INTEGRITETSPOLICY FÖR SÖKANDE SENAST UPPDATERAD JUNI 2020
1. Viktig kontaktinformation
Namn på personuppgiftsansvarig:
Denna Workday-portal hanteras av Cromwell Sweden AB
Den enhet inom Cromwells koncern där du söker tjänsten kommer också att få dina uppgifter i syfte att utvärdera din ansökan och, när så är aktuellt, följa upp direkt med dig avseende nästa steg i rekryteringsprocessen.
Adress till personuppgiftsansvarig:
Stockholm: Kungsgatan 24, 2 TR, 111 35 Stockholm, Sverige
Malmö: Södergatan 3, 211 34 Malmö, Sverige
Central GDPR- företrädare:
Iana Fox (per detta datum) på följande e-postadress EUprivacy@cromwellpropertygroup.com.
2. Syftet med detta dokument
2.1 Vi, ovannämnda personuppgiftsansvarig (”Cromwell”, ”vi”, ”oss”), har åtagit oss att skydda integriteten och säkerheten för dina personuppgifter. Vid insamling och användning av personuppgifter följer vi följande dataskyddsprinciper:
Vi kommer att behandla personuppgifter på ett lagligt, korrekt och transparent sätt.
Vi kommer endast att samla in personuppgifter för vissa särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål och vi kommer inte att behandla dem på ett sätt som är oförenligt med dessa berättigade ändamål.
Vi kommer endast att behandla personuppgifter som är adekvata, relevanta och nödvändiga för de aktuella ändamålen.
Vi kommer att lagra korrekta och uppdaterade personuppgifter och vidta rimliga åtgärder för att säkerställa att felaktiga personuppgifter raderas eller korrigeras utan dröjsmål.
Vi kommer inte att lagra personuppgifterna i en form som möjliggör identifiering av de registrerade under längre tid än vad som är nödvändigt för de ändamål för vilka informationen behandlas.
Vi kommer att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att personuppgifter hålls säkra och skyddade mot obehörig eller olaglig behandling och mot förlust, förstöring eller skada genom olyckshändelse.
2.2 Den här integritetspolicyn beskriver hur vi samlar in och använder dina personuppgifter kopplat till din arbetsansökan till oss, i enlighet med gällande lagstiftning om dataskydd, inklusive förordning (EU) 2016/679 – allmän dataskyddsförordning (”GDPR”).
2.3 Den gäller alla som söker arbete hos oss inom någon av våra EU-baserade enheter (oavsett om det är anställda, arbetstagare eller entreprenörer).
2.4 Vi förbehåller oss rätten att uppdatera denna integritetspolicy när som helst och vi kommer att ge dig en ny integritetspolicy om vi gör viktiga uppdateringar.
3. Dina personuppgifter
3.1 Personuppgifter är information som kan användas för att direkt eller indirekt identifiera dig och inbegriper även information som kan kopplas till information som kan användas för att direkt eller indirekt identifiera dig. Personuppgifter inkluderar inte information som irreversibelt har anonymiserats eller aggregerats så att denna inte längre kan göra det möjligt för oss att, vare sig i kombination med annan information eller på annat sätt, identifiera dig.
3.2 Cromwell behöver lagra och på annat sätt behandla personuppgifter om dig för vår rekryteringsverksamhet. Förutom vad som specifikt anges i denna integritetspolicy kommer personuppgifter som vi lagrar och behandlar endast att användas inom Cromwell och de andra företagen i Cromwells koncern.
4. Hur din information kommer att användas
4.1 Den information vi lagrar och behandlar kommer endast att användas för rekrytering. Vi kommer att använda den vid bedömning av dina färdigheter, kvalifikationer och lämplighet för rollen, genomförande av bakgrunds- och referenskontroller och, i förekommande fall, kommunikation med dig om rekryteringsprocessen, för att hålla register om våra rekryteringsprocesser samt för att uppfylla regulatoriska eller rättsliga krav.
4.2 Det ligger i vårt legitima intresse, och är till nytta för företaget som helhet, att avgöra om du är lämplig som kandidat till att tillsättas till den tjänst som annonseras och som du har sökt.
4.3 Vi behöver även behandla dina personuppgifter för att avgöra om vi ska ingå ett anställningsavtal med dig.
4.4 Efter att ha mottagit dina personuppgifter antingen genom din CV och/eller följebrev, ansökningsblankett, inlämning via en rekryteringsbyrå och/eller resultaten från det prov som du kan ha tagit innan du träffar oss, kommer vi att behandla informationen för att avgöra om du uppfyller de grundläggande kraven för att väljas ut till kandidat. Om du gör det kommer vi att avgöra om din ansökan är intressant nog för att bjuda in dig till en intervju. Om vi beslutar oss för att kontakta dig för en intervju kommer vi sedan att använda den information som du ger oss under intervjustadiet för att avgöra om vi ska erbjuda dig tjänsten. Om du lyckas under intervjustadiet kommer vi att erbjuda dig ett villkorat anställningserbjudande, som förutsätter att referenskontrollerna är tillfredsställande och, om det krävs enligt lokal lagstiftning för den specifika tjänsten (till exempel ”Senior Managers and Certification Regime” i Storbritannien), kommer vi att kontrollera straffregistret och genomföra andra relevanta kontroller innan vi bekräftar din tillsättning.
4.5 Om vi avser att behandla dina personuppgifter i framtiden för ett annat ändamål än det för vilket de samlades in, med hänsyn taget till lagringstiden för sådana uppgifter, kommer vi att ge dig information om detta ändamål och annan relevant information.
5. Hur samlas dina personuppgifter in?
5.1. Den typ av personuppgifter vi lagrar som är kopplad till din ansökan om arbete hos oss inkluderar:
Den information som du har lämnat till oss i ditt CV och följebrev, inklusive eventuella bilder eller fotografier.
Information som du har lämnat på vårt ansökningsformulär, inklusive namn, titel, adress, telefonnummer, personlig e-postadress, födelsedatum, kön, anställningshistorik,
kvalifikationer, webbadresser eller länkar till sociala medier.
Bilder från övervakningskameror i byggnaden där din intervju kan genomföras.
All information du ger oss under en intervju.
5.2 Vi kan även samla in, lagra och använda följande typer av känsliga personuppgifter om vi beslutar att anställa dig för en viss tjänst:
Information om din ras eller etnicitet.
Information om din hälsa, inklusive eventuella medicinska tillstånd, hälso- och sjukdomsregister, funktionshinder eller dryckes- och rökvanor.
Information om straffrättsliga domar och brott (endast om den roll som erbjuds är en SMCR-roll).
5.3 Personuppgifter som vi kan samla in från andra källor:
Rekryteringsbyråer som vi har anlitat, från vilka vi samlar in följande kategorier av data, inklusive kontaktinformation, CV-information (utbildningsbakgrund, arbetshistorik och följebrev).
Experian, vår leverantör av bakgrundskontroller, från vilken vi samlar in följande kategorier av data: personuppgifter (till exempel namn, adress, kön, nationalitet, personlig e-
postadress), uppgifter om pass eller nationellt identitetskort, viseringsuppgifter, nationellt försäkringsnummer, tidigare anställning inklusive disciplinära åtgärder eller arbetsbetyg.
Experian, som är vårt kreditupplysningsföretag och som används för att utföra kontroller av SMCR-personer, samlar vi in följande kategorier av data från: kreditkontroller,
bakgrundskontroller inklusive brottsregister, körförseelser och referenser.
”Disclosure and Barring Service” om fällande domar i brottsmål.
Dina namngivna referenspersoner, från vilka vi samlar in följande kategorier av data:
anställningsbevis och anställningshistoriska data.
Uppgifter från tredje part, till exempel utbildningsinstitutioner eller yrkesorganisationer, i syfte att kontrollera kvalifikationer eller medlemskap (till exempel legitimation, ACCA, CIPD).
6. Underlåtenhet att lämna personuppgifter
Om du på begäran inte lämnar information som är nödvändig för oss för att vi ska kunna beakta din ansökan (såsom bevis på kvalifikationer eller arbetshistorik), kommer vi inte att kunna behandla din ansökan. Om vi exempelvis kräver en kreditkontroll eller referenser för tjänsten och du inte ger oss de aktuella uppgifterna, kommer vi inte att kunna hantera din ansökan.
7. Hur vi använder känsliga personuppgifter
Vi kommer att använda dina känsliga personuppgifter på följande sätt:
Vi kommer att använda information om eventuella funktionsnedsättningar för att bedöma om vi behöver tillhandahålla lämpliga anpassningar under rekryteringsprocessen, till exempel om anpassningar behöver göras under ett test eller en intervju.
Vi kommer att använda information om din ras eller etniskt ursprung för att säkerställa en meningsfull uppföljning och rapportering av lika möjligheter.
8. Information om fällande brottmålsdomar
Om du ansöker om en tjänst som styrs av SMCR kan vi behandla information som rör dina fällande brottmålsdomar.
Vi kommer att samla in information om fällande brottmålsdomar om vi vill erbjuda dig tjänsten (förutsatt att kontrollerna och andra villkor, som exempelvis referenser, är tillfredsställande). Vi är skyldiga att kontrollera ditt belastningsregister för att försäkra oss om att det inte finns något i din historik som gör dig olämplig för rollen. I synnerhet:
Financial Services Authority har ett rättsligt krav på oss att vi genomför en kontroll av belastningsregistret avseende dem som utför tjänster som styrs av SMCR.
Vi har upprättat policydokument och infört skyddsåtgärder, som vi enligt lag måste ha vid behandling av sådana uppgifter.
9. Hur vi kan sprida din information
9.1 Vi kan sprida dina personuppgifter inom Cromwell Group, som ligger inom och utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, samt rekryteringsbyråer och konsulter som vi kan komma att anlita.
Dina uppgifter kan även spridas till externa IT-systemleverantörer (till exempel Workday- och Enboarder-plattformen) som hjälper oss att behandla dina uppgifter. Alla våra tredje parts- tjänsteleverantörer och andra enheter i koncernen är skyldiga att vidta lämpliga säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter i enlighet med våra policyer.
9.2 Vi tillåter inte våra tredje parts-tjänsteleverantörer att använda dina personuppgifter för sina egna syften. Vi tillåter dem endast att behandla dina personuppgifter för specificerade ändamål och i enlighet med våra instruktioner.
10. Lagring av personuppgifter
10.1 Om du inte har samtyckt till att vi sparar din ansökan för framtida lediga tjänster, eller om det enligt lag krävs att vi behåller dina uppgifter under en längre tid (till exempel bakgrundskontroller), kommer vi att behålla dina personuppgifter under 12 månader från det att tjänsten inte längre är öppen. Vi behåller dina personuppgifter under den perioden så att vi, i händelse av ett rättsligt anspråk, kan visa att vi inte har diskriminerat kandidater på förbjudna grunder och att vi har genomfört rekryteringen på ett rättvist och transparent sätt. Efter denna period kommer vi att förstöra dina personuppgifter på ett säkert sätt i enlighet med gällande lagar och förordningar.
11. Dina rättigheter
11.1 GDPR och annan tillämplig lagstiftning om dataskydd ger dig vissa specifika rättigheter som rör dina personuppgifter enligt nedan.
11.2 Observera att inte alla dessa rättigheter är absoluta och gäller inte under alla omständigheter. Du är emellertid alltid välkommen att kontakta oss med alla förfrågningar som rör behandlingen av dina personuppgifter och även om vi inte är skyldiga enligt lag att följa dina önskemål kommer vi att försöka tillgodose dem.
11.3 Det är viktigt att de av dina personuppgifter som vi lagrar är korrekta och aktuella. Vänligen informera oss om dina personuppgifter ändras under tiden som du arbetar för oss.
Tillgång – du har rätt att få tillgång till dina personuppgifter och viss information om hur och varför Cromwell behandlar dem.
Rättelse – du har rätt att få felaktiga eller ofullständiga personuppgifter rättade utan onödigt dröjsmål.
Radering – ibland kallat ”rätten att bli bortglömd", under vissa omständigheter har du rätt att få dina personuppgifter raderade utan onödigt dröjsmål.
Begränsning – under vissa omständigheter har du rätt att begränsa Cromwells behandling av dina personuppgifter.
Dataportabilitet – under vissa begränsade omständigheter har du rätt att få de personuppgifter som du har lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och har rätten att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig utan hinder.
Invändningar – under vissa omständigheter har du rätt att göra invändningar mot behandlingen av dina personuppgifter som utförs av Cromwell eller för vår räkning.
12. Informationssäkerhet
12.1 Vi har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa en säkerhetsnivå som är lämplig i förhållande till risken vid behandlingen som vi utför, för att skydda konfidentialitet, integritet och tillgänglighet för dina personuppgifter och för att skydda mot obehörig eller otillåten behandling och förlust, förstöring eller skada genom olyckshändelse. Dessa åtgärder omfattar:
• Fysiska skyddsåtgärder, såsom låsta dörrar och skåp och kontrollerad tillgång till våra anläggningar.
• Tekniska skyddsåtgärder, såsom användning av antivirus- och slutpunktskyddsprogramvara, kryptering och övervakning av våra system och datacenter för att säkerställa att våra säkerhetspolicyer följs.
• Organisatoriska skyddsåtgärder, genom utbildnings- och medvetenhetsprogram för säkerhet och integritet, för att säkerställa att anställda förstår vikten och medlen genom vilka de måste skydda personuppgifter, liksom genom sekretesspolicyer och policynormer som styr hur vi behandlar personuppgifter.
13. Kontakta oss
Om du vill ha mer information om något i denna integritetspolicy, om du har frågor eller problem avseende dina personuppgifter, eller om du anser att du vill utöva någon av dina rättigheter som registrerad, kontakta den centrala GDPR-företrädaren, vars namn står högst upp i denna integritetspolicy: 1st Floor, Unit 16, Manor Court Business Park, Scarborough, YO11 3TU eller EUprivacy@cromwellpropertygroup.com.
14. Klagomål
Om du anser att vi inte har uppfyllt kraven i GDPR när det gäller dina personuppgifter, vänligen kontakta oss med hjälp av kontaktinformationen ovan.
Du har också rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheter för dataskydd i EU. Här hittar du information om alla EU:s tillsynsmyndigheter: https://ec.europa.eu/justice/article- 29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm.
Den brittiska tillsynsmyndigheten är the Information Commissioner Office (ICO):
casework@ico.org.uk eller 0303 123 1113 / +44 1625 545 700. www.ico.org.uk. 1
1 Observera att dessa uppgifter kan komma att ändras utanför vår kontroll, kontrollera därför på internet för att få uppdaterad kontaktinformation.
