Tid och plats Onsdagen den 4 december 2019, kl. 08:00 till 10.17 i Stora sammanträdesrummet , Vårdcentralen.
Beslutande
Ledamöter Ulf Genitz (C) ordförande
Agneta Edvardsson (M) Fredrik Pettersson (S)
Övriga närvarande Ann-Marie Brander utredare/utvecklare Peter Engman, verksamhetschef IFO Emma Nordstrand, socialsekreterare § 325 Lennart Ivarsson, socialsekreterare § 332-334 Monica Fjellner, socialsekreterare § 335 Jana Karlsson, socialsekreterare § 336 Linda Hemberg, socialsekreterare § 337 Emelia Runeberg, kanslichef § 339 Lindali Bergenzaun, sekreterare
Utses att justera Fredrik Pettersson
Justeringens plats och tid Kansliavdelningen 2019-12-04, kl. 11.00
Justerade paragrafer §§ 325-341
§ 325 - 338 socialtjänstärenden
Underskrifter
Sekreterare
________________________
Lindali Bergenzaun Ordförande
________________________
Ulf Genitz Justerare
________________________ ________________________
Fredrik Pettersson
Justerare Utdragsbestyrkande
Bevis om tillkännagivande av justerat protokoll
Justeringen har tillkännagivits på kommunens anslagstavla.
Beslutsinstans Socialnämndens arbetsutskott
Protokoll från sammanträde 2019-12-04
Datum då protokollet justerades 2019-12-04
Datum då tillkännagivandet
publicerades 2019-12-05
Datum då publiceringen av
tillkännagivandet upphör 2019-12-27
Förvaringsplats för protokollet Närarkiv kansliavdelningen
Underskrift
________________________
Lindali Bergenzaun
2
Ärendelista
Socialtjänstärenden 4 - 5
Digital ärendehantering SN 2019/33 6 - 7
Internkontrollplan socialnämnden 2020 SN 2019/31 8
Delegeringsordning förslag till revidering SN 2019/32 9
Justerare Utdragsbestyrkande
§ paragrafnummer Dnr Enhetskod och Dnr
Socialtjänstärenden
Socialnämndens arbetsutskotts beslut
Förslag till beslut kopplas in från eventuell tjänsteskrivelse
Protokollsanteckning
Skriv eventuella protokollsanteckningar här.
Reservation
Skriv eventuella reservationer här.
Jäv
Skriv eventuella jäv här.
Deltar inte i beslutet
Om någon inte deltar i beslutet skriv namn och partibeteckning här, exempel: Johan Johansson (X)
Sammanfattning av ärendet
Sammanfattning av ärendet kopplas in från eventuell tjänsteskrivelse
Förslag till beslut på sammanträdet (yrkande)
Skriv eventuella yrkanden på sammanträdet här, samt liggande förslag.
Beslutsgång
Skriv eventuell beslutsgång här. Om omröstning begärs noteras det här samt hur omröstningen genomförs.
Omröstningsresultat
Skriv omröstningsresultat vid omröstning här.
Beslutsunderlag
4
Beslutsunderlag kopplas in från eventuell tjänsteskrivelse
Beslutet ska skickas till
Vilka beslutet ska skickas till, kopplas från eventuell tjänsteskrivelse
Justerare Utdragsbestyrkande
§ 339 Dnr SN 2019/33
Digital ärendehantering
Socialnämndens arbetsutskotts förslag till beslut Socialnämnden beslutar att:
1. Ärenden som öppnas i diariet från och med den 2020-01-01 tillskapas en digital akt.
2. Allmänna handlingar som inkommit eller upprättats i pappersform och som har
diarieförts och skannats in för att tillföras den digitala akten i ärendehanteringssystemet Evolution kan gallras efter kontroll av att den skannade versionen är likalydande med ursprungshandlingen.
3. Undantag från beslutspunkt 2 är pappershandlingar där underskrift krävs på grund av krav i lagstiftning.
4. Frångå beslut om inskanning får enbart göras i de fall en handling är allt för omfattande för inskanning, inbunden eller där formatet inte lämpar sig för inskanning. För att den digitala akten ska bli så komplett som möjligt bör första sidan av materialet skannas in och tillföras det digitala ärendet. Originalhandlingen ska bevaras i fysiskt arkiv.
5. Handlingar som inkommer eller upprättas och som hör till ärenden som öppnats innan 2020-01-01 ska bevaras i pappersform så att den fysiska akten hålls komplett.
Sammanfattning av ärendet
Vara kommun har upphandlat ett ärendehanteringssystem tillsammans med Essunga, Grästorp, Götene, Lidköping och Skara kommun. Ärendehanteringssystemet Evolution ska användas för att dels registrera inkomna och upprättade handlingar (allmänna handlingar) samt vara ett stöd för handläggare vid handläggning av ärenden till eller från nämnd.
I nuläget arkiveras allmänna handlingar både i pappersformat och digitalt i systemet. Samtliga e-postmeddelanden som registreras skrivs ut och tillförs den fysiska akten medan inkommande handlingar i pappersform skannas in och tillförs det digitala ärendet. Detta innebär att det idag är ett dubbelarbete samt att det är ett dubbelt bevarande av allmänna handlingar.
Ärendehanteringssystemet kommer i framtiden att integreras med kommunens e-arkiv vilket möjliggör att det dubbla bevarandet av diarieakter kan upphöra. Digitala akter kan näst intill helt ersätta de fysiska akterna.
För att kunna gå över till en digital ärendehantering krävs det ett gallringsbeslut från nämnden som tydliggör att pappershandlingar som skannats in för ett digitalt bevarande ska gallras.
Undantaget från gallringsbeslutet är de handlingar där underskrift krävs på grund av krav i lagstiftning.
6
Arkivmyndigheten kan utfärda bestämmelser om arkivbeständighet och förvaring. Förslag till bestämmelser gällande digital hantering av allmänna handlingar har överlämnats till
arkivmyndigheten för beslut 2019-11-27. Förslaget innefattar tydliga instruktioner för
genomförande av kontroll enligt beslutspunkt 2 samt en uppräkning av vissa pappershandlingar som är undantag för gallringsbeslutet. Även tekniska krav så som filformat och upplösning vid inskanning har specificerats.
Beslutsunderlag - Tjänsteskrivelse
Beslutet ska skickas till - Kansliavdelningen - Kommunarkivet
- Förvaltningens ledningsgrupp
Justerare Utdragsbestyrkande
§ 340 Dnr SN 2019/31
Internkontrollplan socialnämnden 2020
Socialnämndens arbetsutskotts förslag till beslut
Socialnämnden beslutar att anta internkontrollplan 2020 enligt förslag
Sammanfattning av ärendet
Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret vad gäller internkontroll inom kommunen.
Nämnderna har det yttersta ansvaret att utforma en god internkontroll inom respektive verksamhetsområde. Ett led i nämndernas ansvar är att varje verksamhetsår besluta om en särskild plan för internkontroll.
En internkontrollplan ska omfatta följande punkter:
Vilka rutiner/kontrollmoment som ska följa upp.
Vem som ansvarar för att uppföljningen blir gjord.
Uppföljningens omfattning.
Till vem/vilka uppföljningen ska rapporteras.
Socialnämndens internkontrollplan 2020 har tagits fram av förvaltningens ledningsgrupp och stab. Riskanalys har genomförts utifrån nämndens verksamhetsområden. Mot bakgrund av riskanalysen har kontrollområden vakts ut.
Beslutsunderlag - Tjänsteskrivelse
8
§ 341 Dnr SN 2019/32
Revidering av socialnämndens delegationsordning
Socialnämndens arbetsutskotts förslag till beslut
1. Socialnämnden beslutar att anta delegationsordning för socialnämnden med föreslagna förändringar.
2. Ändringarna gäller från och med 2020-01-01.
Sammanfattning av ärendet
Socialnämndens delegationsordning behöver revideras mot bakgrund till kommunstyrelsens delegationsordning (KS 2019, §128). Det finns behov av komplettering och revidering dels i den inledande texten och dels med nya punkter främst i avsnitt 1, 3 och 4.
En översyn av hela delegationsordningen har också genomförts vilket föranleder ytterligare några förändringar
Beslutet ska skickas till - Författningssamlingen
