UTVECKLING AV
BESIKTNINGSMETODER
En fallstudie i att anpassa en besiktningsmodell för Strängnäs Fastighets AB
ANDREAS EINARSSON
DANIEL ROBERTSSON
Akademin för ekonomi, samhälle och teknik
Kurs: Examensarbete Kurskod: BTA 205 Ämne: Byggteknik Högskolepoäng: 15
Handledare: Dana Twana Examinator: Amir Vadiee
Uppdragsgivare: Alida Mehovic, Sweco
AB
AC
Purpose: The purpose of this study is to develop and evaluate an inspection model that will facilitate the work for Strängnäs Fastighets AB inspectors. Method: The method of this study consists of a case study in which the company´s routines was analyzed through site visits, interviews, review of the work routines and documents. The case study is
supplemented by a literature study where, above all, legal requirements and to a certain extent research in the area. Results: The Analyzing of the routines resulted in the company having limited or no routines at all for inspection of the buildings. This meant that the work was based on response to complaints rather than proactive work. According to that
background, a model was established based on other organization's inspection models as well as suggestions and ideas from the company itself. The model was then further adapted
through tests and feedback from the company to be able to apply to as many types of
buildings as possible. Conclusions: This study concludes that it is possible to customize an inspection model to some extent by the use of other organizations methods
Keywords: Facility management, Property management, Status inspection, Maintenance,
Inspection model, Existing buildings, Customized inspection model, Public facility management, Fastighetsförvaltning, Underhåll, Besiktningsmodell, Statusbesiktning, Befintliga byggnader, Standardisering, Offentligt fastighetsförvaltande.
F
D
Examensarbetet är upprättad på initiativ av Sweco Management AB och Strängnäs Fastighets AB med målet att förbättra besiktningsarbetet för förvaltarna på Strängnäs Fastighets AB. Examensarbetet är skrivet på avdelningen för ekonomi, samhälle och teknik vid Mälardalens Högskola med start 2020-03-30 och avslutades 2020-06-14.
Vi som har skrivit examensarbetet har haft ett gott samarbete under projektets gång där Daniel har bidragit med sin analytiska förmåga och Andreas med sin struktur och sitt intresse för teknik.
Vi vill rikta ett särskilt tack till Alida Mehovic på Sweco AB för all hjälp och engagemang, Sara Rowa och fastighetsförvaltarna på Strängnäs Fastighets AB för ett bra samarbete vid
intervjufrågor och våra platsbesök. Vi vill även tacka Learnesy AB som bidragit med kurser i Excel, Anders Ylönen och Katarina Berg för granskning av språk och innehåll samt vår handledare Dana Twana för handledning genom examensarbetet.
Västerås, juni 2020
AMMA FA
I G
Det kommunala fastighetsbolaget Strängnäs Fastighets AB, fortsättningsvis kallat SFAB, hade bristande rutiner vid besiktning och statusbedömning av deras byggnader. Detta utgör ett viktigt underlag vid upprättande av underhållsplaner och budgetering. Bristen på rutiner skapade en osäkerhet i besiktningsarbetet hos förvaltarna vilket även bidrog till en försämrad arbetsmiljö för personalen.
Syftet med examensarbetet är att med hjälp av frågeställningen ta fram och utvärdera en besiktningsmodell som underlättar arbetet för SFABs förvaltare.
Metoden för examensarbetet utgörs huvudsakligen av en fallstudie där företagets arbetsrutiner kartläggs. Detta genom platsbesök, intervjuer, granskning av arbetsrutiner och dokument. Fallstudien kompletteras med en litteraturstudie där lagkrav och till viss del forskning inom området studeras.
Resultatet av kartläggningen av arbetsrutinerna visade att företaget hade begränsade eller inga rutiner alls vid besiktningsarbete. Förvaltarnas underhållsarbete handlade om akuta avhjälpande snarare än proaktivt arbete. Mot denna bakgrund upprättades en modell baserad på andra aktörers besiktningsmodeller samt förslag och idéer från bolaget själva. Den uppsatta modellen anpassades därefter vidare genom tester och feedback från SFAB för att kunna tillämpas på så många byggnader som möjligt.
Diskussioner och slutsatser som dragits under arbetets gång har handlat om litteraturstudiens relevans och den begränsade mängden forskning på området. Det har också diskuterats kring modellens noggrannhet kontra enkelhet, samt huruvida en mer detaljerad struktur riskerar att ge ett ojämnt resultat eftersom ett större utrymme för personliga uppfattningar ges till den som utför besiktningen. En stor del av diskussionen har även rört hur mycket olika byggnadsdelar ska inverka på den samlade bedömningen av en fastighet.
Som förväntat visade sig litteraturstudien vara av marginell betydelse och fallstudien utgjorde den viktigaste delen av arbetet. Trots den begränsade tillgången av besiktningsmodeller i andra sammanhang och information om deras arbetsrutiner upprättades ett förslag på besiktningsmetod för byggnader med verksamheter som skolor och gruppboenden.
Nyckelord: Fastighetsförvaltning, Statusbesiktning, Besiktningsmodell, Underhåll,
INNEHÅLL 1 INLEDNING ... 1 1.1 Bakgrund... 1 1.2 Syfte ... 1 1.3 Frågeställningar ... 1 1.4 Avgränsning ... 2 2 METOD ... 2 2.1 Fallstudie... 2 2.1.1 Teknik för datainsamling ... 2 Platsbesök ... 2 Intervju... 2
Deltagande i dagligt arbete ... 3
Granskning av handlingar och besiktningsmodeller ... 3
2.1.2 Framtagning av besiktningsmetod ... 3
2.1.3 Test av besiktningsmetod ... 3
2.2 Litteraturstudie ... 4
2.2.1 Sökning och urval av litteratur ... 4
3 ÄMNESMÄSSIG REFERENSRAM ... 4 3.1 Fastighetsförvaltning ... 4 3.2 Outsourcing ... 5 3.3 Offentligt fastighetsförvaltande ... 5 3.4 Underhåll ... 5 3.5 Besiktningar ... 6 3.5.1 Entreprenadbesiktningar ... 6 Slutbesiktning ... 6 § 59-besiktning ... 6 Förbesiktning... 7 Särskild besiktning ... 7 Efterbesiktning ... 7 Överbesiktning ... 7 Kontrollbesiktning ... 7 Statusbesiktning ... 7 3.6 Myndighetskrav ... 8 3.6.1 Underhåll ... 8 3.6.2 Installationer ... 9 3.6.4 Brandsäkerhet ... 9
3.7.3 Arbetsmiljö inom skolan ... 11
4 AKTUELL STUDIE ... 12
4.1 Fallstudie... 12
4.1.1 Objektbeskrivning ... 12
4.1.2 Strängnäs Fastighets AB ... 12
4.1.3 Intervju del ett ... 13
4.1.4 Deltagande i dagligt arbete ... 13
4.1.5 Test av besiktningsmodell ... 14
4.1.6 Intervju del två ... 16
5 RESULTAT ... 17
5.1 Strängnäs Fastighets AB tidigare besiktningsrutiner ... 17
5.1.1 Besiktningsmetoder ... 17
5.1.2 Sammanställning och redovisning av besiktningsresultat... 17
5.2 Utveckling av besiktningsmodell ... 17 5.2.1 Framtagande av modell ... 17 5.2.2 Slutgiltig besiktningsmodell ... 18 6 DISKUSSION ... 19 6.1 Litteraturstudie ... 19 6.2 Metod ... 20 6.3 Resultat ... 20 7 SLUTSATSER ... 22
7.1 Vilka metoder och rutiner använder fastighetsbolaget idag vid besiktning och egenkontroller av lokaler? ... 22
7.2 Hur andra aktörers redan befintliga besiktningsmetoder anpassas och kombineras för att förbättra besiktningsarbetet för Strängnäs Fastighets AB?22 7.3 I vilken utsträckning kan en besiktningsmodell utvecklas och anpassas för att fungera för alla SFABs fastigheter? ... 22
8 FÖRSLAG TILL FORTSATT ARBETE ... 23
REFERENSER ... 24
BILAGA 1: INTERVJU ETT ... 27
BILAGA 2: INTERVJU TVÅ ... 28
BILAGA 3: UTKAST TILL BESIKTNINGSMODELL ... 30
BILAGA 4: BESIKTNINGSMALL STYRELSEGUIDEN ... 31
FIG
F
ECK I G
Figur 1 Strängnäs Fastighets AB organisation. ... 13
Figur 2 Mall för besiktning av lägenhet. ... 31
Figur 3 Blad 1, Resultat ... 32
Figur 4 Blad 2, Besiktning ... 33
Figur 5 Blad 3, Instruktioner, Del ... 34
Figur 6 Blad 3, Instruktioner, Del 2 ... 35
Figur 7 Blad 3, Instruktioner, Del 3 ... 36
Figur 8 Blad 4, Kod ... 37
F
K
I GA
Förkortning Beskrivning
PBL Plan och bygglag BBR Boverkets byggregler
BVL Lag om tekniska egenskapskrav på byggnadsverk SCB Statistiska Centralbyrån
OVK Obligatorisk Ventilationskontroll SBA Systematiskt Brandskyddsarbete BFS Boverkets författningssamling SFS Svensk författningssamling SFAB Strängnäs Fastighets AB
1 INLEDNING
Det kommunala fastighetsbolaget Strängnäs Fastighets AB, fortsättningsvis kallat SFAB, beskriver att det finns brister i arbetet avseende besiktning, planering, samordning och nyttjande av sina lokaler. Avsaknaden av en tydlig arbetsmetod medförde en ojämn kvalitet och att mycket tid och resurser lades på dessa moment. Lind & Lundström (2010) menar att brister i dessa rutiner kan bidra till en ineffektiv förvaltning eftersom besiktningar är det första men också ett av de viktigaste momenten för att lyckas med underhållet av en fastighet. I detta skede inventeras fastigheten och förvaltaren ges en överblick av det befintliga skicket på fastigheten som i sin tur medför att åtgärder kan vidtas.
1.1
Bakgrund
Edsbäcker (2015) har i sitt examensarbete undersökt och förbättrat arbetet för fastighetsförvaltare när det gäller statusbedömningar för byggnader med avseende på energi. Larsson (2009) har studerat hur hantering av information från statusbesiktningar av lokaler ska hanteras för kommunala fastigheter. Däremot finns inget arbete som undersöker möjligheterna att optimera och underlätta arbetet för fastighetsförvaltare vid statusbesiktningar av byggnader med avseende på skick. Som ett komplement till tidigare studier kommer fokus i detta examensarbete att riktas mot statusbesiktningar av byggnader.
1.2
Syfte
Syftet med detta arbete är att kartlägga befintliga arbetsmetoder för SFAB och undersöka om en anpassad besiktningsmetod kan optimera och förenkla arbetet vid inventering och statusbesiktning av deras byggnader med avseende på skick.
1.3
Frågeställningar
För att kunna utföra arbetet på ett tillfredsställande sätt behöver följande frågor besvaras: 1. Vilka metoder och rutiner använder fastighetsbolaget idag vid besiktning av lokaler? 2. Hur kan andra aktörers redan befintliga besiktningsmetoder anpassas och
kombineras för att förbättra besiktningsarbetet för Strängnäs Fastighets AB?
3. I vilken utsträckning kan en besiktningsmodell utvecklas och anpassas för att fungera för alla SFABs fastigheter?
1.4
Avgränsning
Studien omfattar en specifik skolbyggnad (skola 1) och ett gruppboende (gruppboende 1) som tilldelades av fastighetsbolaget. Utvecklingen av besiktningsmetoden avser i första hand skollokalen men tillämpas även på gruppboendet för att se i vilken utsträckning modellen passar olika verksamheter.
2 METOD
Examensarbetet bygger på två huvuddelar, en fallstudie och en litteraturstudie.
2.1
Fallstudie
Fallstudien är den primära metoden i arbetet och består till stor del av intervjuer, platsbesök, granskning av handlingar, arbetsrutiner och önskemål från anställda på fastighetsbolaget.
2.1.1
Teknik för datainsamling
Platsbesök
Tre platsbesök genomfördes på Strängnäs Fastighetskontor. Under första besöket hölls ett möte med en projektledare och två förvaltare där gruppen gick igenom förväntningar, önskemål och upplägg på arbetet. Resterande tid av besöket ägnades åt att lära känna företaget och dess anställda. Efter besöket sammanställdes informationen och det andra besöket planerades. Under andra besöket utfördes den första intervjun med en av förvaltarna på företaget. Planen var att intervjua alla tre förvaltare men på grund av smittorisken av SARS-CoV-19 så kunde endast en förvaltare intervjuas eftersom övriga var sjuka. Vid det tredje och sista platsbesöket testades den första versionen av besiktningsmodellen tillsammans med två förvaltare.
Intervju
För att kunna mäta huruvida besiktningsmetoden var till nytta och i vilken utsträckning den kunde anpassas till flera typer av fastigheter upprättades några intervjufrågor, se bilaga 1. Dessa frågor var även till nytta för att skapa en tydlig problembild av förvaltarnas arbete vid besiktningar, vad deras förväntningar var och eventuella egna önskemål. Under intervju ett
Deltagande i dagligt arbete
Utöver intervjuer var granskning av arbetsrutinerna nödvändig för att få en så komplett bild som möjligt eftersom många detaljer ofta glöms under en intervju. Under granskningen ombads en förvaltare att simulera en besiktning av skola 1. Vid denna besiktning kunde förvaltaren visa vilka delar som vanligtvis besiktigas och vilka problem som uppstår.
Granskning av handlingar och besiktningsmodeller
Fastighetsbolaget har tillhandahållit med relationshandlingar för tre skolor, (skola 1, skola 2 och skola 3) med tillhörande utkast till besiktningsmetoder. Utkasten till besiktningarna var en utgångspunkt för att se vilka delar som var tänkta att ingå i en besiktning och indelningen av bedömningsskalan. Relationshandlingarna var till fördel för att skapa en överblick av skolarnas omfattning och ingående delar.
2.1.2
Framtagning av besiktningsmetod
Besiktningsmetoden som används i studien är framtagen utifrån sammanfattning av intervjuer, platsbesök, tidigare besiktningsmetoder samt besiktningar av småhus och
invändiga ytskikt i lägenheter. Metoden är framarbetad i ett Excel-ark som är uppdelat i fyra blad. Resultat, besiktning, instruktioner och kod. Koderna som använts för att skriva villkor till modellen är tagna från Microsofts hjälphemsida för Excel (Microsoft, u.d). Modellens uppbyggnad och struktur är delvis inspirerad av modellen för slutbesiktning av småhus ur boken Besiktningsmannahandboken; Handbok för besiktningar av nybyggda småhus (Svenska Byggingenjörers Riksförbund SBR, Konsumentverket, Villaägarnas Riksförbund, Trä-och Möbelföretagen & Gar-Bo Försäkring AB, 2016) och Styrelseguidens (u.d)
besiktningsmall för lägenheter. Många delar har dock tagits bort och lagts till för att anpassa metoden till Strängnäs lokaler och behov. Bedömningskriterierna i modellen baseras på kostnaden för utbyte av den besiktigade byggdelen, en dyrare del ska ge ett större utslag än en billigare, vilket regleras i bladet kod i modellen.
2.1.3
Test av besiktningsmetod
Besiktningsmodellen testades på skola 1 där platsbesöket gjordes. Detta för att få ett så tydligt resultat som möjligt gällande huruvida modellen var till nytta, men även för att upptäcka eventuella brister med modellen. Vidare testades modellen på ett gruppboende för att undersöka i vilken utsträckning den kunde nyttjas.
2.2
Litteraturstudie
2.2.1
Sökning och urval av litteratur
Den ämnesmässiga referensramen består till stor del av källor från myndigheter som innefattar lagar, krav och rekommendationer för underhåll av byggnader. Detta för att anpassa besiktningsmetoden till de regler och krav som finns för underhåll av fastigheter. Litteratur om arbetsmiljö och information om företag har tagits med eftersom den var nödvändig för diskussionen. Sökning av litteratur har gjorts på databaserna Google Scholar, Ulrichweb, Google och Diva Portal. Böcker har även hämtats på Mälardalens bibliotek.
3 ÄMNESMÄSSIG REFERENSRAM
Fastighetsförvaltning är ett brett område som påverkas av lagar, krav och rekommendationer. Följande studie fördjupar sig inom området underhåll. I linje med detta avhandlar den ämnesmässiga referensramen de myndighetskrav och övriga rekommendationer som kan komma att beröra underhållsarbetet för en fastighetsförvaltare. Den ämnesmässiga referensramen tar även upp och förtydligar vad det innebär att vara fastighetsförvaltare och hur delar av ansvarsområdet ofta outsourcas till konsultbolag.
3.1
Fastighetsförvaltning
År 2016 uppgick taxeringsvärdet för bostäder och lokaler i Sverige till 1,8 biljoner kronor. För att dessa fastigheter ska bibehålla sitt värde krävs en bra förvaltning (Statistiska Centralbyrån, 2016; Lind & Lundström, 2010). Milota, V. Marek, P. Milo , H. (2013) skriver att fastighetsförvaltning är ett brett begrepp som omfattar många områden inom fastighetsägande och uthyrning. Det formella begreppet fastighetsförvaltning är det kostnadsrelaterade området som omfattar byggnaden eller anläggningen men som inte innefattar organisationens områden. Det vill säga att en förvaltare ska tillhandahålla sådan service som hyresavtalet avser och som hyresvärden behöver för att kunna bedriva sin organisation. Några exempel på sådana områden kan vara lokalvård, support, byggservice, säkerhetsservice och catering. Det breda området kan leda till att många förvaltare och andra involverade har en bristande uppfattning gällande sitt ansvarsområde och vad som förväntas levereras, även om detta är mer sällsynt för förvaltare inom byggsektorn (Milota, V. Marek, P. Milo , H. 2013).
3.2
Outsourcing
I och med det breda ansvarsområdet som det innebär att vara fastighetsförvaltare kan det många gånger vara svårt att i mindre fastighetsbolag besitta all kompetens som behövs för att kunna bedriva alla grenar som förvaltning kräver. I dessa fall kan sådana tjänster outsourcas. Outsourcing står för outside resource using och innebär att man låter andra företag/personer utföra tjänster eller produkter till ett avtalat pris och tid som organisationen själva inte kan leverera eller för att öka effektiviteten (Milota et al., 2013). Outsourcing sker ofta via ett konsultbolag vars affärsidé är att erbjuda sina tjänster till andra bolag. Innebörden av dessa tjänster varierar beroende på vilken kompetens som efterfrågas (Lawline, 2016). Outsourcing har blivit allt vanligare bland företag och organisationer där idén istället blir att fokusera på företagets kärnidé och/eller kärnverksamhet för att sedan outsourca övriga delar, vanligast inom områden som IT-infrastruktur, teknisk support, webhotell, utveckling av hård- och mjukvara samt projektledning (Milota et al., 2013).
3.3
Offentligt fastighetsförvaltande
Enligt Lind & Lundström (2010) är det offentliga fastighetsförvaltandet av stor vikt för både stat, kommun och landsting. Varje dag exponeras individer i alla åldrar för offentliga lokaler eller byggnader inom en rad olika verksamhetsområden som t. ex skolor, sjukhus och vårdhem. God förvaltning av dessa byggnader och lokaler bidrar till en trivsam miljö. Är kommunen beredd att satsa pengar på sina invånare genom att ha god standard på de offentliga byggnaderna kan medborgare i sin tur vara mer beredd att kosta på sina fastigheter ett bättre underhåll och att vara mer varsam med dom offentliga lokalerna.
Inte sällan har kommuner egna bostadsbolag och/eller fastighetsbolag som äger och förvaltar bostäder och lokaler för kommunens verksamheter och dess invånare. Mängden lokaler som nyttjas av myndigheter, skolor och vårdinrättningar uppskattas vara så mycket som 90 miljoner kvadratmeter där kommuner står för ungefär 60% av dessa ytor. Förvaltning av dessa lokaler utgör den näst största kostnaden inom den offentliga sektorn vilket medför att en effektiv förvaltning kan bidra till stora besparingar. Detta är av stor vikt eftersom det är invånarna själva som är slutkunder eftersom dessa bolag finansieras av skattemedel (Lind & Lundström, 2010).
3.4
Underhåll
Underhåll utgör en stor del av att vara fastighetsägare. Bra planerat underhåll förlänger inte bara livslängden på byggnaden utan bidrar också till en trivsammare miljö och förhindrar plötsliga kostsamma reparationer. Begreppet underhåll förknippas lätt med investering när det kommer till byggnader. Med underhåll menas att något byts ut eller repareras till ett skick som motsvarar det ursprungliga, skulle man istället höja standarden på något så räknas detta som en investering (Lind & Lundström, 2010)
Som tidigare nämnts så kan ett väl planerat underhåll bidra till en trivsammare och hälsosammare miljö. Detta blir av extra stor vikt i de offentliga lokalerna eftersom de ofta används som sjukhus, skolor eller vårdhem där många känsliga personer tillbringar stor del av sin tillvaro (Lind & Lundström, 2010; Boverket, 2003)
För att säkerställa underhållet på en byggnad kan en underhållsplan upprättas. I en sådan plan anges vilka byggnadsdelar som ska bytas, inom vilka intervall och när ett underhåll senast utfördes. Denna plan bidrar till en god översikt av fastigheternas status och på detta sätt kan ekonomin planeras på ett mer långsiktigt sätt och minska antalet plötsliga utgifter som uppstår till följd av akuta åtgärder. Större poster som kan bli mer kostsamma kan även läggas in under de år övriga byggdelar inte behöver bytas ut, på så sätt kan en jämnare ekonomisk nivå uppnås. För att kunna upprätta en underhållsplan behöver fastigheternas status fastställas, detta genom någon form av besiktning eller inventering (Eade, J. Ernhagen, T. Silverfur, R. Werkell, U. Öhrström, M. 2016; Lind & Lundström, 2010)
3.5
Besiktningar
3.5.1
Entreprenadbesiktningar
Det finns en rad olika typer av besiktningar som riktar sig mot entreprenader för nybyggnation. Svenska Byggingenjörers Riksförbund, Konsumentverket, Villaägarnas Riksförbund, Trä-och Möbelföretagen & Gar-Bo Försäkring AB. 2016 redogör för de vanligaste besiktningstyperna, som presenteras som nästkommande avsnittsrubriker.
Slutbesiktning
Entreprenadens slutliga besiktning ligger till grund för juridiska frågor. Besiktningsmannen utgår från entreprenadhandlingarna (avtal, ritningar och andra underlag). Fackmannamässighet av utfört arbete skall bedömas i enlighet med AMA (Allmän material- och arbetsbeskrivning) om inte annat anges i handlingarna. Bedömning av estetisk utformning ligger dock utanför besiktningsmannens uppdrag. Samtliga intyg och protokoll från egenkontroller och provningar skall finnas tillgängliga för besiktningsmannen och om entreprenaden godkänns sker överlämnande till beställaren. I annat fall bokas en tid för ny slutbesiktning (Svenska Byggingenjörers Riksförbund et al., 2016).
§ 59-besiktning
§ 59-besiktning kallas ofta för tvåårsbesiktning, eftersom den har som uppgift att upptäcka om några fel uppstått sedan dess (Svenska Byggingenjörers Riksförbund et al., 2016).
Förbesiktning
Förbesiktning utförs på delar av entreprenaden som av någon anledning är problematiska att kontrollera vid slutbesiktning eller delar av entreprenaden som skall brukas av beställaren eller sidoentreprenörer innan överlämnandet. Förbesiktningsprotokollet används som underlag till slutbesiktningen och de delar som innefattades av förbesiktningen behöver inte besiktas igen (Svenska Byggingenjörers Riksförbund et al., 2016).
Särskild besiktning
Särskild besiktning har som syfte att upptäcka fel som missats vid slutbesiktningen. Felet/felen skall ha funnits vid slutbesiktningen och beställaren har sex månader på sig att åberopa felen efter slutbesiktning (Svenska Byggingenjörers Riksförbund et al., 2016).
Efterbesiktning
Efterbesiktning undersöker huruvida fel som upptäckts under en tidigare besiktning åtgärdats korrekt. Endast fel som upptäckts vid sagda tidigare besiktning skall undersökas om man inte avtalat om annat (Svenska Byggingenjörers Riksförbund et al., 2016).
Överbesiktning
Om någon av parterna inte är nöjd med tidigare besiktningsutlåtande kan de begära en överbesiktning. Denna skall begäras inom en månad efter den besiktning som skall överprövas och båda parter skall gemensamt utse besiktningsmannen. (Svenska Byggingenjörers Riksförbund et al., 2016).
Kontrollbesiktning
Kontrollbesiktningen utförs innan slutbesiktningen för att få ner antalet anmärkningar och få entreprenaden godkänd tidigare. Det är av stor vikt att parterna får ta del av utlåtandet så tidigt som möjligt så att man hinner åtgärda anmärkningarna inför den kommande slutbesiktningen (Svenska Byggingenjörers Riksförbund et al., 2016).
Statusbesiktning
Med statusbesiktning menas i entreprenadsammanhang en opartisk besiktning som skall fastställa vilka arbeten som kan anses vara avslutade. (Svenska Byggingenjörers Riksförbund et al., 2016).
3.5.2
Besiktning av lägenhet
Besiktning av lägenhet sker vanligen vid inflyttning och avflyttning för att kontrollera att hyresgästen inte orsakat några skador, onormalt slitage eller renoveringar som inte är
fackmannamässigt utförda. Normalt slitage ska hyresgästen däremot inte debiteras för (Hyresgästföreningen, u.d). Detta kontrolleras genom att hyresvärden besiktigar lägenheten med ett tidigare upprättat protokoll där brister på lägenheten dokumenteras och debiteras sedan av hyresgästen (Hyresgästföreningen, u.d). Det finns dock inget krav på att hyresvärden ska utföra denna besiktning men eftersom bevisbördan ligger på hyresvärden är det vanligt att denna besiktning utförs som bevis på uppkomna skador (Hyresgästföreningen, u.d).
Styrelseguiden, oberoende informationsplats för styrelser i bostadsrättsföreningar har upprättat en mall som ska användas av styrelser och/eller hyresgäst vid besiktning av lägenhet (Styrelseguiden, u.d). Mallen bifogas under bilaga 4.
3.6
Myndighetskrav
3.6.1
Underhåll
Antalet lagar och styrande dokument som reglerar hur underhållet av en fastighet bör skötas är mycket begränsad. Många gånger regleras sådant i förhandlingar mellan hyresvärd och förvaltare. Vid sämre skick kan en lägre hyra förhandlas. De styrande lagar som finns är PBL (Plan och bygglagen), BVL (Lagen om tekniska egenskapskrav på byggnadsverk) och BBR (Boverkets byggregler). Enligt PBL och BVL ska en byggnads inre delar hållas i sådant skick att dess tekniska egenskaper bevaras. Med tekniska egenskaper menas byggnadens bärförmåga, energihushållning, hygien, hälsa miljö, användning, värmeisolering och tillgänglighet (Boverket 2003). Underhållet på byggnaden ska anpassas till det befintliga värdet på byggnaden och byggnadens placering. Underhållet ska vara skäligt med avseende på hur lång tid byggnaden har kvar av livslängden och vilken verksamhet som bedrivs. Även kulturvärdet spelar stor roll för vilka krav som kan ställas med avseende på underhåll. En gammal byggnad med ett stort kulturvärde kan få högre krav på underhåll och bevaring trots att det rent ekonomiskt alla gånger inte är försvarbart. (Boverket 2014). Om dessa krav inte uppfylls har boverket rätt att ingripa enligt: Plan- och bygglag (2010:900) 11 kap 19 §:
Om en byggherre, ägare, nyttjanderättshavare, väghållare,
kontrollansvarig, sakkunnig eller huvudman för en allmän plats låter bli att vidta en åtgärd och därigenom bryter mot en skyldighet enligt denna lag eller föreskrifter eller beslut som har meddelats med stöd av lagen, får byggnadsnämnden förelägga denne att inom en viss tid vidta åtgärden (åtgärdsföreläggande) .
och att dess nybyggnadskrav tillgodoses. Även detta med avseende på rimlighet gällande livslång och ekonomisk försvarbarhet (Boverket 2003; Boverket 2014).
3.6.2
Installationer
I en byggnad ingår en mängd olika installationer för att kunna hålla byggnaden i drift, komplexiteten och omfattningen på installationerna beror till stor del på vilken verksamhet som ska bedrivas men även på byggnadens omfattning. Installationerna påverkar även inomhusklimatet till stor del och det är därför av stor vikt att det fungerar felfritt. För att tillfredställande inomhusklimat ska uppnås i samtliga byggnader finns bestämmelser i PBL om obligatorisk funktionskontroll av ventilation (OVK). Med detta kontrolleras ventilationssystemet med jämna intervall som baseras på verksamhetstyp. Kontrollen ska utföras av en certifierad och sakkunnig besiktningsman
(Käll & Genberg, 2000; Boverket,
2019).
3.6.3
Hissar
Krav på hiss finns idag för byggnader med två våningar eller mer, även vid ombyggnationer av byggnader med fler än två våningar. Skulle byggnaden sakna utrymme för hiss trots ombyggnation så är kravet på hiss inte skäligt och kravet faller då bort. Kravet på hiss har inte alltid funnits, vilket går att se på äldre byggnader, vanligen äldre än 1940-talet. Hissarna ska kontrolleras årligen och alla fel ska avhjälpas. Detta ansvar faller på fastighetsägaren, vanligast är dock att fastighetsägare tar in en utomstående vid besiktning och avhjälpande av fel. Besiktningen ska sedan redovisas synlig i hissen (Eade, J. et.al 2010).
3.6.4
Brandsäkerhet
Brandsäkerheten är det viktigaste och mest reglerade området när det kommer till byggnader, huruvida brandskyddet ska utformas och hur arbetet ska utföras för att förebygga bränder och/eller olyckor framgår tydligt i Lag (2003:778) om skydd mot olyckor och i BBR avsnitt 5 Brandskydd (Eade, J. et.al 2010; SFS 2003:778; BFS 2011:6, avsnitt 5).
I Lag om skydd mot olyckor framgår det att ägaren eller nyttjanderättshavaren till en byggnad eller anläggning ska arbeta för att förebygga brand och minska omfattningen av skada till följd av brand. Ägaren ska även i rimlig omfattning tillgodose släckutrustning och utrustning för livräddning. Om särskilda krav på brandskydd med avseende på risk för brand eller konsekvenser av brand ställs ska brandskyddet redovisas och lämnas till kommunen (SFS 2003:778).
Brandskyddets dimensionering, omfattning och utförande framgår i BBR avsnitt 5, brandskydd. Brandskyddets omfattning bestäms utifrån verksamhetsklass och byggnadsklass. Verksamhetsklasserna är uppdelade i sex klasser där skolor tillhör klass 2. Byggnadsklasser är uppdelat i fyra klasser, Br0 till Br3, Byggnader i klassen Br0 kräver mycket stort skyddsbehov och byggnader i Br3 kräver ett litet skyddsbehov. Byggnadsklasser och verksamhetsklasser kombineras och brandskyddets omfattning bestäms utifrån dessa parametrar. Även
byggnadsdelar kan delas in i klassbeteckningar beroende på funktion, som t.ex. täthet, bärighet, integritet, mekanisk påverkan, och begränsning av strålning. Utöver dessa används även betäckningar för byggdelars beklädnader och ytskikt som baseras på hur mycket gaser materialet ger ifrån sig och om materialet är benäget att droppa. (BFS 2011:6, avsnitt 5) Förutom att byggnader ska förses med tillfredställande brandskydd som är dimensionerat utifrån byggnad och verksamhet ska en brandskyddsdokumentation upprättas. I en brandskyddsdokumentation ska det framgå hur förutsättningarna för det byggnadstekniska brandskyddet ser ut och hur byggnadens brandskydd är utformat samt verifiering av att brandskyddet uppfyller kraven. (BFS 2011:6, avsnitt 5)
För att minska risken och konsekvenserna vid uppkomsten av brand ska enligt Statens räddningsverks allmänna råd, ett systematiskt brandskyddsarbete (SBA) bedrivas för varje verksamhet. SBA bygger på Lag 2003:778 om skydd mot olyckor och råder alla verksamheter att på ett systematiskt sätt arbeta för att förebygga uppkomst av brand eller begränsa skador till uppkomst av brand. Det systematiska arbetet ska dokumenteras och säkerställa brandskyddet, underhåll av brandskydd och att skyddsåtgärder vidtas vid behov. För att säkerställa att detta arbete utförs korrekt och systematiskt är det en bra idé att ha en brandskyddsansvarig inom varje verksamhet. Det kan även vara till stor fördel att det tydligt framgår i ett avtal mellan fastighetsägare och verksamhetsbedrivare vem som ansvarar för vilka delar av brandskyddet. (SRVFS 2004:3)
3.7
Arbetsmiljö
3.7.1
Lagkrav för arbetsmiljö
Kraven på hur arbetsmiljön ska vara regleras av arbetsmiljölagen AML tillsammans med arbetstidslagen ATL som anger bestämmelser rörande arbetstid. Arbetsmiljöverket 2018–10 skriver att syftet med deras lagar är att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet och att skapa en god arbetsmiljö. (s.1). Om arbetsgivaren är ansluten till ett kollektivavtal med facket så gäller även detta (Arbetsmiljöverket 2018–10).
För att underlätta för arbetsgivaren så förespråkar arbetsmiljöverket ett systematiskt arbetsmiljöarbete SAM som hänvisar till 12 paragrafer som bör efterlevas för ett fullgott arbetsmiljöarbete (Arbetsmiljöverket 2015-06-17).
3.7.2
Krav på tydlighet
Enligt 10 § i Arbetsmiljöverkets författningssamling (AFS 2015:4) är det arbetsgivarens ansvar att se till att de anställda känner till vilka arbetsuppgifter de ska utföra, vilka resultat de förväntas uppnå med arbetet samt hur det ska utföras. Dessutom ska de känna till hur de
3.7.3
Arbetsmiljö inom skolan
Det är inte bara lärare utan även elever från och med förskoleklass omfattas av arbetsmiljölagen och de vanligaste problemen relaterade till skolbyggnaderna är dålig ventilation och buller. Enligt skolverket har nio av tio skolor brister i sitt arbetsmiljöarbete, dock är det inte sagt att dessa brister har med fastigheterna att göra (Skolverket 2020). Ytterst ansvarig för arbetsmiljöarbetet är skolans huvudman som när det beträffar kommunala skolor är kommunens politiker och vid privata skolor ligger detta ansvar på ägarna. Oftast delegerar huvudmannen detta ansvar till skolans rektor men alla på skolan såväl lärare som elever har en del i ansvaret att se till att skolan är en bra arbetsmiljö. Från och med årskurs 7 har eleverna dessutom rätt att utse ett elevskyddsombud som får vara delaktig i skolans arbetsmiljöarbete (Arbetsmiljöverket u.d).
De myndigheter som har till uppgift att se till att arbetsmiljöarbetet efterlevs är Skolverket, Skolinspektionen, Barn- och elevombudet och Arbetsmiljöverket. Deras uppgifter varierar men de har alla ett ansvar för att förbättra skolans arbetsmiljö (Arbetsmiljöverket u.d). Vid en bedömning av en skolas fysiska arbetsmiljö bör allt ifrån klassrum, korridorer, toaletter, slöjdsalar, gymnastiksalar och matsalar beaktas och belysning, buller, ventilation och hygien skall vägas in vid denna bedömning (Arbetsmiljöverket u.d).
Beträffande belysning, har arbetsmiljöverket inte några exakta krav angivna i lux eller lumen, eftersom andra faktorer som till exempel kulör eller hur blanka ytor i rummet är spelar in, men de listar fyra punkter för ljus på arbetsplatser generellt, dessa är (Arbetsmiljöverket, 2019):
tillräckligt ljus på rätt ställe så lite bländande ljus som möjligt ett jämnt ljus på arbetsytan
inte för stora kontraster mellan arbetsyta och omgivning.
Begreppet buller innefattar allt ljud som är oönskat. Buller kan bidra till allt från att vara utmattande och ge en försämrad koncentrationsförmåga till tillfälliga eller bestående hörselskador. I en klassrumsmiljö kan källan oftast vara småprat från klasskamrater och åtgärder kan vidtas genom att använda ljudabsorbenter. Kravet enligt arbetsmiljöverket på en arbetsmiljö där det finns ett behov av att ständigt vara koncentrerad har satts till 35 dB, detta innefattar dock inte ljud som uppstår av den egna verksamheten (Arbetsmiljöverket, 2015-06-22).
4 AKTUELL STUDIE
Aktuella studien består av en fallstudie som tar upp och undersöker Strängnäs Fastighets AB som organisation och granskar företagets nuvarande rutiner vid besiktning av byggnader genom intervjuer, platsbesök, granskning av arbetsrutiner, handlingar och besiktningsdokument.
4.1
Fallstudie
4.1.1
Objektbeskrivning
Studien är uppdelad i fyra delar, Information om organisationen, intervjuer, platsbesök och test av besiktningsmodellen. Det initiala skedet gick ut på att skapa en bild av organisationen och dess uppbyggnad. Fortsättningsvis intervjuades fastighetsförvaltarna vid Strängnäs Fastighets AB med frågor om hur de upplevde arbetet utan den framtagna modellen vid statusbesiktning av byggnader som ägs och förvaltas och Strängnäs Fastighets AB och Strängnäs Bostads AB. Slutligen granskades arbetsrutiner, handlingar och besiktningsdokument.
4.1.2
Strängnäs Fastighets AB
Strängnäs Fastighets AB är ett kommunalt fastighetsbolag som ägs av Strängnäs kommun med uppdrag att förvalta och utveckla bostäder och bostadsområden. Strängnäs Fastighets AB äger i sin tur dotterbolaget Strängnäs Bostads AB vars huvuduppgift är bostadsförsörjning till kommunens invånare. Bolagets styrs av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen, detta i enlighet med en bostadspolicy som fastställs på bolagsstämman. Det kommunala bolaget ska bedrivas på ett sådant sätt att det inte snedvrider konkurrensen mot andra aktörer i kommunen på något vis. I figur 2 nedan redovisas organisationens struktur och uppbyggnad. (Strängnäs Fastighets AB u.d; Strängnäs kommun 2016)
Bolaget har idag ca 100 medarbetare som arbetar med allt från förvaltning till lokalvård. Dotterbolaget Strängnäs Bostads AB äger lägenheter till en yta om ca 88 000 m2 och
moderbolaget Strängnäs Fastighets AB äger lokaler till en yta om ca 169 000m2, dessa tillhör
kommunens verksamhetslokaler. Förvaltningen av lokalerna och bostäderna sker via dotterbolaget Strängnäs Bostads AB (Strängnäs Fastighets AB u.d).
Figur 1 Strängnäs Fastighets AB organisation. Från Strängnäs Bostads AB (u.d). Copyright Strängnäs Bostads AB. Återgiven med tillstånd.
4.1.3
Intervju del ett
För att få en bild av hur personalen på SFAB upplever besiktningsarbetet utfördes en intervju med en av deras fastighetsförvaltare. Hon har arbetat några år på företaget och har under den tiden haft som uppdrag att överse skicket och ansvarat för underhållet på ett antal fastigheter. Hon upplever att besiktningsarbetet har varit väldigt tidskrävande eftersom SFAB inte haft någon strukturerad metod eller mall att utgå ifrån vid deras besiktningar. Dessutom missar förvaltare många gånger att besikta vissa byggnadsdelar. Detta leder ibland till att problem uppstår med budgeten. Trots att strukturen saknas i arbetet så upplever hon att de ändå klarar att hålla en ganska konsekvent kvalitetsnivå på besiktningarna i dagsläget men att det är krävande att det inte finns några beskrivningar på hur en besiktning skall utföras. Avsaknaden av en bestämd metod medför att förvaltarna endast utgår från ett tomt blad. De besiktar varje skola en gång per år och ifall de missar något moment så sätter det ramarna för budgeten för hela året. Förvaltarnas roll i besiktningsarbetet är framförallt att löpande skaffa sig en överblick av fastigheternas status och anlitar sedan externa konsulter för att göra en mer utförlig besiktning. SFAB sätter dessutom upp underhållsplaner för löpande underhåll på viktiga byggdelar som tak, fasader, stambyten m.m. Se fullständiga frågor och svar i bilaga 1.
4.1.4
Deltagande i dagligt arbete
För att skapa en överblick över skolans skick, vilka delar som var av intresse och SFABs nuvarande tillvägagångssätt utfördes en rundvandring på Skola 1. Närvarande vid rundvandringen var de två skrivande studenterna samt en projektledare, en förvaltare och en fastighetsskötare från SFAB. En diskussion rörande vilka delar av skolan som var SFABs ansvar fördes för att lägga upp en plan över vad som skulle inspekteras under rundvandringen. Av denna framgick att ingenting på skolgården utöver byggnaderna ingick. Inne i byggnaderna ansvarar skolan själva för allt som rör deras verksamhet. Detta inkluderar vitvaror i
hemkunskapssalar, maskiner och centraldammsugare m.m. i slöjdsalar, som normalt räknas som fastighetstillbehör. Utöver detta så ligger även markiser under skolans ansvarsområde. Dock är fasta installationer i skolans storkök såsom ugnar, diskmaskiner och värmeskåp SFABs uppgift att underhålla och ersätta. I övrigt kan tilläggas att det finns en rutin att anlita externa konsulter för att bedöma skicket på taktäckning, VVS-system och storkök så dessa ansågs som sekundära under rundvandringen.
Rundturen påbörjades vid skolans huvudentré vilken vid inspektion uppfattades vara i dåligt skick ur ett estetiskt perspektiv. Fönsterpartierna som utgjorde entrén ansågs vara väldigt solblekta och såg inte inbjudande ut. Efter att ha diskuterat detta så påtalade fastighetsskötaren att det i regel är när något förlorar sin funktion som felanmälan lämnas och åtgärd utförs t.ex. när en ruta är trasig eller om dörrarna inte går att låsa. Detta belyser problematiken som SFAB har anlitat Sweco för att avhjälpa, att de vill ligga steget före i arbetet att underhålla fastigheterna istället för att åtgärda felanmälningar.
Rundturen fortsatte in i skolan och mot skolköket eftersom detta är ett område som är av högre intresse eftersom det handlar om relativt stora kostnader när något i sådana utrymmen behöver åtgärdas. Efter att ha diskuterat hur ett upplägg av ett besiktningsprotokoll skulle kunna se ut så ansågs det att det skulle finnas en koppling mellan betyg och kostnad och att en tröskel för vilka enheter som skulle vägas in skulle gå vid ca. 50 000 kronor.
Därefter inspekterades träslöjdsalen och hemkunskapssalen. På grund av att inventarierna i dessa salar är skolans ansvarsområden och SFAB egentligen bara ansvarar för ytskikten samt belysning så gjordes bara en snabb granskning. Detsamma gjordes i resterande utrymmen i skolans huvudbyggnad, även fläktrummet besöktes trots att det är en del som SFABs egna förvaltare besiktar. Huvudbyggnaden hade även en hiss vilket noterades som en viktig post som inte tidigare hade diskuterats.
Rundturen avslutades med att besöka skolans gymnastiksal. Den utgör precis som storköket en viktig del av den samlade bedömningen eftersom själva golvet i en gymnastiksal innebär en stor kostnad när det behöver bytas. Här noterades att omklädningsrummen har en relativt stor betydelse eftersom de innefattar duschrum som vid renovering innebär en stor kostnad. Något som även uppmärksammades här var skyltar och belysning för utrymningsvägar som har visat sig vara relativt kostsamma och därför bör utgöra en egen post i besiktningsprotokollet. Efter att rundvandringen avslutades så diskuterades allmänt om vilka poster som skulle kunna dyka upp vid besiktning av andra verksamheter. Fastighetsskötaren tillade att mer relevant information eventuellt skulle kunna inhämtas från det ramavtal som finns mellan SFAB och Strängnäs kommun. Därefter ansågs rundvandringen vara avslutad.
4.1.5
Test av besiktningsmodell
För att utvärdera den framtagna metoden utfördes ytterligare ett besök på Skola 1. Besöket skulle så långt som möjligt ligga till grund för upprättandet av någon form av
Besiktningen inleddes vid entrén och en diskussion fördes om hur bedömningen skulle göras på den tregradiga skalan där 1 är lägst och 3 högst och 2 skulle anses vara godkänt. Olika förslag lades fram, bland annat att betyg 3 skulle sättas när både funktion och estetik var tillfredställande medan betyg 2 skulle sättas eftersom enbart funktionen var tillfredställande. Problemet med detta var att det ansågs oacceptabelt att ytskikt som till exempel en plastmatta som är utsliten skulle anses vara godkänd för att den inte förlorat sin funktion. Ett annat förslag som lades fram var att betyg skulle sättas i relation till uppskattad tid av kvarvarande teknisk livslängd. Problemet med det förslaget ansågs vara att det skulle ge en ojämn kvalitet på besiktningarna. En fråga som uppstod var om en entré som används betydligt mer än en annan och därmed anses ha en kortare teknisk livslängd ska få ett lägre betyg än den andra om de är i samma skick. Alla närvarande var överens om att olika bedömningskriterier skulle beaktas för olika byggdelar/områden och en önskan från SFAB om att få en besiktningsanvisning skulle uppfyllas.
Under rubriken entré/hall avses alla allmänna utrymmen i skolbyggnaden eftersom SFAB haft en önskan om att försöka hålla ned antalet poster och därav samlas dessutom lärosalar ihop gemensamt som en post. Detta föranledde att frågeställningen kring hur betyg skall sättas när det är väldigt ojämna resultat inom en och samma post. I de gemensamma utrymmena ansågs golv och väggar överlag vara i gott skick medan de nedpendlade undertaken på många ställen var skadade och missfärgade, även detta skapade en osäkerhet av betygssättningen. För att sätta en standard för hur detta problem skall lösas föreslogs att betyg 3 endast skall sättas när alla byggnadsdelar och alla utrymmen under en post uppfyller kraven. Med denna överenskomna standard utfördes besiktningen för resten av skolan översiktligt med stickprov från de olika posterna i besiktningsprotokollet.
På grund av att de flesta lärosalar var upptagna under besiktningen så gjordes en snabb översikt i ett uppehållsrum eftersom det var ett utrymme som påminde om en lärosal och endast ytskikt och belysning skulle bedömas. Rummet var renoverat för ca. 5–7 år sedan med ommålning och ny matta, dock ansågs undertaket vara i dåligt skick och väggarna såg inte nymålade ut. Enligt tidigare överenskomna kriterier sattes betyget 2 på detta utrymme. Därefter inspekterades skolpersonalens pentry, detta ansågs enligt alla i gruppen vara under all kritik. Luckor som inte gick att stänga och avsaknad av sparksockel gjorde att betyget 1 sattes, i övrigt så var luckor skavda, bänkytor slitna och vitvarorna fyllde visserligen sin funktion men ansågs omoderna. Detta bedömdes av gruppen dock vara en gråzon enligt de uppsatta kriterierna eftersom pentryt som helhet fyller sin funktion att personalen kan värma mat, hålla kylvaror kalla och diska matlådor medan enskilda delar som en lucka förlorat sin funktion.
Därefter besiktades några av skoltoaletterna. De upplevdes väldigt rena och funktionella, eftersom det hade klottrats på väggarna så diskuterades huruvida det estetiska kravet var uppfyllt. Gruppen enades med en viss osäkerhet om att betyget 2 var rimligt. Det som talade emot var att klotter inte bör anses påverka behovet av att renovera, frågan var hur man skulle ställa sig till en nyrenoverad toalett som har blivit nedklottrad. Här enades gruppen om att det ligger på besiktningsmannen att göra en individuell bedömning.
Nästa punkt var brandsäkerhet, här ligger ansvaret delvis på verksamheten och den del som SFAB ansvarar för outsourcas till externa konsulter. Det handlar mest om att sammanställa givna underlag och göra en individuell bedömning. Resterande invändiga poster som installationer och storkök ligger även dem på externa konsulter där resultat tolkas av ansvarig besiktningsman. Därav lades ingen större vikt vid att besikta dessa poster utan rundturen fortsatte till gymnastiksalen.
I skolans gymnastiksal bedrivs inte bara skolans verksamhet utan används även av Strängnäs föreningsliv. Klagomål från handbollslaget som nyttjar hallen har framförts på golvets skick. Detta har tagits emot av SFAB och är planerat att bytas inom de närmsta åren. På grund av att dessa golv är väldigt kostsamma att byta sattes betyget 1 på gymnastikhallen även om resterande delar såsom omklädningsrum och duschar uppfyllde högre krav. Det som återstod att besikta efter gymnastikhallen var de utvändiga posterna.
Allt som rör mark gäller en annan avdelning inom SFAB och ansvaret för delarna tak och avvattning ligger på en takfirma som SFAB har ett ramavtal med. Fasaden besiktades och gavs betyget 2 eftersom den ansågs fylla sin funktion men lämna mer att önska ur ett estetiskt perspektiv. Detsamma gällde fönster och dörrar som ansågs fullt funktionella men som var påtagligt solblekta. Avsaknaden av balkong/altan gjorde att denna post lämnades tom och därefter var besiktningen av Skola 1 att betrakta som avklarad.
För att undersöka i vilken utsträckning denna besiktningsmetod är möjlig att använda på andra verksamheter var det av intresse att besikta någon av SFABs fastigheter där gruppboenden bedrivs. Det uppstod en del problem med anledning av rådande coronavirusepidemi eftersom många på denna typ av boende ingår i så kallade riskgrupper. Det gick dock att få tillgång till en fastighet där de boende var ute på daglig verksamhet, den benämns i studien som gruppboende 1. Denna byggnad var uppförd år 2017 och förväntades därför få högsta betyg på samtliga poster, fokus låg dock mer på att se hur metoden går att överföra till andra verksamheter än på hur bedömningen för betygen skall göras. Något som uppmärksammades direkt var att besiktningsmodellen saknade en post för tvättstuga, vilket uppenbarligen påverkar möjligheten att anpassa den till gruppboenden. Det fanns även de boendes privata rum och ett övernattningsrum för personalen, dessa delar bedömdes endast på deras ytskikt och sattes därför under kategorin lärosalar. Därefter fortsatte besiktningen som förväntat utan anmärkningar med undantag för skador på en matta och en utkastare som saknades på ett stuprör.
4.1.6
Intervju del två
Den andra intervjun hölls med två förvaltare vid Strängnäs Fastighets AB efter att de tagit del av den första versionen av besiktningsmodellen. Förvaltarna fick, som beskrivet i ovanstående punkt, testa modellen under andra platsbesöket med en tillhörande genomgång av hur modellen fungerar. Efter besöket fick förvaltarna möjlighet att nyttja modellen i ytterligare en vecka för att sedan svara på intervjufrågorna. Sammanfattningsvis upplevdes arbetet vid
även vilka delar förvaltarna ska titta på vid besiktning upplevdes svårt. Detta medförde även att kvaliteten på resultatet upplevdes varierande eftersom varje förvaltare gjorde egna tolkningar till betygen. Kompletta intervjufrågor med tillhörande svar återfinns i bilaga 2
5 RESULTAT
5.1
Strängnäs Fastighets AB tidigare besiktningsrutiner
5.1.1
Besiktningsmetoder
Strängnäs Fastighets AB hade väldigt begränsade eller inga rutiner alls för statusbesiktning av byggnader. De metoder som användes var en okulär randomiserad besiktning där brister som upptäcktes rapporterades på ett tomt blad av den besiktande förvaltaren. Vanligast var att hyresgäster rapporterade fel och brister via felanmälningar som åtgärdades med akuta avhjälpande.
5.1.2
Sammanställning och redovisning av besiktningsresultat
Det erhållna resultatet från besiktningen sammanställdes av respektive förvaltare för att få en övergripande information om status på byggnaderna. Resultatet användes även som underlag vid äskning av finansiella medel till renovering och underhåll av bostadsbeståndet. Det bristande resultatet från besiktningen medföljde att det många gånger saknades underlag vid äskning och delar av bidrag uteblev. Även hur de finansiella medel som utdelades skulle fördelas upplevdes många gånger svårt att bedöma på grund av att förvaltarna saknade fullständig information om det befintliga skicket på många byggnader.
5.2
Utveckling av besiktningsmodell
5.2.1
Framtagande av modell
Besiktningsmodellen baserades på redan befintliga modeller/mallar, intervjuer, deltagande i dagligt arbete, granskning av handlingar och utkast av besiktningsmodeller från Strängnäs Fastighets AB, Se bilaga 3. Layouten för modellen baseras främst på Styrelseguidens (u.d) besiktningsmall för besiktning av lägenheter, vidare har indelning av kategorier baserats Svenska Byggingenjörers Riksförbund et al 2016 slutbesiktning av småhus, kategorier som inte anses vara nödvändiga för den framtagna modellen har utelämnats. Ett första utkast av
modellen presenterades vid det första studiebesöket där feedback togs emot av förvaltare och en projektledare anställd av SFAB. Efter studiebesöket ändrades modellen efter önskemål och feedback för att modellen skulle passa förvaltarnas arbete så bra som möjligt. De genomgående önskemålen var att modellen skulle göras mer översiktlig, innehålla en instruktion om hur modellen fungerar, hur besiktningen ska bedömas och ta hänsyn till ekonomi. Detta med anledning av att ett läckande tak kan dra med sig betydligt mer följdkostnader än ett trasigt entréparti. En reviderad modell togs fram enligt önskemål och modellen gjordes mer övergripande och tog hänsyn till ekonomi. Detta genom termer som justerar det givna värdet vid besiktning med hur kostsamt ett utbyte skulle vara, (vidare kommer termer att benämnas faktorer då faktor mer används i talspråk och termer den matematiska benämningen). Nedan redovisas ett exempel på hur faktorerna i modellen justerar det givna värdet med avseende på ekonomi.
Figur 2 Urklipp besiktningsmodell.
Kostnad för utbyte av tak = 300 000 kr Kostnad för utbyte av entré = 50 000 kr
Betyg 1 motsvarar sämst betyg och betyg 3 bäst med avseende på skick. faktor 1,0 motsvarar dyrast post och faktor 0,5 motsvarar billigast post.
Följande villkor har tillämpats för korrigering av resultat:
𝑂𝑚 𝑅𝑒𝑠𝑢𝑙𝑡𝑎𝑡 2 𝑏𝑙𝑖𝑟 𝑒𝑠𝑢𝑡𝑎𝑡𝑒𝑡 2 − 𝑓𝑎𝑘𝑡𝑜𝑟 Ekvation 1 𝑂𝑚 𝑅𝑒𝑠𝑢𝑙𝑡𝑎𝑡 2 𝑏𝑙𝑖𝑟𝑟𝑒𝑠𝑢𝑙𝑡𝑎𝑡𝑒𝑡 2 + 𝑓𝑎𝑘𝑡𝑜𝑟 Ekvation 2 𝑂𝑚 𝑅𝑒𝑠𝑢𝑙𝑡𝑎𝑡 2 𝑏𝑙𝑖𝑟 𝑟𝑒𝑠𝑢𝑙𝑡𝑎𝑡 2. Ekvation 3 Detta ger slutliga resultatet för tak; 2 + 1 3,0 𝑜𝑐ℎ 𝑓ö𝑟 𝐸𝑛𝑡𝑟é; 2 − 0,5 1,5 Ekvation 4 Detta visar att faktorn justerar så att poster som är kostsamma att reparera ger ett större genomslag på betyg än vad billigare poster ger. Dessa resultat summeras sedan i ett medelvärde, detta medför att dyra poster ger större genomslag åt båda håll för medelvärdet. Under bilaga 5, blad 4 redovisas faktorerna för respektive byggnadsdel.
denna del framgår alla byggnadsdelar som kan komma att finnas i en skolbyggnad eller liknande byggnad. Varje byggnadsdel ges ett betyg inom skalan ett till tre, betyg ett motsvarar sämst skick och betyg tre motsvarar bäst skick. Dessa betyg ges ett vägt medelvärde som redovisas under resultat. Denna del redovisar i en trafikljusmodell det övergripande skicket på den besiktigade byggnaden där rött ljus är underkänt, gult ljus är godkänt och grönt ljus är mycket väl godkänt. Vidare redovisas medelvärdet i ett stapeldiagram för de fyra huvudkategorierna invändigt, utvändigt, installationer och storkök. För att anpassa modellen till fler byggnadstyper adderades tvättstuga som en post i besiktningen samt ett kommentarsfält där notiser kan dokumenteras under besiktningen. Som ett komplement till denna besiktning har en instruktionsdel upprättats, under denna del redovisas hur modellen fungerar och hur det slutliga betyget räknas ut, det finns även instruktioner för hur modellen kan ändras ifall behovet ser annorlunda ut i framtiden. Instruktionsdelen beskriver även hur varje ingående byggnadsdel ska bedömas och vilka delar som ska bedömas, detta för att minimera egna slutsatser, tolkningar och missförstånd vid besiktningen. Det sista och mest betydande delen är kod, i denna del finns all bakgrundskod till modellen. Mer om hur dessa delar fungerar redovisas i bilaga 5.
6 DISKUSSION
För att på bästa sätt kunna avhjälpa problemen som SFAB beskrivit sattes en frågeställning upp, för att kunna identifiera och ringa in problemen så behövde vi veta hur deras rutiner såg ut innan och vilka för- och nackdelar som fanns med dessa rutiner. För att lättare få fram en fungerande modell ville vi ta reda på hur andra företagsrutiner såg ut och om man kan kombinera dessa för att effektivisera SFABs arbete. För att göra modellen så användbar som möjligt så behövde vi ta reda på i vilken utsträckning man kan ta fram en modell som fungerar för olika verksamheter.
6.1
Litteraturstudie
Det ligger i en fastighetsförvaltares eget intresse att ha ett så gott skick som möjligt på sina fastigheter av både ekonomiska och praktiska skäl och eftersom det därför är väldigt få krav från lagar och förordningar som har betydelse i praktiken, eftersom dessa krav är betydligt lägre än vad en förvaltare bör eftersträva kan stora delar av litteraturstudien sakna betydelse för SFAB. Dock är det viktigt för ett examensarbete att ha uppsatta ramar med stöd av litteraturen. Det finns väldigt lite forskning på detta område, därav är litteraturstudien ändå till största del baserad på myndigheters krav.
Beträffande arbetsmiljö finns ändå delar som är av intresse för SFAB, eftersom Arbetsmiljöverkets krav på att skapa tydlighet för de anställda förhoppningsvis kan efterlevas
i större utsträckning. Hur mycket tydligare arbetsuppgifterna blivit, genom användandet av resultatet från denna studie, får tiden utvisa. Eftersom den framtagna modellen vid tiden för skrivandet inte har hunnit användas i praktiken, utöver de tester som gjorts, går det inte att säga säkert hur den påverkar besiktningsarbetet.
6.2
Metod
Metoden som använts, både för att utveckla modellen och besvara frågeställningen har till största del utgjorts av den kommunikation vi haft med SFAB. Intervjuerna var en viktig del i att skapa oss en bild av behovet, samt för att sedan kunna utvärdera i vilken utsträckning vår besiktningsmodell var användbar. På grund av att antalet intervjuobjekt från början endast bestod av tre personer och att det dessutom utfördes under rådande coronavirusepidemi var möjligheten att få en statistisk utvärdering av resultatet små. På grund av att SFAB sedan tidigare helt saknade rutiner på området så känns det uppenbart att skillnaden före och efter är stor. Vi diskuterade innan intervjuerna om vi skulle utforma frågorna på så sätt att förvaltarna fått sätta betyg från ett till tio på hur de upplevde hur krävande arbetet var före och efter men denna idé förkastades med anledning av det låga antalet svarande. Även platsbesöken påverkades av situationen med covid-19 eftersom SFABs fastigheter förutom skolor till största del utgörs av olika gruppboenden och många av dess boende tillhör riskgrupper.
Metoden som legat till grund för att kunna ta fram vår besiktningsmodell har varit att ta reda på SFABs behov och önskemål från förvaltarna. Från början hade vi ställt in oss på att ha en mycket mer detaljerad modell med kategorier för olika typer av ytskikt, socklar, foder osv. men efter att ha samtalat med förvaltarna ändrade vi inriktning mot att ta fram en modell som istället ger en snabb översikt över hela objektet. Därför har hela typer av utrymmen som lärosalar klumpats ihop till en enda post, vilket istället skapat en viss osäkerhet i bedömningen när det råder ojämn kvalitet på exempelvis olika lärosalar. Dessutom anser vi att detta begränsar modellens användningsområde till hela byggnader som till exempel skolor, gruppboenden och företagslokaler medan man skulle behöva modifiera modellen för att kunna använda den till att besikta lägenheter.
6.3
Resultat
Vid kartläggning av bolagets befintliga rutiner genom intervjuer och platsbesök visade det sig att bolaget inte hade några rutiner vid statusbesiktning av byggnader. Tanken från början var att med hjälp av deras tidigare rutiner och andra aktörers modeller ta fram en besiktningsmodell som skulle underlätta arbetet för SFAB. Detta medförde att besiktningsmodellen fick tas fram från blankt papper med andra aktörers modeller för besiktning av byggnader som bakgrund. En initial idé var att samla in en större mängd
där vi kontaktade företag och branschorganisationer utan framgång. Detta medförde att besiktningsmodellen togs fram utifrån en mycket mer begränsad bank av information än vad tanken var från början. Kanske hade modellen kunnat blivit ännu bättre med den informationsmängd som var tänkt från början. Istället utgick vi mycket ifrån planritningar som tillhandahölls av SFAB för att se vilka typer av utrymmen som kan tänkas finnas på en skola. Bedömningskriterier och kategorisering av poster i besiktningsprotokollet utformades efter önskemål som uttryckts av förvaltarna.
Den slutgiltiga besiktningsmodellen som presenteras i resultatdelen är en justerad version av vår första modell som tillämpades under vårt andra platsbesök där modellen testades. Genom feedback från förvaltare och andra problem som dök upp vid rundvandringen justerades modellen för att göras ännu mer användarvänlig, minimera osäkerheten vid brukandet och att modellen ska kunna användas på fler verksamheter än skolor. De justeringar som gjordes var att vi lade till tvättstuga som en post under besiktningsbladet. Vi adderade även en instruktionsdel där det framgår tydligt hur modellen fungerar, ska användas och hur eventuella justeringar kan göras. Dessutom justerades faktorerna för poster samt intervallen för resulterande trafikljus. Det framgår även vilka ingående delar som ska besiktigas under varje byggnadsdel. Detta gjordes då förvaltarna upplevde det svårt att tolka resultaten vid besiktningen och många gånger fick göra egna antaganden. Efter dessa justeringar anser vi att modellen ska kunna användas på de flesta lokaler som Strängnäs Fastighets AB äger. Dock kan det bli problem om Strängnäs Bostads AB vill nyttja modellen eftersom den lämpar sig för hela byggnader och kan därför fungera mycket dåligt på lägenheter och andra mindre lokaler. Den största debatten har dock varit om själva besiktningsmodellen där många diskussioner förts i gruppen gällande uppbyggnaden och bedömningssystemet. Målet har varit att göra modellen så pass övergripande som möjligt samtidigt som resultatet ska vara rättvist. Detta resulterade i ett bedömningssystem med skalan ett till tre då ett lågt antal svarsalternativ minskar osäkerheten och utrymmet för egna slutsatser och därmed risken för ojämn bedömning. För att göra det slutgiltiga resultatet rättvist har poster som är mer kostsamma att byta ut givits en högre faktor som i sin tur ger ett större utslag på medelvärdet åt båda håll. Indelningen på dessa faktorer är indelad i tre delar: 0,25 för dom billigaste posterna och 1,0 för de dyraste. Dessa faktorer skulle kunna delas upp i flera steg för att få resultatet ännu mer rättvist. Detta skulle dock endast vara möjligt om prisuppgifter för utbyte av varje post varit tillgänglig. I dagsläget saknas detta och faktorerna har baserats på stora intervall där 0,25 motsvarar poster på 50–100 000 kronor och 0,5 motsvarar 100 000 – 500 000 kronor och 1,0 motsvarar 500 000 kronor och mer. Något som dock bör beaktas är att det måste finnas en balans mellan faktorer och intervallen för trafikljuset. De bör justeras så att beloppet av den lägsta faktorn blir strikt större än absolutbeloppet för intervallgränserna för gult ljus. Skulle den vara mindre skulle det bidra till att dessa poster skulle dra snittet mot gult ljus även om de fått högsta eller lägsta betyg. Detta hade i sin tur bidragit till att väldigt låga faktorer skulle göra det gula intervallet väldigt litet och därför sällsynt vid besiktning. Gult ljus bör anses vara det normala för en fastighet som inte är nybyggd eller väldigt eftersatt och därför bör faktorer och intervall justeras så att detta överensstämmer med det förväntade resultatet. Där har vi förvisso inte haft möjligheten att testa den på så pass många objekt att modellen kan anses vara helt färdig utan får ses som ett pågående arbete.
7 SLUTSATSER
I detta examensarbete har möjligheterna att finna en standardiserad besiktningsmetod till fastighetsbolaget Strängnäs Fastighets AB studerats med hjälp av en fallstudie. Detta med anledning av att företaget innan arbetet helt saknade rutiner och verktyg för statusbedömning av byggnader. För att på bästa sätt kunna avhjälpa problemen som SFAB beskrivit upprättades följande tre frågeställning:
7.1
Vilka metoder och rutiner använder fastighetsbolaget idag vid
besiktning och egenkontroller av lokaler?
Studien visar att fastighetsbolaget inte hade några generella metoder för besiktning och egenkontroller av fastighetsbeståndet. Förvaltarna använde den metod de själva tagit fram vilket många gånger var ett blankt papper där brister noterades. Denna information sammanställdes i den utsträckning det gick för att få en bedömning av byggnadens befintliga skick. Detta resulterade i att besiktningen många gånger uteblev eftersom den inte bidrog speciellt mycket. Dock framgick det att en tidigare praktikant framtagit ett utkast till en besiktningsmodell för besiktning av skolbyggnader, på grund av begränsningar och brister i denna modell användes den inte vid besiktningar.
7.2
Hur andra aktörers redan befintliga besiktningsmetoder
anpassas och kombineras för att förbättra besiktningsarbetet
för Strängnäs Fastighets AB?
Mängden besiktningsmetoder för statusbedömning av byggnader var mycket begränsad. De besiktningsmetoder som kombinerades och anpassades till förbättring av besiktningsarbetet för Strängnäs var modellen för slutbesiktning av småhus från Besiktningsmannahandboken; Handbok för besiktningar av nybyggda småhus (Svenska Byggingenjörers Riksförbund SBR et al., 2016). Modellen kombinerades med styrelseguidens besiktningsmall. Dessa protokoll kombinerades och anpassades tillsammans med förvaltarnas önskemål i Excel där en ny modell togs fram.
7.3
I vilken utsträckning kan en besiktningsmodell utvecklas och
anpassas för att fungera för alla SFABs fastigheter?
Den framtagna besiktningsmetoden utgick från en skolbyggnad men med förhoppning att kunna tillämpas på andra byggnadstyper. Det visade sig att med små justeringar kunde denna
på majoriteten av lokalerna. Problem uppstår dock vid besiktning av lägenheter och mindre utrymmen där en mer detaljerad besiktning kan behövas, därför kan denna modell vara svår för Strängnäs Bostads att använda.
8 FÖRSLAG TILL FORTSATT ARBETE
I denna studie undersöks huruvida en besiktningsmodell kan utvecklas och anpassas för att besikta flera typer av fastigheter och för att optimera och kvalitetssäkra arbetet för fastighetsförvaltare. Denna modell bygger endast på en fallstudie inom ett företag. Det skulle vara av intresse att studera vidare hur denna modell skulle kunna implementeras med liknande modeller för miljö och lokalplanering.
