Maria Helgeson
Skoladministratör och kommunikatör
Vallback rektorsområde, Gävle kommun
Så driver du skolans vision och
förenklar skoladministrationen
med effektiv kommunikation
Maria
• Började som vikarierande skolassistent 1993 blev kvar till 1999
• Skolkontoret, Receptionen
• Informationsassistent
• Informatör/redaktör
• Kommunikatör
• Skoladministratör
• Utbildar sig till projektledare inom event och turism
- Tanten på expeditionen, som bara
märktes när hon var borta?
Talar vi med
varandra, eller turas
vi bara om att prata?
Skolans kommunikationsarbete – så underlättar och tydliggör du kommunikationen både internt och
externt
• Bra kommunikation börjar alltid ”hemma”
• En fungerande internkommunikation motiverar, engagerar och underlättar för alla medarbetare i det dagliga arbetet.
• En väl fungerande internkommunikation är grunden för en effektiv extern kommunikation där medarbetarna blir positiva ambassadörer för enheten.
När intern information fungerar
• Alla får en känsla av delaktighet
• Skapar engagemang
• Underlättar samarbetet, där alla drar mot samma mål
• Bidrar till förståelse för varandras vardag
• Skapar motivation och stolthet
Om den interna informationen inte fungerar
• Otydlig organisation
• Brister i kvalitén
• Bristande förståelse
• Instabilitet och ev. konflikter
• Låg motivation = låg lojalitet
• Rykten
• En oönskad bild av enheten
Hur kan man som skoladministratör
påverka/förbättra den interna kommunikationen
”hemma”?
(Så kan du som skoladministratör ta mer plats som kommunikativ rådgivare och coach)• Sitta med i ledningsgruppen
• Skapa eller se till att det finns någon form av Nyhetsbrev/mail till personalen
• Årshjul
• Skapa plattform där alla rutiner finns
• Ta tillbaka varenda egengjord blankett!
• Tydliga rutiner – lika för alla!
• Dela med dig av DIN information Elevinformation till hela skolan Förinformera om större saker
Mer effektiv av möten? - Mer effektiva möten !
VISION
• Effektiva ”stormöten”
• En gemensam ”storinformation” om vad som händer i organisationen Den som är äger informationen informerar.
• Delas upp i mindre grupper där man diskuterar ”närmare” frågor
Alla nya informationskanaler…. Hur tar man ett
helhetsgrepp?
Sociala medier
• Kommunen och förvaltningens rutiner
• Syfte & mål ? Behövs allt? Vem ansvarar?
Vad händer om personen slutar? Vad vill besökarna ha?
Hemsida
• Se hemsidan som möjlighet till att få in information Flera publicister/webbgrupp, du ansvarar
Använd som info-kanal, uppfyller krav om tillgänglighet, kan oftast översättas
Presshantering – checklista och ”bra att tänka på” i mötet med media
Kan vi ”slippa”?
Vem äger frågan? Vem ska alla hänvisa till?
ALLTID vid mediakontakter
• Ta god tid på dig
• Tänk efter innan du svarar
• Håll dig inom ditt eget område
• Säg om du inte vet, kan eller får svara på frågan
• Håll dig till fakta
• Antag HELA tiden att allt är ”on the record”
• Var bestämd, rättvis och ärlig
Råd från Krisberedskapsmyndigheten
ALDRIG vid mediakontakter
• Ljuga, gissa eller ha egna teorier
• Bli upprörd eller förbannad
• Låta situationen eller reportern stressa dig
• Diskutera sekretess/hemligstämplad information
• Använda uttrycket ”ingen kommentar”
• Tala om sådant som är utanför ditt yrkesområde eller din privata reflektion!
Råd från Krisberedskapsmyndigheten
Hur levandegör du skolans värderingar och mål för att skapa ökat engagemang?
Värderingar är de uppfattningar vi har om vad som är önskvärt och icke önskvärt. De finns inom oss och syns i det vi gör.
Detta gäller alla organisationer, grupper och enskilda personer.
Få alla kollegor att förstå vinsten av information
Försök att skapa enkla rutiner
Ta mera plats!
