Fakulteten för teknik och samhälle
Effektivisering av processen skadeärende
vid basunderhåll väg genom digitalisering
Improved efficiency of the process of injury matter at base maintenance of
roads through digitalization
Examensarbete – Byggingenjör 180 HP VT 2018
Ida Gustavsson
Evlin Tarek Mersho
Handledare:
Niclas Andersson
ii
Förord
Detta examensarbete är det avslutande momentet på Byggingenjörsutbildningen, 180 HP, på Malmö Universitet. Examensarbete omfattar 15 högskolepoäng och har utförts på halvfart under vårterminen 2018. Arbetet genomfördes på uppdrag av företaget Skanska Industrial Solutions AB, region Infraservice.
Vi vill rikta ett stort tack till vår handledare från Skanska Industrial Solutions, Jeanette Birkholm, som hjälpt och stöttat oss under hela studiens varaktighet. Vi vill även rikta ett stort tack till alla de medarbetarna och kunniga specialisterna från Skanska som hjälpt oss, ställt upp på intervjuer och väglett oss under hela examensarbetet.
Vi vill även rikta ett stort tack till de kunniga specialisterna från WIP, SYMETRI och Trafikverket, samt de övriga företagen som har ställt upp på intervjuer.
Slutligen vill vi rikta ett stort till vår akademiska handledare Niclas Andersson från Malmö Universitet för hans stöd, engagemang och feedback under hela studiens gång.
Malmö, juni 2018
iii
Sammanfattning
Digitalisering är ett begrepp som infördes redan under 1990-talet, som trots begreppets ålder har byggbranschen svårigheter att anamma digitala arbetssätt. Arbetssätten i byggbranschen domineras av pappersdokument som manuellt bearbetas, vilket leder till bland annat ineffektivitet, borttappning av pappersdokument och dålig kvalitetssäkring. Genom implemen-tering av digitalisering kan arbetssätt underlättas. Synergieffekter mellan digitalisering och effektivisering är önskvärt. Effektivisering av processer inom byggbranschen kan underlättas med hjälp av att effektiviseringsteorin Lean Construction tillämpas.
Sverige är uppdelat i 110 basunderhåll vägområden där upphandling av totalentreprenör utförs för att upprätthålla standarden och säkerheten på väg. Beställaren i samtliga områden är Trafikverket. Genom olika insatser upprätthålls vägens säkerhet och standard. Ett skadeärende är insatser som uppkommer på grund av att en väganordning är sönder, ärendet rapporteras i systemet SPVA.
❖ Frågeställningen som besvaras under rapporten är huvudfrågan ”Vilken potential finns för
effektivisering genom digitalisering av administrativa arbetssätt vid processen skadeärenden vid basunderhåll väg?”
- Hur ser skadeärendeprocessen ut?
- Hur kan en bättre kompabilitet effektivisera skadeärendeprocessen? - Hur bör skadeärendeprocessen se ut?
- Hur kan medarbetarnas arbetsmiljö i verksamheten förändras vid en effektivisering genom digitalisering med hjälp av Lean Construction?
Studiens genomförande grundar sig en fallstudie i basunderhåll vägområde Norra Skaraborg hos företaget Skanska, intervjuer och litteraturstudier. Skadeärendeprocessen är långdragen och kräver mycket resurser i form av arbetstid. Samma information matas flera gånger in på olika ställen via digital utrustning vilket gör processen ineffektiv. Den kontraktsbundna rapporteringsplattformen SPVA har ingen integration med något annat system och leder till dubbelarbete. Identifiering av ett par effektiviseringsmöjligheter i den undersökta processen. Första är att använda sig av standardiserad mapp-och dokumentnamn samt ett standardiserat sätt att skriva informationen på i dokumentet. Den andra är att hitta programvara där avvikelserapportering och uppföljning kan rapporteras till. Önskvärt för denna programvara är integration till SPVA. Det finns programvara som täcker de flesta behov som verksamheten har samt är utvecklingsbara, det som saknas är integration till SPVA. Programvaran som är intressantast för processen är skapandet av ny applikation DynApp, eller utveckla MobiWin till behovet. Trafikverket måste godkänna integration mellan programmen. Skadeärendeprocessen borde effektiviseras genom att tillämpa digitala arbetssätt och utveckla integration mellan programmen. Det finns forskning som påvisar både förbättring och försämring av arbetsmiljö vid effektivisering av administrativa arbetssätt. För att förbättra arbetsmiljön är det viktigt att involvera medarbetare redan vid utveckling av den tänkta implementeringen.
Nyckelord:
Digitalisering, Lean Construction, effektivisering, digitala verktyg, skadeärende, basunderhåll väg.
iv
Abstract
Digitization is a concept that was introduced in the 1990s, but the construction industry has still difficulty adopting digital working methods. The current working methods are ineffective, and the loss of documents leads to inferior quality assurance. The process can be more effective by implementing digitization and Lean Construction.
Sweden is divided into 110 basic maintenance road areas, where procurement of contractors to maintain the standard and safety of the road. The safety and standards of the road is maintained by special efforts. Every injury matter that does damage to the road construction needs to be repaired and must be reported to a system called SPVA.
This study is based on one main question "What potential is there for improved efficiency
through digitization of the administrative working methods in case of injury matter during operation and maintenance of road? " and has four sub-headings to answer the main question.
The recommended implementation is based on a case study, interviews and literature. The process requires a lot of resources in terms of working hours. The contractual reporting platform SPVA has no integration with any other system, which leads to double work. There are a couple of efficiency opportunities in the process. The first is to use standardized working methods in documents. The second implementation is that the process should be streamlined by applying digital working methods and developing integration between the programs. The applications follow Lean Construction.
There is softwares that covers most of the needs and is adjustable. What’s missing is integration for SPVA. The software that is the most interesting for the process is the creating of a new application DynApp, or to develop MobiWin. Trafikverket must approve integration between the programs.
Keywords:
Digitization, Lean Construction, improved efficiency, digital tools, injury matter and road infrastructure.
v
Innehållsförteckning
Begrepp och förklaringar ... vii
1 Inledning ... 8
1.1 Bakgrund ... 8
1.2 Problemformulering ... 9
1.3 Syfte och frågeställningar ... 9
1.4 Avgränsning ... 10
1.5 Metod och genomförande ... 10
1.5.1 Fallstudie ... 11 1.5.2 Intervjuer ... 11 1.5.3 Litteraturstudier ... 13 1.5.4 Trovärdighet ... 13 2 Teori ... 15 2.1 Effektivisering ... 15 2.2 Lean Construction ... 16
2.2.1 Lean filosofins 7 grundprinciper ... 18
2.3 Vad är digitalisering? ... 19
2.4 Byggbranschens digitaliseringsgrad ... 20
2.4.1 Kompabilitetsproblem ... 21
2.5 BIM ... 21
2.6 ISO9001, lag- och kontraktskrav ... 21
3 Exempel på digitala verktyg ... 23
3.1 BIM 360 ... 23 3.1.1 BIM 360 Docs ... 23 3.1.2 BIM 360 Field ... 24 3.2 Buildsafe – Avvikelserapportering ... 24 3.3 B&M Systemutformning ... 24 3.4 DynApp ... 25 3.4.1 Utveckling av en plattform ... 25 3.4.2 Säkerhet ... 26 4 Skadeärendehanteringsprocessen ... 27
4.1 Arbetsprocessen för skadeärende idag ... 27
4.2 Digitaliseringens utmaningar hos verksamheten ... 28
4.3 Stöd till verksamheten ... 28
4.4 Specifikt för verksamheten ... 29
4.5 Behovsanalys i verksamheten – vad behövs för att få en effektiv process ... 29
4.6 Trafikverket ... 31
5 Behov i likvärdig verksamhet ... 32
5.1 Basunderhåll väg område Göinge, Svevia ... 32
5.2 Basunderhåll vägområde Söderslätt, NCC ... 32
5.3 Basunderhåll vägområde södra Skellefteå, Skanska ... 32
6 Analys ... 34
6.1 Syftet med digitalisering ... 34
6.2 Behov av nytt arbetssätt ... 34
vi
6.4 Lean Constructions grundprinciper ... 35
6.5 SPVA ... 36
6.6 Arbetsmiljö ... 36
6.7 Utmaningar ... 37
6.8 Digitaliseringsgrad ... 37
6.9 Effekter vid tillämpning av digitalisering ... 37
6.10 Vsaa ... 37
6.11 Behov i liknande verksamheter ... 38
7 Diskussion ... 39
7.1 Vidare forskning ... 40
8 Slutsats ... 41
Referenser ... 43
vii
Begrepp och förklaringar
2D Tvådimensionell vy som är utsträckt i x och y.
3D Tredimensionell vy som är utsträck i x, y, och z.
Android Mobilt operativsystem som tillämpas för surfplattor och mobiltelefoner.
App Applikation, digitalt tillämpningsprogram som skapas för specifik användning av specifika behov.
API Application programming interface/Applikationsprogrammeringsgränssnitt
BIM Building Information Model/modelling/management,
Byggnadsinformationsmodellering
C7 Kalkyl- och uppföljningsprogram som används i verksamheten.
EKV Ekonomistyrningsverktyget
GPS analys Ett program där GPS-information skickas för att kontrollera att besiktning av väg sköts av entreprenör (Jespersen Asplund, 3).
iOS Ett mobilt operativsystem för Apple produkter
ISO9001 “en serie internationella standarder som kan ligga till grund hos ett ledningssystem i en
organisation. 9000 är den nummerserie som valts för kvalitetsledningsområdet”
MobiWin/Figo/KIS Programpaket från B&M systemutformning som kan användas till
avvikelserapporterings- och vägserviceprogram som bland annat kan skicka GPS-information till GPD analys.
Molnbaserat Lagring på externa servrar som är oåtkomliga via internet.
OneSkanska Skanskas interna intranät
SBV Standardbeskrivning Basunderhåll av Väg
SPVA Rapporteringsplattform för skadeärenden lanserad av Trafikverket.
Surfplatta En tunn pekdator med funktioner och uppkopplingar med ett virtuellt tangentbord.
TLC Trafikledningscentral
VSAA Vårt sätt att arbeta
Vägservice Kontrollerar vägar för att upptäcka bristfälligheter som rapporteras in till entreprenören. Tjänsten kan utföras av underentreprenör eller av personal i egen regi.
8
1 Inledning
I detta kapitel presenteras bakgrunden till uppsatsens ämnen och rapportens syfte och problemformulering. Vidare presenteras uppsatsens frågeställning och de avgränsningar som författarna valt att göra. Kapitlet avslutas med de val av metoder som författarna valt samt uppsatsens genomförande.
1.1 Bakgrund
En av dagens största samhällsförändringar är digitaliseringen. Trots att införandet av olika digitala verktyg redan uppfanns under 1990-talet domineras flera delar i byggprocessen av pappersdokument som fylls manuellt (Davies & Harty 2013a). Den manuella hanteringen av arbetsdokument är oftast personberoende vilket medför att arbetet kan bli ineffektivt om personen är frånvarande (Lager u.å.). Detta medför att byggbranschen ligger efter i utvecklingen både när det gäller att förbättra produktiviteten och kvaliteten (Davies & Harty 2013). Enligt svensk byggtjänst blir byggprojekt mer komplexa och avancerade (Ottosson 2015). Genom att införa digitalisering av arbetsprocesser kan arbetssätt underlättas och reducera kostnader samtidigt som det sker en ökad försäljning i produktionen. Kostnader som uppstår vid en digitalisering är lätta att beräkna men de fördelar som kommer företaget till gagn vid digitalisering är svårare att beräkna. Det är många moment i arbetssättet som förenklas och ger kostnadsbesparingar, men även bättre och lättare kommunikation med andra företag kan ge ökat intresse för fler affärer dem emellan och därigenom ge ökade intäkter (Salo 2006). De flesta branscher använder digitalisering i olika former för att förbättra, optimera och effektivisera sina arbetsprocesser (Tillväxtanalys, 2016). De möjligheter som öppnas i samband med digitalisering är effektivare arbetsprocesser, ett kreativt tänkande samt slopning av de äldre mycket belastade arbetsuppgifterna. Konsekvenser av digitalisering kan vara förändrat arbete och arbetsmiljö för anställda, utbildningsprogram inom IT tillkommer, belastningsbesvär, kompabilitetsproblem samt stress vid ständig uppkoppling (Johansson 2017; Holmin & Hesse 2017, 13).
Sverige är uppdelat i 110 geografiska områden som varje utgör ett varsitt basunderhåll för väg. Entreprenaden handlas upp genom så kallad totalentreprenad med funktionella ansvar och kontraktet sträcker sig 4 år framåt med viss möjlighet till 2 års förlängning. Genom reparation, underhåll och andra åtgärder ska entreprenören hålla vägnätet i ett tillfredsställande skick, då säkerhet och standard på vägen ska bevaras (Sterling 2015, 1). För säkerheten och standarden på vägen ska upprätthållas krävs det insatser av olika typer, det kan vara lagning av potthål, skyltar, pollare och vägräcken (Sundberg och Eriksson 2016, 22). Skadeärende är en process som omfattar själva insatsen, rapportering och handläggning av skadan som görs på grund av att en väganordning har skadats antingen av ett känt eller okänt fordon (Trafikverket 2018d). En väganordnings definition är enligt väglagen 1971:948 följande: “Anordning, som
stadigvarande behövs för vägens bestånd, drift eller brukande och som kommit till stånd genom väghållarens försorg eller övertagits av denne, är väganordning”. Skadeärende är en process
som visats sig kunna ha potential för effektivisering med hjälp av digitala verktyg.
Dålig säkerhet, usla arbetsvillkor, ineffektiva processer och krasslig kvalitet är tyvärr nyckelord då byggbranschens problem beskrivs. Byggbranschen är i behov av en effektivisering lik den industrin redan genomgått. Det har pratats om förtillverkning av element men också modellbaserad projektering som påverkar produktionens framdrift (Alarcón 1997, 1). Genom att implementera Lean Construction kan produktionens framdrift effektiviseras. Flexibilitet i
9
produktionen är en av punkterna som är viktiga i Lean Constructions, produktionen måste klara större variationer. De processer som inte är värdeskapande ska minskas och användningen av resurser såsom lokal, personal och maskiner ska nyttjas på bästa möjliga sätt (Larsson & Svensson 2007, 9). Enligt Swedish Standard Institute (2016) görs idag stora insatser i svenska byggbranschen för att nå en effektivare hantering av administrativa delar. Enligt rapporterna som beställts av Svensk Byggindustri är den svenska byggbranschen en av de branscher där användning av digitala verktyg är lågt och som anses vara mindre digitalt mogna (Tillväxtanalys 2016, 7; Svenskbyggtjänst u.å.). Svensk byggindustri kan genomgå en liknande förändring som industrin för att försöka optimera och effektivisera sin produktion. Insatserna har bland annat resulterat i ett digitalt verktyg som verifierar olika kontroller för att optimerar detta arbetssätt. Kontrollerna som verifieras av verktyget kommer från standarder och det nya arbetssättet kan processen effektiviseras med upp till 80%. Den digitala mognaden i branschen och verksamheten är en viktig aspekt, är det möjligt att genomföra en förändring i form av digitalisering i verksamheten? Enligt Karlsson (2017) så kan synergieffekter som effektivisering uppnås då digitalisering tillämpas. Effektivisera arbetssätt inom en verksamhetens olika processer bör vara en fortlöpande process (Lückner 2016). Genom att skapa effektiva arbetssätt blir verksamheten mer konkurrenskraftig vid eventuella upphandlingar och affärer. Företag som tillämpar digitalisering ökar potentialen för effektiviseringen inom verksamheten om rätt typ av resurser väljs (Bretting 2017). Enligt Loucopoulos et al. (2015) måste olika utmaningar beaktas vid tillämpning av digitalisering av en arbetsprocess, bland annat är att förstå hur den befintliga arbetsprocessen ser ut, personalens mognad för digitalisering, utbildning och kostnad för att genomföra förändringen.
1.2 Problemformulering
Processen skadeärende har hos ett par företag som bedriver verksamhet i basunderhåll vägområden beskrivits som ineffektiv. Detta på grund av att den administrativa delen som insatsen för med sig är tung och dubbelarbete är förekommande. Mycket dokumentation såsom bilder, rapporter, text, faktura och koordinater ska rapporteras in till beställaren, Trafikverket. Plattformen som rapporteringen sköts via, är svårt att manövrera via surfplattor och kommunicerar inte med andra program/system, vilket medför att samma information matas in på mer än ett ställe. Medarbetare på samtliga företag menar att andelen värdeskapande är för liten och medför att processen är ineffektiv. Ett behov av att arbeta effektivare med digitala verktyg för att underlätta den administrativa delen har identifierats.
1.3 Syfte och frågeställningar
Syftet med studien är att analysera och utreda huruvida digitalisering kan effektivisera arbetsprocessen skadeärenden vid basunderhåll av väg. Olika arbetssätt som ingår i processen är: inrapportering av skador, åtgärd av skadan, transportsträcka, uppdatering efter åtgärdad skada, administrativa delar och informationsflöde mellan olika parter i verksamheten och beställaren. Studiens resultat ska leda till en rekommendationom huruvida det finns en effekt av digitalisering av administrativa processer inom detta område.
Att ändra arbetssätt kommer att ha betydelse för de personer som är direkt eller indirekt involverade i arbetsprocessen. Därför kommer även en utredning av implementeringsgrad att inarbetas i de slutliga rekommendationerna.
10
Frågeställningen som studien behandlar består av en huvudfråga tillsammans med fem delfrågor.
❖ Vilken potential finns för effektivisering genom digitalisering av administrativa arbetssätt vid processen skadeärenden vid basunderhåll väg?
- Hur ser skadeärendeprocessen ut?
- Hur kan en bättre kompabilitet effektivisera skadeärendeprocessen? - Hur bör skadeärendeprocessen se ut?
- Hur kan medarbetarnas arbetsmiljö i verksamheten förändras vid en effektivisering genom digitalisering med hjälp av Lean Construction?
1.4 Avgränsning
Examensarbetet kommer att avgränsas av fallstudien och intervjuerna inom en av Sveriges största byggföretag som jobbar med drift och underhållskontrakt av det statliga vägnätet. Arbetsprocessen som kommer att studeras är skadeärenden vid basunderhåll väg, vilket ger en avgränsning mot andra processer.
De digitala verktygen och dess funktioner kommer i liten skala undersökas i studien. Eventuella kostnader som uppkommer av den föreslagna programvaran och förändringen kommer att begränsas.
Upptäckt av skada, vägservice och rapportering av skada till entreprenaden kommer inte att analyseras.
1.5 Metod och genomförande
I kommande kapitel beskrivs de metoder författarna har valt att använda och dess trovärdighet. Valet av metoder grundar sig på att ge en bredare syn på frågeställningarna och problemformu-leringen, då dessa behandlar både praktiska- och administrativa arbetssätt.
Arbetets olika steg beskrivs i figur 1. Studien och rapportskrivandet skedde löpande i parallellt med handledarmöten med Skanska Industrial Solutions och Malmö Universitet.
11
Figur 1. Studiens arbetsprocess.
1.5.1 Fallstudie
Studien inledes med en fallstudie under två heldagar på Skanskas Industrial Solutions verksamhet i Mariestad. Verksamheten jobbar med basunderhåll vägområde Norra Skaraborg, där Trafikverket är beställare, se bilaga 9 som visar kartan över området. Under fallstudien utfördes utredning av processen skadeärende på detaljnivå, genom att ett par fullständiga skadeärenden utfördes samtidigt som författarna fick bevittna allt som genomfördes. Skadeärenden följdes upp, studerades och dialog fördes mellan verksamhetens medarbetare och författarna för att reda ut oklarheter. Hanteringen av skadeärenden följdes upp hela vägen från att skadan rapporteras till entreprenaden tills att den åtgärdats och inrapporterats till beställaren. Genom fallstudien kunde processens “är” läge definieras, alltså hur processen utförs idag. Med hjälp av fallstudien kommer arbetssätt att utredas, analyseras och optimeras för en rekommendation till verksamheten för utveckling och förändring av processen.
1.5.2 Intervjuer
Ett sätt att integrera flera olika teoretiska och metateoretiska perspektiv samt förståelsegrundat data (Thomsson 2002) till problemformulering och frågeställning är att använda sig av
12
kvalitativa intervjuer. Olsson och Sörensen (2011, 133) beskriver kvalitativa metoder som systematiserad kunskap om tillvägagångssätt vid gestaltning av något.
Urvalet av respondenter begrundas på yrkesroll, kunskap, kompetens, branscherfarenhet och vilket företag medarbetaren arbetar hos. Samtliga respondenter arbetar dagligen med basunderhåll väg och kommer i kontakt med skadeärendehantering.
Tabell 1: Studiens respondenter.
Respondent Arbetstitel Företag
Isac Strand Arbetsledare Norr Skaraborg Skanska Industrial Solutions Björn Tivemyr Yrkesarbetare Norra Skaraborg Skanska Industrial Solutions Anders Johansson Yrkesarbetare Norra Skaraborg Skanska Industrial Solutions Joel Vickberg Arbetsledare Södra Skellefteå Skanska Sverige
Mikael Knutsson Platschef Söderslätt NCC
Mathias Larsson Arbetsledare Göinge Svevia
Niclas Segerström Projektledare Norra Skaraborg Trafikverket Andreas Blomkvist Förvaltare av SPVA Trafikverket
Pierre Gullander Systemutvecklare SYMETRI
Jens Jespersen Asplund Utbildare B&M systemutformning
Anders Larsson Produktionsansvarig WIP
Emil Hagman Utvecklingsledare Skanska Sverige
Intervjuer med medarbetarna på Skanska Industrial Solution i Mariestad utfördes för att komplettera verksamhetens “är” läge idag samt hur verksamhetens nuvarande implementeringsgrad och arbetsmiljö ser ut. Medarbetare på arbetsplatsen intervjuades av typen öppen karaktär samt semistrukturerade frågor (bilaga 1), dels för att det skulle bidra med så mycket fakta så möjligt samt att respondenter skulle uttrycka åsikter, idéer samt ge oss upplysningar.
För att utöka informationsbredden i studien inom samma område, kontaktades personal från andra företag som NCC och Svevia över telefon (bilaga 3).
Även kontakt med projektledare och förvaltaren för den webbaserade handläggningssystem (SPVA) från Trafikverket utfördes via telefon för att redogöra för Trafikverkets roll inom det studerade området (bilaga 6).
För att kartlägga den tillämpningsbara programvaran så har samtal förts med personer inom området både via vanliga möten och telefon, samt via Skype (bilaga 4–5, 7–8). Anledningen till att samtal utfördes visa Skype eller Telefon berodde detta på avståndet mellan författarnas nuvarande placering och respondenternas placering var för stort eller att ett par mindre kompletterande frågor ställdes.
13
Antalet respondenter som valts är en liten omfattning och har sin grund i hur avgränsad frågeställningen och problemformuleringen är. Intervjutekniken som användes var semistrukturerade intervjuer för att ge respondenten en flexibilitet att tolka frågan beroende på sina erfarenheter, värderingar önskningar etc. samtidigt som det finns en struktur (Olsson och Sörensen 2011, 133). Med semistrukturerad intervjuteknik ställs likartade frågor till alla respondenter i studien, frågorna är mer öppna och beroende på ämnesfokus så utvecklas frågorna en process (Gillham 2008). Frågorna som ställdes under intervjuerna antecknades av författarna som sedan kontrollerade med respondenterna genom att författarna sammanfattade de som besvarats av respondenten.
1.5.3 Litteraturstudier
Litteraturstudier har genomförts av båda författarna för att skapa en teoretisk grund och förståelse kring det valda ämnet som studien behandlar. Litteraturstudien bestod av böcker, vetenskaplig litteratur i av formen peer reviewed artiklar, olika typer av elektroniska källor, ISO9001, examensarbeten och bolagets verksamhetssystem.
Vid sökning efter vetenskapliga artiklar, elektroniska källor samt examensarbeten användes universitetsbiblioteket sökmotor samt Google Scholar. De sökord som användes var bland annat följande: BIM, BIM360, digitalisering, effektivisering genom digitalisering, digitization
construction industry, Efficiency of the process through digitization, Building Information Modelling, digitalisering inom byggbranschen, Digitalisering vid underhåll av infrastruktur, basunderhåll väg, digitaliseringens mognad, implementering, Lean Construction. Även vid
sökning efter litteratur användes liknande sökord.Det fanns dock begränsad med litteratur och vetenskapliga artiklar som behandlar digitalisering och digitaliseringsverktyg, då det utvecklas fortlöpande vilket medför att de litteratur som har använts till denna studien är några år gammal. De böcker som använts i studien behandlar mest forskningsmetoder, intervjuteknik och upplägg av projektarbete.
Även Skanskas interna nätverk har använts vid sökning efter fakta och information då Skanska Industrial Solutions är uppdragsgivare till denna studie. De fakta och information som sökts har bland annat varit: MobiWin, BIM 360, Buildsafe, Vsaa och BIM.
Externa krav såsom lag och kontraktshandlingar ska följas i verksamheten, dessutom är verksamheten ISO9001 certifierad vilket ställer krav på kvalitetsarbetet i företaget. De externa kraven som kommer från lag, kontraktshandlingar och ISO9001 har kontrollerats att de följs då studiens slutgiltiga rekommendation för effektivisering genom digitalisering i den valda processen skadeärende ges.
1.5.4 Trovärdighet
Validering och verifiering av trovärdigheten hos frågeställningen och studien uppstår både genom informationsbredd och den detaljinformation som söks inom området. Respondenter i olika företag, i olika basunderhåll vägområde, i olika delar av Sverige, skapar studiens informationsbredd och detaljinformationen skapas vid fallstudien hos ett basunderhåll vägområde. Dock har säljande parter kontaktats för information om tillämpningsbar mjukvara, vilket kan ge missvisande information. Denna information har dock till viss del kompletterats med litteraturstudier och höjer därmed dess trovärdighet.
14
Utveckling inom digitalisering går fort och information inom området måste vara färsk för att vara trovärdig. Vid studiens informationsletande inom detta område har ny information sökts men inte alltid hittats, vilket kan ses som en felkälla hos teoridelen.
15
2 Teori
I detta kapitel presenteras den teori som ligger till grund för detta examensarbetet och som ska ge läsaren en större förståelse om ämnet i helhet. Teoretiska data som har tagits fram är genom litteraturstudier och intervjuer. Kapitlet inleds med vad effektivisering och Lean Construction innebär. Vidare presenteras byggbranschens digitaliseringsgrad för att guida läsaren genom utmaningar och möjligheter som byggbranschen har och står inför. Avslutningsvis presenteras även de externa krav som verksamheter inom basunderhåll väg vanligen har samt introduktion till BIM.
2.1 Effektivisering
För att kunna förändra en verksamhetsprocess i form av att implementera en effektivisering krävs det att man förstår begreppet effektivisering. Här följer en definition av begreppet
“effektivisering” enligt Ekonomistyrningsverktyget (2014, 10) “att en verksamhet utförs till en lägre kostnad med oförändrad kvalitet, eller det blir bättre kvalitet till samma kostnad. I vissa fall går det att uppnå båda”. I definitionen ingår begreppet kvalitet som enligt Umeå
Universitet (2009, 1) definieras som “Med kvalitet på en produkt eller tjänst menas dess
förmåga att tillfredsställa och helst överträffa kundernas krav, behov och förväntningar”.
Kostnad och kvalitet anses som två viktiga aspekter vid en effektivisering som följande figur illustrerar:
Figur 2. “Effektivitet i dimensionerna kostnad och kvalitet (Ekonomistyrningsverktyget 2014, 11)
Enligt figuren ovan behöver inte effektivisering och besparing gå hand i hand. Besparingar kan leda till sämre kvalitet och verksamhetens produktion hamnar i figurens vänstra nedre hörn. Tanken med effektivisering är precis som den ovannämnda definitionen, behålla kvalitet i processen men till en minskad kostnad alternativt bättre kvalitet till samma kostnad, vilket gör att verksamheten drar sig mot det vänstra övre hörnet i figuren och då har processen effektiviseras. Det som skiljer ineffektiv och effektiv besparing är just kvaliteten. För att effektivisera informationsutbytet mellan olika parter kan med fördelanvändning av standardiserade mallar användas. Vid användning av sådana mallar kan arbetssätten effektiviseras och kvalitetssäkras. Utan dessa mallar finns det risk att informationen brister
16
underlagsmässigt och ett visst slöseri med arbetstid i processen finns (Ragnarsson och Luu 2017, 41).
ESV har under ett uppdrag av svenska myndigheter hitta förbättringspotential för effektivisering där fem metoder för effektivisering identifierades:
- Samverkan.
- Utveckling av process eller arbetssätt. - Lednings- och styrformer.
- Målgruppsorientering - Digitalisering.
Studien kunde även konstatera att det ofta sker en effektivisering på grund av en kombination av de ovan nämnda metoder. Den andra mest förekommande metoden i studien var digitalis-ering då det visat sig att modernisera de äldre handläggningssystemen ger bra utfall rent effekt-mässigt och samtidigt i vissa fall ge förbättrad kundservice. En utmaning med digitalisering är samverkan mellan olika verksamheter och som i studiens fall kräver regeringsbeslut för att samarbete mellan myndigheter ska gå i lås (Ekonomistyrningsverktyget 2014, 7–21; 64; 73). Det finns olika hjälpmedel i form av styrningsverktyg som kan hjälpa att effektivisera en verksamhetens processer. Lean är ett exempel på verktyg som kan användas då en implemen-tering av effektivisering behövs i ett arbetssätt, process eller i en verksamhet.
2.2 Lean Construction
Styrning av företag kan göras på många sätt, Lean är ett av de styrningsverktyg som kan användas och används i många branscher. Verktyget prioriterar kundens behov genom resurssnåla insatser, flexibla lösningar och snabba processer. En stor del av Lean är en ständig och fortlöpande förbättring av verksamhetens processer och dess arbetssätt. Företag som styrs med hjälp av Lean har som mål att skapa ett störningsfritt arbetsflöde, med utjämnande arbetsresurser samt ett inkluderande arbetsklimat (Sandholm Associates u.å.). Lean skapades under Toyotas styrning under industriproduktion för att eliminera restprodukter och minska användningen av resurser. Förbättringsfokuset var att producera bilar med snåla insatser i form av resurser och material samt leverera bra kvalitet till kund och samtidigt vara konkurrenskraftiga (Howell 1999, 2). 1997 grundades Lean Constructions en metod som är specialiserad på projektorganiserad byggverksamhet (Lean forum bygg u.å.). Lean Construction vilar på samma filosofi som föregångaren Lean (Howell 1999, 4) Metoden går ut på att optimera arbetssätten och öka kvaliteten på byggandet, genom att ta avstamp från det aktuella projektets förutsättningar (Lean forum bygg, u.å.). Idag har det lanserats verktyg och utbildningar för att utöka förståelsen om nyttan och den potential det finns för att använda Lean i byggindustrin. Konsekvenser av att Lean används i verksamheten är ökad arbetstakt, minskat självbestämmande för personal, mindre möjlighet för återhämtning, sociala interaktioner under arbetstid och onödiga samt krävande moment försvinner (Byggindustrin u.å.). Minimala insatser i form av material och resurser men även ett eftertraktade kundbemötande där kundens behov möts och prioriteras. Lean Construction används till fördel vid någon typ av verksamhet inom byggbranschen. Styrningsverktyget anses kunna appliceras på både komplexa, korta och osäkra projekt. Många av de effektiviserings principer som gjorts i industribranschen har direkt avvisats av byggbranschen då denna inte anses ha samma förbättringspotential inom området.
17
Under styrningen av ett byggprojekt som går i Lean Construction kontrolleras och verifieras följande punkter:
- Har tydliga mål för hur och när leveransen ska ske.
- Maximal prestanda under projektets gång med hänseende till de aktuella kundbehoven. - Ständig produktionskontroll som sker under produktionen i byggprojektet.
Vid användning av Lean Construction implementeras optimeringen och effektiviseringen av prestandan under produktionen samtidigt som man möter kundens unika projektbehov (Howell 1999, 4).
Enligt Simonsson och Emborg (u.å.) så är det inte bara projektets ekonomi och prestandan i produktionen som förbättras då det även finns förbättringspotential hos arbetsmiljön för byggnadsarbetare då hälsa och säkerhet även prioriteras när Lean Construction tillämpas. Bra arbetsmiljö är viktigt i en organisation för att få ett störningsfritt flöde i produktionen. Enligt Brännmark (2010, 6–11) kan studier på offentlig förvaltning påvisa att vid tillämpning av Lean filosofin vid administrativa arbetssätt påvisa både positiva och negativa effekter hos arbetsmiljön. Vanliga effekter av Lean tillämpning kan vara:
- Sänkt totaltid för att utföra ett ärende. - Bättre användning av utrymme. - Ökad produktivitet och arbetsflöde. - Utjämnad arbetsbörda.
- Kostnadsbesparing. - Minskat fel och omarbete.
- Sämre arbetsmiljö och klimat som uppstår på grund av högre målsättning, omotiverade medarbetare samt kundens och medarbetarens tankar sällan kommer till tal.
Arbetssätt behöver kontinuerligt utvecklas, förbättras och förändras för att passa den aktuella tekniken, personalen och de lagar som reglerar arbetsmiljön. Sveriges arbetsmiljö är reglerad i form av lagar, vilket även gör det till en skyldighet att uppdateras sina arbetssätt efter de förut-sättningar som finns. Arbetsmiljön regleras i arbetsmiljölagen som beskriver de skyldigheter som en arbetsgivare har för att förebygga ohälsa och olyckor under arbetstid (Arbetsmiljöverket 2017). Enligt Simonsson och Emborg (u.å.) så anses arbetsmiljön på svenska byggarbetsplatser vara den säkraste i världen med hänseende till fysisk hälsa, arbetsvillkor, ohälsa och olyckor. En jämförelse av observationer och riskanalyser har gjorts vid traditionella byggnadsmetoder och även industrialiserade förtillverkning för montering på plats där den sistnämnda processen förespråkas av Lean Construction. Dessa jämförelser påvisar att förtillverkning av element bidrar till en bättre arbetsmiljö på byggarbetsplatsen. Dock finns det studier som påvisar att arbetsmiljön för medarbetare sänks då Lean tillämpas. Förändringen kan leda till att arbetstakt, stress, övervakning och kontroller ökar för medarbetaren (Brännmark 2012, 14).
Fördelar som både berör kunden, organisationen, och samhället är en bättre arbetsmiljö och lägre personalrelaterade kostnader både kort- och långsiktigt (Simonsson & Emborg u.å., 20) Samhällets kostnader som uppkommer på grund av arbetsskada då patienten behöver behandlas i somatisk slutenvård (kroppssjukvård) kostade år 2008 samhället lite drygt 128 miljoner alltså drygt 60 000 per arbetsskada (Arbetsmiljöverket 2010, 17).
18 2.2.1 Lean filosofins 7 grundprinciper
➢ Just in time (JIT) är strävan efter att kunden får produkten i rätt tid med rätt kvalitet, samtidigt som verksamheten undviker kostnader för materialupplag av samtliga slag men även produktionen kan skötas med ett jämt flöde (Slewa och Nasser Hussen 2016, 21). I denna princip undviks väntetider vilket annars kan ses som en form av slöseri. JIT kan sammanfattas till att leveransflödet följer produktionsflödet. Detta leder till att slöseri av arbetstid minskas genom att lagerhållning och intern förflyttning försvinner vid helt korrekt flöde. JIT är ett slags ledningsprincip där strävan efter att producera och leverera produkter i rätt tid. Denna princip ställer höga krav på logistiken, samordningen på arbetsplatsen, planering och informationsflödet.
➢ Total kvalitet (Total Quality Maintenance, TQM) är en strategi för att förbli konkurrenskraftig på marknaden bland annat genom att ha bra utbildning och kommunikation mellan medarbetare och verksamhetsledningen. Hit hör även hur kvalitetsfrågor och hur man väljer att producera (Slewa och Nasser Hussen 2016, 21). ➢ Visuell styrning innebär att man försöker jobba med visuella lösningar istället för text, vilket
leder till snabbare förståelse för människan (Slewa och Nasser Hussen 2016, 21). Begreppet visuell styrning beskrivs enligt Paavola (2015, 14) som en kommunikationsanordning där medarbetaren utan att läsa kan förstå hur dagens arbete ska utföras och hur detta undviker från det standardiserade arbetssättet.
➢ Totalt underhåll (Total productive Maintenance TPM) är en strategi för att minimera slöseri i form av maskintimmar (Slewa och Nasser Hussen 2016, 21). Är ett organiserat arbetssätt som tillämpas i verksamheten för att öka produktionen och de anställdas arbetsmoral (Espling 2004,15–16). Vitsen med filosofin är att få verksamhetens personal till att bli mer involverade, engagerade och ansvarstagande i processerna de jobbar i vilket leder till fördelar för kund (Lundén och Mårtén 2015, 12). De olika delarna i begreppet har olika betydelser. Total betyder i detta sammanhang hur allt i verksamheten, maskiner, resurser och material samverkar. Production betyder att verksamheten inte bara ska behålla sin effektivitet utan även förbättra sina arbetssätt, och Maintenance står för att bibehålla standarden (Espling 2004,15–16). I svensk industri har TPM visat sig vara effektivt. SAAB Automobile har minskat sina omställningstider från 2 timmar till 10 minuter genom att tillämpa TPM principen (Lundén och Mårtén 2015, 16–17).
➢ 5S är en förkortning av processerna sortera, strukturera, städa, standardisera och skapa vana för bra arbetsmiljö som samtidigt effektiviserar processen (Slewa och Nasser Hussen 2016, 21). De fem s:en kan ses som en utvecklingstrappa som leder till en arbetsplats som håller ordning och reda. Första trappsteget “sortera” går ut på att byggarbetsplatsen rensas från verktyg och andra saker som inte behövs. Det är viktigt att rätt saker sorteras bort och rätt saker får vara kvar för det dagliga arbetet. Genom att denna metod följs minskar risken för olyckor på arbetsplatsen. Andra tappsteget “strukturera” går ut på att varje sak ska ha sin plats som märks ut och används. Tredje trappsteget “städa” är en överenskommelse för rimlig städnivå för att processen ska fungera störningsfritt och hålla medarbetare nöjda. Fjärde steget “standardisera” innebär att en rutin på föregående steg upprättas. Sista trappsteget “Skapa vana” den rutinen som har upprättats ska bli en vana för inblandade medarbetare (Dahlin och Karlsson 2013, 9–10).
19
➢ Poka Yoke är en typ av felsökning där tanken är att man ska hitta fel tidigt i produktionen, vilket minimerar störningar i produktionen (Slewa och Nasser Hussen 2016, 21).
➢ Kaizen är strävan efter att ständigt förbättras genom att medarbetarna får var med i arbetet mot en effektivare produktion (Slewa och Nasser Hussen 2016, 21).
2.3 Vad är digitalisering?
Begreppet digitalisering är idag inget nytt begrepp, men kan betyda skilda saker för olika individer (Envada u.å.). För att reda ut begreppets betydelse följer här ett par definitioner av digitalisering. Enligt Nationalencyklopedin är definitionen följande “Ett begrepp som innebär
att material av olika slag omformas för att kunna bearbetas i dator”. Enligt Palorial (u.å.) är
digitalisering “En ny kommunikations- och organisationsprincip. Denna princip möjliggörs
genom digital kommunikation och interaktion mellan många människor med hjälp av digital teknik”. IT Etablering (2017) har ännu ett förslag på definition av digitalisering “Digitalisering ökar företagets/organisationens effektivitet med hjälp av teknik och information genom främst automatisering och självhjälp”. Digitalisering beskrivs på flera sätt och gemensamt för dessa
är att någon sorts information bearbetas av ett digitalt verktyg istället för manuell bearbetning. Enligt Skarendahl m.fl. (2016, 15) bedöms digitalisering som ett av sex viktiga fokusområden vid en studie inom utveckling och underhåll av infrastruktur.
Regeringskansliet (2017a) har tagit fram en digitaliseringsstrategi som ska leda till ett hållbart digitaliserat Sverige. Strategin har tagits fram som underlag för att nå de mål som bestämdes under Agenda 2030 och Parisavtalet. I strategin ska ett par övergripande mål uppfylla: “Sverige ska vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter” genom ett par delmål:
➢ D-kompetens - är en strävan efter att alla ska kunna utveckla och använda sin digitala kompetens. Detta delmål startas redan i skolan för att ge ungdomar digitala kunskaper för ett mer digitalt privat och arbetsliv.
➢ D-trygghet - ska leda till att samtliga kan använda digitalisering säkert och ha tillit för ett digitalt Sverige som samhälle.
➢ D-innovation, Sverige ska ha de bästa förutsättningarna för digitala innovationer ska kunna utvecklas.
➢ D-ledning, relevant, målmedveten och rättssäker effektivisering och kvalitetssäkring sker genom digitalisering.
➢ D-utveckling - för att digitalisering ska kunna utvecklas krävs det att Sverige har tillgång till infrastruktur såsom snabbt bredband och mobila tjänster.
Delmålen är viktiga i dagens digitaliseringspolitik och ska bidra till en hållbar samhälls-utveckling. Enligt Höjer (2015) kan digitalisering av processer ge en viss resurssnålhet som även kan bidra till mindre miljöpåverkan.
Syftet bakom digitalisering inom byggbranschen är att informationen skall finnas tillgängliga i digitalt format istället för pappersformat. Beroende på typ av projekt anses informationsutbytet mellan olika aktörer inom byggbranschen som nödvändigt enligt Samuelson & Björk (2016). Kache & Seuring (2017) anser att det även blir en ökad utveckling för dialog och samarbete mellan aktörer vid utveckling av informationsdelning över digitala verktyg. Enligt undersökningar som gjort av Svensk Byggtjänst och Industrifakta anses ökad digitalisering inom företagen att gynna både externt och internt samarbete mellan olika aktörer och på så sätt
20
effektivisera samverkan. Information kan samlas och hanteras effektivt genom att byggbranschen använder digitaliseringen.
Ett sätt som digitaliseringen kan nyttjas inom byggbranschen är bland annat att skapa en plattform som olika aktörer använder för att kommunicera, dokumenthantering som samlas och sprids emellan, samt dela uppdateringar (Liu & Chua 2016). Med hjälp av digitalisering kan informationsspridningen ses i realtid och uppdateras löpande, vilket leder till en förbättrad prestandard, respons, mindre missförstånd och mer flexibilitet samtidigt som risker med osäkerheter bland aktörerna av försörjningskedjan minskas (Kache & Seuring 2017).
Gullberg och Landgren (2017) beskriver vikten av att låta svenska myndigheter, den offentliga sektorn, vara föredömen vid utvecklingen av digitalisering. Just Trafikverket anses ha ansenliga möjligheter för att anta rollen som föredöme, då många aktörer är i behov av Trafikverkets tjänster och leder till utveckling även hos de aktörerna. Aktörerna är allt från svenska medborgare, företag och organisationer. Digitaliseringen går fort och utvecklingen har mest skett i den privat sektor. Om inte offentlig sektor bedriver utveckling inom digitalisering finns risk för att innovationer ligger i privata sektorns händer som inte har något samhällsansvar överhuvudtaget.
2.4 Byggbranschens digitaliseringsgrad
Begreppet digital mognad kan vara ett svårtolkat och komplicerat begrepp. Enligt tillväxtanalys (2016) definieras digital mognad följande: ” Digital mognad beskriver den organisation som
spännande transformation som digitaliseringen kräver för att ny teknik ska skapa lönsamhet i företag och verksamhetsnytta i offentliga organisationer.”. Det handlar inte bara om att företag
ska investera i ny teknik för att vara digitalt mogna, utan även att man förändrar affärssättet och har kunskap inom den nya tekniken som används för att affärsnytta ska kunna skapas (Tillväxtanalys, 2017). Enligt Tillväxtanalys (2017) behöver företag inte ha hög informations- och kommunikationsteknologi för att vara mer digitalt mogna. Enligt undersökning som gjort av Industrifakta på uppdrag av svensk byggtjänst anger 35 procent av de 300 chefer som intervjuats inom byggbranschen att de använder digitalisering aktivt i sina verksamheter. Den låga utvecklingsgraden i undersökningen visar att byggbranschen ligger efter med digitaliseringen (Svensk Byggtjänst, 2017). Enligt Lindvall (2017, 3) finns det olika nivåer av digitaliseringsgrad hos byggföretagen, nämligen fyra stycken:
1. Digital utrustning istället för papper och penna, exempelvis rapportering av avvikelse sker på digital utrustning istället för papper.
2. Låta datorer göra vissa arbetsmoment som tar tid, exempelvis genom att systemet skickar information till rapporteringssystemet automatiskt.
3. Låta digital utrustning analysera modeller eller data.
4. Datorer designar och styr utformning baserat på användarens inmatade parametrar, istället för att låta datorn hitta kollisioner så låter man datorn hitta en design som undviker kollisioner.
Tillväxtanalys (2017) konstaterar att teknologierna inte är drivkraften bakom digital transformation, utan det mer är lednings- och styrningsfrågor som tillexempel kompetens, strategi och kultur. Även Bharadwaj et al. (2017) menar att det inte är implementering av ny teknisk som är motivet bakom ett företags framgångsrika digitala strategier, utan handlar mer
21
om att omstrukturera verksamheten för att dra nytta av det information som tekniken möjliggör. Nya kompetenskrav ställs beroende på vilken typ av ny teknik som företagen tillämpar. Kompetenskraven kan ses som en stor utmaning för företagen när medarbetarna ställs för nya utmaningar och arbetsuppgifter. Detta kan dock elimineras genom att företagen erbjuder medarbetarna vidareutbildning (Svensk Näringsliv, 2016). Genom att tillämpa digitala verktyg så kan slöseriet med arbetstid minskas. Ett kravställningsverktyg har tagits fram för att slippa det manuella arbetet med kontroll av kravbild för aktuella projekt, verktyget beräknas kunna reducera arbetstiden med 80% (Swedish standard Institute u.å. b). Vilket påvisar vilken nytta digitalisering kan göra hos en verksamhet.
2.4.1 Kompabilitetsproblem
Kompabilitet är ett brett begrepp som betyder olika saker vid olika sammanhang. Definitioner som anses mest pålitliga i detta område är ”uttryck för utrustning eller system som funkar ihop
med ett annat”, ” Kompabilitet innebär att två eller fler saker fungerar ihop med varandra” och
”system som är kompatibla är uppbyggda efter samma standard och överensstämmer” (Betydelse definition, u.å.). Vid tillämpning av ny informations- och kommunikationsteknik kan enligt Linderoth (2013, 9–13) vissa tekniska utmaningar uppstå såsom kompabilitetsproblem. Åskregn (2014, 44–57) nämner ett par utmaningar för användandet av digitala verktyg mestadels BIM och menar att kompabilitetsproblem är en av dessa men även konkurrerande målsättningar, avsaknad av behov och kostsamma investeringar kan vara anledningar att medelstora företag inte tillämpar nya digitala verktyg. Holmin och Hesse (2017; 61–62, 13) menar att kompabiliteten är låg i anläggningsprojekt och massa tilläggsprogram behöver användas. Holmin och Hesse (2017; 61–62, 13) tillägger även att det saknas ett gemensamt arbetssätt för branschen som ska kunna nås av beställare och entreprenör, vilket leder till att information behandlas och lagras på olika sätt, vilket kan resultera i oklarheter och missförstånd i informationsflödet.
2.5 BIM
BIM är en förkortning för “Building Information Modeling”, som står för byggnads-informationsmodeller. Enligt Autodesk är BIM en process som grundar sig på att skapa och använda en 3D-modell för att informera samt förmedla projektbeslut (Autodesk, 2018a). Begreppet BIM kan även uttryckas som “Building Information Management” vilket istället avser hantering, uppdatering, lagring och kommunikation av BIM-data (Sveriges kommuner och landsting, 2017). BIM är således ett samlingsbegrepp för arbetssätt som används för att skapa en effektivare informationshantering (Oneskanska 2017b). Enligt Autodesk ska projekt- och affärsmål med hjälp av BIM uppnås lättare (2018a). Med hjälp av BIM kan ett projekts informationshantering följas på ett effektivare sätt genom hela projektets livscykel (Autodesk 2018a). BIM används bland annat inom byggandet och infrastruktur där målet är att få fram ett flöde där rätt personer får rätt information vid rätt tidpunkt (Sveriges kommuner och landsting, 2017).
2.6 ISO9001, lag- och kontraktskrav
Alla byggföretag har externa krav i form av lagar som miljöbalken, plan-och bygglagen, arbetsmiljölagen etc. (Byggipedia, u.å.). Utöver dessa så ska kontraktet som entreprenaden är
22
upphandlad i följas. Ett ännu externt krav som olika företag väljer att certifieras enligt är ISO9001, vilket är en ledningssystemstandard för verksamhetsprocesserna som finns i ett företag. Dock krävs det bland annat att ledningssystemet och att företaget uppfyller kraven som finns disponerade i standarden för att bli ISO-certifierad (Swedish standard Institute u.å. a). ISO9001 ställer krav på några punkter såsom kundbemötande, förbättring och ledarskap etc. ISO9001-certifieringen kan vara tvingande i vissa upphandlingar och är dessutom ett bevis på att företaget har ett hållbart och fungerande kvalitetsarbete (Swedish standard Institute u.å. a). Revisioner görs för att utreda hur standarden följs och i vilken utsträckning ledningssystemen täcker in kvalitetsaspekten Kvalitets-certifieringen ISO9001 ställer krav på ständig förbättring av organisationens funktion och resultat. Förbättringsåtgärder för ständig förbättring följer följande processer:
1. Definiera, mäta och analysera den aktuella situationen för att hitta områden för förbättring
2. Fastställa målen för förbättring,
3. Söka efter möjliga lösningar för att uppnå målen, 4. Utvärdera dessa lösningar och göra ett val,
5. Genomföra den valda lösningen,
6. Mäta, verifiera, analysera och utvärdera resultaten av genomförandet för att avgöra om målen har uppnåtts och
7. Fastställa förändringar (ISO9000:2005).
Byggbranschen är reglerad i mängder av lagstiftning vilket leder till arbetet med kvalitetssäkring försvåras (Swedish standard Institute u.å. b).
23
3 Exempel på digitala verktyg
I följande fyra delkapitel kommer information om olika digitala verktyg som kan vara tillämpningsbara vid administrativa arbetssätt hos insatser som görs på grund av skador på väganordning vid basunderhåll väg att redovisas.
3.1 BIM 360
BIM 360 är en molnbaserad plattform som är skapad av Autodesk som möjliggör hantering av projektdata under hela projektets livscykel (Autodesk 2018a). Med hjälp av en webbläsare eller mobilenhet möjliggör plattformen att arbeta i en central arbetsyta för arkitekter, ingenjörer och projektintressenter (Autodesk 2018 c). Denna plattformen är SOC 2 certifierad och klassas som ett av det säkraste system för hantering av information. Enligt Gullander (1) som är bygg-projektledare på SYMETRI, använder Autodesk en Europaserver där säkerhetshanteringen är kopplad till Amazons Cloud, som är ett av världens säkraste Cloud. Verktygsuppsättningar som ingår i BIM 360 är bland annat BIM 360 Docs och BIM 360 Field (Gullander, 1).
För uppstart av plattformen krävs det att de inblandade aktörerna får en utbildning i hur man behärskar plattformen och dess applikationer. Tiden som tar för att utföra utbildningen varierar beroende på hur många tjänster som företaget köper in till plattformen. Enligt Gullander (1) kan det till exempel ta en halvdag för utbildning på kontoret samt en heldag ute på fältet. BIM 360 håller på just nu och framåt att implementeras till BIM 360 Next Generation, där flera nya möjligheter och användningsområden implementeras fram, ett av de är bland annat att plattformens olika tjänster ska gå att användas för både iOS- och Android-verktyg (Gullander, 1).
3.1.1 BIM 360 Docs
BIM 360 Docs är en applikation i BIM360 som administrerar ritningar, 2D-planer, 3D BIM-modeller samt andra projektdokument. Applikationen är utformat för att effektivisera dokumenthanteringsprocessen. För att maximera effektiviteten konsolideras alla typer av ark och design, samt enkla mappar och arbetsflöden skapas. Hantering av 2D-planer, 3D-modeller och andra typer av projektdokument samlas på ett ställe vilket medför en förenkling att hitta bland mapparna. Med hjälp av detaljeringsnivåer kan resurser skiljas, organiseras och enkelt hamna i rätt mappar (Autodesk, 2018a). Enligt Gullander kan arbetsflöden och delningen av mappar enkelt skapas beroende på vilka roller som är inblandade specifikt för varje process eller projekt. Det är projektadministratören som kan bjuda in aktörerna till sitt projekt och tilldela tillståndsnivån. Gullander tillägger även att den senaste versionen finns tillgängligt för alla inblandade aktörer och vilket medför att alla i teamet har tillgång till samma information och på så sätt minskar risken för missförstånd. Ändringar som görs i filer eller mappar ger de inblandade ”Markups” och ”Issues” samt att statusen ändrar färger beroende om problemet är löst eller inte, och vem som varit inte och gjort den ändringen. Även en kommunikations chatt löper fram om man vill skriva en fråga eller liknande till de inblandade (Autodesk 2018a; Gullander, 1).
När det gäller ärenden kommer en direktöversikt upp när applikationen startas samtidigt som det flaggas upp i ärendekorgen, vilket medför en effektivisering och tidsbesparing då medarbetarna inte behöver leta fram var ärende är utföra och inte utförda (Gullander 1). Applikationen kan användas i olika verktyg som exempelvis bärbara datorer, läsplatta eller
24
mobil. Språket i programmet går att ändra om till bland annat svenska och engelska (Autodesk 2018a).
3.1.2 BIM 360 Field
BIM 360 Field är ett molnbaserat fälthanteringsprogram för 2D-ritningar och 3D-modeller. Programvaran stimulerar lagring av dokument och rapportering direkt på besiktningsplatsen med hjälp av surfplattor eller bärbara datorer (Autodesk 2018a). Enligt Gullander finns möjligheten att ta fotografier samt ta anteckningar ute på fältet för det specifika ärendet. Ordning av arbetslistor för till exempel kvalité, säkerhet och checklistor går att göra i ordning på platskontoret för att sedan använda på fältet (Gullander 1; Autodesk 2018a). Programmet är i dagsläget endast användbar för iOS-verktyg (Autodesk 2018b).
Programvaran möjliggör arbetsflöden i realtid och en tydligare uppföljning av kvalitet för analys. Andra fördelar som programvaran ger är att färre fel, ökad lönsamhet samt före-byggande och erfarenhetsåterföring för att nå högre produktivitet (OneSkanska 2017 a).
3.2 Buildsafe – Avvikelserapportering
Buildsafe är ett digitalt verktyg konstruerat för att ha koll på arbetsmiljön på bygget (Boström 2018). Målet med användandet är att samtliga i projektorganisationen rapporterar, följer upp och utvärderar risker. Inspektion, avvikelser, observationer, tillbud och olyckor går att rapportera via mobil. All data samlas för att kunna leverera statistik och översikt i projekten. Olika behörigheter delas ut i systemet (Buildsafe, u.å.). Buildsafe har potential för att täcka det aktuella behovet i verksamheten, en avvikelserapportering där skador rapporteras vid drift och underhåll av det statliga vägnätet.
Enligt Hagman (6) är Buildsafe en plattform där avvikelserapportering görs. Idag används plattformen till skydds och miljöronder och riktade ronder. Vissa projekt använder Buildsafe för att hålla lagkrav medan andra projekt använder Buildsafe mer omfattande, i dessa projekt arbetar de flesta medarbetarna kontinuerligt i plattformen vilket gör att plattformen uppskattas mer i de projekten. Plattformen anses vara ganska användarvänlig beroende på vilken som frågas och har de flesta behoven den aktuella processen observerats ha. Via det mobila gränssnittet kan fyra bilder per ärende läggas till, informationsbärning i fritext, datum, GPS-rapportering, åtgärdad datum och kategorisering av allvarlighet. Det som saknas i Buildsafe är bifogning av dokument i det mobila gränssnittet dock går detta att göra via webbläsare. Plattformen utvecklas kontinuerligt och massa visioner kommer från användare i produktionen men plattformen hinner inte utvecklas så fort, vilket ses som största utmaningen. Buildsafe är ett externt företag ur Skanskas perspektiv som är relativt ungt och plattformen utvecklas genom att användare i produktionens önskemål trappas ner till utvecklingsprojekt i plattformen. Under utveckling är till exempel integration med andra program och utbildningsbehovet i ett projekt brukar ligga på tre timmar.
3.3 B&M Systemutformning
B&M systemutformning har många program som används av entreprenörer som arbetar med basunderhåll av väg i Sverige. Däribland ingår Figo, MobiWin och SKI etc. Varje program har olika funktioner och används i olika arbetssätt och processer för att effektivt nå rätt information
25
vare sig det gäller fakturering, skadeärende, halkbekämpning eller GPS-information. Mycket av den mjukvaran som levereras av B&M systemutformning är väldigt flexibel och beroende på vilket behov arbetssätten i verksamheten har leder till att användandet skiljer sig åt mellan entreprenörer. Mycket av informationen som skapas i mjukvaran från B&M system-utformningen skickas med automatik till beställaren, vilket är kontraktskrav. Dock finns det ingen koppling mellan MobiWin och SPVA i dagsläget, denna funktion har efterfrågats länge av entreprenörer runt om i landet. MobiWin är programmet som används vid skadeärenden och har egenskaper i form av bilder, fakturaunderlag och skapandet av faktura till både beställare och underentreprenörer. Alla funktioner kan göras via en Android surfplatta. På grund av att denna koppling inte finns så måste varje bild (kan vara flera) och faktura laddas ner från MobiWin och laddas upp i SPVA (Jens Jespersen Asplund, Utbildare B&M systemutformning).
3.4 DynApp
DynApp är ett mobilt applikationsramverk som framtogs 2009 av företaget WIP (Telecomcity 2014). Som mål har WIP att hjälpa företag och dess anställda att agera och integrerar i en alltmer effektivt, digitaliserad och mobilt arbetssätt. Skapandet av DynApp-ramverket grundar på efterfrågan om att underlätta skapandet av mobila applikationer för företag parallellt med att företagets effektivisering-och säkerhetsbehov ligger som fokus (WIP u.å., 4–5). Enligt intervjun som TelecomCity hade med Pers-Ola Carlsson som är VD för WIP, kan ett företags administrativa kostnader sänkas med tvåsiffriga procenttal med hjälp av att företag tillämpar de företagsappar som WIP erbjuder för internt bruk. Carlsson tillägger även att med DynApp så kan företagskoppling mot SharePoint, intranät och ett arbetssätt ge anställda en full mobilitet (Telecomcity 2014).
Utöver att medarbetarna från företaget har åtkomst till DynApp, kan även inhyrda konsulter som har behov att komma åt företagsdokument under arbetsperioden använda DynApp genom att ladda ner den från sin telefon eller surfplatta (Telecomcity 2014).
3.4.1 Utveckling av en plattform
När man skapar en plattform behövs det olika moduler för att fungera. DynApp har fyra moduler i grundläggande format, vilka är mobilapp, webbapplikation, integration samt datalager, se figur 3. Vid skapandet av en systemlösning väljer kunden själv vilka moduler som ska inkluderas. Varje modul består av olika ingående komponenter. I DynApps komponentbox finns alla de utvecklad komponenter till tillhörande moduler som WIP erbjuder, se figur 4 för de specifika komponenter som finns. Som kunden väljer man själv tillsammans med WIP:s projektledare och applikationsutvecklaren de komponenter som man vill implementera in till de modulerna man vill att ens systemlösning ska innehålla. Man kan utöka sin plattform genom att lägga till flera systemlösningar, det ger fördelarna att man kan använda en och samma plattform till många olika tjänster (Larsson 2018b, 7–10).
Om det inte finns komponenter som en kund söker i DynApps komponentbox, har man som kund hos WIP möjligheten till att skapa en egen skräddarsydd DynApp-komponent (Larsson 2018b, 11). Kunden kan även själv lägga till samt ta bort olika funktioner och innehåll som finns i DynApp utan att det krävs en ny version till servern eller uppladdning (Telecomcity 2014).
26
Figur 3. De fyra grundläggande moduler/enheter som WIP erbjuder (Larsson 2018b, 9)
Figur 4. Varje moduls ingående komponenter som finns idag tillgängligt (Larsson 2018b, 8)
3.4.2 Säkerhet
För att kunden skall känna sig trygg och säker när det gäller säkerhets- och åtkomst av företagsdata, har WIP skapat en egen säkerhetsplattform som heter SAF, Secure Application Framework (Larsson 2018b, 5–6). Plattformen är ett tillägg till DynApp som är implementerad enligt dagens högsta krypteringsstandard när det gäller säkra bland annat all informations-överföring, lagring, dokument, affärsplaner, offert, personalregistrering, ekonomirapporter etc. (Telecomcity 2014).
Med DynApps företagsapp får man tillgång till alla företagets dokument intranät och SharePoint vart än man befinner sig (Telecomcity 2014).
27
4 Skadeärendehanteringsprocessen
I detta kapitel presenteras resultat från genomförda semistrukturerade intervjuer med yrkesarbetare, arbetsledare samt specialister inom olika digitala verktyg. Kapitlet inleds med hur arbetsprocessen för hantering av skadeärende ser ut i verksamheten där fallstudien gjordes och kontraktskrav för projektet beskrivs. Avslutningsvis presenteras även beställarens, Trafikverkets, roll inom området.
4.1 Arbetsprocessen för skadeärende idag
Dagens flöde för skadeärende börjar med att skada hittas av vägservice eller av privatperson som rapporterar till TLC. Vägservice eller TLC rapporterar till entreprenören som får kännedom om skadan. Personal åker ut till plats (om inte skadan rapporteras av vägservice) och tar kort, inventerar vad som gått sönder samt skapar ett ärende i systemet MobiWin som är entreprenörens vägservicesystem, där alla typer av avvikelser och GPS rapporteras samtidigt som Trafikverket får kännedom om skadan. Skada på väganordning är en skada som är gjord av ett fordon och ska därför ersättas av ett försäkringsbolag. Information om polisrapport och inblandade fordon söks för rapportering av ärendet. Resursen kör till kontoret för att lägga in ärendet i SPVA, då alla funktioner i systemet inte fungerar på Android surfplatta, vilket gör att denna rapportering inte kan utföras ute på fält, just informationsmässigt så hade det dock varit möjligt på skadeplatsen. Det som rapporteras in av yrkesarbetarna i SPVA är skadedatum, typ av väganordning, inblandat registreringsnummer, område, senaste vägservice innan skadan gjordes, upptäcktsdatum, förebilder, polisrapport och försäkringsbolag den inblandade bilen har etc. I samma skede görs även ett underlag i plattformen Google Drive. Man upprättar en mapp med ett kalkylblad där material-, resursbehov och tilldelat SPVA-nummer så en lätt matchning kan göras mellan de olika underlagen. I mappen ska även förebilder läggas till vilket leder till att de får överföra bilden från surfplattan till datorn först och därefter lägga in dessa i rätt mapp. Efter åtgärden av skadan ska efterbild tas och MobiWin ärendet åtgärdas. Väl tillbaka på kontoret överförs bilder till datorn och som sedan uppdateras i SPVA-ärendet med efterbilder och datum då skadan är fullständigt åtgärdad. Underlaget i Google Drive uppdateras med material-och resursåtgång samt efterbild. Underlaget skickas till en annan mapp “klar för fakturering” på plattformen och vid detta moment har verksamhetens yrkesarbetare gjort sitt jobb.
Kontorspersonal som vanligen har befattningen arbetsledare skapar en faktura på skadeärendet som är grundat på underlaget från Google Drive. Fakturaunderlaget bifogas i SPVA-ärendet och fakturabeloppet skrivs också in. Vid detta moment väljs “spara definitivt” i SPVA. Projektledaren för projektet ska nu godkänna ärendet för att verksamheten sedan ska kunna få betalt och underlaget förflyttas i Google Drive till mappen “klart”. Något som även identifieras under besöket är en dålig uppkoppling, vilket leder till mer väntetider och orosmoment för personal. Se bilaga 7 som illustrerar tidsflödet i processen.
Samtidigt ska olika egenkontroller genomföras på fordon etc. så ska denna långdragna rapporteringen skötas. Det som även kan utläsas av illustreringar är onödiga körsträckor mellan kontoret och skadeplatsen, distansen varierar beroende på var skadan är i området, medelvärdet av enkel resa uppskattas till 45 minuter.
