1(3) TJÄNSTESKRIVELSE
2021-12-02
Utbildningsnämnden Nykvarns kommun
Josefine Alan Ekonom
Telefon 08 555 010 38 josefine.alan@nykvarn.se
Tjänsteskrivelse - ekonomisk uppföljning av utbildningsverksamheten oktober 2021
Diarienummer: UN/2021:3, UN/2021:105
Förslag till beslut
Nämnden beslutar följande:
1. Utbildningsnämndens ekonomiska uppföljning per oktober 2021 godkänns.
2. Uppdra till förvaltningen att se över och aktualisera utbildningsnämndens åtgärdsprogram för ekonomi i balans
Sammanfattning
Prognosen för helåret visar på en negativ avvikelse på totalt 3,5 mnkr vilket motsvarar cirka 1 procent av nämndens budget. Av dessa härrör ca 2,5 miljoner från grundskolorna i egen regi och ca 1,5 miljoner till utbildningskontoret centralt.
Övriga verksamheter beräknas gå +/- 0 eller med ett överskott.
Den största avvikelsen återfinns inom köp av verksamhet från andra kommuner och utbildningsanordnare avseende platser i förskola, fritidshem, grundskola och gymnasium, totalt 3,3 mnkr. Viss osäkerhet avseende prognosen för
vuxenutbildning kvarstår.
Utbildningskontoret har betslutat om åtgärder för ekonomi i balans. Åtgärder genomförs kontinuerligt. Det finns behov av att se över och aktualiseras åtgärdsprogrammet för ekonomi i balans inför verksamhetsåret 2022.
Bedömning
Den samlande bedömningen är att nämnden har en prognosticerad negativ
avvikelse på 3,5 mnkr för helåret 2021.
TJÄNSTESKRIVELSE
2021-12-02 Utbildningsnämnden
2(3)
Utbildningsnämnden har betslutat om en åtgärdsplan för ekonomi i balans.
Åtgärder ska fortsatt genomföras. Det finns behov av att se över och aktualisera åtgärdsplanen för att säkerställa en ekonomi i balans.
Ekonomiska konsekvenser
Beslutet ger i sig inga ekonomiska konsekvenser.
Konsekvenser för barn och unga
Beslutet att godkänna den ekonomiska uppföljningen har i sig inga konsekvenser för barn och unga.
Ärendets beredning
Ärendet är berett av utbildningskontoret i samråd med ekonomikontoret.
Handlingar i ärendet
Tjänsteskrivelse – Ekonomisk uppföljning av utbildningsverksamheten oktober 2021 (uppdaterad), 2021-12-02
Beslutet skickas till Akten
Ekonomikontoret
Fredrik Nornvall T f utbildningschef
Josefine Alan Ekonom
NYKVARNS KOMMUN
Besöksadress: Centrumvägen 24 A Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon: 08-555 010 00
TJÄNSTESKRIVELSE
2021-12-02 Utbildningsnämnden
2(2) Fax: 08-555 014 99
www.nykvarn.se
Ekonomisk uppföljning oktober 2021
Utbildningsnämnden
Utbildningsnämnd, Ekonomisk uppföljning Okt 2021 2(10)
Ekonomi sk uppföljni ng
Bakgrund
Utbildningsnämnden har sedan 2019 arbetat med olika åtgärdsplaner för att nå budget i balans. År 2018 gick nämnden med ett underskott på 9,2 mnkr efter att i flera år haft ett positivt resultat. Det befarade underskottet i budgetarbetet inför 2019 var 29,9 mnkr vilket utgjorde 10 % av den totala tilldelade ramen. Utfallet 2019 slutade istället på ett underskott på 23,5 tkr trots ett omfattande
åtgärdsprogram.
Under 2020 gavs utbildningskontoret åter igen i uppdrag att ta fram
åtgärdsplaner och verkställa dem för att få budget i balans. Effektiviseringarna gjordes på verksamheter i egen regi och planen var att sammanlagt minska ca 20 tjänster i grundskolan och ca 6 tjänster på förskolan. Dessa åtgärder förväntades leda till budget i balans i verksamheterna förutsätt att de genomfördes under året. Underskottet beräknades då till totalt minus 6,2 miljoner. År 2020 slutade med ett underskott på 12,9 tkr där hela underskottet kunde härledas centralt och främst till kostnader för köp av verksamhet (elever som går i andra skolor än i Nykvarns kommun). De egna verksamheterna gick istället med ett överskott på ca 1 miljon kr.
I budget 2021 har ersättning till de egna verksamheterna minskats för att ge möjlighet att göra en rimlig budgetering för köp av verksamhet. Detta innebär att ytterligare åtgärder vidtas på samtliga förskolor och grundskolor i kommunen liksom det görs effektiviseringar inom det centrala utbildningskontoret.
Den prognos som presenterades i samband med budgetuppföljningen i mars 2021 visade på ett negativt resultat på ca 5 miljoner kronor. Ytterligare en åtgärdsplan, med åtgärder både på enheterna och centralt, togs fram och beslutades av nämnden i juni 2021. Dessa åtgärder skulle medföra ett utfall i balans med budget för hela utbildningsnämnden, även om det fortfarande beräknades bli avvikelser på de olika enheterna.
Prognosen efter oktober visar att det fortfarande finns underskott på totalt ca 3,5 miljoner, dvs ca 1% av budgetramen trots åtgärdsplanen. tydligast
utmaningar finns fortsättningsvis inom grundskolorna som totalt sett befaras gå med ett underskott på ca 2,5 miljoner samt centralt på utbildningskontoret i form av köp av verksamhet som har ett befarat underskott på ca 3,3 miljoner. Övriga enheter går +/- 0 eller med litet överskott. Prognosen inkluderar en korrigering av internhyran för Furuborgskolan som innebär minskade kostnader på 2
Utbildningsnämnd, Ekonomisk uppföljning Okt 2021 3(10)
Ekonomi sk uppföljni ng
miljoner. Kvalitetssäkring samt analys av prognosen pågår liksom genomgång av åtgärdsplanen.
Utbildningsnämnd, Ekonomisk uppföljning Okt 2021 4(10)
Ekonomi sk uppföljni ng
Sammanställning per budgetansvar
Ack_utfall Årsprognos Årsbudget Differens
39 Måltidsenheten
Intäkter 19 696 23 556 22 810 746
Kostnader -18 901 -23 229 -22 810 -419
Netto 796 327 0 327
40 Utbildningsnämnden
Kostnader -410 -504 -530 26
Netto -410 -504 -530 26
41 Utbildningskontoret
Intäkter 21 517 27 800 27 310 490
Kostnader -291 176 -348 721 -346 776 -1 946
Netto -269 659 -320 921 -319 465 -1 456
43 Nykvarns förskolor
Intäkter 53 800 64 304 63 303 1 001
Kostnader -56 762 -67 586 -66 590 -997
Netto -2 962 -3 283 -3 287 4
46 Furuborg rektorsområde
Intäkter 16 513 20 248 20 235 13
Kostnader -15 292 -18 863 -20 235 1 372
Netto 1 221 1 385 0 1 385
47 Björkesta rektorsområde
Intäkter 28 780 34 284 33 533 752
Kostnader -28 358 -33 817 -33 533 -284
Netto 422 468 0 468
48 Turinge rektorsområde
Intäkter 25 031 29 762 28 926 836
Kostnader -28 039 -33 081 -28 926 -4 155
Netto -3 008 -3 319 0 -3 319
49 Lillhaga rektorsområde
Intäkter 31 965 38 278 37 882 396
Kostnader -33 771 -39 260 -37 882 -1 379
Netto -1 807 -982 0 -982
Totalt underskott 3 546 tkr
Utbildningsnämnd, Ekonomisk uppföljning Okt 2021 5(10)
Ekonomi sk uppföljni ng
Utbildningsnämnd, Ekonomisk uppföljning Okt 2021 6(10)
Ekonomi sk uppföljni ng
Underskottet beräknas till totalt ca 3,5 miljoner. Av dessa härrör ca 2,5 miljoner från grundskolorna i egen regi och ca 1,5 miljoner till utbildningskontoret
centralt. Resterande enheter beräknas gå +/- 0 eller med ett överskott.
Även mellan de olika grundskolorna finns det stora skillnader i prognostiserat resultat vilket till stor del beror på respektive enhets förmåga att anpassa sig till minskade intäkter. De skolor som de senaste åren har haft ett ökat antal elever har lättare att anpassa sig till en minskad peng per elev än de skolor som i kombination med en minskad peng per elev även får ett minskat antal elever.
Åtgärder för ekonomi i balans har antagits av utbildningsnämnden för verksamheten inom nämndens ansvarsområde, däribland egen regi- verksamheten.
Detaljerad uppställning på helhetsnivå
Ack_utfall Årsprognos Årsbudget Prognosavv.
Intäkter
Taxor och Avgifter 10 398 12 565 13 000 -435
Bidrag 17 733 22 037 17 138 4 899
Försäljning av verksamhet 986 1 569 965 604
Verksamhetsspecifika Intäkter 148 995 179 068 180 294 -1 226
Övrigt 19 190 22 994 22 601 392
Summa intäkter 197 301 238 233 233 999 4 234
Kostnader
Personal -173 369 -207 131 -203 249 -3 881
Bidrag -64 -88 0 -88
Köp av verksamhet -62 881 -76 715 -73 116 -3 599
Kapitalkostnader -1 401 -1 644 -1 435 -209
Verksamhetsspecifika
Kostnader -150 049 -180 314 -181 135 822
Lokalhyra -41 912 -48 293 -50 283 1 990
Övrigt -43 033 -50 877 -48 062 -2 815
Summa kostnader -472 710 -565 061 -557 281 -7 780
Netto -275 409 -326 828 -323 282 -3 546
Intäkterna ligger kvar på samma nivå som i prognosen från föregående månad.
Det är främst bidrag som avviker. Den enskilt största förklaringen är ersättning för kostnader vid sjukfrånvaro, men även posten försäljning av verksamhet som beräknas bli något högre än budgeterat. Verksamhetsspecifika intäkter är lägre
Utbildningsnämnd, Ekonomisk uppföljning Okt 2021 7(10)
Ekonomi sk uppföljni ng
än budgeterat vilket visar att de egna verksamheterna räknat med att ha fler barn och elever än vad det faktiska utfallet blivit. Att köp av verksamhet ökat just inom förskola och grundskola innebär att dessa intäkter istället betalats ut till fristående verksamheter eller andra kommuner, eftersom eleven valt en skola utanför kommunen.
På kostnadssidan har prognosen för personalkostnaderna minskat jämfört med föregående månad vilket bland annat beror på att ett fel skett vid avsättning till ferielön i lönesystemet. Detta är rättat i samband med lönekörning för november och rättningen är medräknad i prognosen.
Som nämndes ovan planeras internhyran för Furuborgskolan att minskas även för 2021. Detta görs då avskrivningstiden varit för lågt beräknad. Förändringen beräknas innebära en minskad kostnad på 2 miljoner.
Övriga kostnader: Nedan återfinns en specifikation av de kontogrupper som ingår under övriga kostnader med utfall under januari-oktober 2021:
Köp av verksamhet
Prognosen för köp av verksamhet visar en negativ avvikelse på 3,3 mnkr (ca 4 procent.)
Utbildningsnämnd, Ekonomisk uppföljning Okt 2021 8(10)
Ekonomi sk uppföljni ng
För 2021 är den totala budgeten 73,1 miljoner medan prognosen är 76,4 miljoner.
Störst avvikelse mot budget syns på verksamheterna förskoleklass, grundskola och fritidshem samt gymnasium. Även förskola visar en relativt stor negativ avvikelse jämfört med budget.
Både budget och prognos för köp av verksamhet är svårt att göra exakt då det aldrig går att förutse behovet fullt ut inför främst höstterminen. Störst
svårigheter finns när det gäller att budgetera och prognostisera för köp av vuxenutbildning, vilken fortsatt innehåller ett mått av osäkerhet.
Vid inflyttning av barnfamiljer till kommunen är det vanligt att antingen föräldrarna eller barnen själva väljer att behålla placeringar på förskola eller grundskola i den förra hemkommunen om den ligger tillräckligt nära Nykvarn, speciellt om det är sista året innan det är dags att byta skolform. Vid
volymkompensation för en sådan ökning ger detta dock ingen påverkan på ekonomin som helhet för nämnden då dessa barn och elever skulle ha gått i våra egna verksamheter och vi betalar samma skolpeng till de utbildningsanordnare som vi köper verksamheten ifrån. Om kostnaderna för köp av verksamhet ökar bör det därmed balanseras med att de interna intäkterna minskar motsvarande jämfört med budget. Det är enbart när det blir större inflyttning än vad som beräknats i budgeten som det ger någon större total ekonomisk effekt.
Prognosen för köp av verksamhet håller fortfarande på att kvalitetsgranskas samtidigt som en djupgående analys av vad avvikelserna beror på är under genomförande.
Ekonomisk analys för perioden
Utbildningsverksamheten har en prognos för 2021 som totalt visar på ett negativt utfall jämfört med budget. Avvikelsen är mindre än 1 procent vilket motsvarar 3,5 mnkr.
Det finns dock stora skillnader mellan de olika enheterna. I den egna regin är det är främst grundskolorna som har svårt att nå de budgeterade resultaten vilket till viss del vägts upp med att övriga enheter har kunnat göra mer.
Inom utbildningskontoret är det främst köp av verksamhet från andra anordnare som befaras ge högre kostnader än budgeterat.
Samtliga enheter arbetar kontinuerligt med att genomföra redan beslutade
Utbildningsnämnd, Ekonomisk uppföljning Okt 2021 9(10)
Ekonomi sk uppföljni ng
åtgärder samt att försöka hitta ytterligare möjligheter till effektiviseringar eller ökade intäkter enligt den beslutade åtgärdsplanen.
Det prognostiserade underskottet kommer att analyseras djupare under december.
Aktiviteter under 2021
Aktiviteter Slutdatum Status Analys
Regelbunden uppföljning av varje enhet
2021-12-31
Pågående Uppföljningar görs varje månad med respektive ansvarig chef samt med ekonom. Alla enheter har ett krav på budget i balans.
Uppföljning av
resursfördelningsmodulen i Stratsys för en effektiv tjänstefördelning i skolan.
2021-12-31
Pågående Resursfördelningsmodulen används av alla skolor vid planering av
verksamhetens resurssättning.
Modulen bidrar till en mer korrekt fördelning mellan de olika
verksamheterna och behoven inom enheterna. Uppföljningar per verksamhet kan därmed bli mer tillförlitliga. Modulen upplevs som ett bra stöd när det gäller planering och tjänstetillsättning vilket bidrar till mer effektiva organisationer.
Se över resursfördelningen i särskolan.
2021-06-30 Klar Ny resursfördelningsmodell är beslutad i utbildningsnämnden.
Se över möjligheten att ytterligare samordna systemen i kommunen så att det bara finns ett gemensamt system för kommuninnevånarregister KIR, som samarbetar med
skatteverkets system Navet och där kommunens olika verksamheter kan hämta grunddata.
2021-12-31
Pågående Flera kontor är involverade i arbetet som nyligen är påbörjat. Socialchefen har gjort en kartläggning som har presenterats för KLG.
Utredning gällande skolbiblioteken för en mer kostnadseffektiv samverkan med kultur- och fritidskontoret.
2021-12-31
Pågående Utredningen har varit försenad pga pandemin men har påbörjats igen.
Utredningen väntas vara klar i slutet av året och genomförs av
kommunledningskontorets utredare.
Fortsatt arbete för att få tillförlitlig budget och prognos för de olika delarna inom köp av verksamhet.
2021-12-31
Pågående En detaljerad kartläggning av alla kostnader inom köp av verksamhet pågår och följs upp varje månad.
Uppföljningar görs varje månad och prognoserna för köp av verksamhet har förbättrats
Utbildningsnämnd, Ekonomisk uppföljning Okt 2021 10(10)
Ekonomi sk uppföljni ng
Aktiviteter Slutdatum Status Analys
Översyn av faktureringsrutiner
gällande vuxenutbildningen för bättre kontroll på kostnader och intäkter (statsbidrag).
2021-12-31
Pågående Arbetet pågår i ett nära samarbete med Södertälje kommun som hanterar alla vuxenutbildningar till Nykvarn. En presentation görs på
utbildningsnämnden i september.
Löpande genomsyn av de avtal om
köp av verksamhet som vi kan påverka. Kan vi erbjuda liknade verksamhet i egen regi?
2021-12-31
Pågående En genomlysning av avtal är gjord och hantering av köp av fristående verksamhet är förändrad.
Utbildningskontoret kommer från hösten 2021 inte att skriva fler individuella avtal med enskilda huyvudmän utan avser att följa skollagens skrivningar vid köp av särskilda platser för enskilda elever.
Fristående huvudmän har fått information om förändringen och utbildningskontoret har planerat för den nya hanteringen.
Ansökan och rekvirering av alla
aktuella och relevanta statsbidrag 2021-12-31
Pågående Bevakas och görs regelbundet.
Utbildningsnämnden har fått en presentation av alla aktuella statsbidrag.
Systematisk intäktskontroll av
vårdnadshavare för att säkerställa att vi får in rätt avgifter för förskola och fritidshem
2021-12-31
Pågående Rutiner för vem som gör vad inom kontoret är upprättade. En utbildning i
"Extens" (system) har genomförts under våren för utvalda medarbetare.
Samarbete med SKR för åtgärder för
friskare arbetsplatser, ”Sunt arbetsliv”
och minskade
sjukskrivningskostnader
2021-12-31
Vänteläge Arbetet vilar pga pandemin och återupptas under 2022.
