Avtalsutkast Bilaga 3
Avtal om upphandling av IT-drift lösning
Avtalsparter
Kontaktpersoner under avtalstiden är För Åda Ab
Namn Maria Sten Lindqvist
FO Nummer FO nr 2652001-2
Adress Elverksgatan 10,
22 100 Mariehamn
E-post maria.sten-lindqvist@ada.ax
Telefon 018 – 12 900
För leverantören Namn
FO nummer/Org. nummer Adress
E-post Telefon
Vardera parten förbinder sig att utan dröjsmål skriftligen meddela om förändrade kontaktuppgifter.
Förutsättningar
Avtalet reglerar hur Åda Ab och <leverantören> ska förhålla sig i sina respektive roller, samt hur de specificerade yrkeskategorierna (tjänsterna) som har angivits i användarorganisationerna skall utföras.
För samtliga enskilda avtal gäller de kommersiella villkoren i detta avtal inklusive de dokument och bilagor som anges så som de tagits in i detta avtal, om inget annat har överenskommits inom ramarna för detta avtal.
Avtalsperiod och förlängning
Avtalet gäller 1 år från och med 2016-XX-XX till och med 2017-XX-XX med möjlighet till 1 års förlängning. Exakta datum regleras vid avtalsskrivandet.
Den upphandlande enheten förbehåller sig rätten att besluta om förlängningen.
Betalnings- och faktureringsvillkor
Beställaren Åda Ab faktureras för respektive beställning. Fakturan förfaller till betalning 30 dagar efter att godtagbar faktura inkommit. Om fakturan inkommer innan varan har levererats är betalningstiden 30 dagar räknat från den dag lösningen godkänts av kunden. En förutsättning för att fakturan ska kunna betalas är att fakturan är korrekt.
Fakturorna bör vara skrivna på svenska.
Leverantören har ej rätt att ta ut någon faktureringsavgift eller annan typ av administrativa avgifter.
Fakturan bör uppfylla de krav på fakturainnehåll som ställs i mervärdesskattelagen (FFS 1501/1993), 209e§.
Fakturering ska ske som pappersfaktura.
Faktura utställs på och sänds till följande, enligt beställningar:
Åda Ab
Elverksgatan 10 22 100 Mariehamn Åland, Finland
Märkning: Mariehamns Stad
(Omärkta fakturor returneras till leverantören.)
Samtliga prisuppgifter ska anges i EUR exklusive mervärdesskatt.
Åda Ab står inte för några omkostnader.
Prisjustering
Priser enligt anbud är fasta under avtalstiden.
Dröjsmålskostnader
Vid försenad betalning utgår dröjsmålsränta enligt räntelagen (FFS 340/2002). Eventuell räntefaktura ska innehålla uppgifter om räntesats, kapitalbelopp samt datum (fr.o.m./t.o.m.), för vilken periodräntan beräknas. Om fakturan är ofullständig eller felaktig så får dröjsmålsränta inte debiteras.
Ålands särställning avseende hantering av mervärdesskatt
Utländska leverantörer som inte är registrerade i det finländska FO-registret bör bifoga ett källskattekort som erhålls från Ålands skattebyrå.
Åland har en särställning inom EU och betraktas som tredje land i skattehänseende. Åland hör inte till EU:s mervärdesskatte- eller punktskatteområde. Däremot hör Åland tillsammans med Finland till EU:s tullunion. Ålands särställning utanför EU:s skatteområde innebär att en skattegräns uppstår mellan Åland och EU. Detta innebär i praktiken att varutrafiken befrias från avsändarområdets skatter och därefter uppbärs destinationsområdets skatter och avgifter.
Reklamationsrätt
Betalning av faktura innebär inte att köparen avstått från rätten att påtala fel eller brister i produktens/tjänstens utförande.
Krav på varan/utförandet
Språk
Produkter, tjänster, ev. utbildning och dokumentation som omfattas av detta avtal ska vara på svenska. Muntlig och skriftlig beställning och frågor ska tillhandahållas på svenska. Samtliga avtal ska upprättas på svenska.
Fakturor bör vara på svenska.
Krav på utförandet
Enligt kravspecifikationen, se bilaga 1 i förfrågningsunderlaget.
Beställningsrutiner
Beställningar enligt detta avtal kan endast ske av godkända personer utsedda av Åda Ab.
Uppgiftslämnande vid avtalets upphörande
Leverantören förbinder sig att vid avtalets upphörande lämna samtliga uppgifter som har betydelse för Åda Ab, så att bolaget vid kommande upphandlingstillfälle kan ge anbudsgivare likvärdiga förutsättningar att beräkna sina anbud eller för att ta över uppdraget.
Leverans
Leverans till beställaren, enligt adressuppgifter nedan, verkställs enligt överenskommelse.
Om leverantören inte har möjlighet att leverera beställd och avtalad produkt inom avtalad tid har köparen rätt att anskaffa motsvarande produkt från annan leverantör och leverantören är då skyldig att ersätta köparen för de merkostnader i form av prisskillnader och annat som köparen åsamkats.
Leveransadress: Åda Ab
Elverksgatan 10 22100 Mariehamn Åland, Finland
Kontaktperson: Anna-Lena Landereng, VD Tel: 018 12 900
E-post: anna-lena.landereng@ada.ax
Vite och skadespråksanspråk
Om leverans försenas i förhållande till överenskommen leveranstid och detta inte beror på köparen och inte kan anses utgöra force majeure har köparen rätt till vite. Vite utgår efter varje full vecka förseningen varar med 1 % av värdet av den försenade leveransen. Vitet skall i sin helhet dock inte överskrida 3 % av leveransens värde.
Efter upprepade förseningar i leveranser i jämförelse med avtalad leveranstid eller efter en enstaka försening om minst 3 veckor kan köparen ensidigt upphäva avtalet.
Endera parten äger ej rätt att begära skadestånd vid eventuell ogiltigförklaring av avtalet i det fall parten kände till ogiltighetsgrunden vid avtalets tecknande.
Försäkringar
Leverantören skall teckna och under ansvarstiden ha ansvarsförsäkring med ett försäkringsbelopp som motsvarar avtalat skadeståndsansvar.
Leverantören skall på begäran till Åda Ab lämna bevis om att en sådan ansvarsförsäkring finns.
Saknas föreskriven försäkring är detta att betrakta som ett väsentligt avtalsbrott och utgör skäl för hävning.
Befrielsegrunder (force majeure)
Part är befriad från sina åtaganden om denne visar att det inträffat ett hinder utanför dennes kontroll som denne inte skäligen kunde förväntas ha räknat med före avtalsdagen och vars följder denne inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit, till exempel krigshändelse, strejk, bojkott eller blockad.
Arbetskonflikt som har sin grund i parts brott mot kollektivavtal, eller av att leverantören ej följer på marknaden gängse tillämpade regler och principer, får inte åberopas som befrielsegrund. Det åligger leverantören att visa att arbetskonflikt inte beror på honom.
Beror dröjsmålet på någon som part anlitat för att helt eller delvis fullgöra avtalet, är parten fri från skadeståndsskyldighet endast om också den som han har anlitat skulle vara fri enligt första stycket.
För att part ska ha rätt att göra gällande befrielsegrund enligt ovan ska denne utan dröjsmål underrätta motparten om uppkomsten därav, liksom om dess upphörande. Part ska informera motparten om när fullgörelse beräknas kunna ske. Parten är skyldig att genast utföra åligganden enligt avtal när händelsen av här angivet slag upphör.
Föreligger ovan nämnda omständigheter har beställaren rätt att så länge de består, själva utföra leverantörens åtaganden. Ersättning till leverantören reduceras i förhållande till i vilken grad han inte kan fullgöra sina åtaganden.
Om part häver avtalet enligt denna punkt, har andra parten rätt till ersättning för de kostnader som han intill tidpunkten för avtalets hävande haft för att fullgöra avtalet, dock inte för det som kan komma till nytta i hans verksamhet eller för vilket han i annan ordning erhåller ersättning.
Lösningens kvalitet
Kvaliteten på lösningen/tjänsterna/produkterna skall vara god och motsvara den kvalitet som offererats och godkänts. För avvikelser i kvaliteten på levererad lösning/tjänst/produkt för upphandlingsenheten skriftlig reklamation. Om tre reklamationer görs för samma problem, kan köparen säga upp avtalet med omedelbar verkan.
Om leverantören företar ändringar i lösning/tjänst/produkt beslutar köparen om huruvida lösningen/tjänsten/produkten kan godkännas i användning för ändamål den ursprungligen godkänts.
Säkerhet och sekretess
Leverantören förbinder sig att inte till någon enskild eller juridisk person röja uppgifter som leverantören tar del av i samband med uppdraget, vare sig det sker muntligen, genom att en handling lämnas ut eller på annat sätt. Leverantören förbinder sig även att inte nyttja sådan uppgift utan särskilt, skriftligt, tillstånd från Åda Ab. Leverantören ansvarar för att personalen har erforderlig information gällande sekretessregler. Sekretessen gäller även efter det att uppdraget har upphört.
Avtalshandlingar, överlåtelse och underleverantörer
Förekommer i handlingarna mot varandra stridande uppgifter eller föreskrifter, gäller de inbördes i nedan angiven ordning, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat:
1. Ändringar i eller tillägg till detta avtal som skriftligen godkänts av avtalets parter 2. Detta avtal
3. Kravspecifikationen 4. Förfrågningsunderlaget
5. Avtalsvillkor för IT upphandlingar inom den offentliga sektorn, JIT 2007, med dess tillämpliga specialvillkor1
6. Anbudet Tillägg och ändringar
Alla tillägg och/eller ändringar till avtalet, kräver parternas samtycke och ska ske skriftligen.
Överlåtelse av avtal och ägarskifte
Leverantören får inte utan att Åda Ab skriftliga godkännande överlåta, upplåta eller pantsätta rättigheter enligt detta avtal, varken helt eller delvis till tredje part. Det informeras härmed om att möjligheten att godkänna överlåtelse av avtal är starkt begränsad enligt upphandlingslagstiftningen. Likaså ska skriftligt godkännande från Åda Ab inhämtas i förväg vid väsentliga förändringar av ägarförhållanden hos leverantören. Vid underlåtenhet att inhämta upphandlande enhetens godkännande föreligger grund för hävning.
Åda Ab har rätt att föra över kontraktet till en sådan tredje part som helt eller delvis tar över Åda Ab:s uppgifter.
Leverantörens avtal med underleverantörer
Leverantören svarar för underleverantörers arbete i alla led som för sitt eget. Leverantören har rätt att byta ut eller lägga till underleverantörer under avtalsperioden för utförande av sitt uppdrag. Underleverantörer som leverantören behöver anlita för utförande av sitt uppdrag ska skriftligen godkännas av Åda Ab. Vid underlåtenhet att inhämta sådant medgivande föreligger rätt till vite samt hävning.
Leverantören ska kontrollera att underleverantörer fullgör sina skyldigheter enligt lag och avtal, till exempel avseende momsregistrering, inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter.
Kontrollen ska utföras årligen. Åda Ab förbehåller sig rätten att ta del av leverantörens avtal med eventuella underleverantörer.
1 http://www.jhs-suositukset.fi/web/guest/jhs/recommendations/166
Hävning och tvistelösning
Hävning
Åda Ab har rätt att häva avtalet och få ersättning för skada om leverantören:
väsentligt misskött uppdraget
misskött uppdraget och inte utan dröjsmål efter skriftlig anmodan (varning) vidtagit rättelse
i väsentligt hänseende brutit mot avtalet och inte utan dröjsmål efter skriftlig anmodan vidtagit rättelse
kommer på obestånd och inte ofördröjligen efter begäran ställer betryggande säkerhet för sitt åtagande
inte fullgör eller på annat sätt missköter redovisning och betalning av skatter och avgifter
utan medgivande från Åda Ab överlåter avtalet på annan
utan medgivande från Åda Ab genomför ägarskifte av väsentlig betydelse för Åda Ab
utan medgivande från Åda Ab anlitar underleverantör
saknar föreskriven försäkring
lämnat oriktiga uppgifter i anbudet och dessa uppgifter har varit av väsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelning av avtal
Om påtagliga brister förekommer med regelbundenhet oavsett om de var för sig åtgärdas inom rimlig tid kan en sådan regelbundenhet utgöra grund för såväl skadestånd som hävning av avtal.
Om leverantören missköter uppdraget har Åda Ab rätt att låta avhjälpa felet eller bristen på leverantörens risk och bekostnad eller begära sådant prisavdrag som motsvarar felet eller bristen.
Hävning ska ske skriftligen. Åda Ab äger rätt att erhålla ersättning för uppkomna kostnader i samband med hävning.
Leverantören har rätt att häva avtalet och få ersättning för skada om Åda Ab väsentligt misskött uppdraget.
Leverantören är i dessa fall berättigad till ersättning för utförd del av uppdraget, skälig kostnad för avveckling samt utebliven skälig vinst på den del av uppdraget som inte blivit utförd. Hävning ska ske skriftligen.
Tvistelösning
Tvist med anledning av ingånget avtal ska i första hand lösas av parterna gemensamt. Kan inte parterna enas ska tvist istället avgöras i allmän domstol, enligt på Åland tillämpad lagstiftning och med den tingsrätt som första instans i vars domkrets Åda Ab har sin hemvist.
Leverantören får inte avbryta eller uppskjuta fullgörandet av de prestationer som avtalats under åberopande av att tvisteförfarande inletts eller pågår.
Skyldighet att lämna uppgifter till Åda
Uppgifter som leverantören ska lämna senast i samband med avtalets undertecknande:
Leverantören ska förse Åda med alla de utredningar som förutsätts enligt lagen om beställarens utredningsskyldighet och ansvar vid anlitande av utomstående arbetskraft (FFS 2006/1233,
”Beställaransvarslagen”). Utredningarna får inte vara äldre än tre månader gamla och ska lämnas till Åda innan Ramavtalet undertecknas.
Utredningen som Leverantören ska förse Beställaren med är:
1) Utredning om huruvida företaget är infört i förskottsuppbördsregistret och arbetsgivarregistret enligt lagen om förskottsuppbörd (1118/1996) samt i registret över mervärdesskattskyldiga enligt mervärdesskattelagen (1501/1993)
2) Ett handelsregisterutdrag eller motsvarande uppgifter som erhållits från handelsregistret på något annat sätt
3) Utredning om att företaget inte har sådan skatteskuld som avses i 20 b § 1 mom. 2 punkten i lagen om offentlighet och sekretess i fråga om beskattningsuppgifter (1346/1999) eller en av myndighet lämnad utredning om beloppet av skatteskuld
4) Intyg över tecknande av pensionsförsäkringar för arbetstagare samt över betalning av pensionsförsäkringsavgifter eller utredning om att en betalningsöverenskommelse har ingåtts angående pensionsförsäkringsavgifter som förfallit till betalning
5) En redogörelse för vilket kollektivavtal som ska tillämpas på arbetet eller för de centrala anställningsvillkoren,
6) En redogörelse om hur företagshälsovården är ordnad
För det fallet att Beställaransvarslagen skulle ändras efter detta avtals ingående ska Leverantören lämna de utredningar som den vid var tid gällande beställaransvarslagen förutsätter.
Särskild hävningsrätt
Om Leverantören inte förser Åda med ovan nämnda utredning enligt ovan har Åda rätt att häva Ramavtalet omedelbart, dock tidigast två veckor från det att Leverantören skulle lämna utredningen.
Beställaren har också rätt att häva avtalet med omedelbar verkan om Leverantören, dess bolagsman, styrelseledamot eller vd har försetts med näringsförbud.
Underskrift
Detta avtal har uppgjorts i två likalydande exemplar, ett för vardera parten.
Datum och ort: ___________________________
__________________________ ___________________________
Åda AB Leverantören
