Protokoll PU 2019-09-10 §§ 27-38

(1)

Tid och plats Klockan 09.00-12.20, HR-chefs rum, kommunhuset

Beslutande Per Gunnarsson (M), ordf.

Ulf Genitz (C) Malin Andersson (S)

Övriga närvarande Nina Persson, HR-chef

Per Kärnblad, utredningssekreterare Charlotte Strandbrink, bemanningschef Mona Wallin, verksamhetsutvecklare

§ 27-30

§ 30

Justerare Ulf Genitz

Justeringens tid och plats Direktjustering i anslutning till sammanträdet

Under-

skrifter Sekreterare Paragrafer 27-38

Per Kärnblad

Ordförande

Per Gunnarsson

Justerare

Ulf Genitz

ANSLAG/BEVIS

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag

Organ Personalutskottet Förvaringsplats för

protokollet Kansliavdelningen

Sammanträdesdatum 2019-09-10

Datum för när anslaget ska

sättas upp 2019-09-10 Datum för när ansla-

get ska tas ner 2019-10-02

Underskrift

(2)

Information om Heltidsresan i kommunen ... 2

Uppföljning av semestervikarier sommaren 2019 ... 3

Information om projektet Ung Omsorg ... 4

Information om projektet Etisk Kompass ... 5

Tolkning av rätt till arvode vid gruppledarträffar ... 6

Ansökan om schablonersättning för förlorad arbetsinkomst vid politiskt uppdrag ... 7

Sammanställning av det systematiska arbetsmiljöarbetet 2018 ... 8

Information om Arbetsmiljöverkets uppföljning av det årliga systematiska arbetsmiljöarbetet ... 9

Information om projektet Sunt Arbetsliv ... 10

Sammanställning av avslutningsblanketter ... 11

Information från förvaltningen och ledamöter ... 12

Ändring av sammanträdestid i november ... 13

(3)

PU § 27 Dnr 114/2019

Information om Heltidsresan i kommunen

Personalutskottets förslag till beslut

Kommunstyrelsen har tagit del av informationen och ställer sig bakom den presenterade arbetsgången kring Heltidsresan i Vara kommun.

__________

Sammanfattning av ärendet

Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) och fackförbundet Kommunal arbe- tar gemensamt i ett femårigt projekt för att heltidsarbete ska bli norm i kommuner och landsting. Detta projekt kallas för Heltidsresan. På rikstäckande plan har SKL och Kommunal 2016 tecknat avtal kring projektet och under 2017 togs en handlingsplan fram kring hur heltidsarbete ska öka. Tanken är att heltid ska vara en norm i kommunerna under 2021.

Det bedöms att heltid är en viktig fråga för kommuner i framtiden. Skolan, vår- den och omsorgen behöver rekrytera hundratusentals nya medarbetare de närmsta åren, både för att ersätta pensionsavgångar och för att möta ett ökat behov av välfärdstjänster.

I Vara kommun finns en styrgrupp för att arbeta med projektet bestående av delar av kommunens ledningsgrupp. Sedan finns även en projektgrupp där so- cialförvaltningen initialt finns med tillsammans med representanter från HR- avdelningen. Förutom detta finns en projektgrupp i Skaraborg där erfarenheter kan delas.

Just nu ska ett pilotprojekt starta på socialförvaltningen med ett gemensamt schema för flera enheter där medarbetare kan verka på samtliga dessa enheter vid behov för att kunna få heltid. Majoriteten av arbetspassen kommer att ske på den ”egna” enheten. Efter att pilotprojektet är genomfört kommer det att utvärderas och anpassas till fler enheter i kommunen.

Beslutsunderlag

- Presentation från bemanningschef, 2019-09-10 - Presentation från bemanningschef, 2019-09-05 __________

(4)

Uppföljning av semestervikarier sommaren 2019

Personalutskottets beslut

Personalutskottet har tagit del av informationen.

__________

Inför semesterperioden under sommaren 2019 fick bemanningsenheten in 267 ansökningar, vilket kan jämföras med 258 under 2018. En stor del av ökningen beror på att de ungdomar som kommit till kommunen som nyanlända nu har sökt som semestervikarier. Totalt har 98 vikarier anställts, vilket var i nivå med det behov som verksamheten hade.

Nytt för i år var att bemanningsenheten hade tagit över processen kring vikari- erekrytering helt för äldreomsorgen (ÄO) med bland annat genomgång av an- nonser, intervjuer, etc. Omsorgsförvaltningen (OF) har valt att fortsätta ha en del av processen på egen hand, men bemanningsenheten har varit inblandade i dessa också.

Totalt har bemanningsenheten genomfört 105 intervjuer kring semesterrekryte- ring samt har hanterat introduktioner för de nyanställda vikarierna.

__________

(5)

PU § 29 Dnr 117/2019

Information om projektet Ung Omsorg

__________

Ung Omsorg är ett koncept som går ut på att ungdomar får möjlighet till prak- tikplats på ålderdomshem där de exempelvis får umgås med äldre. Syftet är att de unga får lära sig att hantera äldre samt får erfarenhet och vilja att arbeta med äldre i framtiden. För detta får de 75 kronor i timmen.

Konceptet Ung Omsorg har startats av ett företag. Om kommunen väljer att gå med i konceptet kommer det att kosta ungefär 300 000 till 500 000 kr i upp- startskostnad.

För Vara kommuns del har bemanningschef och ordförande i socialnämnd haft ett inledande möte med representant för Ung Omsorg. Ett uppföljnings- möte kommer nu att ske där representanten ska informera om konceptet inför omsorgsförvaltningen (OF). Om OF skulle vara intresserade kommer förvalt- ningen att gå vidare och analysera vad som krävs för att genomföra projektet.

__________

(6)

Information om projektet Etisk Kompass

__________

Kommunfullmäktige antog 2019-06-17 § 64 kommunens övergripande mål och framgångsfaktorer. Detta var en del i framtagandet av kommunens nya lednings- och styrdokument inför 2020-2024 då de tidigare styrdokumenten gällde under 2016-2019.

De tidigare lednings- och styrdokumenten hade för personalen innehållit ett antal grundläggande värden (bemötande, helhetssyn, samarbetsförmåga, delaktighet/initiativförmåga, ansvarstagande, medarbetarroll samt utveckling som del av arbetet). Inför de nya styrdokumenten kommer dessa grundläggande värden ersättas av en etisk kompass bestående av ett antal ledord.

Den gemensamma kompassen är en gemensam värdegrund för alla medarbetare i Vara kommun som innebär:

 Ett förhållningssätt som medarbetare i Vara kommun efterlever i sin arbets- och yrkesroll och som är levande i vardagen samt vägleder vid prioriteringar, val och beslut.

 En vägledning hur man ska agera för att vara en god förebild som medarbetare i Vara kommun.

 Ett verktyg för tillit i samarbetet medarbetare emellan och som skapar tydlighet i förväntningarna på varje medarbetares arbetsinsats.

Projektet pågår under 2020 och skall resultera i en etisk kompass med ledord som gäller för samtliga medarbetare men även förtroendevalda i Vara kommun. Kompassen skall arbetas fram under en hög grad av delaktighet och ett arbete med införlivande ska ha påbörjats. Slutgiltigt beslut kring ledorden ska tas av kommunfullmäktige innan sommaren 2020.

Beslutsunderlag

- Projektplan från verksamhetsutvecklare, 2019-09-04 __________

(7)

PU § 31 Dnr 80/2018

Tolkning av rätt till arvode vid gruppledar- träffar

Personalutskottet tolkar att gruppledarträffar ska arvoderas med sammanträ- desarvode.

Bedömning

Det bedöms ligga i kommunfullmäktiges presidiums ansvar att kalla till grupp- ledarträffar och att närvarande på träffarna därför blir kallade av Vara kommun. Genom att träffarna blir formaliserade genom kallelse och protokoll kan sammanträdesarvode utgå.

__________

Samtliga kommunfullmäktigerepresenterade partiers gruppledare bjuds ca två gånger per år in till gruppledarträffar. Träffarna samordnas av kommunfull- mäktiges ordförande och syftar bland annat till att stämma av fullmäktige- gemensamma frågor samt för att diskutera gemensamma frågeställningar där det är viktigt att samtliga partier ges möjlighet att delta.

Eftersom gruppledarträffar inte är reglerat i något reglemente eller övrigt styrdokument finns det oklarheter kring vad som gäller vid arvodering.

Enligt det av kommunfullmäktige 2018-06-11 § 61 antagna arvodesreglementet för förtroendevalda finns det två arvoden som kan vara tillämpliga; sammanträ- desarvode samt förrättningsarvode. För båda dessa krävs att den förtroende- valde ska ha inbjudits av Vara kommun eller fått sitt deltagande bekräftat genom beslut i styrelse, nämnd eller utskott.

Sammanträdesarvoden utgår bland annat för sammanträde med kommunfull- mäktiges presidium, överläggning med företrädare för annat kommunalt organ än den som den förtroendevalda själv tillhör, överläggning med utomstående organisation samt arbetsgrupper. För partiinterna eller partiövergripande över- läggningar/utbildningar utbetalas inte arvode.

Förrättningsarvode utgår för kurs, konferens, informationsmöte, studiebesök eller liknande.

Beslutsunderlag

- Sammanställning av kanslichef, 2019-09-04 Expediering av beslut

- Kanslichef __________

(8)

Ansökan om schablonersättning för förlorad arbetsinkomst vid politiskt uppdrag

Personalutskottet nekar förtroendevald Lennart Haglunds ansökan om scha- blonersättning för förlorad arbetsinkomst med anledning av att det saknas re- dovisning av skäl till varför faktisk förlorad arbetsinkomst inte kan visas eller inte skulle vara rättvisande.

Den inkomna ansökan kommer istället att ligga till grund för ersättning för fak- tiskt förlorad arbetsinkomst.

__________

Ansökan om schablonersättning för förlorad arbetsinkomst har 2019-06-11 inkommit från förtroendevald Lennart Haglund.

Enligt arvodesreglementet för förtroendevalda, antagit av kommunfullmäktige 2018-06-11 § 61, är huvudregeln för ersättning till förtroendevalda att den ska utgå från faktisk förlorad arbetsinkomst. Detta gäller både för arbetstagare och för egna företagare. Schablonersättning för förlorad arbetsinkomst betalas end- ast ut i yttersta undantagsfall.

För att kunna ta del av schablonersättning krävs att den förtroendevalda redovisar och styrker godtagbara skäl till varför faktisk förlorad arbetsinkomst inte kan visas eller inte skulle vara rättvisande. Om den förtroendevalda har eget fö- retag krävs även att den styrker att företaget är registrerat och bedrivs i aktiv form.

Det är personalutskottet som i varje enskilt fall tar ställning till om förutsätt- ningar finns för att bevilja schablonersättning. Ersättning betalas ut under en löpande 12-månadersperiod från och med det datum som ansökan inkom till kommunen.

Beslutsunderlag

- Tjänsteskrivelse från HR-chef, 2019-09-02 - Ansökan från förtroendevald, 2019-06-11 Expediering av beslut

- Sökande

- Personaladministratör __________

(9)

PU § 33 Dnr 116/2019

Sammanställning av det systematiska ar- betsmiljöarbetet 2018

Personalutskottet har tagit del av informationen och förutsätter att samtliga kommunens enheter redovisar en uppföljning av kommunens årschecklista för det systematiska arbetsmiljöarbetet.

__________

Det systematiska arbetsmiljöarbetet innebär att partsgemensamt kontinuerligt planera, kontrollera och följa upp verksamheten ur ett arbetsmiljöperspektiv.

Arbetsmiljö- och hälsoarbetet sker på arbetsplatsnivå och skall vara en del av vardagen.

Som ett led i det systematiska arbetsmiljöarbetet sker en sammanställning av samtliga förvaltningars hälsa och säkerhet från föregående år. Nedan följer en sammanställning av 2018 års hälsa och säkerhet på förvaltningarna:

 Under 2018 hade bildningsförvaltningen haft 190 redovisade olycksfall och tillbud, varav 47 olycksfall.

 För socialförvaltningen hade det skett 295 incidenter, varav 25 olycksfall och 270 tillbud.

 Miljö- och byggnadsförvaltningen hade inga rapporterade incidenter under året.

 Förvaltningen för utveckling och service hade 4 tillbud och 1 olycksfall.

Förutom en sammanställning av förvaltningarnas hälsa och säkerhet har det även gjorts uppföljning av kommunens årschecklista för det systematiska ar- betsmiljöarbetet. Denna visar på brister där flera enheter inom bland annat bildningsförvaltningen och socialförvaltningen inte har gått igenom checklis- tan.

Beslutsunderlag

- Sammanställning från HR-chef, 2019-09-04 - Sammanställning från HR-chef, 2019-09-04 - Presentation från HR-chef, 2019-09-04 __________

(10)

Information om Arbetsmiljöverkets uppfölj- ning av det årliga systematiska arbetsmiljö- arbetet

__________

Arbetsmiljöverket har 2019-07-09 inkommit med en föranmälan till kommunen om att det kommer att ske en inspektion av kommunens årliga uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Då Arbetsmiljöverket är en tillsynsmyn- dighet ingår det som en del av deras uppdrag att kontrollera att arbetsgivare följer arbetsmiljöregler.

Syftet med tillsynen är att kommuner ska säkra att styrningen av arbetsmiljöar- betet fungerar så att det systematiska arbetsmiljöarbetet utvecklas, positiva ef- fekter uppnås och ohälsa och olyckor förebyggs i verksamheten.

Den aktuella inspektionen kommer att rikta in sig på kommunens förskolor där Kvänums, Arentorps och Vedums förskolor kommer att besökas. Eftersom inspektionen rör arbetsmiljö kommer HR-avdelningen att vara drivande i arbetet tillsammans med bildningsförvaltningen.

Eventuella påföljder ifall inspektionen visar på brister är föreläggande som i vissa fall kan förenas med en sanktionsavgift.

Beslutsunderlag

- Föranmälan från Arbetsmiljöverket, 2019-07-09 __________

(11)

PU § 35 Dnr 38/2019

Information om projektet Sunt Arbetsliv

__________

Ledningsgruppen i Vara kommun har i januari 2019 beslutat att kommunen ska delta i projektet Sunt Arbetsliv. Detta för att bland annat minska kommunens sjukfrånvaro.

Sunt Arbetsliv är en organisation som erbjuder hjälp till kommuner och landsting för att skapa en bättre arbetsmiljö. De erbjuder bland annat hjälp med kartläggning och analys av läget i kommunen samt framtagandet av en handlingsplan för att förbättra arbetsplatsen.

I Vara kommun finns en styrgrupp för projektet med beslutsmandat kring projektet. Det är kommunens centrala samverkansgrupp som bildar styrgruppen.

Under hösten kommer det att ske ett antal workshops i projektet vilket kommer att vara obligatorisk för chefer. Den sista workshopen är planerad till feb- ruari 2020. Efter detta kommer det att ske utvärdering av projektet och vad som har visats under workshoparna.

Beslutsunderlag

- Presentation från HR-chef, 2019-09-10 __________

(12)

Sammanställning av avslutningsblanketter

Personalutskottet tar del av sammanställningen av avslutningsblanketterna.

__________

På varje personalutskott tar utskottet del av en sammanställning av de avslutningsblanketter som lämnats in till HR-chefen sedan det senaste sammanträdet.

Avslutningssamtal erbjuds de som arbetat minst ett år och som frivilligt avslu- tar anställningen eller går i pension. Normalt ska samtalet ske med närmsta chef, som också är den som ska ta initiativet till att samtalet sker. Arbetstagaren har dock rätt att genomföra samtalet med annan om det önskas. Vid samtalet fylls en avslutningsblankett i där exempelvis orsaker, förslag på förbättringar och synen på Vara kommun som arbetsgivare är viktiga frågor.

__________

(13)

PU § 37

Information från förvaltningen och ledamöter

Kommunutmaningen 2019

Kommunutmaningen kommer att dra igång den sista september i år. Detta var en aktivitet som skedde även våren 2018.

Utmaningen är en lagtävling mellan kommunens avdelningar och enheter där friskvård och en sund hälsa premieras.

Friskvårdsbidrag 2020

Det har i ledningsgruppen tagits ett beslut om att friskvårdsbidrag ska erbjudas till kommunens anställda från och med 2020. Det kommer att vara ett bidrag på 1 000 kronor per år.

Idag erbjuder kommunen en friskvårdspeng till enheterna, gratis gymaktiviteter samt gratis motionssim på Vara Badhus samt kommunens fritidsförening. För att finansiera friskvårdsbidraget föreslås att friskvårdspeng, gratis gymaktiviteter samt gratis motionssim tas bort.

__________

(14)

Ändring av sammanträdestid i november

Personalutskottets sammanträde 2019-11-12 flyttas till 2019-11-08 kl. 09.00.

__________

På personalutskottets sammanträde 2018-11-09 § 42 fattades beslut om sam- manträdestider för 2019. Bland annat beslutades om att utskottet skulle sam- manträde 2019-11-12.

Med anledning av att HR-chef inte kommer att kunna närvara den 12 november behöver sammanträdestiden flyttas.

__________