Sida 1 av 7
Avtal gällande rättsmedicinska jourtransporter
1 Omfattning och ekonomiska villkor
1.1 Avtalets parter
Avtal av nedanstående lydelse har ingåtts mellan parterna Statens ämbetsverk på Åland och Leverantören.
Beställare av transporttjänsten är Ålands polismyndighet.
1.2 Ombud för avtal
Kontaktpersoner under avtalstiden är:
Statens ämbetsverk på Åland - Rainer Åkerblom, rainer.akerblom@ambetsverket.fi, tel. 018-635 270 Ålands polismyndighet - Benjamin Fellman, benjamin.fellman@polis.fi, tel. 018-527 100
Leverantören xxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx FO.nr xxxxx-x
Vardera parten förbinder sig att utan dröjsmål skriftligen meddela om förändrade kontaktuppgifter.
1.3 Omfattning
Leverantören åtar sig att tillhandahålla transporttjänster under avtalsperioden.
1.3.1Transportadresser
Ålands centralsjukhus, Bårhuset, Doktorsvägen 1, Mariehamn nedan och i bilagor kallat ”ÅCS”.
Avdelningen för patologi och rättsmedicin vid Åbo universitet på Kinakvarngatan 8 i Åbo nedan och i bilagor kallat ”ÅBO”.
1.4 Avtalsperiod, uppsägning och förlängning
Avtalet skall gälla från och med att båda parter undertecknat detta avtal till och med 01-03-2019 med möjlighet till ett (1) plus ett (1) års förlängning. Den upphandlande enheten förbehåller sig rätten att besluta om förlängningen senast tre (3) månader innan avtalet löper ut.
Den upphandlande enheten har rätt att säga upp detta avtal med omedelbar verkan, om upphandlingsbeslutet upphävs av domstol. Leverantören har i så fall ingen rätt att erhålla någon ersättning med anledning av att avtalet upphör att gälla.
1.5 Allmänt om priser och moms
I priset ingår inte mervärdesskatt. Leverantören debiterar mervärdesskatt enligt gällande lag.
Leverantören har ej rätt att ta ut någon faktureringsavgift.
1.6 Priser, ersättningar och avgifter Enligt bilaga 1.
Statens ämbetsverk på Åland betalar inte några tillägg utöver de i bilaga 1 överenskomna priser och ersättningarna.
1.7 Prisjustering
Priser enligt avtalet är fasta under hela avtalstiden.
Sida 2 av 7 1.8 Jourtransporttjänsten
1.8.1 Jourtransporttjänstens innehåll Enligt bilaga 1.
1.8.2 Beställningsrutiner
Beställning enligt detta ramavtal kan endast göras av Ålands polismyndighet.
1.8.3 Avrop av jourtransport
Leverantören skall ha en bemannad jourtelefon för att ta emot beställningar av jourtransporter 24 timmar om dygnet under sju (7) dagar i veckan årets alla dagar.
Leverantören har följande journummer xxxxxxxxxxxx där jourhavande person kan nås per telefon dygnet runt. Telefonsamtal besvaras utan dröjsmål, som dröjsmål räknas samtal som inte besvaras inom tio (10) signaler.
För dröjsmål med att besvara samtal utöver de signaler som detta avtal stipulerar utgår ett vite om 50€ per förseelse. Om förseelsen upprepas fler gånger än fem (5) gånger per kalenderår anses detta vara skäl för hävning av detta avtal.
Leverantören av transporttjänsten skall under alla veckodagar och alla tider på dygnet tillhandahålla en begravningsbil och två utförare av transporten (förare och assistent) så att de alla kan anlända till den angivna upphämtningsplatsen inom nedan meddelade inställelsetider. Om leverantören, utan assistent, med hjälp av teknisk utrustning klarar att utföra uppdraget enligt samtliga de i anbudsbegäran och dess bilagor framställda skall- och kvalifikationskrav kan en sådan lösning godkännas.
Tiden för jour ifråga om jourtransporter är 24 timmar i dygnet under sju (7) dagar i veckan årets alla dagar.
Inställningstiden börjar löpa från det ögonblick då polismyndighetetn gör en transportbeställning genom att ringa till det överenskomna telefonnumret.
1.8.4 Inställelsetider
Inställelsetider avseende beställningar gjorda vardagar (måndag - fredag) kl. 08.01 - 17.00
Fasta Åland och avgångshamn: 80 minuter
Inställelsetider avseende beställningar gjorda övriga tider (vardagar kl. 17.01 - 08.00 samt under helger)
Fasta Åland och avgångshamn: 100 minuter
Ovanstående inställelsetider är maximala.
1.8.5 Bil som används för rättsmedicinska transporter
För liktransporter kan enbart användas bil som uppfyller förutsättningarna i lag och förordning enligt nedan.
Transport av avliden är tillåten enbart med fordon som är avsett för ändamålet (Hälsoskyddsförordning 16.12.1994/1280, 41 §).
Fordonet skall uppfylla de förutsättningar som stadgas i förordning gällande fordons konstruktion och utrustning (1256/1992) 18 §.
För transporter beställda av Ålands polismyndighet kan användas antingen en begravningsbil som är reserverad enbart för polismyndigheten eller en bil som används även för andra liktransporter.
Sida 3 av 7 1.8.6 Förfaringssätt
Förflyttning av en avliden enligt bilaga 1 utförs enligt polismyndighetens anvisningar. Polisen deltar inte på något sätt i förflyttningen eller transporten av avlidna utan transporten bör i sin helhet skötas utan polisens hjälp.
Vid förflyttning och transport av avliden bör man agera finkänsligt och respektera den avlidna och de anhöriga. Detta bör tas i beaktande även med tanke på den utrustning och den klädsel som används av personerna som utför transporttjänsten. Klädseln bör därför vara mörk. Transportpersonalen förutsätts även till alla delar måna om ett sakligt och städat utseende.
Leverantörens, underentreprenörens eller något annat företags namn får inte under transporten vara synligt. I samband med transporten får från leverantörens eller transporterarens sida inte utövas någon form av reklam eller försäljningsarbete som riktar sig till anhöriga, inte heller till den avlidnas övriga närstående eller till andra grupper.
1.9 Personal m.m.
1.9.1 Krav på personal
Leverantören av transporttjänsten skall ha minst ett års erfarenhet av liktransporter eller av andra uppgifter som innefattar hantering av avlidna. I transporterna kan enbart delta personer som på förhand har godkänts av polismyndigheten.
Leverantören skall innan avtalet träder i kraft uppge för polismyndigheten de personer som deltar i liktransporterna.
För transportpersonalen begärs begränsad säkerhetsutredning av Skyddspolisen. Polisenheten kan med anledning av utförd säkerhetsutredning eller av andra orsaker låta bli att godkänna personer. Polisenheten kan även under avtalsperioden återkalla godkännandet av en person. Transport av avlidna kan utföras enbart av personer som på förhand är godkända av polisenheten och för vilka en säkerhetsutredning har utförts.
Även personalomsättning som sker under avtalsperioden berörs av leverantörens anmälningsskyldighet och godkännandeprocess.
Varje person som deltar i utförandet av transporten skall under transporten medha körkort eller annat identitetskort som är försett med fotografi för att polisen skall kunna identifiera personen.
Förflyttningen av de avlidna till och från transportfordonet samt transporterna bör utföras utan att väcka onödig uppmärksamhet och genom att iaktta ett yrkesmässigt transportsätt.
Förflyttning av avliden från händelseplats (jourtransport) utan att förstöra spår kräver yrkeskunskap av leverantörens personal och innan förflyttning bör tillstånd och anvisningar för förflyttning av avliden alltid erhållas av polisen i varje enskilt fall.
Transportpersonalen skall ha goda kunskaper i svenska.
1.9.2 Sekretess och tystnadsplikt
Alla godkända personer skall innan verksamheten inleds skriftligt förbinda sig till tystnadsplikten.
Leverantören förbinder sig att inte till någon enskild eller juridisk person röja uppgifter som leverantören tar del av i samband med uppdraget, varer sig det sker muntligen, genom att en handling lämnas ut eller på annat sätt. Leverantören förbinder sig även att inte nyttja sådan uppgift utan särskilt skriftligt tillstånd från Statens ämbetsverk på Åland och/eller Ålands polismyndighet.
Sida 4 av 7
Leverantören ansvarar för att personalen har erforderlig information gällande sekretessregler. Sekretessen gäller även efter det att uppdraget har upphört.
1.9.3 Underleverantörer
Leverantören av transporttjänsten har rätt att för utförandet av transporten använda underleverantörer godkända av polismyndigheten. Leverantören ansvarar för underleverantörens tjänster som om de vore leverantörens egna tjänster.
För underleverantör, för inventarier som används av underleverantören och för dennes personal gäller anmälningsskyldighet, godkännandeprocess, tystnadsplikt och förfaringssätt på samma villkor som för leverantören.
1.10 Fakturerings- och betalningsvillkor
1.10.1 Betalningsvillkor
Betalning erläggs inom 21 dagar räknat från fakturans ankomstdag. En förutsättning för att fakturan ska kunna betalas är att fakturan är korrekt.
Varken fakturerings- eller expeditionskostnader får förekomma.
1.10.2 Faktureringsvillkor
Fakturering sker månadsvis per kalendermånad. Transporterna skall specificeras.
Fakturan bör uppfylla de krav på fakturainnehåll som ställs i mervärdesskattelagen (FFS 1501/1993), 209b§.
Uppgifter för fakturering:
Alla fakturor ska vara försedda med adressen: Statens ämbetsverk på Åland, PB 58, 22101 Mariehamn.
Fakturan skall märkas med referensen "Rättsmedicinska transporter".
Ämbetsverket kan endast hantera pappersfakturor. Fakturan sänds till:
Statens ämbetsverk på Åland PB 58
22101 Mariehamn Dröjsmålskostnader
Vid försenad betalning utgår dröjsmålsränta enligt räntelagen (FFS 340/2002). Eventuell räntefaktura ska innehålla uppgifter om räntesats, kapitalbelopp samt datum (fr.o.m./t.o.m.), för vilken periodräntan beräknas.
Om fakturan är ofullständig eller felaktig så får dröjsmålsränta inte debiteras.
1.11 Ålands särställning avseende hantering av mervärdesskatt
Utländska leverantörer som inte är registrerade i det finländska FO-registret bör bifoga ett källskattekort som erhålls från Ålands skattebyrå.
Åland har en särställning inom EU och betraktas som tredje land i skattehänseende. Åland hör inte till EU:s mervärdesskatte- eller punktskatteområde. Däremot hör Åland tillsammans med övriga Finland till EU:s tullunion. Ålands särställning utanför EU:s skatteområde innebär att en skattegräns uppstår mellan Åland och
Sida 5 av 7
EU. Detta innebär i praktiken att varutrafiken befrias från avsändarområdets skatter och därefter uppbärs destinationsområdets skatter och avgifter.
1.12 Reklamationsrätt
Betalning av faktura innebär inte att Statens ämbetsverk på Åland avstått från rätten att påtala fel eller brister i produktens/tjänstens utförande.
2 Krav på utförandet
2.1 Språk
Produkter, tjänster, fakturor, ev. utbildning och dokumentation som omfattas av detta avtal ska vara på svenska. Muntlig och skriftlig beställning och frågor ska tillhandahållas på svenska.
2.2 Uppgiftslämnande vid avtalets upphörande
Leverantören förbinder sig att vid avtalets upphörande lämna samtliga uppgifter som har betydelse för den upphandlande enheten, så att denne vid kommande upphandlingstillfälle kan ge anbudsgivare likvärdiga förutsättningar att beräkna sina anbud eller för att ta över uppdraget.
3 Avtalshandlingar, överlåtelse och underleverantörer
3.1 Avtalshandlingar, tillägg och ändringar och eventuella optioner
Förekommer i handlingarna mot varandra stridande uppgifter eller föreskrifter, gäller de inbördes i nedan angiven ordning, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat.
1. Ändringar i eller tillägg till detta avtal som skriftligen godkänts av avtalets parter 2. Detta avtal
3. Allmänna avtalsvillkor för offentlig upphandling av tjänster: JYSE 2014 Tjänster 3.1.1 Tillägg och ändringar
Alla tillägg och/eller ändringar till avtalet, kräver parternas samtycke och ska ske skriftligen.
3.2 Överlåtelse av avtal och ägarskifte
Leverantören får inte utan Statens ämbetsverk på Åland skriftliga godkännande överlåta, upplåta eller pantsätta rättigheter enligt detta avtal, varken helt eller delvis till tredje part. Det informeras härmed om att möjligheten att godkänna överlåtelse av avtal är starkt begränsad enligt upphandlingslagstiftningen. Likaså ska skriftligt godkännande från Statens ämbetsverk på Åland inhämtas i förväg vid väsentliga förändringar av ägarförhållanden hos leverantören. Vid underlåtenhet att Statens ämbetsverk på Åland godkännande föreligger grund för hävning.
Statens ämbetsverk på Åland har rätt att föra över kontraktet till en sådan tredje part som helt eller delvis tar över den upphandlande enhetens uppgifter.
3.3 Leverantörens avtal med underleverantörer
Leverantören svarar för underleverantörers arbete i alla led som för sitt eget. Leverantören har rätt att byta ut eller lägga till underleverantörer under avtalsperioden för utförande av sitt uppdrag. Underleverantörer som leverantören behöver anlita för utförande av sitt uppdrag ska skriftligen godkännas av Statens ämbetsverk på Åland. Vid underlåtenhet att inhämta sådan medgivande föreligger rätt till vite samt hävning.
Leverantören ska kontrollera att underleverantörer fullgör sina skyldigheter enligt lag och avtal, till exempel avseende momsregistrering, inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter. Kontrollen ska utföras
Sida 6 av 7
årligen. Statens ämbetsverk på Åland förbehåller sig rätten att ta del av leverantörens avtal med eventuella underleverantörer.
4 Försäkring, sekretess och vite
4.1 Försäkringar
Leverantören skall teckna och under avtalstiden ha en ansvarsförsäkring med ett försäkringsbelopp som motsvarar skadeståndsansvar. Försäkringsbeloppet skall vara minst 100 000€.
Leverantören ska på begäran till Statens ämbetsverk på Åland lämna bevis om att sådan ansvarsförsäkring finns. Saknas föreskriven försäkring är detta att betrakta som ett väsentligt avtalsbrott och utgör skäl för hävning.
4.2 Säkerhet och sekretess
Leverantören förbinder sig att inte till någon enskild eller juridisk person röja uppgifter som leverantörern tar del av i samband med uppdraget, vare sig det sker muntligen, genom att en handling lämnas ut eller på annat sätt. Leverantören förbinder sig även att inte nyttja sådan uppgift utan särskilt, skriftligt, tillstånd från Statens ämbetsverk på Åland. Leverantören ansvarar för att dess personal har erforderlig information gällande sekretessregler. Vidare förbinder sig leverantören att informera eventuella underleverantörer om tystnadsplikten. Sekretessen gäller även efter det att uppdraget har upphört. Leverantören svarar för att underleverantörerna följer dessa sekretessbestämmelser.
4.3 Vite och skadeståndsanspråk
4.3.1 Vite vid utebliven inställelse
Vid utebliven inställelse utgår vite om 1 200 € per gång.
4.3.2 Erläggande av vitesbelopp
Vitesbeloppet ska erläggas inom trettio (30) dagar efter det att beställaren skriftligen framställt krav härom.
Om leverantören inte betalar specificerat vite har beställaren rätt att avräkna upplupet vite från fakturerat belopp.
Utgivande av vite enligt ovan inverkar ej på beställarens rätt att göra andra påföljder med anledning av avtalsbrottet.
5. Hävning och tvistelösning
5.1 Hävning
Statens ämbetsverk har rätt att häva avtalet och få ersättning för skada om leverantören:
väsentligt misskött uppdraget. Som väsentlig misskötsel av uppdraget räknas bland annat mer än en missad körning .
misskött uppdraget och inte utan dröjsmål eller skriftlig anmodan (varning) vidtagit rättelse.
i väsentligt hänseende brutit mot avtalet och inte utan dröjsmål eller skriftlig anmodan vidtagit rättelse.
kommer på obestånd och inte ofördröjligen efter begäran ställer betryggande säkerhet för sitt åtagande.
inte fullgör eller på annat sätt missköter rerdovisning och betalning av skatter och avgifter.
utan medgivande från den upphandlande enheten överlåter avtalet på annan.
Sida 7 av 7
utan medgivande från den Statens ämbetsverk på Åland genomför ägarskifte av väsentlig betydelse för den Statens ämbetsverk på Åland.
utan medgivande från Statens ämbetsverk på Åland anlitar underleverantör.
saknar föreskriven försäkring.
lämnat oriktiga uppgifter i anbudet och dessa uppgifter har varit av väsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelning av avtal.
Om påtaliga brister förekommer med regelbundenhet oavsett om de var för sig åtgärdas inom rimlig tid kan en sådan regelbundenhet utgöra grund för såväl skadestånd som hävning av avtal. Om leverantören missköter uppdraget har Statens ämbetsverk på Åland rätt att låta avhjälpa felet eller bristen på leverantörens risk och bekostnad eller begära sådant prisavdrag som motsvarar felet eller bristen.
Hävning ska ske skriftligen. Statens ämbetsverk på Åland äger rätt att erhålla ersättning för uppkomna kostnader i samband med hävning.
Leverantören har rätt att häva avtalet och få ersättning för skada om Statens ämbetsverk på Åland väsentligt misskött uppdraget.
Leverantören är i dessa fall berättigad till ersättning för utförd del av uppdraget, skälig kostnad för avveckling samt utebliven skälig vinst på den del av uppdraget som inte blivit utförd. Hävning ska ske skriftligen.
5.2 Tvistelösning
Tvist med anledning av ingånget avtal ska i första hand lösas av parterna gemensamt. Kan inte parterna enas ska tvist istället avgöras i allmän domstol, enligt på Åland tillämpad lagstiftning vid Ålands Tingsrätt.
Leverantören får inte avbryta eller uppskjuta fullgörandet av de prestationer som avtalats under åberopande av att tvisteförfarande inletts eller pågår.
6 Allmänna avtalsvillkor
Där inte annat stadgas tillämpas Allmänna avtalsvillkor för offentlig upphandling av tjänster - JYSE 2014 TJÄNSTER dock så att språk skall vara svenska (4.5 samt 6.3 JYSE 2014).
7 Underskrift
Detta avtal har uppgjorts i två likalydande exemplar, ett för vardera parten.
Datum:__________________________
________________________________ ________________________________
Peter Lindbäck, landshövding xxxxxxxxxxxxxxxxx, VD
Statens ämbetsverk på Åland xxxxxxxxxxxxxxx
Den upphandlande enheten Leverantören
