Talar vi med rätt språk?
Hur kan vi bättre nå fram till våra medmänniskor?
Anna Hass, klarspråkskonsult
2
• Så här vill vi att det ska kännas
foto: Dee Dee
3
• Inte så här
foto: Hannah K
4
5
Vad vill jag ha sagt idag?
• som kommunikatör är du är oerhört viktig
• tänk först – vad vill du uppnå, vem vill du nå?
• så skriver du effektivt, tydligt, begripligt, tilltalande
• så övertygar du dina kollegor att skriva enklare
6
Mina utgångspunkter
• Hur kan vi möta medmänniskorna där de är – både plats/kanal, kunskaper och språkförväntningar?
• Läget är inte som för 5 år sedan – läsandet, 90-talisterna
• Ord kan stänga ute, eller bjuda in och inspirera
7
Bra svåra ord
Angående anmälan om byte av polonitsäck i fosforfälla till avloppsanordning, fastighet xx xx
Bygg- och miljökontoret har mottagit ditt brev daterat den 20xx-xx- xx om byte av polonitsäck och vi tackar för din information och registrerar det. ---
Välj tydliga vanliga ord
8
Effektiv text gör sitt jobb
Olika språkliga dimensioner:
• Rätt eller fel
• Fint eller fult
• Bra eller dåligt – är det användbart, funktionellt?
Om de med ekonomiskt bistånd och de med a-kasseersättning bedöms olika härvidlag eller om det finns andra faktorer, än de som XX och YY har kontrollerat för, som förklarar skillnaden i sannolikheterna att delta i program, liksom de olika
bedömningarna av vem som kan söka och ta arbete, är en öppen fråga.
9
Lite jobbiga fakta
som du måste rätta dig efter:
• 25 procent av de vuxna svenskarna klarar inte att förstå en text på nivå årskurs 9. De skulle få IG i svenska.
• Många är så stressade på jobbet att de läser och förstår jättedåligt.
• De som är erfarna duktiga läsare har oerhört mycket att läsa, och därför läser de ofta slarvigt.
• Svenskens uppmärksamhetsspann är nu 8 sekunder.
• Vi läser oerhört mycket på mobilskärmen. Det som inte
får plats på första mobilskärmen blir inte läst lika noga.
10
Lite gladare fakta:
• Klarspråksverktygslådan innehåller allt du behöver
för att nå fram bättre till alla du vill!
• Alla föredrar den klarspråkade texten! Både dyslektikern, andraspråkaren och stressade professorn!
• Du behöver inte ta bort viktig information, eller urvattna det komplicerade! Du behöver bara lägga till: en sammanfattning först, förklaringar på det svåra och många fästpunkter för ögat.
(De tycker ännu bättre om texten om du dessutom byter till vardagliga ord och skriver korta effektiva meningar.)
• Folk har bättre förtroende för den som skriver klarspråkliga
texter.
11
Rehabiliteringsåtgärder
Arbetsgivarens rehabiliteringsansvar går inte längre än att vidta sådana åtgärder som syftar till att medarbetaren ska kunna återgå i arbete hos arbetsgivaren. Arbetsgivaren har inom ramen för den allmänna försäkringen en skyldighet att överväga alla de arbetslivsinriktade
rehabiliteringsåtgärder som kan genomföras inom eller i anslutning till arbetsgivarens verksamhet. Vilka åtgärder som sedan måste vidtas får bedömas från fall till fall med beaktande av flera faktorer, till exempel arbetsplatsens storlek och medarbetarens egen medverkan. Arbetsgivarens skyldigheter att vidta rehabiliteringsåtgärder är i och för sig inte begränsade till sådana åtgärder som kan vidtas på arbetsplatsen, utan åtgärderna ska vidtas ”i eller i
anslutning till den egna arbetsplatsen”.
I detta ligger att det kan krävs att arbetsgivaren medverkar till till exempel arbetsprövning, arbetsträning eller
omskolning utanför arbetsplatsen, detta under
förutsättning att syftet är att medarbetaren ska komma tillbaka till arbetsgivaren igen.
Inom ramen för rehabiliteringsansvaret är arbetsgivaren skyldig att överväga flera olika möjligheter att söka hjälpa den sjuke eller arbetsskadade medarbetaren. Det kan bli fråga om anpassning av arbetsmiljön, ändring i arbetet, omplaceringsåtgärder eller arbetslivsinriktade åtgärder som till exempel arbetsträning. Konsekvenserna av detta är att arbetsgivaren inte anses ha uppfyllt sitt ansvar om sådant övervägande inte skett. Undantag är om det redan från början framstår som uppenbart onödigt på grund av att det står klart för arbetsgivaren från början att medarbetaren ändå inte kan komma tillbaka till något arbete av betydelse hos arbetsgivaren. Vid denna bedömning bör även
medarbetarens egen uppfattning om situationen beaktas.
Angående arbetsgivarens skyldighet att ändra arbetsorganisation ansåg AD i en dom …
Rehabiliteringsåtgärder
Som arbetsgivare ska du göra det som behövs för att en sjuk eller arbetsskadad medarbetare ska kunna återgå i arbete hos dig.
Gör det som kan göras hos er
för att personen ska kunna komma tillbaka Du ska överväga alla former för arbetslivsinriktad rehabilitering som kan genomföras i eller nära er verksamhet. Vilka åtgärder du sedan ska vidta får du bedöma utifrån till exempel arbetsplatsens storlek och medarbetarens egen medverkan.
Du kan behöva medverka till arbetsträning eller
omskolning även utanför arbetsplatsen, om syftet är att medarbetaren ska komma tillbaka och arbeta hos dig igen.
Överväg flera olika möjligheter
Du är skyldig att överväga flera olika möjligheter att hjälpa medarbetaren, till exempel om du ska
- anpassa arbetsmiljön - ändra arbetet
- omplacera personen
- erbjuda arbetslivsinriktade åtgärder som arbetsträning.
Men du behöver inte göra det om det redan från början är uppenbart att medarbetaren ändå inte kan komma tillbaka till något arbete av betydelse hos dig. Om du gör den bedömningen bör du också väga in medarbetarens egen uppfattning om situationen innan du beslutar dig för att inte erbjuda rehabilitering.
Överväg att fördela om arbetsuppgifter Du har också viss skyldighet att ändra
arbetsorganisationen om det behövs, till exempel genom att fördela om arbetsuppgifter, så att den sjuka eller arbetsskadade medarbetaren kan få nya uppgifter. AD ansåg i en dom …
Klarspråk: syfte, struktur, perspektiv, språk
12
Skriv klarspråk
• Syfte: Svara på läsarnas frågor, och var tydlig med vad de kan eller ska göra, och hur
• Struktur: Gör texten överskådlig och användbar
• Perspektiv: tilltala läsaren med uppmaningar
• Språk: Skriv lättlästa meningar, och välj vanliga ord
13
Växla mellan tre faser
ANALYSERA SKRIVA
BEARBETA
14
Riktlinjer för er kommunikation
• Ett personligt tilltal, begripligt och
inkluderande språk – tala som till en god vän
• Finnas där människor finns
• Bjuder in till samtal – tror på människors förmåga att reflektera teologiskt
• Kommunikation som möjliggör dialog och
skapar engagemang
15
Hur kan vi göra detta mer, i våra texter?
• Ge rum för möten med Gud.
• Ge möjlighet till eftertanke, tro och engagemang.
• Vara en kyrka människor har en positiv relation till och känner glädje över att tillhöra.
• Främja samhörighet och engagemang.
• Utveckla kontakten med våra medmänniskor.
Syftet:
- Vad vill du att läsarna ska göra och känna?
- Vilka frågor har läsarna?
17
Svarar på flera viktiga frågor om säkerhet.
18
Tydligt vad jag ska göra
19
Vilka känslor vill du väcka?
20
Olika steg mot målet i olika texter?
21
Vanliga frågor hos era läsare?
(Fråga infoservice om fler!)
• Hur döper jag mitt barn? Vilka alternativ finns?
• Hur gör man när man ber?
• Vad betalar jag som medlem, och vad går det till?
• Vad gör Svenska kyrkan för flyktingarna?
• Vi har samma kön och vill gifta oss, hur kan vi göra?
• Hur hittar jag min församling? Vad har de för träffar under hösten?
• Hur går jag ur kyrkan?
• Hur kan jag övertyga mitt barn om att hon kommer att gilla konfirmationen?
• Varför firar vi jul? Lucia?
• Varför finns jag – vad säger Bibeln om det?
• Hur gammal är min kyrka?
• Vem bestämmer i Svenska kyrkan? Hur går demokratin inom kyrkan till?
• Är Gud en ”han”? Vem är Gud?
• Är Bibeln sann? Hur ska jag tolka det som står om t.ex. stening …
• Vilka dog under 2013? Dödsannonser.
• Vad är konfirmation? Dop?
• Kan jag sommarjobba inom kyrkan? Kan jag söka jobb inom kyrkan?
• Var ligger kyrkan där vi ska på vigsel om 10 minuter?
• Var är min morfar begraven? Vilka gravplatser finns det?
• Hur kan jag välja begravningsplats? Vigselplats? Dopplats?
• När är det julotta/midnattsmässa/gudstjänst, vilken präst, vilka …
• Vad är en ärkebiskop, varför har vi hen, vad gör hen?
• Vad händer på ett kungligt bröllop/dop? Varför är det så många präster då?
• Varför ska ärkebiskopen döpa en prins?
• Varför har kyrkan en fisk? tupp? vatten? kors?
• Varför är ni så snälla mot muslimer? Varför är ni kompis med islam?
• Vad gör kyrkan för de andra kristna i världen?
• Var ligger svenska kyrkan i New York? London? Australien?
• Vilka är de tio budorden?
• jourhavande präst / medmänniska
• självmord (suicid)
22
Läsare:
- Vilka skriver vi för?
- Var finns de?
24
Någon väljer att be om hjälp här
25
De hjälper varandra också
26
Bekräfta,
ta bollen,
återkom
27
Känns verkligen som dialog
Tilltal
och tonalitet
29
Tonalitet är både innehåll, bildval, ordval …
30
Här kan läsarnas perspektiv stärkas med tilltal från början.
Exemplet:
nya webben
Anna Yngvesson och Per Hård af Segerstad, digitala teamet
Tänk som en användare,
inte som en avsändare.
• Intresserad av tro
• Faktasökande
• Hjälpsökande
• Servicesökande
• Givare/engagerad/frivillig
“Vår webb är en servicewebb. Svenskakyrkan.se finns till för våra externa användare, såväl
medlemmar som icke-medlemmar. Därför ska texterna på vår webb först och främst svara på
användarnas frågor, och hjälpa användarna att göra det de kom in för att göra.
På Svenska kyrkans webbplats pratar vi som en medmänniska till en annan medmänniska. Det är
viktigt att ha en ton som är nära och respektfull, som
till en vän.”
• Hur bokar vi dop?
• Vad behöver vi tänka på av praktiska saker?
• Vad innebär dopet och hur mycket lovar vi att fostra barnet att tro?
• Får man namnet i dopet?
36
37
Ganska vanligt? Bilden av kyrkan
Meningar
39
foto: George Lu
40
1. Skriv subjekten – vem gör vad?
(I ett brev till en privatperson)
Ovanstående handlingar krävs för att ansökan ska kunna komplettförklaras. Innan beslut om bygglov kan ytterligare redovisning komma att begäras.
Vi behöver dessa handlingar för att vi ska kunna behandla din ansökan och besluta om bygglov. …
Du behöver skicka oss dessa handlingar för att du ska kunna få ett beslut om bygglov. …
41
2. Använd verb hellre än substantiv
• göra en undersökning
• genomföra samtal med
• är föremål för behandling
• vårdbehov föreligger
• undersöka
• tala med
• behandlar
• behöver vård
42
Hitta verben i de långa orden
Personalavdelningen ansvarar för framtagandet och årlig uppföljning av jämställdhets- och mångfaldsplanen i
samarbete med en arbetsgrupp för jämställdhet- och
mångfald.
Personalavdelningen ansvarar för att ta fram jämställdhets- och
mångfaldsplanen och följa upp
den årligen i samarbete med
arbetsgruppen.
43
2. Använd verb hellre än substantiv
Inspektionerna är inriktade på hur det systematiska
arbetsmiljöarbetet bedrivs
beträffande undersökning av arbetsförhållandena,
bedömningar av risker samt åtgärder för att förebygga skador.
Särskilt fokus kommer att ligga på det förebyggande arbetet vad gäller risk för
olyckor och belastningsskador.
Vi kommer att inspektera hur ni bedriver ert systematiska
arbetsmiljöarbete, alltså hur ni - undersöker
arbetsförhållandena - bedömer riskerna
- åtgärdar för att förebygga skador.
Ni kommer särskilt att få berätta
hur ni förebygger olyckor och
belastningsskador.
44
45
46
3. Låt verbet komma senast 7 ord in
För att ge individer beslutsunderlag för eventuellt branschbyte, regioner planeringsunderlag för utbildningsdimensionering, företag underlag för sin framtida personalförsörjning och
Arbetsförmedlingen underlag att marknadsföra arbetssökande beslöt Arbetsförmedlingen att ta fram en uppdaterad
generationsväxlingsanalys.
Arbetsförmedlingen beslöt ta fram en uppdaterad
generationsväxlingsanalys för att ge individer beslutsunderlag för eventuellt branschbyte, regioner planeringsunderlag för
utbildningsdimensionering, företag underlag för sin framtida personalförsörjning och Arbetsförmedlingen underlag att marknadsföra arbetssökande.
47
I avsikt att klarlägga om sambolagens övergripande syfte – att ge den svagare
parten ett minimiskydd vid ett
samboförhållandes upplösning – uppfyllts
utredningsgruppen två frågestunder
I avsikt att klarlägga om sambolagens övergripande syfte – att ge den svagare parten ett minimiskydd vid ett samboförhållandes upplösning – uppfyllts anordnar utredningsgruppen två
frågestunder.
anordnar
48
två frågestunder i avsik
t att klarlägga om sambolagen
s övergripande syfte –
att ge den svagare parten ett min
imiskydd vid ett samboförhå
llandes upplösning – uppfyllts.
Utredningsgruppen anordnar
I avsikt att klarlägga om sambolagens övergripande syfte – att ge den svagare parten ett minimiskydd vid ett samboförhållandes upplösning – uppfyllts anordnar utredningsgruppen två
frågestunder.
49
Skicka det som står ivägen till slutet
Arbetsuppgift kan vid behov, i samråd med projektansvarig, delegeras i projektorganisationen.
Arbetsuppgift kan delegeras i projektorganisationen vid behov, i samråd med projektansvarig.
50
Börja fler meningar direkt med subjektet och viktiga verbet
Förvaltningen anser att frågan om att införa … Moderaterna i kommunfullmäktige vill att … Landstinget lämnar ingen garanti för viss volym.
Alla vuxna patienter ska känna till Frisktandvården.
IFA upphandlar en tjänst med upp till 50 platser ...
Vi ser att ett permanent boende för den här gruppen krävs …
Skriv effektiva meningar
51
Effektiva e-brev
TREVLIG: (fluff)
Öppna dialogen. Bekräfta personen och känslan.
TYDLIG: (fakta)
Svara direkt, gärna ja/nej med ev. om …
Använd konkreta uppmaningar: fortsätt, tryck … Om bakgrund eller fakta behövs, lägg det i slutet.
Ge användbara länkar eller hänvisningar sist.
TREVLIG: (fluff)
Avsluta ditt svar med något trevligt.
ditt e- brev
INNEHÅLLSRIK RUBRIK: Möte kl 14.00 i stället?
52
Skriv bra instruktioner:
1. Ställ upp texten överskådligt.
2. Komplettera texten med bilder, skärmdumpar med pilar, flödesscheman osv.
3. Gör det tydligt i vilken ordning läsaren ska göra sakerna. Gärna med en numrerad lista.
4. Använd uppmaningsform och du-tilltal. Då känner läsarna tydligare att texten rör dem.
5. Motivera läsarna att göra rätt, genom att påpeka hur det är bra för dem att göra rätt. Till exempel kommer deras e-
postkommunikation gå smidigare om de alltid skriver det viktiga redan i ärenderaden.
6. Prata inte så mycket om tekniken bakom effekten.
Samarbeta fram
texterna
54
Vad kan vi göra? Från blädderblocket.
55
Några tankar om att arbeta och välja
• Se till att det alltid märks att det är kyrkan som skriver
• Ta vara på att alla vet att vi tar de tunga frågorna
• Använd stödmaterialen – lägg tiden på annan kreativitet
• Testa vad som fungerar bäst – vad vill du uppnå?
56
Följ klarspråksråden för
• effektivitet och användbarhet för alla läsare
• tillgänglighet för personer med nedsatta funktioner
• mindre risk att du diskriminerar
• att bygga ett högre förtroende från allmänheten
• att spara tid och pengar
• att följa språklagen och webbriktlinjer.se.
www.språkrådet.se
57
Gör som de gamla grekerna:
Övertyga med pondus, känslor, fakta
58
Balansera argumenten
foto: nist6dh
Redigera, bearbeta,
kvalitetssäkra
60
Hur kan vi göra
följande i våra texter?
• Ge rum för möten med Gud.
• Ge möjlighet till eftertanke, tro och engagemang.
• Vara en kyrka människor har en positiv relation till och känner glädje över att tillhöra.
• Vara en partner i livet – en ovillkorlig vänskap – en coach.
• Främja samhörighet och engagemang.
• Utveckla kontakten med medlemmarna.
• Utveckla kontakten med icke- medlemmarna.
• Vara relevant för samhället och bidra till samhällsnyttan.
• Vara en opinionsbildare och samhällsröst.
1. Syftet: Svarar texten på läsarens frågor?
Är det tydligt vad läsaren ska göra, och varför och hur? Är texten användbar för det den ska användas till?
2. Strukturen: Kommer det viktigaste direkt? Väntar vi med bakgrund och förkla- ringar? Är texten tydligt och överskådligt uppställd med till exempel punktlistor?
3. Perspektivet: Utgår texten från läsarens situation och behov (istället för att prata om vår process, vårt erbjudande eller liknande)?
Vänder sig svaret till läsaren, med tilltal och uppmaningar? Finns ett du-tilltal? Var skulle vi enkelt kunna ändra till tilltal eller direkt uppmaning? (din, ring, anmäl)
Var finns en personlig och trevlig ton? Var kan vi du få in det?
4. Språket: Är meningarna lätta att läsa och följa? Är sammanhangen tydliga? Är orden enkla, vanliga och begripliga? Är
språket anpassat till läsarens nivå?
Följer språket era skrivriktlinjer?
61
Språkfrågor att ta ställning till
• Skriver vi mejl eller e-post?
• Tilltal! Ska vi använda ”hen”?
• Är ”vi” Svenska kyrkan som organisation, eller är det alla vi kristna eller medlemmar i Svenska
kyrkan? Se till att det inte är olika i samma text.
• Versalbruk, som i Den Helige Ande
• ”kyrkiska”
• förkortningar
62
Undvik omständligheter
• har inte tidigare varit aktuell för hemhjälpsinsatser
• har betydande svårigheter
• har ett omfattande omvårdnadsbehov
• saknar förmåga att
• vårdinsatser
• har inte fått/ansökt om hemhjälp tidigare
• har stora svårigheter/
har mycket svårt
• behöver mycket omvårdnad
• kan inte
• vård
63
Använd korta prepositioner
Undvik Använd i stället
avseende
angående rörande vad gäller
när det gäller gällande
beträffande med avseende på i fråga om
i enlighet med
om, av, i, kring om
om, för om, för om, för om om, av
om, till, för om
enligt, som
Välj vanliga snabbegripliga ord
64
De nya föreskrifter som kommer avseende LRV-vård kommer att
ställa stora krav på kommunerna när det gäller boende och boendestöd för den här gruppen.
... eller ...
De nya föreskrifter som kommer om LRV-vård kommer att ställa stora krav på kommunerna om boende och boendestöd för den här gruppen.
Använd korta prepositioner
Flera paragrafer i socialtjänstlagen reglerar nämndens ansvar
beträffande personer som utsätts för våld i nära relationer
... eller ...
Flera paragrafer i socialtjänstlagen reglerar nämndens ansvar för
personer som utsätts för våld i nära relationer
65
Hellre korta prepositioner och vanliga ord
Då utredning kring Arams behov pågår har inga beslut tagits angående hans stadigvarande placering.
Eftersom utredning kring Arams behov pågår har inga beslut tagits om hans stadigvarande placering.
Eftersom vi just nu utreder Arams behov har vi inte ännu tagit något beslut om hans hans stadigvarande placering.
Eftersom vi just nu utreder vad Aram behöver har vi ännu inte tagit något beslut om var han ska bo.
Granska, bedöma – redigera:
1. Syftet: Svarar texten på läsarens frågor? Är det tydligt vad läsaren ska göra, och varför och hur?
Är texten användbar för det den ska användas till?
2. Strukturen: Kommer det viktigaste direkt?
Väntar du med bakgrund och förklaringar? Är texten tydligt och överskådligt uppställd med till exempel punktlistor?
3. Perspektivet: Utgår texten från läsarens situation och behov (istället för att prata om er handläggnings-process, ert erbjudande eller liknande)? Vänder sig svaret till läsaren, med tilltal och uppmaningar? Finns ett du-tilltal? Var skulle du enkelt kunna ändra till du-tilltal eller direkt uppmaning? (din, ring, anmäl)
Var finns en personlig och trevlig ton? Var kan du få in det?
4. Språket: Är meningarna lätta att läsa och följa? Är sammanhangen tydliga? Är orden enkla, vanliga och begripliga? Är språket anpassat till läsarens nivå? Följer språket era skrivriktlinjer?
1. Syftet: Ringa in det viktigaste i texten, och det viktigaste på varje sida eller i varje stycke. Förtydliga vad läsaren ska göra. Se till att texten är tillräckligt trevlig och övertygande om att det ni vill är rätt och rimligt.
2. Strukturen: Lyft fram det viktigaste:
först i texten, först i stycket, först i
meningen. Mellanrubriker. Punktlistor.
Eventuellt en extra sammanfattning. Se till att bindeorden visar sambanden. Se till att det finns kommatecken som stöd för
läsningen.
3. Perspektivet: Börja texten hos läsaren.
Prata om läsaren, inte om er själva.
4. Språket: Sätt verben tidigt i
meningarna. Sätt in subjekten överallt.
Flytta otympligheter sist i meningarna. Byt till vardagliga ord utom vid viktiga fackord.
Förklara fackorden. Korrekturläs. Stäm av mot era skrivregler.
67
Följ riktlinjerna
68
Följ skrivreglerna
69
Klarspråkstestet: www.språkrådet.se/testet
www.språkrådet.se/testet
