Landstingsstyrelsens förvaltning. Outsourcing av vissa ekonomifunktioner inom centrala delar av Stockholms läns landsting, SLL.

Outsourcing av vissa ekonomifunktioner inom

centrala delar av Stockholms läns landsting, SLL.

Bakgrund

2005 sammanförs redovisningsenheterna för två centrala förvaltningar inom Stockholms läns landsting, SLL.

2005: SLL inför ett elektroniskt system för skanning av leverantörsfakturor.

2006: Stockholms läns landsting får en borgerlig majoritet.

2008: Politiskt uppdrag att effektivisera administrationen. I uppdraget ingår att utreda om en outsourcing av hela eller delar av

ekonomiavdelningen skapar positiva ekonomiska effekter.

Kartläggning av LSF:s ekonomiavdelning

Kartläggning av om en outsourcing av Landstingstyrelsens

förvaltnings, LSF:s ekonomiavdelning skapar positiva ekonomiska konsekvenser

Arbetssteg

1. Nulägesbeskrivning 2. Effektivitetsmätning 3. Slutsatser

1. Nulägesbeskrivning i två delar

a) Handläggningsvolymer

b) Sammanställning av resursåtgång

1a) Nulägesbeskrivning

–

rliga handläggningsvolymer

100.000 leverantörsfakturor

22.000 kundfakturor

16.000 bokföringsordrar

1c) Nulägesbeskrivning

–

.

Arbetstid per process/arbetsområde

0,0 2,0 4,0 6,0 8,0 10,0 12,0 14,0 16,0

Process/arbetsområde

ÅA (årsarbetskrafter) LSF

HSN Övrigt

LSF 3,4 0,4 0,1 1,6 1,0 1,3 3,2 0,1 1,2 1,4

HSN 12,5 0,8 0,1 5,1 2,0 3,5 1,0 3,1 1,8 1,1

Övrigt 0,0 0,2 0,0 0,6 0,1 0,3 0,5 0,4 0,9 1,1

1. Lev. faktura 2. Utanord. 3. Anlägg. 4. Kund-

faktura. 5. Huvudbok 6. Bokslut 7. Eko.

styrning

8. System förvaltning

9. Ledning &

utveckling

10. Annat arbete 1,4

15,9

0,1

3,1 7,2

5,1 4,6

3,5 3,9 3,7

Arbetstid per process/arbetsområde

0,0 2,0 4,0 6,0 8,0 10,0 12,0 14,0 16,0

Process/arbetsområde

ÅA (årsarbetskrafter) LSF

HSN Övrigt

LSF 3,4 0,4 0,1 1,6 1,0 1,3 3,2 0,1 1,2 1,4

HSN 12,5 0,8 0,1 5,1 2,0 3,5 1,0 3,1 1,8 1,1

Övrigt 0,0 0,2 0,0 0,6 0,1 0,3 0,5 0,4 0,9 1,1

1. Lev. faktura 2. Utanord. 3. Anlägg. 4. Kund-

faktura. 5. Huvudbok 6. Bokslut 7. Eko.

styrning

8. System förvaltning

9. Ledning &

utveckling

10. Annat arbete 1,4

15,9

0,1

3,1 7,2

5,1 4,6

3,5 3,9 3,7

2) Effektivitetsmätning

Hur effektiva är vi i förhållande till andra

Direkta kostnader för leverantörsfakturahantering bedöms till ca 46 kronor per faktura. Indikativa uppgifter från tjänsteleverantörer ger betydligt lägre kostnader, 20-25 kronor/faktura.

Direkta kostnader för kundfakturahantering bedöms till ca 53 kronor per faktura. Indikativa uppgifter från tjänsteleverantörer ger betydligt lägre kostnader.

3) Slutsatser

Verksamhets- specifik process

Låg effektiviserings- potential

Hög effektiviserings- potential

Ej verksamhets- specifik process

Intern utveckling Förvalta

Outsourcing Förvalta/outsourcing

Viktoria Thord

Förkontroll i FUMS

Leverantörs- fakturahantering i Contempus Kundfaktura- hantering Ekonomistyrning

och controlling

Huvudbok och bokslut

3) Slutsatser

Följande processer behålls internt

Huvudbok och bokslut

Ekonomistyrning och controlling

Leverantörsfakturor som hanteras i små specialbyggda system

Leverantörsfakturor som gå via scanningsystem.

Kundfakturahantering

Motiv till att outsourca kund - och leverantörsfakturahantering

Resurskrävande hantering

Hanteringen är inte verksamhetsspecifik

Hanteringen kan utan större problem avskiljas från övrig ekonomihantering och controlling

Systemet som används är av standardtyp

Delar av hanteringen, inskanning av fakturor, är redan idag outsourcad

Utifrån jämförelser med andra organisationer bedöms stor effektiviseringspotential föreligga

Leverantörs- och kundfakturahantering är en på marknaden vanligt förekommande tjänst

Genomförande

Viktiga frågeställningar inför upphandling av kund – och leverantörsfakturahanteringen

Verksamhetsövergång?

Tydliga gränssnitt?

Ska leverantören få använda egna system eller befintliga SLL system?

Servicenivåer?

Genomförande

Viktiga frågeställningar inför upphandling av kund – och leverantörsfakturahanteringen

Hur uppmuntra framtida leverantör att arbeta med förbättringar?

Hur beskriva tjänsten?

Förbättra innan outsourcingen eller inte?

Beställningsfunktion hos SLL

Genomförande

Tydlig, klar och kontinuerlig kommunikation med medarbetarna.

Prioritera uppdraget och stötta snabbt vid behov.

Upphandling enligt LOU detaljerad beskrivning av tjänsten verksamhetsövergång servicenivåer i anbudsunderlaget

Från och med första november 2008 tog Aditro över kund – och leverantörsfakturahanteringen

Resultat

Priset per behandlad kund- eller leverantörsfaktura något lägre men framförallt synliggjord

Personal inom berörda förvaltningar är nöjda och har knappt märkt av outsourcingen av kund - och leverantörsfakturahanteringen

Tydliggjort att fakturahantering är en servicefunktion

Servicenivåer mäts löpande