Protokoll SN 2019-12-18 §§ 123-130

(1)

Tid och plats Onsdagen den 18 december 2019, kl. 09:00 till 11.55 i Sammanträdesrum Huangshan, kommunhuset.

Beslutande

Ledamöter Ulf Genitz (C) ordförande Agneta Edvardsson (M) Leif Sandberg (M)

Ulla Johansson (C) tjg ers Fredrik Pettersson (S) Jan Erlandsson (S) Toril Korsvik Jevås (S) Hannyah Jörtoft (SD) Susanne Lundgren (HVKB)

Övriga närvarande Ylva Morén, socialchef

Ann-Marie Brander, utredare/utvecklare Catharina Holm, avgiftshandläggare § 123 Jonas Bredenberg, ekonomichef § 123 Emelia Runeberg, kanslichef § 124 Lindali Bergenzaun, sekreterare

Utses att justera Agneta Edvardsson

Justeringens plats och tid Kansliavdelningen 2019-12-18, kl. 15.00

Justerade paragrafer §§ 123-130

Underskrifter

Sekreterare

________________________

Lindali Bergenzaun Ordförande

________________________

Ulf Genitz Justerare

________________________ ________________________

Agneta Edvardsson

(2)

Justerare Utdragsbestyrkande

Bevis om tillkännagivande av justerat protokoll

Justeringen har tillkännagivits på kommunens anslagstavla.

Beslutsinstans Socialnämnden

Protokoll från sammanträde 2019-12-18

Datum då protokollet justerades 2019-12-18

Datum då tillkännagivandet

publicerades 2019-12-19

Datum då publiceringen av

tillkännagivandet upphör 2020-01-09

Förvaringsplats för protokollet Kansliavdelningen

Underskrift

________________________

Lindali Bergenzaun

2

(3)

Ärendelista

Redogörelse delegationsbeslut 4

Digital ärendehantering SN 2019/33 5 - 6

Delegeringsordning förslag till revidering SN 2019/32 7 Internkontrollplan socialnämnden 2020 SN 2019/31 8

Information från kommunala råd 9

Anmälan delegationsbeslut 10 - 11

Urval delegationsbeslut 12

Aktuellt från förvaltningen 13

(4)

§ 123

Redogörelse delegationsbeslut

Socialnämndens beslut

Socialnämnden har tagit del av och godkänner redogörelserna av nedan utvalda och förtecknade delegationsbeslut

Sammanfattning av ärendet

Socialnämnden har genom sin delegationsordning överlåtit sin beslutanderätt till utskott, ordförande och tjänstemän.

Delegationsbeslut fattade av tjänstemän/handläggare har utvalts av arbetsutskottet och beslut fattat av arbetsutskottet har utvalts av socialnämnden att redogöras för på socialnämnden Delegationsbeslut

D19/1050 Avgiftshandläggare Catharina Holm

E18/5 Ekonomichef Jonas Bredenberg

4

(5)

§ 124 Dnr SN 2019/33

Digital ärendehantering

Socialnämndens beslut Socialnämnden beslutar att:

1. Ärenden som öppnas i diariet från och med den 2020-01-01 tillskapas en digital akt.

2. Allmänna handlingar som inkommit eller upprättats i pappersform och som har

diarieförts och skannats in för att tillföras den digitala akten i ärendehanteringssystemet Evolution kan gallras efter kontroll av att den skannade versionen är likalydande med ursprungshandlingen.

3. Undantag från beslutspunkt 2 är pappershandlingar där underskrift krävs på grund av krav i lagstiftning eller utifrån arkivmyndighetens bestämmelser

4. Frångå beslut om inskanning får enbart göras i de fall en handling är allt för omfattande för inskanning, inbunden eller där formatet inte lämpar sig för inskanning. För att den digitala akten ska bli så komplett som möjligt bör första sidan av materialet skannas in och tillföras det digitala ärendet. Originalhandlingen ska bevaras i fysiskt arkiv.

5. Handlingar som inkommer eller upprättas och som hör till ärenden som öppnats innan 2020-01-01 ska bevaras i pappersform så att den fysiska akten hålls komplett.

Vara kommun har upphandlat ett ärendehanteringssystem tillsammans med Essunga, Grästorp, Götene, Lidköping och Skara kommun. Ärendehanteringssystemet Evolution ska användas för att dels registrera inkomna och upprättade handlingar (allmänna handlingar) samt vara ett stöd för handläggare vid handläggning av ärenden till eller från nämnd.

I nuläget arkiveras allmänna handlingar både i pappersformat och digitalt i systemet. Samtliga e-postmeddelanden som registreras skrivs ut och tillförs den fysiska akten medan inkommande handlingar i pappersform skannas in och tillförs det digitala ärendet. Detta innebär att det idag är ett dubbelarbete samt att det är ett dubbelt bevarande av allmänna handlingar.

Ärendehanteringssystemet kommer i framtiden att integreras med kommunens e-arkiv vilket möjliggör att det dubbla bevarandet av diarieakter kan upphöra. Digitala akter kan näst intill helt ersätta de fysiska akterna.

För att kunna gå över till en digital ärendehantering krävs det ett gallringsbeslut från nämnden som tydliggör att pappershandlingar som skannats in för ett digitalt bevarande ska gallras.

Undantaget från gallringsbeslutet är de handlingar där underskrift krävs på grund av krav i lagstiftning.

(6)

Arkivmyndigheten kan utfärda bestämmelser om arkivbeständighet och förvaring. Förslag till bestämmelser gällande digital hantering av allmänna handlingar har överlämnats till

arkivmyndigheten för beslut 2019-11-27. Förslaget innefattar tydliga instruktioner för

genomförande av kontroll enligt beslutspunkt 2 samt en uppräkning av vissa pappershandlingar som är undantag för gallringsbeslutet. Även tekniska krav så som filformat och upplösning vid inskanning har specificerats.

Beslutet ska skickas till - Kansliavdelningen - Kommunarkivet

- Förvaltningens ledningsgrupp

6

(7)

§ 125 Dnr SN 2019/32

Revidering socialnämndens delegationsordning

Socialnämnden beslutar att anta reviderad delegationsordningen

Socialnämndens delegationsordning behöver revideras mot bakgrund till kommunstyrelsens delegationsordning (KS 2019, §128). Det finns behov av komplettering och revidering dels i den inledande texten och dels med nya punkter främst i avsnitt 1, 3 och 4.

En översyn av hela delegationsordningen har också genomförts vilket föranleder ytterligare några förändringar

Beslutsunderlag

Förslag revidering delegationsordning

Beslutet ska skickas till - Författningssamlingen

(8)

§ 126 Dnr SN 2019/31

Internkontrollplan socialnämnden 2020

Socialnämnden beslutar att anta internkontrollplan 2020 enligt förslag

Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret vad gäller internkontroll inom kommunen.

Nämnderna har det yttersta ansvaret att utforma en god internkontroll inom respektive verksamhetsområde. Ett led i nämndernas ansvar är att varje verksamhetsår besluta om en särskild plan för internkontroll.

En internkontrollplan ska omfatta följande punkter:

 Vilka rutiner/kontrollmoment som ska följa upp.

 Vem som ansvarar för att uppföljningen blir gjord.

 Uppföljningens omfattning.

 Till vem/vilka uppföljningen ska rapporteras.

Socialnämndens internkontrollplan 2020 har tagits fram av förvaltningens ledningsgrupp och stab. Riskanalys har genomförts utifrån nämndens verksamhetsområden. Mot bakgrund av riskanalysen har kontrollområden vakts ut.

Beslutsunderlag Internkontrollplan

8

(9)

§ 127

Information från kommunala råd

Kommunala rådet för personer med funktionsnedsättning (KRF) Ulf Genitz informerar från KRF. Skisser har tagits fram gällande ombyggnation av omklädningsrum Vara badhus som granskningsgruppen fått information om.

KRF önskar att få till sig ritningar med mått innan de kan ge sin synpunkt.

Information gavs även om byte av avloppsledningar på Drottninggatan vilken föranleder att gatan i sin helhet kommer att genomgå en förändring.

Kommunala pensionärsrådet (KPR)

Mycket regionfrågor, bland annat ändrad zonindelning

Närhälsan informerade om att det år fortsatta svårigheter att rekrytera läkare och sjuksköterskor Ny Anhörigkonsulent presenterade sig själv och sitt kommande arbete med anhörigstöd

Brottsförebyggande rådet (BRÅ)

Narkotikabrott har ökat. Oroligt på Alléskolan och till viss del även på Lagmansgymnasiet.

Däremot lugnar på Nästegårdsskolan.

(10)

§ 128

Anmälan delegationsbeslut

Socialnämnden har tagit del av nedan förtecknade delegationsbeslut

Socialnämnden har genom antagen delegeringsordning överlåtit sin beslutande- rätt till utskott, ordförande och tjänstemän.

Delegeringsbeslut

Nedanstående delegeringsbeslut har fattats av tjänstemän samt av arbetsutskottet avseende socialtjänstärenden

A19/1865-2109 Beslut fattade av biståndshandläggare B19/4022-4445 Beslut fattade av handläggare IFO C19/203-225 Beslut fattade av färdtjänsthandläggare D19/1401-1463 Beslut fattade av avgiftshandläggare E19/18-28 Beslut fattade av ekonomichef

F19/93-98 Beslut fattade av handlägg bostadsanpassningshandläggare SNAU § 293-308, Beslut fattade av socialnämndens arbetsutskott

310-316 avseende socialtjänstärenden

Beslutsunderlag Sammanställning

10

(11)

(12)

§ 129

Urval delegationsbeslut

Vid socialnämndens sammanträde ska beslut SNAU § 293 redogöras av delegat

Ledamot Leif Sandberg (M) genomför urval ur av arbetsutskottet fattade delegationsbeslut november 2019

Beslutsunderlag Sammanställning

12

(13)

§ 130

Aktuellt från förvaltningen

Socialnämnden har tagit del av informationen

Sammanfattning av ärendet Socialchef Ylva Morén informerar

Inkommen kritik från JO gällande ett socialtjänstärende.

Det kommer att genomföras en vårdbiträdesutbildning som ska finansieras med medel i

omställningsfonden (10 000 kr/person). Bakgrunden till detta är att det saknas utbildad personal och det har noterats att den outbildade personal som finns ute i verksamheterna blir utlasade och kan ej arbeta kvar. Då de är viktiga för verksamheterna så ska de erbjudas en utbildning för att få rätt kompetens och då erbjudas tillsvidaretjänst. Frågan har genomgått samverkan med

arbetstagarorganisationerna.

Ny IFO-chef är rekryterad, Jessica Bredenberg, och börjar i mitten av januari 2020 Rekrytering pågår med rekrytering av enhetschef, vuxensidan på IFO

145 st ungdomar (åk 8 och 9) har visat intresse för ”Ung omsorg”