PM - Lekmannarevision
AB SOLOM
Omvärldsanalys och långsiktighet
My Nyström Tilda Lindell
januari 2016
Bakgrund
En stor utmaning för de flesta kommuner är att hantera den demografiska utvecklingen. För
storstadsområdena, inte minst Stockholmsregionen, utgör också den pågående befolkningsökningen och de bedömningar som görs rörande fortsatt befolkningsökning ytterligare en utmaning. Till detta ska läggas att invånarnas preferenser förändras över tid och kraven på den kommunala servicens standard tenderar också att öka.
Att hantera den allt snabbare utvecklingen är också en stor utmaning, inte endast för kommunen utan också för kommunens bolag. För att ha förutsättningar för att möta och hantera framtida utmaningar är det väsentligt att bolagen gör omvärldsanalyser, riskanalyser, scenarier och bedömningar på lång sikt rörande sina respektive verksamheter. Utan spaning, ingen aning!
Lekmannarevisorerna i Sollentuna kommuns bolag vill med anledning av detta genomföra en översiktlig granskning i syfte att kunna bedöma om kommunen bolag gör omvärldsanalyser och bedömningar avseende sina respektive verksamheters utveckling på lång sikt.
Revisionsfråga
Granskningen ska besvara följande översiktliga revisionsfråga:
Bolaget arbetar på ett ändamålsenligt sätt med omvärldsanalyser och bedömningar på lång sikt i syfte att öka kunskapen om framtiden för att därmed kunna utveckla sin verksamhet samt skapa handlingsberedskap
Den översiktliga revisionsfrågan ska besvaras utifrån följande kontrollmål:
Omvärldsanalyser utarbetas och används i affärsplaneprocessen eller verksamhetsplaneprocessen
Omvärldsanalyser diskuteras i styrelsen och utgör del av beslutsunderlaget i affärs- eller verksamhetsplaner
Bedömningar på lång sikt rörande verksamhetsutveckling , med avseende på bl.a.
förändringar i marknadsförutsättningar görs regelbundet och diskuteras i styrelsen
Rapportering sker regelbundet till ägaren (kommunstyrelse, kommunfullmäktige)
Revisionsmetod
Granskningen har genomförts enligt följande:
Intervju med bolagets VD, ekonomichef och styrelsens ordförande
Genomgång av bolagets Omvärldsanalys 2016, Affärsstrategi 2014-09-24, Affärsplanestruktur, Ägardirektiv 2013-05-29, Årsredovisning 2014 och underlag inför ägardialog 2015-11-09.
Avgränsning
Granskningen har avgränsats till bolagets arbete om omvärldsanalyser och långsiktig planering.
Sollentuna kommuns omvärldsanalys
Sollentuna kommun arbetar för varje verksamhetsår fram ett omvärldsanalysdokument, och inför 2015 användes material från SKL och Kairos Future som underlag. Syftet är att ge en bild av förändringar i omvärlden som påverkar verksamheternas förutsättningar och därmed fungera som underlag i kommunens långsiktiga planeringsarbete. En annan förhoppning är också att
omvärldsanalysen ska utgöra underlag och inspirationsmaterial inför budgetarbetet.
De viktigaste frågorna som omvärldsanalysen ska besvara är:
Vilka trender och omvärldsfaktorer påverkar Sollentuna kommuns verksamheter framåt?
Vilka utmaningar och möjligheter står verksamheterna inför?
De fem övergripande förändringskrafterna som identifierats är: globalisering, värderingsförändringar, demografi, klimatförändringar och ny teknik.
Ur Sollentunas perspektiv bedöms de stora utmaningarna kopplade till ansvarsfull ekonomisk politik vara:
Planera utifrån en långsiktig analys av kommunens förutsättningar och investeringsbehov
Skapa en effektiv hantering för de externa krav på planering, genomförande samt uppföljning som ställs utifrån den statliga styrningen
Kontinuerligt följa upp och analysera kommunjämförelser och utveckla de verksamheter där Sollentunas nivå behöver förbättras
Se över befintliga styrformer och eventuellt genomföra justeringar i syfte att svara mot nya lagkrav gällande privata utförare
Kopplat till förebyggande insatser och omsorg bedöms de stora utmaningarna framåt att vara:
Fler äldre med behov av fler och eventuellt andra insatser
Förändrade behov hos personer med rätt till insatser enligt LSS
Ökat behov av bostäder och boenden samtidigt som en ökad urbanisering minskar tillgången till mark och lokaler
En mer central roll för privata utförare och ökade krav på uppföljning
Ökad användning av tillgängligt teknikstöd
Ökade förväntningar på information och e-tjänster samt ökade lagkrav
Stora rekryteringsbehov
Granskningsresultat
Omvärldsanalys
Beslutet om att bilda ett bolag för vård- och omsorgstjänster fattades av kommunfullmäktige den 17 december 2012. AB Solom har successivt tagit över den verksamhet som drevs inom egenregin i Sollentuna kommun, och till att börja med övertogs samtliga verksamheter som styrs av
socialtjänstlagen den 1 september 2013. En successiv överföring av de verksamheter som styrs av LSS- lagstiftningen och kräver tillstånd av Inspektionen för vård och omsorg (IVO) har också påbörjats, då AB Solom sedan den 1 november 2014 ansvarar för bemanningen av kommunens verksamheter enligt LSS, medan kommunen ansvarar för driften.
Respondenterna uppger att det sedan uppstarten har funnits en del grundläggande arbete att göra för att definiera bolagets mål och strategiska inriktning utifrån ägardirektiven samt ordna med rätt förutsättningar för att bedriva verksamhet (exempelvis att ansöka och erhålla om tillstånd för att driva verksamhet enligt LSS). Övertagandet av verksamhet från den kommunala egenregin har också skett successivt, vilket till del har resulterat i att bolagets ledningsgrupp inte haft en ”hel” verksamhet att planera för.
Enligt respondenterna är det inte fullt ut tydligt på vilket sätt som bolagen förväntas bidra till den årliga omvärldsanalys som kommunen gör, och om resultatet av denna omvärldsanalys även avser omfatta bolagen. Under hösten 2015 (i början av oktober) fick bolagets VD en förfrågan från kommunen om att bidra med en beskrivning av bolaget till kommunens omvärldsanalys. Under oktober och november arbetade bolaget med en omvärldsanalys utifrån det material som tagits fram av SKL och Kairos Future. Bolagets omvärldsanalys är dokumenterad och strukturerad på följande sätt:
Omvärldsanalysen fokuserar på två frågor:
- Vilka trender och omvärldsfaktorer påverkar AB Solom framåt?
- Vilka utmaningar och möjligheter står vi som kommunalt bolag inför?
Frågorna har beaktats utifrån fyra trender och omvärldsfaktorer1 och sju utmaningar och möjligheter2, och omvärldsanalysen avslutas med en sammanfattning av de främsta utmaningar och möjligheter som bolaget utifrån analysen ser framåt – kundnöjdhet, marknadsandelar och ekonomi.
Detta är den första omvärldsanalys som bolaget har tagit fram och ambitionen framgent är att analysen på ett systematiskt sätt ska revideras varje år och att den införlivas i bolagets affärsplan.
Utifrån bolagets långsiktiga mål och vad som framgår av omvärldsanalysen ämnar bolaget att besluta om aktiviteter som ska genomföras för att främja måluppfyllelsen.
1 Demografi och levnadsvanor, omsorgsbranschen och konkurrens, politiska beslut och juridik samt ny teknik och digitalisering.
2 Det kommunala alternativet, ekonomiska förutsättningar, marknadsledande i Sollentuna, kommunens utvecklingsresurs, kundernas krav på ökad servicegrad, kompetens och rekrytering, teknisk utveckling.
Omvärldsanalys som del av beslutsunderlag
Den omvärldsanalys som genomfördes under hösten togs först fram i workshopform och därefter diskuterades fokusområdena i ledningsgruppen. På det första styrelsemötet (december 2015) som inföll efter att bolagets första omvärldsanalys tagits fram togs omvärldsanalysen upp, och
respondenterna ser det som positivt att analysen framöver kommer att finnas som underlag när planeringen av verksamheten ska diskuteras. Bolagets VD träffar enligt uppgift styrelsen ungefär varannan månad.
Långsiktig verksamhetsutveckling
Flertalet av de trender och omvärldsfaktorer som bolaget redogör för i sin omvärldsanalys avser förändringar som sker under relativt lång tid3, men analysen innefattar även faktorer som kan ge tydliga genomslag på kort tid och i större utsträckning drivs på nationell nivå snarare än internationell nivå. Exempel på sådana faktorer som tas upp i omvärldsanalysen är den avtalsstrategi som
kommunen väljer, hur ersättningsnivåerna ser ut och vad det innebär i termer av konkurrens, beslut om införande av rätt till heltid samt att ställa krav på digitaliserad social dokumentation enligt en specifik klassificeringsstruktur.
Respondenterna uppger att faktorer av denna karaktär har varit föremål för betänkande även under den relativt korta tid som bolaget har varit i drift. Ett exempel på detta var att kommunens särskilda boenden eventuellt skulle konkurrensutsättas enligt lagen om offentlig upphandling, vilket skulle ha haft en konkret påverkan på bolagets marknadsförutsättningar.
Rapportering till ägaren
Bolaget har regelbundna ägardialoger med kommunstyrelsens arbetsutskott, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Antalet ägardialoger per år varierar men i huvudsak rör det sig om ett tillfälle med kommunstyrelsens arbetsutskott och två tillfällen vardera tillsammans med kommunstyrelsen respektive kommunfullmäktige. Enligt uppgift har ägardialogerna tillsammans med kommunstyrelsen och kommunfullmäktige mer karaktären av dragningar då bolaget kortfattat redogör för läget inom ett antal på förhand bestämda områden, medan ägardialogen tillsammans med KSAU är längre och något mer utförlig.
Av underlag från ägardialog den 9 november 2015 framgår att några av de områden som har varit föremål för diskussion var bolagets ekonomiska utveckling, bolagets strategiska plan, lägesrapport avseende tillståndsansökningar hos IVO, uppföljning av ägardirektiv och hur bolaget avser bidra till kommunens omvärldsanalys. Utöver ägardialogerna går även bolagets samtliga styrelseprotokoll till kommunstyrelsen.
3 Exempelvis att andelen människor med diagnoser inom LSS-området ökar samt att en längre levnadstid ger upphov till en större efterfrågan på omsorg under en längre tid, samt hur globaliseringen successivt ger upphov till ett mer mångkulturellt samhälle som kan inverka på samspelet i såväl kundrelationer som medarbetare emellan.
Sammanfattning och revisionell bedömning
Arbetar AB SOLOM på ett ändamålsenligt sätt med omvärldsanalyser och bedömningar på lång sikt i syfte att öka kunskapen om framtiden för att därmed kunna utveckla sin verksamhet samt skapa handlingsberedskap?
Efter genomförd granskning är den samlade bedömningen utifrån den övergripande revisionsfrågan och angivna kontrollmål att AB SOLOM till viss del bedriver ett ändamålsenligt arbete med
omvärldsanalyser och bedömningar på lång sikt, i syfte att öka kunskapen om framtiden för att därmed kunna utveckla sin verksamhet och skapa handlingsberedskap.
Bolaget har upprättat och dokumenterat en omvärldsanalys som tar sin utgångspunkt i den kommungemensamma omvärldsanalysen men som redogör för hur trender och omvärldsfaktorer samt utmaningar och möjligheter kan påverka bolagets verksamhet. I granskningen har det också framkommit att det finns en tydlig ambition hur arbetet ska bedrivas framöver och att
omvärldsanalysen framgent ska vara ett konkret underlag i arbetet med affärsplan och aktiviteter. Det finns även etablerade former för en regelbunden rapportering till ägaren, även om rapporteringen inte enbart avser bolagets arbete med omvärldsanalyser och långsiktig planering.
