Systemmanual Agresso Desktop
6. Administrera användare och arbetsflöden
Ver 1.4
Ändringslogg
Version Datum Användare Beskrivning
1.4 2019-04-10 Andreas Nilsson, Camilla Hellberg
Uppdaterat avsnitt om att administrera ersättare och arbetsledare för att passa till m7
Innehåll
6.1 Administrera användare i arbetsflödet ... 3
6.1.1 Lägg upp beställarreferens ... 5
6.1.2 Lägg upp konterare ... 6
6.1.2.1 Lägg upp konterare efter grupp ... 6
6.1.2.2 Lägg upp en konterare efter konterarens användarID ... 7
6.1.2.3 Lägg upp användare med en konterare ... 8
6.1.2.4 Lägg upp flera användare samtidigt mot en och samma konterare ... 9
6.1.2.5 Lägg upp en användare som inte ska använda någon konterare ...10
6.2 Administrera ersättare ...10
6.2.1 Upplägg av ersättare ...11
6.2.1.1 Tilldela ersättare ...12
6.3 Lägg upp arbetsledare ...14
6.4 Lägg upp beslutsattestant på ansvarskod ...15
6.5 Kontrollattest av konto ...17
6.5.1 Välj ut konto för kontroll ...17
6.5.2 Välj ut användare som kontrollattestant ...18
6.6 Välja användare till att hantera avvisade fakturor – Retur ekonomi ...20
3(21)
6.1 Administrera användare i arbetsflödet
I Agresso är det ett fördefinierat regelverk som styr arbetsflödet för en leverantörsfaktura. Det innebär att en användare måste läggas upp enligt regelverket innan arbetsflödet fungerar och användaren kan behandla en faktura.
Beställarreferens För att en faktura ska bli adresserad till rätt fakturamottagare måste fakturan vara märkt med rätt beställarreferens, vanligtvis beställarens användareID (fyra bokstäver och fyra siffror, t ex heka1003). Om fakturan innehåller rätt beställarreferens skickas fakturan direkt till fakturamottagaren utan någon manuell hantering. I Agresso kopplar man ihop beställarreferens (REFKOD) med önskad användare.
Vanligtvis är den som beställer varan/tjänsten fakturamottagare, men om man önskar att en utsedd konterare först ska få fakturan går även det. Då styr man beställarreferensen till en annan användare än beställaren, d v s till konteraren.
Konterare Det är möjligt att ge en fakturamottagare/beställare rättighet att mottagningsattestera fakturor utan att fakturan är konterad. För att detta ska fungera måste mottagningsattestanten ha en utpekad
konterare. När mottagningsattestanten attesterar fakturan skickas den automatiskt till en fördefinierad konterare.
Ersättare För varje fakturamottagare ska det definieras vilken eller vilka personer som är möjliga ersättare för denna under frånvaro som t ex semester.
Arbetsledare Till varje beslutsattestant kopplas en arbetsledare, d v s en överordnad chef. För inkommande fakturor behövs en arbetsledare när
eskaleringsfunktioner används i arbetsflödet, d v s exempelvis när en
4(21)
Ovanstående bild visar arbetsflödet i Agresso från fakturans ankomst till beslutsattest. Det finns tre olika alternativ att hantera kontering och mottagningsattest:
1. Fakturamottagaren mottagningsattesterar fakturan som därefter automatiskt skickas vidare till konteraren.
2. Fakturamottagarens beställarreferens är kopplad till en konterare. Konteraren konterar fakturan och vidarebefordrar den manuellt i flödet till önskad mottagningsattestant.
3. Fakturamottagaren både konterar och mottagningsattesterar fakturan.
Det är möjligt att lägga upp ett extra kontrollsteg av leverantörsfakturor som blivit konterade på utvalda konton, exempelvis ett representationskonto. Användare med kontrollattestrollen får möjlighet att kontrollera om en faktura är rätt hanterad innan den går vidare för beslutsattest.
ansvarskod. Det kan även vara så att beslutsattestanten väljer att eskalera vidare fakturan till sin överordnade chef för beslutsattest.
Ansvarskod Till varje ansvarskod kopplas en användare som är ansvarig
beslutsattestant, vanligtvis chefer. Ansvarskoden styr med automatik fakturans konteringsrad till rätt beslutsattestant.
1
2
3
Kontering Mottagnings-
attest Kontering
Mottagnings- attest
Kontering och mottagningsattest Beställar-
referens Faktura
Konto Beslutsattest
Kontrollattest
5(21) 6.1.1 Lägg upp beställarreferens
Sökväg: Agresso Desktop > Agresso Gemensam > Begrepp och relationer > Begreppsvärden Alla beställarreferenser (användarens användarID) måste läggas upp Agresso.
Beställarreferenser läggs upp på begrepp REFKOD.
1. Välj Begrepp REFKOD
2. Skriv in beställarreferens (användarID) i kolumn Begr.värde och en beskrivning.
Spara (F12)
Sök upp upplagd REFKOD med att skriva in begreppsvärdet i det grå fältet och trycka på F7.
3. Markera upplagd rad och tryck på Relation i verktygsmenyn
4. Koppla upplagd REFKOD till önskad användare ANV genom att skriva in användarens användarID relation ANV i kolumn Rel.värde. Om någon annan ska få användares fakturor först så kopplas REFKOD till en annan användares användarID.
Spara med (F12)
6(21) 6.1.2 Lägg upp konterare
Det finns två olika alternativ att lägga upp konterare, d v s antingen en generell konterare eller en direkt utpekad användare. OBS! Om en användare inte har någon konterare, så måste ändå ett värde läggas upp på användaren.
6.1.2.1 Lägg upp konterare efter grupp
Sökväg: Agresso Desktop > Agresso Gemensam > Begrepp och relationer > Begreppsvärden Det går att lägga upp generell konterare som exempelvis har hand om en grupp/avdelning.
Fördelen med detta alternativ är att det är enkelt att administrera förändring av utpekad konterare. Vid ändring av konterare så behöver endast användaren som är kopplad till den generella konteraren ändras.
1. Välj Begrepp KONT
2. Skapa konteringsgrupp genom att ange önskat begrepp i kolumn Begr.värde och en beskrivning
Spara med (F12)
3. Markera upplagd rad och tryck på Relation i verktygsmenyn. Fliken Begreppsvärden (Relation) öppnas.
7(21)
4. Koppla upplagd KONT till önskad användare (ANV) i kolumn Relation ANV genom att skriva in användarens användarID i kolumn Rel.värde.
Spara med (F12)
6.1.2.2 Lägg upp en konterare efter konterarens användarID
Sökväg: Agresso Desktop > Agresso Gemensam > Begrepp och relationer > Begreppsvärden Det går att lägga upp en konterare som har samma begrepp som konterarens användarID.
Nackdelen med detta alternativ är att om konteraren slutar, så måste varje enskild användare kopplas om till ny konterare.
1. Välj Begrepp KONT
2. Skriv in konterarens användarID i kolumn Begr.värde och namnet.
Spara (F12)
3. Markera upplagd rad och tryck på Relation i verktygsmenyn
4. Koppla upplagd KONT till användare (ANV) genom att skriva in användarens användarID i kolumn Rel.värde.
Spara med (F12)
8(21) 6.1.2.3 Lägg upp användare med en konterare
Sökväg: Agresso Desktop > Agresso Gemensam > Begrepp och relationer > Begreppsvärden
1. Välj Begrepp ANV
2. Skriv in användarens användarID på rad med frågetecknet(?) i kolumn Begr.värde och tryck på F7 sök.
3. Markera uppsökt rad och tryck på Relation i verktygsmenyn. Fliken Begreppsvärden (Relation) öppnas.
4. Koppla användaren till önskad konterare genom att ange önskad konterare på rad KONT i kolumn Rel.värde. Det går att söka efter upplagda konterare genom att ställa sig i fältet och trycka på F9 F7, därefter går det att välja konterare genom att dubbelklicka på raden.
Spara med (F12)
9(21)
6.1.2.4 Lägg upp flera användare samtidigt mot en och samma konterare
Sökväg: Agresso Desktop > Agresso Gemensam > Begrepp och relationer > Relationer > Begrepp per relation
1. Välj Relation KONT.
Tryck Tab.
2. Skriv in konterare. Det går att söka genom att tryck på F9 F7, välj därefter önskad konterare genom att dubbelklicka på raden.
3. Välj Begrepp ANV
4. Skriv in önskade användare genom att skriva in deras användarID i kolumn Begr.värde.
Spara med (F12)
10(21)
Sökväg: Agresso Desktop > Agresso Gemensam > Begrepp och relationer > Begreppsvärden
1. Välj Begrepp ANV
2. Skriv in användarens användarID på rad med frågetecknet(?) i kolumn Begr.värde och tryck på F7 sök.
3. Markera uppsökt rad och tryck på Relation i verktygsmenyn. Fliken Begreppsvärden (Relation) öppnas.
4. Om användare inte ska använda någon konterare så skriv 1 på rad KONT i kolumn Rel.värde.
Spara med (F12)
6.2 Administrera ersättare
För varje fakturamottagare ska det definieras vilken eller vilka personer som är möjliga ersättare och under vilken tid dessa personer ska kunna väljas.
När en ersättare aktiveras för en fakturamottagare, får ersättaren sina ordinarie fakturor samt de fakturor som kommer till faktura-mottagaren under en definierad tidsperiod. Både
fakturamottagaren och ersättaren får fakturorna.
En ersättare ska ha behörighet till samma steg i flödet som fakturamottagaren. I Agresso Web kan fakturamottagaren själv aktivera sina ersättare i menyn Din anställning. Detta går också att hantera av annan (med behörighet) än fakturamottagaren i både Agresso Desktop eller Agresso Web.
11(21) 6.2.1 Upplägg av ersättare
Sökväg: Agresso Desktop > Gemensam > Arbetsflöden > Definition ersättare > Administrera ersättare
1. Dubbelklicka på rutinen/funktionen Administrera ersättare 2. Klicka på ny, tryck tab
3. Fyll i den nya användarens användarid i fältet för ”ID för ersättare”. I namn på ersättare fyller du i den nya användarens namn. Tabba vidare till prioritet, fyll i 1.
4. Gå vidare till fälten för användare. I fältet för hitta användare fyller du i ”Från lista”. Fyll i användarens användarid i fältet för värde.
5. Gå vidare till fälten för hitta ersättare. Fyll i ”Från lista” under hitta användare och fyll den möjliga ersättaren i rutan för mottagare. Om användaren ska ha möjlighet att välja bland flera ersättare, läggs ytterligare ersättare till genom att klicka på ”Lägg till”.
6. Spara genom att trycka F12
12(21) 6.2.1.1 Tilldela ersättare
Sökväg: Agresso Desktop > Agresso Gemensam > Arbetsflöde > Definition ersättare > Tilldela ersättare
1. Dubbelklicka på rutinen/funktionen Tilldela ersättare i menyträdet.
2. Placera markören i fältet Arbetsflödesanvändare. Fyll i personens namn eller AnvändarID där ersättare ska definieras.
Tryck på Tab.
13(21)
3. Fyll i de datum för frånvaro i fälten Frånvarodatum från och Frånvarodatum till, d v s när ersättaren ska få fakturamottagarens fakturor.
4. Välj Frånvarostatus Jag är inte på kontoret just nu.
Klicka på Lägg till.
5. Välj Typ Generell i rullisten.
6. Ange därefter användarID eller namnet på ersättaren i rutan Ersättare.
Tryck Tab.
7. Fyll i Giltig från, tabba och Giltig till för den tid som ersättaren ska var aktiverad.
Tryck F12 för att spara. Eller klicka på disketten i menyraden.
8. Lägg till ytterligare ersättare om frånvaroperioden ska delas mellan två eller fler ersättare. Upprepa steget ovan och ange den period som är aktuell för respektive ersättare i respektive Giltig från och Giltig till.
Tryck F12 för att spara. Eller klicka på disketten i menyraden.
14(21)
6.3 Lägg upp arbetsledare
Sökväg: Agresso Desktop > Gemensam > Arbetsflöden > Definition ersättare > Inställningar för arbetsledare
1. Klicka på ny.
2. Fyll i den användarens användarID som ska ha en arbetsledare i fältet för Supervisor setup ID och användarens namn i Supervisor setup name.
3. Gå vidare till sektionen för användare. I fältet för hitta användare fyller du i ”Från lista”.
Fyll i användarens användarID i fältet för värde.
4. Gå vidare till sektionen för inställning ansvarig/överordnad. Fyll i ”Generell” under typ och ”Från lista” under hitta användare och fyll i arbetsledarens användarID i rutan för arbetsledare. Datumen blir automatiskt from dagens datum till 2099-12-31.
5. Spara genom att trycka F12
15(21)
6.4 Lägg upp beslutsattestant på ansvarskod
Sökväg: Agresso Desktop > Agresso Gemensam > Begrepp och relationer > Begreppsvärden
1. Välj Begreppsvärden i menyträdet.
2. Välj Begrepp Ansvar
3. Skriv in ansvarskoden på rad med frågetecknet(?) i kolumn Begr.värde och tryck på F7 för sök.
4. Markera uppsökt rad och tryck på Relation i verktygsmenyn.
16(21)
5. Koppla ansvaret till önskad beslutsattestant genom att skriva in användarens
användarID på rad ANV i kolumn Rel.värde. Det går att söka efter upplagda användare genom att ställa sig i fältet och trycka på F9 F7, därefter går det att välja användare genom att dubbelklicka på raden.
Spara med (F12)
17(21)
6.5 Kontrollattest av konto
6.5.1 Välj ut konto för kontroll
Sökväg: Agresso Desktop > Agresso Gemensam > Begrepp och relationer > Begreppsvärden
1. Sök upp det konto som du vill ska kontrolleras i arbetsflödet. Välj begrepp Konto och skriv in önskat konto på rad med frågetecknet(?) i kolumn Begr.värde, tryck på F7.
2. Markera kontoraden och tryck på Relation i verktygsmenyn.
3. Ställ markören i kolumn Rel.värde på rad KONTR och skriv in K och tryck på Tab.
Spara med (F12)
18(21) 6.5.2 Välj ut användare som kontrollattestant
Sökväg: Agresso Desktop > Agresso Gemensam > Arbetsflöden > Definition ersättare >
Administrera ersättare
1. Välj att administrera ersättare för användare LEVKONT – Levfaktura kontokontroll Dummy-användare, genom att skriva LEVKONT i fältet Användar ID.
2. Lägg till önskade användare i listan längst ner Skapa lista över ersättare. Tryck på den gröna pilen så att de flyttas från listan för Disponib. till Valda.
Spara med (F12)
19(21)
Sökväg: Agresso Desktop > Agresso Gemensam > Arbetsflöden > Definition ersättare > Tilldela ersättare
1. Välj att tilldela ersättare för användare LEVKONT – Levfaktura kontokontroll Dummy- användare, genom att skriva LEVKONT i fältet Arbetsflödesanvändare
2. Välj frånvarostatus Jag är inte på kontoret just nu 3. Välj Frånvarodatum från
4. Välj att lägga till Ersättare, tryck på knappen Lägg till 5. Välj typ Generell
6. Välj ersättare utifrån tillgängliga som blivit upplagda i administrera ersättare 7. Välj giltighetstid
Spara med (F12)
20(21)
6.6 Välja användare till att hantera avvisade fakturor – Retur ekonomi
Sökväg: Agresso Desktop > Agresso Gemensam > Arbetsflöden > Definition ersättare >Administrera ersättare
1. Välj att administrera ersättare för användare LREKO – Ekonomisteg DUMMY-användare, genom att skriva LREKO i fältet AnvändarID.
2. Lägg till önskade användare i listan längst ner Skapa lista över ersättare. Tryck på den gröna pilen så att de flyttas från listan för Disponib. till Valda.
Spara med (F12)
21(21)
Sökväg: Agresso Desktop > Agresso Gemensam > Arbetsflöden > Definition ersättare > Tilldela ersättare
1. Välj att tilldela ersättare för användare LREKO – Ekonomisteg DUMMY-användare, genom att skriva LEVKONT i fältet Arbetsflödesanvändare.
2. Välj frånvarostatus Jag är inte på kontoret just nu.
3. Välj Frånvarodatum från
4. Välj att lägga till Ersättare, tryck på knappen Lägg till 5. Välj typ Generell
6. Välj ersättare utifrån tillgängliga som blivit upplagda i administrera ersättare 7. Välj giltighetstid
Spara med (F12)
