Protokoll PU 2019-05-29 §§ 20-26

(1)

VARA KOMMUN

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

Utdragsbestyrkande

Sammanträdesdatum

Personalutskottet 2019-05-29 1

Tid och plats Klockan 14.00-16.00, HR-chefs rum, kommunhuset

Beslutande Per Gunnarsson (M), ordf.

Ulf Genitz (C) Malin Andersson (S)

Övriga närvarande Nina Persson, HR-chef

Per Kärnblad, utredningssekreterare Elinor Axelsson, projektledare § 20

Justerare Ulf Genitz

Justeringens tid och plats Direktjustering i anslutning till sammanträdet

Under-

skrifter Sekreterare Paragrafer 20-26

Per Kärnblad

Ordförande

Per Gunnarsson

Justerare

Ulf Genitz

ANSLAG/BEVIS

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag

Organ Personalutskottet Förvaringsplats för

protokollet Kansliavdelningen

Sammanträdesdatum 2019-05-29

Datum för när anslaget ska

sättas upp 2019-05-29 Datum för när ansla-

get ska tas ner 2019-06-20

Underskrift

(2)

Redovisning av förstudie om omföring av löneadministration till

Lidköpings kommun ... 2

Tolkning av rätt till förrättningsarvode vid lunch under förrättningar ... 4

Ansökan om schablonersättning för förlorad arbetsinkomst vid politiskt uppdrag ... 5

Lägesrapport inför semestervikarier sommaren 2019 ... 6

Information om projektet Sunt Arbetsliv ... 7

Sammanställning av avslutningsblanketter ... 8

Information från förvaltningen och ledamöter ... 9

(3)

VARA KOMMUN

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum

Utdragsbestyrkande

PU § 20 Dnr 213/2018

Redovisning av förstudie om omföring av lö- neadministration till Lidköpings kommun

Personalutskottets förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att:

1. Överföra Vara kommuns löneadministration till Lidköpings kommun.

2. Kommunstyrelsen får i uppdrag att teckna avtal med Lidköpings kommun om överföring av löneadministration.

3. Ovanstående beslut gäller under förutsättning att Lidköpings kommun godkänner överföringen.

__________

Sammanfattning av ärendet

Kommunfullmäktige har 2018-12-19 § 175 antagit en avsiktsförklaring att till- sammans med fem andra kommuner i Skaraborg samverka inom ett antal prio- riterade områden. Ett av de utpekade områdena i avsiktsförklaringen är löne- kontor. Med anledning av avsiktsförklaringen har kommunstyrelsen 2018-12- 19 § 175 gett förvaltningen i uppdrag att utreda eventuellt köp av lönetjänst av Lidköpings kommun.

En förstudie genomförts där organisatoriska, verksamhetsmässiga samt ekono- miska effekter av köp av lönetjänst har belysts. I förstudien jämförs två nöd- vändiga alternativ, antingen att flytta löneadministrationen till Lidköpings kommun eller att Vara kommun i egen regi upphandlar nytt lönesystem samt bemannings- och schemahanteringssystem.

Förstudien visar på för- och nackdelar för båda alternativen men faktum är att Vara kommuns löneadministration idag är sårbar utifrån ett resurs- och kom- petensperspektiv samt brist på långsiktigt systemförvaltaransvar. En övergång till Lidköpings kommun skulle innebära en ökad kostnadseffektivitet genom att kostnaderna för hårdvara, drift, systemförvaltning och support kan fördelas på fler användare. Framtida gemensamma utvecklingsinsatser kan göras gemensamt.

Utifrån den i förstudien beskrivna situationen och de fördelar och nackdelar som presenteras där, är slutsatsen att besluta att Vara kommun ska överföra sin löneadministration till Lidköpings kommun. Överföringen kan i såna fall ske tidigast hösten 2020.

Beslutsunderlag

- Tjänsteskrivelse från HR-chef, 2019-05-23 - Förstudie av projektledare, 2019-05-23 - Riskanalys av projektledare, 2019-05-23

(4)

- Kommunstyrelsen och samtliga nämnder - Ledningsgrupp

__________

(5)

VARA KOMMUN

Utdragsbestyrkande

PU § 21 Dnr 80/2018

Tolkning av rätt till förrättningsarvode vid lunch under förrättningar

Personalutskottets beslut

Personalutskottet tolkar att förrättningsarvode inte ska utgå för lunch under förrättningar då det inte kan anses vara en del av den faktiska förrättningstiden.

__________

I samband med genomgång av inlämnade ersättningsblanketter från förtroen- devalda har det noterats att blanketterna fylls i olika när det gäller lunch under en förrättning. Vissa förtroendevalda fyller i lunchen som en del av förrätt- ningen, där arvode ska utgå, medan andra inte tar med lunchen som en del av förrättningen. Förvaltningen har svårt att bedöma hur lunchen ska räknas då det saknas tydliga regler kring detta.

Reglerna för förrättningsarvode till förtroendevalda finns i kommunens arvo- desreglemente för förtroendevalda, antagit av kommunfullmäktige 2018-06-11

§ 61. Med förrättning avses kurs, konferens, informationsmöte, studiebesök eller liknande som har ett direkt samband med det kommunala uppdraget.

Enligt reglementet ska arvode utbetalas för faktisk förrättningstid, med ett för- tydligande att detta alltså inte innefattar restid. Det saknas dock ett förtydli- gande kring vad som gäller vid lunch under förrättningen.

Praxis i Sverige är dock att lön till anställda inte utbetalas för lunchtid och kommunens anställda som deltar på kurser kan inte räkna med lunchen som en del av arbetstiden.

Beslutsunderlag

- Tjänsteskrivelse från HR-chef, 2019-05-21 Expediering av beslut

- Kansliavdelningen - Personaladministratör __________

(6)

Ansökan om schablonersättning för förlorad arbetsinkomst vid politiskt uppdrag

Personalutskottet nekar förtroendevald Inger Gustafssons ansökan om scha- blonersättning för förlorad arbetsinkomst med anledning av att det saknas redovisning av skäl till varför faktisk förlorad arbetsinkomst inte kan visas eller inte skulle vara rättvisande.

Den inkomna ansökan kommer istället att ligga till grund för ersättning för fak- tiskt förlorad arbetsinkomst.

__________

Ansökan om schablonersättning för förlorad arbetsinkomst har 2019-05-09 inkommit från förtroendevald Inger Gustafsson.

Enligt arvodesreglementet för förtroendevalda, antagit av kommunfullmäktige 2018-06-11 § 61, är huvudregeln för ersättning till förtroendevalda att den ska utgå från faktisk förlorad arbetsinkomst. Detta gäller både för arbetstagare och för egna företagare. Schablonersättning för förlorad arbetsinkomst betalas end- ast ut i yttersta undantagsfall.

För att kunna ta del av schablonersättning krävs att den förtroendevalda redo- visar och styrker godtagbara skäl till varför faktisk förlorad arbetsinkomst inte kan visas eller inte skulle vara rättvisande. Om den förtroendevalda har eget fö- retag krävs även att den styrker att företaget är registrerat och bedrivs i aktiv form.

Det är personalutskottet som i varje enskilt fall tar ställning till om förutsätt- ningar finns för att bevilja schablonersättning. Ersättning betalas ut under en löpande 12-månadersperiod från och med det datum som ansökan inkom till kommunen.

Beslutsunderlag

- Tjänsteskrivelse från HR-chef, 2019-05-21 - Ansökan från förtroendevald, 2019-05-09 Expediering av beslut

- Sökande

- Personaladministratör __________

(7)

VARA KOMMUN

Utdragsbestyrkande PU § 23

Lägesrapport inför semestervikarier somma- ren 2019

Personalutskottet har tagit del av informationen.

__________

Inför semesterperioden sommaren 2019 har det inkommit 250 ansökningar till semestertjänster. Samma siffra för 2018 var 258 stycken.

För omsorgen för funktionsnedsättning saknas ännu en vikarie, för äldre- omsorgen saknas tre och för hemtjänsten saknas åtta stycken.

En skillnad från föregående år är att bemanningsenheten har tagit över rekryte- ringsarbetet av semestervikarier helt från äldreomsorgen. Detta innebär att det är bemanningsenheten som gör arbetet med urval och bedömningar. Tidigare var det äldreomsorgen som skötte detta själva, men med stöd av bemanningsenheten.

Som ett komplement till semestervikarierna kommer även personalpoolen att användas. Här har det laddats upp med totalt 46 personer hittills som kommer att kunna rycka in vid akuta behov.

__________

(8)

Information om projektet Sunt Arbetsliv

Personalutskottet har tagit del av informationen.

__________

Ledningsgruppen i Vara kommun har i januari 2019 beslutat att kommunen ska delta i projektet Sunt Arbetsliv. Detta för att bland annat minska kommunens sjukfrånvaro.

Sunt Arbetsliv är en organisation som erbjuder hjälp till kommuner och lands- ting för att skapa en bättre arbetsmiljö. De erbjuder bland annat hjälp med kartläggning och analys av läget i kommunen samt framtagandet av en hand- lingsplan för att förbättra arbetsplatsen.

Ett uppstartsmöte är nu bokat 2019-06-14 där kommundirektör, funktonsche- fer, HR-avdelning samt fackliga representanter kommer att arbeta fram organisation och målsättning för projektet framledes.

__________

(9)

VARA KOMMUN

Utdragsbestyrkande PU § 25

Sammanställning av avslutningsblanketter

Personalutskottet tar del av sammanställningen av avslutningsblanketterna.

__________

På varje personalutskott tar utskottet del av en sammanställning av de avslutningsblanketter som lämnats in till HR-chefen sedan det senaste sammanträdet.

Avslutningssamtal erbjuds de som arbetat minst ett år och som frivilligt avslu- tar anställningen eller går i pension. Normalt ska samtalet ske med närmsta chef, som också är den som ska ta initiativet till att samtalet sker. Arbetstagaren har dock rätt att genomföra samtalet med annan om det önskas. Vid samtalet fylls en avslutningsblankett i där exempelvis orsaker, förslag på förbättringar och synen på Vara kommun som arbetsgivare är viktiga frågor.

__________

(10)

Information från förvaltningen och ledamöter

Upphandling av företagshälsovård

Det sker en upphandling av företagshälsovård gemensamt inom V6-kommunerna. Offerter har tagits in, men ett tilldelningsbeslut är inte fattat ännu.

Kommunutmaningen

HR-avdelningen kommer att starta upp kommunutmaningen under hösten 2019. Detta skedde tidigare under våren 2018.

Utmaningen består i att stärka friskvården bland kommunens anställda. Detta sker bland annat genom utmaningar där varje avdelning/enhet kan samla po- äng genom att göra hälsosamma val.

Rätten till heltid

Det finns en målsättning om att heltid ska vara norm bland kommunerna år 2021. För att förbereda inför detta har vissa enheter inom socialförvaltningen blivit piloter för att arbeta med heltid som norm.

Verksamhetsutveckling 2021

Ett arbete för verksamhetsutvecklingen 2021 har påbörjats. Detta är något som ständigt pågår, men nästa stora fas drar igång 2021. Bland annat har målet för detta setts över.

Ung Omsorg

Ledamot Ulf Genitz (C) informerar kring konceptet Ung Omsorg. Konceptet går ut på att ungdomar får möjlighet till praktikplats på ålderdomshem där de exempelvis får umgås med äldre. Syftet är att de unga får lära sig att hantera äldre samt får erfarenhet och vilja att arbeta med äldre i framtiden. För detta får de 75 kronor i timmen.

Konceptet Ung Omsorg har startats av ett företag. Om kommunen väljer att gå med i konceptet kommer det att kosta ungefär 300 000 till 500 000 kr i upp- startskostnad.

HR-avdelningen ska kolla upp frågan och återkommer på ett framtida personalutskott.

__________