Kommunikationsplan för arbetet med att införa valfrihetssystem enligt LOV inom hemtjänsten
Version 3.0 (2018-01-08)
Start av valfrihetssystem
Versionshantering
Datum Version Beskrivning Ändrat av
2018-01-08 3.0 Beslutad av styrgrupp Maria Soner
2017-12-21 2.1 Reviderad plan inför start av
valfrihetssystemet
Maria Soner
2017-02-27 2.0 Reviderad kommunikationsplan
för avstämning på
styrgruppsmöte 27 februari.
Beslutad av styrgruppen.
Anna Hjorth
2016-06-15 1.2 Beslutad av styrgruppen 15 juni Anna Hjorth
2016-05-23 1.1 Reviderad version Anna Hjorth
2016-05-10 1.0 Utkast för avstämning på
styrgruppsmöte 10 maj
Anna Hjorth
Innehåll
1. Sammanfattning ... 3
2. Bakgrund ... 3
2.1 Beslut och uppdrag ... 3
2.2 Nulägesbeskrivning ... 4
2.3 Omvärldsanalys ... 4
2.4 Scenarioanalys ... 4
2.5 Avgränsning ... 5
2.6 Relation till andra projekt ... 5
3. Mål ... 5
4. Mål för kommunikationen ... 6
5. Målgrupper ... 6
5.1 Interna målgrupper ... 6
5.2 Externa målgrupper ... 7
6. Strategi ... 7
7. Budskap ... 7
7.1 Budskap (externt och internt) ... 8
7.2 Tonalitet, avsändare och grafisk profil ... 8
8. Kanaler ... 8
9. Ansvar och roller ... 9
9.1 Talesperson ... 9
10. Utvärdering och uppföljning... 9
11. Aktiviteter per målgrupp ... 9
12. Tid- och aktivitetsplan ... 13
13. Budget, finansiering och resurser ... 13
1. Sammanfattning
Kommunfullmäktige har beslutat att införa valfrihetssystem enligt Lag (2008:962) om valfrihetssystem (LOV), med början inom hemtjänsten. Syftet är att ytterligare öka valfriheten för göteborgarna och beslutet omfattar stadens tio stadsdelsförvaltningar.
Det övergripande målet för kommunikationen är att öka kännedomen om
valfrihetssystemet och tydliggöra vad införandet av ett valfrihetssystem enligt LOV inom hemtjänsten innebär för olika målgrupper.
Kommunikationsarbetet kan delas in i följande faser:
• Utredning (interna målgrupper) o Beslut/uppdrag
o Inriktning/mål för införandet av LOV
• Genomförande (interna/externa målgrupper)
• Start för valfrihetssystem enligt LOV (interna/externa målgrupper)
Kommunikationsstrategin för respektive fas uppdateras i takt med att beslut tas i KS/KF och/eller förändringar sker.
2. Bakgrund
2.1 Beslut och uppdrag
Efter beslut i kommunfullmäktige fick stadsledningskontoret i uppdrag att vidta åtgärder för att införa valfrihetssystem enligt LOV, med början inom hemtjänsten (2015-06-11§16 dnr 0493/15).
I ett tjänsteutlåtande till kommunstyrelsen gav stadsledningskontoret förslag på upplägg för utredningsarbetet samt tidplan (2015-10-15 dnr 1255/15). Kommunstyrelsen
godkände stadsledningskontorets förslag i december 2015 och enligt tidplanen ska den enskilde kunna välja utförare med start senhösten 2017.
Stadsledningskontorets förslag på förfrågningsunderlag och vilka krav som ska ställas på externa utförare av hemtjänst i Göteborgs Stad godkändes för remiss av
kommunfullmäktige i december 2016.
Vid årsskiftet startades ett genomförandeprojekt upp för att införa valfrihetssystemet.
Projektet pågår fram till mars 2018 för att säkra att valfrihetssystemet är i drift. Den 15 juni återremitterade kommunfullmäktige stadsledningskontorets förslag till
förfrågningsunderlag, det vill säga de krav som ska gälla för utförare av hemtjänst. Det innebär att tidplanen för införandet av valfrihet inom hemtjänsten förskjuts.
Den 14 september 2017 fattade kommunfullmäktige beslut om förfrågningsunderlaget för hemtjänst, som publicerades på valfrihetswebben och på goteborg.se den 27 september där privata utförare kan ansöka om att bedriva hemtjänst i Göteborgs Stad.
Under februari 2018 får de som har beslut om hemtjänst möjlighet att välja utförare.
Den nya utföraren tar över hemtjänsten den 3 april 2018.
2.2 Nulägesbeskrivning
Det interna förankringsarbetet fortlöper i form av information till prioriterade
målgrupper kring fattade beslut och pågående arbete i projektet. En projektorganisation har skapats för att säkerställa att den enskilde kan välja utförare från februari 2018.
Enligt tidplanen får den enskilde hjälp och stöd av ny utförare från den 3 april 2018.
Parallellt sker avstämningar i den fackliga referensgruppen och i Äldreberedningen.
Under februari 2018 får de som har beslut om hemtjänst möjlighet att välja utförare.
Inför det sker ett antal kommunikationsinsatser riktade till olika målgrupper bland annat brukare och anhöriga, media, göteborgare och berörda medarbetare i Göteborgs Stad.
2.3 Omvärldsanalys
Dialog med berörda myndigheter (Upphandlingsmyndigheten, Konkurrensverket och SKL) och erfarenhetsutbyte med andra kommuner som har infört valfrihetssystem enligt LOV ligger till grund för implementeringsarbetet.
En projektledningsgrupp har skapats bestående av projektledare,
kommunikationsstrateg, digitaliseringsansvarig samt delprojektledare för SDN, Intraservice och Konsument- och medborgarservice. Enheten för kontrakt och uppföljning etablerades på SLK under våren 2017. Planeringsledare på avdelningen äldre och hälso- och sjukvård ansvarar för samordning av de aktiviteter som
stadsledningskontoret ska utföra för att fastställa förutsättningar för införandet.
Planeringsledaren rapporterar direkt till projektledaren.
2.4 Scenarioanalys
Under hösten 2017 genomförde projektet en scenarioanalys i syfte att fånga upp osäkerheter och utmaningar inför start av valfrihetssystemet. Nedanstående scenarier finns med i analysen, och utifrån dem har frågor och svar formulerats som stöd för projektet och styrgruppen vid införandet. Scenarioanalysen i sin helhet finns i projektets databas.
Scenario Konsekvens
För få ansöker om att bli privata utförare av hemtjänst och blir godkända.
Vi får kritik för att vi har för höga krav i förhållande till t.ex ersättning.
• ”Vi har gjort det för svårt”. ”Man kan inte göra vinster i välfärden i Göteborg”.
• Förväntansfulla brukare blir besvikna på att
valfrihet uteblir.
Det finns geografiska områden utan godkända privata utförare.
Vi får inte valfrihet i hela staden. Förväntansfulla brukare blir besvikna på att valfrihet uteblir där de bor. Debatt om vissa områden är mindre ”populära”
än andra.
För många ansöker om att bli privata utförare av hemtjänst och blir godkända.
Vi får kritik för att vi har ställt för låga krav.
• ”Vi har gjort det för lätt”. ”Man kan göra vinster i välfärden i Göteborg”.
• Val av utförare blir svårhanterligt för brukarna och får påverkan på handläggare i Göteborgs Stad, t.ex komplexiteten i att vägleda.
Nystartade och "oerfarna"
företag ansöker/kommer att ansöka om att bli privata utförare av hemtjänst.
Blir svårt att genomföra ekonomiska kontroller då företagen saknar historik. Mycket krävs av företaget självt att ta ställning till och försäkra. Risken kan vara att man senare inte klarar sitt uppdrag och att brukarna inte får den hjälp de behöver eller får byta utförare för att man försätter företaget i konkurs.
Och då kanske man, som brukare, inte ger sig på att välja igen.
2.5 Avgränsning
Kommunikationsplanen innefattar såväl intern förankring till prioriterade målgrupper som intern och extern kommunikation i samband med implementering och start för valfrihetssystem enligt LOV, kopplat till projektet.
* Hur Göteborgs Stads hemtjänst ska profileras och kommuniceras hanteras i en separat kommunikationsplan som tas fram av stadsdelarnas lokala arbetsgrupp. Se kapitel 6. Strategi.
2.6 Relation till andra projekt
Sett ur ett utifrån och in-perspektiv kan kommunikationsinsatser inom ramen för Göteborgs Stads program Attraktiv Hemtjänst få bäring på såväl den interna som externa kommunikation kring införandet av ett valfrihetssystem enligt LOV. Detta bör därför beaktas i dialogen både internt och externt.
Valfrihetssystem enligt lagen om valfrihet (LOV) kommer att införas i daglig
verksamhet enligt LSS. Valfrihetssystemet kommer att träda i kraft den 1 januari 2019.
3. Mål
Av yrkandet som låg till grund för beslutet i kommunfullmäktige framgår att syftet med införandet av ett valfrihetssystem enligt LOV är att öka valfriheten ytterligare för personer som har hemtjänst i Göteborgs Stad.
4. Mål för kommunikationen
Det övergripande målet för kommunikationen är att öka kännedomen om
valfrihetssystemet och tydliggöra vad införandet av ett valfrihetssystem enligt LOV innebär. Eftersom införandet av valfrihetssystem enligt LOV inom hemtjänsten
påverkar många olika intressenter, internt och externt, är behovet av dialog och löpande information stort för att säkerställa att prioriterade målgrupper får en samstämmig bild av vad som gäller.
5. Målgrupper
Eftersom prioriteringsordningen i målgrupperna för kommunikationen skiljer sig åt i de olika faserna (utredning, genomförande och start för valfrihetssystem enligt LOV) – och strategin för respektive fas uppdateras i takt med att beslut fattas i KF/KS – är
målgrupperna nedan preliminära och justeras efter hand.
5.1 Interna målgrupper 5.1.1 Primära
• Stadsdelsnämnderna
• Kommunstyrelsen
• Kommunfullmäktige
• Förvaltningsledningen, SDF
• Sektorchefer ÄO-HS och IFO-FH
• Områdeschefer ÄO-HS och IFO-FH (myndighetsutövning)
• Enhetschefer ÄO-HS (hemtjänst och myndighetsutövning) och IFO-FH (myndighetsutövning funktionshinder)
• Biståndshandläggare ÄO-HS och socialsekreterare IFO-FH
• Leg. hälso- och sjukvårdspersonal, ÄO-HS
• SAS och MAS/MAR
• Undersköterskor och övriga medarbetare inom hemtjänsten
• Kommunikationschefer, SDF
• Kommunikationsnätverk ÄO-HS och IFO-FH
• Kommunikationsgrupp SDF – Göteborgs Stads hemtjänst (stadsdelsgemensamt)
• HR (SLK/SDF)
• Ekonomi (SLK/SDF)
• Intraservice
• Konsument- och medborgarservice
• Fackliga organisationer 5.1.2 Sekundära
• Avd. Äldre och hälso- och sjukvård, SLK
• Avd. IFO-FH, SLK
• Övriga medarbetare ÄO-HS och IFO-FH
• Övriga medarbetare i Göteborgs Stad
• Business Region Göteborg 5.2 Externa målgrupper
5.2.1 Primära
• Befintliga brukare och anhöriga
• Potentiella brukare
• Externa utförare
• Pensionärsråd (GPR och lokala)
• Funktionshindersråd (GRF och lokala)
• Media
• Vårdcentraler och sjukhus
5.2.2 Sekundära
• Boende, besökare, företag
• Arbetsförmedlingen
6. Strategi
I beslutet från KF/KS framgår att syftet med införandet av ett valfrihetssystem enligt LOV är att öka valfriheten ytterligare för personer som har hemtjänst i Göteborgs Stad.
Det är således denna målsättning som kommuniceras. Kommunikationsstrategin uppdateras därefter för respektive fas i takt med att förändringar sker.
Den interna och externa kommunikationen ska vara samordnad och målgruppsanpassad.
Information ges fortlöpande, även då det inte finns något nytt att säga. Informationen ska vara korrekt, saklig, relevant och den ska baseras på fakta.
Under projektets genomförandefas tillsattes en arbetsgrupp med några kommunikatörer som bland annat arbetade med hur Göteborgs Stads hemtjänst ska profileras och
kommuniceras. Uppdraget slutfördes under hösten 2017. Då projektet har sett ytterligare behov av arbetsgruppen har uppdraget förlängts till april 2018 för att säkerställa kontinuitet i kommunikationsarbetet.
Input till projektet i form av insikter från SDF, Intraservice och Konsument- och medborgarservice sker genom en nära dialog med delprojektledarna i projektet.
7. Budskap
Budskap för den interna och externa kommunikationen uppdateras i takt med att förändringar sker.
7.1 Budskap (externt och internt) Huvudbudskap
• Med start februari 2018 blir det möjligt för personer som har beslut om hemtjänst att välja utförare – antingen Göteborgs Stads hemtjänst eller någon av de privata
företag och organisationer som är godkända att utföra hemtjänst i Göteborgs Stad.
Delbudskap inför uppstart
• Privata utförare kan när som helst ansöka om att bli utförare av hemtjänst i Göteborgs Stad.
• Förfrågningsunderlaget annonseras löpande.
• Antalet godkända utförare kan variera över tid.
• Hur många och vilka privata utförare som finns att välja mellan kan variera över tid i respektive geografiskt område.
• Valfriheten gäller utförare som organisation och inte person.
• Samma krav gäller för privata utförare som för Göteborgs Stads hemtjänst och utförarna följs upp på ett likvärdigt sätt.
• Alla privata utförare som finns att välja mellan är godkända att utföra hemtjänst i Göteborgs Stad.
• Brukare kan byta utförare av hemtjänst. Den nya utföraren tar över efter 10 dagar.
7.2 Tonalitet, avsändare och grafisk profil
Den interna kommunikationen ska vara saklig, kärnfull och präglas av transparens. När valfrihetssystemet ska kommuniceras till såväl interna som externa målgrupper är det även viktigt att informationen är pedagogisk, lättillgänglig och tillgänglighetsanpassad.
Avsändare internt och till samtliga externa målgrupper, utom brukare och anhöriga, är Göteborgs Stad. För att kommunikationen till brukare och anhöriga ska uppfattas som nära, och följa de kontaktvägar dessa målgrupper normalt sett har med kommunen kring hemtjänst, ska avsändaren vara den inom äldreomsorg respektive funktionshinder som fattar de enskildas beslut (exempelvis biståndshandläggare) i respektive stadsdel.
Utseendet följer Göteborgs Stads grafiska profil.
Externa utförare får inte använda Göteborgs Stads logotyp. Däremot ställs krav på godkända utförare att de i sin marknadsföring anger:
”Godkänd att utföra hemtjänst i Göteborgs Stad”.
8. Kanaler
För att säkerställa adekvat och korrekt information har en temasida tagits fram för projektet på intranätet. Innehållet uppdateras i takt med att beslut fattas och förändringar sker. Inom ramen för projektet tas löpande ett centralt, målgruppsanpassat
informationsmaterial fram, inklusive Frågor och svar. Materialet fungerar som stöd för chefer i förändringsarbetet.
Externt kommer ett pressmeddelande att skickas ut den 1 februari när det blir möjligt för brukare att välja utförare. Information kommer även att ligga på goteborg.se, med en särskild sida för potentiella utförare: goteborg.se/utforarehemtjanst. Och en sida med samlad information för brukare: goteborg.se/valjahemtjanst. En enhetssida tas fram för godkända privata utförare som enheten för kontrakt och uppföljning ansvarar för. I samband med införandet används stadens samtliga kanaler.
Befintliga brukare får information genom postala utskick och/eller av sin
biståndshandläggare/socialsekreterare när det är dags att välja. I samband med att den enskilde ska välja utförare planeras även för informationsmöten i stadsdelarna där brukare och anhöriga kan träffa olika utförare. För att underlätta valet utvecklar Stadsledningskontoret, Konsument- och medborgarservice och Intraservice en digital jämförelsetjänst där alla utförare kommer att presenteras enligt en gemensam mall och där den enskilde utifrån olika sökkriterier ska kunna hitta den utförare som passar hens behov bäst och också kunna välja utförare (e-tjänst).
9. Ansvar och roller
Ansvarig för kommunikationsplanen är projektets kommunikationsstrateg.
Kommunikationsplanen beslutas av styrgruppen som även innehar ägarskapet. I övrigt följer ansvaret för kommunikationen med ansvaret för verksamheten enligt Göteborgs Stads informationspolicy.
9.1 Talesperson
xxx, avdelningschef Äldre och hälso- och sjukvård, SLK
Gisela Askne, projektledare och chef för enheten kontrakt och uppföljning
10. Utvärdering och uppföljning
Kommunikationsinsatserna följs upp kontinuerligt, efter genomförda aktiviteter.
11. Aktiviteter per målgrupp
All kommunikation är stadengemensam och målgruppsanpassad.
Intern förankring Målgrupp: SDN
Kanaler: Ordinarie mötesstrukturer Ansvarig: Sektorchefer ÄO-HS Målgrupp: Kommunstyrelsen
Ansvarig: SLK
Målgrupp: Förvaltningsledningen, SDF
Kanaler: Förvaltningsledning, information på intranätet Ansvarig: Sektorchefer ÄO-HS
Målgrupp: Sektorchefer ÄO-HS och IFO-FH
Kanaler: Sektorchefsmöten, PPT, frågor och svar, information på intranätet Ansvarig: SLK/Projektledningen
Målgrupp: Områdeschefer ÄO-HS och IFO-FH (myndighetsutövning)
Kanaler: Sektorledning i respektive SDF och sektor, PPT, frågor och svar, information på intranätet, funktionsgruppmöten och nätverk för områdeschefer myndighetsutövning och hemtjänst.
Ansvarig: Sektorchefer, projektledningen
Målgrupp: Enhetschefer ÄO-HS (hemtjänst och myndighetsutövning) och IFO-FH (myndighetsutövning funktionshinder)
Kanaler: Verksamhetsmöten, PPT, frågor och svar, information på intranätet, nätverk för myndighetschefer, informationsmöten
Ansvarig: Områdeschefer ÄO-HS och IFO-FH/SLK, projektledningen Målgrupp: Biståndshandläggare ÄO-HS och socialsekreterare IFO-FH
Kanaler: Verksamhetsmöten, PPT, frågor och svar, information på intranätet och informationsmöten
Ansvarig: Enhetschefer ÄO-HS och IFO-FH, projektledningen Målgrupp: SAS och MAR/MAS
Kanaler: MA-möten, SAS-möten, PPT, frågor och svar, information på intranätet Ansvarig: Projektledningen
Målgrupp: Leg. hälso- och sjukvårdspersonal, ÄO-HS
Kanaler: Verksamhetsmöten, PPT, frågor och svar, information på intranätet Ansvarig: Närmaste chef i linjen
Målgrupp: Undersköterskor och övriga medarbetare inom hemtjänsten Kanaler: Verksamhetsmöten, PPT, frågor och svar, information på intranätet Ansvarig: Närmaste chef i linjen
Målgrupp: Kommunikationschefer, SDF
Kanaler: SLK-/SDF-möten, information på intranätet Ansvarig: Projektets kommunikationsstrateg
Målgrupp: Kommunikationsnätverk ÄO-HS och IFO-FH Kanaler: Nätverksmöten, information på intranätet Ansvarig: Projektets kommunikationsstrateg
Målgrupp: HR (SLK/SDF)
Kanaler: Verksamhetsmöten, PPT, information på intranätet Ansvarig: HR SLK
Målgrupp: Ekonomi (SLK/SDF)
Kanaler: Verksamhetsmöten, PPT, information på intranätet Ansvarig: Ekonomi SLK
Målgrupp: Intraservice
Kanaler: Information på intranätet Ansvarig: Projektledningen
Målgrupp: Konsument- och medborgarservice
Kanaler: Information på intranätet, frågor och svar, informationsmöten Ansvarig: Projektledningen
Målgrupp: Fackliga organisationer Kanaler: Facklig referensgrupp, PPT Ansvarig: Projektledningen
Målgrupp: Avd. Äldre och hälso- och sjukvård, SLK
Kanaler: Verksamhetsmöten, PPT, information på intranätet Ansvarig: Projektledningen
Målgrupp: Avd. IFO-FH, SLK
Kanaler: Verksamhetsmöten, PPT, information på intranätet Ansvarig: Projektledningen
Målgrupp: Övriga medarbetare ÄO-HS och IFO-FH
Kanaler: Verksamhetsmöten, PPT, information på intranätet Ansvarig: Närmaste chef i linjen
Målgrupp: Övriga medarbetare i Göteborgs Stad Kanaler: Information på intranätet
Ansvarig: Projektledningen
Extern kommunikation
Målgrupp: Potentiella externa utförare
Kanaler: goteborg.se/utforarehemtjanst, valfrihetswebben, informationsmöten, frågor och svar
Ansvarig: Projektledningen
Målgrupp: Befintliga brukare och anhöriga
Kanaler: Informationsbrev/broschyr, information goteborg.se, Vårt Göteborg, digital jämförelsetjänst med utförarregister för att se valbara aktörer och jämföra dessa,
Ansvarig: Projektledningen
Målgrupp: Kommuninvånare, media och övriga intressenter
Kanaler: Pressmeddelande, information på goteborg.se, Vårt Göteborg, etc., Ansvarig: Projektets kommunikationsstrateg med stöd av pressansvarig SLK.
Publiceringsansvarig: Konsument- och medborgarservice Målgrupp: Pensionärsråd (GPR och lokala)
Kanaler: Ordinarie mötesstrukturer
Ansvarig: Projektledningen för de centrala och sektorchefer för de lokala.
Målgrupp: Funktionshindersråd (GRF och lokala) Kanaler: Ordinarie mötesstrukturer
Ansvarig: Projektledningen för de centrala och sektorchefer för de lokala.
Målgrupp: Sjukhus och vårdcentraler
Kanaler: Samverkansgrupper Göteborgs Stad och Västra Götalandsregionen Ansvarig: Avdelningschef avdelningen äldre och hälso- och sjukvård, SLK
12. Tid- och aktivitetsplan
Bilaga till kommunikationsplanen. Dokumentet ligger i projektets databas.
13. Budget, finansiering och resurser
Kostnader kopplade till kommunikationsplaneringen. Finns i projektets databas i tid och aktivitetsplanen. Gäller främst kostnader för tyck av folder, informationsbrev, inbjudan, översättningar till olika språk och grafiskt arbete.
