1(9)
Bilaga – Avtal Kontorsmöbler
1 AVTAL
1.1 Omfattning och ekonomiska villkor
1.1.1 Ombud för avtal
Kontaktpersoner under avtalstiden är:
För den upphandlande enheten Namn
FO Nummer Adress E-post Telefon
För leverantören Namn
FO nummer/Org. nummer Adress
E-post Telefon
Vardera part förbinder sig att utan dröjsmål skriftligen meddela om förändrade kontaktuppgifter.
1.1.2 Omfattning
Leverantören åtar sig att tillhandahålla kontorsmöbler under avtalsperioden.
Leverantören skall följa de krav som ställs i lagstiftningen, samt de uppställda kraven i anbudsbegäran.
1.1.3 Avtalsperiod, uppsägning och förlängning
Avtalet skall gälla 3 år från och med 1.1.2018 till och med 31.12.2020 med
möjlighet till 1 års option. Exakta datum regleras vid avtalstecknandet. Den upphandlande enheten förbehåller sig rätten att besluta om förlängningen.
Den upphandlande enheten har rätt att säga upp avtalet med 6 månaders uppsägningstid under avtalsperioden. Leverantören har rätt att säga upp avtalet med 12 månaders uppsägningstid under avtalsperioden. Uppsägningen ska vara skriftlig.
Den upphandlande enheten har rätt att säga upp detta avtal med omedelbar verkan, om upphandlingsbeslutet upphävs av domstol. Leverantören har i så fall ingen rätt att erhålla någon ersättning med anledning av att avtalet upphör att gälla.
En förutsättning för ramavtalets giltighetstid är att lagtinget årligen beviljar erforderliga medel för uppdraget.
1.1.4 Producentansvar
Leverantören åtar sig att uppfylla de nationella kraven om producentansvar för förpackningar och förpackningsavfall:
2(9) För anbudsgivare i Sverige - Förordningen 2014:1073
För anbudsgivare i Finland – Finlands statsråds förordning om förpackningar och förpackningsavfall 518:2014
För anbudsgivare på Åland – ÅFS 1981:3, ändrad 2012:39 och ÅFS 1998:93, ändrad 2012:83 1.1.5 Allmänt om priser och moms
Priset inkluderar den kontraktsenliga produkten/tjänsten samt dokumentation av densamma. I priset ingår inte mervärdesskatt. Leverantören debiterar mervärdesskatt enligt gällande lag.
Leverantören har ej rätt att ta ut någon faktureringsavgift.
Priset inkluderar leverantörens kostnader för resor och inkvartering, dagtraktamenten och övertidsersättningar.
Procentpåslag för montering av möbler debiteras enbart för de möbler som faktiskt kräver montering. Beställaren förbehåller sig rätten att avgöra ifall montering krävs.
Anbudsgivaren ska minst en gång per år bifoga en elektronisk produktkatalog, broschyr eller motsvarande för det sortiment som omfattas av upphandlingen. Till produktkatalogen ska även bifogas en fullständig lista på gällande bruttopriser d.v.s. priser utan rabattavdrag. Av listan ska framgå produktnamn och fabrikat. Bruttoprislistan som bifogas ska vara anbudsgivarens ordinarie pris.
I fall där leverantören har speciella kampanjer och kampanjpriserna understiger de avtalade priserna ska det lägsta priset gälla som avtalspris.
Ifall de enhetspriser som angivits i prisbilagan inte är de samma som de som framkommer från bruttoprislistan då den generella rabattprocenten är avdragen gäller det lägsta priset av dessa två som avtalspris.
1.1.6 Priser, ersättningar och avgifter
Enligt anbud, angivna i prisbilagan. Enhetspriserna är avtalspriser.
1.1.7 Prisjustering
Priser enligt anbud är fasta under första avtalsåret. Framställan om förhandling om prisändring därefter ska vara den upphandlande enheten tillhanda för godkännande senast 30 kalenderdagar före ikraftträdande. För prishöjning ska kostnadshöjningar kunna vidimeras. Om överenskommelse därvid ej kan träffas har båda parter rätt att säga upp avtalet med tre månaders varsel, med senast överenskomna pris gällande under uppsägningstiden. Vid ny prisöverenskommelse ska denna gälla i 12 månader därefter.
1.1.8 Fakturerings- och betalningsvillkor 1.1.8.1 Betalningsvillkor
Betalning erläggs inom 30 dagar räknat från fakturans ankomstdag. En förutsättning för att fakturan ska kunna betalas är att fakturan är korrekt.
Varken fakturerings- eller expeditionskostnader får förekomma. Dröjsmålsränta erläggs enligt vad som stadgas i räntelagen (FFS 340/2002).
1.1.8.2 Faktureringsvillkor
Fakturering sker månadsvis efter att leverans skett eller uppdrag eller tjänst utförts.
3(9)
Fakturan bör uppfylla de krav på fakturainnehåll som ställs i mervärdesskattelagen (FFS 1501/1993), 209e§.
Uppgifter för fakturering:
Alla fakturor, oberoende om de sänds som e-faktura, pdf-faktura eller pappersfaktura, ska vara försedda med adressen: Ålands landskapsregering, avdelning, PB 2050, AX-22111 MARIEHAMN, FINLAND. Dessutom ska fakturan märkas med referensen som uppgivs vid beställning.
I första hand ska e-faktura användas.
E-faktura (enbart i Finvoice-standard):
E-faktura adress: FI8720323800001432 Operatör: Nordea
Förmedlarens kod: NDEAFIHH PDF-fakturor:
adress: faktura@regeringen.ax Pappersfakturor:
Ålands landskapsregering PB 2050
AX-22111 MARIEHAMN FINLAND
För Ålands hälso- och sjukvårds del gäller följande faktureringsadress:
Alla fakturor, oberoende om de sänds som e-faktura, pdf-faktura eller pappersfaktura, ska vara försedda med adressen:
Ålands hälso- och sjukvård Ekonomiavdelningen PB 1091
AX-22111 Mariehamn
referens XXXXXX Ramavtal (Referensen varierar beroende på vilken avdelning som beställer.
Referensen meddelas i samband med beställningen) pdf-fakturor skickas till adressen: invoicein@ahs.ax
e-faktura i Finvoice-format har följande adress: FI95003719075424 Fakturaväxel: AABAFI22
1.1.9 Dröjsmålskostnader
Vid försenad betalning utgår dröjsmålsränta enligt räntelagen (FFS 340/2002). Eventuell räntefaktura ska innehålla uppgifter om räntesats, kapitalbelopp samt datum (fr.o.m./t.o.m.), för vilken periodräntan beräknas. Om fakturan är ofullständig eller felaktig så får dröjsmålsränta inte debiteras.
4(9)
1.1.10 Ålands särställning avseende hantering av mervärdesskatt
Utländska leverantörer som inte är registrerade i det finländska FO-registret bör bifoga ett källskattekort som erhålls från Ålands skattebyrå.
Åland har en särställning inom EU och betraktas som tredje land i skattehänseende. Åland hör inte till EU:s mervärdesskatte- eller punktskatteområde. Däremot hör Åland tillsammans med Finland till EU:s tullunion. Ålands särställning utanför EU:s skatteområde innebär att en skattegräns uppstår mellan Åland och EU. Detta innebär i praktiken att varutrafiken befrias från avsändarområdets skatter och därefter uppbärs destinationsområdets skatter och avgifter.
1.1.11 Reklamationsrätt
Betalning av faktura innebär inte att köparen avstått från rätten att påtala fel eller brister i produktens/tjänstens utförande.
1.2 Krav på varan/utförandet
1.2.1 Språk
Produkter, tjänster, fakturor, ev. utbildning och dokumentation som omfattas av detta avtal ska vara på svenska. Muntlig och skriftlig beställning och frågor ska tillhandahållas på svenska. Samtliga avtal och bilagor ska upprättas på svenska.
1.2.2 Krav på utförandet
Se uppdragsbeskrivningen i anbudsförfrågan.
1.2.3 Provanvändning
Köparen har rätt att under avtalsperioden i begränsad omfattning prova alternativa produkter från annan leverantör.
1.2.4 Leverans
Leverans ska ske enligt Incoterms 2010 DDP villkor.
Leverans till beställarna skall verkställas inom 7 veckor räknat från elektronisk beställning. Om leverantören inte kan leverera inom utsatt tid är leverantören skyldig att meddela ny
leveranstidpunkt inom 7 dagar räknat från beställning.
Leveransadresser:
Ålands landskapsregering
Självstyrelsegården/varumottagning PB 1060
AX-22111 Mariehamn FO 0145076-7
Tullkundnummer 5520-2 Kontaktperson: Jan Tuominen vaktmasteri@regeringen.ax
5(9) Ålands hälso- och sjukvård
Centrallagret PB 1091
AX-22111 Mariehamn FO 1907542-4
Tullkundnummer 5505-3
Kontaktperson: Upphandlingsassistent Victoria Backman upphandling@ahs.ax
Utöver ovanstående leveransadresser kan leverans också ske till andra adresser på Åland utan extra kostnad.
1.2.5 Beställnings- och leveransrutiner
Beställningar enligt detta avtal kan endast ske av godkända personer utsedda av den upphandlande enheten. En uppdaterad lista på behöriga beställare kan tillhandahållas av den upphandlande enheten och tillsändas leverantören.
Gemensamt för beställarna:
- En enhet/avdelning tar kontakt med leverantören för att diskutera en produkt.
- Leverantören besöker platsen, gör ritningar (utan extra kostnad) för kontorsutrymmet.
Leverans till Ålands hälso- och sjukvård
- Avdelningen meddelar upphandlingavdelningen vilken produkt/produkter som önskas beställas på basen av de uppgifter som fåtts från leverantören.
- Upphandlingsavdelningen beställer produkterna
- Leverantören bekräftar beställningen till upphandling@ahs.ax och meddelar leveranstid.
- När produkten skickas till beställaren märks den med beställarens namn och levereras till centrallagret och vaktmästarna hämtar möblerna därifrån för att sedan leverera ut dem.
Alternativt kan vaktmästeriet visa plats där varan ska ihopmonteras eller förvaras.
- Upphandlingsavdelningen informeras om att produkten anlänt och kontrollerar leveransen tillsammans med avdelningen.
Leverans till Ålands landskapsregering (självstyrelsegården)
- Enheten meddelar vaktmästeriet vilka produkter som önskas beställa på basen av de uppgifter som fåtts från leverantören.
- Vaktmästeriet beställer
- Leverantören bekräftar beställningen och meddelar leveranstid till vaktmästeriet via mail vaktmasteri@regeringen.ax
6(9)
- När produkten skickas märks den med beställarens namn och levereras till: Varuintaget – östra långsidan på självstyrelsegården. Ring via växeln, (018-25000) och meddela ankomst till vaktmästeriet. Vaktmästeriet visar plats, dvs. där varan ska ihopmonteras eller förvaras.
1.2.6 Användarundervisning
Leverantören skall under avtalstiden ha beredskap att på begäran ge kompletterande undervisning i användningen av produkterna. Undervisning skall ges på svenska.
Det skall även finnas möjlighet att ställa frågor om produkterna på svenska, samt möjlighet till demonstration på plats på svenska.
1.2.7 Produkternas kvalitét
Kvalitéten på produkterna skall vara god och motsvara den kvalitét som offererats och godkänts. För avvikelser i kvalitéten på levererade produkter gör den upphandlande enheten skriftlig reklamation.
Om tre reklamationer görs för samma produktgrupp, kan köparen säga upp köpeavtalet med omedelbar verkan. Om leverantören företar ändringar i produkt, kvalitét, utförande, fabrikat, beslutar köparen om huruvida produkten kan godkännas i användning för det ändamål den ursprungligen godkänts.
1.3 Avtalshandlingar, överlåtelse och underleverantörer
1.3.1 Avtalshandlingar, tillägg och ändringar och eventuella optioner
Förekommer i handlingarna mot varandra stridande uppgifter eller föreskrifter, gäller de inbördes i nedan angiven ordning, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat:
1. Ändringar i eller tillägg till detta avtal som skriftligen godkänts av avtalets parter 2. Detta avtal
3. Anbudsförfrågan
4. Allmänna avtalsvillkor för offentlig upphandling JYSE 2014 varor 5. Anbudet
1.3.1.1 Tillägg och ändringar
Alla tillägg och/eller ändringar till avtalet, kräver parternas samtycke och ska ske skriftligen.
1.3.1.2 Optioner
Om upphandlingen innehåller en option, men inga närmare bestämmelser om användningen, förbehåller sig den upphandlande enheten rätten att bestämma hur den ska användas.
1.3.2 Avtalsuppföljning
Avtalet ska vid behov följas upp, dock minst en gång per år. Leverantören ska delta i sådan uppföljning. Uppföljningen kan innehålla genomgång av avtalsvillkor, överenskommelser, statistik, underleverantörer etc.
1.3.3 Överlåtelse av avtal och ägarskifte
Leverantören får inte utan den upphandlande enhetens skriftliga godkännande överlåta, upplåta eller pantsätta rättigheter enligt detta avtal, varken helt eller delvis till tredje part. Det informeras härmed om att möjligheten att godkänna överlåtelse av avtal är starkt begränsad enligt upphandlingslagstiftningen. Likaså ska skriftligt godkännande från den upphandlande enheten
7(9)
inhämtas i förväg vid väsentliga förändringar av ägarförhållanden hos leverantören. Vid underlåtenhet att inhämta upphandlande enhetens godkännande föreligger grund för hävning.
Den upphandlande enheten har rätt att föra över kontraktet till en sådan tredje part som helt eller delvis tar över den upphandlande enhetens uppgifter.
1.3.4 Leverantörens avtal med underleverantörer
Leverantören svarar för underleverantörers arbete i alla led som för sitt eget. Leverantören har rätt att byta ut eller lägga till underleverantörer under avtalsperioden för utförande av sitt uppdrag.
Underleverantörer som leverantören behöver anlita för utförande av sitt uppdrag ska skriftligen godkännas av den upphandlande enheten. Vid underlåtenhet att inhämta sådant medgivande föreligger rätt till vite samt hävning.
Leverantören ska kontrollera att underleverantörer fullgör sina skyldigheter enligt lag och avtal, till exempel avseende momsregistrering, inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter. Kontrollen ska utföras årligen. Den upphandlande enheten förbehåller sig rätten att ta del av leverantörens avtal med eventuella underleverantörer.
1.3.5 Uppgiftslämnande vid avtalets upphörande
Leverantören förbinder sig att vid avtalets upphörande lämna samtliga uppgifter som har betydelse för den upphandlande enheten, så att denne vid kommande upphandlingstillfälle kan ge anbudsgivare likvärdiga förutsättningar att beräkna sina anbud eller för att ta över uppdraget.
1.4 Försäkring, sekretess och vite
1.4.1 Försäkringar
Leverantören ska teckna och under avtalstiden ha en ansvarsförsäkring.
Leverantören ska på begäran till den upphandlande enheten lämna bevis om att sådan ansvarsförsäkring finns. Saknas föreskriven försäkring är detta att betrakta som ett väsentligt avtalsbrott och utgör skäl för hävning.
1.4.2 Säkerhet och sekretess
Leverantören förbinder sig att inte till någon enskild eller juridisk person röja uppgifter som leverantören tar del av i samband med uppdraget, vare sig det sker muntligen, genom att en handling lämnas ut eller på annat sätt. Leverantören förbinder sig även att inte nyttja sådan uppgift utan särskilt, skriftligt, tillstånd från den upphandlande enheten. Leverantören ansvarar för att dess personal har erforderlig information gällande sekretessregler. Vidare förbinder sig leverantören att informera eventuella underleverantörer om tystnadsplikten. Sekretessen gäller även efter det att uppdraget har upphört. Leverantören svarar för att underleverantörerna följer dessa sekretessbestämmelser
1.4.3 Vite och skadeståndsanspråk
Krav på vite eller skadestånd ska skriftligen framställas senast tre månader efter det att felet, förseningen eller skadan upptäckts. Endera part äger ej rätt att begära skadestånd vid eventuell ogiltigförklaring av avtalet i det fall parten kände till ogiltighetsgrunden vid avtalets tecknande.
Vite kan utkrävas om leverantören:
inte utan dröjsmål eller inom tidsfrist som angivits i varning hörsammar en begäran från LR om rättelse av fel eller brist. Den upphandlande enheten har i sådant fall rätt att, istället för att häva avtalet, utkräva avtalsvite enligt avtalsvillkor för Allmänna avtalsvillkor för offentlig upphandling av tjänster: JYSE 2014 Tjänster, varor: JYSE 2014 varor.
8(9)
brister i sina skyldigheter att inhämta skriftligt godkännande från den upphandlande enheten före anlitande av underleverantör. Den upphandlande enheten har i sådant fall rätt att begära vite med 1000 € för varje företag som anlitats utan den upphandlande enheten godkännande. Den upphandlande enheten är därutöver berättigad att häva avtalet.
vid försenad leverans har beställaren rätt att utkräva vite om 1 procent av beställningens värde per vecka upp till ett maximum av 10 procent av beställningens värde.
1.5 Befrielsegrunder
1.5.1 Befrielsegrunder (force majeure)
Part är befriad från sina åtaganden om denne visar att det inträffat ett hinder utanför dennes kontroll som denne inte skäligen kunde förväntas ha räknat med före avtalsdagen och vars följder denne inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit, till exempel krigshändelse, strejk, bojkott eller blockad.
Arbetskonflikt som har sin grund i parts brott mot kollektivavtal, eller av att leverantören ej följer på marknaden gängse tillämpade regler och principer, får inte åberopas som befrielsegrund. Det åligger leverantören att visa att arbetskonflikt inte beror på honom.
Beror dröjsmålet på någon som part anlitat för att helt eller delvis fullgöra avtalet, är parten fri från skadeståndsskyldighet endast om också den som han har anlitat skulle vara fri enligt första stycket.
För att part ska ha rätt att göra gällande befrielsegrund enligt ovan ska denne utan dröjsmål underrätta motparten om uppkomsten därav, liksom om dess upphörande. Part ska informera motparten om när fullgörelse beräknas kunna ske. Parten är skyldig att genast utföra åligganden enligt avtal när händelsen av här angivet slag upphör.
Föreligger ovan nämnda omständigheter har beställaren rätt att så länge de består, själva utföra leverantörens åtaganden. Ersättning till leverantören reduceras i förhållande till i vilken grad han inte kan fullgöra sina åtaganden.
Om part häver avtalet enligt denna punkt, har andra parten rätt till ersättning för de kostnader som han intill tidpunkten för avtalets hävande haft för att fullgöra avtalet, dock inte för det som kan komma till nytta i hans verksamhet eller för vilket han i annan ordning erhåller ersättning.
1.6 Hävning och tvistelösning
1.6.1 Hävning
Den upphandlande enheten har rätt att häva avtalet och få ersättning för skada om leverantören:
● väsentligt misskött uppdraget
● misskött uppdraget och inte utan dröjsmål efter skriftlig anmodan (varning) vidtagit rättelse
● i väsentligt hänseende brutit mot avtalet och inte utan dröjsmål efter skriftlig anmodan vidtagit rättelse
● kommer på obestånd och inte ofördröjligen efter begäran ställer betryggande säkerhet för sitt åtagande
● inte fullgör eller på annat sätt missköter redovisning och betalning av skatter och avgifter
● utan medgivande från den upphandlande enheten överlåter avtalet på annan
● utan medgivande från den upphandlande enheten genomför ägarskifte av väsentlig betydelse för den upphandlande enheten
9(9)
● utan medgivande från den upphandlande enheten anlitar underleverantör
● saknar föreskriven försäkring
● lämnat oriktiga uppgifter i anbudet och dessa uppgifter har varit av väsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelning av avtal
Om påtagliga brister förekommer med regelbundenhet oavsett om de var för sig åtgärdas inom rimlig tid kan en sådan regelbundenhet utgöra grund för såväl skadestånd som hävning av avtal. Om leverantören missköter uppdraget har den upphandlande enheten rätt att låta avhjälpa felet eller bristen på leverantörens risk och bekostnad eller begära sådant prisavdrag som motsvarar felet eller bristen.
Hävning ska ske skriftligen. Den upphandlande enheten äger rätt att erhålla ersättning för uppkomna kostnader i samband med hävning.
Leverantören har rätt att häva avtalet och få ersättning för skada om den upphandlande enheten väsentligt misskött uppdraget.
Leverantören är i dessa fall berättigad till ersättning för utförd del av uppdraget, skälig kostnad för avveckling samt utebliven skälig vinst på den del av uppdraget som inte blivit utförd. Hävning ska ske skriftligen.
1.6.2 Tvistelösning
Tvist med anledning av ingånget avtal ska i första hand lösas av parterna gemensamt. Kan inte parterna enas ska tvist istället avgöras i allmän domstol, enligt på Åland tillämpad lagstiftning och med den tingsrätt som första instans i vars domkrets den upphandlande enheten har sin hemvist.
Leverantören får inte avbryta eller uppskjuta fullgörandet av de prestationer som avtalats under åberopande av att tvisteförfarande inletts eller pågår.
1.7 Underskrift
Detta avtal har uppgjorts i två likalydande exemplar, ett för vardera parten.
Datum: ___________________________
_______________________________ __________________________________
Den upphandlande enheten Leverantören
