Besöksadress Stagneliusgatan 14B | Postadress Box 865, 391 28 Kalmar | Telefon 0480-45 15 00 | E-post gymnasieforbundet@gyf.se | www.gyf.se
1 (2)
Konsekvensanalys – beskrivning av interna kontrollpunkter 2021
Utifrån nedan konstaterade risker med relativa höga risktal inom ekonomiområdet har tre kontrollpunkter tagits fram i syfte att kontrollera hur pass utsatt förbundet är inom
respektive område.
Konsekvens
4
2 3 4
3
1
2
1
1 2 3 4
Sannolikhet
Risk
1 Felaktig kontering och verifikationsunderlag (redovisningsrisk) 2 Felaktig beslutsattest leverantörsfakturor (legal risk) 3 Felaktig firmatecknare (legal risk)
4 Hantering riskvaror (legal risk)
Kontrollpunkter för att granska ovanstående 1 Representationskonto/restaurangnotor kontrolleras
2 Kontroll att beslutad attestplan efterlevs i leverantörsreskontra 3 Kontroll ingångna avtal mot förteckning
Firmatecknare
4 Kontroll hantering inköp mot lager
REPRESENTATION
Samma punkt kontrollerades under 2020. Vissa brister konstaterades. Internutbildning inom området har genomförts för de som administrativt hanterar fakturorna. En
Datum
2020-10-26 Ärendebeteckning GYF 2020/0444-01.05
Handläggare Caroline Johansson Controller
0480-45 15 14
caroline.johansson@gyf.se
Kalmarsunds gymnasieförbund Datum Ärendebeteckning 2020-10-26 GYF 2020/0444-01.05
Besöksadress Stagneliusgatan 14B | Postadress Box 865, 391 28 Kalmar | Telefon 0480-45 15 00 | E-post gymnasieforbundet@gyf.se | www.gyf.se
2 (2)
uppföljning av insatsen vore därmed lämplig 2021. Förbundets interna rutiner anger att syfte och deltagare ska medfölja kontering och attest av fakturor avseende
representation. Samhällets intresse av kommuners kostnader för representation är stor vilket bland annat märks genom mediernas täckning av området under 2019. Minst 50 % av förbundets fakturor avseende representation ska under 2020 kontrolleras genom stickprov. Detta för att säkerställa att de följer gällande rutiner. Stickprov ska även genomföras av konto avseende fika, måltider och restaurangnotor för att kontrollera korrekt kontering och hantering. Stickprov om 10 % avseende dessa ska genomföras.
BESLUTSATTEST
En felaktig beslutsattest innebär att direktionens beslutade delegation avseende attest inte följs. Det kan även försvåra möjligheten för den budgetansvariga att ha kontroll på enhetens kostnader och därmed hantera en av sina huvuduppgifter ”ekonomi i balans”.
Attestplanen i ekonomisystemet ska hindra att felaktigheter föreligger men då
densamma inte hanterar kod ”verksamhet” finns risk för brister. Stickprov (10 fakturor per beslutsattest) av leverantörsfaktura mot beslutad attestlista samt avstämning av
attestplan i ekonomisystemet mot beslutad attestplan i direktionen ska därför genomföras.
FIRMATECKNARE
Vid underskrift på avtal krävs att giltig firmatecknare signerar avtalet. Giltiga
firmatecknare beslutas i förbundets direktion. I det fall en ogiltig firmatecknare signerar ett avtal kan det gälla att avtalet inte är legalt bindande. Samtliga ingångna avtal under året kontrolleras mot beslutade firmatecknare.
HANTERING RISKVAROR
Under 2020 kontrollerades och undersöktes hanteringen av riskvaror (alkoholhaltiga drycker) på restaurang och livsmedelsprogrammet. Antagen rutin och dokumentation avseende hantering av kasserade volymer saknades. Inför kommande år förutsetts dessa brister vara åtgärdade och en fullständig kontroll avseende inköp i förhållande till kvarstående lager förväntas kunna genomföras.
