Kartläggning av Oskarshamns
kärnkraftverks process för
underhållsåtgärder
Maintaining a Nuclear Power plant – A study of the maintenance
process and routines used at Oskarshamn’s nuclear power plant
Organisation/ Organization Författare/Author(s) Linnéuniversitetet Josefin Svensson Institutionen för teknik
Linnaeus University School of Engineering
Dokumenttyp/Type of Document Handledare/tutor Examinator/examiner Examensarbete/ Diploma Work Izudin Dugic Lars Ericson
Titel och undertitel/Title and subtitle
Kartläggning av Oskarshamns kärnkraftverks process för underhållsåtgärder / Maintaining a Nuclear Power plant – A study of the maintenance process and routines used at Oskarshamn’s nuclear power plant
Sammanfattning (på svenska)
Syftet med examensarbetet är att kartlägga de arbetsprocesser som finns för hantering av mekaniska och eltekniska underhållsåtgärder på Oskarshamns kärnkraftverk. Det här ska göras för att finna möjligheter till förbättringar i hanteringen genom en jämförelse dels mellan
arbetsprocesserna och dels med den instruktion som ingår i OKG ABs verksamhetssystem över hur underhållsåtgärder ska hanteras. Med tiden kan en process ofta öka i komplexitet, detta medför att ledningen av den blir svårare samtidigt som helhetsbilden blir mer och mer besvärlig att se. En arbetsprocess kan involvera ett flertal aktiviteter och därmed kan ett stort antal applikationer, individer med specifik kompetens och arbetsrutiner involveras i processen. För att kunna identifiera förbättringsåtgärder är en kartläggning nödvändig för att skapa en
grundläggande förståelse för de aktiviteter som ingår i processen. Kartläggningen har med hjälp av intervjuer, litteraturstudier och studier av dokument i OKG ABs verksamhetssystem resulterat i en beskrivning av de arbetsprocesser som används vid mekaniska samt eltekniska
underhållsåtgärder. Genom att på ett detaljerat sätt beskriva vilka individer som är involverade under hela processen, deras respektive uppgifter, vilka datorstöd som dessa personer utnyttjar och till vad samt vilka mötesforum som äger rum under mekaniska och eltekniska ärendens genomförande har en kartläggning gjorts. Kartläggning bekräftade att en process som involverar många aktiviteter, applikationer, individer och arbetsrutiner är mycket svår att övervaka. Olika inblandade enheter/parter använder olika applikationer vilket medför att det är svårt att få en helhetsbild över hanteringen och ledningen blir komplex. Efter analys och diskussion av resultatet har flera rekommendationer identifierats. Examensarbetet har resulterat i ett flertal förbättringsförlag i arbetsrutinen för hur man ska arbeta med hanteringen av underhållsåtgärder, därmed bör instruktionen över arbetsrutinen omkonstrueras för att uppnå effektiviseringar. För att underlätta uppföljning och öka helhetssynen över underhållsåtgärder rekommenderar jag att antalet applikationer som används i hanteringen minskas. Genom att skapa ett integrerat system för uppföljning, hantering och dokumentering av underhållsåtgärder skulle översikten förbättras samtidigt som fokus kan läggas på att bygga en infrastruktur, drift- och supportorganisation för en applikation istället för att sprida ut detta fokus på ett stort antal applikationer. En annan rekommendation är att OKG AB bör upprätta ett system för att följa upp ärenden med dess hållpunkter. Det är viktigt att det finns ett system i vilket verksamhetsansvarig chef och andra berörda kan se tidpunkterna för när de olika ingående aktiviteterna i processerna ska vara färdiga. Den röda tråden som finns för varje underhållsåtgärd skulle därmed bli synlig vilket är nödvändigt för en effektiv hantering.
Nyckelord
Abstract (in English)
The purpose of this thesis is to study and describe the working procedures used for monitoring mechanical and electrical maintaining tasks at Oskarshamn’s nuclear power plant. This is done to find possibilities to improve the process by making comparisons partly between the two working procedures and partly with the company’s instruction describing how the work is supposed to be done. The complexity of a process is often increased over time, this induce a more difficult leadership in the same time as the overall picture is harder to overlook. A working process can involve a big number of activities which bring many applications, individuals with certain skills and working routines into the process. A description of the process is necessary to get an essential understanding of the activities involved in the process and to be able to identify possibilities to improve the process The surveys of the working processes have been made whit interviews, literature studies and studies of the company’s documents describing requirements, guidelines and working routines. This survey describes which individuals that are involved throughout the processes, their tasks, the applications that these people are using and for what and which forums that take place during the mechanical and electrical maintenance tasks. The survey confirmed that a process involving many activities, applications, individuals and working routines is very difficult to monitor. When various involved entities/individuals are using different applications the management of the process becomes difficult and it is also hard to get the overall picture of it. Several recommendations have been identified after having analyzed and discussed the results of the survey. The work has resulted in numerous improvement solutions of the working routine, consequently the instruction should be redesigned to achieve greater
efficiency. To facilitate follow-up of each mechanical and electrical maintenance task and to increase the overall perspective I recommend that the number of applications is reduced. By creating an integrated system for monitoring, managing and documentation of both mechanical and electrical maintenance tasks the overview would be improved in the same time as the focus can be put on building an infrastructure, service and support organization for one application rather than distributing this focus on a wide range of applications. Another recommendation is that the company should establish a system to follow up maintenance tasks and its deadlines. It is important to have a system in which the responsible manager and other concerned can see the deadlines of when the various activities in a particular process have to be done. The common thread running through every maintenance task would become visible which is necessary for achieving an effective management.
Key Words
Describing processes, working procedure, instruction, improvement work
Utgivningsår/Year of issue Språk/Language Antal sidor/Number of pages 2011 Svenska 66(94)
Sammanfattning
Syftet med examensarbetet är att kartlägga de arbetsprocesser som finns för hantering av mekaniska och eltekniska underhållsåtgärder på Oskarshamns kärnkraftverk. Det här ska göras för att finna möjligheter till förbättringar i hanteringen genom en jämförelse dels mellan
arbetsprocesserna och dels med den instruktion som ingår i OKG ABs verksamhetssystem över hur underhållsåtgärder ska hanteras. Med tiden kan en process ofta öka i komplexitet, detta medför att ledningen av den blir svårare samtidigt som helhetsbilden blir mer och mer besvärlig att se. En arbetsprocess kan involvera ett flertal aktiviteter och därmed kan ett stort antal applikationer, individer med specifik kompetens och arbetsrutiner involveras i processen. För att kunna identifiera förbättringsåtgärder är en kartläggning nödvändig för att skapa en
grundläggande förståelse för de aktiviteter som ingår i processen.
Kartläggningen har med hjälp av intervjuer, litteraturstudier och studier av dokument i OKG ABs verksamhetssystem resulterat i en beskrivning av de arbetsprocesser som används vid mekaniska samt eltekniska underhållsåtgärder. Genom att på ett detaljerat sätt beskriva vilka individer som är involverade under hela processen, deras respektive uppgifter, vilka datorstöd som dessa personer utnyttjar och till vad samt vilka mötesforum som äger rum under mekaniska och eltekniska ärendens genomförande har en kartläggning gjorts.
Kartläggning bekräftade att en process som involverar många aktiviteter, applikationer, individer och arbetsrutiner är mycket svår att övervaka. Olika inblandade enheter/parter använder olika applikationer vilket medför att det är svårt att få en helhetsbild över hanteringen och ledningen blir komplex. Efter analys och diskussion av resultatet har flera rekommendationer identifierats. Examensarbetet har resulterat i ett flertal förbättringsförlag i arbetsrutinen för hur man ska arbeta med hanteringen av underhållsåtgärder, därmed bör instruktionen över arbetsrutinen omkonstrueras för att uppnå effektiviseringar. För att underlätta uppföljning och öka
Summary
The purpose of this thesis is to study and describe the working procedures used for monitoring mechanical and electrical maintaining tasks at Oskarshamn’s nuclear power plant. This is done to find possibilities to improve the process by making comparisons partly between the two working procedures and partly with the company’s instruction describing how the work is supposed to be done. The complexity of a process is often increased over time, this induce a more difficult leadership in the same time as the overall picture is harder to overlook. A working process can involve a big number of activities which bring many applications, individuals with certain skills and working routines into the process. A description of the process is necessary to get an essential understanding of the activities involved in the process and to be able to identify possibilities to improve the process
The surveys of the working processes have been made whit interviews, literature studies and studies of the company’s documents describing requirements, guidelines and working routines. This survey describes which individuals that are involved throughout the processes, their tasks, the applications that these people are using and for what and which forums that take place during the mechanical and electrical maintenance tasks.
The survey confirmed that a process involving many activities, applications, individuals and working routines is very difficult to monitor. When various involved entities/individuals are using different applications the management of the process becomes difficult and it is also hard to get the overall picture of it. Several recommendations have been identified after having analyzed and discussed the results of the survey. The work has resulted in numerous improvement solutions of the working routine, consequently the instruction should be
Abstract
Syftet med examensarbetet är att kartlägga de arbetsprocesser som finns för hantering av mekaniska och eltekniska underhållsåtgärder på Oskarshamns kärnkraftverk. Det här är nödvändigt för att sedan identifiera möjligheter till förbättring i hanteringen genom en jämförelse dels mellan arbetsprocesserna och dels med den instruktion som ingår i OKG ABs verksamhetssystem över hur underhållsåtgärder ska hanteras. Kartläggningen har genomförts med hjälp av intervjuer, litteraturstudier och studier av dokument i OKG ABs
verksamhetssystem.
Kartläggning bekräftade att en process som involverar många aktiviteter, applikationer, individer och arbetsrutiner är mycket svår att övervaka. Examensarbetet har resulterat i ett flertal
förbättringsförlag i arbetsrutinen för hur man ska arbeta med hanteringen av underhållsåtgärder. För att underlätta uppföljning och öka helhetssynen över underhållsåtgärder rekommenderar jag att antalet applikationer som används i hanteringen minskas genom att skapa ett integrerat system för uppföljning, hantering och dokumentering av underhållsåtgärder. En annan rekommendation är att OKG AB bör upprätta ett system för att följa upp underhållsåtgärder med dess hållpunkter. Det är viktigt att det finns ett system i vilket verksamhetsansvarig chef och andra berörda kan se tidpunkterna för när de olika ingående aktiviteterna i processerna ska vara färdiga. Den röda tråden som finns för varje underhållsåtgärd skulle därmed bli synlig vilket är nödvändigt för en effektiv hantering.
Förord
För att ta högskoleingenjörsexamen från företagsingenjörsprogrammet vid Linnéuniversitetet ingår detta examensarbete som avslutande moment. Att få genomföra det här arbetet har varit mycket spännande och lärorikt då jag aldrig tidigare har gjort ett uppdrag på ett företag. Jag har under arbetets gång kommit i kontakt med många intressanta människor som jag vill rikta ett stort tack till.
Inledningsvis vill jag rikta ett stort tack till Tommy Appelqvist, enhetschef på enheten underhåll verkstäder, OKG AB, för bra handledning och stort visat intresse för arbetet. Genomförandet hade inte varit möjligt utan Tommys hjälp, han har alltid funnits till hands för att svara på frågor om all tänkbar information. Jag har under hela arbetets gång känt ett stort stöd från hans sida. Jag vill också rikta ett stort tack till lektor Izudin Dugic, Institutionen för teknik,
Linnéuniversitetet i Växjö, för god handledning. Izudin har varit ett stort stöd för mig med hans kompetens och tack vare honom har jag aldrig behövt oroa mig. Fotsätt att arbeta med det du gör på samma inspirerande sätt, för det gör du bäst.
En stor mängd människor på OKG AB har också ställt upp med tid och engagemang och utan dessa personer hade det här arbetet inte varit möjligt. Särskilt tack till Lars Lövgren, Gunilla Frööjdh, Ulf Appelgren, Birgitta Kallay, Mats Larsson, Thomas Myrlander, Dan Kristensson, Margith Rosén, Håkan Svensson, Paula Svensson och Lars Yvell som har tagit sig tid att komma med synpunkter på material som jag har sammanställt från respektive intervju och för att ni alltid har varit till hands för att svara på frågor. Jag vill även rikta ett stort tack till de från verksamheten som också har ställt upp på intervjuer och bidragit med värdefulla kunskaper och erfarenheter. Juha Thidell, Niklas Palmberg, Åke Nilsson, Thomas Lorentzon, Emma Källström och Karl-Erik Eriksson.
Innehållsförteckning
1. Introduktion ...1 1.1 Bakgrund ... 1 1.2 Syfte ... 1 1.3 Mål ... 1 1.4 Avgränsningar ... 1 1.4 Ordlista ... 2 2. Teori ... 4 2.1 Definition av en process... 4 2.2 Utveckling av processer ... 42.2.1 Urskilja och beskriva ... 5
2.2.2 Processanalys ... 5
2.2.3 Förbättra befintlig process ... 6
2.3 Information om OKG AB ... 7 3. Metod ... 10 3.1 Kvalitativ metod ... 10 3.1.1 Informationssökning... 10 3.1.1 Dokumentstudier ... 10 3.2 Urval ... 11
3.3 Reliabilitet, validitet och objektivitet ... 11
3.3.1 Kritiskt och kreativt tänkande ... 11
3.3.2 Validitet ... 12
3.3.3 Reliabilitet ... 12
3.4 Kritik till vald metod ... 13
3.4.1 Flertalet observatörer ... 13 3.4.2 Utredarens erfarenhet ... 13 3.4.3 Fel i utredningen ... 13 4 Genomförande ... 15 4.1 Mätinstrument ... 15 4.1.1 Intervju ... 16 5. Resultat/Nulägesbeskrivning ... 18 5.1 Kartläggning av underhållsåtgärdsprocessen ... 18 5.1.1 Registrera i ärendedatabasen... 18
5.1.3 Beslut om åtgärdsplan... 20
5.1.4 Utse handläggare ... 20
5.1.5 Upprätta åtgärdsplan ... 21
5.1.6 Besluta om genomförande, BGF ... 22
5.1.7 Konstruktion ... 22
5.1.8 Upphandling samt tillverkning och montage ... 31
5.1.9 Beslut om införande, BIF ... 36
5.1.10 Installation ... 37 5.1.11 Beslut om överlämnande, BÖL ... 40 5.1.12 Dokumentation ... 40 5.1.13 Avslut ... 42 5.1.14 Utvärdera ... 42 5.2 Datorstöd i underhållsåtgärdsprocessen ... 43 5.2.1 Ärendedatabasen ... 44 5.2.2 Alladin ... 44 5.2.3 Excel ... 45 5.2.4 Word ... 45 5.2.5 Uppdragsuppföljningssystemet Tuppen ... 46 5.2.6 MasterConcept ... 46 5.2.7 Oden ... 46
5.2.8 OKGs drift- och underhållssystem (ODU) ... 46
5.2.9 Rosetten ... 47
5.2.10 BI-Cycle ... 48
5.2.11 Primavera ... 48
6. Analys ... 49
7. Diskussion ... 50
7.1 Jämförelse mellan hur underhållsåtgärdsprocessen genomförs i verkligheten och instruktionen ... 50
7.1.1 Skapa en underhållsåtgärdsblankett samt en handläggningspärm ... 50
7.1.2 Besluta om genomförande, BGF ... 51
7.1.3 Konstruktion ... 51
7.1.4 Beslut om överlämnande, BÖL ... 52
7.1.5 Avslut ... 53
7.2 Förbättringsförslag utifrån problem och onödiga aktiviteter i hanteringen ... 53
7.3 ODU ... 54
7.5 Uppdragsuppföljningssystem ... 55
7.6 Anläggnings- och systemuppföljning av felanmälan och arbetsorder ... 56
7.7 Informationsväxel V8 ... 57
7.8 Datorstöd i underhållsåtgärdsprocessen ... 57
8. Rekommendationer och slutsatser ... 60
8.1 Rekommendationer utifrån jämförelsen mellan hur underhållsåtgärdsprocessen genomförs i verkligheten och instruktionen ... 60
8.2 Förbättringsförslag utifrån problem och onödiga aktiviteter i hanteringen ... 61
8.3 ODU ... 62
8.4 Skilt system för konstruktion ... 62
8.5 Uppdragsuppföljningssystem ... 62
8.6 Anläggnings- och systemuppföljning av felanmälan och arbetsorder ... 62
8.7 Informationsväxel V8 ... 63
8.8 Datorstöd i underhållsåtgärdsprocessen ... 63
9. Referenser ... 64
1. Introduktion
Det här kapitlet är indelat i fyra olika avsnitt som tillsammans ger en beskrivning av hur examensarbetet uppstod och dess syfte. För att ge läsaren en förståelse för målsättningen med projektet innehåller det här kapitlet bakgrund, syfte, mål och avgränsningar av uppdraget.
1.1 Bakgrund
En arbetsprocess kan involvera ett flertal aktiviteter och därmed kan ett stort antal applikationer, individer med specifik kompetens och arbetsrutiner behövas för att stödja processen. En process som innehåller många av dessa faktorer är ibland svår att hålla samman, att övervaka och att få effektiv. På OKG AB finns det behov av att identifiera förbättringsåtgärder för den arbetsprocess som används för hantering av underhållsåtgärder då den inte anses optimal och eftersom den inte har studerats kritiskt. För att kunna identifiera förbättringsåtgärder är en kartläggning nödvändig för att skapa en grundläggande förståelse för de aktiviteter som ingår i processen.
1.2 Syfte
Beställaren vill med det här examensarbetet få en detaljerad bild över processen som används för underhållsåtgärder och samspelet med berörda personer/enheter inklusive de olika administrativa datorprogram som används i ärendet. Kartläggningen går ut på att identifiera vilka roller som är involverade under hela processen, vilka datorstöd som dessa personer utnyttjar och till vad samt vilka mötesforum som äger rum under ärendets genomförande.
1.3 Mål
Att kartlägga OKG ABs process för underhållsåtgärder med hjälp av två exempel på åtgärder där de ena är eltekniska ärenden och de andra är mekaniska ärenden.
1.4 Avgränsningar
En avgränsning för projektet är att beställaren valt att enbart undersöka
underhållsåtgärder och inte de större åtgärder som bedrivs som projekt på OKG AB. Konsekvensen av detta blir att hanteringen av projekt inte kartläggs och därför tas inga förbättringsförslag fram för dessa. Men genom denna avgränsning kan en djupgående undersökning göras för underhållsåtgärder, om den resulterar i effektiviseringar kan företaget välja att gå vidare med att studera hanteringen av projekt.
Projektet är också avgränsat till att enbart kartlägga och analysera processen för underhållsåtgärder och svarar alltså inte på hur implementeringen av identifierade förbättringsåtgärder ska gå till.
Examensarbetet har en tidsmässig begränsning då det bedrivs under nio veckor.
1.4 Ordlista
Den här ordlistan innehåller förklaringar till samliga ord som är markerade med en stjärna (*), där de används första gången i texten.
AK AK= Ackrediterat kontrollorgan som kontrollerar att allt arbete överensstämmer med myndigheters krav.
Alladin Den här applikationen utgör ett dokumenthanteringssystem som används för elektronisk lagring av dokument som exempelvis instruktioner, rapporter och ritningar. BI-Cycle Det här är ett analysverktyg som utnyttjar aktuell
anläggningsinformation från ODU. Det genomförs med hjälp av det här programmet både övergripande och djupgående analyser för felanmälan och arbetsorder samt reservdels- och artikelanalyser.
K-kvitt Applikationen K-kvitt visar den information som ska överföras samt kvitteras från konstruktionssystemen till ODU efter det att en underhållsåtgärd införts i anläggningen. Konstruktionsenheterna på OKG AB arbetar i en databas som är skiljd från drift- och underhållssystemet, det
innehåller betydligt mer teknisk data än den som överförs till ODU. Det här är data som behövs vid problemanalys, verifieringar och omkonstruktioner, den är alltså inte nödvändig för att driva och underhålla anläggningarna. MasterConcept Det här är ett konstruktionssystem som används vid
konstruktionsenheten för elteknik (TE) för att ta fram konstruktions- och kontrollunderlag samt montagepärm för eltekniska ärenden. MasterConcept har en direkt koppling till applikationen Oden, alla ärenden med tillhörande underlag som skapas i MasterConcept skapas automatiskt även i Oden.
Oden Oden (OKG-databsen) är en ny applikation som har tagits fram i syfte att slå ihop ett antal databaser för hantering av ärenden, dokument och anläggningsobjekt. Oden kommer exempelvis att ersätta ärendedatabasen och
ODU OKG ABs drift- och underhållssystem är en applikation för att hantera moduler/verktyg för underhåll, drift, lager, anskaffning och anläggningsregister.
OKG AB Oskarshamns kärnkraftverk (OKG= Oskarshamnsverket Kraftgrupp AB)
Paktdokument Det här ett samlingsnamn för ett antal dokument med konstruktionsförutsättningar för olika system. (Pakt= provning, allmänna, kvalitet, tekniska)
Primavera Det här är en datorapplikation som visar samtliga inplanerade arbeten på respektive block, syftet med Primavera är att man ska kunna planera in arbeten så att de inte krockar. Arbeten kan exempelvis behöva utföras i samma rum eller på samma objekt och i dessa fall är det viktigt att man kontrollerar om dessa arbeten kan utföras parallellt eller om de måste planeras in efter varandra. Rosetten Med hjälp av den här applikationen sammanställs
tillverknings- och konstruktionsunderlag för mekaniska ärenden i en montagepärm. Genom att fylla i ärendespecifik information som ärendenummer, block, system, objekt, åtgärd, material etc. skapas montagepärmens försättsblad, innehållsförteckning, materialidentifiering osv. I programmet ska alltså allt tillverknings- och konstruktionsunderlag finnas som är nödvändigt för att utföra arbetet, därför läses ritningar, svetsspecifikationer och kontrollplaner också in. Tuppen För kvalitetssäkring och styrning av uppdrag används detta
uppdragsuppföljningssystem, det är unikt för enheten för elteknik (TE). Systemet ska exempelvis innehålla uppgifter om ärendets beställare, införandetidpunkt, resurser och arbetsuppgifter samt start- och slutdatum för dessa för att underlätta uppföljning av ärenden.
2. Teori
Det här kapitlet innehåller de teorier som jag anser vara nödvändiga för den här rapporten. De teoretiska områden som jag har valt inriktar sig mot processer och processutveckling då projektet går ut på att kartlägga en process. Kapitlet innehåller även en presentation om företaget.
2.1 Definition av en process
För att undvika missförstånd vid kartläggning av en process är det viktigt att först definiera vad som menas med begreppet process. Om begreppet inte är tydliggjort kan det uppstå svårigheter med att veta vad som ska beskrivas1. En process kan definieras
som ”ett flöde av aktiviteter som upprepas gång på gång” och det är med hjälp av en organisations resurser som processen genererar ett bestämt resultat4. Det finns en rad
faktorer som är karakteristiska för en process:
De aktiviteter som ingår i processen genomförs med mer eller mindre jämna tidsintervall och en process är alltså återkommande
Början och slutet av en process är fastställda och processen är därmed avgränsad
De resurser som finns i organisationen i form av exempelvis information, arbetsförmåga eller arbetstid ska utnyttjas av processen
En process består av en eller ett flertal aktiviteter som på ett eller annat sätt bidrar till att omvandla ingående objekt till ett mätbart resultat som är bestämt i förväg
2.2 Utveckling av processer
Det var under början av 1990-talet som processynsättet etablerades, BPR (Business Process Reenginering) är ett exempel på en metod som blev mycket populär en bit in på detta årtionde1. Fokus låg på att åstadkomma radikala förändringar av processerna.
Idag finns en rad metoder som har utvecklats inom teorin för processutveckling, dessa grundar sig till stor del på samma princip. En processkartläggning är det
2.2.1 Urskilja och beskriva
Processkartläggning är ett begrepp som innefattar arbetsuppgifter där man kartlägger processer1. Den här kartläggningen gör det möjligt att på ett enkelt sätt se
förbindelserna mellan de aktiviteter som utförs i verksamhetens avdelningar och funktioner. Denna förenklande beskrivning fungerar alltså som en lämplig bas för utveckling eftersom den gör mätningen och analysen enklare att utföra. En annan anledning till varför det är viktigt med processkartläggning är för att alla inblandade måste förstå hur det egna arbetet hänger ihop med helheten. Processer blir ofta komplexa då vissa aktiviteter som genomförs i en enhet inom verksamheten kan ha inverkan på aktiviteter i flera andra avdelningar. När man inom många företag vill genomföra åtgärder för att förbättra något inom en viss funktion eller enhet kan det här resultera i suboptimering. För att undvika suboptimering kan processkartor användas då dessa gör processerna tydligare samtidigt som det blir enklare för de enskilda personerna att se hur det man själv bidrar med påverkar både andra och helheten.
Kartläggningen av en process börjar med att man först identifierar gränserna för processen, detta görs genom att identifiera början och slutet för den rad av aktiviteter som ingår i processen2. Tack vare att man vet början och slutet kan har man gjort en
avgränsning och det blir därefter lättare att beskriva de aktiviteter som sker där emellan. Processens interna flöde och omfattning kan sammanställas i en karta över processen för att på så sätt skapa en nulägesbeskrivning. Arbetet med att beskriva den nuvarande processen fungerar som referensobjekt för att kunna mäta processens förbättringar.
Det viktigt att förstå att själva kartläggningen i sig inte förbättrar processen utan att det bara är det första steget i att utveckla en verksamhets process1. Det är möjligt att
identifiera förbättringar vid kartläggningen av en process, den fördjupade förståelsen som fås vid analyseringen av processen gör det sedan möjligt att identifiera
genomgripande förbättringsmöjligheter.
2.2.2 Processanalys
En förutsättning för att processanalysen ska kunna genomföras är att en kartläggning redan har gjorts för aktuell process1. I de fall då det förekommer problem med en
process kan processanalys genomföras, även av andra anledningar som exempelvis om processen behöver förbättras. För de aktiviteter som har identifierats vid
kartläggningen av processen ska tänkbara förbättringar nu identifieras så att man åstadkommer en förbättring av den totala processen. Det kan även finnas möjligheter att efter kartläggningen analysera ifall man har rätt koppling bland de olika
aktiviteterna. Ibland kan det exempelvis upptäckas att aktiviteter kan genomföras parallellt, det kan också vara så att en eller flera aktiviteter måste placeras tidigare eller senare i processen för att åstadkomma ett bättre helhetsresultat. Med hjälp av sådana ändringar kan en ny process konstrueras som är effektivare.
De problem och möjligheter som finns i processen bestämmer tillsammans med den aktuella situationen hur processanalysen ska se ut. Det finns en rad olika metoder för att genomföra en enkel och effektiv processanalys1. Ett exempel är flaskhalsanalys som
för att åstadkomma ett optimalt resultat. Ett annat exempel på hur en analys kan genomföras är att ta processkartan till hjälp för att identifiera var i processen som det uppstår problem. Det är då viktigt att tillsammans med ett antal berörda gå igenom processkartan steg för steg från början till slut och ge deltagarna möjligheten att hitta problem i processkartan. Därefter ska typ, orsak och potentiell åtgärd identifieras för dessa problem. De konsekvenser som orsakas av problemen ska sedan undersökas och i de fall det är nödvändigt ska också de orsaker som ligger bakom problemen även analyseras. Slutligen återstår arbetet med att rikta in sig på de orsaker som är viktigast. Med hjälp av detta tillvägagångssätt vid analysen vet man nu var problem sker i processen och även varför. Genom att utreda orsakerna till de problem som finns i processen kan man hitta förbättringsmöjligheter4.
2.2.3 Förbättra befintlig process
När man ska förbättra en befintlig process analyseras först de problem som har identifierats för processen och därefter studeras vilka möjligheter som finns för att lösa dessa problem och därmed hitta förbättringsmöjligheter. Det finns en rad
utgångspunkter för detta förbättringsarbete3:
- Minska antal administrativa rutiner som kan anses som onödiga. Ett exempel på en administrativ rutin kan vara om flera individer i en organisation ska granska, godkänna och signera ett dokument. Om man tittar närmare på den här rutinen kan det visa sig att den inte fyller något syfte och att det därmed kan räcka med att en person genomför samtliga aktiviteter.
- Minska aktiviteter som inte är värdeskapande. Man vill att de aktiviteter som utförs i processen ska skapa värde för kunden eller vara nödvändiga för att processen ska kunna fungera. De aktiviteter som inte tillhör någon av dessa kategorier som exempelvis godkännanden och kontroller ska minimeras eller tas bort för att processen ska förbättras.
- Eliminera repeterade aktiviteter. Det finns möjligheter att eliminera eller slå ihop liknande aktiviteter som utförs på ett flertal platser i processen eller av olika personer.
- Gör processen enklare. Med tiden kan en process ofta öka i komplexitet, detta medför att ledningen av den blir svårare samtidigt som helhetsbilden blir mer och mer besvärlig att se. Genom att göra aktiviteter enklare att genomföra och lättare att förstå kan processen förenklas.
- Standardisera arbetsmoment och aktiviteter. Med hjälp av arbetsrutiner som innehåller standardisering av arbetsmoment kan aktiviteterna genomföras på det mest effektivaste sättet av både nuvarande och framtida medarbetare. Genom att berörda personer utföra aktiviteterna på ett standardiserat sätt är det lättare att införa förbättringar i processen. Arbetsrutinerna ska dels beskriva processen och dels hur de ingående arbetsmomenten ska utföras för både ledare och
medarbetare.
- Processäkerhet bör byggas in. Det finns alltid en risk för fel men det går att förebygga fel genom att utforma processens aktiviteter så att risken för att fel ska uppstå minimeras.
att utveckla applikationer som används i processen kan radikala effektiviseringar göras.
2.3 Information om OKG AB
OKG AB* är beläget ungefär tre mil norr om Oskarshamn och är en av de största arbetsgivarna i Kalmar län med cirka 930 anställda. Kärnkraftsverket producerar totalt tio procent av Sveriges el vilket mer eller mindre motsvarar Stockholms, Göteborgs och Malmös elförbrukning tillsammans. OKGAB ägs av två delägare till vilka företaget producerar el i relation till ägarandelarna. 54,5 procent av företaget ägs av E.ON Sverige-koncernen medan den övriga delen ägs av Fortum-koncernen6.
Företagsledningen består av VD, Vice VD, säkerhetschef samt chefer för
avdelningarna teknik, underhåll, produktion för block 1, 2 och 3, gemensam service, ekonomi samt personal7. Under respektive avdelning finns det olika enheter, till dessa
enheter har man utsett enhetschefer, se bild 1. Under flertalet av enheterna förekommer det även undergrupper.
Bild 1. Organisationsschema för OKG AB7.
Driftstarten av respektive reaktor ägde rum åren 1972, 1974 samt 1985, därav blev Oskarshamn 1 Sveriges första reaktor i kommersiellt bruk6.
Bild 2. De tre kärnkraftsanläggningarna vid OKG AB7.
Fram till idag har det genomförts ett flertal projekt för att renovera och modernisera anläggningarna. Turbinbyte, nytt säkerhetskoncept och nytt styrsystem är exempel på moderniseringar som ingick i det projekt som genomfördes på Oskarshamn 1 år 2002. Modernisering av O2 innefattar bland annat införande av ny kontrollutrustning för turbinanläggningen, byte av lågtrycksturbin samt renovering av kontrollrummet. Dessa moderniseringar kommer att genomföras under de närmsta tio åren. På O3 har det genomförts en effekthöjning i två etapper. År 1989 höjdes maxeffekten till 1200 MW och tack vare installationer som genomfördes i ett projekt 2009-2010 är maxeffekten nu 1450 MW. Den sistnämnda effekthöjningen krävde bland annat nya turbiner och ny generator samt transformator6.
De tre kärnkraftreaktorerna utgör så kallade kokvattenreaktorer (BWR = Boiling Water Reactor). Vattenånga skapas då värmeenergi frigörs när uranatomer klyvs vilket får vatten att koka. I reaktortanken är bränsleelement tätt placerade, i dessa finns kärnbränslet urandioxid i små kutsar (cylindrar) som innesluts i stavar.
Bränsleelementen är omslutna av vatten för att bromsa neutronerna som frigörs vid kärnklyvningarna. Vatten kyler dels ner den kritiska massan och det bromsar också hastigheten på neutronerna. Dessa neutroner kan då fångas in i nya atomkärnor och det sker klyvningar, fussion, av urankärnan. Det uppstår en kedjereaktion då de frigjorda neutronerna klyver andra atomkärnor som skapar värme och därigenom frigörs fler neutroner och så vidare. Värmeenergin som skapas vid klyvningen kokar vattnet i reaktortanken och det bildas vattenånga. Genom rörsystem leds denna vattenånga vidare till turbinerna som kan utnyttja ångan. Det höga tryck som vattenångan skapar används av turbinerna för att driva en axel, axeln driver i sin tur generatorerna som alstrar elström. Vatten från Östersjön utnyttjas sedan för att kyla ner ångan, detta kylvatten är aldrig i direkt kontakt med ångan och kan därför släppas tillbaka i havet. Detta kylvatten värms med hjälp av ångan upp cirka tio grader6.
Det är efter användningen i reaktortanken som det skapas en stark radioaktivitet hos bränslet. Under all hantering, transport och förvaring är det därför nödvändigt att det använda kärnbränslet ständigt strålskärmas och kyls. Clab är ett centralt mellanlager för använt kärnbränsle som är beläget i nära anslutning till OKG AB och som tar hand om använt kärnbränsle från alla de svenska reaktorerna. Det är Svensk
3. Metod
Det här kapitlet innehåller en beskrivning av hur jag har valt att gå tillväga för att utreda och angripa uppgiften. Kapitlet klargör hur jag har tänkt när jag har valt just en viss metod. Samtidigt skildrar jag tillförlitligheten i den här rapporten, här tar jag också hänsyn till om jag har valt den metod som är effektivast med tanke på uppgiftens innehåll.
3.1 Kvalitativ metod
Det främsta uppdraget i den här undersökningen går ut på att kartlägga hur man inom företaget arbetar med underhållsåtgärder. För att kunna göra detta krävs en planerad metod för att dels veta vilken information som är relevant för uppdraget och dels hur jag ska arbeta för att ta reda på informationen. Problemformuleringen ger mig svar på dessa frågor då den utgår från mitt mål och syfte.
För att kartlägga hur processen ser ut i nuläget planerade jag att intervjua anställda på OKG AB. Jag förde en dialog med beställaren och tittade i organisationens
verksamhetsdokument för att skapa mig en uppfattning om vilken information som är relevant för uppdraget. Genom att studera organisationens verksamhetsdokument kunde jag också se hur processen är tänkt att bedrivas och på så sätt jämföra detta med verkligheten.
Eftersom metoden som jag valde går ut på intervjuer och litteraturstudier, både internt och externt, använde jag alltså en kvalitativ metod i undersökningen4. Rapporten
innehåller inga mätningar baserade på matematik och statistik och är alltså ingen kvantitativ undersökning.
3.1.1 Informationssökning
I början av mitt projekt hade jag ingen tidigare erfarenhet av processkartläggning och processutveckling, därför var min tanke att göra informationssökning om det här ämnet i extern litteratur. Genom att studera litteratur dels om hur och varför man ska beskriva processer samt dels om hur man analyserar och förbättrar dem planerade jag att få fram nödvändig information för mitt projekt. Litteraturstudierna planerade jag att göra både innan och parallellt med nulägesbeskrivningen för att bredda min kompetens inom området.
3.1.1 Dokumentstudier
det som står här med informationen jag får från intervjuerna om hur man gör i verkligheten hade jag en tanke om att jag kunde hitta eventuella förbättringsförslag.
3.2 Urval
Alla individer som är utvalda att intervjuas för kartläggningen är inblandade i hanteringen av underhållsåtgärder på något sätt. Beställaren angav vilka personer jag skulle börja med att intervjua, det här var personer som är delaktiga vid initieringen av underhållsåtgärder. Jag tänkte därefter be de personer som jag intervjuade under kartläggningens gång att ge tips om vilka personer som de kontaktar efter slutförd individuell hantering för att på så sätt fullfölja kedjan. Tack vare dessa tips kan jag i samråd med beställaren noggrant välja ut lämpliga personer att intervjua. Slutligen bör hela hanteringen från början till slut av underhållsåtgärder vara kartlagd.
3.3 Reliabilitet, validitet och objektivitet
Detta kapitel innehåller reflektioner som jag har gjort över datainsamlingens trovärdighet och om den går att använda utifrån de metoder som jag utnyttjar vid insamlingen. Det kan finnas aspekter som måste vägas in och därför har jag gjort en bedömning utifrån validitet och reliabilitet.
3.3.1 Kritiskt och kreativt tänkande
Med hjälp av litteratursökning i början av projektet tänkte jag få fram information om hur processkartläggning går till, varför det görs och vad som kan göras utifrån den. Det här gjorde jag för att få mer fakta om ämnet och för att kunna dra slutsatser och ge förbättringsförslag på området. För att hitta lämplig information utgick jag från min problemformulering innehållande mål och syfte och letade bland andra uppsatser och liknande vars problemformulering stämde överens med min. På så sätt hittade jag studentuppsatsen Abrahamsson, Anders och Lindberg, Jennie (2004) Förslag till förbättringar i processen för projektinköp5 i vilken det fanns teori som jag hade nytta av. Jag
utgick från källhänvisningen i uppsatsen och hittade på så sätt böcker med fördjupande information inom processkartläggning och förbättring av processer. Källkritik till referenser är alltid viktigt, att vara källkritisk genom att bedöma böcker utifrån författaren är mycket svårt. Jag utgick från böckernas och licentiatuppsatsens väldokumenterade hänvisningar till källor och litteratur när jag bildade mig en
uppfattning om underlaget kan anses trovärdigt och om det därmed kan användas som underlag i min undersökning. Genom att använda ett flertal referenser och därigenom jämföra innehållet kunde jag se att det stämde väl överens och därmed ökar
trovärdigheten i underlaget. Jag har endast använt hemsidor som källor till information om företaget, då har jag använt OKG ABs och SKB ABs (Svensk
3.3.2 Validitet
Validiteten i undersökningen syftar till att undersöka om undersökningen mätte det som avsågs att mäta.
3.3.2.1 Undersökning
Validiteten i min undersökning ökar i och med att handledarna för projektet, både på OKG AB och Linnéuniversitetet, noggrant har gått igenom rapporten och gett deras synpunkter under undersökningens utveckling. Genom att under arbetets gång ha en nära kontakt med beställaren och genom att kontinuerligt återkoppla till
problemformuleringen kunde jag se till att inte komma ifrån det som jag avsåg att göra.
3.3.2.2 Mätinstrument
De intervjuer som genomfördes var menade att resultera i en kartläggning av hanteringen av underhållsåtgärder, dvs. de måste mäta rätt saker för att fastställa hur man arbetar i nuläget. Det finns ett flertal faktorer som kan påverka de intervjuades svar.
För att den intervjuade inte ska uppleva någon stress under intervjun valde jag att boka möten med respektive deltagare och de fick då själva komma med förslag på tid. På så sätt gav jag dem möjlighet att välja dagar då det passade dem, samtidigt bad jag dem att avsätta en timma för intervjun vilket också motverkar att det blir ont om tid vid intervjutillfället.
Vid det första tillfället som jag tog kontakt med respektive deltagare för uppbokning av intervju berättade jag om vad mitt projekt handlar om. Syftet med det här var att förbereda deltagarna för intervjuerna, de fick på så sätt möjlighet att reflektera över deras roll i processen.
Inför de olika intervjuerna hade jag ett antal frågor förberedda för att säkerställa att rätt information samlades in. Jag valde att ha neutrala frågor för att inte påverka de intervjuades svar. För att leda in deltagaren på rätt spår inledde jag varje intervju med att förklara projektets syfte för att därefter ställa planerade frågor. Fördelen med att ytterligare en gång poängtera syftet med intervjun är att deltagaren påminns om detta för att rätt information ska mätas i intervjun.
3.3.3 Reliabilitet
Reliabiliteten i undersökningen beskriver pålitligheten med intervjuer som mätinstrument. Man ställer sig frågan om resultatet förblir det samma om man upprepar undersökningen under lika förhållanden.
tillförlitligheten i rapporten. En nackdel med intervjuer som mätinstrument kan vara att deltagarna inte minns och därför gissar, då mitt ämne rör sådant som deltagarna arbetar med dagligen anser jag att den här risken är mycket liten.
Under intervjuerna använde jag min bärbara dator för att snabbt och enkelt kunna anteckna de svar jag fick, jag anser mig inte vara lika snabb när jag antecknar med penna och papper. Om man jämför metoden där jag använder en bärbar dator med att spela in den intervjuades svar på band så är det en bättre metod då det alltid kommer att finnas mer information i bandet än vad jag hinner med att anteckna på datorn. Trots detta valde jag ändå att använda en bärbar dator då jag inte har tillgång till en bandspelare och för att alla inte vill bli inspelade på band.
3.4 Kritik till vald metod
För att säkerställa undersökningens resultat ytterligare tas kritik till vald metod upp i detta kapitel.
Genom att intervjua berörda personer vid hanteringen av underhållsåtgärder fick jag reda på hur processen ser ut i verkligheten. Hur processen är tänkt att gå till finns dokumenterat i OKG ABs verksamhetssystem. Jag studerade dokument med krav, riktlinjer och instruktioner som är relevanta för undersökningen för att kunna jämföra detta med nulägesbeskrivningen och för att få en förståelse över hur respektive ingående aktivitet i processen fungerar.
3.4.1 Flertalet observatörer
De observatörer som har studerat och analyserat resultatet är beställaren samt en kvalitetsgranskare på OKG AB och min handledare från Linnéuniversitetet, genom de här granskningarna undersöktes om de kom fram till samma slutsats. I och med att de bekräftade att mina slutsatser var relevanta ökade undersökningens trovärdighet.
3.4.2 Utredarens erfarenhet
Mina erfarenheter av förbättringsarbete har varit till stor användning i den här
utredningen, det här ämnet är något som har berörts i ett flertal kurser som har ingått i min utbildning till företagsingenjör.
Jag hade grundkunskaper om hur och vad man ska fokusera på när man ska utföra en intervju. Det här var en fördel då jag behövde intervjua personer på OKG AB för att kunna göra min nulägesbeskrivning. Inför en intervju ska man förbereda både sig själv och deltagaren, det är därför viktigt att man har bokat ett möte i förväg och att intervjun inte görs under stress.
3.4.3 Fel i utredningen
förstå och att jag därmed missuppfattar något. De instruktioner som finns tillgängliga kan vara skrivna på ett språk som jag inte är van vid vilket kan leda till att jag tolkar innehållet på ett felaktigt sätt. För att minska risken för detta finns det kunniga på arbetsplatsen som jag kan kontakta då något är svårt att tyda. Det finns även en lista tillgänglig på OKG ABs intranät som definierar olika begrepp som jag kan använda vid behov.
En annan faktor som kan bidra till fel i utredningen är om jag påverkar den intervjuade under intervjun, frågorna som jag ställer kan också vara ledande. Genom att deltagaren exempelvis också vet att det finns en instruktion över hur denne borde arbeta finns en risk för att de svarar enligt hur de borde jobba teoretiskt sätt.
4 Genomförande
För att bredda mina kunskaper om vad som menas med processer och
processkartläggning, varför det är viktigt och hur det ska göras samt processanalys valde jag att studera lämplig litteratur för detta ändamål. Jag genomförde
litteraturstudier mestadels före men också lite under nulägesbeskrivningen precis som jag planerat. Litteraturen gav mig en bra grund till det efterföljande förbättringsarbetet och jag förstod också att det är mycket viktigt att man under kartläggningen sätter sig in i processens alla aktiviteter på ett detaljerat sätt.
Jag studerade samtidigt några av de dokument som ingår i OKG ABs verksamhetssystem som stödjer hantering av underhållsåtgärder innan
nulägesbeskrivningen för att sätta mig in i processens aktiviteter. Tack vare detta hade jag en grundläggande kunskap om processen och var därför tillräckligt insatt inom området för att kunna genomföra intervjuerna. Genom att studera dessa dokument samt ytterligare instruktioner under tiden som intervjuerna genomfördes gav de mig ett bra stöd i att förstå processen och hur aktiviteterna både fungerar och hur de hänger ihop.
Samtidigt som nulägesbeskrivningen genomfördes skrev jag upp alla tankar och idéer som dök upp för att de inte skulle glömmas bort. Mot slutet av varje vecka gick jag igenom dessa tankar för att reflektera om de kunde vara användbara senare i projektet eller om de skulle slopas. Samtidigt som jag gjorde detta reflekterade jag också över veckans insats för att försäkra mig om att jag arbetade i rätt riktning mot att nå målet och för att säkerställa att jag låg tidsmässigt bra till. Jag planerade kontinuerligt in nya intervjuer för nästkommande vecka för att hålla tidsplanen.
Nulägesbeskrivningen genomfördes med intervjuer som mätinstrument, detta finns förklarat ingående under stycket nedan. När jag hade färdigställt resultatet hade jag en diskussion tillsammans med handledaren från Linnéuniversitetet och OKG AB för att få synpunkter på det jag hittills hade åstadkommit. Därefter genomförde jag analysen där jag gjorde en jämförelse mellan resultatet och teorin för att se om teorin stämde. Sedan var det dags för diskussionen där jag kunde tänka mer fritt och reflektera över mina egna åsikter. Jag utgick från den teori jag hade om att förbättra en befintlig process för att kunna identifiera förbättringsåtgärder. Utifrån diskussionen var det sedan enkelt att skriva ner rekommendationer och slutsatser till OKG AB.
4.1 Mätinstrument
För att kunna uppfylla projektets mål med att kartlägga processen för
4.1.1 Intervju
Alla individer som är utvalda att intervjuas för kartläggningen är inblandade i någon aktivitet som ingår i hanteringen av underhållsåtgärder. Dessa personer valdes ut i samråd med beställaren. Efter varje intervju frågade jag deltagaren om vilken/vilka personer som de tog kontakt med efter utförd aktivitet för att på så sätt kartlägga hanteringen. Jag föreslog sedan dessa personer till beställaren som valde ut lämpliga personer att intervjua med avseende på vilken information jag behövde.
4.1.1.1 Förberedelser
Med intervjuerna som mätinstrument var mitt syfte att kartlägga hur hanteringen av mekaniska och eltekniska underhållsåtgärder ser ut i nuläget. Då dessa två processer enligt instruktionen för hantering av underhållsåtgärder, se bilaga 1, ska hanteras på samma sätt förberedde jag samma frågor för båda typerna. Jag förberedde ett antal frågor för att få fram rätt typ av information under intervjuerna, dessa frågor är netrala för att inte påverka deras svar. Följande fem frågor utgick jag från:
Hur ser din arbetsprocess ut vid hanteringen av underhållsåtgärden från början till slut?
Vilka applikationer använder du under hanteringen? På vilket sätt använder du dessa applikationer?
Kallar eller kallas du till något möte under denna hantering? Vem kontaktar du när du är färdig med uppgiften?
Förberedelserna inför intervjuerna gick ut på att antingen beställaren eller jag ringde alternativt mejlade samtliga deltagare för att informera om projektets mål och syfte, de fick då också komma med förslag på tid och datum för att träffas en timme. I vissa fall gick jag tillsammans med beställaren till den berördes kontor för berätta om projektet och boka ett möte personligen.
För att undvika att få felaktig information i undersökningen var jag noga med att de intervjuade personerna fick reda på vad mitt uppdrag gick ut på i god tid innan intervjutillfället. Det här gav dem också möjlighet att reflektera över deras roll i processen.
Då stress kan ha en negativ inverkan på intervjuer valde jag att boka upp en timme för respektive intervju för att motverka detta. De intervjuade fick också själva komma med förslag på datum och tid vilket också motverkar stress då de kan välja en tid som passar deras kalender.
4.1.1.2 Undersökning
Jag inledde respektive intervju med att förklara projektets mål och syfte för att göra deltagarna uppmärksamma på vilken typ av information som är intressant. Sedan utgick jag från mina förberedda frågor och under varje intervju dök det upp
av underhållsåtgärder bad jag dem informera mig om befintliga dokument och instruktioner som stödjer deras arbete som jag kunde studera efteråt.
Avslutningsvis bad jag deltagaren att tala om vilka personer som de kontaktar under och efter avslutat uppdrag i hanteringen av underhållsåtgärder för att på så sätt fullfölja kedjan.
4.1.1.3 Efterarbete
För att undvika att jag skulle glömma bort något från intervjun valde jag att efter respektive möte sätta mig ner och sammanställa informationen. Jag utnyttjade då anteckningarna som jag hade skrivit under intervjun och studerade samtidigt de eventuella dokument som den intervjuade hade tipsat mig om. Dessa använde jag enbart som stöd om det var något oklart i processen. Om det vid sammanställandet dök upp frågor skrev jag ner dessa för att inte glömma bort dem. Jag tog därefter kontakt med de intervjuade till vilka jag hade några kompletterande frågor via mejl eller så sökte jag upp dem.
Då de flesta intervjuer resulterade i relativt omfattande beskrivningar valde jag att i dessa fall låta deltagaren läsa igenom det jag hade sammanfattat. Syftet med det här var att säkerställa att jag inte hade missuppfattat något, det här är en åtgärd i ledet för att minska risken för ett felaktigt underlag. Därefter har tre observatörer granskat underlaget ytterligare gånger, vilket jag nämnde tidigare.
Utifrån den information som jag fått från samtliga intervjuer och studier av verksamhetsdokument skulle jag hitta förbättringsförslag till OKG AB. 4.1.1.3.1 Metod vid transkribering
5. Resultat/Nulägesbeskrivning
Jag har kartlagt det arbetssätt som man använder på OKG AB vid hantering av underhållsåtgärder genom att intervjua de personer som berörs i processen. En kartläggning har gjorts över två olika typer av åtgärder, ett mekaniskt och ett eltekniskt ärende. De åtgärder som genomförs i anläggningarna med syftet att bevara eller återställa utrustning till angivet tillstånd och som på något sätt involverar elteknisk konstruktion behandlas som en elteknisk underhållsåtgärd. Mekaniska åtgärder är de åtgärder som utförs med samma syfte men som innefattar mekanisk konstruktion. Nulägesbeskrivningen består förutom av kartläggningen också av en beskrivning över samtliga applikationer som används i processen för underhållsåtgärder samt vilka personer som utnyttjar dessa i de olika stegen.
5.1 Kartläggning av underhållsåtgärdsprocessen
Det finns en instruktion, se bilaga 1, över hur underhållsåtgärder ska hanteras inom OKG AB för att uppfylla ställda krav. Det börjar med att en medarbetare eller entreprenör skriver en teknisk fråga över ett identifierat problem och/eller förbättringsförslag som leder till åtgärder i anläggningarna. Den tekniska frågan överlåts sedan till en verksamhetsansvarig chef på den anläggning som ärendet berör som då bedömer om ärendet avslås, behandlas som underhållsåtgärd eller som ändring. Verksamhetsansvarig chef kan nu godkänna den tekniska frågan som då går vidare till ett ändringsmöte där bedömningen redovisas och beslutas. Ändringsmöten hålls normalt en gång i månaden, vid revision kan dessa möten hållas oftare eftersom det då kan dyka upp problem som behöver åtgärdas snabbt och till vilka man då omgående behöver få ett beslut om genomförande. Under ett ändringsmöte tas samtliga tekniska frågor upp som rör både elteknik och mekanik som har uppkommit sedan det senaste mötet. Enligt beställaren ska kartläggningen börja efter att beslut har tagits om att åtgärden ska hanteras som en underhållsåtgärd.5.1.1 Registrera i ärendedatabasen
Den tekniska frågan för ärendet registreras i ärendedatabasen av en assistent när denne kontaktas av utfärdaren av den tekniska frågan. Utfärdaren har först registrerat den tekniska frågan i dokumenthanteringssystemet Alladin*, därefter skickar utfärdaren den tekniska frågan vidare till en assistent. Assistenten redigerar den data som
utfärdaren har fört in i Alladin så att rätt språk och information används i dokumentet med beskrivningen av den tekniska frågan. Därefter fyller assistenten i ärendets rubrik i ärendedatabasen* för att registrera ärendet, på så sätt får det ett ärendenummer. I ärendedatabasen fyller assistenten samtidigt i beskrivning av ärendet, förslag till lösning samt övriga upplysningar. Den här informationen kan tas direkt från dokumentet i Alladin.
ärendenummer som skapas i ärendedatabasen skriver assistenten in på den tekniska frågan i Alladin, därmed får den tekniska frågan ett ärendenummer och ärendet får ett reg. nummer på den tekniska frågan.
Efter avslutat ändringsmöte kan en utsedd ärendeassistent på respektive block fylla i beslut som har fattats om teknisk fråga enligt protokollen från ändringsmötet. De registrerar på så sätt alltså ärendetyp i ärendedatabasen och därmed blir ärendet i detta fall en underhållsåtgärd.
5.1.2 Skapa en underhållsåtgärdsblankett samt en
handläggningspärm
För varje underhållsåtgärd ska en underhållsåtgärdsblankett och en handläggningspärm upprättas. Blanketten ska fungera som ett sammanhållande dokument för hela ärendet så att de beslut som har fattats från början till slut ska vara spårbara. I
handläggningspärmen ska de handlingar som produceras under ärendets gång samlas samt originalet av underhållsåtgärdsblanketten. Det ska i ärendedatabasen finnas en notering över att det finns en underhållsåtgärdsblankett och pärm framtagen under fliken ”Anmärkning”.
5.1.2.1 Skapa en underhållsåtgärdsblankett samt en handläggningspärm vid eltekniska ärenden
Vid eltekniska ärenden tar verksamhetsansvarig chef för berört block efter
ändringsmötet fram underhållsåtgärdsblanketter för de åtgärder som ska bedrivas som underhållsåtgärder enligt de beslut som har fattats under ett ändringsmöte.
Verksamhetsansvarig chef fyller i information om respektive teknisk fråga som exempelvis rubrik, beskrivning och förslag till lösning samt information om
kontosträng, ekonomisk uppföljning och beslutat genomförande enligt ändringsmöte. Samtidigt passar denne på att besluta om åtgärdsplan och vem som ska vara ansvarig handläggare för ärendet, även denna information anges då på blanketten.
En assistent kontaktas av en verksamhetsansvarig chef för ärendet då denne kommer för att överlämna den framtagna och ifyllda underhållsåtgärdsblanketten. Assistenten fyller då i information från underhållsåtgärdsblanketten i ärendedatabasen där det aktuella ärendet redan finns registrerat. Assistenten fyller bland annat i information om vem som är ansvarig handläggare och genomförandetid, i och med att dessa data fylls i ändras statusen för ärendet till beredning. Assistenten kan nu i vissa fall också registrera ärendetyp i ärendedatabasen om detta inte redan har gjorts. Samtidigt som assistenten ändrar ärendets status till beredning tar denne också fram en handläggningspärm för ärendet som överlämnas till handläggaren.
5.1.2.2 Skapa en underhållsåtgärdsblankett samt en handläggningspärm vid mekaniska ärenden
distributionen av ändringsmötesprotokollen så tar denne fram
underhållsåtgärdsblanketter och pärmar direkt för de ärenden som har bedömts att drivas som underhållsåtgärder. Assistenten överlämnar sedan
underhållsåtgärdsblanketten tillsammans med handläggningspärmen för en specifik åtgärd till verksamhetsansvarig chef.
5.1.3 Beslut om åtgärdsplan
Det underlag som har angetts i den tekniska frågan och på blanketten för
underhållsåtgärden behöver i de flesta fall kompletteras med en åtgärdsplan, det här beslutet fattas av verksamhetsansvarig chef. Men beslutet om att en åtgärdsplan är nödvändig kan också tas vid ett ändringsmöte. Åtgärdsplanen kan komplettera information om bakgrund, motiv, kostnader, åtgärd, effekten på
drift/underhåll/skydd, föreskrivna krav samt dokumentation. Beslutet som fattas angående om åtgärdsplan ska tas fram för ärendet eller inte anges på
underhållsåtgärdsblanketten.
5.1.3.1 Beslut om åtgärdsplan vid eltekniska ärenden
I samma steg som verksamhetsansvarig chef tar fram underhållsåtgärdsblanketten fattar denne även beslut om åtgärdsplan. Det kan vid ändringsmötet ha tagits beslut om det finns ett behov av en åtgärdsplan.
5.1.3.2 Beslut om åtgärdsplan vid mekaniska ärenden
När verksamhetsansvarig chef får handläggningspärmen tillsammans med underhållsåtgärdsblanketten fattar denne beslut om det behöver tas fram en
åtgärdsplan för ärendet eller inte. I de flesta fall är informationen i den tekniska frågan inte tillräcklig och därför kan det redan vid ändringsmötet ha tagit beslut om att en åtgärdsplan måste tas fram.
5.1.4 Utse handläggare
En lämplig handläggare utses av en verksamhetsansvarig chef med avseende på åtgärdens ändamål. Verksamhetsansvarig chef ska därefter komplettera
underhållsåtgärdsblanketten i pärmen och informera handläggaren om det aktuella ärendet. Det finns flera krav som ställs på handläggaren för att denne ska anses som lämplig. Handläggaren ska ha kunnande och erfarenhet som är tillfredsställande för att klara av att hantera åtgärden, han/hon ska även ha den tid och de resurser som krävs för att genomföra åtgärden. Det är viktigt att handläggaren ständigt informeras av blocksamordnare om nya förutsättningar, ett exempel är införande tid för ärendet. 5.1.4.1 Utse handläggare vid eltekniska ärenden
5.1.4.2 Utse handläggare vid mekaniska ärenden
Samtidigt som verksamhetsansvarig chef fattar beslut om åtgärdsplan utser denne en lämplig handläggare för ärendet. Verksamhetsansvarig chef anger ansvarig handläggare på underhållsblanketten tillsammans med information om beslutat genomförande enligt ändringsmöte, kontosträng samt ekonomisk uppföljning. Nu tar
verksamhetsansvarig chef kontakt med en assistent som ska fylla i information om vem som är ansvarig handläggare och genomförandetid i ärendedatabasen* samt om en åtgärdsplan ska tas fram eller inte, i och med att dessa data fylls i ändras statusen för ärendet till beredning. Assistenten kan nu i vissa fall också registrera ärendetyp i
ärendedatabasen om detta inte redan har gjorts. Efter att assistenten har fört in samtliga nya uppgifter från underhållsåtgärdsblanketten i ärendedatabasen överlämnar denne handläggningspärmen till ansvarig handläggare.
5.1.5 Upprätta åtgärdsplan
Handläggaren kontaktas av verksamhetsansvarig chef för aktuellt block angående det specifika ärendet. En del handläggare väljer att upprätta register över ärenden för vilka de är ansvariga, det första dessa handläggare gör när de får en handläggningspärm för en underhållsåtgärd för vilket de ska vara ansvarig är att registrera ärendet i deras personliga register som exempelvis kan vara ett Excel-dokument, se tabell 1. I det här registret kan handläggaren föra in information från underhållsåtgärdsblanketten som exempelvis planerat införande och genomförandetid. Registret i tabell 1 upprättades med syftet att underlätta så att handläggaren vid varje tidpunkt på ett enkelt sätt kan ha kontroll över de ärenden som denne har ansvar för.
Tabell 1. Exempel på register över underhållsåtgärder i Excel.
Nu tittar handläggaren på det protokoll i ärendedatabasen som skrevs under det ändringsmöte där beslut fattades om aktuellt ärende för att se vad som bestämdes där. Man har här en skala från 1 till 10 som beskriver prioritet. Vid de tillfällen då
ärende. Åtgärdsplanen skrivs i Alladin där det finns en mall som handläggaren använder för att få med rätt information som bakgrund, mål, krav, åtgärder, kostnad etc. Handläggaren kan också välja att skriva i en Word-mall för att sedan föra in den i dokumenthanteringssystemet Alladin. X-listan tas fram i ärendedatabasen där man väljer att skapa en ny X-lista för att sedan kryssa för de dokument som ska tas fram för ärendet. I samråd med andra berörda bestämmer handläggaren vilka dokument som ska tas fram för ärendet och markerar då dessa i ärendedatabasen så att de förs in i X-listan. Handläggaren skriver i Alladin in vem som ska granska och vem som ska godkänna åtgärdsplanen.
När åtgärdsplanen är granskad och godkänd kontaktar handläggaren en assistent via mejl eller så blir denne tilldelas blanketten. Assistenten ska nu i ärendedatabasen skriva in datumet för när åtgärdsplanen är frisläppt. I och med att denna information förs in ändras ärendets status till genomförande. Under fliken ”beslutsdokument” ska assistenten också registrera åtgärdsplanens reg. nummer för att koppla detta registrerade dokument i Alladin till ärendedatabasen.
5.1.6 Besluta om genomförande, BGF
Först när åtgärdsplanen godkänts och distribuerats kan ett möte hållas där
blocksamordnare för enheten underhåll och handläggaren ska delta för att fatta beslut om genomförande. Innan mötet ska eventuellt beslut från ändringsmötet betraktas som rör förändring av beslutsfattande. Ämnen som bland annat ska beröras under mötet är tidsåtgång samt kostnader, man ska även diskutera ifall det finns krav på pengar för inköp av komponenter. När alla beslut har fattats och när blockansvarig har skrivit under ska handläggarens se till att en behörig assistent korrigerar statusen till genomförande i ärendedatabasen, assistenten ska även under ”beslutsdokument”
dokumentera reg. numret för åtgärdsplanen.
Det finns enligt tidigare beskrivning ärenden för vilka det inte behöver upprättas någon åtgärdsplan, vid dessa tillfällen ska ärendets status ändras till genomförande direkt när assistenten har fått den ifyllda underhållsblanketten. Vid samma tillfälle lägger assistenten in ansvarig handläggare samt utförande tid.
5.1.6.1 Besluta om genomgörande vid eltekniska samt mekaniska ärenden Det anordnas idag inget möte angående beslut om genomförande mellan
blocksamordnaren och handläggaren när åtgärdsplanen är godkänd och distribuerad. Det här beslutet om genomförande har redan tagits av verksamhetsansvarig chef i samband med att denne tog fram underhållsåtgärdsblanketten och fyllde i all nödvändig information för att kunna genomföra åtgärden.
5.1.7 Konstruktion
en uppdragsbeskrivning skapas över aktuellt uppdrag, se bilaga 2 och 3. På den här blanketten ska det anges information som exempelvis vem som är beställare,
leveransdatum, beskrivning av uppdraget, etc. Det här dokumentet ska sedan skickas ut till respektive enhet.
Under konstruktionsfasen genomförs i förekommande fall systemkonstruktion och i samtliga fall detaljkonstruktion vid underhållsåtgärder. De konstruktionssystem som man arbetar i under konstruktionsfasen är skilda från drift- och underhållssystemet och tack vare detta kan en konstruktion göras helt färdig och alla tillhörande tekniska data kan överföras till ODU* när åtgärden är fysiskt införd. Via informationsväxlar överförs information om objekt, delobjekt med tillhörande konstruktionskrav under konstruktionsfasen till ODU så att man i ett tidigt stadium har möjlighet att börja knyta reservdelar till artiklar, skapa poster för förebyggande underhåll osv. 5.1.7.1 Konstruktion vid eltekniska ärenden
En handläggare tar alltid kontakt med enheten för elteknisk konstruktion angående ett aktuellt ärende. Handläggaren skriver inte vid varje tillfälle en uppdragsbeskrivning över ärendet utan ibland får enheten enbart en åtgärdsplan via ett beställarombud. Det konstruktören vill ha reda på om vad som ska göras i ärendet finns beskrivet i
åtgärdsplanen och därför kan montageunderlaget tas fram med hjälp av den. Inom enheten elteknik finns de tre avdelningarna elteknisk anläggning (TEA), elteknisk systemkonstruktion (TES) samt elteknisk detaljkonstruktion (TED).
Underhållsåtgärder behandlas inom TED eftersom dessa ärenden är små och till dessa behövs ingen systemkonstruktion. Blocksamordnaren på konstruktionsenheten för elteknik (TE) har i uppgift att kontrollera att den inkomna uppdragsbeskrivningen är tillräcklig, den ska innehålla information om ärendetyp, beställare, förslag på
uppdragsansvarig, anläggning, tidpunkt för införande samt rubrik för uppdraget. Om uppdragsbeskrivning saknas ska dessa uppgifter finnas i åtgärdsplanen.
På TE- avdelningen hålls protokollförda ledningsgruppsmöten varje vecka, vid dessa tillfällen tar en chef för avdelningen upp nya ärenden som har kommit in. På mötet utses en uppdragsansvarig för respektive ärende som man beslutar att acceptera, den här personen är någon av detaljkonstruktörerna inom TED. Blocksamordnaren på TE tar därefter fram en uppdragspärm för ärendet i vilken det ska finnas en åtgärdsplan och eventuellt en uppdragsbeskrivning, som sedan tilldelas den uppdragsansvarige. Syftet med den här uppdragspärmen är att sammanhålla all information som är betydelsefull för uppdragets spårbarhet, den är alltså inte nödvändig för montage, provning och driftsättning.
Parallellt med att pärmen tas fram registreras ärendet i avdelningens
uppdragsuppföljningssystem Tuppen* av blocksamordnaren, här har det nu också förts in vem som är uppdragsansvarig. I samband med registreringen av ett nytt ärende tilldelas det ett TE- uppdragsnummer, det här numret kommer att utgöra TEs
Bild 3. Uppdragsuppföljningssystemet Tuppen.
Under ärendets gång ska den uppdragsansvarige för ärendet registrera uppgifter i uppdragsuppföljningssystemet som ändras, exempelvis kan tiden eller uppdragets storlek ändras efter hand. En fördel med det här systemet är att detaljkonstruktörerna tydligt kan följa de ärenden för vilka de är uppdragsansvariga. En flik i
uppdragsuppföljningssystemet visar enbart de ärenden för vilka detaljkonstruktören är uppdragsansvarig. Det ska finnas en rad uppgifter registrerade för respektive ärende: Ärendets uppdragsnummer samt rubrik, uppdragets anläggningstillhörighet,
ärendetyp samt införandetidpunkt Vem som är beställare
Datum för beslut om att anta uppdraget samt vem som är uppdragsansvarig Eventuella kopplingar som kan förekomma till ett ändringsärende
Vilken beställning som åtgärden belastar ekonomiskt och vilka aktiviteter som har en ekonomisk påverkan
Datum för när detaljkonstruktions- samt tillverknings- och montageunderlag är planerade att levereras och när den verkliga leveranstiden ägt rum
PSA- modellen (Probabilistisk Säkerhets Analys) kan eventuellt påverkas av åtgärden, det kan förekomma för säkerhetsrelaterade funktioner och ska då anges Datum som anger när de resurser och arbetsuppgifter som ska utföras i ärendet
ska starta och sluta
Planerade och verkliga sluttidpunkter
