Kunskapsprofiler: kunskap om kunskap

Full text

(1)2003:110 SHU. EXAMENSARBETE. KUNSKAPSPROFILER Kunskap om kunskap. ANITA ANDERSSON ANKI HEDLUND. Samhällsvetenskapliga och ekonomiska utbildningar SYSTEMVETENSKAPLIGA PROGRAMMET • C-NIVÅ Institutionen för Industriell ekonomi och samhällsvetenskap Avdelningen för Systemvetenskap • Data och systemvetenskap 2003:110 SHU • ISSN: 1404 – 5508 • ISRN: LTU - SHU - EX - - 03/110 - - SE.

(2) Kunskapsprofiler Kunskap om kunskap. Knowledge profiles Knowledge about knowledge. ANITA ANDERSSON ANKI HEDLUND. Samhällsvetenskapliga och ekonomiska utbildningar SYSTEMVETARPROGRAMMET C-NIVÅ Institutionen för Industriell ekonomi och samhällsvetenskap Avdelningen för Systemvetenskap.

(3) Sammanfattning Syftet med knowledge management är att försöka omvandla de anställdas individuella kunskap till organisatorisk kunskap. Att lokalisera och registrera vem som innehar kunskapen, t ex genom kunskapsprofiler, kan underlätta omvandlingen och kodifieringen av kunskapen. I kunskapsprofilen kan den anställdes mission, utbildning, arbetsrelaterade kunskap, hobbyer, kompetenser och färdigheter, personlighet samt professionalism ingå. Syftet med vår uppsats är att belysa nyttan med kodifiering av kunskap i form av kunskapsprofiler. Vi har utfört en fallstudie hos tre bemanningsföretag och våra resultat visar att bemanningsföretagen har system för i huvudsak lagring av vilka kompetenser de anställda besitter. Kunskapsprofiler med större sökmöjligheter än vad dagens system erbjuder leder till förbättrad träffsäkerhet i bemanningen, till nytta för företagets konkurrenskraft och goodwill..

(4) Abstract The purpose of knowledge management is to transform employees’ individual knowledge to organizational knowledge. To locate and register knowledge that one possesses, e.g. through knowledge profiles, can lead to an easier transformation and codification of that knowledge. A knowledge profile can contain an employee’s mission, education, job-related knowledge, hobbies, competency and proficiency, psychometrics and professionalism. The purpose of this thesis is to present the benefits of knowledge codification through the use of knowledge profiles. To achieve this purpose, a multiple case study with three staffing companies was carried out. The results of the study show that staffing companies have systems that primarily store the competence that an employee possesses. Knowledge profiles with greater search capabilities than what today’s systems offer leads to an improved accuracy in staffing, gaining the company added competitiveness and goodwill..

(5) Förord Uppsatsen är ett resultat av vårt examensarbete på C-nivå (10 p) i systemvetenskap på avdelningen för systemvetenskap, institutionen för industriell ekonomi och samhällsvetenskap (IES), vid Luleå tekniska universitet. Vi har valt att studera kunskapsprofiler inom området knowledge management p g a ämnets aktualitet och vårt stora personliga intresse. Vi vill rikta ett stort tack till de bemanningsföretag som har deltagit i fallstudien samt ett ännu större tack till vår handledare på avdelningen för systemvetenskap – Bernt Johansson – för hans stora intresse och peppande när vi som mest behövde det J. Bernt, lycka till med det nya jobbet!. Luleå den 6 juni 2003. Anita Andersson. Anki Hedlund.

(6) 1 1.1 1.2 1.3 1.4. 2 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3. 2.2 2.2.1 2.2.2. 2.3 2.3.1 2.3.2. 2.4 2.5 2.6 2.7 2.7.1 2.7.2 2.7.3. 3 3.1 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3. 3.3 3.3.1 3.3.2. 3.4 3.4.1 3.4.2. 3.5 3.5.1 3.5.2. 3.6 3.6.1 3.6.2 3.6.3 3.6.4 3.6.5 3.6.6 3.6.7 3.6.8 3.6.9. Inledning............................................................................................. 1 Bakgrund och problemområde................................................................. 1 Syfte........................................................................................................... 2 Forskningsfråga ........................................................................................ 2 Avgränsningar........................................................................................... 2. Metod .................................................................................................. 3 Vetenskaplig forskningsmetod................................................................. 3 Kvalitativ forskningsmetod ...................................................................................... 3 Kvantitativ forskningsmetod.................................................................................... 3 Val av vetenskaplig forskningsmetod..................................................................... 4. Undersökningsansats ............................................................................... 4 Fallstudie..................................................................................................................... 4 Val av fallstudieobjekt ............................................................................................... 5. Datainsamlingsmetod ............................................................................... 6 Intervjuer ..................................................................................................................... 6 Val av intervjumetod.................................................................................................. 6. Val av litteratur .......................................................................................... 7 Fallbeskrivning.......................................................................................... 7 Analysmetod ............................................................................................. 8 Validitet och reliabilitet ............................................................................. 9 Validitet........................................................................................................................ 9 Reliabilitet .................................................................................................................10 Bedömning av validitet och reliabilitet .................................................................10. Teori och referensram ..................................................................... 13 Knowledge management ........................................................................ 13 Kunskap .................................................................................................. 14 Kunskap kontra information ..................................................................................14 Kunskap kontra kompetens ...................................................................................15 Val av kunskapsdefinition ......................................................................................15. Explicit kontra tyst kunskap ................................................................... 16 Explicit kunskap.......................................................................................................16 Tyst kunskap ............................................................................................................16. Omvandling och kodifiering av kunskap ............................................... 18 Kunskapsomvandling .............................................................................................18 Kodifiering och lagring av kunskap ......................................................................19. Knowledge management-strategier ....................................................... 19 Kodifieringsstrategin...............................................................................................20 Personifieringsstrategin .........................................................................................20. Kunskapsprofiler..................................................................................... 21 Mission ......................................................................................................................21 Utbildning..................................................................................................................21 Arbetsrelaterad kunskap ........................................................................................21 Hobbyer .....................................................................................................................22 Kompetenser och färdigheter ................................................................................22 Personlighetstest.....................................................................................................22 Professionalism .......................................................................................................22 Personuppgiftslagen ...............................................................................................23 Profiler – knowledge management eller information management? ...............23.

(7) 4 4.1 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3. 4.3 4.3.1 4.3.2 4.3.3. 5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.5.1 5.5.2 5.5.3 5.5.4 5.5.5 5.5.6 5.5.7. 6 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5. 7. Empiri................................................................................................ 25 Verksamheten ......................................................................................... 25 Tjänstetillsättning ................................................................................... 26 Företag Alfa ..............................................................................................................26 Företag Beta .............................................................................................................27 Företag Gamma........................................................................................................27. Uppgifter i systemen............................................................................... 28 Företag Alfa ..............................................................................................................28 Företag Beta .............................................................................................................29 Företag Gamma........................................................................................................30. Analys ............................................................................................... 31 Knowledge management ........................................................................ 31 Kunskap .................................................................................................. 31 Omvandling och kodifiering av kunskap ............................................... 32 Knowledge management-strategier ....................................................... 32 Kunskapsprofiler..................................................................................... 33 Mission ......................................................................................................................33 Utbildning..................................................................................................................33 Arbetsrelaterad kunskap ........................................................................................34 Hobbyer .....................................................................................................................34 Kompetenser och färdigheter ................................................................................34 Personlighetstest.....................................................................................................35 Professionalism .......................................................................................................35. Diskussion och slutsatser .............................................................. 36 Knowledge management-begrepp ......................................................... 36 Kunskapsprofiler..................................................................................... 37 Slutdiskussion ........................................................................................ 38 Slutsatser ................................................................................................ 40 Förslag till fortsatt forskning .................................................................. 40. Metoddiskussion och egna reflektioner ........................................ 41. Referenser ................................................................................................ 43 Bilaga A..................................................................................................... 45.

(8) INLEDNING. 1. Inledning. Kapitlet innehåller en beskrivning av bakgrund, problemområde, syfte, forskningsfråga och avgränsningar för att ge läsaren förståelse för valet av ämne.. 1.1. Bakgrund och problemområde. Idag växer informationssamhället kontinuerligt vilket medför en miljö där organisationer har ett ständigt accelererande informationsbehov för att t ex kunna behålla och öka sina marknadsandelar. Det tilltagande informationsflödet innebär att information och kunskap är viktiga konkurrensmedel. Organisationerna har därför börjat inse betydelsen av att anställa rätt person på rätt plats eftersom den kunskap, ’know-how’, erfarenhet och kompetenser personen besitter är en väsentlig tillgång för organisationen (Brooking, 1999). Brooking menar vidare att personalens kunskap är en flyktig tillgång, inte bara för att de tar med sig all sin kunskap om de lämnar organisationen, utan även när de byter arbetsuppgifter eller arbetsställe inom organisationen. Brooking påpekar också hur lätt det är att glömma vad de anställda kan. (ibid) Davenport & Prusak (1998) anser att det blir allt viktigare för organisationen att veta vad personalen kan och vad den kunskapen kan användas till. Ju större organisationen är desto svårare är det att lokalisera och tillgängliggöra nödvändig kunskap (ibid). Ett sätt för organisationer att försöka tillvarata personalens kunskap är att satsa på knowledge management (KM). KM är ett nytt paradigm för hur vi arbetar och har potentialen att revolutionera vårt samarbete och vår användning av datorer. Det traditionella informationssystemet används till bearbetning av data och tillhandahållande av information. Med hjälp av KM kan organisationen istället fokusera på att tillvarata och förränta hela organisationens kunskap. (Turban & Aronson, 2001) Värdet av information tenderar att minska med tiden om inte kontexten där informationen har förvärvats också bevaras. Kunskap är däremot värdefull och återanvändningsbar även efter en viss tid och har alltid en historisk relevans. Kunskap är dynamisk till sin natur och utvecklas över tiden till skillnad från information som bara ackumuleras. (ibid) Mårtensson (1999) menar att KM är att översätta individuell kunskap till organisatorisk kunskap. För att göra individuell kunskap till organisatorisk måste den tysta kunskapen först göras explicit. Genom omvandlingen av tyst kunskap till explicit får organisationer större möjlighet att styra kunskap mer effektivt. (ibid). 1.

(9) INLEDNING Kodifiering är en metod för konvertering av explicit och tyst kunskap till ett tillgängligt och applicerbart format. Kodifiering är bokstavligen en omvandling av kunskap till kod, som inte behöver vara datoriserad, för att göra kunskapen organiserad, explicit, mobil och enkel att förstå. (Davenport & Prusak, 1998) Den tysta kunskapen är svår att kodifiera p g a sin rikedom och komplexitet. För att underlätta kodifieringen av den tysta kunskapen kan organisationen fokusera på att endast lokalisera och registrera vem som innehar den. (ibid). En metod för att aktivt arbeta med både explicit och tyst kunskap i en organisation är att skapa kunskapsprofiler för medarbetarna.. 1.2. Syfte. Syftet med uppsatsen är att belysa nyttan med kodifiering av kunskap i form av kunskapsprofiler. Med nytta avser vi underlättad lokalisering av kunskap i organisationen.. 1.3. Forskningsfråga. Hur kan kodifiering av kunskap i form av kunskapsprofiler underlätta organisationens möjlighet att lokalisera tillgänglig kunskap?. 1.4. Avgränsningar. Vi avgränsar oss till att studera kunskapsprofilering ur ett organisatoriskt KMperspektiv och vi kommer därför inte att diskutera individens nytta av profilen eller liknande profileringsmetoder. Vi väljer att inte ta någon hänsyn till de rent tekniska aspekterna av de datorstöd som används i organisationen. Orsaken till avgränsningen är att tekniken har en underordnad betydelse i vår undersökning av kunskapsprofilering. Vår empiriska undersökning kommer att utföras i en kunskapsintensiv organisation som har stort behov av att lokalisera individbaserad kunskap t ex vid tillsättning av tjänster.. 2.

(10) METOD. 2. Metod. Metodkapitlet inleds med en beskrivning och motivering av val av vetenskaplig forskningsmetod, undersökningsansats och datainsamlingsmetod. Därefter följer en fallbeskrivning och en beskrivning av validitet och reliabilitet.. 2.1. Vetenskaplig forskningsmetod. Kvalitativ och kvantitativ forskningsmetod är två olika sätt att utföra empirin på i en samhällsvetenskaplig studie. Nedan följer en sammanfattning av de vetenskapliga forskningsmetoderna. 2.1.1 Kvalitativ forskningsmetod Arbetar forskaren i enlighet med den kvalitativa metoden är forskarens huvudsakliga syfte att uppnå förståelse och en djupare kunskap för de studerade problemen. Det viktiga är inte att kunna dra generella slutsatser, snarare att försöka beskriva helheten av sammanhanget som problemen återfinns i. Vidare är den använda informationskällan nära till hands för forskaren genom ett fortlöpande kommunikativt utbyte. Enligt Holter (refererad i Holme & Solvang, 1991) bör inte informationen kvantifieras. Det är forskarens uppfattning och tolkning av den erhållna informationen som är viktig. (Holme & Solvang, 1991; Patel & Davidson, 2003) Inom den kvalitativa forskningen söker forskaren förståelse för hur helhetens komplexitet skapas genom delarnas samverkan. Datainsamlingen utförs därför ofta i form av kvalitativa intervjuer och tolkande analyser för att fånga forskningsproblemets mjukare aspekter. (Merriam, 1994; Patel & Davidson, 2003) 2.1.2 Kvantitativ forskningsmetod I den kvantitativa forskningsmetoden vill forskaren kunna genomföra analyser av de uppnådda resultaten. Resultaten prövas för att se om generaliseringar kan göras. Olika statistiska bearbetnings- och analysmetoder används gärna vid resultatanalysen. (Holme & Solvang, 1991; Patel & Davidson, 2003) Forskningsprocessen är mer strukturerad och forskaren har större möjlighet att kontrollera situationen än vad den som använder sig av en kvalitativ forskningsmetod har enligt Holme & Solvang (1991). Avståndet till informationskällan kan vara stort. I den kvantitativa metoden väljer forskaren i högre grad än i den kvalitativa vilken information som är önskvärd och den erhållna informationen görs ofta om till siffror av något slag för att passa den statistiska analysen. (ibid). 3.

(11) METOD 2.1.3 Val av vetenskaplig forskningsmetod Vi har valt att angripa forskningsproblemet genom en kvalitativ forskningsmetod. Metoden arbetar med frågorna i ett djupt snarare än ett brett perspektiv. Det viktiga är att vi får en helhetsbild av situationen som kan skapa större förståelse för problemen. Samtidigt får vi insikt i den enskilde individens arbets- och levnadsvillkor. Den kvalitativa forskningen fokuserar på vad som präglar just den studerade situationen och inte på vad som är typiskt i allmänhet och den passar därför vår undersökning eftersom vi vill få en helhetsbild av och förståelse för hur organisationer hanterar lokalisering av kunskap.. 2.2. Undersökningsansats. Saunders & Thornhill (2000) påpekar att valet av undersökningsansats beror på undersökningsobjektet och de nämner experiment, survey, fallstudie och aktionsforskning som några exempel. 2.2.1 Fallstudie Ett sätt att arbeta med en kvalitativ forskningsmetod är att genomföra en fallstudie. Yin (2003) definierar en fallstudie som en empirisk undersökning där forskaren ser på ett fenomen i sitt verkliga sammanhang utan att riktigt kunna avgöra vad som tillhör fenomenet och vad som är sammanhanget. En fallstudie är en undersökning på en mindre avgränsad grupp. Fallet kan bestå av en individ, en grupp individer, en organisation eller en situation. Forskaren kan också välja att studera fler än ett fall. (Patel & Davidson, 2003) I undersökande, beskrivande och förklarande uppsatser där det finns ett behov av att försöka förstå komplexa och sociala fenomen kan en fallstudie utgöra empirin (Yin, 2003). Merriam (1994) menar att fallstudien används för att utföra en systematisk studie av en företeelse medan Patel & Davidson (2003) anser att fallstudien lämpar sig för studier av processer och förändringar. Det huvudsakliga syftet med en kvalitativ fallstudie är insikt, upptäckt och tolkning snarare än hypotesprövning enligt Merriam (1994). Yin (2003) poängterar även att fallstudier har klara fördelar som forskningsmetodik när nutida händelser ska studeras och forskaren inte har någon eller ytterst liten kontroll över situationen. Yin ifrågasätter vilken betydelse som ska läggas vid tidigare forskning. Han anser att den tidigare forskningen inom ämnet inte ger några svar utan snarare utvecklar mer insiktsfulla problem. (ibid). I fallstudier bör forskaren därför utgå från ett helhetsperspektiv och försöka få så täckande information som möjligt (Patel & Davidson, 2003).. 4.

(12) METOD Källans frihet till egna uppfattningar påverkar vilken information som kommer att utgöra det centrala i undersökningen. Forskarens närhet till källan ger henne goda chanser till relevanta tolkningar av informationen. (Holme & Solvang, 1991) Syftet med vår uppsats är att belysa nyttan med lagring av kunskap i form av kunskapsprofiler. Tanken med undersökningen är få en inblick i och djupare förståelse för organisationers kunskapshantering. Vi har valt att göra en fallstudie för att få en beskrivning och en aktuell bild av verkligheten då vi får möjlighet att studera kunskapshantering i sitt sammanhang. Vi anser därför att en fallstudie är det bästa sättet att undersöka hantering av kunskap som fenomen. 2.2.2 Val av fallstudieobjekt För vår studie har det inte någon betydelse om fallstudieobjekten arbetar med kunskapsprofilering eller har en uttalad KM-policy. Vi kommer att söka fallstudieobjekt som arbetar med kunskapshantering i någon form och göra en jämförelse mellan deras arbetsmetod och en tänkt arbetsmetod vid kunskapsprofilering. Tanken är att jämförelsen ska svara på vår forskningsfråga hur kodifiering av kunskap i form av kunskapsprofiler kan underlätta organisationens möjlighet att lokalisera tillgänglig kunskap samt belysa fördelar med och nytta av ett framtida aktivt kunskapsprofileringsarbete. För att undersökningen ska vara givande bör organisationen ha minst 50 anställda. Om organisationen är för liten har både ledning och medarbetare hög medvetenhet om varandras kunskap och behovet av kunskapshantering är inte lika stort. Idag finns det många företag som är kunskapsintensiva och har stort behov av att veta vem som kan vad. Genom lite efterforskning på Internet upptäckte vi att samtliga större bemanningsföretag har hemsidor med möjlighet att registrera sin CV. Meriterna och kompetenserna i CV:n ligger till grund för sökningen av den kunskap som bemanningsföretagens kunder önskar. Vi tror därför att bemanningsföretag kan vara lämpliga fallstudieobjekt eftersom de är kunskapsintensiva och ofta har fler än 50 anställda. För de kunskapsintensiva bemanningsföretagen är det extra viktigt att veta vem som innehar vilken kunskap då företagen lever på sin förmåga att placera rätt person på rätt plats. Det är inte särskilt meningsfullt att lagra själva kunskapen i en sådan organisation eftersom huvudsyftet är att ha en klar bild över vem som kan vad, inte att sprida kunskapen till övriga anställda. Bemanningsföretag har dessutom större personalomsättning än andra företag, vilket gör det svårt att få en bild över aktuellt kunskapsinnehav. För att underlätta bemanningshanteringen bör företagen sedan tidigare redan ha någon form av lagring av uppgifter om de anställda och deras kunskap samt något sökverktyg som gör det möjligt att få väldefinierade sökträffar.. 5.

(13) METOD Bemanningsföretagens verksamhet, deras behov av att lagra vem som innehar vilken kunskap till skillnad från företag som har behov av att lagra själva kunskapen, personalomsättning samt sannolikheten att det finns ett befintligt system för lagring av uppgifter om de anställda har medfört att vi har valt att göra vår fallstudie på bemanningsföretag. Ovanstående resonemang har medfört att vi har fokuserat oss på de största bemanningsföretagen i Sverige. Vi har genom telefonsamtal kontaktat två av företagen för att få tillåtelse att genomföra vår fallstudie hos dem. Det valda antalet fall till studien är två p g a att vi tror att företagen, som tillhör de största i Sverige och som täcker en stor del av marknaden, kan ge oss en god inblick i hanteringen av personalens kunskap.. 2.3. Datainsamlingsmetod. Patel & Davidson (2003) anger att det finns flera datainsamlingsmetoder t ex tester, observationer, enkäter och intervjuer. Vi har valt att genomföra intervjuer i vår fallstudie för att få en beskrivande bild av fallobjektens kunskapshantering. 2.3.1 Intervjuer Den önskvärda graden av struktur avgör vilken typ av intervju forskaren väljer att genomföra. I den ena änden av skalan finns strukturerade intervjuer, där frågorna är färdigformulerade och den inbördes ordningen är fastställd i förväg, och i den andra finns öppna intervjuer, med en samtalsliknande karaktär. (Andersson, 1985; Merriam, 1994) Den vanligaste formen av intervju är den halvstrukturerade där önskad information och ämnesområden är fastställda före intervjun. Den exakta formuleringen och frågornas ordningsföljd styrs däremot av hur samtalet med respondenten utvecklas, vilket innebär att forskaren kan fånga respondentens tankegångar och bild av världen. (ibid) I kvalitativa fallundersökningar är intervjuerna ofta mer öppna och mindre strukturerade. Genom intervjun vill forskaren få en förståelse för hur respondenten definierar sin verklighet enligt Patton (1980, refererad i Merriam, 1994). Varken frågorna eller svarsalternativen kan formuleras i förväg eftersom det är omöjligt att avgöra hur intervjun med respondenten kommer att utveckla sig eller vilket svar som är "sanningen" (Patel & Davidson, 2003). 2.3.2 Val av intervjumetod Vi har valt att göra halvstrukturerade intervjuer med hjälp av en frågeguide. Valet av intervjumetod har baserats på vår önskan att få en fri beskrivning av bemanningsföretagens kunskapshantering, där respondenterna inte styrs av våra ordval och tankegångar. Syftet med intervjuerna är istället att fånga respondenternas tankar och uppfattningar.. 6.

(14) METOD. 2.4. Val av litteratur. KM är ett svårgripbart ämne med många begrepp att reda ut och därför har vi gjort en omfattande litteraturgenomgång för att få ett bra underlag till undersökningen. Litteraturgenomgången har sedan legat till grund för vårt arbete med utformningen av fallstudien. Ämnet KM är under ständig utveckling och vi har därför koncentrerat oss på litteratur som är publicerad i slutet av 1990-talet och början av 2000-talet för att få så aktuella uppgifter som möjligt. Vi har valt litteratur som ger en allmän beskrivning av KM för att få flera infallsvinklar till de olika KM-begreppen. Vi har också valt litteratur som mer specifikt beskriver de områden som vi har för avsikt att basera vår undersökning på. Tanken med vårt val av litteratur har varit att både vi och läsaren ska få en röd tråd i de resonemang som kretsar kring ämnet KM. Nonaka & Takeuchi (1995) samt Davenport & Prusak (1998) är kända namn inom KM. Deras tankegångar ligger till grund för många forskares vidare utveckling av ämnet och vi har därför valt att studera deras verk, trots att litteraturen är äldre än vad vi har eftersökt.. 2.5. Fallbeskrivning. Vi har beslutat att anonymisera företagen i fallstudien eftersom vi anser att det inte är av betydelse för undersökningen vilka de utvalda företagen är. För att särskilja dem har vi gett dem namnen Alfa och Beta. Företagen har flera verksamhetsområden men vi har fokuserat vår studie på själva uthyrningsverksamheten då hanteringen av personalens kunskap har störst relevans vid uthyrningsförfarandet. Vid det första samtalet med företagen informerade vi kort om syftet med intervjuerna. Företagen hade mycket att göra och ont om tid men de gav oss ändå tid för en personlig intervju. Ett av företagen medgav inte någon användning av bandspelare vid intervjutillfället och för jämförbarhetens skull valde vi därför att inte använda bandspelare vid någon av intervjuerna. Respondenterna är insatta i bemanningsverksamheten och har ett personalansvar, en är plats- och personalansvarig och den andre är kontorschef. Arbetsuppgifterna varierar något och har en spännvidd från intervjuer vid bemanning till kundkontakter och säljansvar. Litteraturgenomgången, syftet med uppsatsen och vår önskan om beskrivande intervjusvar har utgjort grunden för den frågeguide som användes vid intervjuerna. Vi valde att inrikta frågorna på hur tjänstetillsättningarna genomförs, vilka system som finns tillgängliga för uthyrningsverksamheten samt vilka uppgifter som lagras om de anställda. Frågeguidens innehåll framgår av bilaga A.. 7.

(15) METOD Under intervjuerna ställdes samtliga frågor med utgångspunkt från den information vi önskade erhålla och frågeguiden. För att öka jämförbarheten mellan intervjuerna bestämde vi att en person skulle ställa samtliga frågor till företagen. Vi förde anteckningar båda två för att få med så mycket som möjligt av respondenternas svar. Vid behov ställde intervjuaren följdfrågor för att utreda oklarheter och för att komplettera med fler detaljer. Den första intervjun genomförde vi på plats hos företag Alfa. Vi fick en rundvandring, en allmän beskrivning av verksamheten samt broschyrer med uppgifter om företaget. Sedan ställde vi frågor om respondentens arbetsuppgifter, företagets arbetsmetodik vid tjänstetillsättning, systemens beskaffenhet och lagrade uppgifter om de anställda. Besöket hos företag Beta följde samma mönster. Intervjuanteckningarna från besöken sammanfördes i ett gemensamt intervjuprotokoll per fallobjekt. Vid en genomgång av respondenternas svar uppfattade vi att både Alfa och Beta arbetade efter liknande principer. För att bekräfta våra resultat beslutade vi oss därför att kontakta ytterligare ett av de större bemanningsföretagen för en kortare intervju inriktad på själva tjänstetillsättningen och systemen. Bemanningsföretaget, som vi benämner Gamma, hade inte någon möjlighet att erbjuda tid för en personlig intervju. Vi kom därför överens om att genomföra intervjun per telefon. Vår nya respondent var konsultchef med personalansvar och också insatt i bemanningsverksamheten. Efter intervjun med Gamma sammanförde vi våra anteckningar från intervjutillfället enligt det tillvägagångssätt som användes i de tidigare intervjuerna. Fallstudien avslutades med en analys av intervjuerna, vilket vi gjorde genom att söka nyckelord, likheter och skillnader mellan fallstudieobjekten samt likheter och skillnader mellan fallstudien och vald teori.. 2.6. Analysmetod. Vår analys kommer att fokuseras på uppfyllandet av syftet, d v s nyttan av kunskapsprofiler, men vi har även valt att göra en analys av övrig teori mot empirin. Orsaken till vårt angreppssätt, utöver syftet med undersökningen, är att utröna om fallföretagen arbetar med KM även om de inte har någon uttalad KM-policy. Vi har också för avsikt att göra en jämförelse mellan de begrepp som används inom KM och fallföretagens kunskapshantering för att förtydliga skillnader och likheter mellan teori och empiri. Genom analysen av begreppsapparaten vill vi skapa en helhetsbild och en förståelse för fallstudieobjektens sätt att arbeta med kunskap.. 8.

(16) METOD. 2.7. Validitet och reliabilitet. Vid en bedömning av kvaliteten i en kvalitativ studie bör begreppen validitet och reliabilitet diskuteras (Patel & Davidson, 2003). Här följer en beskrivning av begreppen. 2.7.1 Validitet Validiteten visar med vilken säkerhet mätinstrumentet mäter det som avses att mäta (Winter, 1992). Kvale (refererad i Norén, 1990) anser att validitetsbegreppet gör antagandet att det finns en verklighet helt oberoende av människan och validiteten mäter därför hur väl den objektiva sanningen har fångats av forskaren. Kvale ifrågasätter antagandet och det gör även Lincoln & Guba (ibid) som anser att sanningen beror på vem aktören är. Validiteten bör därför istället mätas efter i vilken grad de i fallstudien inblandade aktörerna accepterar forskarens fallbeskrivning. Den s k sanningen kan då ses som bunden till aktören och relativ. (Patel & Tebelius, 1987) En kvalitativ studie är alltid unik i någon mening enligt Patel & Davidson (2003). Det är därför viktigt att forskaren gör en noggrann beskrivning av forskningsprocessen så att den som tar del av resultatet kan bilda sig en egen uppfattning av fallstudien och vad som kan ha påverkat forskarens tolkning av resultatet. Beskrivningen bör innehålla allt från forskningsproblemets uppkomst till genomförandet av analysen och redovisningen av resultatet. Genom den detaljerade beskrivningen av forskningsprocessen kan validiteten stärkas. (ibid) Validitet kan vidare delas upp i begreppen intern och extern validitet. För att bedöma den interna validiteten måste forskaren ställa sig frågan om resultatet stämmer överens med verkligheten och om forskaren verkligen mäter det som avses att mätas (Merriam, 1994). Yin (2003) anser att intern validitet endast är användbar i förklarande studier där forskaren försöker avgöra om en händelse leder till en annan händelse. Den externa validiteten mäter i vilken grad forskningsresultatet är tillämpbart och därmed generaliserbart utanför den studerade situationen (Merriam, 1994; Yin, 2003). Yin (2003) menar att den externa validiteten är ett svårt problem i den kvalitativa forskningen eftersom varje fallstudie är unik i någon form. Det är därför viktigt att vara medveten om att generaliseringen är analytisk i en fallstudie, inte statistisk som t ex i en surveyundersökning. (ibid) Syftet med den kvalitativa studien är att beskriva och få en förståelse för den situation som studeras (Patel & Davidson, 2003). Begreppet rimlighet borde kanske därför användas istället för validitet eftersom det är hela forskningsprocessen som avses (ibid). Det som kontrolleras blir hur väl informationen stämmer överens med den komplexa verklighet som forskaren undersöker (Patel & Tebelius, 1987).. 9.

(17) METOD 2.7.2 Reliabilitet Det finns ett inbördes förhållande mellan validitet och reliabilitet då validiteten påverkas negativt om reliabiliteten är låg (Carlsson, 1988). Enligt Norén (1990) är den vanliga och traditionella definitionen på reliabilitet frånvaron av slumpmässiga mätfel. Yin (2003) uttrycker reliabilitet som ett mått på hur väl de utförda operationerna i studien, t ex insamlingen av data, kan upprepas av någon annan än forskaren med samma resultat som följd. Carlsson (1988) definierar reliabiliteten som vilken noggrannhet och säkerhet det utvalda mätinstrumentet kan ge. Merriam (1994) anser att det inte är meningsfullt att bedöma reliabiliteten i en kvalitativ fallstudie. Det är inte möjligt att uppnå samma resultat genom att upprepa studien p g a att tillvägagångssättet inte kan fastställas i förväg då en fallstudie utvecklas efterhand som forskningen fortskrider. (ibid) En person kan ge olika svar på samma fråga vid olika tillfällen p g a att personen kan ha ändrat sin inställning till den aktuella frågan. Patel & Davidson (2003) menar därför att reliabiliteten i en kvalitativ studie bör ses mot bakgrund av den unika situationen vid undersökningstillfället. Det är viktigare att skapa en fråga som fångar situationen och ger varierande svar än att alltid erhålla samma svar. (ibid) Reliabilitets- och validitetsbegreppen närmar sig varandra i kvalitativa studier. Många kvalitativa forskare väljer därför att inte använda begreppet reliabilitet och ger istället validitet en vidare innebörd. Vissa forskare förespråkar andra begrepp än validitet, t ex autencitet och förståelse. (ibid). Patel & Tebelius (1987) väljer att ersätta begreppet reliabilitet med trovärdighet. Trost (1997) går steget längre. Han anser att det är en smula löjligt att göra en bedömning av validiteten och reliabiliteten i en kvalitativ studie eftersom idéerna härstammar från den kvantitativa metodologin, där begreppen har en tydligare och mer självklar innebörd. Det innebär inte att datainsamlingen får vara mindre tillförlitlig, trovärdig och adekvat än i en kvantitativ studie. (ibid) 2.7.3 Bedömning av validitet och reliabilitet Hur ska då reliabiliteten och validiteten bedömas i en kvalitativ fallstudie? Ett sätt att stärka validiteten, eller rimligheten, är att arbeta med triangulering. Triangulering innebär att forskaren arbetar med flera datakällor t ex olika personer, platser eller tidpunkter för att kunna göra en tydligare tolkning av det studerade fenomenets variationer i olika sammanhang. (Patel & Davidson, 2003; Yin, 2003). 10.

(18) METOD För att uppnå god reliabilitet, eller trovärdighet, är det viktigt att försöka göra felen och avvikelserna i studien så små som möjligt. Det kan uppnås om hela fallstudieprocessen dokumenteras t ex via fallstudieprotokoll och samma resultat bör erhållas som vid den ursprungliga studien om en annan forskare följer fallstudiebeskrivningen. (Yin, 2003) Även Kirk & Miller (refererad i Norén, 1990) påvisar vikten av en noggrant dokumenterad forskningsprocess. En sådan är nödvändig för att arbetet åtminstone ska kunna uppnå ett visst mått av reliabilitet. En noggrant gjord fallbeskrivning gör också att andra forskare kan utföra egna självständiga analyser av det beskrivna fallet. (ibid) En undersökning med hög validitet, eller rimlighet i enlighet med Patels & Davidsons (2003) resonemang, bör visa att den information som har inhämtats genom forskningsprocessen speglar den verklighet som forskningen avser att spegla (ibid). Vi har gjort en omfattande litteraturgenomgång för att öka vår förståelse för KM och för att kunna göra en sammanställning av de begrepp som finns inom ämnesområdet. Sammanställningen hjälper också läsaren att följa våra tankebanor och vårt sätt att se på KM. Litteraturgenomgången ligger även till grund för den frågeguide som vi har skapat för intervjuerna. I vår undersökning har vi valt tre olika fallstudieobjekt för att få en så god bild som möjligt av det studerade fenomenet. De intervjuade respondenterna har alla likvärdig position inom företaget och likartade arbetsuppgifter. Vid intervjutillfällena har samma person ställt samtliga frågor för att öka intervjuernas jämförbarhet. Vi har dessutom båda fört anteckningar vid intervjuerna för att inte gå miste om viktiga uppgifter från respondenterna. Vid sammanställningen av intervjuanteckningarna har det visat sig att vi har uppfattat respondenternas svar på samma sätt. Det har också framkommit att samtliga respondenter väljer att beskriva hanteringen av kunskap på liknande sätt, trots att vi inte har använt oss av styrande frågor utan endast en frågeguide. Vi anser därmed att vi har lyckats fånga verkligheten. Vi har även försökt att ge en detaljerad beskrivning av vår forskningsprocess för att läsaren själv ska kunna förstå våra vägval, vår bild av fenomenet och den situation vi har undersökt. Ovanstående tillvägagångssätt borde stärka rimligheten i den information vi har erhållit i vår forskning och därmed även det mer vedertagna begreppet validitet.. 11.

(19) METOD Yin (2003) menar att den interna validiteten endast har betydelse i förklarande undersökningar och att den externa validiteten är svårhanterlig i kvalitativ forskning då varje fallstudie är unik. Vi har valt att inte göra någon bedömning av den interna validiteten eftersom vår fallstudie är beskrivande. Vi har inte heller gjort någon bedömning av den externa validiteten då vi anser att resultaten i vår fallstudiesituation är unika och därmed inte generaliserbara. Frågan är då om undersökningen har god reliabilitet, alternativt trovärdighet enligt Patels & Tebelius (1987) tankar. En kvalitativ studie kan aldrig ge samma resultat vid ett senare undersökningstillfälle. Reliabiliteten bör därför istället bedömas utifrån undersökningstillfällets unika situation. (Patel & Davidson, 2003; Kirk & Miller, refererad i Norén, 1990). Patel & Davidson (2003) menar också att många forskare avstår från att bedöma reliabiliteten i kvalitativa studier och de ger istället begreppet validitet en vidare innebörd. Ett sätt att mäta reliabiliteten är att ge läsaren en noggrant dokumenterad fallstudieprocess för att läsaren själv ska kunna göra en analys och bedömning av det beskrivna fallet. (Patel & Davidson, 2003; Kirk & Miller, refererad i Norén, 1990). Vi anser att vi har en väldokumenterad beskrivning av vår syn på KM, våra vägval och vår fallstudieprocess. Då validitets- och reliabilitetsbegreppen till stora delar sammanfaller i en kvalitativ studie kan vårt tillvägagångssätt för att stärka validiteten även appliceras på reliabiliteten. Genom vårt tillvägagångssätt och ovanstående resonemang borde reliabiliteten stärkas och studiens trovärdighet vara god. Vi tycker att det är svårt att göra en bedömning av validiteten och reliabiliteten i en kvalitativ fallstudie men utifrån ovanstående resonemang anser vi att vår undersökning är rimlig och trovärdig alternativt har god validitet och reliabilitet.. 12.

(20) TEORI OCH REFERENSRAM. 3. Teori och referensram. Kapitlet behandlar den teoretiska referensram som vi utgår från i vårt arbete och inleds med en introduktion till viktiga begrepp inom KM. Därefter följer en beskrivning av kunskapsprofiler och en kort genomgång av personuppgiftslagens eventuella inverkan på profilernas innehåll. Kapitlet avslutas med en diskussion om knowledge management kontra information management.. 3.1. Knowledge management. Det finns idag inte någon tydlig definition av begreppet KM. Syftet med KM är enligt Turban & Aronson (2001) att fånga, lagra och underhålla information för att kunna leverera användbar kunskap i meningsfull form till den person som behöver den, när helst den behövs och i vilken form den behövs. Brooking (1999) ser KM som en process för att säkerställa att tillgången till data, information och kunskap är tillgänglig för rätt person, vid rätt tidpunkt och på rätt plats. Bertels & Savage (1998) betonar att företag har en tendens att förlita sig alltför mycket på teknologin t ex gigabytes för lagring, bredband och ’wide area network’ (WAN). Även Nonaka (1991, refererad i Braf, 2000) anser att ogripbara företeelser som t ex kultur, åtaganden, motivation och engagemang är mycket viktigare än att bara fokusera på den rent tekniska sidan av KM. Nonaka & Takeuchi (1995) menar att västerländska företag har en tendens att lägga för stor vikt vid kunskap som uttrycks i ord och siffror jämfört med japanska företag som anser att kunskap innefattar mycket mer. Enligt Mårtensson (1999) är syftet med KM att synliggöra och tydliggöra kompetenser i en organisation för att sedan kunna styra kunskapen bättre. Utifrån bl a Nonakas & Takeuchis tankar om att kunskap är mer än ord och siffror presenterar Mårtensson en egen definition av KM: ”Generellt kan knowledge management beskrivas som en strävan efter att omvandla tyst kunskap till explicit kunskap och individuell kunskap till organisatorisk kunskap för att sedan bättre kunna styra den” (ibid, s 18). Turban & Aronson (2001) anser att KM har börjat framstå som en metodologi för att fånga och hantera de intellektuella tillgångarna i en organisation. Det organisatoriska tänkandet är därför centralt i KM och författarna menar att inflytandet av en hel organisations intellektuella resurser är ett kraftfullt koncept som kan bli en realitet i framtiden (ibid). I teorin finns det en mängd olika definitioner av begreppet KM som till stora delar påminner om varandra och vi har därför valt att tolka KM utifrån en sammansmältning av alla författares olika åsikter. Vi anser att KM är att fånga och lagra explicit och tyst kunskap, information och kompetenser för att bättre kunna styra och överföra den individuella kunskapen till organisatorisk kunskap.. 13.

(21) TEORI OCH REFERENSRAM. 3.2. Kunskap. Om det ska vara meningsfullt att arbeta med KM måste organisationen har klart för sig innebörden av begreppet kunskap. Braf (2000) anser att kunskap är ett abstrakt och svårhanterligt begrepp, vilket medför problem vid formuleringar av teorier inom kunskapsområdet. Cambridge International Dictionary of English (2003) definierar kunskap som antingen förståelse för ett subjekt eller information om ett subjekt som har erhållits genom erfarenhet eller studier och som antingen är i en persons huvud eller innehas av människor generellt. Harlow & Longman (1995) väljer att definiera kunskap som fakta, färdigheter och förståelse som har vunnits genom lärande eller erfarenheter. För att få en bättre förståelse för begreppet kunskap har vi tittat på hur forskare definierar information, kompetens och kunskap samt vilka skillnader de anser finns mellan de olika begreppen. 3.2.1 Kunskap kontra information Brooking (1999) menar att data är fakta, bilder, siffror m m presenterade utanför sitt sammanhang. Vidare säger hon att information är organiserad data presenterad i sitt sammanhang och kunskap är information i sitt sammanhang tillsammans med en förståelse för hur informationen ska användas (ibid). Lyons (2000) väljer att definiera kunskap som ’value added information’, vilket enligt henne innefattar mer än information p g a att den är kontextspecifik, innehåller mening och syfte samt är påtaglig. Wikström & Normann (1994, redovisad i Braf, 2000) menar att information bör betraktas, enligt vår tids språkbruk, som underordnat och inkluderat i kunskap. Davenport & Prusak behandlar i sin studie från 1998 begreppen kunskap och information. De anser att information härleds från data och att kunskap i sin tur erhålls från information. De hävdar vidare att omvandlingen från information till kunskap kräver att individen själv gör allt arbete, vilket innebär att kunskapsutvecklande aktiviteter utförs inom eller mellan individer. (ibid) Nonaka & Takeuchi (1995) poängterar att det finns både likheter och skillnader mellan information och kunskap. Likheterna är att både information och kunskap har ett innehåll med en specifik innebörd och att båda begreppen är kontextspecifika, just därför att de relaterar till något speciellt. Skillnaderna mellan kunskap och information är enligt författarna att kunskap även handlar om tilltro, åtagande och handling, vilket inte information gör. (ibid) Nonaka har i en egen studie från 1991 (redovisad i Braf, 2000) hävdat att det är vanligt med missförstånd angående vad kunskap är och vad organisationen måste göras för att exploatera kunskap. Han säger också att många ser kunskapande som ett mekaniskt betraktande av objektiv information. (ibid). 14.

(22) TEORI OCH REFERENSRAM Braf (2000) har själv i sin avhandling försökt att klargöra skillnaden mellan information och kunskap. Hon anser att kunskap kräver förståelse, insikt, förmåga, färdigheter och erfarenheter. Att ha information om något innebär inte att innehavaren behöver ha förståelse för informationens betydelse. (ibid) 3.2.2 Kunskap kontra kompetens Brooking (1999) definierar kompetens som en förmåga vilken erhålls genom inlärning eller träning. Exempel på kompetens är att kunna skriva datakod eller att arbeta med ett visst löneprogram. Individen kan sedan vidareutveckla sin kompetens till färdighet eftersom träning ger färdighet. (ibid) Braf (2000) har försökt att ge en översikt av olika forskares diskussioner om kunskap kontra kompetens. Hon har bl a tittat på Keens (1988), Axelssons (1996) och Dochertys (1996) studier. Keen menar att kompetens är förmågan att klara en situation, handla och se framåt. Axelsson har ett liknande tankesätt och anser att förmågan att använda sina kunskaper i en specifik situation är kompetens. Docherty använder en något annorlunda definition och talar om kompetens som en kombination av kunskap, vilja, erfarenhet och motivation. (Braf, 2000) 3.2.3 Val av kunskapsdefinition Vid vår genomgång av litteratur om KM har vi uppfattat att det finns en mångfald definitioner av begreppet kunskap. De olika definitionerna är till stora delar snarlika varandra och de flesta forskarna verkar vara eniga om att kunskap bygger på information som på något sätt tolkas med hjälp av förståelse. Det är svårare att göra en distinktion mellan begreppen kunskap och kompetens. Forskarna verkar vara någorlunda eniga om att det behövs kunskap för att kunna erhålla kompetens och att kompetensen är beroende av individens förmåga att utföra något. Kompetensen kan sedan vidareutvecklas till att bli en färdighet. Rolf har i en studie från 1995 (refererad i Braf, 2000) gjort en jämförelse mellan kunskapsbegreppet och det engelska ’knowledge’ och dragit slutsatsen att ’knowledge’ har en vidare innebörd än kunskap. ’Knowledge’ är vetande, färdigheter och kunnande och Rolf menar därför att det svenska kunskapsbegreppet också bör användas på samma sätt. Braf väljer även hon att använda kunskap i ordets vidare bemärkelse. (ibid) Utifrån ovanstående diskussion väljer vi att stödja oss på Rolfs och Brafs definition av kunskap. Vi anser därför att information som har tolkats med hjälp av förståelse leder till kunskap och kunskap består i sin tur av vetande, kunnande och färdigheter.. 15.

(23) TEORI OCH REFERENSRAM. 3.3. Explicit kontra tyst kunskap. Davenport & Prusak har i sin studie från 1998 noterat att det finns flera dimensioner av kunskap. En av dimensionerna är tyst kontra artikulerbar kunskap (ibid). 3.3.1 Explicit kunskap De flesta forskare väljer att använda benämningen explicit istället för artikulerbar kunskap. Lyons (2000) menar att explicit kunskap är kunskap som på något sätt har blivit dokumenterad eller kodifierad och den är enkel att klassificera, kategorisera, kombinera och distribuera till andra. Vanligtvis är den explicita kunskapen lagrad i någon form av kunskapsbas. (ibid) Brooking (1999) anser att explicit kunskap är något som en person på ett relativt enkelt sätt kan dela med sig av. Explicit kunskap kan förmedlas verbalt men generellt är det att föredra att kodifiera kunskapen, d v s skriva ner den. Exempel på kodifierad kunskap är beskrivning av företagsprocesser, manualer, läromedel och andra dokument. (ibid) Det verkar inte råda någon större differens mellan forskarnas definitioner av explicit kunskap. Vi har därför valt att övergå till att studera det för oss betydligt mer svårtolkade begreppet tyst kunskap. 3.3.2 Tyst kunskap Begreppet tyst kunskap har myntats av Polanyi 1962 (redovisad i Alarik & Diedrich, 2000). Han använder sig av det engelska ordet tacit som kan översättas med ’tyst’ eller ’underförstådd’. Polanyi beskriver begreppet genom att berätta om en skicklig konståkerska som inte kan förklara hur hon kan åka på det sätt hon gör. Han konstaterar därför att ”we know more than we can say” (ibid, s 5). Vidare säger Polanyi att tyst kunskap är intuitiv och uttrycks genom sin tillämpning. Den kan inte verbaliseras eller artikuleras i och med att den är djupt rotad i ideal, värderingar och erfarenheter (ibid). Kogut och Zander (1992, refererad i Alarik & Diedrich, 2000) anser att tyst kunskap är besvärlig att formalisera p g a att den är personlig, situationsberoende och svår att förmedla. Lyons (2000) menar att tyst kunskap innehas av människor och den är baserad på personliga erfarenheter ackumulerade över en utsträckt tid, kanske mer än en livstid. Hon anser vidare att tyst kunskap har influenser av omätbara faktorer som t ex övertygelse, perspektiv och värderingar. Tyst kunskap hos en individ eller en organisation kan beskrivas med tumregler, intuition, magkänsla, beprövade metoder eller kontaktnät. Kontaktnät är kunskap om vem som besitter behövd kunskap. (ibid). 16.

(24) TEORI OCH REFERENSRAM Goldkuhl & Nilsson (2000, redovisad i Braf, 2000) anser att tyst kunskap är kunskap som inte har artikulerats och därför är okänd till sitt innehåll. Braf (2000) pekar här på att det inte handlar om att den tysta kunskapen är okänd till sin existens hos innehavaren. Den tysta kunskapen har bara ännu inte verbaliserats och den kommer att fortsätta att vara tyst tills innehavaren kan uttrycka den med hjälp av språket. (ibid) Brooking (1999) har ett exempel på tyst kunskap som handlar om den erfarne bilmekanikern och hennes lärling. Experten kan finjustera en motor genom att bara lyssna på den – det låter rätt helt enkelt. För lärlingen betyder ljudet däremot inte någonting speciellt. Enligt Brooking måste lärlingen genomgå samma process som experten för att kunna utveckla sin egen tysta kunskap. (ibid) Nonaka & Takeuchi (1995) har delat upp tyst kunskap i två kategorier, en teknisk och en kognitiv. Kunskap av teknisk art är t ex konkreta färdigheter, yrkeskunnande och ’know-how’. Kunskap av kognitiv art är mentala modeller som t ex paradigm, perspektiv, föreställningar och synpunkter. Nonaka & Takeuchi menar att de mentala modellerna styr hur vi uppfattar vår omvärld och speglar vår verklighetsbild, hur det är, och våra visioner, hur det borde vara. (ibid) Genom vår litteraturstudie har vi förstått att tyst kunskap är ett begrepp som saknar en enhetlig beskrivning. Forskarna är åtminstone överens om att tyst kunskap är svår att fånga och förmedla p g a att den är individ- samt kontextberoende. En annan genomgående åsikt är att tyst kunskap i stor utsträckning bygger på omätbara faktorer som personliga egenskaper, värderingar, erfarenheter och intuition. Vi väljer därför att se på tyst kunskap utifrån ovanstående perspektiv. Nedanstående figur av Brooking (1999) kan ge uppsatsens läsare en liten fingervisning till vad skillnaden mellan explicit och tyst kunskap kan vara.. Att avsluta en affärsuppgörelse. Att cykla Att skapa en presentation. Att skapa en faktura. Att sälja sina idéer. Att bygga ett modellflygplan. Att ha ett bra samarbete med sina kollegor. Att montera en bilmotor Att underhålla en maskin. Att finjustera en motor. Explicit kunskap. Tyst kunskap. Figur 1. Explicit kontra tyst kunskap. Källa: Brooking, 1999 s 50-51.. 17.

(25) TEORI OCH REFERENSRAM. 3.4. Omvandling och kodifiering av kunskap. När väl begreppen explicit och tyst kunskap är definierade kan organisationen påbörja arbetet med att omvandla individuell kunskap till organisatorisk. För att kunskapen ska kunna bli organisatorisk måste den kodifieras och lagras. Brooking (1999) anger flera orsaker till varför organisationen bör vara intresserad av att kodifiera och lagra kunskap. Några av orsakerna är vetskap om var speciell expertis finns, vetskap om vilken expertis som försvinner när en anställd slutar, vetskap om vilka individer som kan arbeta i team, förståelse för hur kunskap flödar i organisationen och vetskap om vilka kompetenser och färdigheter som finns i organisationen. (ibid) För att kunna kodifiera och lagra tyst kunskap måste den först omvandlas till explicit. Frågan är då om tyst kunskap kan omvandlas till explicit. 3.4.1 Kunskapsomvandling Tyst kunskap är kunskap som inte har gjorts explicit av olika orsaker. Brooking (1999) anser att en person som besitter tyst kunskap kanske inte är kapabel att förmedla den och en möjlig orsak till det kan vara att den tysta kunskapen baseras på intuition. Lyons (2000) tror inte heller att det är fullt möjligt att genomföra omvandlingen från tyst kunskap till explicit eftersom det vanligtvis resulterar i att den tysta kunskapen går förlorad. Hon citerar Thomas Davenport som säger ”…knowledge dies when it is disembodied” (ibid, s 125). Rolf et al, 1993 och Rolf, 1995 (refererade i Braf, 2000) har i sina studier refererat till Polanyis och Wittgensteins teorier om tyst kunskap. Polanyi och Wittgenstein använder sig av en analogi där språket är en matta på kunskapens golv. Polanyi anser att mattan inte kan täcka hela golvet medan Wittgenstein uttrycker att det finns en bit av kunskapens golv som aldrig går att täcka med språkets matta. (ibid) Davenport & Prusak (1998) säger också att tyst kunskap är svår att fånga och dokumentera men samtidigt är det viktigt att så stor del som möjligt av den tysta kunskapen överförs till andra inom organisationen. Bertels & Savage (1998) anser att det krävs kreativa och sociala kompetenser för att skapa och dela med sig av tyst kunskap. Om den tysta kunskapen ska förflyttas till en annan kontext eller formaliseras kan det uppstå svårigheter eftersom kunskapsinlärning kan fordra kännedom om själva uppgiften och övriga inblandade aktörer (Hanssson 1998, refererad i Braf, 2000).. 18.

(26) TEORI OCH REFERENSRAM Nonaka & Takeuchi (1995) menar att det är svårt att hantera och överföra tyst kunskap på ett systematiskt och logiskt sätt p g a den tysta kunskapens subjektiva och intuitiva karaktär. Tyst kunskap måste omvandlas till ord och siffror som alla kan förstå för att kunskapen ska kunna förmedlas och kommuniceras (ibid). Vi har uppmärksammat att det finns flera olika synpunkter på om det verkligen går att omvandla eller överföra tyst kunskap till någon annan individ eller organisationen i stort. Några forskare som t ex Brooking, Lyons, Davenport & Prusak, Polanyi och Wittgenstein är skeptiska till att det går att omvandla och överföra all tyst kunskap. De menar att det alltid är nyanser som försvinner när kunskapen lyfts ur sin kontext. I princip alla författare är i alla fall överens om vikten av att tillvarata den individuella tysta kunskapen och omvandla den till nytta för organisationen. 3.4.2 Kodifiering och lagring av kunskap När organisationen har identifierat kunskapen och avgjort om den går att omvandla från tyst till explicit bör kunskapen kodifieras och lagras för att göra den tillgänglig för de som behöver den. En av tankarna med kodifiering av kunskap är ”well stolen is half done” (Davenport & Prusak, 1998 s 53). Kodifiering omvandlar bokstavligen kunskap till någon form av kod för att göra den så organiserad, explicit, portabel och enkel att förstå som möjligt. Genom kodifieringen konverteras kunskapen till ett tillgängligt och applicerbart format för enkel återanvändning. (ibid, s 68) En kartläggning av organisationens kunskapskällor är en nödvändig och mycket viktig del av kodifieringsprocessen enligt Davenport & Prusak. Organisationen måste vara medveten om var kunskapen finns för att kunna omvandla den. Om organisationen inte vet var kunskapen finns är det inte heller troligt att den vet vilken kunskap som finns. (ibid) Att försöka kodifiera all den kunskap som finns i organisationen är ett projekt utan ände. Det är därför viktigt att någon gör en utvärdering av kunskapen för att avgöra hur användbar och väsentlig den är för organisationen (ibid). Blir den kodifierade och dokumenterade mängden kunskap alltför stor är det omöjligt att hinna uppdatera och hålla kunskapen aktuell (Ward & Alexander, 1998-2001).. 3.5. Knowledge management-strategier. Det finns olika sätt att arbeta med kodifiering av kunskap. När organisationen har avgjort om det är möjligt att kodifiera den kunskap som medarbetarna har kan organisationen välja att antingen kodifiera själva kunskapen hos medarbetarna eller att kodifiera vem som besitter kunskapen.. 19.

(27) TEORI OCH REFERENSRAM Braf (2000) har i sin genomgång av KM-litteratur kunnat konstatera att det finns en del skillnader i företagens val av strategier för implementering av KM. Hansen et al (1999) har gjort en studie av olika konsultföretag och genom den identifierat en kodifierings- och en personifieringsstrategi. Valet av strategi beror på organisationens övergripande affärsmål och hur affärsmålen kan tillföras mervärde genom kunskap (Varma & Narayan, 2000). 3.5.1 Kodifieringsstrategin Om organisationen fokuserar på tillgänglighet och återanvändande av existerande kunskap är kodifieringsstrategin mest lämplig (Bixler, 2002). Kunskapen är då noggrant kodifierad och lagrad i databaser där den på ett enkelt sätt kan nås och användas av vem som helst inom organisationen (Hansen et al, 1999). Varma & Narayan (2000) anser att kodifieringsstrategin är mest användbar i organisationer som säljer relativt standardiserade produkter där återanvändningen av kunskapen är stor. Enligt Hansen et al (1999) innebär kodifieringsstrategin att kodifieringen görs med infallsvinkeln person-till-dokument. Kunskapen hämtas från den person som har utvecklat kunskapen, görs oberoende av personen och återanvänds i olika syften (ibid). 3.5.2 Personifieringsstrategin Den andra KM-strategin är personifieringsstrategin. Bixler (2002) anser att personifieringsstrategin är bäst lämpad i organisationer som fokuserar på att fånga tyst kunskap och att utveckla en miljö där tyngdpunkten ligger på samarbete. Syftet med personifieringsstrategin är kommunikation mellan medarbetarna. Organisationen kan välja att lagra kunskap om vem som har kunskapen snarare än att lagra själva kunskapen. (Hansen et al, 1999) Personifieringsstrategin är lämplig i organisationer som tillhandahåller specialanpassade lösningar till unika problem eller där kunskapen är starkt knuten till en viss person. Kunskapen överförs främst genom kontakter person till person och den interna kommunikationen är mycket viktig. (Hansen et al, 1999; Varma & Narayan, 2000). Davenport & Prusak (1998) är också inne på tankarna att komplex expertiskunskap inte kan kodifieras. De menar därför att kodifieringen av den rika tysta kunskapen i organisationen måste begränsas till lokalisering av någon som innehar den behövda kunskapen. Den som efterfrågar kunskapen måste sedan uppmuntras att interagera med ägaren av kunskapen. (ibid). Den här tankegången stämmer väl överens med personifieringsstrategin, som såvitt vi förstår inte var definierad 1998. Ett sätt för organisationen att ta tillvara bl a komplex expertiskunskap som inte kan kodifieras är att skapa kunskapsprofiler över medarbetarna. Kunskapsprofiler faller inom ramen för personifieringsstrategin p g a att de lagrar vem som innehar vilken kunskap.. 20.

(28) TEORI OCH REFERENSRAM. 3.6. Kunskapsprofiler. För att organisationen ska bli medveten om vilken kunskap de anställda har kan en kartläggning av kunskapen göras. Braf (2000) menar att en kartläggning av befintliga och nödvändiga kunskaper inom organisationen är mycket viktig för verksamheten och en bas för hur kunskaperna ska utvecklas i framtiden. Nästa steg i kartläggningen av organisationens kunskap är att skapa kunskapsprofiler för utvalda medarbetare. Kunskapsprofilerna ska fånga och dokumentera vilken kunskap individerna innehar. Att dokumentera kunskapsprofiler handlar mycket om att tillvarata de expertområden som finns inom en organisation och utnyttja dem. (ibid) I litteraturen har vi hittat ett konkret förslag till utformning av kunskapsprofiler. Brooking (1999) har utarbetat en mall för vilka områden som kan ingå i en medarbetares kunskapsprofil. De olika delarna som ingår i Brookings kunskapsprofilering är mission, utbildning, arbetsrelaterad kunskap, hobbyer, kompetenser och färdigheter, personlighetstest samt professionalism. Det är naturligtvis självklart att organisationen bör anpassa kunskapsprofilerna efter de affärsmål och det kunskapsbehov som finns i verksamheten. (ibid) Kontexten är det primära i profileringen hävdar Brooking. Organisationen är intresserad av att försäkra sig om är att fångsten av data, information och kunskap från individen är relevant för det sammanhang som profilen skapas för. (ibid) Här följer en sammanfattning av Brookings förslag till kunskapsprofilering. 3.6.1 Mission Enligt Brooking handlar mission om vad som motiverar den anställde att arbeta inom organisationen och den beskriver det sammanhang individens aktivitet befinner sig i. En mission kan t ex vara att försäkra sig om att alla produkter som lämnar fabriken håller fastställd standard. Missionen är ofta en hemlighet och relativt oväntad för de övriga i organisationen. (ibid) 3.6.2 Utbildning Brooking menar att delområdet utbildning handlar om formell utbildning och kurser samt lagring av betyg m m avseende arbetsrelaterad och annan utbildning som de anställda har genomgått från 18 års ålder och framåt (ibid). 3.6.3 Arbetsrelaterad kunskap Arbetsrelaterad kunskap är enligt Brookings definition informella lärdomar de anställda har erhållit genom deltagande i ett specifikt projekt eller annan liknande verksamhet. Det här är en aktivitet inom kunskapsprofilering som kan vara precis så enkel eller komplex som kontexten kräver. (ibid). 21.

(29) TEORI OCH REFERENSRAM Profileringsaktiviteten utförs med hjälp av några viktiga frågor som t ex: • Vad lärde du dig? • Vilka var de största hindren? • Skulle du göra någonting annorlunda och i så fall vad? • Vem eller vilka arbetade du med? • Om du behövde hjälp med någonting speciellt, vem vände du dig till då? (Brooking, 1999) 3.6.4 Hobbyer Brooking anser att hobbyer är viktiga vid kunskapsprofilering då en anställd genom sin hobby utvecklar intressen eller skickligheter som inte kan nyttjas på arbetsplatsen. Hon menar vidare att hobbyer också avslöjar hemligheter som kan vara viktig kunskap för organisationen. Ett belysande exempel är kvinnan vars hobby var att köra och arrangera rallytävlingar, vilket innebar att hon mer eller mindre var expert inom logistikområdet. (ibid) 3.6.5 Kompetenser och färdigheter Det första steget i profileringsaktiviteten 'kompetenser och färdigheter' är enligt Brooking att titta på de anställdas kompetenser. Färdigheter är något individer vidareutvecklar från kompetens och profileras därför i ett senare skede. (ibid) Brooking anser att det är rimligt att identifiera minst fyra olika kompetenser för anställda i 20-årsåldern och kanske det dubbla för en mer mogen individ. Brooking väljer också alltid att låta den anställde själv först ange sina kompetenser. Kompetenserna kan sedan justeras om de avviker från en mer erfaren individs skala. (ibid) 3.6.6 Personlighetstest Enligt Brooking ligger delen personlighetstest av profileringen i riskzonen för att bli ett minfält. Under sitt arbete har hon dock upptäckt det är få som har något att invända mot att några indikatorer på en psykologisk profil används i ett offentligt system. Vad som ska ingå i profileringen beror på systemets öppenhet. (ibid) Myers-Briggs personlighetstest är nog det mest accepterade då det inte anses vara alltför inträngande. Personlighetstestet visar om en individ är extrovert kontra introvert, intuitiv kontra perceptiv etc. Andra personliga egenskaper som kan kartläggas är teamskickligheter och ledarskapsegenskaper. (ibid) 3.6.7 Professionalism Den sista delen i kunskapsprofileringen är professionalism och Brooking anser att det handlar om hur omgivningen utanför organisationen ser på den anställde. Det kan vara uppgifter om den anställde har sökt och erhållit något patent, om den anställde är aktiv eller medlem i någon organisation o s v. (ibid). 22.

No results found