Förvaltningsbyggnaden i Övertorneå, måndag 23 november 2020, kl 09:00 ANSLAG/BEVIS

(1)

Beslutande Tomas Mörtberg (C) Robert Grape (C) Knut Omark (SJVP) Roland Kemppainen (S) Bente Åkerholm (S)

Övriga deltagande Anna Andersson, t f kommundirektör, Gunvor Westerberg, sekreterare

Utses att justera

Camilla Mattila (s), Anders Wälivaara (kd), närvarande ersättare

Roland Kemppainen

Underskrifter

Sekreterare Paragrafer 147-165

Gunvor Westerberg

Ordförande

Tomas Mörtberg

Justerande

Roland Kemppainen

ANSLAG/BEVIS

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag.

Organ Kommunstyrelsens arbetsutskott

Sammanträdesdatum 2020-11-23

Datum för anslags uppsättande 2020-11-26 Datum för anslags nedtagande 2020-12-18

Förvaringsplats för protokollet Förvaltningsbyggnaden Övertorneå

Underskrift

Gunvor Westerberg

1

(2)

Val av protokollsjusterare

§ 147 HR information 4

§ 148 Begäran om att kommunen genomför

upprustningsåtgärder i dricksvattenledning i Rantajärvi

2020/180 5

§ 149 Anhållan om att få köpa markområdet Matarengi 13:35 2020/184 6

§ 150 Rutiner för krigsplacering och krigsorganisation 2020/167 7

§ 151 Motion - de äldres mat 2017/204 8

§ 152 Motion kommunen anskaffar en pontonbro för placering vid campingsplatsen till Haapakylänsaari

2017/76 9

§ 153 Motion träningsstationer runt Särkijärvi - balansbrädor, maskiner som tränar höfter mm

2018/134 10

§ 154 Medborgarförslag - vegetariska alternativ i skolmatsalen varje dag

2018/194 11

§ 155 Sammanträdesdagar år 2021 för kommunstyrelsen och kommunstyrelsens arbetsutskott

12

§ 156 Begäran om att kommunen utser en ansvarig för registervård i Tornedalsappen

2020/188 13

§ 157 Riktlinjer för upphandling 2020/193 14

§ 158 Förslag om en översyn av IT-verksamheten 2020/181 15

§ 159 Prognos oktober 2020 för kommunstyrelsen 2020/194 16

§ 160 Verksamhetsplan och nulägesanalys 2021 med 2020/196 17

(3)

Justerades sign Utdragsbestyrkande

§ 163 Utredning om deltagande på distans för kommunfullmäktige, nämnder och styrelse

2020/200 20

§ 164 Bussgods i Övertorneå 2020/197 21

§ 165 Övriga frågor, information 22

3

(4)

HR information Beslut

Informationen föranleder inget beslut.

Ärendebeskrivning

Lena Muskos informerar om följande;

- Löneöversyn - Arbetsmiljö

- Kompetensförsörjning - Utannonserade tjänster

______

(5)

Begäran om att kommunen genomför upprustningsåtgärder i dricksvattenledning i Rantajärvi

Beslut

Tekniska enheten får i uppdrag att tillskriva byaföreningen i Rantajärvi med en plan på åtgärder för bättre dricksvatten i Rantajärvi.

Skrivelsen delges kommunstyrelsen.

Byaföreningen Sjöarnas Allsportklubb genom Anders Wuotila har i skrivelse 2020-10-25 påtalat problem med dricksvattenledning i Rantajärvi. Befintlig ledning är från 1964 och är förorenad av järn. Åtgärder som behövs är planering och genomförande av ny dricksvatttenledning i hela byn. Byaföreningen anhåller om att kommunen genomför nödvändiga upprustningsåtgärder för att lösa problemen.

Beslutsexpediering

Byaföreningen Sjöarnas Allsportklubb Tekniska enheten

______

5

(6)

Anhållan om att få köpa markområdet Matarengi 13:35;2 Beslut

Tekniska enheten får i uppdrag att ta kontakt med Paul & Maria Roberts och informera om att eventuell försäljning av fastigheten Matarengi 13:35;2 sker via anbudsförfarande. Alternativt att kommunen tecknar ett långtidsarrende för del av fastigheten Matarengi 13:35;2.

Ärendet behandlas vid kommunstyrelsens möte 2020-12-07.

Paul & Maria Roberts, The Friendly Moose, har i skrivelse 2020-11-02 framfört önskemål om att få förvärva ett markområde ur fastigheten Matarengi 13:35;2.

Beslutsexpediering Tekniska enheten The Friendly Moose

______

(7)

Rutiner för krigsplacering och krigsorganisation Beslut

Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen

Rutiner för krigsplacering och krigsorganisation antas.

Vid höjd beredskap ska kommuner vidta de särskilda åtgärder som behövs i fråga om planering och inriktning av verksamheten, tjänstgöring och ledighet för personal samt användning av tillgängliga resurser som är nödvändiga för fullgörande av uppgifter inom totalförsvaret under rådande förhållanden. Detta framgår av 7 § lagen (1992:1403) om totalförsvar och höjd beredskap.

Kommuner ska även ha de planer som behövs för att kunna upprätthålla sin verksamhet under höjd beredskap, vilket framgår av 4 § förordningen (2006:637) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid höjd beredskap. Planerna ska innehålla uppgifter om den verksamhet som ska bedrivas under höjd beredskap, inklusive information om bland annat krigsorganisation och vilken personal som ska tjänstgöra i organisationen.

Denna rutin ska tillämpas vid planering och framtagande av Övertorneå kommuns krigsorganisation. Rutinen beskriver hantering av krigsplaceringslistor, hur de förvaras och uppdateras samt hur informationssäkerhet ska beaktas.

______

7

(8)

Motion - de äldres mat Beslut

Arbetsutskottets förslag till kommunfullmäktige

Beslut rörande inlämnad motion ska hanteras av kommunfullmäktiges ordförande då det bedöms ligga inom ramen för det politiska uppdraget.

Motionen anses besvarad.

I inlämnad motion anför Sverigedemokraterna att ledamötena i kommunfull- mäktige bör få äta den mat som serveras för brukare inom äldreomsorgen.

Förslagsställaren framhåller att ett vanligt förekommande ämne för diskussioner är huruvida maten som serveras inom äldreomsorgen håller god kvalitet. Då

kommunfullmäktiges ledamöter beslutar om budgeten borde det även vara en självklarhet att ledamöterna får ta del av den maten som serveras inom

verksamheterna. Vidare anför förslagsställaren att ett passande tillfälle för detta torde vara i samband med fullmäktiges sammanträde under december månad då ledamöterna vanligtvis brukar blir bjudna på mat.

Kommunledningsförvaltningen bedömer att det föreligger relevans i frågan då kommunfullmäktige har det övergripande ansvaret som högst beslutande politiska organ genom tilldelande av budgetramar. Dock anser förvaltningen att frågan avseende vilken typ av mat som serveras vid sammanträdet är en fråga av sådan karaktär som bör beslutas av den politiska församlingen. Med anledning av detta kan kommunledningsförvaltningen ej ge ett direkt bifalls- eller avslagsförslag, utan föreslår att kommunfullmäktiges ordförande fattar beslut i frågan utifrån rådande politiska viljeinriktning. Med beaktande av ovanstående bör motionen kunna anses besvarad.

______

(9)

Motion - kommunen anskaffar en pontonbro för placering vid campingsplatsen till Haapakylänsaari

Beslut

Motionen avslås då det ej föreligger ekonomiska förutsättningar för genomförande av föreslagen åtgärd.

Norrbottens sjukvårdsparti föreslår i inlämnad motion att Övertorneå kommun skall bygga en pontonbro för placering vid campingen över biflödet i Torneälven som leder till holmen Haapankylänsaari.

Frågan avseende anläggande av en pontonbro har tidigare behandlats genom Projekt 2020 och delprojektet Älven för alla. En ansökan om strandskyddsdispens

upprättades då och beviljades av Länsstyrelsen år 2018. Med anledning av att berörd fastighetsägare ej lämnade samtycke till anläggande av en pontonbro kunde projektet ej fullföljas.

Tekniska enheten anger att kostnadsbilden avseende anläggande av en pontonbro beräknas uppgå till 1–1,5 mkr. För genomförande av föreslagen åtgärd krävs samtycke från berörd fastighetsägare. Kommunledningsförvaltningens sammanfattande bedömning är att inlämnad motion bör avslås då det saknas ekonomiskt utrymme inom befintliga budgetramar för genomförande.

______

9

(10)

Motion - träningsstationer runt Särkijärvi - balansbrädor, maskiner som tränar höfter mm

Beslut

Motionen bifalls. Detta genom att kultur- och fritidsenheten uppdras att utifrån befintligt material och befintliga resurser under 2021 uppföra egentillverkade träningsstationer av naturmaterial vid Särkijärvi, där det ska vara möjligt att träna olika delar av kroppen.

Arbetsutskottets beslut

Kultur- och fritidssamordnaren får i uppdrag att till kommunstyrelsens möte 2020-12-07 undersöka att ansvarsbiten är säkerställd.

Sjukvårdspartiet Övertorneå har genom Tomas Vedestig 2018-08-14 lämnat en motion där det föreslås att Övertorneå kommun ska bygga träningsstationer runt om sjön Särkijärvi, exempelvis balansbrädor och maskiner som tränar höfter.

Detta då folkhälsan är viktig för en fortsatt utveckling av Övertorneå och kommunen redan har satsat på ny belysning och beläggning på vägen runt sjön.

Enligt kultur- och fritidsenheten har kommunen köpt in en del utrustning för utegym och området kring Särkijärvi var ett av alternativen som diskuterades för placering av utrustningen. Det beslutades dock att den utrustningen istället ska placeras vid ishallen i Övertorneå, då det bedömdes vara fördelaktigt att samla olika typer av träningsmöjligheter inom samma område. Enligt kultur- och fritidsenheten finns det inte ekonomiska förutsättningar för att inom befintlig budget köpa in någon ytterligare utrustning. Kultur- och fritidsenheten har dock en del

naturmaterial som kan användas till att skapa egentillverkade träningsstationer.

______

(11)

Medborgarförslag - vegetariska alternativ i skolmatsalen varje dag Beslut

Inlämnat medborgarförslag kan anses vara bifallen då vegetarisk mat serveras i skolmatsalen.

Heidi Viitala har 2018-11-16 lämnat ett medborgarförslag där hon föreslår att det varje dag ska finnas vegetariskt alternativ i skolmatsalen på Svarträvens skola.

Enligt uppgift från barn- och utbildningsförvaltningen samt kost- och hygienchef serveras ett vegetariskt alternativ i Svarträvens skola varje dag. Med anledning av detta föreslår kommunledningsförvaltningen att inlämnat medborgarförslag kan anses vara bifallet.

______

11

(12)

Sammanträdesdagar år 2021 för kommunstyrelsen och kommunstyrelsens arbetsutskott

Beslut

Kommunstyrelsen sammanträder följande dagar under 2021;

1 februari, 8 mars, 12 april, 31 maj, 6 september, 25 oktober samt 6 december Kommunstyrelsens arbetsutskott sammanträder följande dagar under 2021;

18 januari, 22 februari, 22 mars, 17 maj, 23 augusti, 11 oktober samt 22 november Budget- & strategidag

6-7 maj

Budgetberedning

13 & 27 september Ärendebeskrivning

Kommunstyrelsen skall fastställa sammanträdesdagar för kommunstyrelsen och kommunstyrelsens arbetsutskott för år 2021.

______

(13)

Begäran om att kommunen utser en ansvarig för registervård i Tornedalsappen

Beslut

Arbetsutskottet beslutar att utse destinationsutvecklaren som behjälplig med Tornedalsappen för kommunens del.

Fiskeområde Tornedalen Haparanda skärgård 2020 har sedan 2018 drivit ett LAG- ägt projekt Torneälvens vattendistrikt i samverkan. Ett av målen var en kartläggning av fiskeplatser, besöksmål mm. Projektet har tagit fram tornedalsappen.se som ett marknadsföringsinstrument för hela Tornedalen.

Projektledaren för Torneälvens vattendistrikt i samverkan har i skrivelse 2020-11-03 framfört önskemål om att kommunen utser en ansvarig för registervård i

Tornedalsappen som kan registrera ny information samt revidera befintlig information.

______

13

(14)

Riktlinjer för upphandling Beslut

Riktlinjer för upphandling antas.

Enligt nuvarande riktlinjer ska alla direktupphandlingar publiceras på kommunens hemsida, vilket inte har gynnat de lokala företagen. Direktupphandling ör en upphandlingsform som är reglerad i LOU och är tillämplig om den upphandlade myndigheten inte har något avtal som omfattar den tänkta varan eller tjänsten samt att värdet inte överstiger tröskelvärdet för direktupphandlingar inom LOU. Enligt lagen behöver inte direktupphandlingar annonseras på hemsidan.

Kommunledningsförvaltningen har genomfört en översyn av nu gällande riktlinjer och föreslår att kommunstyrelsen antar nya upphandlingsriktlinjer utan krav på publicering av direktupphandlingar på hemsidan samt att en digital service där företagarna själva kan anmäla sig för att få information om pågående upphandlingar upprättas.

______

(15)

Förslag om en översyn av IT-verksamheten Beslut

Kommundirektören får i uppdrag att göra en nulägesanalys över IT-verksamheten och presentera detta vid kommunstyrelsens möte 2020-12-07.

Föreligger skrivelse från Sjukvårdspartiet, Knut Omark, 2020-10-25 där han föreslår att man gör en översyn av hela IT-verksamheten såsom ansvar, projektledning, ekonomi, upphandling av externa tjänster, leverantörskontakter, kundkontakter och kvalitetssäkring.

______

15

(16)

Prognos oktober 2020 för kommunstyrelsen Beslut

Kommunstyrelsen prognostiserar per 2020-10-31 en negativ avvikelse mot budget med 1,4 mkr.

Fortsatt restriktivitet och återhållsamhet gäller avseende resterande del av året.

Kommunstyrelsens budget för helår 2020 uppgår till netto 69,3 mkr. Vid prognosberäkning per 2020-10-31 prognostiserar kommunstyrelsen på årsbasis ett utfall på 70,5 mkr netto, vilket är ett underskott på -1,4 mkr jämfört med budget.

Större delen av underskottet kommer dels ifrån den budgetbesparing kommunstyrelsen föreslog genomföras inom administration samt tekniklösningar.

Kommunstyrelsen har lyckats genomföra neddragning av en tjänst under 2019 samt en till beräknas genomföras under 2020 men ge effekt först 2021.

Kommunledningsförvaltningen förslår fortsatt restriktivitet och återhållsamhet avseende resterande del av året.

______

(17)

Verksamhetsplan och nulägesanalys 2021 med övergripande plan 2022-2023 Beslut

Verksamhetsplan och nulägesanalys fastställs.

T f ekonomichef Elenor Lejon redogör för kommunstyrelsens verksamhetsplan och nulägesanalys.

______

17

(18)

Samverkan inom kommunkoncernen - kommunal förvaltning och kommunägda bolag

Beslut

750 tkr avsätts inom kommunstyrelsens befintliga ram för att utreda och genomföra samverkan i bolagsform inom koncernen.

På uppdrag av kommunstyrelsens arbetsutskott 2020-05-18, § 64 har kommunledningsförvaltningen undersökt olika samverkansformer inom

kommunkoncernen. Kommunledningsförvaltningens uppfattning är att den bästa samordningseffekten och effektiviteten uppnås genom att samla verksamheterna inom kommunens tekniska enhet, Stiftelsen Matarengihem och Övertorneå Energi i ett gemensamt moderbolag. Målet med samverkan är att skapa en effektiv och mindre sårbar organisation.

Genom en bolagisering med en huvudman ges förutsättningar att samordna och planera tex projekt och underhåll inom VA, fjärrvärme och gator vilket i sin tur genererar kostnadseffektivitet. Bolagiseringen skapar även utrymme samt en mer samlad ekonomisk styrka att kunna finansiera och genomföra respektive

verksamhets nutida- och framtida åtaganden.

Kommunledningsförvaltningen föreslår att 750 tkr inom kommunstyrelsens befintliga ram avsätts under 2 år för att utreda och genomföra samverkan i bolagsform inom koncernen. Projektgruppen för arbetet föreslås bestå av kommunala tjänstepersoner (kommundirektör, teknisk chef, m fl), VF för Matarengihem och VD för Övertorneå energi. En projektledare på ca 40% leder arbetet. Styrgrupp för projektet är Kommunstyrelsen. Återrapportering ska ske vid kommunstyrelsens sammanträden. Under våren 2021 tas ett konkret förslag fram på bolagsstruktur, verksamheter som ska ingå 2021.

(19)

Uppvaktning 25 år i kommunal tjänst samt avtackning vid pensionsavgångar Beslut

Uppvaktningarna sköts av förvaltningarna på respektive arbetsplats. Närmsta chef får i uppdrag att uppvakta sina anställda.

Förslag till beslut

Bente Åkerholm (s) föreslår att kommunen flyttar fram uppvaktningarna till nästa sommar.

Camilla Mattila (s) föreslår att varje nämnd/förvaltning tar hand om uppvaktningarna på respektive arbetsplats.

Beslutsgång

Ordföranden ställer förslagen mot varandra och finner att arbetsutskottet beslutar enligt Mattilas förslag.

Votering begärs och verkställs.

Följande fyra (4) röstar för Mattilas förslag; Tomas Mörtberg (c), Robert Grape (c), Knut Omark (sjvp) och Roland Kemppainen (s).

Följande en (1) röstar för Åkerholms förslag; Bente Åkerholm (s).

Arbetsutskottet beslutar således enligt Mattilas förslag.

Reservation

Bente Åkerholm (s) reserverar sig mot beslutet.

______

19

(20)

Information - utredning om deltagande på distans för kommunfullmäktige, nämnder och styrelse

Beslut

Informationen föranleder inget beslut.

Maria Bergdahl informerar om ledamöternas möjlighet att delta på distans vid sammanträden med kommunfullmäktige, nämnder och styrelse.

______

(21)

Bussgods i Övertorneå Beslut

Tekniska enheten får i uppdrag att kontakta Bussgods i ärendet och komma med förslag till beslut till kommunstyrelsens möte 2020-12-07.

Bussgods, stations- & ombudsansvarig i Norrbotten, har inkommit med skrivelse 2020-11-05 angående bussgods lokaler i Övertorneå.

______

21

(22)

Övriga frågor, information

Knut Omark (sjvp) frågar om följande;

- Näringslivsutveckling

- Månadsavlönat kommunalråd

- Kfu saknas i budget & verksamhetsplan - Samverkan inom kommunkoncernen - Medborgarförslag/motioner

- Vägfrågan vid Tornedalshus

Roland Kemppainen (s) frågar om följande;

- BDX fiberanslutning till Jänkisjärvi - Invest in your healt

Kommunstyrelsens ordförande Tomas Mörtberg svarar på frågorna.

T f kommundirektör Anna Andersson informerar om förlängning av förordnandet som teknisk chef.

______