Kartläggning av
skoladministratörernas
arbetsuppgifter och
arbetsprocesser
En kvalitativ intervjustudie
Författare Cecilia Rudelius Fanny Flinkman
Handledare Gymnasiechef XX
Kurs Examensarbete
Förord
Vi som har gjort den här undersökningen heter Fanny Flinkman och Cecilia Rudelius och vi läser till vårdadministratörer på Internationella handelshögskolan i Jönköping. Utbildningen är tvåårig (fyra terminer) och avslutas med en LIA-period (Lärande i arbete) och ett examensarbete. I examensarbetet hade vi som uppgift att göra en vetenskaplig studie kring ett ämne som vår LIA-plats ville ha en undersökning om. Vi ville utöka våra kunskaper inom det administrativa yrket utanför vårdsektorn och därför sökte vi istället till en gymnasieskola för att se hur skolexpeditionen arbetar. Vi fick förmånen att göra vår sista LIA och vårt examensarbete på en gymnasieskola någonstans i Sverige. Vi har valt att nämna gymnasieskolan som en gymnasieskola någonstans i Sverige då gymnasieskolan vill vara anonym i vår rapport.
Vi vill passa på att tacka vår uppdragsgivare och handledare och övrig personal på gymnasieskolan för den hjälp och stöd som vi fått under arbetets gång. Tack!
Sammanfattning
Undersökningen grundar sig i kartläggning och observation av en skoladministratörs arbetsuppgifter och arbetsprocesser på en gymnasieskola någonstans i Sverige. Vi benämner skolan på detta vis i rapporten då gymnasieskolan ville vara anonym.
Problemet idag är att det inte finns någon förståelse för vad skoladministratörerna arbetar med och detta vill gymnasieskolan någonstans i Sverige tydliggöra och synliggöra för övrig skolpersonal och elever. Uppdraget och syftet med undersökningen landade därför i att undersöka och kartlägga skoladministratörernas arbetsuppgifter och arbetsprocesser. Genom detta kan vi synliggöra möjliga förbättringar och effektiviseringar.
För att uppnå vårt syfte besvaras frågeställningarna - Vad har skoladministratörerna för
arbetsuppgifter? Hur ser arbetsprocesser ut för skoladministratörer under ett läsår? Hur kan dessa effektiviseras (förslag)? För att analysera resultaten av de semistrukturerade
intervjuerna vi utförde med samtliga fem skoladministratörer använde vi oss av
Lean-perspektivet och modellen Leanhuset. Genom att skapa årshjul redovisade vi vår
kartläggning och observation av deras arbetsprocesser och arbetsuppgifter, månad för månad.
Resultatet i vår undersökning baserat på Lean, visar att det finns arbetsuppgifter och arbetsprocesser inom skoladministrationen som kan effektiviseras och förbättras till exempel; väntetider, överarbete, slöseri och bristande arbetsbeskrivningar. Något vi fann som var bra i vår undersökning av skoladministratörernas arbete är att de är serviceinriktade och att de visar respekt för varandra i yrkesgruppen.
Abstract
The survey is based on mapping and observation of a school administrator's work tasks and work processes at a high school somewhere in Sweden. We name the school in this way in the report when the high school wanted to be anonymous.
The problem today is that there is no understanding of what the school administrators work with and the high school somewhere in Sweden wants to clarify and make this visible to other school staff and students. The assignment and purpose of the survey therefore ended up in investigating and mapping the school administrators' work tasks and work processes. Through this, we can make possible improvements and efficiencies visible.
To achieve our purpose, the questions are answered - What are the school administrators'
tasks? What do work processes look like for school administrators during a school year? How can these be made more efficient (suggestions)? To analyze the results of the
semi-structured interviews we conducted with all five school administrators, we used the Lean
perspective and the Leanhouse model. By creating annual wheels, we reported our mapping
and observation of their work processes and tasks, month by month.
The results of our study based on Lean, show that there are tasks and work processes within the school administration that can be streamlined and improved, for example, waiting times, overtime, waste and lack of job descriptions. Something we found that was good in our survey of the school administrators' work is that they are serviceminded and that they show respect for each other in the professional group.
Innehållsförteckning
Förord Sammanfattning Abstract Innehållsförteckning Inledning ... 7Syfte och frågeställning ... 8
Bakgrund ... 7
Begreppsförklaring ... 8
Litteraturöversikt ... 8
Teoretiskt perspektiv ... 9
Material och metod ... 10
Urval och datainsamling ... 11
Dataanalys ... 11
Studiens kvalitet ... 11
Etiska aspekter... 11
Resultat och analys ... 12
Fråga 1: Beskriv dina arbetsuppgifter och hur mycket av din dagliga tid det tar? ... 13
Fråga 2: Vilka av arbetsuppgifterna anser du vara värdeskapande respektive inte värdeskapande?... 13
Fråga 3: Utgår du ifrån den arbetsbeskrivning eller manual som finns när du uträttar ditt arbete?... 13
Fråga 4: Finns det någon arbetsuppgift som skulle kunna effektiviseras enkelt alternativt göras annorlunda? ... 14
Fråga 5: Finns det något som inte fungerar bra idag? ... 14
Fråga 6: Vad anser du skapa värde för skolans elever? ... 15
Fråga 7: Hur arbetar du för att generera värde till eleverna? ... 15
Fråga 8: Uträttar du vissa delar av ditt arbete tidigare, snabbare eller mer än vad som behövs? Överarbetar du? ... 15
Fråga 9: Upplever du att du har ärenden och papper som ligger på hög? ... 16
Fråga 10: Upplever du att du behöver vänta på att uträtta vissa delar eller nästa steg i ditt arbete?... 16
Fråga 11: Upplever du att dubbelarbete sker? I så fall vad och i vilken utsträckning? ... 16
Fråga 12: Sker det administrativa fel? Exempelvis data som matas in fel och att du får göra om? ... 17
Fråga 13: Förflyttas papper elektroniskt eller fysiskt? ... 17
Fråga 14: Känner du att du kan utnyttja hela din förmåga, kreativitet och kompetens i ditt arbete? Eller känner du dig låst till vissa fasta arbetsuppgifter? ... 17
Fråga 15: Finns det satta mål för era arbetsprocesser? Hur arbetar ni i så fall med uppföljning av dessa mål? ... 18
Diskussion ... 18
Diskussion av metod och teori ... 18
Diskussion av studiens kvalitet ... 19
Diskussion av resultat ... 20 Slutsats ... 22 Fortsatta studier ... 23 Referenser Figurförteckning Figur 1. Leanhuset ... 10 Bilagor
Bilaga 1: Mejl till skoladministratörer Bilaga 2: Intervjuguide
Bilaga 3: Årshjul – vårtermin Bilaga 4: Årshjul – hösttermin
7
Inledning
Vi utför vårt examensarbete på uppdrag av en gymnasieskola någonstans i Sverige. Skolan är en institution där elever under ledning av lärare kan tillgodogöra sig utbildning. I Sverige är skolan obligatorisk och grundläggande i tio år från sex års ålder. Därefter gymnasium och sedan universitet eller högskola som är frivillig. Gymnasieskola är en frivillig och avgiftsfri sekundärutbildning för ungdomar som har behörighet och har gått ut grundskolan. Efter gymnasieskola kan eleven genom gymnasieexamen få behörighet till att gå en högskola eller universitetsutbildning (Skoladministratör 2, personlig kommunikation, 3
mars, 2021).
Ämnet för examensarbetet är att kartlägga och observera skoladministratörernas arbetsuppgifter och arbetsprocesser på en gymnasieskola någonstans i Sverige. Problemet idag är att det inte finns förståelse för vad skoladministrationen arbetar med och detta vill gymnasieskolan synliggöra och tydliggöra för övrig skolpersonal. Detta tyckte vi författare var ett intressant ämne, då det är likt vårdadministrationen. Likt vårdadministratören är skoladministratören ”spindeln i nätet” i verksamheten. Det kan även vara nyttigt och intressant för oss vårdadministratörer att se annat administrativt arbete. Genom vår vårdadministrationsutbildning har vi fått kunskaper och erfarenheter i administrativt arbete i stort. Vi hoppas att vårt arbete av kartläggning och observation ska kunna användas och komma till nytta för gymnasieskolans verksamhet.
Bakgrund
På gymnasieskolan någonstans i Sverige studerar det cirka 1 100 elever och där arbetar cirka 180 anställda. Skolan har högskoleförberedande-, yrkes-, och introduktionsprogram, idrottsgymnasium samt gymnasiesärskola. Av 180 anställda arbetar några med administration. Skoladministratörerna hanterar administrationen gällande antagning, allt som har med elevregistrering att göra samt viss personaladministration (Gymnasiechef, personlig kommunikation, 11 mars, 2021).
På gymnasieskolan någonstans i Sverige arbetar skoladministratörer som ”spindeln i nätet” och är viktiga representanter för skolverksamheten. Skoladministratörens arbetsuppgifter är varierade och kräver kunskap om rättsområden med stora kontaktnät. För att en skola ska fungera väl och nå framgång behövs en kompetent skoladministratör. En skoladministratör har många ”bollar i luften”, behöver vara analytisk och stresstålig. Skoladministratörernas huvudsakliga arbetsuppgifter är:
• Antagning.
• Personal (support/omkontering/intyg/nyanställda/sjukfrånvaro/vikarieanskaffning). • Ekonomi (fakturahantering/årsbokslut/utbetalningar/budget).
• APL-arbete (Arbetsplatsförlagt lärande). • IT-system (Skola24/Tieto/V-klass /Dexter/
Personec/Winlas/Agresso/Hypergene/Office-paket). • Arkivering och gallring.
• Rapportering till CSN (Centrala Studiestödsnämnden). • Statistik till SCB (Statistiska Centralbyrån).
• Betyg.
• Sociala medier.
8
• Förberedelser för skolstart, mässor och avslutningar.• Elevregistret (studieplaner/klass- och grupphantering/utbildningsplaner). • Receptionsarbete och service.
• Kontorsgöromål (Samtliga skoladministratörer, personlig kommunikation, 3 mars, 2021).
Syfte och frågeställning
Syftet med studien är att kartlägga skoladministratörernas arbetsprocesser och identifiera deras arbetsuppgifter. Genom detta synliggör vi möjliga förbättringar och effektiviseringar. För att uppnå syftet besvaras följande frågeställningar:
• Vad har skoladministratörerna för arbetsuppgifter?
• Hur ser arbetsprocesser ut för skoladministratörer under ett läsår? • Hur kan dessa effektiviseras (förslag)?
Begreppsförklaring
Under detta stycke förklaras och definieras de begrepp som är viktiga och har betydelse för denna undersökning. Här definieras begreppen utifrån vårt perspektiv i undersökningen.
Lean Kort förklarat att maximera kundvärdet genom att minska slöseri.
Process Förlopp som innebär att något förändras eller utvecklas
Uppgift Visst avgränsat arbete som en fått sig tilldelat eller eventuellt själv
åtagit sig.
Arbete Stadigvarande sysselsättning som ger försörjning och som vanligen
är nödvändig.
Skola Institution där undervisning bedrivs särskilt, den är obligatorisk för barn
och ungdom.
Gymnasium En skolform som är påbyggnad till grundskolan och meriterar till
omedelbar yrkesverksamhet eller högre utbildning, enligt SO (Svensk ordlista, 2009).
Litteraturöversikt
Den litteraturstudie vi har sökt i och stöttat oss på är rapporten Effektivisering av
administrativa processer – En fallstudie av administrativa processer på ett speditionsföretag. Det är en studie från Handelshögskolan vid Göteborgs universitet
(Albertsson Hohlfält, E., & Larsson, J. 2015). Arbetet riktar sig mot potentiella administrativa effektiviseringsmöjligheter inom ett speditionsbolags transportprocess, men vi har läst delar i rapporten som även kan vara intressanta för oss i vårt examensarbete. I studiens resultat har de kommit fram till att Lean skulle kunna tillämpas på den administrativa transportprocessen för att öka effektivitet och minska på slöseri. Studien visar även var i processen möjlighet finns till förbättring, vilka brister som finns samt var värde skapas.
9
Studien och frågeställningen har vi kunnat relatera till vår egen undersökning kringkartläggning av skoladministratörernas arbetsuppgifter och arbetsprocesser.
För att få kunskap om Lean har vi studerat böcker och vetenskapliga artiklar inom området. Vi läste boken Arbetsliv (2013) som innehåller information om Lean Production. I boken berättas det om grunden till Lean, dess uppkomst och betydelse. Det började med att ett amerikanskt forskningsprojekt, International Motor Vehicle Programme, marknadsförde Lean Production. De jämförde effektiviteten mellan olika bilfabriker i världen och lyfte fram Toyota som den effektivaste biltillverkaren (Arbetsliv, 2013). Enligt Arbetsliv (2013) är ett övergripande mål i Lean Production att eliminera överflödiga resurser i organisationen samt Lean betyder mager eller slimmad och syftar på att organisationen enbart ska ha de resurser som är absolut nödvändiga.
Liker (2004) beskriver Toyota Prodution System (TPS) i boken The Toyota Way, som ett hus som består av två pelare; ständiga förbättringar och respekt för människan. Pelarna består sedan i sin tur av ett par olika principer; Challenge, Kaizen, Genchi Genbutsu,
Respect och Teamwork. Dessa principer kommer att genomsyra hela vår undersökning och
resultat då vi kunde relatera och koppla samman denna litteratur med vår rapport.
Teoretiskt perspektiv
Vi kommer att använda oss av Lean och modellen Leanhuset som teoretiskt perspektiv när vi kartlägger skoladministratörernas arbetsuppgifter. Toyota utvecklade ett arbetssätt kallat Toyota Production System (TPS) som idag kallas Lean Production. Lean handlar om att maximera kundvärdet genom att minska slöseri. I Lean synliggörs processer så att problem blir lättare att upptäcka och detta i sin tur leder till att problemet åtgärdas snabbare.
Leanhuset – ett hus bestående av två pelare; ständiga förbättringar och respekt för människan (Liker, 2004
)
. Pelarna består sedan av ett par principer:• Utmaningar: Sätta upp långsiktiga mål och möta utmaningar med kreativitet och mod.
• Kaizen (japanska för förbättring): Att alltid sträva efter att förbättra aktiviteter och processer genom små förändringar.
• Respekt: Att alltid respektera och förstå varandra.
• Teamwork: Alla delar med sig av sina erfarenheter och hjälper varandra till att utvecklas.
• Genci Genbutsi (gå och se): För att verkligen förstå ett problem måste vi gå till platsen och uppleva det. Även kallat ”Go Gemba” (Liker, 2004).
Dessa punkter baseras sedan på fem grundprinciper: definiera kundnytta, kontinuerligt flöde, identifiera värdeflöden, ständiga förbättringar och kundorderstyrningar.
För att kunna implementera Lean krävs det: • Långsiktighet centralt.
• Ärlighet och fakta.
• Deltagande och stödjande ledarskap.
• Kundens och verksamhetens bästa i fokus, inte ego, gäller alla nivåer i organisationen.
10
• Arbete i små team, kvalitet genom rätt process.• Lärande på teamnivå.
• Viktigare att prata om problem (förbättringsmöjligheter) än om framgång (mod och ärlighet, inte förvalta – utan förbättra) (Liker, 2004).
Figur 1. Leanhuset.
Material och metod
Vi vill synliggöra och tydliggöra skoladministratörernas arbetsuppgifter då de idag fungerar som ”spindeln i nätet” åt både elever och skolpersonal. Det finns inte alltid förståelse för vad skoladministratörerna arbetar med. Detta även för att skoladministratörerna ska kunna effektivisera och förbättra deras egna arbetsuppgifter. För att få svar på syftet med undersökningen och frågeställningen använder vi oss av en kvalitativ fallstudie med semi-strukturerade intervjuer för att kartlägga skoladministratörernas arbetsuppgifter samt insamling av information (Lindstedt, 2019). Vi genomförde intervjuer med samtliga skoladministratörer med frågor som berör vår undersökning och syfte. Utöver intervjuerna har vi observerat skoladministratörerna i deras dagliga arbete för att själva få en inblick i deras arbetsuppgifter. Vi kommer att använda
Lean-perspektivet som våra ”glasögon” över vår studie och även använda oss av de
kunskaper och verktyg som vi har fått genom kurserna Forskningsmetodik,
Verksamhetsutveckling och Kommunikation och patientrelaterad dokumentation.
En kvalitativ totalundersökning tillämpades genom intervjuer med skoladministratörerna. Detta för att vi ville få reda på vad en skoladministratör arbetar med. Då lämpade sig en kvalitativ undersökning bäst för att vi skulle kunna redovisa empirin på ett djupare plan utifrån vårt syfte (Lindstedt, 2019).
På grund av vår undersökning om vad skoladministratörerna har för arbetsuppgifter och arbetsprocesser valde vi en totalundersökning. Det lämpade sig inte med en stickprovsundersökning, då hade vi inte fått det material vi behövde för att kunna kartlägga skoladministratörerna i vår undersökning. Vi valde att göra semi-strukturerade intervjuer enskilt med var och en av skoladministratörerna. Detta för att få en tydlig och djupare förståelse för varje skoladministratör (Lindstedt, 2019).
Genom att göra årshjul över skoladministratörernas arbetsuppgifter och arbetsprocesser, månad för månad till samtliga skoladministratörer, redovisar vi vår kartläggning. Sammanställningen av årshjulen gjorde vi i Powerpoint och Publisher som vi sedan överlämnade till gymnasieskolan, se bilaga 3 och 4.
11
Urval och datainsamling
Då gymnasieskolan vill vara anonym, benämner vi den genom en gymnasieskola
någonstans i Sverige. I vår rapport benämner vi skoladministratörerna med nummer 1–5.
Vi skickade ut ett mejl till samtliga fem skoladministratörer på en gymnasieskola
någonstans i Sverige, där de fick information om intervjun och etiska överväganden, se
bilaga 1. Vi valde ut några datum som passade oss, dock fick samtliga skoladministratörer välja dag och tid för intervjun. Samtliga skoladministratörer tackade ja till intervjun inom en dag. Intervjuerna skedde sedan på utsatt dag och tid.
Genom att utföra semi-strukturerade intervjuer med samtliga skoladministratörer, samlade vi in data till vår undersökning. När vi utformade frågeställningen utgick vi ifrån
Lean-perspektivet och modellen Leanhuset och dess principer. Frågorna handlade bland annat
om hur skoladministratörerna uträttar sina arbetsuppgifter och arbetsprocesser, och hur mycket av deras dagliga tid dessa tar? Vilka arbetsuppgifter och arbetsprocesser som skoladministratörerna tycker är värdeskapande respektive inte värdeskapande? Om de anser att dubbelarbete sker? Om papper och dokument förflyttas elektroniskt eller fysiskt? Finns det någon arbetsuppgift som skulle kunna effektiviseras eller göras annorlunda? Se bilaga 2 för intervjuguiden. Intervjun tog cirka 30–60 minuter med vardera skoladministratör, sedan transkriberades och skrevs intervjuerna ut för att underlätta analysen.
Dataanalys
Dataanalysen gjordes genom att samtliga intervjuer transkriberades och skrevs ut för att underlätta analysen. Vi läste intervjuerna flera gånger för att lättare få en förståelse och söka citat på vad som var viktigt. Intervjuerna bearbetades systematiskt för att inte missa något viktigt och tills en överblick arbetades fram. Intervjuerna gav ytterligare förståelse för skoladministratörernas arbetsuppgifter och arbetsprocesser. Många svar var likvärdiga och därför gjorde vi en sammanfattning kring svaren och informerade om viktiga saker som framkommit av intervjuerna under rubriken Resultat.
Studiens kvalitet
För att säkerställa validiteten av våra intervjuer, utifrån en kvalitativ ansats, har vi utgått från Lean-perspektivet. Kvalitet är viktigt vid insamling av data för att se till att den samlas in på ett säkert sätt. Validitet innebär att möta det som är relevant i analysen av insamlade data (Lindstedt, 2019). Genom att vi har utfört en totalundersökning med intervjuer, med samtliga fem skoladministratörer, är trovärdigheten försäkrad.
Etiska aspekter
Den gymnasieskola som beställde undersökningen önskade att vara anonym, varför vi inte nämner den vid namn i rapporten, utan den benämns som en gymnasieskola någonstans i
Sverige. Vi har även skrivit på en tystnadsplikt mot gymnasieskolan när vi startade vår
12
Personalen på gymnasieskolan blev informerade om att undersökningen gjordes och att deäven fick ta del av resultatet efter undersökningens slut.
Då samtliga parter i vår undersökning blev informerade om vilka vi var, vårt syfte med undersökningen, hur den kom att genomföras och användas samt att fått ge sitt samtycke och möjligheten till anonymitet har vi därmed följt de fyra huvudkraven; informations-,
samtycke-, konfidentialitets- och nyttjandekravet för gällande forskningsetiska regler
(Lindstedt, 2019). I mejlet till skoladministratörerna informerade vi dem om de etiska aspekterna som tagits hänsyn till i undersökningen, se bilaga 1. Inför varje intervju ställdes frågan om det var okej att intervjun spelades in och vi fick då muntliga samtycken.
Resultat och analys
Arbetet som skoladministratör innebär att hen är rektorns högra hand och stöd. Samtidigt är hen ”spindeln i nätet” och en viktig representant för skolverksamheten. Hen är en hjälte som verkar i det tysta. Hen har ett stort kontaktnät och har många olika bollar i luften. Skoladministratören behöver kunna handläggningsregler om kommunikation, dokumentation, hur de skriver ett beslut och hur ett överklagande går till. Skoladministratören behöver också känna till regler om registrering, arkivering och gallring. De är även en del av skolans marknadsföring som till exempel hemsida, sociala medier, mässor och olika event (Skoladministratör 4, personlig kommunikation, 3 mars, 2021). Skoladministratörens huvudsakliga arbetsuppgifter är; ekonomi, fakturahantering, antagning, studieplaner, betygshantering, anskaffning av APL (Arbetsplatsförlagt lärande), närvaro- och frånvarohantering, CSN, schemaläggning, bokning av salar, elevsystemshantering, följer och arbetar efter lagar och förordningar (Skoladministratör 1, personlig kommunikation, 3 mars, 2021).
Idag finns det bara årshjul för skolledningen men inget årshjul för skoladministratörernas huvudsakliga arbetsuppgifter och arbetsprocesser. Ett årshjul innebär tydlig och strukturerad arbetsbeskrivning över deras arbetsuppgifter, månad för månad. Genom ett årshjul synliggörs och tydliggörs skoladministratörernas arbetsuppgifter och arbetsprocesser. Då gymnasieskolan vill vara anonym har vi modifierat skoladministratörernas årshjul något, se exempel av årshjul i bilagor 3 och 4.
Genom att skapa årshjul över skoladministratörernas arbetsuppgifter och arbetsprocesser, blir de mer medvetna och ser hur de kan utvärdera och effektivisera dessa uppgifter. Problemet av avsaknaden av årshjul gör att skoladministratörerna inte har några konkreta mål för sina arbetsuppgifter och arbetsprocesser. Idag är inte skolans mål och vision så tydliga för skoladministratörerna, utan är mer tydliga för eleverna.
Årshjulen bidrar även till att skoladministratörerna ser hur många arbetsuppgifter de har och när de ska göras på året. Arbetsuppgifterna och arbetsprocesserna blir mindre sårbara vid oplanerad frånvaro och de får förståelse för varandras arbetsuppgifter. Årshjulen gör det lättare för skoladministratörerna och övrig personal att prioritera sina arbetsuppgifter och arbetsprocesser (Gymnasiechef, personlig kommunikation, 24 februari, 2021).
Här nedan har vi presenterat och analyserat våra intervjufrågor som vi ställde till de fem skoladministratörerna. Vi har analyserat frågorna genom Lean-perspektivet, modellen
13
skoladministratörerna gav vid intervjutillfällena, se sammanställning av frågor, svar ochanalys nedan:
Fråga 1: Beskriv dina arbetsuppgifter och hur mycket av din dagliga
tid det tar?
På första frågan kring beskrivningen av deras arbetsuppgifter och hur mycket daglig tid det tar varierar svaren och det är svårt för skoladministratörerna att sätta exakt tid på hur mycket varje arbetsuppgift tar. ”Det finns en plan för vad skoladministratörerna ska göra
men det hinns inte alltid med”. – Skoladministratör 1. Beroende på arbetsuppgift framkom det att en viss arbetsuppgift kan ta tre till fyra timmar, berättar en av skoladministratörerna. Analysen av resultatet genom Leanhusets principer är att skoladministratörerna har väldigt olika och varierande arbetsuppgifter i sin profession. Genom Lean-perspektivet kan vi inte se att skoladministratörerna kan sätta någon exakt tid för hur lång tid en arbetsuppgift tar. För att öka effektiviteten enligt Lean är det viktigt att kunna sätta tider på arbetsuppgifterna.
Fråga 2: Vilka av arbetsuppgifterna anser du vara värdeskapande
respektive inte värdeskapande?
På andra frågan om vilka av arbetsuppgifterna som skoladministratören anser vara värdeskapande respektive inte värdeskapande, svarar samtliga skoladministratörer att alla deras arbetsuppgifter är värdeskapande då de arbetar för eleverna. Det som framkommer som inte värdeskapande är datorstrul, tjat om information och data. Elevakternas hantering är i detta nu dubbelt, de finns både fysiska och digitala. ”Elever och övrig personal kommer
hellre och frågar än att läsa de rutiner som finns att tillgå”. – Skoladministratör 2
Analysen utifrån resultatet på frågan, baseras på Leanshusets två grundpelare som sedan i sin tur består av några principer; utmaningar, förbättringar, respekt, samspel och uppleva. Genom detta synsätt tydliggörs att det finns saker som kan förbättras till exempel; samspel, respekt och förståelse för varandras arbetsuppgifter.
Fråga 3: Utgår du ifrån den arbetsbeskrivning eller manual som finns
när du uträttar ditt arbete?
På frågan om skoladministratörerna utgår ifrån den arbetsbeskrivning eller manual som finns när den uträttar sitt arbete svarade de olika. Några sa ja och några sa nej. Efterföljande kommentarer på frågan var dessa:
• Rutiner finns för antagning, inackordering, IKE (Interkommunal ersättning), personlig almanacka, årshjul, del av en arbetsprocess, kugghjulsarbete. • Det finns manualer för olika datasystem.
• Egenskriven manual för olika arbetsprocesser.
• Arbetslivserfarenhet genererar kunskap om när och hur arbetsuppgifter ska göras. En analys baserat på Leanhusets principer är att vi inte ska förvalta kunskap utan dela med oss. Det som framkom i resultatet var att rutiner finns för vissa arbetsuppgifter men långt ifrån alla, då vissa av skoladministratörerna arbetade efter arbetsbeskrivning eller manual men vissa inte. Problemet var att det inte fanns tillräckligt med tid för att skapa dessa beskrivningar och manualer.
14
Fråga 4: Finns det någon arbetsuppgift som skulle kunna
effektiviseras enkelt alternativt göras annorlunda?
På frågan om det finns någon arbetsuppgift som skoladministratörerna skulle kunna effektivisera enkelt alternativt göras annorlunda svarade samtliga ja på frågan. Samtliga skoladministratörer tog upp olika arbetsuppgifter som kan effektiviseras eller göras annorlunda. Se nedan för vilka arbetsuppgifter som skoladministratörerna skulle kunna effektivisera eller göra annorlunda:
• ”Ja, men det finns för lite tid att göra förbättringar. Tyvärr finns inte tiden, då vi arbetar aktivt med att släcka bränder”. – Skoladministratör 1
• Skoladministratörerna vill att den gemensamma hårddisken ska användas mer, exempelvis; förändringsdokument, studie- och yrkesvägledares listor. Idag finns dessa listor fysiskt i en pärm, det vill säga, att vill fler ha pärmen samtidigt så går det inte.
• En elev som har slutat eller bytt klass kan läggas in i elevakten, även frånvaro på eleven.
• Manualer för skoladministratörernas arbetsuppgifter bör skapas då det är sårbart om någon blir sjukskriven eller liknande.
• Många arbetsmoment för ett och samma dokument, som till exempel Swish och diarieföring.
• ”Det saknas en platsbank att boka in APL-platser (Arbetsplatsförlagt lärande).
Idag finns det i en pärm som vi sedan ska föra in digitalt. Detta blir dubbelarbete. Det skulle även underlätta om programmet kan köras över flera kommuner”. – Skoladministratör 5
• I elevdatasystemet Tieto måste skoladministratörerna använda sig av många onödiga klick som tar mer tid och risken för felinmatning ökar. Det går tyvärr inte att serieinmata data.
Analysen utifrån resultatet genom Leanhusets principer är att skoladministratörerna har arbetsuppgifter som kan effektiviseras eller göras annorlunda men det finns inte tiden för det. Genom Lean-perspektivet ser vi att det finns ett slöseri med bland annat dubbelarbete, många fysiska dokument som skulle kunna göras digitala, brist på arbetsuppgiftsmanualer och dåligt integrerade IT-system.
Fråga 5: Finns det något som inte fungerar bra idag?
På frågan om det finns något som inte fungerar bra idag svarade samtliga att det finns saker som fungerar mindre bra, som exempelvis:
• Skoladministratörerna får påminna övrig personal om olika arbetsprocesser via mejl till exempel underskrift av intyg och liknande.
• ”Hinner inte reflektera utan vi bara arbetar på”. – Skoladministratör 3
• ”Tiden att skapa arbetsbeskrivningar och manualer finns inte. Dessa manualer är
vi hjälpta av och arbetsuppgifterna kan då någon annan göra om någon blir sjuk”.
– Skoladministratör 4
• ”Pandemin sätter käppar i hjulen för det dagliga arbetet, vissa arbetsuppgifter blir
krångligare nu under Covid-19”. – Skoladministratör 5
• Frånvarocentralen fungerar mindre bra, svårt att hitta lärare som kan hoppa in för samtliga kurser.
15
• Datum och deadlines respekteras inte av alla inom personalen på skolan.I en analys av detta resultat, baserat på Lean-perspektivet och modellen Leanhuset ses det tydligt några av principerna; respekt och teamwork. Dessa principer innebär att alltid respektera och förstå varandra och teamwork innebär att de delar med sig av sina erfarenheter och hjälper varandra till att utvecklas. Det är viktigt att skoladministratörerna hjälper varandra i sitt arbete, de är en i ledet av många arbetsprocesser, vilket de kallar ”kugghjulsprincipen”.
Fråga 6: Vad anser du skapa värde för skolans elever?
På frågan om vad skoladministratörerna anser skapa värde för skolans elever svarade samtliga att allt som de gör är värdeskapande för eleverna. De vill vara behjälpliga eleverna och rusta dem inför framtiden. Att ge eleverna självförtroende genom att visa hur de gör en uppgift för att eleven sedan ska kunna utföra uppgiften själv. Elever och övrig personal ska alltid känna sig välkomna. ”Serviceinriktad och tillmötesgående, ingen vill stöta på en
’surtant’”. – Skoladministratör 2
Genom analysen utifrån resultatet av frågan baserat på Leanhusets princip; utmaningar, är att möta mål och utmaningar med kreativitet och mod. Sätta eleven och verksamhetens bästa i fokus. Samtliga arbetsuppgifter är värdeskapande för elever och övrig personal i skolverksamheten.
Fråga 7: Hur arbetar du för att generera värde till eleverna?
På frågan om hur skoladministratörernas arbete genererar värde till eleverna svarade samtliga som i ovanstående fråga, alltså allt som de gör genererar värde till eleverna och även personal. Skoladministratörerna vill finnas till hands för elever och personal.
Denna analys utgår som i ovanstående analys ur modellen Leanhusets princip; utmaningar. Skoladministratörerna ska möta mål och utmaningar med kreativitet och mod. Sätta elev och personals bästa i fokus.
Fråga 8: Uträttar du vissa delar av ditt arbete tidigare, snabbare eller
mer än vad som behövs? Överarbetar du?
På frågan om skoladministratörerna uträttar vissa delar av sitt arbete tidigare, snabbare eller mer än vad som behövs och om de överarbetar, svarade samtliga olika på frågan. Någon tyckte att de överarbetade men andra inte. Några ville ligga steget före och andra kunde inte göra det. Deadlines är viktiga att hålla även planering och prioriteringar. Skoladministratör 5 berättar att ibland gör de det där ”lilla extra” för att det ska bli lättare och bättre för nästa steg i arbetet.
Genom Lean-perspektivet och Leanhusets principer kan vi analysera att det sker en överproduktion då skoladministratörerna handlägger ärenden snabbare för att må bättre och känna mindre stress över sina arbetsuppgifter. Målet med den administrativa processen är att eliminera alla slöserier. För att minimera onödig väntan så bör skoladministratörerna ha värdeskapande aktiviteter att utföra. Manuella system och IT-system bör tydliggöras och förenklas för lättare användning. Ändra på skolans standarder för informationshantering
16
som till exempel elevakten. Idag sparas elevakten fysiskt i en mapp som förvaras inlåst ocharkiveras. Elevakten följer eleven under hela skolgången och arkiveras i centralarkivet efter att eleven har slutat skolan.
Fråga 9: Upplever du att du har ärenden och papper som ligger på hög?
Gällande om skoladministratörerna upplever att de har ärenden och papper som ligger på hög svarade samtliga ja. Efterföljande kommentarer på frågan, se nedan:• ”Många halvklara saker”. – Skoladministratör 1
• Hinner inte sortera dokument, helst vill skoladministratörerna ha det sorterat i bokstavsordning i en pärm.
• ”Då vi skoladministratörer blir avbrutna många gånger i vårt arbete under
arbetsdagen, medför detta att saker läggs på hög”. – Skoladministratör 3 • Det förekommer väntetid för att färdigställa arbetsuppgifter.
I en analys av detta resultat, baserat på Lean-perspektivet, framkommer det tydligt att det ligger ärenden och papper på hög. Arbetsuppgifter har tidspress i form av deadlines och sista betalningsdag, till exempel fakturahantering. Enligt Lean-perspektivet är det slöseri med tid, exempelvis; invänta på svar. Enligt modellen Leanhuset och en av dess principer;
respekt, att alltid respektera och förstå varandra, till exempel att respektera varandra för en
god arbetsro.
Fråga 10: Upplever du att du behöver vänta på att uträtta vissa delar
eller nästa steg i ditt arbete?
På frågan om skoladministratörerna upplever att de behöver vänta på att uträtta vissa delar eller nästa steg i sitt arbete, svarade samtliga skoladministratörer att de får invänta svar eller delar för att kunna fortsätta uträtta sitt arbete. I analysen av tidigare fråga om ärenden och papper ligger på hög, framkommer det att skoladministratörerna får vänta för att uträtta nästa steg i sitt arbete. Skoladministrationen är en del i ledet av arbetsprocessen på skolan.
”Ibland får vi vänta på uppdateringar av IT-system för att kunna fortsätta mata in data”. – Skoladministratör 5
Som i analysen på föregående fråga är modellen Leanhuset och principen; respekt, att alltid respektera och förstå varandra en faktor även vid denna fråga. Det blir även slöseri med tid, med tanke på att arbetsuppgiften får vänta på beslut eller annat stöd.
Fråga 11: Upplever du att dubbelarbete sker? I så fall vad och i vilken
utsträckning?
På frågan om skoladministratörerna upplever att dubbelarbete sker och i så fall vad och i vilken utsträckning, svarade samtliga ja. Kommentarer som kom fram under denna fråga i intervjun, se nedan:
• Elevakterna förs både digitalt och fysiskt.
• ”Det saknas ett bra system för hantering av APL-platser (Arbetsplatsförlagt
lärande), idag utförs det manuellt i en fysisk pärm, materialet förs sedan över till en digital plattform, därav dubbelarbete”. – Skoladministratör 4
17
• Viktigt med dialog mellan personal, då det förekommer att två eller fler tar sig ansamma arbetsuppgift.
• Otydligt med vem som gör vad.
En analys baserat på Lean-perspektivet och Leanhusets principer är att det finns slöseri även här i form av tid, dålig kommunikation och inkompatibla datasystem.
Fråga 12: Sker det administrativa fel? Exempelvis data som matas in
fel och att du får göra om?
På frågan om det administrativa sker fel, som exempelvis att data matas in fel och att de får göra om, svarade samtliga skoladministratörer att alla kan göra fel. ”Vi ska inte vara rädda
för att göra fel”. – Skoladministratör 2. Då IT-systemen kräver många moment och klick kan det lätt bli fel. Den mänskliga faktorn spelar också in.
Analysen av detta resultat, baserat på en av modellen Leanhusets fem grundprinciper;
Genchi genbutsu som betyder gå och se. Med det menas att du behöver gå och se problemet
i fråga, detta för att du verkligen ska förstå problemet. IT-system måste upplevas och arbetas i för att kunna urskilja problem och förbättringar.
Fråga 13: Förflyttas papper elektroniskt eller fysiskt?
På frågan om skoladministratörerna förflyttar papper elektroniskt eller fysiskt svarade samtliga att det sker både elektroniskt och fysiskt. En skoladministratör tyckte att det skedde mer digitalt än fysiskt. ”Lagar och förordningar gör att vi måste ha fysiska
underskrifter, då vi inte har digital underskrift”. – Skoladministratör 5
Genom modellen Leanhuset och dess principer, kan vi analysera denna fråga med hjälp av
Kaizen som är en japansk term för förbättring. Kaizen är en strategi för att öka
produktiviteten genom inkrementella och kontinuerliga, ständiga förbättringar i små steg, där syftet är att skapa högre värde med mindre slöseri. IT-systemen som används är inte kompatibla med digital underskrift och detta leder till mer pappersutskrifter.
Fråga 14: Känner du att du kan utnyttja hela din förmåga, kreativitet
och kompetens i ditt arbete? Eller känner du dig låst till vissa fasta
arbetsuppgifter?
På frågan om skoladministratörerna kan utnyttja hela sin förmåga, kreativitet och kompetens i sitt arbete eller om de känner sig låsta till vissa fasta arbetsuppgifter svarade några ja och några nej. Skoladministratörerna trivs i arbetsgruppen och verksamheten, men någon känner att det är något som saknas som exempelvis jobba mer utåt. ”Jag känner att
jag har mer kompetens än vad som krävs för arbetsuppgifterna”. – Skoladministratör 1
Analysen av detta resultat baserat på Leanhusets princip; utmaningar, att sätta upp långsiktiga mål och möta utmaningar med kreativitet och mod, kan vi knyta an till skoladministratörens kreativitet och kompetens. Någon av dem känner sig låst i sina arbetsuppgifter och får inte den stimulansen som hen önskar. Några skoladministratörer är nöjda över sina arbetsuppgifter och känner sig inte låsta, de känner att de får stimulans och får använda sin kreativitet och kompetens.
18
Fråga 15: Finns det satta mål för era arbetsprocesser? Hur arbetar ni
i så fall med uppföljning av dessa mål?
På frågan om det finns uppsatta mål för skoladministratörernas arbetsprocesser och hur de sedan arbetar med uppföljning av dessa svarar några skoladministratörer ja och några nej. De som svarar nej tycker inte att det finns satta mål för deras arbetsprocesser. De mål som är bestämda är utefter lagar och förordningar. Kommunen har också riktlinjer som ska följas. De som svarar ja på frågan säger att det finns bestämda mål i form av deadlines och delmål. ”Delmålen och deadlines kan innebära skolstart, skolavslutning och mässor. För
att följa upp dessa mål görs utvärderingar som sedan följs upp för reflektion och för att lära till nästa tillfälle”. – Skoladministratör 3
I en analys baserat på modellen Leanhuset är samtliga principer användbara; utmaningar,
Kaizen (förbättring), teamwork, respekt, Genchi Gebutsu (gå och se).
Skoladministratörerna planerar och sätter upp långsiktiga mål och deadlines genom exempelvis årshjul. De utvärderar sedan dessa med hjälp av enkäter med mera. På detta sätt arbetar de med ständiga förbättringar, alltså Kaizen. De försöker att respektera och förstå problemen som uppkommer under till exempel skolavslutning eller under andra arbetsprocesser. Teamwork med hjälp av att dela med sig av sina erfarenheter hjälper skoladministratörerna varandra och verksamheten till att utvecklas vidare. Enligt Genchi Gebutsu måste du uppleva det för att sedan kunna förbättra det, detta gör skoladministratörerna genom att utvärdera och reflektera över de svar som exempelvis en enkät givit.
Diskussion
Under följande rubriker diskuterar vi hur vi har uppnått vårt syfte och besvarat vår frågeställning utifrån den metod vi valt och vilket resultat vi kommit fram till i undersökningen. Diskussionen är uppdelad i metod och teori, studiens kvalitet och resultat.
Diskussion av metod och teori
När vi valde metod utgick vi från studiens syfte och ansåg att en kvalitativ metod var relevant och då vi ville göra en totalundersökning genom att göra semi-strukturerade intervjuer med skoladministratörerna. Vi valde att genomföra intervjuer istället för att skicka ut enkäter. Vi ville få djupare svar, därför skickade vi ut intervjuguiden några dagar innan intervjuerna hölls. Tanken med intervjuerna var att få relativt genomtänkta och utvecklade svar, även att ge utrymme för skoladministratörerna att visa den kompetens de besitter. Hade vi inte skickat ut intervjuguiden i förväg till skoladministratörerna, så hade vi kanske fått spontana och inte genomtänkta svar. Detta hade nog gjort vår undersökning mindre trovärdig och relevant.
Vi hade förmånen att få göra vår LIA (Lärande i arbete) och examensarbetet på gymnasieskolan under rådande pandemi, covid-19. Detta tyckte vi var en stor fördel då vi hade i uppgift att kartlägga och observera skoladministratörernas arbete. Vi kunde genomföra intervjuerna under skoladministratörernas arbetstid och på deras arbetsplats. Samtliga intervjuer utfördes på samma sätt där vi även spelade in skoladministratörernas svar via en inspelningsapp. Till viss del fördes även anteckningar för att uppmärksamma de svar som ansågs skulle ha stor betydelse för undersöknings syfte.
19
Vid närmare efterforskning kring teoretiskt perspektiv ansåg vi att Lean-perspektivet ochmodellen Leanhuset, som har testats i andra liknande studier verkade lämplig och användbar i vår undersökning om kartläggning och observation av skoladministrationens arbetsuppgifter och arbetsprocesser. Vi fick dock anpassa den något för att kunna koppla den till våra frågor, då vi hade en specifik yrkesgrupp inom skolverksamheten som var bestämd av gymnasiechefen.
Vi genomförde våra intervjuer utifrån intervjuguiden, se bilaga 2, med samtliga fem skoladministratörer. Därav blev det en 100 % svarsfrekvens. En tanke som slog oss under intervjuerna och sedan analysen av resultatet var känslan av att några av frågorna var för likt formulerade. Detta framkom tydligt då vissa av skoladministratörerna i vissa fall svarade ”Detta är lite som jag svarade tidigare…”, och därefter fick vi en känsla av att de utvecklade sitt svar lite mera. En tanke som också slog oss under intervjuerna var att vi kunde ha kopplat samman frågorna ”Vad anser du skapa värde för skolans elever?” och ”Hur arbetar du för att genera värde till eleverna?” då dessa frågor gav relativt lika svar. Vi mejlade ut intervjuguiden några dagar innan intervjuerna skulle hållas. Skoladministratörerna tyckte först att frågorna var svåra, men när intervjuerna hölls och vi intervjuare förtydligade frågorna så blev det lättare att svara för skoladministratörerna. När vi reflekterade över intervjuerna och vår intervjuguide hade vi i efterhand önskat att vi gjort en testintervju, för att lättare kunna selektera frågorna och dess relevans. I efterhand har vi insett att det hade varit intressant att intervjua annan övrig skolpersonal för att se om vi hade kunnat få en annan synvinkel i till exempel; om vad övrig personal tror att en skoladministratör har för arbetsuppgifter och arbetsprocesser.
När vi sökte litteratur att stödja oss mot kunde vi i tidigare vetenskapliga studier se att de hade använt sig av Lean och där fann vi även modellen Leanhuset med dess fem grundprinciper; Utmaningar – Kaizen (japanska för förbättring) – Respekt – Teamwork – Genci Genbutsi (gå och se). De kan sedan definieras på dessa grundprinciper: definiera kundnytta, kontinuerligt flöde, identifiera värdeflöden, ständiga förbättringar och kundorderstyrningar. Vi tyckte att Lean och dessa principer passade bra in i vår undersökning, då de syftar på samma ämne.
Enligt modellen Leanhuset är det viktigt att använda de anställda på gymnasieskolan och få dem att kommunicera och samarbeta bättre, då flödet i administrativa processer är svårare att mäta och mer osynliga samt att de är mer varierande än produktionsprocesser (Albertsson Hohlfäldt, E., & Larsson, J. 2015). I flödet har skoladministrationen bäst insyn och kompetens och kan på så sätt arbeta med att förbättra arbetsuppgifter och arbetsprocesser.
Diskussion av studiens kvalitet
Vi har i denna undersökning inte kunnat finna några systematiska fel. Vi tycker att vi har valt rätt metod och att metoden har använts på ett korrekt sätt, vilket styrker validiteten av undersökningen. Baserat på syfte och frågeställning anser vi att vår undersökning hade en god validitet. Samtliga skoladministratörer medverkade i undersökningen.
Gällande reliabilitet kan frågorna ha varit felformulerade på grund av att vi inte varit tillräckligt insatta i skolverksamheten. Skoladministratörerna kan även ha misstolkat eller missuppfattat frågorna i intervjuguiden, vilket i sin tur kan ha påverkat resultatet (Lindstedt, 2019).
20
Diskussion av resultat
Samtliga skoladministratörer tyckte att det var svårt att svara på intervjufrågorna trots att de hade fått ta del av dem före intervjutillfället. Frågorna blev tydligare för skoladministratörerna när vi intervjuare förklarade dem närmre. Vi strukturerade upp vårt resultat från intervjuerna och använde oss av Lean-perspektivet och modellen Leanhuset för att få fram vårt resultats analys i undersökningen.
På första frågan kring att beskriva sina arbetsuppgifter och ge en uppskattning kring hur lång tid dessa tar att utföra, ansåg samtliga skoladministratörer att det var svårt att ge en exakt värdering kring hur lång tid en arbetsuppgift och arbetsprocess tar. Dock hade de tydliga tidsramar för när de ska vara klara. Ledningsgruppen har så kallade årshjul, som visar månad för månad, vad och när arbetsuppgifter och arbetsprocesser ska göras och vara klara. På grund av brist av tid, har skoladministratörerna inte hunnit skapa ett enskilt årshjul för dem själva. Detta har vi författare hjälpt dem att skapa under vår LIA-period och examensarbete, se bilagor 3 och 4 för modifierade årshjul, då vi inte får röja gymnasieskolans identitet. Vi författare tror och hoppas att dessa årshjul kan hjälpa skoladministratörerna på sikt då det blir tydligare för omgivningen om vad, när och hur de arbetar med olika arbetsuppgifter och arbetsprocesser. Sett genom Lean-perspektivet var skapandet av årshjul ett bra sätt att visa kartläggningen av skoladministratörernas arbetsuppgifter och arbetsprocesser. Med hjälp av årshjulen kan skoladministratörerna sedan finna effektiviseringar och kanske även sätta tider på deras arbetsuppgifter och arbetsprocesser.
Gällande frågorna om värdeskapande och icke värdeskapande arbetsuppgifter och arbetsprocesser ansåg samtliga skoladministratörer att allt de gör är värdeskapande för eleverna och övrig personal på gymnasieskolan. Det som de tryckte starkt på är bland annat behjälplighet, tillmötesgående och att det är de som rustar eleverna för framtiden samt att fodra elevernas självförtroende. Genom Lean och modellen Leanhuset ser vi att resultatet av denna fråga är uppfyllt, eftersom enligt Lean ska skoladministrationen sätta kunden i fokus. Kunden i detta sammanhang är eleverna och övrig personal på gymnasieskolan. På frågan om skoladministratörerna utgick ifrån en arbetsbeskrivning eller manual när de uträttar sitt arbete svarade de olika, både ja och nej. Det finns årshjul som vi nu har skapat, en personlig almanacka och manualer för IT-system. Eftersom de svarade olika så tycker vi att det finns förbättringsmöjligheter kring detta, till exempel att uppföra flera och tydligare manualer och arbetsbeskrivningar för att minska risken för sårbarhet. Även att avsätta tid för att uppföra dessa manualer och arbetsbeskrivningar, samt att vi tycker även att det vore en god idé att läsa igenom de manualer och arbetsbeskrivningar de redan har. Då Leanhuset tar upp många relevanta principer för just detta, tycker och ser vi kopplingar mellan Lean i administrativa processer.
I resultatet av frågan ”Finns det någon arbetsuppgift som skulle kunna effektiviseras alternativt göras annorlunda?” och på frågan ”Finns det något som inte fungerar idag?” ansåg skoladministrationen att IT-systemen inte är kompatibla med varandra. De måste då göra manuella inmatningar för att funktioner saknas, till exempel serieinmatning. Arbetsprocesser kan bli bättre genom mer integrerade systemlösningar och att effektivisera systemen genom mindre klick då det ökar risken för fel. Vi tycker även att skoladministratörerna kan se över och tänka på hur många IT-system de använder och om några av dessa kan avvecklas eller göras i ett och samma IT-system. Vi ser att gymnasieskolan genom Lean-perspektivet, kan minska på sitt slöseri vad gäller väntetider, klickningar och inmatningar i deras IT-system. Även resultatet på frågan ”Sker det
21
administrativa fel, exempelvis data som matas in fel och att du får göra om?” kan vi kopplaihop med ovanstående resultat och att stress kan vara en faktor i detta också. Vi anser att det är bra att göra fel, för då lär de sig av sina misstag. Helt enkelt ska skoladministratörerna inte vara rädda för att göra fel.
Gällande resultatet på frågorna ”Uträttar du vissa delar av ditt arbete tidigare, snabbare eller mer än vad som behövs och om du överarbetar?” svarade skoladministratörerna olika. Vi kan se i resultatet att överarbete sker med att de helst vill ligga steget före i sina arbetsuppgifter. Vi ser att skoladministratörerna är serviceinriktade och även duktiga på att prioritera rätt bland arbetsuppgifter och arbetsprocesser samt att de gärna gör det där ”lilla extra” för nästkommande part i skolverksamhetsprocessen. Enligt Lean-perspektivet anser vi att skoladministratörerna har eleven och personalen (kunden) i fokus.
På frågan vi ställde gällande om ”Ärenden och papper ligger på hög?” och om skoladministratörerna ”Upplever att de måste vänta på att uträtta nästa steg i sitt arbete?” blev resultatet ett ja från samtliga skoladministratörer. I vissa arbetsmoment måste skoladministratörerna invänta besked, intyg, underskrifter med mera, innan de kan slutföra och gå vidare i sitt arbete. Vi såg att de blev avbrutna vid många tillfällen under deras arbetsdag för olika ärenden som var ”viktigare” än det som de just då arbetade med. Detta tvingade dem att stanna upp i deras pågående arbete. Genom att vi har tydliggjort skoladministratörernas arbetsuppgifter och arbetsprocesser i ett årshjul, kommer detta att göra att annan personal och elever kan se vad de faktiskt arbetar med och vad de har för tidsramar. Skoladministratörerna skulle faktiskt kunna införa ”stör ej tid” för att hinna med sina dagliga arbetsuppgifter. Skoladministrationen funderade själva på om det vore en bra idé med fasta tider, då de kan vara behjälpliga övrig personal och elever.
I resultatet ”Om papper och dokument förflyttas elektroniskt eller fysiskt?” framkom det att det var både och. Vi anser att det är svårt att göra någon större förändring i detta nu, för vissa dokument måste skrivas ut och skrivas på med underskrift då det i nuläget inte finns digitala underskrifter. Dock framkom det önskemål om att bli bättre på att använda den gemensamma digitala hårddisken för olika dokument som används på gymnasieskolan. Detta anser vi skulle spara på onödiga utskrifter som görs idag och det skulle även leda till en effektivisering. I dagsläget finns det en pärm med gemensamma uppgifter och dokument, om fler behöver använda sig av pärmen så går det inte, då det bara finns en pärm. Detta problem skulle elimineras helt om uppgifterna och dokumenten i pärmen fanns i en gemensam digital hårddisk.
I dagsläget är elevakterna fysiska men även digitala, detta leder till dubbelarbete, då skoladministratörerna måste skriva ut uppgifter och dokument för att de ska arkiveras och sparas korrekt enligt lagar och förordningar. Vi ser ingen lösning på detta problem då de måste följa lagar och förordningar som finns idag för hantering av dessa elevakter. Dock ser vi ett stort slöseri med värdefull tid, då dubbelarbete sker för skolverksamheten. När vi reflekterade resultatet kring frågan ”Känner du att du kan utnyttja hela din förmåga, kreativitet och kompetens i ditt arbete, eller känner du dig låst till vissa fasta arbetsuppgifter?” fick vi olika svar. Alla skoladministratörer trivdes på arbetsplatsen och med övrig personal, men någon uttryckte att hen inte fick utnyttja sin kreativitet, förmåga och kompetens. Hen kände sig låst och ville hellre göra andra arbetsuppgifter, som till exempel att ha mer kontakt utåt. I resultatet ser och märker vi att skoladministratörerna trivs och får anta nya utmaningar och uppgifter, de får alltså utvecklas på sin arbetsplats och nyttja deras förmåga, kreativitet och kompetens i en stor utsträckning. Vi märkte att gemenskapen var mycket god och att det var en trevlig arbetsplats att arbeta på.
22
Något som vi tyckte var intressant var svaret på frågan ”Om det finns satta mål för eraarbetsprocesser och hur arbetar ni i så fall med uppföljning av dessa mål?”. Svaren vi fick av skoladministratörerna på denna fråga var olika, vissa tyckte att de hade mål och uppföljning av dessa medan andra inte tyckte att de hade några tydliga mål eller uppföljningar. Vi kan se att det finns mål och att uppföljning sker av dessa genom att det skickas ut en enkät till elever och personal, efter till exempel en skolstart. I denna enkät får elever och personal tycka till om det som var bra och mindre bra om skolstarten. Efter enkätinlämningen sker en utvärdering och på så sätt får skolledningen veta vad som kan förbättras till nästa skolstart. Vi anser och tror att detta är ett bra och effektivt sätt att utvärdera och studera olika arbetsprocesser. Det som tydligt framkommer är att skoladministratörerna inte har några konkreta mål för sina arbetsuppgifter och arbetsprocesser. Dock har skoladministratörerna nu fått årshjul som vi har skapat till dem och på detta sätt hoppas vi att de ska kunna reflektera, effektivisera och förbättra sina arbetsuppgifter och arbetsprocesser, samt även synliggöra och tydliggöra dem för de själva och övrig personal.
Skoladministrationen skulle kunna implementera och utgå från Lean-perspektivet i det fortsatta arbetet för ständiga förbättringar och effektiviseringar i deras arbetsuppgifter och arbetsprocesser i skolverksamheten. Vi anser att vårt syfte och frågeställning har besvarats genom den analys som gjorts av resultatet i undersökningen.
Slutsats
Vårt syfte med undersökningen och frågeställning var att kartlägga och observera skoladministratörernas arbete på en gymnasieskola någonstans i Sverige. Detta för att skoladministratörer, elever och övrig skolpersonal skulle få en överblick över skoladministrationens arbetsuppgifter och arbetsprocesser. Vi synliggjorde eventuella möjliga förbättringar och effektiviseringar. Det gjorde vi genom en kvalitativ undersökning via intervjuer med samtliga fem skoladministratörer på gymnasieskolan.
Ett antal slutsatser har konstaterats kring att verksamhetsutveckling och ständiga förbättringar har stor betydelse för att organisationen ska kunna verka i en föränderlig värld, effektivisera de egna processerna och möta ständigt ökade kundkrav så att en bra effektivitet uppnås (Ahrenfelt, 2016). Detta kopplar vi till vår slutsats genom att vi har observerat att skoladministratörerna är ”spindeln i nätet” som har många krav på sig och har tidsramar att följa och de är med andra ord dem som får skeppet att flyta. Genom att vi har skapat årshjul (som redan fanns för skolledningen) till skoladministratörerna, synliggör vi deras arbetsuppgifter och arbetsprocesser. Detta kan minska pressen på skoladministrationen något, då de allt som oftast blir störda i sitt dagliga arbete. Genom att övriga skolpersonal och elever får ta del av dessa hjul, så ser de också vad en skoladministratör faktiskt arbetar med och allt de gör för dem.
Genom intervjuerna med samtliga skoladministratörer och att ha observerat deras arbete under vår LIA-period, gjorde att vi kunde utforma ett årshjul med deras arbetsuppgifter månad för månad. Med detta sagt har vi kartlagt och observerat skoladministratörernas arbete. Genom perspektivet Lean har vi även kunnat synliggöra några möjliga förbättringar och effektiviseringar i deras arbetsuppgifter och arbetsprocesser. För att öka effektiviteten skulle Lean kunna tillämpas i skoladministrationen. Det är viktigt att skoladministrationen arbetar aktivt med att skapa en medvetenhet om vad som generar värde till elever och personal för att uppnå en flexibel, kundorienterad och därmed en attraktiv konkurrenskraftig skolverksamhet. Att definiera och kommunicera ut i skolverksamheten
23
vilka aktiviteter som är värdeskapande leder till ökad effektivitet. Genom att eliminera ellerminimera de icke värdeskapande aktiviteterna icke integrerade IT-system och väntetider kan skoladministrationen lägga mer tyngd på de värdeskapande aktiviteterna.
En slutsats i undersökningen är att effektiviteten kan ökas genom att eliminera det slöseri som förekommer hos skoladministrationen i form av överarbete, väntan och bristande arbetsbeskrivningar, eftersom slöseri inte skapar något värde för elev eller personal. Överarbete kan elimineras genom att kommunicera tydligare och att tillämpa mer strukturerade rutiner. Ett tydligt ledarskap krävs för att lyckas med detta.
Några andra slutsatser är att en skoladministratör har många krav på sig, lagar och förordningar att förhålla sig till. De sköter det som sker bakom kulisserna på gymnasieskola och grundskola. Refererar vi till vårdadministrationen är skoladministrationen lika varandra; service, kundfokus, effektivitet, samspel, respekt och att kunna eliminera eventuella slöserier.
Vår slutsats är även att undersökningen har bidragit med djupare kunskap gällande skoladministratörernas arbetsuppgifter och arbetsprocesser inom skolverksamheten. Förhoppningsvis har denna studie visat på möjliga förbättringsområden inom skoladministrationen. Förhoppningsvis kan denna kartläggning och observation användas på andra skolor runt om i landet där den behövs, genom att skapa årshjul och implementera
Lean.
Fortsatta studier
Ytterligare frågeställningar som kan vara intressanta är hur vi skulle kunna implementera
Lean på en gymnasieskola. Något som vi ytterligare skulle kunna undersöka är hur lång tid
olika arbetsuppgifter och arbetsprocesser verkligen tar för en skoladministratör. Genom att granska tiden för de olika arbetsmomenten så skulle vi kunna finna olika effektiviseringsmöjligheter. Rapporten ger därmed underlag för att uträtta fler undersökningar inom skolverksamheten.
Referenser
Ahrenfelt, B. (2016). Förändring som tillstånd, Att leda förändrings- och utvecklingsarbete
i företag och organisationer. Lund: Studentlitteratur AB.
Albertsson, Hohlfält, E. & Larsson, J. (2015). Effektivisering av administrativa processer
– En fallstudie av administrativa processer på ett speditionsföretag. Hämtad 12 mars
2021 från https://gupea.ub.gu.se/bitstream/2077/39863/1/gupea_2077_39863_1.pdf
Berglund, T. (2009). Arbetsliv. Lund: Studentlitteratur AB.
Jönköping University. (u.å.). APA – Referenshantering. Hämtad 19 maj 2021 från
https://guides.library.ju.se/apa/om-apa
Leanhuset [Figur 1]. (2004). Hämtad 19 maj 2021 från
https://www.bing.com/images/search?q=the+toyota+way+hus&form=HDRSC2&first=1 &tsc=ImageBasicHover
Liker, J. (2004). The Toyota Way. New York: McGraw-Hill.
Mejl till skoladministratörerna
Hej skoladministratörer,
Hoppas ni mår fint och att allt rullar på som vanligt. Snart är vi tillbaka hos er och ska fortsätta med vårt examensarbete.
Vi har skapat 15 intervjufrågor som vi gärna vill ställa till er var och en. Vi tänker oss onsdag och torsdag vecka 16, som förslag till tid för intervjun. Hur fungerar det för er då? Ni får självklart bestämma tiden när det passar er under dessa dagar.
Intervjun sker under anonymitet och du har rätt att avbryta intervjun när som helst. Du har rätt att läsa den färdiga rapporten innan den publiceras. Den slutgiltiga rapporten kommer att publiceras på universitets hemsida, Diva. Resultaten som framkommer av intervjun kommer att avidentifieras för att inte kunna spåras. Informationen används enbart i forskningssyfte.
Vänligen hör av er snarast möjligt så att vi kan bestämma lämplig dag och tid. Ha det gott så ses vi snart!
Med vänlig hälsning
Fanny Flinkman och Cecilia Rudelius
Bilaga 1
Mejl
Intervjuguide skoladministration
1. Beskriv arbetsuppgifter och ge en uppskattning om hur mycket av din dagliga tid det tar?
2. Vilka av arbetsuppgifterna anser du vara värdeskapande respektive inte värdeskapande?
3. Utgår du ifrån den arbetsbeskrivning eller manual som finns när du uträttar ditt arbete?
4. Finns det någon arbetsuppgift som skulle kunna effektiviseras enkelt alternativt göras annorlunda?
5. Finns det något som inte fungerar bra idag? 6. Vad anser du skapa värde för skolans elever? 7. Hur arbetar du för att genera värde till eleverna?
8. Uträttar du vissa delar av ditt arbete tidigare, snabbare eller mer än vad som behövs? Överarbetar du?
9. Upplever du att du har ärenden och papper som ligger på hög?
10. Upplever du att du behöver vänta på att uträtta på vissa delar eller nästa steg i ditt arbete?
11. Upplever du att dubbelarbete sker? I så fall vad och i vilken utsträckning?
12. Sker det administrativa fel? Exempelvis data som matas in fel och att du får göra om? 13. Förflyttas papper och dokument elektroniskt eller fysiskt?
14. Känner du att du kan utnyttja hela din förmåga, kreativitet och kompetens i ditt arbete? Eller känner du dig låst till vissa fasta arbetsuppgifter?
15. Finns det satta mål för era arbetsprocesser? Hur arbetar ni i så fall med uppföljning av dessa mål?
