Tid och plats fredagen den 18 september 2020, kl. 09:00 till 10:15 i Kadan, Kommunhuset.
Beslutande
Ledamöter Per Gunnarsson (M)
Ulf Genitz (C) Malin Andersson (S)
Övriga närvarande
Övriga HR-chef Charlotte Strandbrink (via skype)
Nämndsekreterare Linda Samuelsson Winbo
Utses att justera Ulf Genitz
Justeringens plats och tid Kansliavdelningen fredag 18 september, kl. 11:00.
Justerade paragrafer §§ 20-26
Underskrifter
Sekreterare
________________________
Linda Samuelsson Winbo Ordförande
________________________
Per Gunnarsson Justerare
________________________
Ulf Genitz
Bevis om tillkännagivande av justerat protokoll
Justeringen har tillkännagivits på kommunens anslagstavla.
Beslutsinstans Personalutskottet
Protokoll från sammanträde 2020-09-18
Datum då protokollet justerades 2020-09-18
Datum då tillkännagivandet
publiceras 2020-09-18
Datum då publiceringen av
tillkännagivandet upphör 2020-10-09
Förvaringsplats för protokollet Kansliavdelningen
Underskrift
________________________
Linda Samuelsson Winbo
Ärendelista
§ 20 Ersättning för ersättare som deltar på distans 4 - 5
§ 21 Senareläggning av firandet av personal som har varit anställda i 25 år i kommunen.
6
§ 22 Ersättning till Bengt Karlsson (S) för tjänstgörande som
ordförande i kommunfullmäktige. 7 - 8
§ 23 Avstämning heltidsresan KS 2019/114 9
§ 24 Avslutningssamtal 10
§ 25 Information från förvaltningen och ledamöter 11
§ 26 Övriga frågor 12
§ 20 Dnr
Ersättning för ersättare som deltar på distans
Personalutskottets beslut
- Personalutskottet tolkar att ersättare som tillåts delta på sammanträden via distans har rätt till ersättning som om de närvarat vid sammanträdet.
- Rutinen som finns för distansarbete för anställda skall gälla även för förtroendevalda i tillämpliga delar.
- Ordföranden för nämnd och styrelse beslutar om rätten till distansdeltagande.
Sammanfattning av ärendet
Personalutskottet har i och med överenskommelsen som finns mellan fyra av partierna i Vara kommun fått i uppdrag att titta på möjligheten för ersättare att delta på distans och om ersättning då ska utgå.
Överenskommelsen som finns kan tolkas som att det är bättre om ersättare deltar på distans än på plats i sammanträdeslokalen. Som deltagande ersättare vid distansdeltagande ställs inte samma krav på tekniska förutsättningar som det gör för tjänstgörande ledamöter. Eftersom ersättare som medverkar vid ett sammanträde enbart lyssnar och inte är med i beslut bör distansdeltagande kunna godkännas. För sekretessärenden får frågan om deltagande behandlas av ordförande för sammanträdet som kan välja att vid de ärenden som berör sekretess inte tillåta distansdeltagande.
Personalutskottet diskuterar och kommer fram till att ersättning bör kunna betalas ut även för deltagande på distans för de ersättare som väljer att delta på detta sätt och om det är godkänt av ordföranden.
För anställda i kommunen finns en policy för distansarbete. I policyn redogörs för hur
distansarbete skall gå till. Personalutskottet beslutar att policyn för distansarbete som finns för kommunens anställd skall gälla i tillämpliga delar även för förtroendevalda.
Beslutsunderlag
- Partiöverenskommelse revidering augusti 2020
- E-post meddelande till styrelse- och nämndsordföranden från kommunfullmäktiges ordförande.
Beslutet ska skickas till
- HR-avdelningen (Löneenheten) - Kansliavdelningen
- Förtroendevalda
§ 21 Dnr
Senareläggning av firandet av personal som varit anställda i 25 år i kommunen.
Personalutskottets förslag till beslut
Kommunstyrelsen beslutar att firandet av den personal som varit anställd i 25 år under 2020 skall skjutas fram och hållas vid ett senare tillfälle.
Sammanfattning av ärendet
Varje år uppmärksammas den personal som varit anställd i 25 år i Vara kommun med en gåva och ett firande av detta som vanligtvis hålls i Vara Konserthus.
Regeringen har på Folkhälsomyndigheten inrådan, med anledning av covid- 19, beslutat att förbjuda offentliga tillställningar och allmänna sammankomster med över 50 deltagare. Frågan har därför uppkommit om huruvida de årliga festligheterna bör planeras om.
Personalutskottet föreslår att kommunstyrelsen beslutar att skjuta fram firandet för att hållas vid ett senare tillfälle.
Beslutet ska skickas till HR-chef Charlotte Strandbrink
HR-generalist Jennie Wikström Nordh
§ 22 Dnr
Ersättning till Bengt Karlsson (S) för tjänstgörande som ordförande i kommunfullmäktige.
Personalutskottets beslut
Personalutskottet beslutar att Bengt Karlsson (S) som har tjänstgjort som kommunfullmäktiges ordförande skall få ersättning motsvarande kommunfullmäktiges ordförandes arvode för perioden mars till och med juni 2020
Sammanfattning av ärendet
Med anledning av covid-19 och folkhälsomyndighetens allmänna råd om att personer som är över 70 år ska undvika större folksamlingar har kommunfullmäktiges ordförande och vice ordförande inte kunna tjänstgöra vid kommunfullmäktiges sammanträden. Bengt Karlsson (S) som är kommunfullmäktiges andre vice ordförande har därför tjänstgjort som ordförande under kommunfullmäktiges sammanträden sedan mars 2020.
Som andre vice ordförande är ersättningen 2 % av kommunalrådets månadsarvode.
Kommunfullmäktiges ordförande har 12,5% och vice ordföranden och andre vice ordföranden har 2 % av kommunalrådets arvode. Då rollen som ordförande även innebär viss beredning inför kallelseutskick, sammanträdestjänstgöring och justering av protokoll har frågan ställts om huruvida ersättningen för kommunfullmäktiges andre vice ordförande skall utökas under den tid som tjänstgörandegraden har varit större.
Förslag till beslut på sammanträdet (yrkande)
Ulf Genitz (C) yrkar på att Bengt Karlsson under perioden mars till och med juni ska erhålla samma ersättning som ordinarie ordförande har.
Malin Andersson (S) meddelar att socialdemokraterna inte deltar i beslutet Per Gunnarsson (M) yrkar på att Bengt Karlsson ska rätt till högre ersättning.
Beslutsgång
Personalutskottet diskuterar och kommer fram till att Bengt Karlsson (S) skall erhålla arvode motsvarande ordinarie ordförande i kommunfullmäktige för perioden mars till och med juni 2020.
Beslutet ska skickas till HR-avdelningen (Löneenheten)
§ 23 Dnr KS 2019/114
Avstämning heltidsresan
Personalutskottets beslut Personalutskottet beslutar att:
- Ta del av informationen och lägga densamma till handlingarna Sammanfattning av ärendet
HR-chef Charlotte Strandbrink informerar personalutskottet om pågående projekt med heltidsresan.
En enkät har skickats ut till alla anställda vid de gruppbostäder som ingår i projektet. Av de svar som har kommit in går att utläsa att många anställda skulle vilja fortsätta som tidigare medan andra är mer positiva till projektet. En ny enkät kommer att skickas ut i början av nästa år.
HR-chef poängterar att det viktigt att förmedla till de anställda att det inte handlar om att delta i projektet eller inte. Pilotprojektet som genomförs nu är ett sätt att hitta det bästa arbetssättet och hitta vilka justeringar som behövs för att det projektet ska fungera så bra som möjligt för så många som möjligt. Vara hemtjänst är näst i tur att ingå i piloten.
HR-chef lyfter även hur projektet ser ut rent ekonomiskt och det kan konstateras att det till följd av covid-19 är svårt att dra några konkreta slutsatser. Höga sjukskrivningstal har lett till ökad övertid och fyllningstid. Tillsammans med åtgärder för att minska risken för smittspridning har den överflyttning av personal från en avdelning till en annan som förespråkas i piloten inte kunnat genomföras.
För att verkligen kunna se hur resultatet har fallit ut måste en jämförelse göras mellan de verksamheter som ingått i projektet och övriga verksamheter för att se om det är heltidsredan som har orsakat sjukfrånvaron.
§ 24 Dnr
Avslutningssamtal
Personalutskottets beslut
Personalutskottet tar del av informationen och lägger densamma till handlingarna
Sammanfattning av ärendet
HR-chef informerar om att avslutningssamtalen främst har gällt pensionsavgångar. Övervägande andelen av de som har haft sina samtal har varit nöjda med sin anställning i Vara kommun.
Idag förs avslutningssamtal mellan chef och anställd. HR-chef informerar om att det ska komma en enkät som den som avslutar sin anställning skall kunna lämna svar på enskilt utöver
avslutningssamtalet.
§ 25 Dnr
Information från förvaltningen och ledamöter
Personalutskottets beslut
Personalutskottet tar del av informationen och lägger densamma till handlingarna.
Sammanfattning av ärendet
Personalutskottet informeras om följande:
HR-chef informerar om:
- HR-avdelningen arbete med digitalisering. Det gäller bl.a. den enkät som personal som slutar ska få svara på. Även anställningsförfarande och tillbudsrapprotering ska
digitaliseras. Inom V6 pågår projekt om att digitalisera och effektivisera
nyanställningsprocessen som ska tillgängliggöra utbildning och material för nyanställda.
- Sjukfrånvaron för Vara kommun är för 2020 över 10% och målen kommer inte att nås vad gäller att hålla sjukskrivningarna nera. Högst antal sjukskrivna inföll i mars och under sommaren har siffrorna varit mer normala. Projektet Vara frisk som var planerat att starta under våren ska istället startas upp i höst.
- Årets arbetsklimatundersökning ligger ute nu för alla anställda att besvara.
- Charlotte Strandbrinks tjänst som HR-chef för gäller till och med 2020-12-31. Tjänsten som HR-chef ska annonseras ut under hösten.
§ 26 Dnr
Övriga frågor
Personalutskottets beslut Inga övriga frågor anmäls.
