Examensarbete
Grundnivå
Redovisningsprocessens digitalisering
Jämförande studie mellan olika organisationer Digitalization’s of the accounting process
Författare: Maja Olhans & Hanna Sköld Handledare: Ravi Dar
Examinator: Carina Holmgren Ämne: Redovisning
Kurskod: FÖ2023 Högskolepoäng: 15hp
Examinationsdatumdatum: 2020-06-03
Vid Högskolan Dalarna finns möjlighet att publicera examensarbetet i fulltext i DiVA.
Publiceringen sker open access, vilket innebär att arbetet blir fritt tillgängligt att läsa och ladda ned på nätet. Därmed ökar spridningen och synligheten av examensarbetet.
Open access är på väg att bli norm för att sprida vetenskaplig information på nätet. Högskolan Dalarna rekommenderar såväl forskare som studenter att publicera sina arbeten open access.
Jag/vi medger publicering i fulltext (fritt tillgänglig på nätet, open access):
Ja ☒ Nej ☐
Högskolan Dalarna – SE-791 88 Falun – Tel 023-77 80 00
Förord
Digitalisering är högst aktuell och ett viktigt ämne att belysa, digitalisering har väckt vårt intresse och vi hoppas att ämnet tilltalar er i samma utsträckning. Efter denna period vill vi tacka samtliga som har hjälpt oss att komma vidare i processen med studien. Först vill vi rikta ett tack till de informanter som har ställt upp på intervjuer. Vi vill också tacka vår handledare, Ravi Dar, för ett gott samarbete. Din kunskap har gett oss värdefull hjälp i processen mot en färdig uppsats. Slutligen vill vi tacka våra familjer för stöd under hela uppsatsskrivandet.
Högskolan Dalarna, maj 2020
________________ __________________
Hanna Sköld Maja Olhans
Sammanfattning
Tidigare studier har visat att den digitala utvecklingen är en stor del i dagens samhälle, inte minst för organisationer. Digitalisering kan kortfattat beskrivas som ett skifte från analogt till digitalt. En stor del av den tidigare forskningen inom detta område har berört hur
redovisningen påverkas generellt. Studien undersöker olika organisationers
redovisningsprocess och hur processen påverkas av digitalisering. Olika organisationer ser strukturmässigt olika ut och de agerar då även olika när det gäller förändringar,
digitaliseringsförändringar. I studien är digitalisering ett centralt begrepp, digitalisering innebär att organisationer kan använda förnyade digitala hjälpmedel som lagrar,
sammanställer och arkiverar redovisningen.
Syftet med studien är att undersöka på vilket sätt redovisningsprocessen i olika organisationer har påverkats av digitaliseringen. För att uppnå studiens syfte har en kvalitativ metod
tillämpats där fyra organisationer har intervjuats. Analysen är genomförd utifrån presenterad empiri i relation till teoretiska referensramen. Utifrån studiens resultat är slutsatsen att grunderna i redovisningsprocessen är oförändrade i de olika organisationerna. Däremot har tillvägagångssätten i redovisningsprocessen i de olika organisationer påverkats av
digitaliseringen.
Nyckelord: digitalisering, automatisering, institutionalisering, redovisningsprocessen.
Abstract
Previous studies show that digitalization development is a central part of today's society and is an important role for organisations. Digitalization can be explained as a shift from
analogue to digital. Previous research within the subject has researched how accountancy is generally affected. This study explores different organisations accounting process and how the process is affected by digitalization. Different organisations vary regarding structure and also acts different regarding digitalization changes. In the study, digitalization is a central construct and means that organisations can use renewed and digital aid that accommodate, compile and archive accounting.
The purpose of this study is to research how the accounting process in various organisations is affected by digitalization. To achieve the purpose, a qualitative method was applied, and four organisations has been interviewed. The analysis is carried through from a presented empire in relation to the theoretical framework. This study shows that the basics in accounting process remains the same in the different organisations. However the digitalization has affected the approach within the accounting process.
Keywords: digitalization, automatization, institutionalization, accounting process.
Innehållsförteckning
1.Introduktion ... 1
1.1 Problembakgrund ... 1
1.2 Problemdiskussion ... 2
1.3 Syfte ... 3
1.4 Frågeställningar ... 3
1.5 Avgränsningar ... 3
2. Teoretisk referensram ... 4
2.1 Institutionell teori ... 4
2.2 Redovisningens syfte ... 5
2.2.1 Redovisningsprocessen ... 6
2.3 Analysmodell ... 8
3. Metod ... 9
3.1 Forskningsmetod ... 9
3.2 Forskningsstrategi ... 9
3.3 Datainsamling ... 10
3.3.1 Primär och Sekundärdata ... 10
3.3.2 Intervju ... 10
3.3.3 Intervjuguide ... 11
3.4 Urval ... 12
3.4.1 Studieobjekten ... 12
3.4.2 Transkribering ... 13
3.5 Analys ... 14
3.6 Kvalité i forskningen ... 14
3.7 Etik ... 16
4.Resultat ... 17
4.1 Sportverksamheten ... 17
4.1.1 Varför digitalisering? ... 17
4.1.2 Redovisningsprocessen ... 18
4.2 Statliga myndigheten ... 20
4.2.1 Varför digitalisering? ... 21
4.2.2 Redovisningsprocessen ... 21
4.3 Turistverksamheten ... 23
4.3.1 Varför digitalisering? ... 23
4.3.2 Redovisningsprocessen ... 24
4.4 Industriverksamheten ... 26
4.4.1 Varför digitalisering? ... 26
4.4.2 Redovisningsprocessen ... 27
5. Analys ... 29
5.1 Redovisningsprocessen ... 29
5.1.1 Transaktioner ... 29
5.1.2 Bokföring ... 30
5.1.3 Bokslut & Rapportering ... 31
5.2 Institutionell teori ... 32
6. Diskussion ... 34
6.1 Vilka likheter finns mellan organisationers digitalisering av redovisningsprocessen? ... 34
6.2 Hur har olika organisationers redovisningsprocess påverkats av digitaliseringen? ... 35
6.3 Avslutande reflektion ... 35
6.4 Förslag till vidare forskning ... 36
Referenslista ... 37
Bilagor ... 41
Bilaga 1: Intervjuguide ... 41
Figurförteckning Figur 1: ... 6
Figur 2: ... 8
Tabellförteckning Tabell 1: . ... 13
1.Introduktion
Studiens första kapitel inleds med en bakgrund för att sedan mynna ut i en problematisering.
Problematiseringen ligger till grund för att beskriva varför denna studie är relevant i dagens samhälle. Efter det definieras studiens syfte och frågeställning.
1.1 Problembakgrund
Samhället har idag teknik och hjälpmedel som underlättar vardagen för organisationer, stora som små menar Krafft och Kempe (2016). Enligt Shumeyko, Sagamonova och Sagamonova (2019) påbörjades samhällets teknologiska förändring för 50 år sedan, genom införandet av digital teknik. Teknologin utvecklas och förändras ständigt i snabb takt. Den teknologiska förändringen som skett det senaste decenniet och som fortgår idag kan benämnas
digitaliseringen (Krafft & Kempe, 2016). Digitalisering innebär i grunden att det sker ett skifte från analogt till digitalt. Manuella processer ersätts med digitala lösningar, papper omvandlas till elektroniska filer och allt arbete som sker med datorer, surfplattor och mobiler lagras idag i stora databaser (Gobble, 2018a; Krafft & Kempe, 2016).
Gobble (2018b) menar att digitaliseringen är i fokus i dagens samhälle, vilket medför att det är viktigt för organisationer att följa med i utvecklingen. Vial (2019) framhåller att
digitalisering medför nya handlingssätt för organisationer att förhålla sig till. Den digitala utvecklingen påverkar alla aspekter inom en organisation, den förändrar hur organisationen arbetar men även vad de arbetar med (Bhimani & Willcocks, 2014). Digitalisering kan enligt Levy och Murnane (2012) medföra att människans arbete ersätts av en dator, vilket kan benämnas automatisering. Automatisering innebär att en process sker automatiskt, en process som tidigare varit manuell och som skulle ha utförts av människan (Levy & Murnane, 2012).
Automatisering beskrivs som: “införande av steg i en process som gör att processen mer eller mindre går av sig själv ” (Nationalencyklopedin, [NE], 2020).
Digitalisering kan enligt Banker, Shang och Kao (2002) resultera i stora förändringar inom redovisningsarbetet. Ghasemi, Shafeiepour, Aslani, och Barvayeh (2011) påstår att utan digitaliseringen hade inte redovisningen varit där den är idag eftersom redovisningsarbetet för tillfället genomgår en stor förändringsprocess. Bokföringsprogram utvecklas och många manuella arbeten automatiseras. Redovisningen har genomgått en stor förändring genom
digitaliseringen, manuella handböcker har utvecklats till digital hantering i olika
bokföringsprogram (Ghasemi et al., 2011). Cleary och Quinn (2016) menar att digitalisering innebär att organisationer bokför i program där allt integreras, bokföringsprogrammen lagrar, sammanställer och analyserar på nyanserade sätt. Digitalisering av organisationer resulterar i att bokföring sköts automatiskt, filer och fakturor kan sparas i “molnet” (Parviainen, Tihinen, Kääriäinen & Teppola., 2017). Redovisningens framsteg i organisationer är en fortgående process detta belyser Hopwood (1987) beror på organisationernas ständiga
utvecklingsprocess.
Redovisning kan beskrivas genom ett förlopp som kan benämnas redovisningsprocess.
Redovisningsprocessen omfattar flertalet moment som startar när en transaktion görs och avslutas när transaktionen registreras i organisationernas räkenskaper. Digitaliseringen har förändrat och påverkat flera av dessa tillvägagångssätt i redovisningsprocessen (Banker et al., 2002). Ghasemi et al. (2011) menar att digitalisering har gett en snabbare process, förbättrad precision och möjligheten till bättre rapportering till extern part. Enligt Ghasemi et al. (2011) har digitaliseringen också medfört en effektivare arbetsprocess i redovisningsprocessen. I Vial (2019) framhålls det även att denna utveckling skapar tid och kostnadsbesparingar för
organisationer.
1.2 Problemdiskussion
Digitalisering är en faktor som organisationer måste ha i beaktande för att följa samhällets utvecklingsprocess: dåtid, nutid och framtid. Digitaliseringen förändrar individens sätt att arbeta, automatiserade lösningar kan ersätta eller komplettera tidigare arbetssätt.
Redovisningsprocessen är en av många processer som har genomgått en omvälvande
förändring det senaste decenniet och som fortfarande är i ständig utveckling. Till exempel kan organisationer med hjälp av mobilen scanna ett kvitto vid ett köp för att sedan bokföra det automatiskt, något som var främmande för några år sedan (Wallström, 2019). I tidningen balans framhåller Fredrik Oscarsson i en intervju med Martin Wallström (2019) att förändringen “innebär inte att det mänskliga försvinner. Tvärtom försvinner enkla och
repetitiva moment och ersätts av arbetsuppgifter som kräver mer av insikt och analysförmåga”
(2019, trettonde stycket).
I takt med en förändring mot ett pappersfritt samhälle är det viktigt att belysa hur
redovisningsprocessen påverkas i olika organisationer. Trots att digitaliserade arbetsmetoder
ger en effektivare och förbättrad intern kommunikation enligt Banker et al. (2002) är det många organisationer som fortfarande använder äldre redovisningsprogram vilket medför att redovisningsprocessen skiljer sig mellan organisationer. Olika organisationer påverkas också olika av digitaliseringen, vissa väljer att följa utvecklingen slaviskt medan andra är mer tveksamma till förändringen (Banker et al., 2002). Organisationer är inte så rationella som de är tänkt att vara, organisationer styrs utav olika faktorer, vilket enligt DiMaggio och Powel (1983) är tre faktorer som kan beskrivas som organisationers olika ageranden: tvingande, imiterande och normativa. Institutionell teori är en viktig del i att förklara hur olika organisationers redovisningsprocess påverkas av digitaliseringen eftersom olika faktorer påverkar agerandet i olika organisationer (DiMaggio & Powel, 1983).
Denna studie kommer därför undersöka på vilket sätt digitaliseringen påverkat olika organisationers redovisningsprocess. Vår studie ämnar bidra med kunskap om hur
redovisningsprocessen i olika organisationer påverkas av digitalisering, studiens fokus ligger framförallt på den digitala utveckling som skett det senaste decenniet. Olika organisationer påverkas på varierade sätt och därför finns kunskapsluckor i hur dessa organisationer på olika sätt har påverkats. Studien är därav jämförande mellan olika typer av organisationer.
1.3 Syfte
Syftet med studien är att undersöka på vilket sätt redovisningsprocessen i olika organisationer har påverkats av digitaliseringen.
1.4 Frågeställningar
• Vilka likheter finns mellan organisationers digitalisering av redovisningsprocessen?
• Hur har olika organisationers redovisningsprocess påverkats av digitaliseringen?
1.5 Avgränsningar
Vid undersökning av organisationers redovisning finns det flera delar att beakta, denna studie är avgränsad till redovisningsprocessen. I denna studie har fyra organisationer inom olika branscher och med olika storlekar undersökts för att syftet ska kunna besvaras. Organisationer i redovisningsbranschen valdes dock att lämnas utanför då flera liknande studier genomförts.
2. Teoretisk referensram
Teoretisk referensram redogör för det aktuella kunskapsläget utifrån tidigare forskning inom redovisningsarbetet och hur det har förändrats genom åren. Utgångspunkten i detta kapitel är att tydliggöra viktiga delar såsom digitalisering, institutionell teori samt
redovisningsprocessen.
2.1 Institutionell teori
Teknologi är en faktor som förklarar varför organisationer tenderar att bli mer homogena, vilket Meyer och Rowan (1977) beskriver som institutionell teori. I moderna samhället finns institutionaliseringen i många formella organisationsstrukturer. Detta gör att det skapas program och policyer som kan appliceras på många olika organisationer, vilket tillåter nya organisationer att infinna sig på marknaden så länge som de följer standarden. Det medför även att organisationer tvingas följa dessa metoder för att integrera den praxis som finns i verksamheten. Organisationer som följer detta uppfattas då som legitima och framtida överlevnad kan anses vara positiv (Meyer & Rowan, 1977). DMiaggio och Powel (1983) betonar att institutionell teori markerar vikten av organisationers handlande och hur omgivningen påverkar olika val. Institution inom organisationer kan förklaras som ett mönster av ett kollektivt handlande. Likheten kan förklaras med hjälp av institutionell isomorfism. Isomorfism betyder likformighet och uppstår när en organisation försöker skapa en legitimitet i samhället, de framhäver att de är trovärdiga gentemot resten av världen (DiMaggio & Powel, 1983).
DiMaggio och Powel (1983) betonar att organisationers agerande går att beskriva med tre olika isomorfism: tvingande, imiterande och normativ. Att uppnå likformighet genom tvingande isomorfism kan enligt DiMaggio och Powel (1983) bero på formella eller informella påtryckningar vilket medför att organisationen agerar på ett visst sätt. Formella påtryckningar kan beskrivas som lagar och regler. Redovisning är styrd för vad som är tillåtet och inte, det finns regler hur bokföring ska uppsättas. Det finns andra delar som också kan tvinga organisationer att agera på ett visst sätt, genom till exempel informella regler.
Samhället kan förvänta sig att organisationer ska agera på ett visst sätt (DiMaggio & Powel, 1983).
Imiterande isomorfism kan enligt DiMaggio och Powel (1983) beskrivas som att
organisationer genomgår förändringar för att andra gör det. Osäkerhet är också en faktor som uppmuntrar organisationerna till imitering. Osäkerhet har en stark kraft på organisationerna undersökning av hur andra gör kan medföra att organisationer imitera andra när osäkerhet råder (DiMaggio & Powel, 1983). Alvehus och Jensen (2015) betonar vikten av att teknologisk förändring är ett exempel på när organisationer tar lärdom av varandra
eftersom teknologi beror på hur den implementeras är det bättre att imitera än att prova nya tillvägagångssätt.
Normativ isomorfism är enligt DiMaggio och Powel (1983) en form av isomorfism som härstammar från professionaliseringen, vilket innebär att organisationer anställer människor med en yrkesmässig utbildning. Professionaliseringen bör dock kompromissas med icke professionaliserade uppdragsgivare och chefer för att uppnå professionalisering i
organisationen. Professionaliseringen gör att organisationer tillhandahåller mer
kunskap och nya idéer, vilket även organisationer tenderar att agera lika eftersom anställda är utbildade att agera på ett visst sätt (DiMaggio & Powel, 1983). Institutionell
isomofism resulterar därför enligt Meyer och Rowan (1977) att organisationer utvecklas och därmed överlever på den utvecklande marknaden.
2.2 Redovisningens syfte
Skatteverket (2020) beskriver att redovisningens syfte är att ge en rättvisande bild av en organisations ekonomi för att kunna göra en bedömning av organisationens resultat
och framtida utveckling. Redovisning kommunicerar organisationers finansiella ställning till intressenter. I Marton, Sandell och Stockenstrand (2016) beskrivs redovisning utifrån en process där organisationer registrerar transaktioner där informationen sedan sammanställs i olika rapporter. Skillnaden mellan intern och extern redovisning är viktig att belysa. Intern redovisning är mer fokuserad på ekonomistyrning, extern redovisning fokuserar på hur det genomförs och till vem informationen ska (Marton et al., 2016). Intern redovisning har som främsta syfte att förse organisationens interna intressenter med information, den externa redovisningen förser istället de externa intressenterna med information (Skatteverket, 2020).
För att säkerställa korrekt redovisning regleras detta i bokföringslagen (BFL) och årsredovisningslagen (ÅRL) (Skatteverket, 2015a; Skatteverket, 2015b).
2.2.1 Redovisningsprocessen
Redovisningen följer och har följt samma grunder genom århundraden, något som däremot utvecklas och förändras med tiden är tekniken vid tillämpning av redovisningen (Thomasson et al., 2013). Ghasemi et al. (2011) menar att digitalisering påverkar redovisningen eftersom förr skedde bokföring genom manuella handböcker och idag kan organisationer använda digitala bokföringsprogram med automatisk kontering. Bokföringsprogram har börjat automatisera de gamla böckerna och dessa ingår i det som kallas programvarupaket,
programmen anpassas i sin tur utifrån organisationer och deras behov (Ghasemi et al., 2011).
I Marton et al. (2016) framhålls det att redovisningens förlopp kan beskrivas genom redovisningsprocessen. Processen är en av de tekniska tillämpningarna som påverkas i och med utvecklingen. Redovisningsprocessen består av fyra steg: transaktioner, bokföring, bokslut och rapportering (Marton et al., 2016).
Figur 1: Redovisningsprocessen. (Egen kortfattad figur men vi har utgått från Marton et al., 2016, s.25).
Steg ett i processen benämns enligt Marton et al. (2016) som transaktioner. I organisationer sker ständigt transaktioner och händelser som är kopplade till verksamheten. Transaktioner innebär att organisationer anskaffar och avyttrar olika resurser för att kunna bedriva
organisationen. Transaktioner innefattar vad det är som sker i verksamheten (Marton et al., 2016). I organisationer sker transaktioner med omvärlden, det vill säga när löner betalas ut till anställda, när organisationer köper och säljer till leverantörer och kunder och när pengar tas ut från bankkonton menar Thomasson et al. (2013). Organisationer är enligt bokföringslagen skyldiga att bokföra alla affärshändelser och se till att det finns verifikationer för alla bokföringsposter (Tomasson et al., 2013).
Transaktioner Bokföring Bokslut Rapportering
Steg två i processen är enligt Marton et al. (2016) bokföring, individer samlar upp
transaktioner för att beskriva vad det är som hänt. Bokföring kan beskrivas och dokumenteras som inflödet och utflödet av pengar (Thomasson et al., 2013). Enligt Marton (2013) ska bokföring utgå ifrån en händelse där en produkt har köpts in eller sålts. I Marton et al. (2016) karakteriseras det att organisationer som har köpt in varor oftast fått en faktura till följd av händelsen, antingen analogt eller digitalt. Fakturor som bokförs manuellt bokförs på två konton för att “balansera” händelsen, ett kostnadskonto och ett tillgångskonto (Marton et al., 2016). Vid digital bokföring sker bokföring enligt Ghasemi et al. (2011) automatiskt, vilket däremot kräver att fakturan scannas in för att möjliggöra bokföring av fakturan i systemet.
All räkenskapsinformation, det vill säga handlingar som verifikationer hänvisas till, löpande bokföring, sidoordnad bokföring ska arkiveras och bevaras i minst tio år framöver enligt bokföringslagen (Skatteverket, 2015a). Arkiveringskravet innebär att vid manuell bokföring behöver papper skrivas ut och arkiveras i pärmar och vid digital bokföring ska det istället sparas i systemet (Thomasson et al., 2013).
Steg tre i processen definierar Marton et al. (2016) som bokslutsarbetet. Bokslut innebär att transaktioner periodiseras och att inköp och försäljning redovisas i den period som
användningen ska ske. En faktor till att periodisering genomförs är för att flytta intäkter och kostnader till perioder där inkomsterna och utgifterna kommer ske. Utifrån att periodisering har skett upprättas ett bokslut (Marton et al., 2016). En organisation ska normalt sammanställa ett årsbokslut en gång per år senast sex månader efter räkenskapsårets slut enligt
årsredovisningslagen (Thomasson et al., 2013). Thomasson et al. (2013) menar att flera organisationer uträttar även månadsbokslut för att analysera och bedöma organisationens likvida ställning, boksluten är sammanställda i olika rapporter: resultaträkning, balansräkning och kassaflödesanalys. När bokslut sammanställs manuellt avslutas konton genom att utjämna dessa för att sedan föra över rätt siffror till rätt rapport, vilket kräver mycket arbete och tid.
Sker istället bokslutet digitalt tillämpas en förenklad teknik där avläsning av kontonamn, saldon på konton och överföring till rätt rapport sker automatiskt och därmed minskar arbetet och blir enklare (Thomasson et al., 2013).
Steg fyra innebär enligt Marton et al. (2016) att rapportering sker till användarna. För att rapporteringen ska fylla sin funktion i att minska informationsasymmetrin mellan användare och ägare är kommunikation viktigt. Kommunikationen mellan användarna sker genom olika
slags rapporter (Marton et al., 2016). Marton (2013) beskriver att det finns årsredovisning, kvartalsrapport samt flera andra viktiga rapporter som kan användas. Hur dessa rapporter framställs sker genom bokföringsprogram och utförs oftast av organisationer själva eller av en extern part (Marton et al., 2016). Sker bokföringen digitalt och regelbundet kan rapporter framställas av organisationerna själva genom endast några enkla knapptryck (Thomasson et al., 2013).
2.3 Analysmodell
Baserat på studiens givna teorier kommer materialet att analyseras utifrån nedanstående figur.
Figuren har tagits fram för att påvisa de olika delarnas påverkan på varandra. Analysen
kommer att byggas på institutionaliseringen och vilken av tvingande, normativ och imiterande som har påverkat redovisningsprocessen i olika organisationer. Materialet kommer sedan att jämföras utifrån redovisningsprocessens fyra steg för att tydliggöra hur digitaliseringen har påverkat olika organisationer.
Figur 2: Analysmodell. (Egenritad analysmodell).
3. Metod
Följande avsnitt kommer behandla studiens metodval. Metodvalen presenteras, motiveras samt diskuteras för att besvara syftet. Kapitlets metodval innefattar datainsamling, urval, analysmetod samt att det berör viktiga delar som kvalité i forskning och etiska aspekter.
3.1 Forskningsmetod
Syftet med studien var att undersöka på vilket sätt redovisningsprocessen i olika organisationer har påverkats av digitaliseringen. För att besvara syftet samlades data
in, detta kan göras med olika förfaranden (Johannessen & Tufte, 2003). I Patel och Davidson (2019) framhålls sekundärdata och primärdata, vilket är två skilda metoder som
kan användas vid insamling. Vid vår insamling av primärdata användes ett
kvalitativt tillvägagångssätt i form av semistrukturerade intervjuer, detta för att få en djupare förståelse genom respondenternas uppfattning. Studiens slutsatser fastställdes utifrån valda teorier vilket kan jämföras med ett deduktivt synsätt, vilket May (2011) definierar.
3.2 Forskningsstrategi
För att åstadkomma detaljerade och informativa svar för att vidare kunna besvara studiens syfte tillämpades en kvalitativ ansats i form av intervjuer. Johannessen och Tufte (2003) beskriver två olika ansatser att tillämpa vid insamling av data för att besvara forskningsfrågan som ska undersökas: kvalitativ och kvantitativ ansats. Kvantitativ ansats tillämpas när
fenomenet som undersöks ska resultera i kvantifierbar eller generaliserbar slutsats (Johannesson & Tufte, 2003). Anledningen till valet av en kvalitativ metod var för att insamlingen skulle bidra med en ökad förståelse och att data skulle generera i verbal
insamling då en helhetsförståelse ville nås. Det centrala vid kvalitativ forskning är att förstå varför saker och ting är på ett visst sätt (Johannesson & Tufte, 2003). Kvalitativ ansats genomförs enligt Johannessen och Tufte (2003) när forskningsområdet ska skapa en djupare förståelse och resultera i en mer detaljerad information, denna ansats är även användbar när forskningen genomförs på ett mindre urval. Analysen i studien grundas på valda teorier för att göra en jämförelse mellan olika organisationer och undersöka på vilket sätt
redovisningsprocessen har påverkats av digitaliseringen. Detta tillvägagångssätt kan jämföras med ett deduktivt forskningssätt, vilket innebär att utifrån valda teorier bildades slutsatser kring det studerade forskningsområdet (Johannessen & Tufte, 2003). Anledningen till att en
jämförande studie genomfördes var för att tydliggöra hur olika organisationer påverkas av digitaliseringen. Med en jämförande studie kan likheter och skillnader mellan olika organisationer tydliggöras vilket studien eftersträvar.
3.3 Datainsamling
3.3.1 Primär och Sekundärdata
I studien används både primärkällor och sekundärkällor. Insamling av data kan som tidigare nämnts benämnas som primärdata och sekundärdata. Eriksson och Hultman (2014) beskriver primärdata där informationen ges med förstahandsuppgifter, primärkällorna ska besvara forskningsfrågan. Sekundärdata däremot bygger på primärdata, sekundärkällorna innebär att information är beskriven i tidigare källor (Eriksson & Hultman, 2014).
Primärdata som används i studien är insamlade genom egna intervjuer med olika
organisationer. Insamlingen av primärdata gjordes för att kunna besvara och jämföra hur och varför organisationer har förändrat sitt sätt att redovisa. Samt för att kunna undersöka hur olika organisationers redovisningsprocess har påverkats av digitaliseringen. Genom primärkällor skapas en bild av en händelse vilket ger en tyngdpunkt eftersom det är första gången som källan används menar Patel och Davidson (2019).
Vi har även använt oss av olika sekundärkällor genom exempelvis tidigare forskning i form av artiklar, böcker och hemsidor. Sekundärkällor valdes i vissa fall då det ansågs vara en tidsbesparande insamling. Sekundärkällor beskrivs enligt Eriksson och Hultman (2014) som andrahandskällor, sekundärdata kan bland annat innefatta olika artiklar och ordböcker.
Sekundärkällor är ett fördelaktigt sätt att samla in data på eftersom det både spar tid och är kostnadseffektivt (Bryman & Bell, 2017).
3.3.2 Intervju
För att besvara hur olika organisationers redovisningsprocess påverkas av digitaliseringen, var intervjuer lämpligaste metoden att använda, detta då metoden bäst tydliggör
respondenternas beskrivningar. Kvale refererad i Rennstam och Wästerfors (2015) menar att intervjuer bidrar med att ge en bild av respondentens livsvärld. I Johannessen
och Tufte (2003) beskrivs metoden som framgångsrik för att få fram beskrivningar av
respondenters tolkningar av ett fenomen, vilket var grunden för att kunna analysera och dra slutsatser i studien.
Studiens syfte kunde bäst besvaras genom semistrukturerade intervjuer eftersom studien syftar till att undersöka och få en förståelse om redovisningsprocessen har påverkats av digitaliseringen. Att använda semistrukturerade intervjuer bidrog med öppna och beskrivande svar vilket var ändamålet. May (2011) beskriver att semistrukturerad intervju är den
framträdande intervjuformen när syftet är att finna en förståelse för ett fenomen.
Semistrukturerad intervju är enligt Bryman och Bell (2017) uppbyggd genom att olika teman definieras för att i ett senare skede utforma en intervjuguide. Under intervjutillfällena
användes öppna men specificerade frågor, respondenten hade stor frihet att utveckla sina svar vilket gav möjligheten till att utveckla följdfrågor. Anledningen till valet att genomföra semistrukturerad intervju var även att en jämförelse ska genomföras mellan olika organisationer.
3.3.3 Intervjuguide
Innan genomförandet av intervjuerna utformades en intervjuguide. Intervjuguiden användes som hjälpmedel för att säkerställa att alla planerade områden och teman berördes. Vår intervjuguide var utformad i fyra olika delar: allmänt om organisationen, digitalisering, redovisningsprocessen och redovisningens utveckling. En intervjuguide omfattar enligt Kvale refererad i Rennstam och Wästerfors (2015) de ämnen som ska tas upp i intervjun. Det finns två olika delar i en intervju som Kvale definierar: tematiska- och dynamiska frågor.
Tematiska frågor innebär att intervjuaren utgår från sakfrågor. Dynamiska frågor innebär istället att intervjuaren ställer följdfrågor för att detaljerade svar ska ges. Sakfrågor ställdes till respondenten som rörde digitalisering, redovisningsprocessen samt institutionell teori vilket kan ses i bilaga 1. Frågorna utformades på så sätt att respondenten kunde ge utförliga svar, vilket då också ledde till följdfrågor, dynamiska frågor. Kvale beskriver att “vad” och “hur”
frågor är bättre att använda sig av istället för “varför”. Detta för att kunna få svar som är spontana och detaljerade (Kvale refererad i Rennstam & Wästerfors., 2015).
3.4 Urval
Vid undersökning av studiens syfte genomfördes i ett första skede ett urval av organisationer.
Genom vårt nätverk kontaktades organisationer som var villiga att ställa upp för en
intervju. Ett detaljerat mail om studiens syfte och vilka kvalifikationer som behövdes för att delta i studien skickades sedan ut för att kontrollera om organisationen var lämplig att intervjua. Kravet var att organisationen genomgått en digitaliserad process av
redovisningsarbetet eller var i en pågående process till att bli digitaliserad. Att
intervjupersoner väljs utifrån vilka som är lämpligast för att besvara forskningsfrågan kan enligt Bryman och Bell (2017) definieras som kriteriestyrt urval. De personer som har intervjuats i studien är huvudansvariga för redovisningen i de olika organisationerna. Enligt Ahrne och Svensson (2015) är det viktigt att intervjua rätt personer med rätt kompetens för att intervjun ska kunna bidra med kunskap om det aktuella läget i organisationen. Urvalet som fanns var begränsat, inte minst med tanke på COVID-19.
De organisationer som intervjuades varierade i storlek och var verksamma inom olika
branscher. Att det var skillnad på organisationerna var syftet eftersom variation eftersträvades och då studien är jämförande studie mellan hur olika organisationers redovisningsprocess påverkas av digitaliseringen. Studien bygger på fyra intervjuer och genomfördes med en person i varje organisation. Bryman och Bell (2017) menar att undersökningen inte får vara för liten, på grund av att det då kan vara svårt att uppnå en eftersträvad mättnad. Studien är jämförande vilket medförde att fyra intervjuer genomfördes för att kunna skapa en utförlig analys och trovärdig slutsats.
3.4.1 Studieobjekten
Intervjuerna genomfördes med totalt fyra olika organisationer som var i olika branscher och som hade olika storlekar. Hur digitaliserad verksamhetens redovisnings var i organisationerna varierade eftersom alla var i olika stadier i processen, alla poängterade dock att de var i ständig utveckling. Den första organisationen som intervjuades var en organisation som befinner sig inom sportverksamheten, organisationen är ett onoterat aktiebolag som har tio stycken anställda. Bolaget hade en nettoomsättning under 2019 som uppgick till 76 miljoner kronor. Intervjun genomfördes med organisationens redovisningsansvarig som varit aktiv i organisationen i cirka 7 år. Intervjun pågick i 45 minuter via telefon. Den andra
organisationen som intervjuades var en statlig myndighet. Organisationen hade en omsättning
under 2019 på 60 miljarder kronor, hela organisationen har 10 000 anställda.
Redovisningsavdelningen har 35 anställda och respondenten är ekonomichefen för den avdelningen. Telefonintervjun varade i 50 minuter.
Den tredje intervjun genomfördes med en organisation som är ett onoterat aktiebolag som bedriver turistverksamhet. Organisationen har cirka 120 stycken anställda och hade en nettoomsättning under 2019 på 220 miljoner kronor. Intervjun genomfördes med den administrativa chefen, vilket även kan benämnas som ekonomichef. Intervjun varade i 40 minuter och genomfördes på plats hos organisationen. Den sista organisationen som
intervjuades är ett onoterat aktiebolag som bedriver industriverksamhet. Organisationen har 39 stycken anställda och hade en nettoomsättning under 2018 som uppgick till 75 miljoner kronor. Intervjun genomfördes på telefon med organisationens ekonomichef som har varit verksam i organisationen i 20 år, intervjun pågick i 35 minuter.
Tabell 1: Studieobjekten. (Egen tabell).
Informant Datum Organisation Roll Metod Netto oms.
A 2020-04-15 Sportverksamhet Redovisningsansvarig Telefon 76 mnkr.
B 2020-04-16 Statlig myndighet Ekonomichef Telefon 60 mdkr.
C 2020-04-23 Turistverksamhet Administrativchef På plats 220 mnkr D 2020-04-29 Industriverksamhet Ekonomichef Telefon 75 mnkr
3.4.2 Transkribering
Vid intervjutillfällena spelades intervjuerna in för att kunna transkriberas. Inspelningarna resulterade i att materialet kunde lyssnas på flera gånger vilket var en fördel när transkribering av intervjuerna genomfördes för att slutligen kunna analysera dessa. Att transkribera
intervjuerna resulterade i en stor mängd textmassa som sedan skulle analyseras. Första
intervjun skapade utifrån inspelningen elva sidor text, andra intervjun gav tretton sidor, tredje intervjun resulterade i tio sidor text och den sista intervjun resulterade i nio sidor text. Att transkribera intervjuerna tog cirka sju timmar vardera. Transkriberade intervjuer hjälper enligt Bryman (2018) forskaren att analysera materialet.
3.5 Analys
Denna studie utgår ifrån Kvales analysmetod refererad i Rennstam och Wästerfors (2015).
Under intervjuerna började analysarbetet av respondenternas svar som till exempel när relevanta följdfrågor ställdes. Kvales metod syftar till att koncentrera, kategorisera och tolka intervjumaterial. Koncentrering av material innebär enligt Kvale refererad i Rennstam och Wästerfors (2015) att transkriberade intervjuer reduceras till kortare texter eller sorteras efter tema. Kategorisering likställs med koncentrering, kategorisering kan genomföras både innan och efter intervjun. Kategorisering innebär att olika teman skapas utifrån den givna
litteraturen.
Materialet kodades var för sig utifrån tre valda huvudteman: digitalisering,
redovisningsprocessen och institutionell teori. Under redovisningsprocessen fanns fyra olika underkategorier som var: transaktioner, bokföring, bokslut, rapportering. Under institutionell teori fann det tre underkategorier som var: tvingande isomorfism, imiterande isomorfism och normativ isomorfism. Efter kodningen koncentrerades materialet från intervjuerna vilket bidrog med en helhetsbild. Efter koncentrering och kategorisering genomfördes tolkning av dessa texter. Texterna tolkades av oss var för sig och efter detta jämfördes de olika
tolkningarna vilket genererade i en gemensam bild. Tolkningen är mer djupgående och syftar till att finna mening och struktur i materialet (Kvale refererad i Rennstam och Wästerfors, 2015).
3.6 Kvalité i forskningen
Trovärdighet och äkthet är två begrepp som har används genomgående i vår studie för att säkerställa kvalitén. Lincoln och Guba (1985) och Guba och Lincoln (1994) beskriver dessa två begrepp: trovärdighet och äkthet som viktiga vid kvalitativ forskning.
Trovärdighet består av fyra delkriterier: tillförlitlighet, överförbarhet, pålitlighet och
bekräftelse/konfirmering. Tillförlitlighet ska skapas i resultatet vilket innebär att resultatet ska vara acceptabelt i andras ögon (Bryman & Bell, 2017). För att säkerställa att studien bekräftas av den sociala verkligheten på rätt sätt har intervjumaterialet spelats in och respondenternas har givits möjlighet att ta del av materialet vilket säkerställer tillförlitligheten. Enligt Bryman och Bell (2017) ska forskningen utföras i enlighet med de regler som finns och resultatet
behöver bekräftas av den sociala verkligheten för att säkerställa att forskarna uppfattat verkligheten på rätt vis.
Resultatet av denna studie bygger på ett mindre antal personers erfarenheter för att besvara på vilket sätt redovisningsprocessen i olika organisationer har påverkats av digitaliseringen.
Studien bygger på åsikter från samma tidpunkt i olika organisationer. Detta medför att resultatet inte helt och hållet kan vara överförbart på andra enheter och tidpunkter, det kan däremot vara en riktlinje för hur organisationer kan agera. Överförbarhet menar Guba och Lincoln (1994) är att studien ska innehålla fylliga redogörelser som ska kunna förse andra personer med data för att de ska kunna överföra resultatet som framkommit i studien till en annan miljö.
Ett flertal oberoende personer har granska vår intervjuguide innan intervjuerna genomfördes.
Genom användandet av transkribering säkerställde vi att intervjuerna sammanställs på ett korrekt sätt. Vi har också bifogat vår intervjuguide, för att garantera att läsaren ska få en förståelse för de frågor som ställdes vid intervjuerna. Pålitlighet i en studie skapas enligt Guba och Lincoln (1994) genom att alla faser i forskningsprocessen beskrivs och redogörs. Det är viktigt att allt ifrån formulering av forskningsfrågor till val av analysmetod redogörs tydligt.
För att garantera att faserna i processen håller en hög kvalitet och är trovärdiga är det bra att någon granskar tillvägagångssätten (Guba & Lincoln, 1994).
Det fanns en medvetenhet om att egna värderingar och erfarenheter kunde påverka studiens resultat, vid intervjun valdes därför att ha öppna frågor där merparten av frågorna ställdes som; “hur” och “vad” eftersom frågorna inte skulle vara för ledande. Guba och Lincoln (1994) menar att bekräftelse/konfirmering innebär att forskaren inte använder sina egna värderingar eller teoretiska inriktningar som påverkar slutsatserna i undersökningen.
Respondenterna i studien arbetar aktivt i en föränderlig miljö, genom att delta i denna studie kan det bidra till att respondenterna reflekterar över hur de agerar och utvecklar tankesättet angående digitaliseringen i organisationerna. Bryman och Bell (2017) lyfter fram flera kriterier inom begreppet äkthet, övergripande belyser äkthet de konsekvenser av
forskningsmetoden som används. Guba och Lincoln (1994) menar att äkthet kan beskrivas som att en rättvis bild ges av de åsikter som finns i den grupp som studerats.
3.7 Etik
Bryman (2018) framhåller att vid forskning är det viktigt att ta hänsyn till etiska aspekter, vilket definieras som: informationskravet, samtyckeskravet, konfidentialitetskravet och nyttjandekravet.
Respondenterna fick innan intervjun ta del av studiens syfte och frågeställningar, det fanns också en möjlighet för respondenten att ställa frågor innan och under intervjun för att inga tvetydigheter skulle finnas. Detta kan likställas med informationskravet som innebär att forskarna ska vara tydliga och informera respondenterna om studiens syfte och vilka moment som ingår i undersökningen (Bryman, 2018). Med avseende rådande omständigheter vid studiens genomförande kunde inte intervjuerna genomföras på plats hos organisationerna.
Detta medförde vissa begränsningar i analysen, men deltagarnas önskemål uppfylldes.
Det var av stor vikt under studiens genomförande att uppgifterna hanterades med försiktighet för att skydda respondenternas personuppgifter. Respondenterna gavs möjlighet att vara helt anonyma vilket tydliggörs i studien. I enlighet med konfidentialitetskravet valde
vi att skydda respondenternas uppgifter (Bryman & Bell, 2017). Intervjuerna spelades in på våra telefoner, dessa kommer att raderas så fort studien är slutförd. Intervjumaterialet kommer endast att användas i denna studies syfte vilket Bryman (2018) beskriver som nyttjandekravet. Materialet kommer därav inte spridas till obehöriga,
undersökningsdeltagarna gavs dock möjlighet att ta del av materialet från deras intervju. Studiens resultat har även delats med deltagarna om så önskats.
4.Resultat
Följande kapitel tydliggör den empiri som har samlats in genom kvalitativa intervjuer. Den insamlade empirin från studiens fyra respondenter kommer att presenteras var för sig.
Organisationerna i studien kommer benämnas med: sportverksamheten, statliga myndigheten, turistverksamheten och industriverksamheten.
4.1 Sportverksamheten
Digitalisering av redovisningsarbetet genomfördes i sportverksamheten för sju år sedan. Den digitala tekniken tillkom i organisationen för att skapa lättillgängliga arbetsuppgifter där papper skulle kunna uteslutas och arbetsuppgifter skulle kunna skötas där den anställda befinner sig. Informant A beskriver utvecklingen som skett och poängterar att organisationer ständigt måste vara aktiva och utbilda sig för att bibehålla och utveckla sin kunskap för att följa samhället. Vid införandet av digital teknik inom redovisningen bytte organisationen programvara, idag används två olika huvudsystem. Fortnox är organisationens
bokföringsprogram och köps av extern part. I Fortnox arbetar organisationen bland annat med lön, fakturering samt in- och utbetalningar. Vid bokslutsarbetet används Vismas
bokslutsprogram.
4.1.1 Varför digitalisering?
Digitaliseringens stora och snabba framväxt inom redovisningen anser informant A är påverkad av “hela IT-världen”. Samhället har utvecklats och präglas nu av ett papperslöst samhälle. Att digitalisera organisationen tycker informant A därför är att följa utvecklingen i samhället, den nya generationen är mer digitaliserad och det är nutiden. Arbetet blir mer lättillgängligt och arbetsuppgifter som innefattar papper kan elimineras. Informant A påpekar att genom lättillgängliga arbetsuppgifter har geografisk plats ingen betydelse vid arbete.
Digitalisering av redovisning införs i många organisationer på grund av att den påstås sköta sig själv och genererar enorma kostnadsbesparingar menar informant A. Detta stämmer till viss del, men trots automatisering och färre moment krävs ett arbete bakom redovisningen.
Att förstå och kunna grunderna i redovisningen påpekas fortfarande vara en av
digitaliseringens byggstenar. Informant A framhåller att: “Vill man vara konkurrenskraftig och hänga med är digitaliseringen ett måste.” Digitaliseringen är framtiden, senaste åren har utvecklingen gått väldigt snabbt vilket gjort att många organisationer haft det svårt att hänga
med förtydligar informant A. Men inom en snar framtid tror informant A att alla organisationer mer eller mindre använder ett digitaliserat arbete inom redovisningen.
4.1.2 Redovisningsprocessen Transaktioner
Organisationen hanterar idag till övervägande del fakturor digitalt. De sänds och inkommer digitalt i Fortnox bokföringsprogram. Vilket är en stor skillnad mot förut, när alla fakturor kom med posten och behövde knappas in manuellt. Informant A påpekar att alla fakturor som inkommer måste granskas innan de skickas iväg digitalt till scanningscentralen för att
återkomma ett dygn senare in-scannade i programmet och redo att attesteras. Vid attestering är det två till i organisationen som granskar fakturan för att slutligen godkänna och betala.
Idag kan fakturan attesteras på datorn eller i mobilen, geografisk plats har ingen betydelse menar informant A vilket exemplifieras som: “Jag kan sitta var som helst, jag är inte
beroende av papper”. Vid attest av en faktura förr skickades den på post mellan parterna, om de befann sig på olika platser, vilket resulterade i en enorm tidskrävande process.
Digitaliseringen har medfört att betalningar i organisationen sker automatiskt, fakturan
godkänns i systemet vilket leder till att pengar dras från bankkontot eftersom system och bank är ihopkopplat. Dagen efter en faktura lagts in för betalning kan organisationen gå in på bankkontot och granska om pengarna har dragits. Har transaktionen genomförts som planerat, berättar informant A att hon enbart behöver boka bort fakturan i programmet. Den stora skillnaden nu, mot förut, är att mindre manuella knappningar genomförs, flera moment kan uteslutas. Förr lades betalningen in manuellt hos banken och bokfördes därefter manuellt när pengarna dragits.
Informant A berättar att en scanningsmetod av kvitton idag hanteras av anställdas köp med betalkort i och med digitalisering. Har en anställd ett betalkort och inhandlar något till
organisationen scannas kvittot direkt i mobilen, vilket leder till att kvittot automatiskt förs in i systemet. Kvittot finns då tillgängligt i systemet men måste bokförs manuellt, denna metod underlättar för den anställda men även för bokföringen menar informant A. Den anställda behöver inte komma ihåg att spara och lämna in kvitton och informant A som bokför slipper ta emot buntar med kvitton i efterhand. Informant A exemplifierar detta som: “Du behöver aldrig släpa med dig pärmar, man behöver bara skicka över filer så finns tillgången i
programmet”. Informant A belyser även att ett fåtal fakturor inte får hanteras via mail utan skickas på posten. Fakturor som hanteras på detta vis är sådana med särskild information, det kan vara att personnummer finns med. I dessa enstaka fall scannas fakturan in i systemet och sedan arkiveras originalfakturan.
Bokföring
Digitalisering och det nya systemet har medfört positiva effekter, informant A påpekar att organisationen ständigt är aktuell med bokföringen och banken. Rapporter kan skapas vilken dag som helst i månaden. Att bokföringen är så aktuell som den är, gör det lättare för en intern eller extern part att få information om hur resultatet eller likviditeten ser ut. Fakturor som skickas ut ur systemet kan genom en knapptryckning bokföras, de fakturor som skickas med post, bokförs manuellt men digitalt. Merparten av bokföringen som sker, görs automatiskt genom kundfakturor eller leverantörsfakturor. Förut var det inte ovanligt att bokföringen släpade två månader, vilket medförde svårigheter att ge en korrekt och snabb inblick i organisationen. Bokföringen uppfattas enligt informant A som lättare när den sker digitalt.
Löner och moms är två exempel där mycket tid och resurser kan sparas. Filer kan skickas till både banken och skatteverket via systemet detta resulterar i mindre knappningar och
inmatningar av samma siffror. Det är samma arbetsuppgifter som ska göras nu som förr, skillnaden är att momenten för att utföra arbetsuppgifterna har minskat från fem moment till ett moment, det spar mycket tid och resurser. Däremot ställer det enligt informant A höga krav på att den anställda kan det manuella också, debet och kredit för att kunna analysera vid eventuella fel. Informant A menar också att mindre fel uppstår vilket informanten
exemplifierar som:“ […] tack vare programmen och digitaliseringen uppstår mindre fel gällande bokföringen som tidigare skett manuellt”.
Bokslut
Bokslutet är, som tidigare nämnts, digitalt i sportverksamheten. Bokföringsprogrammet och bokslutsprogrammet är inte sammankopplade då olika programvaror används. Informant A understryker att trots olika programvaror behöver inget extra arbete göras. En SIE fil med bokföringen skickas över till Visma bokslutsprogram. Bokföringsarbetet är grunden för bokslutet, vilket gör att allt arbete som lagts ner vid transaktioner och bokföring då inte behöver återupprepas, inget manuellt arbete behöver därför göras. Allt är kategoriserat,
anläggningsregistret och inkluderade bilagor som ska in i bokslutet förs då in. Bokslutet går även att skicka digitalt från programmet till Skatteverket.
Rapportering
Att ta ut rapporter är idag en snabbare och enklare process än tidigare anser informant A. Med ett knapptryck kan rapporter sammanställas: “[…] man är aktuell hela tiden, när månaden är slut skulle jag egentligen kunna ta ut en rapport direkt […] ”. Förr kunde uppgifter saknas för att en korrekt rapport skulle kunna sammanställas eftersom allt skedde manuellt och
bokföringen ofta släpade. Idag är allt periodiserat och kategoriserat från bokföringen vilket gör att inget extra arbete behöver genomföras. Även rapporterna sparas i molnet vilket gör dem lättillgängliga.
4.2 Statliga myndigheten
Digitalisering av den statliga myndigheten genomfördes för många år sedan. Processen utvecklas ständigt även om de idag tycker att de är en digitaliserad organisation. Att organisationen har genomgått en förändring har även medfört en påverkan på antalet anställda. Idag jobbar de med en personalstyrka som är hälften mot tidigare, utan att de påverkat kvalitén i arbetet. Informant B har jobbat i organisationen i många år och har varit med i digitaliseringsprocessen. Informanten på statliga myndigheten beskriver förändringen i hanteringen som:
[…] När jag började kom det in en bunt pappersfakturor på handläggarnas skrivbord varje morgon, sen fick man stansa in det i systemet. Så går det inte alls till idag. Det är en väldigt spännande utveckling som har skett under de här åren […]
Digitaliseringen har gjort att organisationen använder tre olika huvudsystem:
faktureringssystem, ekonomisystem och ett inom budget och uppföljning. Informant B menar att digitala hjälpmedel är oerhört viktiga för organisationen. Människorna på arbetsplatsen ska inte rationaliseras bort, snarare ska digitaliseringen hjälpa dem att genomföra sina
arbetsuppgifter.
4.2.1 Varför digitalisering?
Att organisation B skulle digitaliseras anser informant B var en naturlig process. Att den statliga myndigheten har varit villig att driva processen till att bli digitaliserad, är något som också nämns. Organisationen har i stort sett varit digitaliserad från bildandet. Arbetet med att förfina systemen för att bli mer effektiv har utvecklats under lång tid. Att jobba med system som är startade av en annan part kan medföra en beroendeställning. Därför har organisationen valt att arbeta med ett lokalt företag där statliga myndigheten har ett stort inflytande över förändringar och utvecklingar av systemen. Att bli digitaliserade är en förutsättning för den organisation som informant B beskriver. Anställda kan jobba på respektive hemort och ändå vara uppkopplade. En förutsättning för att kunna jobba på distans är digitaliseringens
framväxt. Informanten på statliga myndigheten menar också att som privatperson förväntar du dig att få post digitalt men också ha möjlighet att kunna göra rätt för sig digitalt. Informant B framhåller att: “Digitalt ska vara förstahandsalternativet”. Detta leder till att organisationen bör vara digitaliserad för att möta samhällets förväntningar. Vidare menar informant B att det finns lagar och regler som reglerar om vissa organisationer måste vara digitaliserade eller inte.
Sverige har infört att fakturor ska skickas digitalt till myndighet och stat.
4.2.2 Redovisningsprocessen Transaktioner
Fakturaflödet i organisationen bygger på att leverantörsfakturor skickas digitalt. Fakturorna hanteras av en digital part som omvandlar fakturan till den fil som organisationen kan ta emot.
Alla fakturor som tas emot har inte samma format vilket gör att denna omvandling är enormt viktig eftersom antalet fakturor som hanteras är tusentals. På fakturan är det är viktigt att så mycket information som möjligt finns med. De fakturor som fortfarande finns i pappersform, hanterar en extern part som scannar in dessa för tolkning. Informant B menar att
organisationen inte får en enda pappersfaktura till kontoret utan det är endast digitala fakturor som godtas: “[…] det är en förutsättning för att vi ska få ett effektivt flöde”. Förut scannades merparten av alla fakturor in i systemen av organisationen, det är en stor skillnad mot idag.
Idag skickas fakturorna digitalt från början med undantag för några få fakturor. Statliga myndigheten har förändrat sina arbetssätt, stansningsmoment har försvunnit, inga fakturor skrivs ut för att placeras i en pärm, utan allt sparas digitalt.
Bokföring
Ungefär 90 – 95% av alla fakturor kommer in digitalt till organisationen menar informant B, vilket medför att de inte behöver hanteras utan kan bokföras med ett knapptryck. Genom digitalisering av redovisningsprocessen upplevs processen säkrare. Statliga myndigheten behöver inte skicka fakturor, förut försvann många fakturor vilket gjorde att mycket onödig tid lades på att leta efter dessa, för att kunna bokföra dem. Idag finns allt i flödet, bokföringen blir mer lätthanterad då ingenting försvinner eftersom det går att spåra i det digitala flödet.
Det mesta sköts automatiskt genom att fakturor skickas mellan avdelningar och attesteras av den som har haft en transaktion. Detta har resulterat i att den manuella bokföringen till stor del försvunnit. Allt bokförs, men det mesta finns digitalt vilket resulterat i att anställda slipper knappa in fakturan manuellt, systemen sköter nu bokföringen genom endast en
knapptryckning. Statliga myndigheten är en stor verksamhet där olika avdelningar attesterar sina egna fakturor vilket gör att redovisningsavdelningen säkerställer att det sker på rätt sätt.
Även om en utveckling har skett och moment har försvunnit menar informant B att: “ […]
bokföring är ju bokföring […]”.
Bokslut
I samband med att bokföringen är klar genomförs bokslut. Mycket av de delar som ingår i ett bokslut är redan automatiskt inne i systemet. Statliga myndigheten gör bokslut själva, många moment har förändrats och försvunnit. Förut skrev det ut väldigt mycket papper för att placera dessa i pärmar. Idag finns inte de momenten i organisationen. Den hantering som finns, sker digitalt. En del korrigeringar som genomförs sker i samband med månadsbokslut eller årsbokslut. Informant B menar att anställda inte sitter och gör uppställningen till bokslutet, utan att det redan finns i systemen tack vare digitaliseringen.
Rapportering
Vid bokslut när rapporter ska tas ut är de redan uppstyrda och skapade vilket informant B exemplifierar som: “[…] rapporter vi tar ut i är ju i grunden uppstyrda och skapade redan, det är som att man trycker på en knapp så får man ut de bara”. Informant B berättar att balansräkning, finansieringsrapporter och årsredovisningar är färdiga rapporter, det behöver inte ställas upp utan de finns klara i systemen. Det finns dock en risk med att allt finns klart genom en knapptryckning menar informant B: “Så blir det några fel, så ställs man på prov
som medarbetare att man verkligen förstår vad som blev fel med rapporten. Så det är inte helt självklart”. Idag krävs det att anställda förstår vad som innefattas i vissa moment det räcker inte med att enbart trycka på knappar i systemen och få ut vad som eftersträvas. Idag ställs det höga krav på att de förstår vad det är som händer i olika delar, speciellt om ett fel skulle uppstå i processen.
4.3 Turistverksamheten
Att digitalisera organisationen var ingen självklarhet menar informant C. Personen började arbeta på turistverksamheten för två år sedan. Då var ingenting digitaliserat utan allt sköttes manuellt. Det första steget i digitaliseringsprocessen var kundfakturor och
leverantörsfakturor. Digitaliseringen skedde i februari förra året, alla delar är fortfarande inte digitaliserade, men organisationen försöker att övergå till digitalt i så stor mån som möjligt.
Turistverksamheten använder idag ett system för att bokföra; Visma 2000 och ett system för att göra bokslut; Capego. Organisationen har periodvis väldigt mycket att göra, vilket medför att när en omställning sker måste den var så beprövad inom organisationen att det fungerar från dag ett när högsäsongen är igång. De valde att genomföra digitaliseringsförändringarna mitt under säsong vilket tvingade anställda att vara strikta till arbetet.
4.3.1 Varför digitalisering?
Det var ingen självklarhet att organisationen skulle digitaliseras informanten på
turistverksamheten menar att den största anledningen till detta är tidsbesparingen: “Att hantera leverantörsfakturor manuellt är jättekrävande plus att speciellt man hade ingen aning om var den var”. Även om tidsbesparingen var en av de största anledningarna fanns det andra fördelar med att digitalisera organisationen. Informanten på turistverksamheten ger exempel att det är lättare att hitta fakturor som inte har blivit attesterade, de som förut befann sig på någons skrivbord.
När organisationen för ett år sedan skulle genomföra förändringen valde de att ta ett system som var väl beprövat av andra, att det inte blev några komplikationer av implementeringen tycker informanten bero på att det system som valdes var betrott av andra. När de i höstas skulle installera nya kassasystem undersökte de andra organisationer, vad de använde, och kopierade deras system till organisationen. Detta för att organisationen ville säkerställa att systemen skulle fungera. Däremot är inte organisationen idag helt digitaliserad, en del i
verksamheten befinner sig nu i en process till att bli mer digital. Turistverksamheten kommer dock inte att ta vilket system som helst utan det är viktigt att det fungerar från början. De imiterar gärna andra organisationer som använder samma system, för att sedan implementera detta i organisationen. Informant C exemplifierar detta som: “Vi vill verkligen veta att det här är något som någon annan använder ihop med de här kassorna så inte vi är först med den kombinationen då”.
4.3.2 Redovisningsprocessen Transaktioner
Alla transaktioner som sker i organisationen hanteras av 70 kassor, vilket medför många dagskassor på stora belopp. Organisationen har flera olika delar som intäkter genereras från.
Kunder kan köpa tjänster i en app, alla transaktioner från denna app registreras i en dagskassa.
En annan del är när kunder befinner sig på området och köper varor eller tjänster, då
genereras en dagskassa från den avdelningen. Dagskassorna uppgår dagligen till ett femtontal filer. Idag kan ett tiotal dagskassor automatiskt skickas till systemet genom SIE filer,
informant C framhåller att: “[…] förr skrevs dagskassorna ut på papper och någon åkte varje dag och lämnade de här. Och så tog man och knappade in allting manuellt”. Det är en stor tidsbesparande effekt av digitaliseringen menar informanten på turistverksamheten. Mycket av kassahanteringen sker nu digitalt även om det finns stora utvecklingsmöjligheter. Ett tredje sätt som intäkter kan genereras ifrån är att fakturering sker till extern part för en utförd tjänst eller vara. Fakturorna skapas i systemen och skickas via mejl till de berörda.
Leverantörsfakturorna som finns, uppgår till ett 10 000 tal fakturor varje år skickas via mail eller direkt in i systemet för att sedan attesteras. Attesten kan göras i mobilen eller i datorn.
Informanten på turistverksamheten brukar få en notis när en faktura har kommit in i systemet och skickar då fakturan vidare till den det berör.
Bokföring
Att dagskassor kan skapas och omvandlas till en SIE fil medför att mycket kan bokföras automatiskt genom att filerna importeras i systemet. Fem dagskassor bokförs fortfarande manuellt, dagskassorna går i dagsläget inte att få i det filformat som systemet kräver.
Rapporten får avdelningarna själva lägga in i en excelfil som skickas till ekonomiavdelningen samma dag. Att mestadels av dagskassorna är helt digitaliserade är nyligen infört, hösten
2019 installerades nya kassasystem som gjorde att detta var möjligt. Informanten på
turistverksamheten menar att digitalisera kassahanteringen har sparat organisationen enormt mycket tid: “[…] nu kommer sifforna in rätt direkt. Då slipper vi sitta efter säsongen och rätta alla felknappningar”.
Att informanten ser många fördelar med att digitalisera processen är något som tydligt framförs. Det mesta av bokföringen sker automatiskt, en faktura som läggs in i systemet känner av vilket konto som transaktionen ska bokföras på. Kontona kan även ställas in på de fakturor där detta inte sköts automatiskt. Turistverksamheten utför fortfarande manuella konteringar, att påverka andra organisationer att bli digitaliserade går inte menar informant C.
Den manuella bokföring som sker är en bråkdel mot förra året, då hade organisationen en säsongsanställd som enbart knappade in siffror i systemet, mycket av det sker idag automatiskt. Informanten menar att turistverksamheten idag kan lägga mer fokus på
förbättring eftersom tidsbesparingen är så pass frekvent. Det går att ställa in allt i förväg, det är därför viktigt att bygga en bra grund som kan utvecklas. Fakturor som tidigare nämnts kan bokföras automatisk genom att systemet förslår konton som kan passa, för att du har ställt in det i förväg.
Bokslut
Organisation C gör bokslut via ett digitalt system, Capego. Det är ett välkänt system som kopplas ihop med bokföringssystemet. Bokslutet sker digitalt där bilagor lätt kan kopplas till respektive konto. Digitaliseringen möjliggör för lösningen. Den granskande revisorn kan på ett enkelt sätt kopplas in i systemet och börja göra revision av organisationen, informant C belyser att “[…] förut var det ju en pärm som man fick lov att sitta och bläddra och scanna in och hålla på, nu kan han själv logga in i Capego”.
I dessa tider som råder är det tur att så mycket sker i den digitala världen. Förut genomfördes detta steg genom att bokföringen kopierades. Det var en komplicerad process att korrigera en sak, nya papper behövde då skrivas ut och skickas. Alla bokslut och viktiga papper sparas idag i en server, allt sker automatiskt. Pärmar med dessa handlingar är inte aktuellt vilket var normalt förut, många pärmar med en mängd papper som idag finns i molnet.
Rapportering
Boksluten som upprättas digitalt genererar digitala rapporter. Rapporter ska ske både månadsvis och årsvis till styrelsen. Själva rapporteringen tycker informanten på
turistverksamheten, ser relativt lika ut som innan införandet av digital teknik. Det är mer steget innan rapporterna som genererat den största förändringen. Månadsbokslut kan snabbare rapporteras eftersom bokföringen är effektivare. Leverantörsfakturor i pappersform kunde befinna sig på ett skrivbord och vara lätta att missa, om fakturan är på ett stort belopp kunde det få en effekt på rapporten. Genom digitala fakturor finns alla i systemen och rapporteringen ger då en mer rättvis bild.
4.4 Industriverksamheten
Digitalisering av industriverksamheten skulle egentligen skett för tio år sedan, men organisationen tyckte inte det var ekonomiskt försvarbart att digitalisera verksamheten.
Organisationen genomgick en process att bli mer digitala i december 2018 genom ett nytt systeminköp. I början knappades fortfarande mycket in i nya systemet. I början av 2020 genomgick organisationen en digitaliseringsprocess. Informant D menar att de då införde digitala fakturor: ” Det blir bra mycket mindre jobb att digitalisera verksamheten”. Innan organisationen genomgick en process att digitalisera delar av organisationen sköttes mycket manuellt. Organisationen är inte helt digitaliserad men utvecklas ständigt, för att gå mer mot en helt digital organisation. Informanten på industriverksamheten menar att digitaliseringen inte ska ta bort deras arbetsuppgifter, utan att mindre tid ska kunna läggas på arbetsuppgifter som kan skötas automatiskt. Men informanten på industriverksamheten poängterar att även om det blir digitalt är redovisningens grunder lika som förut: “[…] redovisning är ju redovisning […]”.
Huvudkontoret är beläget i Singapore vilket medför att digitaliseringen har underlättat i arbetet med att förse ägarna med information. Med en knapptryckning kan ägarna titta på ekonomin i organisationen, det som förut var en mer komplicerad process.
4.4.1 Varför digitalisering?
Industriverksamheten undersökte för flera år sedan om det fanns möjlighet att digitalisera verksamheten. Då ansåg industriverksamheten att det inte var ekonomiskt försvarbart, idag finns det relativt billiga digitala lösningar. Anledningen till att organisationen i år valde att bli
digitaliserade var för att bli mer tidseffektiva gällande leverantörsfakturorna. Organisationens största anledning till denna förändring är tidsbesparingen som digitaliseringen medför. Men även att fylla vardagen med varierande arbetsuppgifter.
Även om de är en process att digitalisera organisationen så var tiden inne. Organisationen har stora kunder vilket har gjort att kundfakturorna blev digitaliserade för ett par år sedan. Detta för att kunderna krävde fakturor i digital form, vilket gjorde att industriverksamheten blev tvungna att tillämpa detta. En ytterligare anledning till att verksamheten går mot en mer digitaliserad vardag är för att underlätta arbetet. Ägarna befinner sig i Singapore och att digitalisera verksamheten har underlättat i kommunikationen till dem, även om det helt och hållet var industriverksamheten i Dalarnas län som tog beslutet att digitalisera verksamheten.
Informant D menar att även om de inte var först med denna förändring så tycker de se att de är långt framme i processen, jämfört med andra organisationer i liknande bransch.
4.4.2 Redovisningsprocessen Transaktioner
Fakturaflödet i industriverksamheten sköts till övervägande del digitalt i ett system som är anpassat efter verksamheten. Organisationen hanterar både kundfakturor och
leverantörsfakturor. Kundfakturorna har sedan några år hanterats i ett system där fakturan har skrivits ut för att sedan skickas till kund. Kundfakturorna hanteras idag i samma system som leverantörsfakturorna. Kundfakturorna skickas sedan ut via en pdf-fil, vilket informanten på industriverksamheten menar sparade tid när förändringen genomfördes. Organisationens leverantörsskulder är den del som har tagit mest tid, de köper in varor från flera leverantörer för att tillverka en färdig produkt att leverera till kund. Det blir många fakturor som hanteras.
Leverantörsfakturor har nyligen börjat inkomma till systemen direkt och inte via pappersfaktura.
Att leverantörsfakturorna hanteras digitalt sparar tid. De kan tas emot digitalt istället för med posten, vilket resulterar i att resurser inte behöver läggas på att knappa in siffror och
information. Idag mottas cirka fem fakturor i månaden med posten, vilket är en stor skillnad mot för ett år sedan. Genom digitaliseringen kan tiden allokeras om, tid kan läggas på andra viktiga delar inom ekonomin. Industriverksamheten använder även ett system för att
underlätta för sina anställda, det är ett elektroniskt system där den anställda lägger in den tid
