Fastighetskontoret måndag 9 maj 2011 kl Justerande... ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag.

(1)

Sammanträdesdatum 2011-05-04

Plats och tid Kommunhuset i Gislaved, kl 08.00 – 10.20

Beslutande Clas Ebbeson (M) ordförande

Marcus Ingelsbo (M) Lisbeth Åkestrand (M) Lars-Erik Nyström (C) Kenth Johansson (C) Agne Sahlin (S) Inga-Lill Svanberg (S) Lars Jäderström (S)

Tomas Johnsson (S) ersätter Stefan Balog (S)

Övriga deltagande Mikael Fröler, fastighetschef Ewy Olsson, sekreterare Yngve Englund, förvaltare §47

Utses att justera Inga-Lill Svanberg (S)

Justeringens

plats och tid Fastighetskontoret måndag 9 maj 2011 kl 13.00

Under-

skrifter Sekreterare ………. Paragrafer 41 - 55

Ewy Olsson

Ordförande ………

Clas Ebbeson (M)

Justerande ...

Inga-Lill Svanberg (S)

ANSLAG/BEVIS

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag.

Organ Fastighetsnämnden

Sammanträdesdatum 2011-05-04 Paragrafer 41 - 55

Datum för

anslags uppsättande 2011-05-10 Datum för

anslags nedtagande 2011-06-07

Förvaringsplats

för protokollet Fastighetskontoret, Gula Huset

Underskrift

……….

Ewy Olsson

Utdragsbestyrkande

(2)

Justerares underskrift Utdragsbestyrkande

Fa §41 Dnr: FA.2010.46 290

Mariagårdens förskola, konvertering till gas Omföring, antagande av anbud

Fa §41 2011-05-04 Ärendebeskrivning

I september 2010 beslöt fastighetsnämnden att anvisa 400 000 kr till ny gaspanna på Mariagårdens äldreboende i Smålandsstenar samt till en kulvert mellan äldreboendet och Mariagårdens förskola för att förse förskolan med värme.

Efter att ha undersökt frågan närmare konstaterar fastighetskontoret att det vore en bättre lösning att installera en separat gaspanna vid Mariagårdens förskola.

Man slipper då de kulvertförluster som annars skulle uppstå. Dessutom kan gaspannan förse förskolan med tappvarmvatten och man blir oberoende av Mariagårdens panna.

Fastighetskontoret föreslår att en separat gaspanna installeras på Mariagårdens förskola samt att befintligt ventilationsaggregat och ny styrutrustning kopplas upp mot befintligt överordnat styrsystem på Mariagården. Totalt beräknas kostnaden till 300 000 kr vaför fastighetskontoret föreslår att resterande 100 000 kr överförs till projektet för byte av gaspanna på Mariagårdens äldreboende.

Fastighetskontoret har begärt in anbud i enlighet med förslaget. Vid

anbudstidens utgång hade endast ett anbud inkommit. Pris för ny gaspanna vid Mariagårdens förskola är 146 000 kr vilket är inom fastighetskontorets kalkyl.

Beslutsunderlag

VVS-ingenjör Alexander Sjöbergs tjänsteskrivelse daterad 2011-04-12 Arbetsutskottets förslag 2011-04-20 §31

Fastighetsnämnden beslutar

att anta anbud nr 001 för installation av gaspanna vid Mariagårdens förskola samt

att 100 000 kr överförs från projektet för konvertering till gas på

Mariagårdens förskola till projektet för ny gaspanna på Mariagårdens äldreboende.

___________

Efter beslutet meddelas att anbud nr 001 är lämnat av AG Rörteknik AB, Gislaved

Expedieras till:

Ekonomienheten Socialnämnden

(3)

Fa §42 Dnr: FA.2011.34 291

Ängslyckans skola, konvertering till värmepump Medelsanvisning

Ängslyckans skola i Ås är en av de skolor i kommunen som har den högsta energiförbrukningen, ca 233 kWh/m² och år. Uppvärmningen sker nu med oljepanna vilket innebär höga kostnader och negativ miljöpåverkan.

Fastighetskontoret har undersökt olika alternativ till oljepannan och funnit att det mest fördelaktiga skulle vara att installera en bergvärmepump. Beräknad kostnad för bergvärmepump är ca 750 000 kr. Konverteringen skulle sänka den årliga kostnaden för uppvärmning från ca 286 000 kr till ca 91 000 kr. Det innebär en pay-offtid på ca fyra år.

Fastighetskontoret föreslår att ca 25% av kostnaden ses som en reinvestering.

Beslutsunderlag

att från projekt 56003 (till fastighetsnämndens förfogande) anvisa 550 000 kr och från projekt 56004 (reinvesteringar) anvisa 200 000 kr till installation av bergvärmepump på Ängslyckan i Ås.

Ekonomienheten

Barn- och utbildningsförvaltningen

(4)

Fa §43 Dnr: FA.2011.35 290

Ekbackens förskola, ombyggnad Medelsanvisning

Uppvärmningen av Ekbackens förskola i Burseryd sker nu med direktverkande el. Radiatorerna är gamla och en del av dem fungerar inte längre. Det finns också behov av att byta ut ett gammalt ventilationsaggregat som betjänar halva förskolan. Dessutom är isoleringen på vindsbjälklaget endast 10 cm tjockt.

Konstruktionen medger att man enkelt kan tilläggsisolera med ca 20 cm vilket skulle återbetala sig på ca tre år.

Fastighetskontoret föreslår följande åtgärder:

• Vattenburna radiatorer installeras och ansluts till intilliggande panncentral som nu betjänar Ekbackens äldreboende

• Befintligt ventilationsaggregat ersätts av ett nytt med effektiv återvinning

• Vindsbjälklaget tilläggsisoleras för att sänka energiförbrukningen

• Ny närvarostyrd belysning som är ca 40% energisnålare än befintlig installeras

Genom dessa åtgärder minskar den årliga energikostnaden för uppvärmning till ungefär 60% av nuvarande kostnad. Dessutom blir inomhusklimatet bättre.

Kostnaden beräknas till 1,2 mnkr varav 300 tkr bör ses som reinvestering.

Beslutsunderlag

att från projekt 56003 (till fastighetsnämndens förfogande) anvisa 900 tkr och från projekt 56004 (reinvesteringar) anvisa 300 tkr till ombyggnader på Ekbackens förskola i enlighet med fastighetskontorets förslag.

Ekonomienheten

(5)

Fa §44 Dnr: FA.2011.36 293

Mariagårdens äldreboende, byte av gaspanna Antagande av anbud, medelsanvisning

På Mariagårdens äldreboende i Smålandsstenar har det uppstått problem med för låg temperatur på tappvarmvattnet vilket bl. a. medför risk för legionella.

Problemen uppstår främst under mycket kalla dagar eller när stora tappningar av varmvatten görs. Troligen är gaspannan något underdimensionerad, ytterligare orsak kan vara att laddtanken för tappvarmvattnet är gammal och igensatt.

Fastighetskontoret föreslår att en ny kondenserande gaspanna installeras och att befintlig tappvattenutrustning byts ut. En ny gaspanna har högre verkningsgrad vilket gör att energikostnaden sjunker med 10 – 15%. Kostnaden beräknas till ca 430 000 kr. 100 000 kr föreslås i ett annat beslut föras över från ett liknande projekt vid Mariagårdens förskola varför 330 000 kr bör anvisas.

Anbud har infordrats av fastighetskontoret, endast ett anbud har inkommit. Pris 337 000 kr.

Beslutsunderlag

VVS-ingenjör Alexanders Sjöbergs tjänsteskrivelse daterad 2011-04-12 Arbetsutskottets förslag 2011-04-20 §34

att anta anbud nr 001 för byte av gaspanna på Mariagårdens äldreboende samt

att från projekt 56004 (reinvesteringar) anvisa 330 000 kr för byte av gaspanna på Mariagårdens äldreboende.

_______

Efter beslutet meddelas att anbudet är lämnat av AG Rörteknik AB, Gislaved

Ekonomienheten Socialnämnden

(6)

Fa §45 Dnr: FA.2011.37 294

Stationshuset i Smålandsstenar, konvertering till gas Antagande av anbud, medelsanvisning

Stationshuset i Smålandsstenar värms upp via en gammal oljepanna som nu börjat läcka. Pannan behöver därför bytas så snart som möjligt. Eftersom naturgasnätet ligger relativt nära föreslår fastighetskontoret att en gaspanna installeras och att stationshuset ansluts till gasnätet.Kostnaden beräknas till totalt ca 160 000 kr.

Fastighetskontoret har infordrat anbud på ny gaspanna. Endast ett anbud har inkommit, pris 70 000 kr.

Beslutsunderlag

att anta anbud nr 001 för byte till gaspanna på stationshuset i Smålandsstenar samt

att anvisa 160 000 kr från projekt 56004 (reinvesteringar).

______

Efter beslutet informeras om att anbudet är lämnat av AG Rörteknik, Gislaved

Ekonomienheten

(7)

Fa §46 Dnr: FA.2011.41 291

Musikskolan i Anderstorp, automatlås till Bellmansalen Medelsanvisning

Barn- och utbildningsförvaltningen har beställt installation av automatlås till Bellmansalen i musikskolan i Anderstorp.

Med automatisk öppning och låsning blir det möjligt för föräldrar och elever att lämna in instrument tidigt på morgonen innan skolans personal är där.

Kostnaden beräknas till 35 000 kr, hyreshöjningen 3 000 kr/år.

Beslutsunderlag

Beställning från barn- och utbildningsförvaltningen daterad 2011-03-24 Förvaltare Yngve Englunds tjänsteskrivelse daterad 2011-04-12

Arbetsutskottets förslag 2011-04-20 §37 Fastighetsnämnden beslutar

att från projekt 56003 (till fastighetsnämndens förfogande) anvisa 35 000 kr till automatlås i Bellmansalen.

Ekonomienheten

(8)

Fa §47 Dnr: FA.2011.8 052

Upphandlingsärende; antagande av anbud Tre målningsentreprenader

Arbetsutskottet beslöt vid sitt sammanträde 20 april att anbud för tre målningsentreprenader kunde antas av fastighetsnämnden vid dagens sammanträde utan att arbetsutskottet berett ärendet.

Anbuden har nu inkommit till fastighetskontoret och förvaltare Yngve Englund redogör för dem. Upphandlingen avser målning av tre skolor; Sörgårdsskolan i Gislaved, Åtteråsskolan i Smålandsstenar och Ekenskolan i Anderstorp. I förutsättningarna ingick att entreprenören kunde välja att lämna anbud på en eller flera skolor och att arbetet kan utföras antingen i år eller nästa år.

För målning av Sörgårdsskolan har tre anbud inkommit varav ett var orent.

Lägsta pris var anbud nr 006, kostnad 533 000 kr.

För målning av Åtteråsskolan har tre anbud lämnats. Lägsta pris var anbud nr 004, kostnad 479 000 kr.

För målning av Ekenskolan har två anbud lämnats. Lägsta pris var anbud nr 001, kostnad 254 000 kr.

Fastighetskontoret bedömer samtliga anbudsgivare som likvärdiga och föreslår att lägsta anbud antas för respektive uppdrag.

Yngve Englund informerar också om att om alla tre entreprenörerna väljer att utföra arbetet i år kan man behöva göra omfördelningar i årets underhållsbud- get. Detta kan i så fall göras vid arbetsutskottets sammanträde den 18 maj.

Beslutsunderlag Anbudssammanställning Fastighetsnämnden beslutar

att anta anbud nr 006 för målning av Sörgårdsskolan, anbud nr 004 för målning av Åtteråsskolan och anbud nr 001 för målning av Ekenskolan.

________

Efter beslutet meddelas att anbud nr 006 är lämnat av Måleriprojekt Sverige AB från Gislaved, anbud nr 004 är lämnat av Johanssons Måleriservice från

Hyltebruk och anbud nr 001 är lämnat av Måleripunkten i Gnosjö från Åsenhöga.

(9)

Fa §48 Dnr: FA.2011.31 289

Centraliserad fordonshantering Fa §48 2011-05-04 Ärendebeskrivning

Kommunstyrelsen beslutade 2010-06-08 kring riktlinjer och ramavtal för upphandling och hantering av leasingbilar. Beslutet innebär bl a att fordonshanteringen/ägandet av bilar successivt skall centraliseras till en funktion för fordonsansvariga och att fastighetskontoret får ansvaret för denna funktion.

Centraliseringen valdes för att kunna byta bilarna internt i större utsträckning och på så vis utnyttja fordonen mer kostnadseffektivt samt tillskapa en bättre överblick och ansvarsfunktion för fordonsparken. Detta gäller alla bilar utom de specialfordon som är anpassade för vissa verksamheter, t ex räddningstjänsten.

Förändringen innebär att fastighetskontoret kommer att leasa alla fordon av bil- leverantören/finansbolaget och sedan via ett kontrakt internleasa ut dem till verksamheterna. Under 2011 är de första bilarna aktuella för nyordningen.

Fastighetskontorets förslag till hantering innebär intern fullserviceleasing mellan verksamheterna och fastighetskontoret vilket medför att i princip ingår allt i leasingavgiften förutom löpande kostnader som drivmedel, förbruknings- material samt självrisk vid skador etc. Fullserviceleasing ger största

möjligheten till att öka rörligheten av fordonen och motverkar ekonomiska regleringar i samband med interna byten. Till alla avtal skall biläggas lista över extrautrustning och vad som ingår i fullserviceleasing samt kalkyl över

leasingkostnaden.

Fastighetsnämnden diskuterar förslaget. Agne Sahlin (S) föreslår att det i avtalet ska finnas möjlighet för verksamheterna att välja att fastighetskontoret sköter all service av fordonen.

Beslutsunderlag

Bitr områdeschef Pelle Gullbergs tjänsteskrivelse daterad 2011-04-11 Arbetsutskottets förslag 2011-04-20 §39

att med tillägg av Agne Sahlins (S) förslag godkänna fastighetskontorets förslag till hantering av internleasing av fordon.

Kommunstyrelsen

(10)

Fa §49 Dnr: FA.2011.38 282

Hyresärende Trygghetsbostäder Fa §49 2011-05-04 Ärendebeskrivning

Fastighetskontoret har tillsammans med Gislavedshus ca 120 lägenheter som tidigare betraktades som servicelägenheter. I dag beslutar socialnämnden om vem som ska tilldelas lägenheterna genom biståndsbedömning. Därmed tar de också på sig ansvaret för outhyrda lägenheter. Lägenheterna betraktas som särskilt boende, vårdlägenheter.

I kommunen finns en ambition att minska antalet vårdbostäder och istället skapa trygghetsbostäder. Servicelägenheterna är egentligen inga fullständiga

trygghetsbostäder men närheten till service och personal gör att de ändå kan betraktas som sådana. En förutsättning är också att de upplåts till personer som uppnått 70 år.

Socialnämnden kommer sannolikt att säga upp dispositionen av lägenheterna i Burseryd och Hestra samt blockhyran av Gislavedshus lägenheter, för att de ska betraktas som trygghetsbostäder. Men socialnämnden kan inte sätta villkoren för uthyrning av våra lägenheter. Det är upp till varje fastighetsägare att avgöra om man vill destinera vissa lägenheter till en särskild kategori kunder och bestämma under vilka förutsättningar som uthyrningen sker.

Fastighetskontoret föreslår att med tanke på behovet av lägenheter som motsvarar trygghetsboende och närheten till dagcentraler och andra vårdlägenheter bör man att fullfölja tankarna om trygghetsboende. För fastighetsnämnden innebär det att 22 lägenheter i Burseryd och tolv i Hestra reserveras för personer som fyllt 70 år eller har en funktionsnedsättning som motiverar ett trygghetsboende. Gislavedshus styrelse har fattat motsvarande beslut. Det medför att det bör skapas en särskild kö för intressenter till trygghetsbostäder. För att underlätta för sökande bör kön samordnas mellan fastighetskontoret och Gislavedshus.

Beslutsunderlag

Fastighetschef Mikael Frölers tjänsteskrivelse daterad 2011-04-14 Arbetsutskottets förslag 2011-04-20 §41

Gislavedshus styrelses protokoll 2011-04-19 §24 Fastighetsnämnden beslutar

att under förutsättning att socialnämnden säger upp dispositionen av lägenheterna i Burseryd och Hestra, reservera de 22 lägenheterna vid Ekbacken i Burseryd och de tolv lägenheterna vid Hestragården för personer som fyllt 70 år eller som har en funktionsnedsättning som motiverar ett hyresavtal i lägenheten samt

att fastighetskontoret upprättar en särskild kö till dessa lägenheter som samordnas med Gislavedshus kö.

Socialnämnden Gislavedshus

(11)

Fa §50 Dnr: FA.2011.40 370

Energistrategi för Gislaveds kommun 2011 - 2020 Yttrande

Gislaveds kommun har utarbetat förslag till energistrategi med åtgärdsplan 2011 – 2014, som fastighetsnämnden har möjlighet att yttra sig över. Fastighetschef Mikael Fröler redogör för fastighetskontorets förslag till yttrande:

Strategin omfattar användning, produktion och distribution av energi i kommunen som geografiskt område men även energifrågor internt inom den kommunala organisationen. Den inriktar sig på fem målområden; transporter, energieffektivisering, förnyelsebar energiproduktion, samhällsplanering och driftsäkerhet/energiförsörjning.

Förslaget till yttrande från fastighetsnämnden berör endast energieffektivisering i kommunens fastigheter, förnyelsebar energiproduktion samt transporter.

När det gäller fastighetsnämndens insatser avseende energieffektivisering ligger strategin helt i linje med nämndens ambitioner. Målsättningen är att minska energianvändningen med 15 % uttryckt i kWh/m² till 2020. Det ska ske genom att investera i energibesparande åtgärder, solfångare och lågenergihus vid nybyggnation. Till 2014 bör 5 % minskning ha uppnåtts.

Beträffande förnyelsebar energiproduktion är målsättningen att enbart förnyelsebar energi ska användas inom kommunal verksamhet. Det är en realistisk målsättning under förutsättning av att fjärrvärmenät baserat på biobränsle byggs ut i tätorterna samt att produktionen av el också utgörs av förnyelsebar energi, det vill säga vind- och vattenkraft eller från biobränslen.

Åtgärderna inom transport ligger också i linje med fastighetsnämndens ambitioner.

Sammanfattningsvis är fastighetsnämnden positiv till energistrategin och till åtgärdsplanen. Nämnden konstaterar dock att det kommer att krävas 4 – 5 mnkr årligen i investeringar för att klara målsättningen.

Beslutsunderlag

Energistrategi 2011 – 2020, version för samråd

Gemensam åtgärdsplan 2011 – 2014 för Gislaveds kommuns Klimat- och energistrategi

Fastighetschef Mikael Frölers förslag till yttrande Arbetsutskottets förslag 2011-04-20 §42

att anta fastighetskontorets förslag till yttrande som eget och överlämna det till kommunstyrelsen.

Kommunstyrelsen

(12)

Fa §51 Dnr: FA.2010.15 294

Bostadshus i Reftele, Ölmestad 24:1 Fa §51 2011-05-04 Ärendebeskrivning

Fastighetschef Mikael Fröler redogör för de kontakter som varit med företrädare för Länsförsäkringar angående ersättning efter det att bostadshuset vid muséet i Reftele brunnit ner.

Länsförsäkringar lämnade under gårdagen ett förslag till ersättning som nu ska granskas av kommunens försäkringsmäklare.

Beslutsunderlag

att lägga informationen till handlingarna.

(13)

Fa §52 Dnr: FA.2011.23 042

Ekonomisk rapport Helårsprognos 1 – 2011 Fa §52 2011-05-04 Ärendebeskrivning

Fastighetschef Mikael Fröler redogör för delårsbokslut per 2011-03-31 och för delårsprognos 1 – 2011.

Det periodiserade resultatet för årets tre första månader visar underskott med 1,3 mnkr vilket ungefär motsvarar budget för perioden. Prognosen för hela året är ca 800 tkr sämre än budget. Det finns dock osäkerheter framförallt avseende energikostnadernas utveckling. För närvarande ligger de något under budget och om den trenden fortsätter finns möjlighet att resultatet förbättras.

Underskottet i prognosen beror främst på ett antal rivningar som ska

genomföras under året och som inte var budgeterade. Dessutom har kostnaderna för försäkringsskador ökat, bl a ett läckage i simhallen i Anderstorp.

Skadegörelsen ligger på en fortsatt låg nivå vilket indikerar att trenden med lägre kostnader fortsätter.

Städverksamheten minskar omsättningen på grund av förlorade uppdrag vilket också ger sämre resultat. Fordonsservice ökar omsättningen på grund av hanteringen av leasingbilar.

Underskottet i prognosen beror alltså till största delen av engångskostnader varför nämnden inte räknar med några drastiska förändringar under året. Man kommer dock att noga följa utvecklingen av kostnaderna för underhåll och för energi.

Beträffande investeringar kommer sannolikt inte den nya gruppbostaden i Gislaved att påbörjas förrän hösten 2011 och ombyggnaden av kommunhusets värme och ventilation avvaktar beslut om ytterligare ombyggnad i fastigheten.

Däremot kommer projektet med ombyggnad av Hemgården till Demenscentrum att behöva ett tillskott om ca 2 mnkr liksom anslaget till nämndens förfogande på grund av investeringar i energibesparande åtgärder.

Mikael Fröler redovisar också kostnader för några av de pågående större investeringsprojekten.

Beslutsunderlag

Budgetuppföljning och helårsprognos 1 - 2011 Fastighetsnämnden beslutar

att överlämna budgetuppföljning och delårsprognos 1 till kommunstyrelsen.

Kommunstyrelsen

(14)

Fa §53 Dnr: FA.2011.1 009

Information från fastighetskontoret Fa §53 2011-05-04 Ärendebeskrivning

Fastighetschef Mikael Fröler informerar om aktuella frågor:

• Innan man kan påbörja arbetet med värme och ventilationssystemet i kommunhuset måste den framtida dispositionen vara klar.

Stadsarkitekten har skissat på några alternativ för att kunna inrymma upp till 200 arbetsplatser i huset. För att klara det utan tillbyggnad krävs kontorslandskap genomgående. Kommunstyrelsen har tillsatt en arbetsgrupp som fastighetschefen leder för att ta fram ett lokalprogram.

• Det finns en uppfattning att kommunen har mycket lokaler för sin verksamhet. För att få en bättre uppfattning om situationen ska en utomstående konsult utreda lokalbehovet på lång och kort sikt. Efter upphandling har pwc fått uppdraget som kommer att genomföras det närmaste halvåret.

• Det finns fortfarande problem vid vårdcentralen i Smålandsstenar. Några ur personalen kan inte vistas i lokalen. Partikelprover visar att det finns biologiskt material i några rum som inte påträffas i utomhusluften.

Ytterligare prover kommer att tas 2011-05-09.

• Fastighetskontoret söker en ny fastighetsingenjör

• Invigning av Demenscentrum Blomstervägen äger rum den 9 maj kl 16.30

att lägga informationen till handlingarna.

(15)

Fa §54 Dnr: FA.2010.53 006

Sammanträdesdagar 2011 Fa §54 2011-05-04 Ärendebeskrivning

Ordförande Clas Ebbeson (M) påminner om att fastighetsnämndens sista sammanträde före semestern är flyttat till den 30 juni (torsdag). Sammanträdet kommer att förläggas till Nordinskolan i Smålandsstenar och förhoppningsvis avslutas med kaffe och tårta på bryggan vid Lugnet i Broaryd.

Beslutsunderlag

Fastighetsnämnden beslutar att godkänna informationen.

(16)

Fa §55 Dnr: FA.2011.4 009

Övriga frågor Fa §55 2011-05-04 Ärendebeskrivning

Lars-Erik Nyström (C) informerar om att fastigheten Hestra 1:205 nu är till salu. Fastigheten är belägen i omedelbar anslutning till Hestragården och torde vara utmärkt som markreserv vid en eventuell framtida utbyggnad av

äldreboendet varför kommunen bör utnyttja sin förköpsrätt.

Agne Sahlin (S) instämmer.

Beslutsunderlag

att uppdra till fastighetskontoret att framföra informationen till kommunstyrelsekontoret.