PM - Lekmannarevision
AB Sollentunahem
Omvärldsanalys och långsiktighet
My Nyström Charlotte Erdtman
januari 2016
Bakgrund
En stor utmaning för de flesta kommuner är att hantera den demografiska utvecklingen. För storstadsområdena, inte minst stockholmsregionen utgör också den pågående befolkningsökningen och de bedömningar som görs rörande fortsatt befolkningsökning ytterligare en utmaning. Till detta ska läggas att invånarnas preferenser förändras över tid och kraven på den kommunala servicens standard tenderar också att öka.
Att hantera den allt snabbare utvecklingen är också en stor utmaning, inte endast för kommunen utan också för kommunens bolag. För att få förutsättningar för att möta och hantera framtida utmaningar är det väsentligt att bolagen gör omvärldsanalyser, riskanalyser, scenarier och bedömningar på lång sikt rörande sina respektive verksamheter. Utan spaning, ingen aning!
Lekmannarevisorerna i Sollentuna kommuns bolag vill med anledning av detta genomföra en översiktlig granskning i syfte att kunna bedöma om kommunen bolag gör omvärldsanalyser och bedömningar avseende sina respektive verksamheters utveckling på lång sikt.
Revisionsfråga
Granskningen ska besvara följande översiktliga revisionsfråga:
Bolaget arbetar på ett ändamålsenligt sätt med omvärldsanalyser och bedömningar på lång sikt i syfte att öka kunskapen om framtiden för att därmed kunna utveckla sin verksamhet samt skapa handlingsberedskap
Den översiktliga revisionsfrågan ska besvaras utifrån följande kontrollmål:
Omvärldsanalyser utarbetas och används i affärsplaneprocessen eller verksamhetsplaneprocessen
Omvärldsanalyser diskuteras i styrelsen och utgör del av beslutsunderlaget i affärs- eller verksamhetsplaner
Bedömningar på lång sikt rörande verksamhetsutveckling, med avseende på bl.a. att förändringar i marknadsförutsättningar görs regelbundet och diskuteras i styrelsen.
Rapportering sker regelbundet till ägaren (kommunstyrelse, Kommunfullmäktige)
Revisionsmetod
Granskningen har genomförts enligt följande:
Intervju med bolagets VD och ekonomichef.
Genomgång av omvärldsanalys 2016-2018, affärsplaner, verksamhetsplaner, årsredovisning 2014, budget 2015, beslut från Kommunstyrelsen och Kommunfullmäktige samt ägardirektiv och dokument från ägardialog.
Styrelseordförande har ej gåtts att nå och ingen intervju har därför genomförts.
Avgränsning
Granskningen har avgränsats till bolagets arbete om omvärldsanalyser och långsiktig planering.
Sollentuna kommuns omvärldsanalys
Sollentuna kommun arbetar för varje verksamhetsår fram ett omvärldsanalysdokument, och inför 2015 användes material från SKL och Kairos Future som underlag. Syftet är att ge en bild av förändringar i omvärlden som påverkar verksamheternas förutsättningar och därmed fungera som underlag i kommunens långsiktiga planeringsarbete. En annan förhoppning är också att
omvärldsanalysen ska utgöra underlag och inspirationsmaterial inför budgetarbetet.
De viktigaste frågorna som omvärldsanalysen ska besvara är:
Vilka trender och omvärldsfaktorer påverkar Sollentuna kommuns verksamheter framåt?
Vilka utmaningar och möjligheter står verksamheterna inför?
De fem övergripande förändringskrafterna som identifierats är: globalisering, värderingsförändringar, demografi, klimatförändringar och ny teknik.
Ur Sollentunas perspektiv bedöms de stora utmaningarna kopplade till ansvarsfull ekonomisk politik vara:
Planera utifrån en långsiktig analys av kommunens förutsättningar och investeringsbehov
Skapa en effektiv hantering för de externa krav på planering, genomförande samt uppföljning som ställs utifrån den statliga styrningen
Kontinuerligt följa upp och analysera kommunjämförelser och utveckla de verksamheter där Sollentunas nivå behöver förbättras
Se över befintliga styrformer och eventuellt genomföra justeringar i syfte att svara mot nya lagkrav gällande privata utförare
Kopplat till Sollentunahems verksamhet bedöms de stora utmaningarna framåt att vara:
Förebyggande insatser och omsorg:
o Ökat behov av bostäder och boenden samtidigt som en ökad urbanisering minskar tillgången till mark och lokaler
Miljö och samhällsutveckling:
o Planera och bygga ett växande Sollentuna utifrån ett hållbarhetsperspektiv o Förtäta och utveckla stadsbilden i de fem stationssamhällena mot mer av
storstadskaraktär och samtidigt väga upp den täta staden med attraktiva huvudstråk o Skapa långsiktig attraktivitet i det offentliga rummet såsom gator, torg, parker och
bostadsmiljöer
o Utveckla mötesplatser och aktivitetsytor i alla kommundelar för människor med varierande ålder och bakgrund
Granskningsresultat
Omvärldsanalys
Under hösten 2015 har en omvärldsanalys för 2016-2018 gjorts på uppdrag av Kommunstyrelsen. Det tresidiga dokumentet innehåller en beskrivning av nuläget med förändringar som påverkar
verksamheten samt framtidsutsikter och bolagets framtida utmaningar. Vid intervju framkom det att dokumentet har framställts av VD och sedan diskuterats inom bolagets ledningsgrupp innan
omvärldsanalysen har skickats till Kommunstyrelsen.
I omvärldsanalysen bedöms Sollentunahems främsta utmaningar vara:
Tillgång till mark lämplig för hyresrättsprojekt
Omfattande regelverk vid nybyggnation
Byggkostnadsutvecklingen
Långsiktig förnyelse av befintligt bestånd
Att erbjuda boendemiljöer som kan efterfrågas av alla
Kommersiella koncept för lokala centrum, Malmvägen och Turebergs torg
Det framhålls i intervjuerna att framtagandet av själva dokumentet inte har skett med stor delaktighet från personal eller chefer och det anses inte vara ett viktigt strategiskt dokument för verksamheten.
Däremot betonas det att resonemangen som ligger bakom dokumentet har pågått under en stor del av 2015 och har involverat såväl medarbetare som ledning, t.ex. under personalkonferenser. Arbetet med visionen har brutits ned i verksamhetsplaner och varje avdelning har fått arbeta med egna mål utifrån visionen 2030. Vidare beskrivs att den röda tråden från målbild/vision till affärsplan till
verksamhetsplan har blivit mer tydlig och att målbilden har förankrats väl inom organisationen genom processens gång.
En omorganisering har genomförts inom bolagets ledningsgrupp med syfte att frigöra mer resurser för uppföljning och lärande för att utveckla verksamheten.
Omvärldsanalysen är således en del av det strategiska arbete som utförts under hösten rörande mål och vision med sikte på år 2030. Däremot ser inte respondenterna själva dokumentet till
Kommunstyrelsen som ett underlag av strategisk karaktär.
Omvärldsanalys som del av beslutsunderlag
Omvärldsanalysen används som en grund för arbetet i framtagandet av bolagets affärsplan och den inkluderas som en del i affärsplanen. Allt större fokus uppges ha lagts på social hållbarhet och trygghet under de senaste åren, där bolaget i sitt arbete har uppmärksammat styrelsen på behovet av att arbeta med dessa frågor och där en dialog har förts för att bredda verksamhetens arbete och mervärde som allmännyttigt bostadsbolag.
Omvärldsanalysen uppges efterfrågas av Kommunstyrelsen som beslutsunderlag för affärsplanen, men även som arbetsmaterial för Sollentuna kommuns eget omvärldsanalysarbete
Långsiktig verksamhetsutveckling
I omvärldsanalysen tas bland annat långsiktig förnyelse av befintligt bestånd och kommersiella koncept för lokala centrum upp som framtida utmaningar. Även delar som utveckling av infrastruktur, exempelvis förbifart Stockholm, tas upp som en framtidsmöjlighet och öka behovet av bostäder. För att kunna erbjuda ett varierat utbud av boende och säkra attraktivitet och stabilitet ska nybyggnation, köp och försäljningar utveckla beståndet för att möta efterfrågan. Delar av dessa delar som
omvärldsanalysen tar upp sker på lång sikt, medan andra är mer nära i tid.
Under hösten 2015 har ett strategiskt arbete inom bolagets genomförts för att utarbeta en vision med sikte på år 2030. Utifrån denna vision har sedan respektive avdelning arbetat fram verksamhetsmål för 2016-2018.
Det framhålls att arbetet inom bolaget har fokuserat allt mer kring koncerntänk i relation till övriga delar av kommunen samt de andra bolagen. Regelbundna möten inom chefsgruppen1 hålls för att samtala kring kommunen som helhet och för att bland annat finna strategier inom de enskilda bolagen och förvaltningarna som är kompatibla med varandra och inom hela kommunen. Det framkommer dock inte i vilken utsträckning bedömningar på lång sikt rörande verksamhetens utveckling med avseende på bl.a. förändringar i marknadsförutsättningar diskuteras i kommunstyrelsen.
Styrelseordförande har ej gåtts att nå för intervju, varav styrelsens faktiska arbete med omvärldsanalys ej belyses.
Rapportering till ägaren
Under ägardialogen i november 2015 har bolaget presenterat arbetet kring målen kopplade till vision 2030. I intervjun beskrivs att ägardialogerna har fått tydligare dagordningar och förväntanskap vilket gjort träffarna till mer välfungerande forum. Kommunstyrelsen och fullmäktige efterfrågar i förväg vilka frågor eller ämnesområden som de vill få presenterat från bolaget med ekonomin som en stående punkt. Det framkommer att dialogerna dock snarare är ett forum för presentation medan
Kommunstyrelsens arbetsutskott (KSAU) är ett forum för dialog.
Samtliga styrelseprotokoll går till kommunstyrelsen. Några gånger per år hålls ägardialog då kommunstyrelsen kan ställa frågor till bolaget. Omvärldsanalysen begärs in en gång per år men det framförs att samtal förs vid flera möten under året som knyter an till omvärldsanalysen.
Sammanfattning och revisionell bedömning
Arbetar AB Sollentunahem på ett ändamålsenligt sätt med omvärldsanalyser och bedömningar på lång sikt i syfte att öka kunskapen om framtiden för att därmed kunna utveckla sin verksamhet samt skapa handlingsberedskap?
Efter genomförd granskning är den samlade bedömningen utifrån den övergripande revisionsfrågan och angivna kontrollmål att AB Sollentunahem till viss del bedriver ett ändamålsenligt arbete med omvärldsanalyser och bedömningar på lång sikt i syfte att öka kunskapen om framtiden för att därmed kunna utveckla sin verksamhet samt skapa handlingsberedskap.
1 Kommundirektör, bolagens respektive VD samt förvaltningscheferna
Bolaget har en upprättad och dokumenterad omvärldsanalys. Omvärldsanalysen är en del av det strategiska arbete som har utförts kring mål och vision med sikte på år 2030. Processen kring framtagande av omvärldsanalys är inte dokumenterat, vilket kan innebära en risk och
personbundenhet. Det finns även regelbunden rapportering till ägaren där omvärldsanalysen är en del i rapporteringen.
