Handbok Styrande dokument och handböcker
H SDH 2021
© Försvarsmakten har upphovsrätt till detta verk.
Bilder på omslaget: Samma som H SDH 2018, Charlotte Petterson är upphovsman när det gäller idén.
Sven-Olof Willhöft är fotograf.
Grafisk bearbetning: Stefan Nilsson HKV PROD FPE UTB
Produktionsid: 201118-016
Produktionsformat: Word, A4, 2021 års typografi
Mnr: M7739-352138
Publikationsområde: C PROD
Tryck: HRC GP
VIDAR-handling: FM2020-17381:1
Beslut om fastställande av Handbok Styrande dokument och handböcker 2021
Handbok Styrande dokument och handböcker 2021 (H SDH 2021) fastställs att gälla från och med 2021-01-01.
Publikationens registrerade M-nr är M7739-352138.
Följande upphävs 2021-01-01:
Handbok Styrande dokument och handböcker 2018, gällande från 2019-04-01.
Publikationen tillgängliggörs genom publicering på intranätet emilia och www.forsvarsmakten.se Publikationen ska lagerhållas vid FMCL/FBF.
Detta beslut är fattat av generallöjtnant Johan Svensson. I den slutliga handläggningen har som föredragande deltagit Försvarsmaktens publikationssamordnare Stefan
Nilsson.
Johan Svensson C PROD
Stefan Nilsson
Version Ändring nr Gäller från Vidarhandling
för beslut Anmärknng
1.0 0 2018-01-01 FM2017-9391:1 Utgivningsår 2018
1.1 1 2019-04-01 FM2017-9391:6
2.0 0 2021-01-01 FM2020-17381:1 Utgivningsår 2021
2.1 1
2.2 2
2.3 3
Förslag på ändringar och förtydliganden etc sammanställs publikationsområdesvis insänds linjevägen till publikationer@mil.se.
Upptäckta felaktigheter i handboken avvikelserapporteras i PRIO. Se FM2020-1738 vem som är huvudhandläggare.
ÄNdringar
Den här handboken innehåller anvisningar med förklaringar och beskrivningar för det fortsatta arbetet med att utveckla och förenkla Försvarsmaktens regler, bestämmelser och handböcker samt andra styrande dokument. Anvisningar, rekommendationer och riktlinjer i denna handbok bör alltid följas om inte särskilda skäl föreligger för att reglera verksamhet, administration eller förvaltning på ett annat sätt.
Målgrupp för handboken är de som leder och samordnar utgivning och vidmakthållande av Försvarsmaktens regel- och uppdragsstyrning. Den vänder sig även till de som ska medverka i skrivandet av dokumenten så att de utformas och bereds på korrekt sätt inför ett formellt beslut och fastställande, ändring eller upphävande.
Utöver krav på bestämmelser för lösande av Försvarsmaktens huvuduppgift – den väpnade striden, ställs stora krav på myndighetens förvaltning bl.a. avseende säkerhet, miljö och ekonomi. Detta ställer i sin tur krav på ett väl ordnat, genomtänkt och funktionellt regelverk. I Försvarsmakten utgörs den generella regelstyrningen av de föreskrifter som ÖB ger ut enligt bemyndiganden beslutade av regeringen i författningar.
Försvarsmaktens verksamhet regleras av ÖB:s underställda chefer inom ramen för deras respektive ansvars- och verksamhetsområden i form av reglementen, manualer och handböcker. Befogenheten att besluta dessa har delegerats av ÖB till vissa befattningshavare i Försvarsmaktens arbetsordning.
Produktionschefen ska enligt FM ArbO, leda och samordna framtagande, vidmakthållande och avveckling av Försvarsmaktens bestämmelser och andra publikationer1. Detta regleras genom utgivandet av Handbok Styrande dokument och handböcker (H SDH), Handbok Försvarsmaktens publikationer (H PUBL) samt ett årligt direktiv för publikationstjänst.
Handboken gäller i fred och hela konfliktskalan.
Innehållet i denna publikation omfattas inte av sekretess.
1 FIB 2020: 5 9 kap 7 § 1.
Förord
Observera att det inte är den här handboken som anger vem som har befogenhet att besluta olika typer av styrande dokument. Det framgår av Försvarsmaktens arbetsordning och de dokument som är en följd av FM ArbO.
För att förstå den fulla vidden av handboken är det viktigt att ta del av begreppsförklaringarna i slutet av huvudtexten. Där beskrivs strukturellt dokumentkategori, dokument/publikationsgrupp, dokumenttyp/publikationstyp. En publikation har ett format som en bok. Ett dokument har ett annat format än en bok, och utgör ingen publikation. Strukturellt är inte detsamma som hierarkiskt.
Det är viktigt att alla utgår från samma begrepp och betydelse för att förståelse ska uppnås!
Den här versionen av handboken har följande nyheter jämfört med 2018 års version:
Kapitel 1 är utökat med nya definitioner ur FM ArbO samt anvisningar rörande arbetsordningar.
Nya illustrationer som visar på strukturen för regel- och uppdragsstyrning som även innefattar materieldokumentation. Anvisningar för Försvarsmaktens publikationer som berör totalförsvaret har flyttats till detta kapitel. Anvisningar om produktion av dessa finns även i H PUBL 2021 Kapitel 2 har inga nyheter.
Kapitel 3 har en ny rubrik då kapitlet fått en ökad omfattning. Nu införs begreppet VFA- publikation, som är en publikationsgrupp för alla publikationer som inte ingår i
materieldokumentationskategorin. VFA står för Verksamhet Förvaltning Administration. Kapitlet är utökat med en matris för var olika styrande dokument publiceras och hur en användare kan få tag i fysiska (tryckta) exemplar av olika typer av dokument/ publikationer. HLU-systemet som används i Försvarsmaktens verkstäder beskrivs på en övergripande nivå. I kapitlet finns nu även anvisningarna om märkning av Försvarsmaktens publikationer för totalförsvaret. Det finns uppdaterade anvisningar för hur FM ska tillämpa EU webbtillgänglighetsdirektiv med hjälp av MS Office 2016.
Kapitel 4 har ett fokus på VFA-publikationer, och är utökat att även omfatta fler styrande dokument än tidigare. Alla anvisningar om manualer är överförda till kapitel 8. Anvisningar för översättning av publikationer och hur blanketter hanteras har tillförts. FM Redare och FM Marksäkerhetsföreträdare får besluta omedelbara ändringar i sina reglementen och handböcker.
Kapitel 5 är utökat med anvisningar för en hierarkisk ordning av instruktioner samt var dessa publiceras på emilia. Dess giltighetstid är definierad till minst 12 månader. Anvisningar rörande verksamhetsuppdrag och möjligheter att ge ut allmänna råd inom förband är infört.
Kapitel 6 är utökat med uppdaterade anvisningar för produktion av handböcker och TPM och TTP-serierna.
Kapitel 7 har fått ett nytt innehåll för militär luftfart. Kapitlet beskriver dokumentstrukturen, definitioner och format för det pågående omläggningsarbetet.
Kapitel 8 är helt omarbetat och berör dokument rörande materielsystem, apparater etc. Kapitlet beskriver övergripande olika publikationstyper som omfattas av samlingsbegreppet
materieldokumentation.
Bilaga 1 har smärre justeringar. Text och tabell om manualer har setts över och flyttats till kapitel 8.
Se även den redaktionella informationen i slutet av handboken.
Sammanfattning
ÖB inriktning ... 9
1. Regler och bestämmelser i Försvarsmakten ... 10
1.1. Bindande rättsregler och normhierarki ... 10
1.2. Icke bindande rättsregler – allmänna råd... 11
1.3. Regelverk vid sidan av föreskrifterna och de allmänna råden ... 11
1.4. Försvarsmaktens föreskrifter och övriga regelverk ... 11
1.5. Handböcker i Försvarsmakten ... 12
1.6. Tillämpning av bestämmelser inom ramen för order ... 13
1.7. Regelstyrning och uppdragsstyrning ... 14
1.8. Arbetsordning enligt FM ArbO ... 15
1.9. Försvarsmaktens publikationer för totalförsvaret ... 15
1.10. Tillämpning av publikationer framtagna av andra myndigheter ... 15
1.11. Tillämpning av NATO-publikationer ... 15
2. Försvarets författningssamling, (FFS) och Försvarsmaktens interna bestämmelser (FIB) ... 16
3. Tillgängliggörande av styrande och informativa dokument och publikationer ... 17
3.1. Publicering av dokument för regelstyrning ... 17
3.2. Fysiska exemplar av styrande dokument för regelstyrning ... 21
3.3. EU Webbtillgänglighetsdirektiv - tillgänglighetskontroll ... 21
4. Skrivande av dokument för regelstyrning ... 22
4.1. Typer av dokument... 22
4.2. Analys och planering ... 23
4.3. Språket i Försvarsmaktens regelstyrning ... 24
4.4. Översättning av Försvarsmaktens regelstyrning till andra språk ... 26
5. Försvarsmaktens instruktioner ... 27
5.1. Format ... 27
5.2. Giltighet ... 27
5.3. Utgivare ... 27
5.4. Namngivning av instruktioner ... 28
5.5. Verksamhetsuppdrag - verksamhetsorder ... 28
5.6. Publicering av Försvarsmaktens instruktioner ... 28
6. Produktion och vidmakthållande av VFA-publikationer ... 29
6.1. Produktion och utgivning av reglementen, och handböcker ... 29
6.2. Ändringar i reglementen och handböcker ... 30
6.3. Produktionsanvisningar för Försvarsmaktens reglementen ... 31
6.4. Produktionsanvisningar för Försvarsmaktens handböcker... 32
6.5. Produktionsanvisningar för boktyperna TPM och TTP ... 33
7. Styrande dokument för militär luftfart ... 34
7.1. Allmänt ... 34
7.2. Dokumentstruktur ... 34
7.3. Schematisk översikt över dokumentstrukturen inom militär luftfart ... 35
8. Styrande och informativa dokument för materielsystem ... 36
8.1. Styrande och informativa materieldokument ... 36
8.2. Struktur för materieldokumentation ... 36
8.3. Produktion och vidmakthållande ... 37
8.4. Försvarsmaktens manualer ... 38
Innehåll
8.5. Teknisk order (TO) ... 40
8.6. Materielvårdsscheman - MVIF... 40
8.7. Materielförteckningar ... 41
8.8. Materielbokpublikationer och andra trycksaker ... 42
Begrepp ... 43
Bilaga 1 Matris för reglementen och handböcker ... 44
Redaktionell information ... 46
Källförteckning ... 49
Regler, bestämmelser och handböcker som påverkat innehållet i denna handbok ... 49
ÖB inriktning
Överbefälhavaren uttalade i samband med inledningen av Försvarsmaktens regelöversynsarbete 2015 följande om framtagande av regler och bestämmelser. Inriktningen har alltjämt bäring på hur arbetet med regler och bestämmelser ska ske inom Försvarsmakten.
ÖB inriktning för arbetet med översyn av regler och bestämmelse
” Försvarsmaktens verksamhet ska vara såväl säker som effektiv. Krav i lagar och förordningar ska alltid omhändertas och följas, men samtidigt ska Försvarsmakten vara en aktiv aktör och samverka med andra myndigheter så att författningar, krav och villkor utformas på ett för Försvarsmaktens verksamhet ändamålsenligt sätt.
En grundläggande princip är att den chef (verksamhetsutövare) som ansvarar för och leder verksamhet, också ska reglera verksamheten så att den blir säker och effektiv.
I Försvarsmakten är det i första hand centrala verksamhetsutövare som har att ange vilka uppgifter som ska utföras och vilka handlingsregler och villkor som gäller för dessa.
All utformning av regler och bestämmelser i myndigheten ska präglas av helhetssyn samt omfatta risk- och konsekvensanalyser. Risker och restriktioner ska balanseras mot verksamhetens krav och behov. I största möjliga utsträckning ska regler och bestämmelser utformas mot behoven inom hela verksamhetens bredd och över hela konfliktskalan.
Fokus ska vara på medarbetaren och verksamhetsutövaren. Uppgifter, handlingsregler och villkor ska vara enkla, tydliga och tillgängliga för alla som berörs. Regler och
bestämmelser ska bara utfärdas när det är nödvändigt eller av stor vikt och ska då uppfattas som meningsfulla samt främjande för såväl säkerhet som effektivitet i verksamheten.
Formella och generella regler och bestämmelser i myndigheten utformas i form av föreskrifter (FFS) och interna bestämmelser (FIB) respektive reglementen och manualer av de befattningshavare som enligt FM ArbO har erhållit befogenheter att fastställa sådana. Därutöver utarbetas även handböcker med riktlinjer, råd och rekommendationer för all verksamhet i Försvarsmakten. Andra ”styrande” dokument såsom inriktningar, planer, direktiv m.m. ska inte utformas så att de kan uppfattas som generella regler och bestämmelser i myndigheten.”
FM2015-3158:1
1. Regler och bestämmelser i Försvarsmakten
Det här första kapitlet avser att ge en allmän information om regler och bestämmelser som gäller inom myndigheten. Texten baseras huvudsakligen på Försvarsmaktens arbetsordning.
1.1. Bindande rättsregler och normhierarki
För att förstå hur Försvarsmaktens interna regelstruktur hänger ihop behöver den sättas i relation till hur rätten att ge ut bindande rättsregler är reglerad.
Rättsregler, dvs. regler som är bindande för myndigheter och enskilda och som kännetecknas av att de inte avser ett konkret eller enskilt fall utan har generell tillämplighet, benämns i regeringsformen som föreskrifter. Rätten att ge ut rättsregler utgör kärnan i det offentliga maktutövandet och är reglerat i grundlag. Makten att ge ut rättsregler är i Sverige fördelad mellan riksdag och regering, som i sin tur kan delegera den rätten. 2 För att en myndighet ska få ge ut rättsregler i form av föreskrifter måste regeringen ha delegerat den rätten i form av ett bemyndigande i en förordning.
Först om det finns ett bemyndigande har Försvarsmakten således en möjlighet att ge ut föreskrifter.
Försvarsmaktens föreskrifter publiceras i Försvarets författningssamling (FFS).
Mellan lagar, förordningar och en myndighets föreskrifter råder en hierarkisk ordning – en normhierarki – som innebär att en överordnad föreskrift har företräde framför en underordnad föreskrift. Normhierarkin innebär samtidigt att en underordnad föreskrift heller aldrig får stå i strid med en överordnad föreskrift. Försvarsmaktens föreskrifter (FFS) får alltså aldrig stå i strid med förordningar eller lagar. Normhierarkin kan illustreras på följande sätt.
Figur 1. Normhierarkin kan illustreras som en pyramid med de högst stående reglerna i toppen och de lägst stående reglerna i basen på pyramiden.
2 8 kap. 1 § regeringsformen.
1.2. Icke bindande rättsregler – allmänna råd
Vid sidan av föreskrifterna finns icke bindande rättsregler i form av allmänna råd. Det är fråga om generella rekommendationer om tillämpningen av en författning som anger hur någon kan eller bör handla i ett visst hänseende.3 Till allmänna råd hör regler som rekommenderar hur en person lämpligen kan agera i en viss situation men där det ändå står den enskilde fritt att välja en annan väg för att nå det önskade resultatet. En myndighet behöver inget bemyndigande för att få besluta om allmänna råd inom sitt område. Försvarsmakten publicerar allmänna råd i serien Försvarsmaktens allmänna råd (FAR).
Det är ÖB som beslutar Allmänna råd.
1.3. Regelverk vid sidan av föreskrifterna och de allmänna råden
Vid sidan av rätten att utfärda föreskrifter står det varje myndighet fritt att välja format för utformningen av sina interna regelverk. Regler och bestämmelser som ges ut vid sidan av föreskrifter är alltid hierarkiskt underordnade vad som föreskrivs i lagar, förordningar och
föreskrifter. De får heller aldrig strida mot en överordnad norm. Centralt är också att sådana regler och bestämmelser enbart kan tillämpas internt inom myndigheten.
1.4. Försvarsmaktens föreskrifter och övriga regelverk
Vid sidan av föreskrifterna publicerade i FFS förekommer regler och bestämmelser i ett antal olika format i Försvarsmakten. I följande tabell beskrivs kortfattat de olika handlingstyper och format som anges i Försvarsmaktens arbetsordning. I efterföljande avsnitt beskrivs de mer ingående.
Begrepp Beskrivning
Föreskrift (FFS) Format för bindande rättsregler som kännetecknas av att de inte avser ett enskilt fall utan har generell tillämplighet. Försvarsmaktens
föreskrifter publiceras i Försvarets författningssamling (FFS). En föreskrift kräver alltid ett bemyndigande i en förordning och kan gälla både inom och utom Försvarsmakten.
Interna bestämmelser
(FIB) Format för bindande rättsregler som kännetecknas av att de inte avser ett enskilt fall utan har generell tillämplighet där ett bemyndigande i förordning saknas. Interna bestämmelser gäller enbart inom Försvarsmakten.
Allmänna råd (FAR) Format för icke bindande regler i form av generella rekommendationer om tillämpningen av en författning som anger hur någon kan eller bör handla i ett visst hänseende.
Reglemente Handlingstyp för bindande bestämmelser om ledning och genomförande av, eller förhållningssätt för, verksamhet inom Försvarsmakten. Ett reglemente får innehålla detaljerade och vägledande förklaringar samt beskrivningar inklusive bilder.
3 1 § författningssamlingsförordningen (1976:725).
Manual Handlingstyp för bindande bestämmelser med förklaringar, beskrivningar och instruktioner på systemnivå för handhavande av utrustning, apparater eller tekniska system. En manual får innehålla reglering av vilken materieldokumentation som ska finnas för systemet, bilder m.m.
Instruktion Handlingstyp för utfärdande endast av lokala eller regionala bestämmelser med anvisningar och rutiner.
Teknisk Order Dokumentgrupp för skriftlig order som avser reglering av
konfiguration, teknisk tjänst, tekniska system och materiel, innefattande drift, underhåll, vård och modifiering av förnödenheter.
I Försvarsmakten används begreppet bestämmelser som samlingsnamn för regelverk publicerade i form av reglementen, manualer och instruktioner.
Figuren nedan illustrerar hur Försvarsmaktens föreskrifter och övriga regelverk förhåller sig till varandra, både vad gäller tillämpningsområde och hierarkisk placering.
Figur 1.2. Ju längre ned i bilden ett regelverk förekommer desto lägre hierarkisk ställning har det.
1.5. Handböcker i Försvarsmakten
Vid sidan av regelverket i form av föreskrifter (FFS), interna bestämmelser (FIB), allmänna råd (FAR) och bestämmelser (reglementen, manualer och instruktioner) finns handbok definierad i FM ArbO.
Handbok Handlingstyp för anvisningar med förklaringar och beskrivningar avseende en viss verksamhet eller administration och förvaltning. I en handbok får man återge lagar, förordningar, föreskrifter, reglementen och manualer. En handbok får även innehålla riktlinjer, råd och rekommendationer med bilder för tillämpning av regler och
bestämmelser. I en handbok kan även rutiner och processer beskrivas, vilka kan publiceras separat på Försvarsmaktens intranät. De rutiner, processer, råd, riktlinjer och rekommendationer m.m. som anges bör alltid följas om inte särskilda skäl föreligger att genomföra
verksamheten på annat sätt.
4 Kap, 10 §
”Den som har fått ett verksamhetsuppdrag, en order eller ett direktiv ska planera, leda och följa upp verksamheten och dess ekonomi på ett sådant sätt att verksamheten bedrivs i enlighet med lagar, förordningar, föreskrifter, bestämmelser och handböcker samt med iakttagande av god hushållning”.
FIB 2020:5 I de delar en handbok återger en ovanstående regel i t.ex. lag, förordning, föreskrift (FFS), FIB, reglemente eller manual, ska det som framgår av handboken följas – ett annat förhållningssätt innebär att den återgivna regeln bryts.
1.5.1. Tekniska handböcker
FMV har, inom ramen för sin utgivning av materieldokumentation gett ut ett antal handböcker.
I de fall en sådan handbok beskriver ett tekniskt system, materiel etc. så ingår dessa i
publikationsgruppen övriga styrande dokument och ska jämföras med beskrivningar för materiel.
Försvarsmakten kan ha övertagit ansvaret för handböcker som ursprungligen utgavs av FMV. De ska då hanteras enligt Försvarsmaktens bestämmelser och anvisningar.
1.6. Tillämpning av bestämmelser inom ramen för order
Order kan innehålla bestämmelser eller tillämpningar av regelverk och förordningar. Ett exempel är handlingsregler (ROE, Rules Of Engagement) för operationer som kan innebära en snävare tillämpning av lagar och förordningar och/eller en annan tillämpning av exempelvis anvisningar i handböcker, manualer och instruktioner.
Försvarsmaktens arbetsordning anger:
Order Order är en tvingande befallning som avser uppgifter, resurser och handlingsregler för operationer och insatser. Order som av tidsskäl utfärdas muntligt ska snarast möjligt dokumenteras i krigsdagbok eller annan formell handling. Skriftlig order finns som försvarsmaktsorder, operationsorder, taktisk order, fragmentarisk order, m.m.
1.7. Regelstyrning och uppdragsstyrning
Figur 1.3. Ju längre ned i bilden ett regelverk förekommer desto lägre hierarkisk ställning har det. De blå rutorna avser regelstyrning. De gröna rutorna utgör uppdragsstyrning. Funktionsstyrning kan ske både genom regelstyrning och uppdragsstyrning. Se även moment 6.3
Fler begrepp som anges i Försvarsmaktens arbetsordning:
Verksamhetsuppdrag En ömsesidig överenskommelse mellan två befattningshavare om en uppgift eller en verksamhet som ska genomföras. Ett
verksamhetsuppdrag ska innehålla en beskrivning av uppgiften (mål, kvalitet, tid), resurser (ekonomiska, personella), krav på redovisning samt eventuella riktlinjer och handlingsregler. Överbefälhavarens verksamhetsuppdrag till direkt underställda chefer ingår i
Försvarsmaktens verksamhetsplan (FMVP).
Direktiv Ett dokument för att samordna eller leda en verksamhet, eller beredning av ett ärende. Direktiv innehåller en uppgift och eventuella handlingsregler till en eller flera utsedda befattningshavare. Direktiv kompletterar verksamhetsuppdrag och ska hänvisa till och genomföras inom ramen för ett sådant.
1.7.1. Uppdragsstyrning eller regelstyrning
Bestämmelser för genomförande av verksamhet, liksom ledning av sådan verksamhet får regleras i verksamhetsuppdrag under en maximal tid av två verksamhetsår. Därefter ska nödvändiga bindande bestämmelser införas i reglemente eller i instruktion.
Bestämmelser för handhavande av utrustning, apparater och tekniska system ska inte regleras i verksamhetsuppdrag.
1.8. Arbetsordning enligt FM ArbO
Arbetsordning Dokument som reglerar en myndighets eller organisationsenhets interna styrning och kontroll. En arbetsordning innehåller en övergripande beskrivning av arbetssätt med rutiner och processer samt organisation och lydnadsförhållanden med
befattningshavares skyldigheter och befogenheter.
1.9. Försvarsmaktens publikationer för totalförsvaret
Publikationer som förutom internt i Försvarsmakten även vänder sig till övriga delar i totalförsvaret kan märkas med blågula band med ordet TOTALFÖRSVARET placerade överst på omslagens framsida, baksida och rygg. Anvisningar för denna märkning finns i H PUBL.
Chef med befogenhet att besluta om publikationer äger rätten att besluta om totalförsvarsbandet ska användas eller inte på respektive publikation.
Förordet i sådana totalförsvarsmärkta publikationer ska inkludera information om hur publikationen används, ska tillämpas eller bör tolkas utanför Försvarsmakten.
1.10. Tillämpning av publikationer framtagna av andra myndigheter
1.10.1. Tillämpning av FMV publikationer och tekniska order
Försvarets materielverk producerar och levererar en rad publikationer till Försvarsmakten.
Försvarsmakten vidmakthåller och omsätter dessa under vidmakthållandeskedet. De har indelats i direktiva och informativa publikationer. Samtliga av FMV utgivna och, i vederbörlig ordning, fastställda direktiva publikationer och tekniska order ska tillämpas och följas av Försvarsmaktens personal.
Se även kapitel 8 rörande materieldokumentation i Försvarsmakten.
1.10.2. Tillämpning av Fortifikationsverkets publikationer
Handböcker och instruktioner avseende förvaring av ammunition- och explosiva varor, som utgetts av Fortifikationsverket, ska tillämpas och följas av Försvarsmaktens personal.
1.11. Tillämpning av NATO-publikationer
Försvarsmakten ska kunna tillämpa det som framgår av NATO-publikationer. När och hur tillämpningen ska ske regleras normalt i reglementen eller handböcker för den verksamhet som berörs. Det kan även regleras i operationsorder.
2. Försvarets författningssamling, (FFS) och Försvarsmaktens interna bestämmelser (FIB)
Framtagandet av föreskrifter publicerade i Försvarets författningssamling (FFS), respektive interna bestämmelser publicerade i Försvarsmaktens interna bestämmelser (FIB), beskrivs utförligt på sidan Författningsarbete inom FM på emilia.
Figur 3. Exempel på FFS och FIB.
3. Tillgängliggörande av styrande och informativa dokument och publikationer
Det här kapitlet innehåller anvisningar för hur och var regelstyrning, de styrande och informativa dokumenten och publikationer publiceras och görs tillgängliga för sina respektive målgrupper.
Begreppet informativa kommer från arvet av materieldokumentation som klassiskt indelades i direktiva och informativa, beroende på om det fanns tillämpningsregler eller enbart information i dem. Idag är ordet direktiva ersatt med styrande.
För att undvika dubbelpublicering finns särskilda publiceringsregler. Dessa regler återfinns i produktionsrutiner för publikationer. De finns på samarbetsytan publikationstjänst.
3.1. Publicering av dokument för regelstyrning
Nedanstående tabell visar i vilken dokumentsamling eller system (digitalt bibliotek) olika typer av styrande dokument ska publiceras.
Typ av
dokument/publikation Publiceras på emilia under
styrande dokument Publiceras på
försvarsmaktens hemsida
FFS och FIB Ja Ja
FAR Ja Ja
VFA-publikationer Ja Endast om sådant beslut finns.
Materielbokpublikationer Ja Endast om sådant beslut finns.
Operationella dokument för
militär luftfart Ja Vissa dokument
Luftfartsdokument Ja Ja
Webbpublikationer Ja, (ersättningsblad med metadata som länkar till FM WP)
Nej
FortV publikationer Ja Nej
Instruktioner Nej, se kapitel 5. Nej
Tillämpningsbestämmelser Nej, publiceras på lämplig
samarbetsyta. Ja
VFA är en förkortning för Verksamhet, Förvaltning och Administration.
Tillämpningsbestämmelser kan exempelvis finnas inom ramen för militär luftfart och FM Redares sjösäkerhetssystem.
Dokumentgrupp Publiceras i system Anmärkning Teknisk order DITO samt i PRIO och LIFT Se kapitel 8
Materielvårdsscheman MVIF Se kapitel 8
Materielförteckningar TIA MF Se kapitel 8
Ritningar BORIS eller BRA Se kapitel 8
3.1.1. Publicering av publikationer på intranätet emilia
Efter att fastställelse av en bokpublikation skett i VIDAR4 ska en PDF-fil med komplett
omfattning, (omslag, förtext, huvudtext, eftertext) publiceras på försvarsmaktens intranät emilia.
För bokpublikationer som säkerhetsskyddsklassificerats, publiceras ett ersättningsblad som PDF-fil enligt exemplet till höger.
För bokpublikationer som sekretessklassificerats, publiceras ett ersättningsblad som PDF-fil enligt exemplet till höger.
När Försvarsmakten publicerar nya versioner sker det genom att en ny fil med samma filnamn publiceras på samma adress. Därmed bryts inga länkar.
När en ny publikation, en ny version har fastställts eller en version upphävts ska en nyhet publiceras på intranätet emilia, i anslutning till dokumentsamlingen för styrande dokument. Då kan
medarbetare som följer dessa nyheter få aviseringar om förändringar.
Vid beslut om fastställande och ändringar ska också beslutas var de ska publiceras förutom på emilia som PDF-fil. Nedan redovisas vilka möjligheter som finns.
Publicering utförs av webbservice.
4 Med VIDAR avses Försvarsmaktens system för ärendehantering.
3.1.2. Publicering på servern FM WP
Det förekommer publikationer som är producerade i XML och exporteras till andra format. Ett sådant format är html-baserade sidor. De benämns bokpaket eller sammanställd dokumentation.
Dessa publiceras på en särskild server i IT-systemet FM Webbpublikationer (FM WP) där
användaren kan läsa publikationer och söka i dessa. WP betyder webbpublikation. Formellt namn:
FMCW MS ska läsas: Försvarsmaktens Centrala Webbmiljö Microsoft Det går inte att ladda ned filer på ett enkelt sätt från denna server.
På servern finns tre elektroniska bibliotek, som var för sig publicerar i egna filträd.
Bibliotek Innehåll
Försvarsmaktens övriga
publikationer Här finns bokpaket eller filer som inte ingår i någon av nedanstående bibliotek.
Materieldokumentation Här publiceras alla materielpublikationer som är i bokformat, inklusive sammanställd dokumentation och trycksakssamlingar.
Digitala flygbiblioteket Här publiceras operationella dokument för militär luftfart.
Det medför att användare i Försvarsmaktens datorer anslutna till emilia kan läsa och söka i publikationer på denna server. Gränssnittet produceras inom ramen för varje bokpaket eller sammanställd dokumentation. Ett krav för publicering är att det finns interna länkar mellan filerna.
Publiceringen utförs av webbservice.
3.1.3. Publicering säkerhetsskyddsklassificerade system
Säkerhetsskyddsklassificerade publikationer i PDF-format kan publiceras i
säkerhetsskyddsklassificerade system, i enlighet med bestämmelser som utges i särskild ordning.
Den som publicerar en publikation i ett sådant system är ansvarig för att det alltid är den senaste versionen i PDF-format som finns där.
3.1.4. Publicering i Handhållen Lösning Underhåll, HLU
Filer för publikationer och annan dokumentation som behövs i HLU hämtas från
emilia/Organisation och styrning/Styrandedokument/materielpublikationer. Där finns filer som taggats med HLU = JA. Det är dessa filer som kopieras över till HLU-systemet. FMTIS SFE kopierar och publicerar filerna. Webbservice informerar FMTIS SFE när nya filer taggats.
Bild 3.1 Exempel på HLU /Försvarsmakten
3.1.5. Publicering av publikationer på internet
PDF-filer som publiceras på emilia kan även publiceras på www.forsvarsmakten.se om motiv finns för detta. Ett sådant motiv kan vara att publikationen vänder sig till personal vid andra myndigheter eller frivilliga försvarsorganisationer.
Behov för distansarbete ska mötas med beaktandet att alltför omfattande utbud kan gynna en motståndare som kartlägger våra metoder och materiel.
Publikationer vars innehåll kan vara av känslig natur bör inte publiceras på webbplatsen.
Från www.forsvarsmakten.se är det möjligt och tillåtet att länka till våra bestämmelser och
publikationer finns på andra webbsidor/platser. När Försvarsmakten publicerar nya versioner sker det genom att en ny fil med samma filnamn publiceras på samma adress. Därmed bryts inga länkar.
Publicering utförs av webbservice.
Webbpublikationer är ett begrepp som här definieras som en publikation producerad i XML- /S1000D format och exporterats till html-sidor för publicering. Den ser ut som en ”hemsida” och innehåller, texter, bilder, filer, länkar med mera.
Webbpublikationer ska inte publiceras på internet. Dels för att det är ett krångligt förfarande och dels för att stilmallarna inte är synkade med Försvarsmaktens webbplats.
Försvarsmaktens publikationer för totalförsvaret ska presenteras i en lista på Försvarsmaktens hemsida. Vilka av dessa publikationer som kan vara publicerade framgår av respektive beslut om fastställande.
3.1.6. Publicering på Hemvärnets webbplats, hemvarnet.se
Publikationsfiler får inte publiceras på hemvärnets webbplats. Däremot får webplatsansvarig gärna länka till de filer som finns på Försvarsmakten.se
3.1.7. Publicering på utbildningsportalen It´s learning
Fastställda publikationer får även publiceras på FM webbaserade Lärplattform och på den Lärportal som finns tillgänglig på FM intranet (emilia). Den mappansvarige som publicerar en fil är ansvarig för att bevaka att det alltid är den senast fastställda versionen.
OBSERVERA!
Försvarsmakten måste ha säkrat sin rätt att publicera en publikation med aktuellt innehåll. Se H PUBL kapitel 11.
OBSERVERA!
Tidigare tillät Försvarsmakten publicering av filer på hemvärnet.se
Efter 2020-01-01 vill vi istället att det ligger länkar till filerna på Försvarsmaktens webplats. Motivet är att Försvarsmakten bara publicerar sina öppna filer på internet på ett enda ställe.
3.2. Fysiska exemplar av styrande dokument för regelstyrning
Nedanstående tabell visar vilka styrande dokument som ska kunna erhållas i fysisk (tryckt) form:
Typ av dokument Fysisk form Anmärkning
FFS och FIB Ja
Bokpublikationer och andra trycksaker Ja, lagerhålls eller behovstrycks.
Materieldokumentation som inte utgör
bokpublikation eller trycksak Nej * Dokumentgrupper och
dokumenttyper
Anvisningar för hur bokpublikationer produceras så de kan lagerhållas framgår av Handbok Publikationer (H PUBL). VFA är en förkortning för Verksamhet, Förvaltning och Administration.
* Dokumentet kan tryckas genom behovstryckning.
3.3. EU Webbtillgänglighetsdirektiv - tillgänglighetskontroll
I september 2020 trädde EU webbtillgänglighetsdirektiv i kraft. Det innebar bland annat att PDF- filer som publiceras på webb ska vara anpassade för läsbarhet och indexering etc. I och med införande av office 2016 i Försvarsmakten kan man via funktionen ”tillgänglighetskontroll”
säkerställa att dokument är korrekt producerade.
Bild 3.2 Exempel på tillgänglighetskontroll av denna handbok i skrivfasen /Försvarsmakten
4. Skrivande av dokument för regelstyrning
I detta kapitel finns generella anvisningar för dokument som produceras som regler, publikationer, tillämpningsbestämmelser och instruktioner.
4.1. Typer av dokument
Typ av dokument Format Se anvisningar i
FFS och FIB Eget Se kapitel 2
Reglemente Bokpublikation Se kapitel 6
Manual Bokpublikation Se kapitel 8
Handbok Bokpublikation Se kapitel 6
Instruktion Skrivelse Se kapitel 5
Tillämpningsbestämmelse Skrivelse Respektive FFS eller FIB och denna handbok
Operationellt dokument för
militär luftfart Se kapitel 7 Se kapitel 7
Förslag på nya reglementen och handböcker anmäls tjänstevägen till egen försvarsgrenschef, stridskraftschef, eller i förekommande fall i högkvarteret till den chef som äger rätt att besluta en sådan.
Behovet av ett nytt reglemente samt en ny handbok ska godkännas av den chef som har
beslutsbefogenhet att fastställa en färdigskriven sådan. Bifall av sådant godkännande dokumenteras i den blivande publikationens VIDAR-ärende.
OBSERVERA !
Reglera inte verksamhet, förvaltning och administration på högsta beslutsnivå om det inte finns rationella grunder.
Låt lokala chefer besluta bestämmelser för sin egen verksamhet så långt det är möjligt. Skilj på det som är bestämmelser och det som är av informativ karaktär.
4.2. Analys och planering
Nedanstående steg kan användas för att beskriva beståndsdelarna i planeringsfasen då ett nytt styrande dokument och publikationer ska produceras.
Steg Beståndsdelar som kan användas Sammanhangs- markörer Syfte
Varför
Bakgrund.
Koppling till beprövad erfarenhet och forskning.
Orsaker.
Var i hierarkin Vilka regler och bestämmelser som är överordnade, kan vara aktuella?
Andra publikationer för verksamheten eller utrustningen/systemet?
Ska det hänvisa till något annat styrande dokument?
Samband Tillägg
Vilka det gäller Målgrupp för bestämmelserna.
Vilka ska följa bestämmelserna.
Vilken verksamhet/utrustning som omfattas.
Jämförelser &
samband Tillägg Hur
Regler Beskrivning
Hur verksamheten ska bedrivas/genomföras.
Hur utrustningen/systemet ska/får användas.
Vad som får genomföras på andra sätt.
Vad som är tillåtet/inte tillåtet.
Begrepp.
Jämförelser &
samband
När När är bestämmelserna aktuella att följas?
(finns avgränsningar?)
Tid
Juridik Tolkningar av lagar, förordningar, föreskrifter eller FIB innebär alltid att juridiska avdelningen i HKV ska kontaktas.
4.2.1. Andra dokument och publikationers påverkan
Vid analys och planering behöver den som ska skriva uppdrag, bestämmelser etc. även ta del av anvisningar som kan finnas i andra dokument och publikationer. Här är några exempel som ofta påverkar det fortsatta arbetet.
Handbok Intern styrning och kontroll beskriver vad som ska göras för att få en systematisk riskhantering i Försvarsmakten. Den beskriver riskanalys, riskhantering och regelefterlevnad.
Handbok Systematiskt arbetsmiljöarbete anger att rutiner på central nivå ska kompletteras med lokala rutiner och instruktioner utifrån organisationsenhetens behov eller insatsorder i syfte att uppfylla formella krav. Handboken behandlar bland annat begreppen säkerhetskultur, skriftliga instruktioner och samordning för säker verksamhet.
4.3. Språket i Försvarsmaktens regelstyrning
Försvarsmaktens regelstyrning skrivs på svenska. Handledning ges bland annat i
Språklagen (2009:600)
Myndigheternas skrivregler
Svarta listan, ord och fraser som kan ersättas i författningsspråk5
Alla som fått en arbetsuppgift att skriva, eller medverka i skrivandet ska läsa och tillämpa det som står i myndigheternas skrivregler!
4.3.1. Språk
Modern sakprosa i aktiv form på svenska ska användas i Försvarsmaktens publikationer.
Försvarsgrenschef får reglera hur och när begrepp, order etc. får användas på andra språk. Denna möjlighet berör enbart egna reglementen, handböcker och TTP/TPM-publikationer.
4.3.2. Formulering av text
Texten med de styrande reglerna ska formuleras så att den bindande/formella skyldigheten framgår av den första meningen (första stycket). Därefter (i nästa mening eller stycke) anges villkor, förbud etc. I följande meningar eller stycken anges förklaringar eller beskrivningar om så bedöms viktigt för att målgruppen ska kunna tillgodogöra sig vad som avses. Slutligen kan exemplifieras vad den styrande regeln innebär och hur den ska eller får tillämpas.
Texten ska utformas så att det är tydligt vad som är krav och vad mottagaren eller annan chef får göra för avsteg, undantag eller val. Ord som ”ska”, ”måste”, ”alltid” ska vägas mot ”bör”, ”kan”,
”normalt” etc.
5 Regeringskansliet, SB PM 2011:1 Exempel på textstycken som är tydlig Reglemente :
(ES) Koordinatorer verkställer OTC inriktningar inom respektive område och ansvarar för att de uppgifter som anges av PWC utförs. Koordinatorer kan även utöva styrning över utpekade resurser.
Handbok:
Texten ska utformas så att det är tydligt vad som är krav och vad läsaren eller annan chef får göra för avsteg, undantag eller val. Ord som ”ska”, ”måste”, ”alltid” ska vägas mot ”bör”, ”kan”, ”normalt” etc.
Texten med de styrande reglerna ska momentnumreras för att tydliga referenser ska kunna användas. Numreringen av moment ska följa kapitlets numrering.
Möjligheten att hänvisa till andra dokument i regelstyrningen ska användas. Exempelvis genom att ange att handbok XXX ska tillämpas i Försvarsmakten i dess senast fastställda lydelse. Eller genom att ange att information finns i en annan publikation, YYY.
Texten kan även hänvisa till sidor på Försvarsmaktens intranät. Det ökar flexibiliteten till att publicera frekvent uppdaterad information, blanketter, rutiner m.m. på intranätet. Därmed minskar behovet att göra ändringar i själva publikationerna.
I reglementen kan i förekommande fall, regleras att nödvändiga förklaringar och beskrivningar ska återfinnas i specifika handböcker eller i andra publikationer. I en handbok kan anges att det ska eller kan finnas andra specifika publikationer eller dokument som ska tillämpas eller användas.
Rutiner, råd, blanketter och information/text etc. som kan behöva frekvent uppdatering bör publiceras på emilia och därmed uteslutas i texten till det styrande dokumentet. I dokumentet bör däremot anges vad som finns och var det publiceras. Länkar till källdokumentet eftersträvas.
Texten i reglementen och handböcker ska inte reglera krav på utbildningstid, viss kurs eller lektioners innehåll. Reglera istället när så behövs vilken kompetens som krävs eller är nödvändig.
Därmed stödjer texten chefers möjlighet att bedöma kompetensnivå. Införs nya kompetenser ska även FM kvalifikationsskatalog uppdateras. Reglemente utbildning anger vilka typer av dokument som finns för att reglera utbildning.
4.3.3. Nomenklatur i regelstyrningen
Nomenklatur från överordnade styrande dokument ska användas så långt det är möjligt. Finns utgivna publikationer med nomenklatur ska dessa begrepp användas. Vid behov får nya begrepp definieras och förklaras efter att dialog med den eller de som ansvarar för nomenklatur inom respektive ansvarsområde. Ett begrepp kan ha olika betydelser i olika myndigheter. Var tydlig i vilket sammanhang ett begrepp ska användas och av vem/vilka.
Exempel på textstycken som är otydlig, svårläst eller fel utformad Reglemente:
(ES) En motståndare med tillgång till jaktflyg kan påverka våra enheter i luften. Detta förutsätter att motståndaren har handlingsfrihet och räckvidd från sina flygbaser till det område där våra flygförband planeras att lösa uppgifter. Därutöver krävs tillgång till sensorer och ledningsförmåga för att kunna uppträda med jaktflygförband.
Handbok:
Då den militära populationen skiljer sig från den allmänna, används det för behandling av militärer, förutom de gängse inom civil sjukvård, även mer specifika terapier. För hjälp med traumabearbetning, behandling av ångest- och PTSD-problematik brukar användas kognitiv beteendeterapi (KBT, engelska: Cognitive Behavioral Therapy, CBT) och EMDR (engelska: Eye Movement Desensitization and Reprocessing), en psykoterapeutisk metod baserad på ögonrörelser med syfte att växelvis stimulera hjärnans hemisfärer.
Särskild försiktighet måste iakttas vid användande av nomenklatur ur äldre källor eller om en äldre bestämmelse eller anvisning ska moderniseras eller bearbetas. Risken är stor att föråldrade begrepp och inaktuella principer kommer med av misstag. Blandning av gammal och ny text kan leda till motsägelser och felaktigheter.
4.3.4. Referenser till dokument
När styrande regler författas och vidmakthålls är det av stor vikt att referera till andra dokument på ett korrekt sätt. Delvis för att minimera rättningstjänsten, men framförallt för att underlätta för medarbetaren att förstå vad som avses.
I ett reglemente kan exempelvis finnas en styrande bestämmelse som anger att handbok XXX ska finnas i Försvarsmakten. I sådana sammanhang förklaras även varför, vilka anvisningar och information den ska innehålla och vilken handlingstyp den ska utgöra.
4.3.5. Könsneutralt språk och bilder
Försvarsmakten har som myndighet i uppdrag att jämställdhetsintegrera sin verksamhet. Det innebär att myndigheten bland annat ska återspegla kvinnors och mäns lika rättigheter och möjligheter. I språket återspeglas detta bland annat i hur vi väljer ord i styrande dokument och handböcker.
En tumregel är att undvika specificering av en persons kön vid exemplifiering av fall och personer om det inte finns ett uttryckligt syfte att göra så. Se även Handbok Gender och myndigheternas skrivregler moment 8.1. Val av bilder och illustrationer ska följa anvisningarna i Handbok publikationer.
4.4. Översättning av Försvarsmaktens regelstyrning till andra språk
När exempelvis andra länder ska samöva med Försvarsmakten kan det finnas behov av att översätta de svenska styrande dokumenten eller handböcker och andra publikationer till engelska. Detta handlar inte om utgivning eller fastställande av några nya bestämmelser. Det är en ren översättning från svenska till det språk som mottagaren kan tillgodogöra sig våra bestämmelser i.
Översättning hanteras, administreras och finansieras av den som noterar att sådant behov finns.
Den som översätter och delger översatta styrande dokument är ansvarig för att de är uppdaterade enligt senast fastställda version på svenska. Sådan översättnings korrekthet till terminologi, nomenklatur och eventuella relevanta exempel är viktig och ska ges särskild uppmärksamhet.
Dessa dokumentversioner på annat språk än svenska ska normalt inte produceras som
publikationer. När särskilda behov finns, får det produceras en helt ny publikation, vars innehåll är den översatta versionen av den svenskspråkiga publikationen. En sådan produktion följer process och rutin för publikationsproduktion.
4.4.1. Översättning av doktrinpublikationer till andra språk
Försvarsmaktens doktrin består av flera doktrinpublikationer. Ibland kan det finnas behov att en eller flera av dessa även finns tillgängliga på andra språk. De som översätts, hanteras enligt ovan för regelstyrningen.
5. Försvarsmaktens instruktioner
Det här kapitlet ger kompletterande anvisningar för hur Försvarsmaktens instruktioner
nyproduceras, tillgängliggörs, vidmakthålls och omsätts. Hur de ska formuleras framgår av kapitel 4.
5.1. Format
Försvarsmaktens instruktioner ges ut i det format beslutande chef anser lämpligt, dock inte som en formell publikation. Handlingstypen INSTRUKTION ska anges i sidhuvudet med versaler, fet stil.
Webbaserade instruktioner ska använda en stilmall som innehåller ordet INSTRUKTION.
5.2. Giltighet
Giltighetstiden för en instruktion ska vara minst 12 månader. Bestämmelser med kortare giltighetstid än 12 månader ges ut som order eller direktiv, dvs som uppdragsstyrning.
5.3. Utgivare
Instruktioner fastställs enligt nedan hierarkisk ordning, och tillgängliggörs av:
1. Chef Militärregion.
2. Garnisonschef 3. C OrgE
Chef för militärregion reglerar regionala bestämmelser för den egna regionen. Sådana bestämmelser kan omfatta flera garnisoner, flera organisationsenheter som i sin tur kan behöva reglera
nödvändiga bestämmelser i sina regionala och lokala bestämmelser.
Garnisonschef reglerar lokala och regionala bestämmelser för den egna garnisonen. Sådana instruktioner kan exempelvis beröra vakttjänst, konferensanläggningar, övningsfält m.m. Dessa bestämmelser kan omfatta flera organisationsenheter, vilka i sin tur kan behöva reglera nödvändiga bestämmelser i sina lokala bestämmelser.
C OrgE reglerar bestämmelser för den egna organisationsenheten.
Inom Högkvarteret används instruktioner enligt C HKV med beaktande av 1.8.
FAKTA!
Definitionen av instruktion finns i kapitel 1, mom 1.4.
5.4. Namngivning av instruktioner
Instruktion är en handlingstyp som aldrig ska sammanskrivas med dess innehåll. Därmed kan aldrig namn som skjutfältsinstruktion, stabsinstruktion, rekrytinstruktion godkännas som formellt namn på en instruktion.
En skjutfältsinstruktion bör formellt benämnas ”Bestämmelser för skjutfält X” och vara av handlingstypen Instruktion.
5.5. Verksamhetsuppdrag - verksamhetsorder
Verksamhetsuppdrag ges från militärstrategisk, operativ eller taktisk nivå. Inom ett OrgE ges verksamhetsorder. Verksamhetsuppdrag som bryts ned till verksamhetsorder får innehålla bestämmelser för den tid uppdraget genomförs.
Verksamhetsuppdrag som löper över längre tid än två år och som behöver lokala eller regionala bestämmelser ska ges ut som instruktion.
5.6. Publicering av Försvarsmaktens instruktioner
Styrande dokument av handlingstypen instruktion publiceras på intranätet emilia enligt nedanstående tabell.
Nivå Publiceras Anmärkning
Inom HKV HKV Förbandswebbplats
Försvarsgrenstabs interna
instruktioner Försvarsgrensstabs förbandswebbplats C MR instruktioner för sin
region MR förbandswebbplats
Garnisonschefs instruktioner Garnisons webbplats
Inom OrgE C OrgE förbandswebbplats
Översättningar av instruktioner bör publiceras på samma ställen som det svenska originalet.
Tips!
Handlingar som arbetsordning, stående order, stabsdirektiv, förbandsmanual, rutinhandbok, skolinstruktion, verksamhetsorder etc. är dokument som traditionellt funnits vid förband. Med denna handboks uppdatering behöver fortfarande många styrande dokument på lokal och regional nivå ses över och uppdateras.
6. Produktion och vidmakthållande av VFA-publikationer
Reglemente. Handbok.
Det här kapitlet innehåller anvisningar för de publikationer som används i regelstyrningen.
Ledning av publikationstjänst framgår av Handbok Publikationer.
6.1. Produktion och utgivning av reglementen, och handböcker
Försvarsmaktens reglementen och handböcker ska ges ut som bokpublikation. Dessa ska planeras, produceras och vidmakthållas enligt Handbok Publikationer.
Ett reglemente eller handbok ska normalt inte reglera detaljer kring vem som är ansvarig för ett uppdrag eller en uppgifts lösande. Det regleras i verksamhetsuppdrag eller arbetsordning. Ett direktiv eller projektplan kan komplettera dessa.
Ett reglemente reglerar normalt vad, hur, när och varför. I de fall vem (befattning) ändå framgår av texten medför det att utgivaren är beredd att aktivt bevaka organisationsförändringar och ge ut nya versioner. Se även bilaga 1.
6.1.1. Vidmakthållande av äldre reglementen, och handböcker
I de fall det finns flera reglementen eller handböcker som reglerar samma eller liknande verksamhet, bör de slås samman och synkroniseras så att bara nödvändiga publikationer vidmakthålls.
Omslag på tidigare utgivna reglementen, eller handböcker uppdateras till korrekt utseende och formgivning enligt Handbok Publikationer vid nästa ändring eller nytryckning.
Vid ändringar ska även förtext och eftertext uppdateras enligt vad som framgår av Handbok Publikationer.
6.1.2. Namngivning av reglementen och handböcker
Reglemente och handbok är handlingstyper som aldrig ska sammanskrivas med dess innehåll.
Därmed kan aldrig namn som stridshandbok, processhandbok, markstridshandbok, förbandsreglemente, skjutreglemente, ubåtsreglemente etc. godkännas som formellt namn på en publikation.
Det är däremot acceptabelt att serier av publikationer ges namn som markstridshandbok, MSH. Det formella namnet däremot är exempelvis Handbok Markstrid Förbandsinstruktör (H MS FBI). På samma sätt är det acceptabelt att serier av publikationer ges namn som taktikreglementen. Det formella namnet däremot är exempelvis Reglemente Taktik marinen.
6.2. Ändringar i reglementen och handböcker
Förslag om ändringar i befintliga publikationer anmäls tjänstevägen till den som leder publikationsområdet för respektive publikation.
Omedelbara – akuta ändringar bereds av ärendeansvarig och sammanställs i skrivelse. Beslut fattas av chef med beslutsbefogenhet för publikationen. FM Redare samt FM Marksäkerhetsföreträdare delegeras rätt att fatta beslut om omedelbara ändringar i reglementen och handböcker inom deras respektive publikationsområden.
Skrivelsen distribueras i VIDAR till berörda. Obligatorisk mottagare av sådant beslut är alltid den som samordnar publikationstjänst vid PROD. Ändringarna införs därefter i publikationen enligt Handbok Publikationer.
Ändringar som inte är av akut karaktär bereds av ansvarig enhet. Handbok Publikationer innehåller anvisningar för ändringar i publikationer och olika typer av beslut.
Ändringar ska hanteras och införas enligt anvisningar i Handbok Publikationer.
6.2.1. Begäran och beslut om undantag från reglementen
Undantag från reglementen bereds av ärendeansvarig avdelning i HKV eller vid FSG-stab efter framställan.
När det gäller reglementen tillhörande arméchefens, marinchefens och flygvapenchefens publikationsområden ska begäran ställas till respektive försvarsgrensstab.
Sådan framställan ska ha inkommit senast 20 arbetsdagar innan undantaget behöver vara beslutat.
Ett beslut om undantag ska framgå av fastställd handling i VIDAR.
Begärt undantag innebär inte med automatik att det beviljas. Beslut fattas av chef med beslutsbefogenhet för handlingen.
FM Redare samt FM Marksäkerhetsföreträdare delegeras rätt att fatta beslut om undantag i reglementen och handböcker inom deras respektive publikationsområden.
6.3. Produktionsanvisningar för Försvarsmaktens reglementen
Det här avsnittet ger kompletterande anvisningar för hur Försvarsmaktens reglementen nyproduceras, vidmakthålls och omsätts.
6.3.1. Övergripande, kravställda och fristående reglementen
När ett reglemente ska tas fram kan det ske med olika upplägg. Dessa kan efter krav och behov kombineras.
Typ upplägg Princip
Övergripande Ett reglemente som innehåller de mest grundläggande och övergripande bestämmelserna för ledning och genomförande av, eller förhållningssätt för, verksamhet inom Försvarsmakten.
Reglementet utgör den översta nivån i dokumenthierarkin inom bestämmelser för ett specifikt verksamhetsområde eller försvarsgren.
Kravställd Det framgår av en annan handling eller publikation att ett (visst) reglemente ska finnas för ledning och genomförande av, eller förhållningssätt för, specifik verksamhet inom Försvarsmakten.
I reglementet citeras då den kravställande bakgrunden. En sådan referens görs lämpligen i förordet för att mer detaljerat förklaras i den löpande texten.
Därmed skapas en spårbarhet uppåt i dokumenthierarkin.
Fristående Reglementet står på helt egen grund. Inga överliggande bestämmelser finns inom området, men det finns ett stort behov av bindande bestämmelser för ledning och genomförande av, eller förhållningssätt för, verksamhet inom Försvarsmakten.
I ett sådant reglemente anges i förordet: ”Bakgrunden till detta reglemente är behov/referens/förklaring)”
6.3.2. Fortsatt omläggningsarbete med reglementen
För ett befintligt reglemente som ska omarbetas till handbok kan beslut om namnändring ske efter att nytt omslag, uppdaterad förtext och eftertext införts.
Det finns fortfarande reglementen som reglerar sådant som egentligen borde stå i en manual eller i annat materieldokument. Överlämning av text ska ske till berörd chef.
FAKTA!
Definitionen av reglemente finns i kapitel 1, mom 1.4.
OBSERVERA !
Ett reglemente som beslutas efter 2021-01-01 får inte innehålla styrande regler för utrustning, apparater eller tekniska system. En sådan reglering ska ske i materieldokumentationen enligt kapitel 8.
6.4. Produktionsanvisningar för Försvarsmaktens handböcker
Det här avsnittet ger kompletterande anvisningar för hur Försvarsmaktens handböcker nyproduceras, vidmakthålls och omsätts.
6.4.1. Kravställda och fristående handböcker
När en handbok ska tas fram kan det ske med olika upplägg. Dessa kan efter krav och behov kombineras.
Typ upplägg Princip
Kravställd Det framgår av ett annat dokument i regelstyrningen eller i ett reglemente att det ska finnas en viss handbok med ett specifikt innehåll.
I handbokens citeras då den kravställande bakgrunden och förklaras eller beskrivs berörd verksamhet eller administration och förvaltning. En sådan referens görs lämpligen i förordet för att mer specifikt förklaras i den löpande texten.
Fristående Handboken står på helt egen grund. Det finns (normalt) inga överordnade bestämmelser inom området, men det finns ett stort behov av att förklara eller beskriva en viss verksamhet eller administration och förvaltning i
Försvarsmakten.
6.4.2. Icke auktoriserade handböcker
Det förekommer i Försvarsmakten att medarbetare utvecklar egna ”handböcker”. Det kan exempelvis vara ett dokument som handlar om hur skjutning med pistol ska läras ut. Författaren har ett gott syfte och har både text och illustrationer som passar till ämnet och behovet.
Dokumentet har i många fall ett snarlikt utseende med formella och korrekt producerade handböckers.
Problemet är att detta kan leda till en spridning av ”icke auktoriserade” handböcker. I många fall kan produkten efter ett namnbyte (ta bort ordet handbok och ersätt det med kompendium, faktahäfte, PM etc). bibehållas och användas.
FAKTA!
Definitionen av handbok finns i kapitel 1, mom 1.4.
OBSERVERA!
Det viktiga är att alla medarbetare förstår att en handbok är ett formellt dokument som ingår i styrningen av myndighetens verksamhet, förvaltning och administration.
6.4.3. Fortsatt omläggningsarbete med handböcker
För handböcker som är utgivna före 2015 och som ska omarbetas till annan publikation än reglemente eller manual kan beslut om namnändring ske efter att nytt omslag, uppdaterad förtext och eftertext införts6. Sådant beslut avser en formell ändring som ska föras in i ändringslogg enligt Handbok Försvarsmaktens publikationer.
Tekniska handböcker utgivna av FMV, som reglerar verksamhet, förvaltning eller administration ska omarbetas så att de får bokomslag enligt vad som gäller för Försvarsmaktens handböcker.
Processer beskrevs fram till ca år 2010 i sk processhandböcker. Vid den tiden hade en handbok en annan definition. Efter år 2015 regleras processer i processbeskrivningar. ”Processhandböcker” ska omarbetas till ”Processbeskrivningar”. Sådana ges inte ut som publikationer.
6.5. Produktionsanvisningar för boktyperna TPM och TTP
Det här avsnittet ger kompletterande anvisningar för hur marinens TPM-serie och flygvapnets TTP-serie nyproduceras, vidmakthålls och omsätts.
TPM och TTP ingår inte i regelstyrningen, och innehåller därmed inga bestämmelser eller
anvisningar. Publikationerna beskriver procedurer, rutiner, arbetssätt, stridsteknik enligt respektive försvarsgrenschefs ledning.
6.5.1. TPM-serien
Publikationer inom serien TPM, Taktiska Procedurer för marinen, utvecklas enligt marinchefens uppdragsstyrning.
6.5.2. TTP-serien
Publikationer inom serien TTP, Taktiska tekniska procedurer för flygvapnet, utvecklas enligt flygvapenchefens uppdragsstyrning.
6 Se anvisningar i H PUBL och gällande produktionsrutiner.
7. Styrande dokument för militär luftfart
7.1. Allmänt
Styrande dokument för militär luftfart kan utgöras av FIB, reglemente, instruktion, handbok, TTP- publikation och order.
7.2. Dokumentstruktur
Flygvapenchefen och /eller den som enligt FM ArbO får befogenheten att regelstyra inom ett verksamhetsområde, får besluta dokument för ledning och samordning av Försvarsmaktens verksamhetsutövare i det militära luftfartssystemet
Flygvapenchefen (FVC) leder flygvapnet/luftstridskrafterna med VFA-publikationer. Dessutom regel- och uppdragsstyrs den tekniska tjänsten via materieldokumentationen.
Materieldokumentationen är ett begrepp som definieras i kapitel 8.
Hierarkiskt finns regelstyrningen i lag, förordning, FFS, FIB och reglementen, handböcker och tillämpningsbestämmelser. Efter FFS, FIB, och genom reglering av FVC i lämpligt reglemente ska hierarkin/strukturen av dokument för ledning och samordning (regelstyrning) av Försvarsmaktens verksamhetsutövare i det militära luftfartssystemet beskrivas.
7.2.1. Operationella dokument för militär luftfart
Ett operationellt dokument är en handlingstyp för att leda och samordna Försvarsmaktens verksamhetsutövare i det militära luftfartssystemet.
Operationella dokument för militär luftfart kan beslutas och tillgängliggöras i följande format:
Elektroniskt dokument Denna dokumentgrupp och dokumenttyp tillgängliggörs endast i det digitala flygbiblioteket på servern FM WP, (se 3.1.2)
ML-Publikation Militär luftfartspublikation (ML-Publikation) är en publikationsgrupp för publikationstyper som förekommer inom operationella dokument för militär luftfart.
ML-publikationer tillgängliggörs elektroniskt i det digitala flygbiblioteket på servern FM WP, (se 3.1.2). De utgör bokpublikationer eller andra trycksaker som lagerhålls enligt principerna för sådana.
FAKTA!
Definitionen av Operationellt dokument för militär luftfart finns i FM ArbO 2021.
Definitionen av Tillämpningsbestämmelser för militär luftfart finns i FFS 2019:10 och Reglemente Militär luftfart.
Elektroniskt dokument produceras och vidmakthålls enligt anvisningar som flygstaben ger ut i särskild ordning. Beslut om dessa dokument ska aktbilageras i ärende i VIDAR.
ML-Publikationstyper produceras och vidmakthålls enligt anvisningarna i Handbok Publikationer.
7.3. Schematisk översikt över dokumentstrukturen inom militär luftfart
Bild 7.2 Reglering av den militära luftfarten och regelstyrningen. Till vänster det som ÖB och FLYGI ger ut. Till höger det som flygvapenchefen/verksamhetsutövaren reglerar. /Stefan Nilsson HKV PROD
OBSERVERA !
Ett elektroniskt dokument för militär luftfart är ingen publikation.
8. Styrande och informativa dokument för materielsystem
Det här kapitlet innehåller anvisningar och beskriver grunderna för styrande och informativa dokument för materielsystem, hädanefter kallad materieldokumentation. De har tidigare kallats direktiv dokumentation eller direktiva publikationer.
Produktionen av dessa dokument regleras även i process- och produktionsrutiner för materielproduktion och teknisk tjänst.
8.1. Styrande och informativa materieldokument
Styrande materieldokument avser de vars innehåll är tvingande för hur verksamhet och arbete ska planeras, genomföras och rapporteras. Ett styrande materieldokument kan innehålla informativa delar. Materieldokumentet klassificeras ändå som styrande.
Informativa materieldokument avser dokument vars innehåll är av upplysande och informerande karaktär.
Vilka materieldokument som ska vara styrande beslutas av berörd designansvarig (DesignA) ansvarig från fall till fall.
8.2. Struktur för materieldokumentation
Den styrande materieldokumentationen, utgörs av:
Manualer
Teknisk order
Materielvårdsscheman
Materielförteckningar
Övriga styrande dokument för tekniska system och apparater som bland annat består av bokpublikationer och andra former av publikationer/trycksaker.
Här kan även materielleverantörens originaldokumentation och produktmeddelanden ingå.
Ritningar
Bild 8.1 Bilden visar de förekommande dokument- och publikationsgrupper. /Stefan Nilsson Försvarsmakten OBSERVERA !
Rätten – skyldigheten – ansvaret att ge ut nödvändiga styrande och informativa/ direktiva dokument för materielsystem följer med det tekniska designansvaret.
