samma Google Apps miljö (edu.sollentuna.se). Skälen är flera, f.a. att:
få tillgång till nya tjänster i Google Apps
förenkla delning av resurser, f.a. mellan lärare och elever, i Google Apps
Förändringarna började gälla 27 oktober 2014. Från och med detta datum förväntades elever bara använda sitt nya edu.sollentuna.se konto för epost och dokumenthantering.
Upplevda problem
Vi kan sammanfatta de problem vi upplevt med migreringen i tre delar:
Flytt av data misslyckades delvis
Information har inte använts av användare
Begränsad support på skolorna, liten förståelse för problem
PM
2014-12-15
Dnr.
Sida 2 av 3
Dataflytt
Tekniken för att genomföra migreringen upphandlades av ett amerikanskt företag, Syscloud Inc. Företaget och tekniken har tidigare använts vi flertalet liknande uppdrag för andra kunder runt om i världen. Flytten av data uppskattedes ta ca en vecka (höstlovsveckan) och den tidplanen höll för dataflytt av epost, kalender, sites. Däremot rapporterades problem avseende dokumentflytten. Elever rapporterade veckan efter höstlovet att de inte såg alla dokument på sitt nya konto. Efter granskning av loggar genomfördes två kompletterade dataflyttar och därefter bekräftades att alla dokumentfiler var över flyttade, då hade ytterligare två veckor gått. För att hantera
problemet hade elever tillgång till sitt gamla konto parallellt med tillgången till det nya kontot. Vi gick ut med information om detta särtskilt eftersom användningen av det gamla kontot skulle ske på visst sätt.
Utöver problemet ovan har också elever och lärare rapporterat att den mappstruktur som syns på nya kontot inte är identisk med den som fanns på gamla kontot. Detta är ett problemt som är svårt att beskriva, men vi har tillsammans med Syscloud kommit fram till ett antal “lägen” där detta uppstår. Eftersom dessa problem inte går att lösa med generella riktlinjer har vi fått hantera dem från fall till fall. Här har vi haft problem att nå fram till användare på grundskolorna, medan vi på Rudbeck har haft tillgång till fler lokala supportresurser för att hantera dessa fall. Vi kan inte exakt säga omfattningen av detta problem, men det är sannolikt begränsat till användare som haft mer komplexa delningsstrukturer.
Information
Det har varit svårt att få fram information till användare, vilket spätt på problemen då elever bl.a. fortsatt jobba med sitt gamla kontot under och efter höstlovet. Vi har försökt vara tydliga med information och upprättade i september en informationsplan och kommunicerade denna med rektorer den 24/9.
Informationsplanens innehåll, kommunicerad i ebrev till skolorna 24/9 -14
● Aktuell information kommer finnas på apps.edu.sollentuna.se/change
● BUK veckobrevet 2/10 innehåller information om planerad
förändring, samt länk till sidan ovan + samma info på Schoolsoft för Rudbeck
● Notis och länk till sidan ovan på Solsidan 2/10
● Ebrev skickas till skolor (rektorer) v.41 som kan användas för information till vårdnadshavare via epost och/eller via sin hemsida Under processen att planera och genomföra migreringen har följande viktiga ebrev skickats ut:
● 9/9 - ebrev till rektorer inför rektorsmöte med inledande information
PM
2014-12-15
Dnr.
Sida 3 av 3
om tänkta migreringen
● 24/9 - ebrev till rektorer och DTS:er om hur information om migrering kommer ske samt länk till informations sajt samt annan information som berör DTS:er
● 9/10 - ebrev till rektorer med pdf/google dokument att använda mot hemmen
● 24/10 - ebrev till rektorer och DTS:er om lite detaljer i förändringen + länk till info sajten
● 4/11 - ebrev till rektorer med särskild info om delningsinställningar + länk till info sajten
● 10/11 - ebrev till rektorer och DTS:er med info om Drive problem + länk till info sajt + länk till ny info sida
● 2/10 och 6/11 publicerades särskild information i BUKs veckobrev
Epost på villovägar
Uppgifterna om att epost kommit fel i samband med migreringen har inte kunnat bekräftas i något fall. Däremot så har vissa informationsresurser blivit tillgängliga för elever när migreringen genomfördes. Detta berodde på att ägarna av informationsresurserna tidigare hade delat dessa med hela personaldomänen. När eleverna sedan flyttades över till samma domän så fick även de tillgång till information som ej varit ämnade för dem. Även detta hade kommunicerats med skolorna och en tydlig instruktion som beskrev hur man skulle gå till väga för att dela om dessa resurser så att de inte hamnade fel, fanns tillgänglig på informationssajten
apps.edu.sollentuna.se/change
Organisation
När problemen väl blev ett faktum har det visat sig att det varit svårt att ge användare tillräckligt stöd. Informationssidorna vi kommunicerat har uppenbarligen inte varit tillräckligt för att stödja användaren och korrigera problemen. Ibland pga av att informationen inte ens nått fram och ibland pga av att informationen inte kunnat kompletteras av IT support på skolan.
Problemen, särskilt problemet med mappstruktur, har varit så komplex att vi inte förmått säkerställa tillräcklig kunskap om problembilden på skolorna.
Generellt sett har det varit bättre ställt med resurser för att hantera problemen på Rudbeck än på grundskolan.
E-post: andreas.cassne@sollentuna.se; lars.glimbert@sollentuna.se
