Kvalitetsberättelse för vårdgivare

Kvalitetsberättelse för vårdgivare –

Vård och omsorgsförvaltningen

År 2019

Upprättad av Kvalitets- och verksamhetsutvecklare samt

Utvecklingssamordnare 2020-03-15

Innehåll

1. Inledning... 3

1.1 Syfte ... 3

1.2 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete SOSFS 2011:9 ... 3

1.3 Organisatoriskt ansvar för kvalitetssäkringsarbetet ... 3

1.4 Mål och strategier inför 2019 (hämtat från kvalitetsberättelse 2018) ... 3

2. Kvalitetsdokument ... 4

3. Intern kontroll ... 5

3.1 Resultat intern kontroll 2019 ... 5

3.2 Intern kontrollplan 2020 ... 6

4. Egenkontroll ... 6

5. Nationella undersökningar ... 7

5.1 KKiK, Kommunens kvalitet i korthet ... 7

5.2 ”Vad tycker det äldre om äldreomsorgen” ... 10

6. Avvikelsehantering... 13

6.1 Avvikelser ... 14

6.2 Klagomål och synpunkter ... 16

7. Riskanalys ... 17

8. Övrigt kvalitetsarbete under 2019 ... 18

8.1 Ledningsstruktur ... 18

8.2 Basal hygien ... 18

8.3 Kost ... 18

8.4 Teknik ... 18

8.5 Ombudsgrupper ... 19

8.6 Verksamhetsuppföljning ... 19

8.7 Övergripande risk- och sårbarhetsanalys ... 19

8.8 Projekt Medicinskt ansvarig för rehabilitering (MAR) ... 19

8.9 Processkartläggning 2c8 ... 20

9. Mål och strategier för kommande år ... 20

1. Inledning

1.1 Syfte

Socialstyrelsen rekommenderar alla vård- och omsorgsgivare att skriva en årlig berättelse av vilken det framgår hur arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet har bedrivits under föregående kalenderår.

Syftet med vård- och omsorgsförvaltningens kvalitetsberättelse är att utgöra en dokumentation av arbetet med att systematiskt och kontinuerligt utveckla och säkra verksamhetens kvalitet.

1.2 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete SOSFS 2011:9

Enligt SOSFS 2011:9 ”Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete” ska vårdgivaren som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ansvara för att det finns ett ledningssystem för verksamheten. Ledningssystemet ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet.

Med stöd av ledningssystemet ska verksamheten planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. Ledningssystemets grundläggande uppbyggnad ska bygga på processer och rutiner samt samverkan.

1.3 Organisatoriskt ansvar för kvalitetssäkringsarbetet Vård- och omsorgsnämnden som vårdgivare för omsorgen är ansvarig för

kvalitetssäkringsarbetet. Vård- och omsorgsnämnden fastställer mål och processer för det systematiska kvalitetssäkringsarbetet samt har kontinuerlig uppföljning och utvärderar mål.

Förvaltningschefen ansvarar för att

 alla medarbetare engageras och har rätt kompetens för att bedriva en god kvalitet i omsorgen

 operativa mätbara verksamhetsmål formuleras och för att målen ska uppnås

 resultatet analyseras och delges verksamhetens medarbetare samt att åtgärder påbörjas 1.4 Mål och strategier inför 2019 (hämtat från kvalitetsberättelse 2018)

 Ombudsgrupper –

Arbetet med ombudsgrupper pågår och under hösten 2019 har ansvariga enhetschefer för respektive ombudsgrupp haft uppföljningsmöten med verksamhetscheferna med syfte att säkerställa gruppernas arbete.

 Verksamhetsuppföljning –

Verksamhetsuppföljning pågår enligt beslutad riktlinje. År 2019 har fokusområdet varit hemtjänsten. Verksamhetsbesök och avtalsuppföljning skedde under våren 2019 och uppföljning på individnivå genomfördes november 2019 genom en enkät till vårdtagare och personal. Resultatet av verksamhetsuppföljningen kommer redovisas enligt antagen riktlinje.

 Processkartläggning -

Genomgång av befintliga processer samt komplettering med nya där behov finns.

Personal på vård- och omsorgsförvaltningen har under hösten gått en utbildning i verktyget 2c8 för att processerna ska kunna digitaliseras i det system kommunen använder för processkartläggning.

 Systematiskt kvalitetsledningssystem –

Under 2019 har ett nytt dokument, ”Ledning och styrning i vård- och

omsorgsförvaltningen”, arbetats fram i förvaltningen. Dokumentet presenterades i äldrenämnden 2019-12-18 och på förvaltningens chefsträff 2020-01-16.

I dokumentet beskrivs Vård- och omsorgsförvaltningens ledning och styrning inklusive ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9). Syftet med dokumentet är att tydliggöra ansvar och roller samt säkerställa verksamhetens kvalitetsarbete och ska användas i syfte att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalité. Dokumentet ska användas som en övergripande

beskrivning över styrningen och ledningen i vård- och omsorgsförvaltningen i

Ronneby Kommun. Dokumentet är tänkt som en beskrivning av ansvarsfördelningen, inte någon beskrivning av specifika arbetsuppgifter. Det finns även

kommunövergripande styrdokument (exempelvis processer, policys, riktlinjer och rutiner) som förvaltningen ska arbeta efter.

 Teknik –

o Vidare implementeringar och uppföljningar av de satsningar som gjordes 2018 inom ramen för stimulansmedel ”Välfärdsteknik” är genomförda.

o Fortsatt implementering av boendemodul i verksamhetssystemet.

Boendemodulen är driftsatt och implementerad.

o Fortsatt implementering av planeringssystem i verksamhetssystemet.

o Driftsättning LifeCare Mobil Omsorg. ”LMO” är driftsatt och implementerad i hemtjänsten.

o Driftsättning ”LifeCare handläggare”. Modulen är driftsatt och implementerad och alla biståndshandläggare har fått utbildning och arbetar i modulen.

o Fortsatt arbete med upphandling larm till vård- och omsorgsboende.

Upphandling av larm till vård- och omsorgsboende gjordes våren 2019.

o Driftsättning LifeCare avvikelsemodul/system. Avvikelsemodulen är driftsatt och implementerat i verksamheten.

 Avvikelsehantering –

Ny rutin och ny modul i verksamhetssystemet togs i drift under våren 2019.

Implementering av rutin och arbetssätt gällande avvikelsehantering har pågått under 2019 och kommer fortgå under 2020.

 Boendeprocessen –

arbete med boendeprocessen har pågått under 2019 och kommer fortgå under 2020.

2. Kvalitetsdokument

Alla kvalitetsdokument, såsom rutiner, riktlinjer, policys, broschyrer och blanketter är publicerade på intranätet som samtlig personal har tillgång till. Framtagande av nya

kvalitetsdokument samt revidering av befintliga kvalitetsdokument sker vid ny lagstiftning eller andra väsentliga förändringar. Kvalitets- och verksamhetsutvecklaren och/eller utvecklingssamordnaren samt MAS (medicinskt ansvarig sjuksköterska) samarbetar med berörda professioner i upprättandet av nya kvalitetsdokument alt. reviderar befintliga.

Det omfattande arbete med genomgång av förvaltningens rutiner, riktlinjer, blanketter och policys som påbörjades 2018 har fortgått under 2019. 2020-01-01 bytte förvaltningen och nämnden namn till Vård- och omsorgsnämnden samt Vård- och omsorgsförvaltningen. Detta innebär ett administrativt arbete då kvalitetsdokumenten behöver revideras så att rätt

förvaltningsnamn finns angivet i styrdokumenten.

3. Intern kontroll

Intern kontroll innebär att säkra att det som ska göras blir gjort, på det sätt som det är tänkt.

Intern kontroll är det samlade begreppet för den organisering och de system, processer och rutiner som bidrar till detta. Enligt Ronneby kommuns reglemente för intern kontroll ska äldrenämnden varje år anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen och genomförd riskbedömning skall beaktas i upprättandet av planen.

3.1 Resultat intern kontroll 2019

 Basal Hygien enligt föreskrift SOSF 2015:10

Under året har självskattning på avsedd blankett gjorts ute på enheterna. Detta genomförs två gånger per år. Mätningen visar att följsamheten är bristfällig. Även PPM-BHK (punktprevalensmätning) har gjorts. Denna mätning görs nationellt.

Mätningen genomförs i forma av observationer vecka 12-13 av hygienombud på enheten. Mätningen visar att följsamheten är bristfällig. Under 2019 har vårdhygien varit och föreläst inom vård- och omsorgsförvaltningen. Hygienombud gör

hygienronder i verksamheten. Trots avvikelser följer personal överlag föreskriften om Basal hygien bra. Åtgärdsförslag är att enhetschef gör uppföljning på de protokoll som blir av de genomförda hygienronderna. Avvikelsen bedöms som väsentlig och kommer att vara med som kontrollpunkt även för 2020.

 Biståndsbeslut/utfall hemtjänst

Under året har stickkontroller gjorts via verksamhetssystemet för att kontrollera om insatser blivit utförda. 20 stickkontroller har genomförts. Stickkontrollerna visar på att insatser som är beviljade har blivit utförda. Bedömning görs att ingen väsentlig

avvikelse finns.

 Team-träffar

Under året har team-träffar granskats genom att fysiskt närvara men även via

genomgång av protokoll. Det som kontrolleras är att alla professioner är närvarande, att det som tas upp har relevans för mötet samt genomförandet av mötet. Gällande närvaro kan konstateras att det finns brister. Det som tagits upp på team-mötet har haft relevans. Vid få möten har avvikelser hanterats. Som åtgärdsförslag finns att enhetschefer tillsammans med sin arbetsgrupp behöver prata om vikten av att alla

professioner är närvarande på team-träffar för att det ska bli en helhetssyn kring vårdtagaren. Ny ärendelista för team-träffarna är framtagen.

 Biståndshandläggning

20 stycken biståndsbeslut har under året granskats för att se om uppföljning på beviljade insatser har skett. Detta har skett genom stickkontroller i

verksamhetssystemet. Kontroll visar att det finns brister. Åtgärdsförslag är att enhetschef för myndighetskontoret bör tillsammans med biståndshandläggarna göra upp en plan för hur enheten ska kunna göra uppföljning på biståndsbeslut inom satt tidsram.

 Sekretess

Under året har 21 kontor granskats varav 7 bedöms vara okej. Granskade kontor i verksamheten är enhetschefers, personalrum/kontor i hemtjänsten och på vård- och omsorgsboende, biståndshandläggares samt hälso- och sjukvården. Åtgärdsförslag är inköp av mindre arkivskåp som är låsbara på varje kontor för att låsa in de dokument som arbetas med för tillfället samt minska på fysiska akter och ha mer digitalt. Vara noga med att låsa datorn när man inte använder den.

 Övrig internkontroll

Under året har internkontroll även utförts inom områdena Senior Alert, delegering och läkemedelshantering i hemtjänsten och begränsningsåtgärder. Dessa redovisas i Patientsäkerhetsberättelsen.

3.2 Intern kontrollplan 2020

Enligt tillämpningsanvisningarna för intern kontroll ska Kommunstyrelsen under september månad fastställa riskområden som särskilt bör beaktas i kommunens arbete med

internkontrollplaner. Nämnderna ska i januari (innevarande år) besluta om årets

internkontroll. 2020 förväntas vård- och omsorgsnämnden ta beslut om internkontrollplan för 2020 vid februari månads nämndsmöte.

Riskbedömningar som gjordes i verksamheten under oktober-november 2018 har legat till grund även för internkontrollplan 2020. I Kommunstyrelsen beslutades riskområdena inför 2020 års internkontrollplan och dessa har tagits med i vård- och omsorgsförvaltningens internkontrollplan för 2020.

4. Egenkontroll

Vårdgivare som bedriver socialtjänst ska genomföra egenkontroll. Egenkontroll är

systematisk uppföljning och utvärdering av den egna verksamheten samt kontroll av att den bedrivs enligt de processer och rutiner som ingår i verksamhetens ledningssystem.

Under våren 2019 arbetades en rutin fram gällande egenkontroller och ett kompletterande självskattningsformulär ”Självskattning Ledning och styrning” för samtliga chefer i vård- och omsorgsförvaltningen” togs fram. Rutinen och formuläret beslutades av ledningsgruppen 11/6 2019 och implementerades i verksamheten under hösten 2019. Självskattningen kommer genomföras första gången under våren 2020.

Förutom ovan beskriven rutin och självskattningsformulär finns egenkontroll för livsmedelshygien, självskattning basal hygien och rutin gällande loggkontroller och journalgranskning.Självskattningarna/checklistorna görs av respektive enhetschef och resultatet ger en lägesrapport och utgör underlag för eventuella förbättringar inom enheten.

Närmare analys av de enskilda kontrollerna görs på respektive enhet och inom respektive verksamhetsområde.

Under hösten 2018 förevisades förvaltningen en styrmodell inom IT-verktyget Stratsys, vilken kan stödja systematiken och uppföljningen av egenkontroller i form av ex. checklistor.

Beslut om styrmodellen ska införas inom vård- och omsorgsförvaltningen lades på is då ekonomiska förutsättningar inte fanns.

5. Nationella undersökningar

Varje år genomförs nationella kvalitetsundersökningar i Sverige. Vård- och

omsorgsförvaltningen använder sig av resultaten i sitt kvalitetsarbete. Vissa resultat används som indikatorer i målstyrningen. Resultaten för de nationella kvalitetsundersökningarna används och bryts ner inom respektive verksamhet. Utifrån resultaten skapas

aktiviteter/förbättringsarbeten och respektive enhet redovisar sin enhets resultat med tillhörande analys i resultatberättelsen.

På www.ronneby.se presenteras Kvalitet i äldreomsorgen. Länkar till Äldreguiden finns så att den enskilde själv ska kunna titta på resultaten från de nationella undersökningarna samt kunna jämföra olika verksamheter.

5.1 KKiK, Kommunens kvalitet i korthet

Att jämföra sig med andra och sig själv bakåt i tiden är en bra grund för förbättringsarbete.

Kommunens Kvalitet I Korthet (KKiK) är ett projekt som drivs av Sveriges Kommuner och Regioner (SKR). I KKiK har man tagit fram ca 40 olika mått som beskriver kommunernas kvalitet och effektivitet. Måtten spänner över de flesta förvaltningar och områden men med särskild fokus på social, utbildning och äldre. De har tagits fram utifrån fem perspektiv.

 Tillgänglighet

 Trygghet

 Delaktighet och information

 Effektivitet

 Samhällsutveckling

Undersökningen genomförs centralt i kommunens förvaltningar. Omsorgens uppdrag

definieras i Socialtjänstlagen, som säger att socialtjänsten ska främja de äldres möjligheter att leva och bo självständigt, under trygga förhållanden, och att ha en aktiv och meningsfull tillvaro. Undersökningen har en koppling till något av dessa uppföljningsområden.

I tabell 1 presenteras äldreomsorgens övergripande resultat enligt KKiK för 2019.

Tabell 1. Övergripande resultat för Ronneby Kommun i KKiK, Kommunens Kvalitet i Korthet (hämtade från Kolada 2020-01-23)

2016 2017 2018 2019 2019 ovägt medel alla kommuner Väntetid i antal dagar från ansökningsdatum till erbjudet

inflyttningsdatum till särskilt boende, medelvärde

40 46 49 15 67

Personalkontinuitet, antal personal som en

hemtjänsttagare möter under 14 dagar, medelvärde

11 11 12 15 16

Kvalitetsaspekter särskilt boende äldreomsorg, andel (%) av maxpoäng

60 73 54 40 51

Brukarbedömning särskilt boende äldreomsorg – helhetssyn, andel (%)

83 85 79 82 82

Brukarbedömning hemtjänst äldreomsorg – helhetssyn, andel (%)

91 90 89 91 90

Väntetid i antal dagar:

Kommuner ska inom skälig tid verkställa sina beslut om bistånd enligt socialtjänstlagen (SoL). Om IVO bedömer att den enskilde har fått vänta oskäligt länge på att ett beslut ska verkställas kan myndigheten ansöka om utdömande av vite. Ronneby kommun har inom äldreförvaltningen inte utdömts några viten under 2019.

Under 2019 har boendesamordnaren arbetat med att få en smidighet i ut och inflytt på vård- och omsorgsboendena. Detta har resulterat i att väntetiden från ansökningsdatum till

inflyttningsdatum har minskat från tidigare år.

Personalkontinuitet:

Tidigare mätning har gjorts genom att personal har signerat på en lista som funnits hos de vårdtagare som ingår i mätningen. Detta sätt att mäta har varit svårt att sammanställa då signeringarna ibland har varit svårtydda samt att om någon glömt att signera har det blivit ett felvärde. 2019 valde förvaltningen att göra mätningen genom systemet och detta kan förklara skillnaden mot tidigare år.

Kvalitetsaspekter särskilt boende:

Ett utvecklingsnyckeltal som baseras på ett antal delnyckeltal. Ronneby visar på ett sämre resultat i förhållande till 2018.

Av underliggande nyckeltal har äldreomsorgen försämrat resultat gällande ”Boendeplatser i särskilt boende där den äldre erbjuds daglig utevistelse” och ett förbättrat resultat gällande

”Boendeplatser i särskilt boende som erbjuder minst två organiserade och gemensamma aktiviteter under vardagar”.

Brukarbedömning särskilt boende:

Ett utvecklingsnyckeltal som baseras på ett antal delnyckeltal. Ronneby visar på ett förbättrat resultat i förhållande till 2018.

Av underliggande delnyckeltal har äldreomsorgen försämrat resultatet gällande ”sociala aktiviteter”, ”besväras av ensamhet”, ”förtroende för personalen”, ”information om förändringar”, måltidsmiljö” och ”möjligheter att framföra synpunkter och klagomål”.

Av underliggande delnyckeltal har äldreomsorgen förbättrat resultat gällande ”hänsyn till åsikter och önskemål”, ”trivsamma gemensamma utrymmen” och ”trivsamt utomhus”.

Brukarbedömning hemtjänst:

Ett utvecklingsnyckeltal som baseras på ett antal delnyckeltal. Ronneby visar på ett förbättrat resultat i förhållande till 2018.

Av underliggande delnyckeltal har äldreomsorgen försämrat resultatet gällande ”information om förändringar”, ”besväras ofta av ensamhet”, ”hänsyn till åsikter och önskemål” och

”trygghet”.

Av underliggande delnyckeltal har äldreomsorgen förbättrat resultatet gällande ”behov anpassas”, ”möjligheter att påverka tider”, ”tillräckligt med tid” och ”välja utförare”

Bästa respektive sämsta resultaten i förhållande till riket

I tabell 2 och 3 presenteras äldreomsorgens resultat som kvalificerar sig bland de 25 % bästa respektive 25 % sämsta i riket.

Tabell 2. Resultat underliggande delnyckeltal som 2019 hamnar bland de 25 % sämsta i riket (hämtade från Kolada 2019-01-23)

2016 2017 2018 2019 2019 ovägt medel alla kommuner Boendeplatser i särskilt boende där den äldre erbjuds

daglig utevistelse

100 100 76 75 ⁸⁵

Boende: ”Besväras ofta av ensamhet” 17 21 12 25 ¹⁸

Boende: ”tillgång till sjuksköterska” 70 71 66 66 ⁷⁵

Hemtjänst: ”hälsotillstånd” 25 25 27 27 ³¹

Tabell 3. Resultat underliggande delnyckeltal som 2019 hamnar bland de 25 % bästa i riket (hämtade från Kolada 2020-01-23).

2016 2017 2018 2019 2019 ovägt medel alla kommuner Boendeplatser i särskilt boende där den äldre har

möjlighet att välja alternativ rätt vid huvudmål

0 54 100 100 ⁴⁹

Boende: ”Trivsamma gemensamma utrymmen” 69 67 67 70 ⁶⁴

Hemtjänst: ”möjlighet att påverka tider” 54 57 56 65 ⁵⁹

Hemtjänst: ”bemötande” 97 96 97 98 ^97*

*Riket är det mått som motsvarar hur något är för en genomsnittlig invånare (brukare/patient/elev) i Sverige, och kan ofta redovisas även om värdena för enskilda kommuner inte får redovisas av sekretesskäl.

5.2 ”Vad tycker det äldre om äldreomsorgen”

”Vad tycker de äldre om äldreomsorgen?” är en rikstäckande undersökning av äldres uppfattning om kvaliteten i hemtjänsten och vård- och omsorgsboenden. Undersökningen utförs av Socialstyrelsen och går ut till alla personer från 65 år som har hemtjänst eller bor i ett särskilt boende. Syftet med undersökningen är dels att ge enskilda äldre en röst, dels att ta fram kvantitativa mått på omsorgen utifrån ett brukarperspektiv. Det möjliggör att utfallet av insatser kan mätas och jämföras och därmed även utvärderas och utvecklas i linje med vad personer som tar emot omsorg tycker.

Boende

2019 svarade totalt 36 248 personen på enkäten gällande särskilt boende, vilket är 50,0 % av de tillfrågade. I Ronneby var andelen svarande mellan 40-60 %. Tyvärr kan ingen mer exakt siffra presenteras som tidigare då socialstyrelsen valt att presentera resultatet på detta vis för särskilt boende.

Resultaten i tabell 4 och 5 redovisas som andelen positiva, det vill säga andelen i procent av de svarande som avgivit ett positivt svar.

Tabell 4 Boende, de fem frågor där andelen positiva svar är högst

78 81 81

90 90

0 20 40 60 80 100

Procent Ronneby

Känner sig trygg på sitt

Känner förtroende för personalen

Får bra bemötande från personalen

Har lätt att få kontakt med personalen på

äldreboendet vid behov Personalen tar hänsyn till den äldres egna åsikter och önskemål

Tabell 5 Boende, de fem frågor där andelen positiva svar är lägst

Resultatet i tabell 6 redovisas som andel positiva svar på frågan ”Hur nöjd eller missnöjd är du sammantaget med det boende du har?”.

Tabell 6 Boende, hur nöjd eller missnöjd är du sammantaget med ditt äldreboende, andel positiva svar i kommunen

45 44 39 36 30

0 20 40 60 80 100

Procent Ronneby

Besväras inte av ensamhet

Personalen brukar informera om tillfälliga förändringar Vet vart man vänder sig med synpunkter och klagomål

Kan påverka vid vilka tider man får hjälp

Möjligheterna att komma utomhus är bra

76%

24%

Ronneby

Andel positiva svar Andel neutrala eller negativa svar

Egen regi

Hemtjänst

2019 svarade totalt 88 749 personer på enkäten gällande hemtjänst, vilket är 60,1 % av de tillfrågade. I Ronneby svarade 318 personer, viket är 65,0 % av det tillfrågade.

Resultaten i tabell 7 och 8 redovisas som andelen positiva, det vill säga andelen i procent av de svarande som avgivit ett positivt svar.

Tabell 7 Hemtjänst, de fem frågor där andelen positiva svar är högst

Tabell 8, Hemtjänst, de fem frågor där andelen positiva svar är lägst

86 86

91 93

98

0 20 40 60 80 100

Procent Ronneby

Får bra bemötande från

Är sammantaget nöjd med hemtjänsten

Känner förtroende för personalen

Personalen utför sina arbetsuppgifter bra Känner sig trygg hemma med hemtjänst

81 68 66 65 41

0 20 40 60 80 100

Procent Ronneby

Besväras inte av ensamhet

Vet vart man vänder sig med synpunkter och klagomål Kan påverka vid vilka tider man får hjälp

Personalen brukar informera om tillfälliga förändringar Har lätt att få kontakt med personalen vid behov

Resultatet i tabell 9 redovisas som andel positiva svar på frågan ”Hur nöjd eller missnöjd är du sammantaget med den hemtjänst du har?”.

Tabell 9 Hemtjänst, hur nöjd eller missnöjd är du sammantaget med den hemtjänst du har, andel positiva svar i kommunen.

6. Avvikelsehantering

En avvikande händelse är allt som inte stämmer med normal rutin och förväntat vårdförlopp, händelsen kan ha skett oavsiktligt eller avsiktligt.

All personal inom äldreförvaltningen ska rapportera händelser i verksamheten som medfört eller skulle kunna medföra risk eller skada för brukaren.

När en avvikelse har uppmärksammats är det händelsen som ska rapporteras, inte den som eventuellt gjort ett misstag.

Avvikelser rapporteras i verksamhetssystemets avvikelsesystem. I samband med att system för avvikelsehantering byts ut görs vissa förändringar. En av förändringarna är rapporteringen av avvikelsen. Tidigare rapporterades avvikelsen på varje enskild vårdtagare. Detta innebar att det var svårt att få fram statistik på ett enkelt sätt för att se helhetsbilden i verksamheten. I det nya systemet rapporteras på varje enskild vårdtagare men även vilken händelse som avvikit. I det nya systemet rapporteras det om det är en vårdskada eller annan avvikelse/Lex Sarah. Det som visat sig under 2019 är att det nya sättet att rapportera har krävt lång

implementeringstid. I detta har avvikelser som skulle rapporterats på vårdskada rapporterats under annan avvikelse/Lex Sarah. Detta gör att det blir fel i statistiken under 2019 och det ser ut som att antalet avvikelser har ökat dramatiskt som inte har med vårdskada att göra. Arbetet med att avvikelser ska rapporteras på rätt händelse är fortlöpande. 1:a Omtanken och HS hemtjänst var med på den utbildning som gavs gällande det nya avvikelsesystemet. De har dock valt att inte använda det.

6.1 Avvikelser

Under 2019 har det totalt inkommit 1011 avvikelser.

Tabell 10 Avvikelser totalt

Nedan redovisas antalet avvikelser i hemtjänst respektive vård- och omsorgsboende.

Tabell 11 Avvikelser inom hemtjänst per kategori

0 100 200 300 400 500 600

VÅRD- OCH OMSORGSBOENDE

HEMTJÄNST HSL ÖVRIGA

93

168

0 0

495 513

16 11

Antal avvikelser

2018 2019

0 50 100 150 200 250

21 19 21 16

2 1 1 9

78

0 0 0 0

24 39 29 24 32

80

53 53 216

0 0 0 24

Hemtjänst

2018 2019

Närmare analys av de enskilda avvikelserna görs på respektive enhet.

Tabell 12 Avvikelser inom vård- och omsorgsboende per kategori

Lex Sarah

All personal som arbetar inom äldreförvaltningen har skyldighet enligt lag att rapportera missförhållande eller risk för missförhållande. Dessa avvikelser utreds av kvalitets- och verksamhetsutvecklare. Ett allvarligt missförhållande eller risk för allvarligt missförhållande ska anmälas till IVO snarast. Beslut om anmälan görs av förvaltningschefen.

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90

100 95

47

16 6

41 37

6 10

52

23 92

26 20

Vård- och omsorgsboende

2018 2019

Tabell 13 Lex Sarah per kategori

I de avslutade utredningarna finns åtgärder angivna för respektive enhet. Tabellen visar att det utreddes mindre antal Lex Sarah under 2019 mot 2018. Detta kan ha att göra med att i det gamla verksamhetssystemet visade rapporten vad som rapporterats som Lex Sarah, inte vad som utretts som rapport enligt Lex Sarah eller anmälan enligt Lex Sarah. I det nya

avvikelsesystemet går det att ta fram statistik på både hur många som rapporterats som Lex Sarah och hur många som utretts som Lex Sarah. Här visas de för 2019 som utretts som Lex Sarah.

6.2 Klagomål och synpunkter

Om en individ är missnöjd med eller har synpunkter på vård- och omsorgsförvaltningens verksamheter (SoL eller HSL) ska detta kunna framföras som ”klagomål och synpunkter”.

Alla medarbetare har ansvar att ta emot klagomål och synpunkter som framförs. Klagomål och synpunkter kan lämnas på flera sätt, vanligast är:

 Blankett ”Tyck till” (finns på externa hemsida och på intranätet Ronja)

 Direkt till personal i äldreförvaltningen (mail, telefon, personligt möte) Synpunkt = en synpunkt kan vara ett uttalande/påstående som rör verksamheten eller medarbetarna. Det kan även vara förslag på utveckling, en enkel fråga eller felanmälan.

Klagomål = Ett uttryckt missnöje med verksamheten, tjänst, service eller medarbetare.

0 2 4 6 8 10 12 14 16

BEMÖTANDE BRIST I OMVÅRDNAD EKONOMISKT ÖVRIGT TOTALT

4

7

0

4

15

4

0 0 0

4

Lex Sarah

2018 2019

Nedan finns de klagomål och synpunkter redovisade som inkommit till förvaltningen under 2019.

Tabell 14 Klagomål och synpunkter per verksamhet

Tabell 15 Klagomål och synpunkter per kategori

7. Riskanalys

Enligt Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete, SOSFS 2011:9, skall vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst fortlöpande bedöma om det finns risk för att händelser ska

0 10 20 30 40 50 60 70

HEMTJÄNST VÅRD-OCH OMSORGSBOENDE MYNDIGHETSKONTORET HÄLSO-OCH SJUKVÅRD PRIVAT REGI UTANFÖR FÖRVALTNING TOTALT

21 20

11

2 0

8

62

15 22

2 5

0 2

46

Verksamheter

2018 2019

0 2 4 6 8 10 12 14 16 18

OMVÅRDNAD BEMÖTANDE SERVICE AVGIFTER SJUKVÅRD POSITIVA ÖVRIGT

13 14

8 8

2 3

1

17 16

1 0 0 1 2

Kategorier

2018 2019

kunna inträffa som kan medföra brister i verksamhetens kvalitet. Riskanalyser av olika karaktär har gjorts på såväl enhetsnivå som verksamhetsnivå under 2019.

Rutin ”Riskanalys förebyggande vid förändringar inom verksamheten för kvalitetssäkring för den enskilde” finns samt mall förenklad riskanalys.

Riskanalyser gällande arbetsmiljö finns även beskrivet i kommunens övergripande rutiner och riktlinjer.

Riskanalyser görs även när det gäller avvikelsehanteringen, enligt gällande rutin.

8. Övrigt kvalitetsarbete under 2019

8.1 Ledningsstruktur

Under 2019 fortsatte implementeringen av förvaltningens ”organisation och ledningsstruktur”

samt ”mötesstruktur”.

I december 2019 presenterades ett nytt dokument ”Ledning och styrning i vård och

omsorgsförvaltningen” för äldrenämnden. Dokumentet började gälla från 2020-01-01 och är ett ”stöddokument” för framförallt chefer inom Vård- och omsorgsförvaltningen.

8.2 Basal hygien

Basal hygien har under 2019 varit ett kontrollmoment inom internkontrollplanen för 2019 med resultat väsentlig avvikelse. Närmare redovisning finns i redovisning av internkontroll 2019.

8.3 Kost

Nattfasta och nutrition

Mätning gällande nattfasta på våra vård- och omsorgsboenden har inte genomförts under 2019. Uppföljning med ny mätning planeras genomföras under 2020. Det föreligger en diskussion om ombudsgruppen ”måltid” ska finnas eller inte, detta utifrån att det redan finns ett forum (som hanterar samma typ av frågor) som drivs av kostenheten. Nutrition diskuteras vid i samband med Senior Alert, vilket är ett kvalitetsregister.

8.4 Teknik

 ”LifeCare Uförare” implementerades till verksamhetssystemet för

verksamhetsområdet hemtjänst under 2018. Under 2019 togs modulen även i drift för privata utförare inom hemtjänsten.

 ”LifeCare Mobil Omsorg” togs i drift inom hemtjänsten under 2019. Syftet är att få ett mobilt arbetssätt samt säkerställa att beviljade insatser blir utförda.

 ”LifeCare Handläggare” togs i drift under våren 2019 och samtliga biståndshandläggare arbetar i nya modulen.

 Upphandling av trygghetslarm på vård- och omsorgsboende gjordes i början av 2019 och till sommaren 2019 hade alla vård- och omsorgsboenden gått över till

upphandlade digitala larm.

 Arbete med välfärdsteknik inom HSL-organisationen påbörjades hösten 2019 och förväntas pågå även under 2020. Aktuella områden är införande av ”LifeCare HSL”,

”HSL-signering” samt ”Uppföljning och avgifter”.

 Arbete gällande införande av digital medborgartjänst (ansökan hemtjänst och vård- och omsorgsboende) har påbörjats under 2019 och kommer fortgå under 2020.

 Under våren 2019 utrustades alla medicinskåp (vårdtagarens) utrustade med digitala lås. En vinst med digitala lås är möjligheterna att få ut uppgifter vid loggkontroller.

 Under 2019 har ett nytt avtal gällande larm i ordinärt boende trätt i kraft. Under sommaren 2019 påbörjades utbyte av larm i ordinärt boende och arbetet kommer pågå även under 2020.

 Ett arbete gällande uppgradering av datorer och telefoner har genomförts.

8.5 Ombudsgrupper

Arbetet med att få igång ett bra arbete inom ombudsgrupperna har pågått under 2019. Under hösten 2019 träffade verksamhetscheferna samtliga ombudsgrupper (huvudansvariga för respektive grupp) för att följa upp arbetet.

 Hygien och inkontinens

 Teknik

 Dokumentation

 Brand och KUB

 Måltid (diskussion om gruppen ska fortsätta existera eller inte pågår)

 Värdegrund

 Kvalitetsregister

 Aktivitet och kultur

8.6 Verksamhetsuppföljning

Under 2019 har verksamhetsuppföljning gjorts enligt riktlinje ”Riktlinjer för

äldreförvaltningens uppföljning av verksamhet som bedrivs av kommunen samt privata utförare”. Fokus för verksamhetsuppföljningen 2019 har varit hemtjänst. En sammanställning av 2019 års verksamhetsuppföljning kommer presenteras april-juni 2020.

8.7 Övergripande risk- och sårbarhetsanalys

För att skapa medvetenhet om och kunna förebygga och hantera risker och sårbarheter som kan påverka Ronneby kommuns verksamheter genomförs en riskhanteringsprocess. Detta görs genom att göra att kartlägga verksamheten och identifiera vad som kan påverka negativt, vilka konsekvenser det kan få och vilka åtgärder som behöver tas vid. Färdigt material

lämnade förvaltningen till Kris- och säkerhetshandläggare 190617.

8.8 Projekt Medicinskt ansvarig för rehabilitering (MAR)

I mars 2018 startade ett två-årigt projekt där Blekinges fem kommuner tillsammans anställt en MAR – medicinskt ansvarig för rehabilitering. Syftet med projektet är att få en likvärdig

kvalitetsutveckling av den kommunala rehabiliteringen/habiliteringen i länet samt få möjlighet att kunna få en uppfattning om hur stort behovet av MAR-funktion är i länets kommuner. Projektet avslutas 2020-02-14 och slutrapport redovisas till LSVO

(Ledningssamverkan vård och omsorg).

En MAR kommer tillsvidareanställas i Blekinge, rekrytering kommer sker under februari/mars 2020. Karlshamns kommun står för rekryteringen och anställningen men uppdraget är att arbeta övergripande i samtliga Blekinges fem kommuner likt formen för projektanställningen.

8.9 Processkartläggning 2c8

Vård- och omsorgsförvaltningen har sedan tidigare ett antal processer framtagna, vilka finns ritade i processkartläggningsverktyget 2c8. Under hösten 2019 har kvalitets- och

verksamhetsutvecklare och MAS gått utbildning i verktyget. Processer kommer att skapas och revideras under 2020.

9. Mål och strategier för kommande år

 Ombudsgrupper - Uppföljning av arbetet med ombudsgrupper.

 Verksamhetsuppföljning - Uppföljning av modellen för verksamhetsuppföljning.

 Processkartläggning - Genomgång av befintliga processer samt komplettering med nya där behov finns. Personal på vård- och omsorgsförvaltningen har under hösten 2019 utbildats i verktyget 2c8 för att processerna ska kunna digitaliseras i det system kommunen använder för processkartläggning.

 Systematiskt kvalitetsledningssystem – Uppföljning av dokumentet ”Ledning och styrning i vård- och omsorgsförvaltningen”.

 Egenkontroller – Vård- och omsorgsförvaltningen behöver systematiskt följa upp egenkontroller för att säkerställa att verksamheterna bedrivs enligt de processer och rutiner som ingår i verksamhetens ledningssystem.

 Teknik –

o Fortsatt arbete gällande välfärdsteknik inom HSL-organisationen (LifeCare HSL, HSL signering, Uppföljning och avgifter)

o Pilotprojekt ”digital färdregistrering” för tjänstebilar i hemtjänsten

o Automatisering gällande behörighetstilldelning (digitala system) inom vård- och omsorgsförvaltningen.

o Vara delaktiga i kommunens övergripande arbete gällande MDM-verktyg (verktyg för att kunna ex. fjärrstyra och begränsa telefoner) för att ev. kunna införa verktyget inom vård- och omsorgsförvaltningen.

o Arbeta med frågan ”bredband till alla som bor på vård- och omsorgsboende”.

 Avvikelsehantering –

Under 2019 har systemet för avvikelsehantering bytts ut. I samband med detta utbildades all personal i hanteringen av systemet och fick en årlig genomgång i

avvikelsehantering över lag. Fortsatt arbete kring hanteringen av avvikelsesystemet kommer fortgå under 2020.

 Boendeprocessen – fortsatt arbete med boendeprocessen.