PM - Lekmannarevision
Sollentuna Energi AB
Omvärldsanalys och långsiktighet
My Nyström Fredrik Carlsson
januari 2016
Bakgrund
En stor utmaning för de flesta kommuner är att hantera den demografiska utvecklingen. För storstadsområdena, inte minst stockholmsregionen utgör också den pågående befolkningsökningen och de bedömningar som görs rörande fortsatt befolkningsökning ytterligare en utmaning. Till detta ska tilläggas att invånarnas preferenser förändras över tid och kraven på den kommunala servicens standard tenderar också att öka.
Att hantera den allt snabbare utvecklingen är en stor utmaning, inte endast för kommunen utan också för kommunens bolag. För att ha förutsättningar för att möta och hantera framtida utmaningar är det väsentligt att bolagen gör omvärldsanalyser, riskanalyser, scenarier och bedömningar på lång sikt rörande sina respektive verksamheter. Utan spaning, ingen aning!
Lekmannarevisorerna i Sollentuna kommuns bolag vill med anledning av detta genomföra en översiktlig granskning i syfte att kunna bedöma om kommunens bolag gör omvärldsanalyser och bedömningar avseende sina respektive verksamheters utveckling på lång sikt.
Revisionsfråga
Granskningen ska besvara följande översiktliga revisionsfråga:
Bolaget arbetar på ett ändamålsenligt sätt med omvärldsanalyser och bedömningar på lång sikt i syfte att öka kunskapen om framtiden för att därmed kunna utveckla sin verksamhet samt skapa handlingsberedskap.
Den översiktliga revisionsfrågan ska besvaras utifrån följande kontrollmål:
Omvärldsanalyser utarbetas och används i affärsplaneprocessen eller verksamhetsplaneprocessen
Omvärldsanalyser diskuteras i styrelsen och utgör del av beslutsunderlaget i affärs- eller verksamhetsplaner
Bedömningar på lång sikt rörande verksamhets utveckling, med avseende på bl.a.
förändringar i marknadsförutsättningar görs regelbundet och diskuteras i styrelsen.
Rapportering sker regelbundet till ägaren (kommunstyrelse, kommunfullmäktige)
Revisionsmetod
Granskningen har genomförts enligt följande:
Intervju med bolagets VD och styrelseordförande.
Genomgång av bolagets Affärsplan 2015, Affärsplan 2016, Information till
kommunfullmäktige 2015-10-15, Omvärldsanalys 2015-10-23, Strategiöversyn steg 1 2015-05- 20, Årsredovisning 2014, Ägardialog 2015-06-08, Ägardialog 2015-11-09.
Avgränsning
Granskningen har avgränsats till bolagets arbete om omvärldsanalyser och långsiktig planering.
Sollentuna kommuns omvärldsanalys
Sollentuna kommun arbetar för varje verksamhetsår fram ett omvärldsanalysdokument, och inför 2015 användes material från SKL och Kairos Future som underlag. Syftet är att ge en bild av förändringar i omvärlden som påverkar verksamheternas förutsättningar och därmed fungera som underlag i kommunens långsiktiga planeringsarbete. En annan förhoppning är också att
omvärldsanalysen ska utgöra underlag och inspirationsmaterial inför budgetarbetet.
De viktigaste frågorna som omvärldsanalysen ska besvara är:
Vilka trender och omvärldsfaktorer påverkar Sollentuna kommuns verksamheter framåt?
Vilka utmaningar och möjligheter står verksamheterna inför?
De fem övergripande förändringskrafterna som identifierats är: globalisering, värderingsförändringar, demografi, klimatförändringar och ny teknik.
Ur Sollentunas perspektiv bedöms de stora utmaningarna kopplade till ansvarsfull ekonomisk politik vara:
Planera utifrån en långsiktig analys av kommunens förutsättningar och investeringsbehov.
Skapa en effektiv hantering för de externa krav på planering, genomförande samt uppföljning som ställs utifrån den statliga styrningen.
Kontinuerligt följa upp och analysera kommunjämförelser och utveckla de verksamheter där Sollentunas nivå behöver förbättras.
Se över befintliga styrformer och eventuellt genomföra justeringar i syfte att svara mot nya lagkrav gällande privata utförare.
Kopplat till miljö och samhällsutveckling bedöms de stora utmaningarna bland annat vara:
Minska miljö- och klimatpåverkan genom minskad konsumtion och effektiva miljökrav vid upphandling och inköp.
Anpassa kommunen för kommande klimatförändringar.
Planera och bygga ett växande Sollentuna utifrån ett hållbarhetsperspektiv.
Genomföra effektiva informationsinsatser och kompetensutveckling inom miljö- och klimatområdet som leder till beteendeförändring.
Granskningsresultat
Omvärldsanalys
Sollentuna Energi AB har under år 2015 inlett en övergripande förändringsprocess som syftar till att ta fram en ny strategi, vision, affärsidé och verksamhetsidéer samt förstärka känslan av ett SEAB som arbetar tillsammans. Under året påbörjades även processerna med att byta namn till Sollentuna Energi och Miljö AB (fullmäktigebeslut), samt en organisationsförändring för att stärka bolagets marknads- och affärsstödsfunktioner och minska sårbarheten i beroendet av några få nyckelpersoner.
Affärsområdescheferna har under året arbetat i respektive affärsområdesgrupp tillsammans med medarbetare för att ta fram en ny strategi. I arbetet med att ta fram den nya strategin har en särskild omvärldsanalys genomförts. I det arbetet har Sollentuna Energi tagit hjälp av externa konsulter. Av intervju samt utifrån bolagets bidrag till kommunens omvärldsanalys framgår att omvärldsanalysen har fokuserat på följande områden:
- Trender i samhället kopplat till kopplat till bl.a. efterfrågan på energi, konsumtionsmönster, demografisk utveckling och teknikutveckling
- Hur trender, ny teknik, klimatförändringar och den globala utvecklingen inom bolagets affärsområde påverkar bolagets förutsättningar på marknaden
- Miljöpolitisk utveckling utifrån nationella och internationella lagar kopplade till bolagets affärsområde
I intervjun med VD framförs att det inte finns en särskilt beslutad metodik för hur omvärldsanalysen i bolaget ska gå till. Samtidigt betonas att löpande omvärldsanalys ingår i rollen som VD och
affärsområdeschef. I intervjun lyfts exempelvis att VD och affärsområdeschefer dagligen tar del av en beställd medieomvärldsbevakning med inriktning mot energiområdet. VD och affärsområdeschefer bildar tillsammans en ledningsgrupp som enligt intervju kontinuerligt diskuterar strategiska utmaningar utifrån var och ens löpande omvärldsspaningar.
Vid intervju beskrivs att beslut om affärsplanestrategi togs vid styrelsemötet i november 2015.
Strategin är även grunden till affärsplanen.
Omvärldsanalys som del av beslutsunderlag
Omvärldsanalysen som tagits fram under 2015 har genomförts som en del av arbetet med
framtagandet av en ny strategi för bolaget som i sin tur har integrerats i affärsplaneprocessen för 2016.
I september genomfördes ett strategiseminarium i styrelsen där en genomgång av omvärldsanalysen gjordes. Vid intervju beskrivs att strategiseminarium med styrelsen ska genomföras varje år i september. Under våren 2016 kommer arbetet med omvärldsanalys att fortsätta då varje verksamhetsområde ska genomlysas och eventuella justeringar göras.
Av intervjun framgår att omvärldsanalysen har utgjort ett centralt underlag för beslut fattade i styrelsen. Omvärldsanalysen som en del av bolagets beslutade strategi har av styrelsen använts som underlag för förändringar i organisationen enligt respondenterna. Vid intervju uppges även att
omvärldsanalysen har gett ett underlag för diskussioner om kostnadsmässiga bedömningar i styrelsen.
Namnbytet är till del sprunget ur omvärldsanalys eftersom det ska signalera att bolaget arbetar aktivt med miljö, exempelvis solenergi.
Långsiktig verksamhetsutveckling
Ny teknik är exempel på delar som tas upp i omvärldsanalysen, där solenergi och fjärrvärme är två delar. Att ställa om eller förändra tekniken tar tid och är därför arbete som utförs på lång sikt. Såväl teknisk utveckling som kundernas förändrade krav är delar som ingår i omvärldsanalysen och som är underlag för långsiktiga betänkanden och beslut.
Styrelsen har omvärldsanalysen som ett underlag för framtida strategi. Även styrelsen har gjort omvärldsspaning genom att exempelvis besöka Mälarenergi och jämföra hur de två bolagen arbetar, besöka solcellsproducenter och titta på olika lösningar framåt och under 2016 ska ett besök hos Jämtkraft genomföras för att lära av deras arbete med elstolpar. Styrelsen ser det som viktigt att ha stor kunskap om omvärlden för att kunna förändra bolaget framåt och ligga i framkant.
Rapportering till ägaren
Bolaget har regelbundna ägardialoger med kommunstyrelsen två gånger per år, med fullmäktige en gång per år och med kommunstyrelsens arbetsutskott för en fördjupad ägardialog en gång per år. Inför ägardialogerna skickar kommunen ut en agenda med frågeställningar till bolaget. Ekonomi och
följsamhet av de kommunalrättsliga principerna är enligt respondenterna stående punkter på dagordningen inför ägardialogsträffarna. Omvärldsanalys har diskuterats under dessa träffar under ämnesområdet som berör framtagandet av bolagets nya strategi.
Av underlag från ägardialog den 9 november 2015 framgår att några av de områden som har varit föremål för diskussion var bolagets affärsplan, namnbytet, motiv för förändring av elnätspriser samt kommande investeringar. Utöver ägardialog går även bolagets samtliga styrelseprotokoll till
kommunstyrelsen.
Sammanfattning och revisionell bedömning
Arbetar Sollentuna Energi AB på ett ändamålsenligt sätt med omvärldsanalyser och bedömningar på lång sikt i syfte att öka kunskapen om framtiden för att därmed kunna utveckla sin verksamhet samt skapa handlingsberedskap?
Vår samlade bedömning är att Sollentuna Energi AB arbetar på ett ändamålsenligt sätt med
omvärldsanalyser och bedömningar på lång sikt i syfte att öka kunskapen om framtiden för att därmed kunna utveckla sin verksamhet samt skapa handlingsberedskap.
Under 2015 har bolaget genomgått stora förändringar i samband med processen med att ta fram en ny strategi, vision, affärsidé och verksamhetsidéer. Bolaget har en dokumenterad omvärldsanalys som tagits fram med stöd från externa konsulter samt med bidrag från både chefer och personal. I granskningen har det framkommit att arbetet med omvärldsanalys är en del i affärsplanearbetet och ledningsgruppen utgör ett forum där omvärldsanalys lyfts och diskuteras kopplat till bolagets strategiska utmaningar. Det finns inte ett beslutat tillvägagångssätt för hur omvärldsanalysen ska bedrivas löpande i bolaget. Däremot ingår det i VD och respektive affärsområdeschefs roll att genomföra en löpande omvärldsanalys och styrelsen genomför årligen ett strategiseminarium där omvärldsanalysen ingår.
