16. Politiskt uppdrag - Åtgärdsplan för en budget i balans (utbildningsnämnden).pdf Pdf, 422.4 kB.

(1)

1(3) TJÄNSTESKRIVELSE

2021-08-20 Kommunstyrelsen Nykvarns kommun

Fredrik Rönnlycke Westermark Ekonomichef

Telefon 08 555 010 10

fredrik.ronnlycke.westermark@nykvarn.se

Tjänsteskrivelse - åtgärdsplan för en budget i balans för utbildningsnämnden

Diarienummer: KS/2021:489

Förslag till beslut

Kommunstyrelsen noterar informationen.

Beslutsnivå Kommunstyrelsen

Sammanfattning

Kommunfullmäktige gav på sitt sammanträde i juni utbildningsnämnden i uppdrag att ta fram en åtgärdsplan för att få en budget i balans 2021 och att redovisa åtgärder som genomförts på kommunstyrelsens sammanträde i september.

Utbildningsnämnden har den 21 juni beslutat om ett antal åtgärder vilka ger en budget i balans för 2021. Åtgärdsplanen innehåller information om i vilken omfattning och tidsperiod åtgärderna genomförs.

Ärendebeskrivning

Utbildningsnämnden prognostiserar i delårsrapporten per mars med ett underskott för 2021 om ca - 4 Mkr varför kommunfullmäktige 2021-06-17 (KS/2021:291) beslutat att utbildningsnämnden får i uppdrag att ta fram en åtgärdsplan för att få en budget i balans 2021 samt att till kommunstyrelsens sammanträde i september redovisa åtgärder som genomförts.

Åtgärdsplanen redogör för genomförda, pågående och planerade åtgärder för budget i balans.

(2)

TJÄNSTESKRIVELSE

2021-08-20 /Eget_Nämnd/

2(3)

De ekonomiska effektiviseringarna innebär exempelvis minskade

personalkostnader samt översyn av lokalkostnader och lokalanvändning i förskola och grundskola. En generell genomlysning av avtal genomförs.

Rådgivnings- och revisionsbolaget PWC´s granskning, som har en mer långsiktig bäring, fortsätter även under hösten, för att utreda den relativt stora

kostnadsutveckling som påvisats inom grundskolan jämfört den demografiska utvecklingen.

Bedömning

Utbildningsnämnden bedömer att en budget i balans är möjlig 2021 baserat på de åtgärder som framgår i nämndens åtgärdsplan.

Ekonomiska konsekvenser

Inga andra ekonomiska konsekvenser än vad som nämns i nämndens beslut är aktuella.

Konsekvenser för barn och unga

Inga andra konsekvenser än vad som nämns i nämndens beslut är aktuella.

Ärendets beredning

Ärendet har beretts av utbildningskontoret i dialog med ekonomikontoret.

Handlingar i ärendet

Tjänsteskrivelse, 2021-08-20 – åtgärder för budget i balans för utbildningsnämnden

Tjänsteskrivelse, 2021-06-21 – åtgärder för en budget i balans KF § 83 Delårsrapport per den sista mars Nykvarns kommun 2021 KS § 121 Delårsrapport per den sista mars Nykvarns kommun 2021

Beslutet skickas till Akten

(3)

2021-08-20 /Eget_Nämnd/

3(3)

Samtliga nämnder

Frida Nilsson Kommundirektör

Fredrik Rönnlycke Westermark Ekonomichef

NYKVARNS KOMMUN

Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon: 08-555 010 00 Fax: 08-555 014 99 www.nykvarn.se

(4)

1(3) TJÄNSTESKRIVELSE

2021-06-21

Utbildningsnämnden Nykvarns kommun

Josefine Alan Ekonom

Telefon 08 555 010 38 josefine.alan@nykvarn.se

Tjänsteskrivelse - Åtgärdsplan för budget i balans 2021

Diarienummer: UN/2021:105

Förslag till beslut

1. Åtgärdsplan för budget i balans 2021 godkänns.

2. Åtgärdsplan för budget i balans 2021 överlämnas till kommunstyrelsen.

Beslutsnivå

Utbildningsnämnden.

Sammanfattning

Kommunfullmäktige beslutade 2021-06-17 (KS/2021:291) att ge

utbildningsnämnden i uppdrag att ta fram en åtgärdsplan för att få en budget i balans 2021, samt att till kommunstyrelsens sammanträde i september redovisa åtgärder som genomförts för att få ekonomin i balans 2021.

Förvaltningens förslag till åtgärdsplan redogör för genomförda, pågående och planerade åtgärder för budget i balans. Effektiviseringar görs på verksamheter i egen regi samtidigt som utbildningskontoret, på strategisk nivå, gör övergripande bedömningar av åtgärder som medför minskade kostnader, exempelvis genom minskade personalkostnader, översyn av lokalkostnader och effektivare

lokalanvändning i både förskolan och grundskolan samt genomlysning av avtal.

Planerade åtgärder medför en prognos som är i balans jämfört med budget för utbildningsnämnden. Åtgärder finns på både strategisk nivå och enhetsnivå för ett långsiktigt stabilt ekonomiskt läge. Enheterna genomför förändrade arbetssätt

(5)

2021-06-21

Utbildningsnämnden

2(3)

och balanserar alla beslut i relation till utbilningsuppdraget och en budget i balans.

Förvaltningen föreslår att utbildningsnämnden beslutar att godkänna åtgärdsplanen för budget i balans 2021 samt överlämna denna till kommunstyrelsen.

Ärendebeskrivning

Utbildningskontoret har sedan 2019 arbetat med att effektivisera verksamheten för att få en budget i balans. Underskottet för 2020 härleddes till köp av

verksamhet vilket föranledde att detaljbudget för 2021 reviderades. Ersättningen (elevpengen) till de egna verksamheterna minskades för en budget i balans gällande köp av verksamhet. Ytterligare effektiviseringar och åtgärder genomförs under 2021 på förskolor och grundskolor i kommunen samt inom det centrala utbildningskontoret.

Utbildningsnämnden prognostiserar ett underskott för 2021 med -4 mkr varför kommunfullmäktige 2021-06-17 (KS/2021:291) beslutat att utbildningsnämnden får i uppdrag att ta fram en åtgärdsplan för att få en budget i balans 2021 samt att till kommunstyrelsens sammanträde i september redovisa åtgärder som genomförts för att få ekonomin i balans 2021.

Åtgärdsplanen redogör för genomförda, pågående och planerade åtgärder för budget i balans.

Bedömning

Utbildningskontoret bedömer att planerade åtgärder medför budget i balans 2021 varför nämnden föreslås godkänna förslaget till åtgärdsplan.

Ekonomiska konsekvenser

Förslaget innebär att ytterligare åtgärder motsvarande det prognostiserade underkottet på 4 miljoner kronor kommer att genomföras.

(6)

2021-06-21

Utbildningsnämnden

3(3)

Konsekvenser för barn och unga

Åtgärderna är framtagna med hänsyn till att utbildningsuppdraget fortsatt ska kunna säkerställas.

Ärendets beredning

Utbildningskontoret i samverkan med ekonomikontoret.

Tjänsteskrivelse 2021-06-21 – Åtgärdsplan för budget i balans.

Åtgärdsplan för budget i balans 2021-06-21.

Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Ekonomikontoret Akten

Susanne Englund Utbildningschef

Josefine Alan Ekonom

NYKVARNS KOMMUN

Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon: 08-555 010 00 Fax: 08-555 014 99 www.nykvarn.se

(7)

2021-06-21

NYKVARNS KOMMUN

Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se

Åtgärdsplan för budget i balans 2021

UN/2021:105

Utgångsläge Budget: 322 782 tkr.

Årsprognos april: - 4 mkr (ca 1 % av total budget)

Åtgärder som redovisas nedan syftar till en budget i balans.

Bakgrund

Utbildningskontoret har sedan 2019 arbetat med att effektivisera verksamheten för att få en budget i balans. Underskottet för 2020 härleddes till köp av verksamhet vilket föranledde att detaljbudget för 2021 reviderades, ersättningen (elevpengen) till de egna verksamheterna minskades för en budget i balans gällande köp av verksamhet. Konsekvensen är att

ytterligare effektiviseringar och åtgärder genomförs under 2021 på samtliga förskolor och grundskolor i kommunen samt inom det centrala utbildningskontoret. Nämnden har sedan 2019 fått redovisningar av utvecklingen varje månad.

(8)

2021-06-21

NYKVARNS KOMMUN

Nuläge 2021

Förskolan, kostenheten och köp av verksamhet har en budget i balans. Alla grundskolor utom Furuborgskolan har ett prognostiserat underskott och arbetar med att effektivisera och minska sina personalkostnader för att komma i balans. Utbildningsnämndens prognos i maj är försiktig och prognosen är lagd på en ”säkerhetsnivå”. Det handlar exempelvis om personalkostnader som kan ligga kvar, på grund av uppsägningstider.

Utbildningskontoret har arbetat med att säkerställa höstens budget, särskilt när det gäller köp av verksamhet. Redan nu kan vi till exempel konstatera att nämnden får mer intäkter än budgeterat vilket kommer att minska det prognostiserade underskottet ytterligare, intäkter ökar under hösten med ca 1 mkr.

Åtgärder för budget i balans 2020 och 2021:

Övergripande Kommentarer

Start av särskola i egen regi. Minskade kostnader för köp av verksamhet.

Genomförd. Start Ht 2020. 1-2 milj/år

Öppen fritidsverksamhet centraliseras till en skola.

Genomförd. Januari 2021. 700 tkr/år

Ny digital ”lärplattform” för verksamheterna ger en minskad kostnad per år.

Genomförd 547 tkr/år

Nytt avtal för skrivare minskar utbildningskontorets kostnader

Genomförd 200 tkr/år

Översyn och beslut gällande resursfördelningsmodell för särskolan. Beslutet innebär minskade kostnader för köp av externa platser hos annan

huvudman.

Genomförd.

500 tkr – 1 mkr/år

Uppsägning av alla avtal med externa huvudmän för minskade kostnader för köp av platser. Externa huvudmän ansöker om istället om tilläggsbelopp för enskilda elever vilket innebär bättre kontroll av kostnader för köp av särskilda platser.

Genomfört.

Syftet är förbättrade prognoser, bättre kontroll och minskade kostnader.

Den centrala staben minskas med en tjänst.

Genomfört.

Ca 570 tkr/år

Andelen förskollärare på förskolorna minskas till 40% 3 500 tkr/år

(9)

2021-06-21

NYKVARNS KOMMUN

Genomfört.

Paviljongerna på Björkestaskolan har sagts upp. En paviljong 2021 och en 2022.

Genomfört.

1,4 mkr/år när båda är avvecklade (Både hyra och städ inkluderad) Kartläggning av alla kostnader inom köp av verksamhet för tillförlitlig budget

och prognos.

Genomfört.

Syftet är förbättrade prognoser och kontroll.

Beslut om minskad elevpeng för att få en budget i balans gällande köp av verksamhet.

Genomfört

I snitt en minskning med 1300 kr/elev

Ansökan och rekvirering av alla aktuella och relevanta statsbidrag.

Genomförs kontinuerligt och redovisas för nämnden .

15,4 mkr 2021

Översyn av faktureringsrutiner gällande vuxenutbildningen för bättre kontroll på kostnader och intäkter (statsbidrag).

Genomförs regelbundet och redovisas för nämnden i september varje år.

Syftet är förbättrade prognoser och kontroll Intäktskontroll av vårdnadshavare för att säkerställa att vi får in rätt avgifter

för förskola och fritidshem.

Genomförs löpande

Rutiner är framtagna.

Uppföljning av resursfördelningsmodell i Stratsys för effektiviseringar och stöd till rektor inför beslut om organisation och tjänstefördelning

Genomfört

Följs upp av utbildningschef.

Utredning görs gällande skolbiblioteken för en mer kostnadseffektiv samverkan med kultur- och fritidskontoret.

Pågår

Slutförs 2021

Avgift ska tas ut för administrativ hantering av Slottsparkens förskola.

Planeras Ca 27 tkr/år

Översyn av fördelningen av hyreskostnader mellan kultur- och fritid och utbildningskontoret får minskade kostnader för köp av verksamhet.

Pågår

Slutförs 2021 Ca 200 tkr/år beroende på fördelning Finskt förvaltningsområde. Ökade intäkter via statsbidrag.

Kommer att genomföras. 115 tkr för 2021

Uppsägning av entrémattor på alla enheter i samverkan med städ.

Genomfört, får effekt 2022 Ca 200 tkr/år

Extern analys av utbildningsnämndens ekonomi Genomförd av PWC

(10)

2021-06-21

NYKVARNS KOMMUN

Fördjupad analys av utbildningsnämndens ekonomi. T.ex. fördelningen mellan förskola/1-6/7-9.

Beställd av PWC

Åtgärder enheter

Minskade personalkostnader Sedan 2020 har personalkostnaderna minskat med ca 5 mkr (jan-maj) på helår 2021 (prognos ca 10 miljoner jämfört med helår 2020)

Köpstopp Endast helt nödvändiga inköp görs

Vakanshållning av tjänster Varje vakant tjänst övervägs.

Sammanslagning av fritidshemsavdelningar För minskade personalkostnader samt effektivare lokalutnyttjande.

Inga externa kurser/utbildningar Endast interna kollegiala insatser görs.

Översyn av alla tjänster som inte är lärartjänster

eller andra lagstadgade tjänster. Resursfördelningsmodulen används för en effektiv tjänstefördelning utifrån timplanen samt elevhälsan.

Omorganisationer genomförs för ökad

effektivitet. T.ex. organisationen för mindre

undervisningsgrupper.

Förskolan

Antal barn i Nykvarn med behov av förskoleplats varierar över året. Effektivisering av verksamheten görs genom anpassningar av personal i relation till antalet barn och antalet avdelningar.

Grundskola

De effektiviseringar som pågår på alla grundskolor innebär omställningar och nya arbetssätt.

Lillhagaskolan har svårast att klara uppdraget vilket stärker beslutet om en fördjupad analys med hjälp av PWC. Alla rektorer använder det stöd som finns i Stratsys för att organisera för en effektiv tjänstefördelning inom respektive skola. En effektiv tjänstefördelning av lärares undervisningstid är nödvändig för att ha en budget i balans.

Sammanfattning

Planerade åtgärder medför en prognos som är i balans jämfört med budget för

utbildningsnämnden. Åtgärder finns på både strategisk nivå och enhetsnivå för en långsiktig och stabil ekonomi. Enheterna genomför förändrade arbetssätt och balanserar alla beslut i relation till utbildningsuppdraget och en budget i balans. På strategisk nivå görs

övergripande bedömningar av alla tänkbara möjligheter till minskade kostnader, exempelvis genom minskade personalkostnader, genomlysning av alla lokalkostnader med effektiv lokalanvändning samt genomlysning av avtal.

(11)

2021-06-21

NYKVARNS KOMMUN

Susanne Englund Utbildningschef

(12)

PROTOKOLLSUTDRAG

2021-06-21

Utbildningsnämnden

1(2)

Utbildningsnämndens protokollsutdrag 2021-06-21

§ 73 Utbildningsnämndens åtgärdsplan för budget i balans 2021 enligt uppdrag från kommunfullmäktige 2021-06- 17

Diarienummer: UN/2021:105

Beslut

1. Åtgärdsplan för budget i balans 2021 godkänns.

2. Åtgärdsplan för budget i balans 2021 överlämnas till kommunstyrelsen.

Beslutsnivå

Utbildningsnämnden.

Sammanfattning

Kommunfullmäktige beslutade 2021-06-17 (KS/2021:291) att ge utbildningsnämnden i uppdrag att ta fram en åtgärdsplan för att få en budget i balans 2021, samt att till kommunstyrelsens sammanträde i september redovisa åtgärder som genomförts för att få ekonomin i balans 2021.

Förvaltningens förslag till åtgärdsplan redogör för genomförda, pågående och

planerade åtgärder för budget i balans. Effektiviseringar görs på verksamheter i egen regi samtidigt som utbildningskontoret, på strategisk nivå, gör övergripande

bedömningar av åtgärder som medför minskade kostnader, exempelvis genom minskade personalkostnader, översyn av lokalkostnader och effektivare

lokalanvändning i både förskolan och grundskolan samt genomlysning av avtal.

Planerade åtgärder medför en prognos som är i balans jämfört med budget för utbildningsnämnden. Åtgärder finns på både strategisk nivå och enhetsnivå för ett

(13)

PROTOKOLLSUTDRAG

2021-06-21

Utbildningsnämnden

2(2)

långsiktigt stabilt ekonomiskt läge. Enheterna genomför förändrade arbetssätt och balanserar alla beslut i relation till utbilningsuppdraget och en budget i balans.

Förvaltningen föreslår att utbildningsnämnden beslutar att godkänna åtgärdsplanen för budget i balans 2021 samt överlämna denna till kommunstyrelsen.

Ajournering

Klockan 17:09-17:15.

Tjänsteskrivelse 2021-06-21 – Åtgärdsplan för budget i balans.

Åtgärdsplan för budget i balans 2021-06-21.

Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Ekonomikontoret Akten