Hållbara och effektiva arbetssätt för
kvalitativ registratur
Agenda
• Vikten av att lyssna till registrators yrkeskunskap vid systemutveckling och utveckling av rutiner
• Hur bör en organisation arbeta för att skapa bra rutiner för kvalitativ informationshantering från registrering till
arkivering?
• Vilka styrdokument behövs i en organisation av Region Skånes karaktär?
• Så har vi försökt skapa en bra mix av kompetenser
INLEDNING OCH PRESENTATION
Förordning
Myndighetsspecifik föreskrift
Svårtolkade styrdokument (1980:54)
Grundläggande skillnader
• Regionen:
– Posten når handläggare utanför diariet
– Handläggarna skickar vissa handlingar till diarieföring
– Handläggarna struntar i att skicka andra handlingar för diarieföring
• Domstolen:
– Alla handlingar passerar diariet – Nya ärenden registreras av
diariet
– Handläggarna registrerar handlingar som kommer in under handläggning
Hjälp! Ska vi diarieföra det här?
Internt varumärke
Verksamheterna
Lyssnar Lyssnar inte
Registrator Gör sig hörd 1 2
Gör sig inte hörd 3 4
Hur når man fram?
• Exempel på feedback till verksamhet i ruta 4:
– Stort tack för snabbt och tydligt svar. Precis det jag behövde gentemot medborgaren.
– Mvh V
•
VIKTEN AV ATT LYSSNA TILL REGISTRATORS
YRKESKUNSKAP VID
SYSTEMUTVECKLING OCH UTVECKLING AV RUTINER
• • • •
Varför krockar det ibland?
Erfarenhet vs
akademisk utbildning skapar ömsesidig
rädsla
Avskildhet
Dåligt självförtroende Hinner inte
Kan inte
Varumärke och kultur
Exempel – bra
varumärke
Kultur som uppförsbacke
Hej Christian, vi har för avsikt att informera patienten om att hennes klagomål begärts ut och kommer därefter att skicka dessa
avidentifierade till dig.
Vi ber om ursäkt för att detta tagit tid och vi återkommer till dig så fort vi haft möjlighet att prata med patienten.
Hej!
Jag har varit i kontakt med berörd vårdnadshavare ang innehållet i ärendet.
Jag informerade vårdnadshavaren om att förfrågan kommit från Helsingborgs dagblad om att få tillgång till handlingarna.
Vårdnadshavaren vill inte att handlingarna skall lämnas ut och då kan inte jag godkänna
begäran.
Jag är tacksam om du återkopplar till mig om det uppkommer några frågor.
Hur bör en organisation arbeta för att skapa bra rutiner
för kvalitativ informationshantering
Grundförutsättningar
Kultur som bränsle
Öppet klimat
Kreativitet
HUR GÖR MAN SIG HÖRD?
1. Kartlägg och utveckla interna rutiner
Kartlägg och utveckla interna rutiner
2. Skapa rätt kompetensmix
Utveckling vs daglig verksamhet
Kompetens
Teori vs praktik
Sammanfattning: Göra sig hörd
• Bra interna rutiner, hög kompetens och bra kompetensmix skapar förutsättningen för att registrator ska kunna göra sig hörd.
• Vad behövs då för att verksamheten ska lyssna?
1. Dags att blicka utåt och arbeta proaktivt
Tillgodose service- önskemål
Öka
kunskapen
2. Kartlägg, stötta, svara…
Besvara aldrig en fråga genom att skicka ut ett
styrdokument.
Kommer ni ihåg Pia i Helsingborg?
3. Dokumentera med styrdokument
Vilka
styrdokument behövs?
Vilken funktion fyller styr-
dokumenten?
Då knådar vi ihop det här
Grundrecept:
Kreativitet Öppet klimat
Var vill vi vara?
Recept på att göra sig hörd
• Kartlägg och utveckla interna rutiner.
• Skapa interna styrdokument
• Använd kompetensen hos medarbetarna
• Få till rätt kompetensmix
Recept på att få verksamheten att lyssna
• Intresse, vilja att göra rätt
• Bygg relationer, var tillmötesgående!
• Svara på frågor snabbt! Och korrekt!
• Sätt er i obekväma situationer och kom ut styrkta!
Fortsättning
• Håll kurs! Utbilda!
• Bjud in! Ta emot!
• Ge er ut!
• Ta in alla frågor!
- Fråga: hur hinner ni vara ute så mycket?
- Svar: hur hinner ni att inte vara ute mycket?
Lista över styrdokument
• Interna
– Klassificeringsstruktur
– Rutinbeskrivning/manual
– Flödesschema ”ska vi registrera… ?”
– Teoretisk handbok med ställningstaganden (”förarbeten”)
Vårt interna styrdokument
• Externa
– Anpassningsbar klassificeringsstruktur – Anpassningar dokumenthanteringsplan
Vad har vi styrdokument till?
• Styrdokument är en dokumentation av hur något ska göras,
• det är inte en pedagogisk modell som lär oss hur något ska göras.
• Kontakt: mats.johansson@skane.se
Hej då!
I beslutet uttalar JO vidare att det är
mycket allvarligt att handlingar som rör viktiga förhållanden som har med
myndigheters
verksamhet att göra hanteras vid sidan av
