Protokoll PU 2020-05-29 §§ 15-19

(1)

Justerare Utdragsbestyrkande

Tid och plats Fredagen den 29 maj 2020, kl. 09:00 till 10.45 i Mäntsälä, Kommunhuset.

Beslutande

Ledamöter Per Gunnarsson (M), ordförande

Ulf Genitz (C) Malin Andersson (S)

Övriga närvarande

Övriga Charlotte Strandbrink, HR-chef

Emelia Runeberg, kanslichef

Linda Samuelsson Winbo, nämndsekreterare Nina Persson, lönechef § 16

Utses att justera Ulf Genitz

Justeringens plats och tid Kansliavdelningen 2020-05-29, kl. 10.50

Justerade paragrafer §§ 15-19

Underskrifter

Sekreterare

________________________

Emelia Runeberg Ordförande

________________________

Per Gunnarsson Justerare

________________________ ________________________

Ulf Genitz

1

(2)

Bevis om tillkännagivande av justerat protokoll

Justeringen har tillkännagivits på kommunens anslagstavla.

Beslutsinstans Personalutskottet

Protokoll från sammanträde 2020-05-29

Datum då protokollet justerades 2020-05-29

Datum då tillkännagivandet

publicerades 2020-05-29

Datum då publiceringen av

tillkännagivandet upphör 2020-06-24

Förvaringsplats för protokollet Kansliavdelningen

Underskrift

________________________

Emelia Runeberg

(3)

Ärendelista

§ 15 Ändring i ärendelistan 4

§ 16 Upphävande av KF:s beslut 2019-06-17 § 65 KS 2020/49 5 - 6

§ 17 Uppföljning projekt Heltidsresan KS 2019/114 7

§ 18 Information om arbetsklimatundersökningen - uppdaterad process och tidplan

8

§ 19 Information från förvaltningen och

ledamöter 9

3

(4)

§ 15

Ändring i ärendelistan

Personalutskottets beslut

Personalutskottet ändrar ärendelistan enligt följande:

- Ärende 2, Ansökan om schablonersättning vid politiskt uppdrag, utgår från dagens sammanträde. Till inkommen årsredovisning har ingen ansökan om schablonersättning bifogats varför årsredovisningen bör ses som ett underlag till ersättning för faktiskt förlorad arbetsinkomst.

(5)

§ 16 Dnr KS 2020/49

Upphävande av KF:s beslut 2019-06-17 § 65

Personalutskottets förslag till beslut

Kommunfullmäktige beslutar att upphäva kommunfullmäktiges beslut 2019-06-17 § 65 gällande att överföra Vara kommuns löneadministration till Lidköpings kommun.

Sammanfattning av ärendet

Kommunfullmäktige har 2019-06-17 § 65 tagit beslut om att Vara kommun ska överföra sin löneadministration till Lidköpings kommun. Beslutet baserades på vissa omständigheter som förändrats sedan dess.

En av förutsättningarna för överföringen till Lidköpings kommun var att Vara kommun skulle kunna ansluta sig avtalsmässigt till Lidköpings lönesystemsleverantör Visma Enterprise AB. Det har dock visat sig att det inte är en framkomlig väg. Att Vara kommun skulle byta till

schemasystemet TimeCare var ytterligare en förutsättning för övergången. I arbetet med

projektet efter fullmäktiges beslut 2019, har det dock utkristalliserat sig risker med att byta både lönesystem och schemasystem samtidigt, med stora påfrestningar för verksamheten som följd.

Dessa två nya förutsättningar är tillsammans avgörande för att förvaltningen nu vill välja en annan väg framåt.

Vara kommun använder fortfarande äldre och omoderna verksamhetssystem för lönerelaterade processer, som upplevs som ostabila och osäkra. Det finns fortfarande stort behov av ökad samverkan med andra kommuner, för att kunna kraftsamla kring utveckling, effektivisering och digitalisering.

Vara har därför tillsammans med Essunga, Grästorp, Skara, Götene och Lidköping beslutat att genomföra en gemensam upphandling av löne- och schemasystem för samtliga

kommuner. Upphandlingen planeras att starta upp i slutet av kvartal 4, 2021, med planerad driftstart i början av 2025.

Utifrån de nya förutsättningarna och ovan beskrivna situation, föreslås att kommunfullmäktige upphäver sitt beslut från 2019-06-17 § 65 gällande att överföra av Vara kommuns

löneadministration till Lidköpings kommun. Detta innebär då att löneadministrationen för tillfället blir kvar i Vara kommuns egen regi.

Beslutsunderlag

- Tjänsteskrivelse, dokumentID 100386

- Kommunfullmäktiges beslut 2019-06-17 § 65

5

(6)

Beslutet ska skickas till

- Kommunens ledningsgrupp - Lidköpings kommun

(7)

§ 17 Dnr KS 2019/114

Uppföljning projekt heltidsresan

Personalutskottets beslut Personalutskottet beslutar att:

- Ta del av informationen och lägga densamma till handlingarna

- Den månadsvisa uppföljningen av antalet schemalagda timmar ska redovisas till personalutskottet löpande.

HR-chef Charlotte Strandbrink informerar personalutskottet om pågående projekt med

heltidsresan. Ett underlag som avser heltidsresans ekonomiska effekter har tagits fram som ett budgetunderlag till 2021. Enligt utredningen beräknas kostnaden för heltidsresan att uppgå till 25 miljoner kronor.

Utifrån de genomförda pilotprojekten på Lingonet, Laurentsiusgatan och Götgatan kommer en månadsvis uppföljning att göras som är beräknat per antalet schemalagda timmar i

verksamheterna.

Beslutsunderlag

- Heltidsresans ekonomiska effekter

Beslutet ska skickas till - HR-chef

7

(8)

§ 18

Information om arbetsklimatundersökningen - uppdaterad process och tidplan

Personalutskottet tar del av informationen och lägger densamma till handlingarna.

Arbetsklimatundersökning ska genomföras under 2020. Enkäten kommer att finnas tillgänglig för alla medarbetare att besvara 14 september till 11 oktober. Under november/december kommer resultatet att presenteras för arbetsgruppen och utifrån det ska enheterna arbeta fram handlingsplaner.

HR-chef går igenom förändringar i årets arbetsklimatundersökning.

(9)

§ 19

Information från förvaltningen och ledamöter

Personalutskottet tar del av informationen och lägger densamma till handlingarna.

Personalutskottet informeras om följande:

HR-chef informerar om:

- Bemanningsenheten har för närvarande även helgbemanning för att kunna stötta enheterna att ordna vakanser under helgerna.

- Samarbetet med V6 kommunerna fungerar väldigt väl, både för att diskutera frågor som härrör till Covid-19 men även andra frågor.

- Personella förändringar bland HR-strategerna.

Kanslichef informerar om personella förändringar på kansliavdelningen.

9