Uppföljning internkontrollplan 2012

(1)

Håkan Nilsson, tf ekonomidirektör Ekonomi/Styrning och uppföljning 035 - 13 47 72

REGIONSTYRELSEN

Uppföljning internkontrollplan 2012

Förslag till beslut

Regionstyrelsen föreslås besluta att:

 Under 2013 fortsatt bevaka de rutiner i internkontrollplan 2012 där avvikelser noterats genom att dessa kontrollmoment ingår i internkontrollplan 2013 eller på annat sätt fortsatt följs upp.

Bakgrund

Region Halland har ett reglemente om intern kontroll. Syftet med detta är att

säkerställa att styrelser och nämnder upprätthåller en tillräcklig intern kontroll, d v s de ska med rimlig grad av säkerhet fastställa att mål inom följande kategorier uppnås:

 Verksamhetsstyrning

 Tillförlitlig finansiell rapportering

 Efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter

I Regionstyrelsens internkontrollplan 2012 anges ett antal rutiner och kontrollmoment. Resultatet av dessa kontroller redovisas nedan.

Regionstyrelsens kontrollplan 2012 bifogas sist i dokumentet.

(2)

Rutiner

Åtgärdsplaner

Kontrollmoment: Upprättade åtgärdsplaner följer beslutad mall

I uppföljningsanvisningar 2012 anges att om man rapporterar ett beräknat

ekonomiskt resultat som är sämre än budget så skall en åtgärdsplan utan anmodan bifogas följande månads rapport. En mall för åtgärsplaner finns som en del av de mallar för uppföljning som tagits fram.

Följande förvaltningar har för 2012 rapporterat ett ekonomiskt resultat sämre än budget:

 Hallands Sjukhus Halmstad

 Hallands Sjukhus Varberg

 Hallands Sjukhus Kungsbacka

 Medicinsk diagnostik och teknik

 Skolförvaltningen

 Psykiatrin i Halland

Skolförvaltningen har helt enligt riktlinjerna rapporterat åtgärdplan månaden efter man först rapporterat ett ekonomiskt resultat sämre än budget och man har följt den mall för åtgärdsplan som tagits fram.

När det gäller Hälso- och sjukvårdsstyrelsen och de olika delarna av Hallands

Sjukhus så har dessa förvaltningar varit föremål för åtgärdsplaner av mer omfattande art i särskild ordning.

Psykiatrin i Halland har upprättat en åtgärdplan men inte följt den mall som finns.

Rekommendation: Kontrollmomentet bör finnas kvar i internkontrollplan 2013.

(3)

Betalning till leverantörer

Kontrollmoment: Stickprovskontroll av leverantörsfakturor.

Region Halland gör idag efterkontroller av ett urval av de fakturor som hanteras i det elektroniska fakturaflödet mellan dess att fakturan beslutsattesteras och dess att fakturan går iväg för betalning. De kontroller som gjorts har bl a uppmärksammat:

Kontroll att beslutsattestanten inte attesterar sina egna fakturor. Resultat:

Felaktigheter är inte vanligt förekommande.

Kontroll att representationsreglerna följs med angivet syfte och deltagarförteckning samt kontroll mot skatteverkets momsregler vid representation. Resultat:

Felaktigheter förekommer.

Vid skanning görs kontroll att rätt belopp skannats samt att PG/BG stämmer och att

”innehar F-skatt” anges på fakturan. Resultat: Felaktigheter förekommer men upptäcks i de flesta fall redan vid kontering, leveransgodkännande eller vid beslutsattestering.

Rekommendation: Kontrollmomentet kan finnas kvar i internkontrollplan 2013 eller som en del av ordinarie arbete kontroller i hanteringen av leverantörsfakturor.

Intern kontroll fastigheter

Kontrollmoment: Via ett antal fakturor följs projekt, konsulter, underlag, LOU etc upp.

Se tidigare framtagen separat PWC-rapport i detta ärende.

(4)

Avtal med privata vårdgivare

Kontrollmoment: Efterlevnad av avtalade takpris, LOU etc.

Hälso- och sjukvårdsavdelningen efter de brister som bl a revisorerna konstaterat 2011 lagt ned ett omfattande arbete på att förbättra hela processen för hantering av privata vårdgivare.

När det gäller efterlevnad av avtalade takpris pågår arbetet med att implementera månadsvisa signallistor med krav på att vårdgivarna förklarar överstigna

gränsvärden. Arbetet är inte helt klart. Signallistor har tagits fram, men tekniken har inte fungerat som avsett (långa svarstider).

Under 2012 har två privata vårdgivare med vårdavtal fakturerat Region Halland mer än de har rätt till enligt de tak för ersättning som finns i respektive avtal. Detta har fångats av kontrollfunktionen och betalning hålls inne.

Intentionerna i samverkansavtalet

Kontrollmoment: Följ upp att samtliga chefer har personliga utvecklingsplaner.

I Region Hallands samverkansavtal från 2009-03-06 framgår att samtliga anställda ska ha medarbetarsamtal. I begreppet medarbetarsamtal ingår att alla medarbetare ska ha lönesamtal och utvecklingssamtal med individuella utvecklingsplaner. Dessa utvecklingsplaner ska dokumenteras och årligen följas upp i samband med

utvecklingssamtalet.

I medarbetarenkäten som genomfördes för Region Halland under hösten 2012 ingick påståendet ”Min närmaste chef och jag har tagit fram en individuell utvecklingsplan i samband med utvecklingssamtalet”. Av de svarande cheferna (291 stycken) har 32

% svarat att de har individuella utvecklingsplaner. Detta kan ställas i förhållande till samtliga svarande inklusive cheferna (6 734 stycken) där siffran är 56.5 %.

Rekommendation: Det finns möjlighet till förbättringar och kontrollmomentet bör finnas kvar i internkontrollplan 2013.

(5)

Introduktionsutbildning

Kontrollmoment: Undersök med vilken kvalitet introduktionsutbildning saknas

Introduktionsutbildning för medarbetare genomfördes 2012-09-14 kl. 09.00-12.00 och för nya chefer genomfördes en heldag 2012-12-14. För introduktionen med

medarbetarna har gjorts stickprov och för cheferna skickades en enkät ut där de fick utvärdera utbildningen. Enkäten innehöll sex frågor och den visade på ett bra

resultat. Deltagarna var nöjda/mycket nöjda med dagen och dess innehåll och med bemötandet och genomförandet. De flesta svar låg på 5 och 6 på en 6-gradig skala.

Medarbetarintroduktionen har följts upp med stickprov och det har fungerat bra vid introduktionen. Det har funnits arbetsredskap när de nya medarbetarna kommit och saker att sätta sig in i. De har blivit väl mottagna. Introduktionsutbildningen

genomfördes bra med ett bra innehåll dock lite svårt att ta till sig med förkortningar och hela beslutets gång. Det kan förenklas till nästa gång.

Rekommendation: Undersökningen pekar på att detta moment fungerar bra och kontrollmomentet behöver av den anledingen inte vara kvar i internkontrollplan 2013.

(6)

Projektstyrningsmetodiken

Kontrollmoment: Projektmognad i genomförandet med fokus på kvalitet och grundläggande uppföljning av tid, kostnad och resultat.

De aktiviteter som genomförts och ligger till grund för internkontrollen av projektstyrningsmetodiken är:

 Under maj månad inventerades 15 slumpmässigt utvalda projekt.

Uppdragsgivare var chef Utvecklingscentrum, Jörgen Britzén. Alexander Mårtensson Projektkontoret, genomförde inventeringen. Detta har sedan redovisats till Regionkontorets ledning via Jörgen Britzén.

 PWC har anlitats av revisorerna i Region Halland. Bo Thörn och Rebecca Andersson från PWC har under hösten 2012 påbörjat denna granskning.

PWC redovisar resultatet av sin granskning 2013.

Utifrån inventeringen i maj 2012 med 15 slumpvis utvalda projekt kunde vi dra några slutsatser.

Det är svårt att jämföra projekten på grund av att vi inte har enhetliga rutiner för beräkning av projektbudget eller uppföljning av kostnaderna, exempelvis en del projekt har kalkylerat för personalkostnader men inte alla projekt.

För i stort sett alla projekt fanns deklarerade effektmål, förväntad nytta och det fanns angivna användare eller mottagare.

När frågor ställdes kring vilka övergripande mål i styrdokumentet ”Mål och strategier”

(MOS) som projektet verkade för så fanns det av naturliga skäl inte redovisat men man kunde ändå identifiera vilket/vilka mål i MOS som projektet bidrog till.

De flesta projekt hade en rambudget men flera projekt hade inte en detaljerad

budget. Flera projekt hade inte en kontinuerlig uppföljning av kostnaderna. Generellt verkar EU-finansierade projekt eller extern finansiering bidra till bättre uppföljning än projekt av karaktären ”intern verksamhetsutveckling”.

Bara ett fåtal projekt hade uppföljning på antal upparbetade timmar.

Rekommendation: Avvakta resultatet av PWC:s utredning.

(7)

Genomförande av arkivinspektion

Kontrollmoment: Inspektion av förvaltningsmyndigheters arkiv.

Under året har tre inspektioner genomförts (jämfört med planerade två):

 BVC i Laholm

 BVC Hylte

 BVC Halmstad

Regionkontoret

Catarina Dahlöf Håkan Nilsson

Regiondirektör Tf Ekonomidirektör

(8)

Rutiner/system Kontrollmoment Kontrollansvar Frekvens/

Tidplan

Metod Rapportering

till

Väsentlighet/risk Perspektiv (kon- cern/LT-kontoret) Åtgärdsplaner Kontrollera att upprättade

åtgärdsplaner följer beslutad mall

Chef Styrning och kontroll

Kvartal Avstämning mot regelverk

Ekonomi- direktör

Stor Koncern och RK

Betalning till leverantörer Kontroll av

leverantörsfakturor

Chef Styrning och uppföljning

Under året Stickprov Ekonomi- direktör

Medel Koncern och RK

Intern kontroll Regionfastigheter

Via ett antal fakturor följs projekt, konsulter, underlag, LOU etc upp

Ekonomi- direktör

Kv 1 2012 Pwc engageras Chef Region- service, BRD

Medel Koncern

Avtal med privata vårdgivare Efterlevnad av avtalade takpris, LOU etc

Utvecklingsdirekt ören för hälso- och sjukvård

Under 2012

Löpande uppföljning Regiondirektör Medel Koncern och RK

Intentionerna i samverkansavtalet

Följa upp att chefer har personliga

utvecklingsplaner

Avdelningschef avdelningen för HR-utveckling

Dec 2012 Enkät Personal-

direktör

Kännbar/möjlig Koncern

Introduktionsutbildning Med vilken kvalitet genomförs

introduktionsutbildning

Personalstrateg Under 2012

Stickprov Förvaltnings- chef

Kännbar/möjlig RK

Projektstyrningsmetodiken Projektmognad i genomförandet med fokus på kvalitet och grundläggande uppföljning av tid, kostnad och resultat

Projektkontors- ansvarig

Under 2012

Stickprov Chef

regionalt utvecklings- centra

Medel Koncern

Genomförande av arkivinspektion

Inspektion av förvaltningsmyndig- heters arkiv

Regionarkivarie 2 st.klar dec 2012.

Besök med stickprov

Kanslichef Kännbar/möjlig Koncern