Servicenämndens delårsrapport 1 år 2020

(1)

Servicenämnden ^Datum Diarienummer

Serviceförvaltningen 2020-04-01 SEN/2020:17

Stab och stöd Handlingsnummer

Sanna Almqvist 016-710 27 71 2020:159

1 (3)

Servicenämnden

Servicenämndens delårsrapport 1 år 2020

Förslag till beslut

1. Delårsrapport 1, januari till mars 2020, godkänns och överlämnas till kommunstyrelsen.

2. Servicenämnden tar 2 500 000 kronor av fonderade medel i

överskott/utvecklingsfonden i anspråk för att hantera del av avvikelsen och prognos mot årets slut blir då -200 000 kronor.

Ärendebeskrivning

Delårsrapport 1 för 2020 redovisar nämndens resultat för perioden 1 januari 2020 till 31 mars 2020.

Verksamhet

Inom förvaltningen arbetas det på olika sätt för en effektiv organisation genom bland annat digitalisering. Det har genomförts en genomlysning av ledningsstrukturen och beslut tas i maj för genomförande i olika steg. Det kommer innebära färre personer i förvaltningsledningen, effektivare projektorganisation, en annan fördelning av enheter och områden, tydligare dialogvägar med kund samt tydligare uppdrag för

förvaltningsledning och stödfunktioner. Genomförandet kommer att synkas med den centrala genomlysningen av stödprocesser och effektivare administration. Arbete för att mer systematiskt följa upp och analysera verksamheten har påbörjats, styrningen hålls samman i Hypergene och verksamheterna blir allt mer vana vid att använda systemet. Säkerhetsfrågor är något som genomsyrar våra verksamheter och oss som förvaltning, det är något som fått mer fokus och behöver stärkas med resurser eller förtydliganden i överenskommelser.

I verksamheterna pågår arbete för att säkra livsmedelsförsörjningen, optimera rutter

och öka andelen fossilfri tankning. Inom 4M sker samarbete för att öka effektivitet

inom löneservice synkroniserat i de deltagande kommunerna. Det är även framtaget

en gemensam e-plattform och arbete sker för gemensamt kompetenscenter inom IT

för kommunerna inom 4M. Arbete sker för att ta hand om utrangerad IT-utrustning

samt införande av ytterligare ITIL-processer för att bland annat ta vara befintlig

kunskap i fler delar. Vi har genomfört ett byte av telefonisystem och infört ett nytt

ärendehanteringssystem som ska möjliggöra högre service till medborgaren då

systemet möjliggör att följa händelser inom ett ärende.

(2)

Eskilstuna kommun 2020-04-01 2 (3)

Måltidsservice är nu en välfungerande verksamhet som kommer att arbeta för att ytterligare utveckla ledning, styrning och identifiera möjliga effektiviseringar. Måltid arbetar långsiktigt för en digitalisering med fokus på att höja den digitala mognaden, detta för att öka professionaliteten och effektiviteten inom verksamheten.

Läget utifrån covid-19 är olika för delarna inom förvaltningen. De flesta upplever ett ökat tryck i beredskap, fler uppdrag och något högre sjukfrånvaro. Några få av verksamheterna upplever ett lägre tryck då fokus ligger på att hantera krisen. Det blir extra tydligt i detta krisläge att Serviceförvaltningen har en dubbel styrning, dels den som utgår från Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, dels den som utgår ifrån att vi agerar stötdämpare i krisen på uppdrag av direktörer på

kommunledningskontoret eller andra funktioner. Våra risk- och sårbarhetsanalyser utgår ifrån våra samhällsviktiga verksamheter och har således svårt att vikta dessa mot kommunens övriga behov av resurser. Genom ett proaktivt arbete för att samla in fakta och balansera denna dubbla styrning har vi dock ett stabilt läge än så länge.

Medarbetare

Sjukfrånvaron under första månaderna var mycket låga. I takt med att influensaviruset covid-19 spred sig inom länet, fick förvaltningen en ökad sjukfrånvaro. Det är i dagsläget svårt att överblicka hur hög sjukfrånvaron kommer att bli under våren.

Förvaltningen har dock klarat av bra att hantera bemanningen i dagsläget och alla verksamheter håller än så länge öppet. Förvaltningen gör sig redo att kunna förflytta medarbetare både inom och utanför förvaltningen om behov finns. Riskbedömningar genomförs varje vecka för verksamhetskritiska verksamheter. Övriga verksamheter ska genomföra riskbedömningar varannan vecka. Utöver det har förvaltningen gjort en film om tillbud som kommer att kunna användas i informationssammanhang på internportalen och på arbetsplatsträffar. Alla chefer fick även gå igenom en utställning om jämställdhet vid en chefsträff i februari. Flera enheter har även under våren genomfört checklista för jämställdhet. Några enheter har även hunnit med att genomföra utbildningen medarbetarskap men på grund av covid-19 har alla utbildningstillfällen och större samlingar ställts in. Förvaltningsledningen har även under våren gått en ledningsutbildning tillsammans.

Ekonomi

Förvaltningen prognostiserar ett driftsresultat som är -2 700 000 kronor lägre än budget varav coronaeffekter beräknas till -4 600 000 kronor. Stor osäkerhet råder dock kring livsmedelspriserna som riskerar att öka framöver. Störst utmaning har

måltidsorganisationen som arbetar mot stora besparingskrav med framgång men som ännu inte nått hela vägen. Coronakrisen innebär besparingar men även uteblivna intäkter för verksamheten. Prognosen för måltid är -4,6 mnkr kr sämre än budget varav coronaeffekten är -2 000 000 kronor. En återbetalning till barn- och

utbildningsnämnden på 1 500 000 kronor för minskade livsmedesinköp är medräknat.

Inom övriga områden utmärker sig främst HR som prognostiserar ett resultat på 1 400 000 kronor över budget. Anledningarna är främst att man arbetat med att optimera arbetssätt och kvalitetssäkra processer. Förvaltningen effektiviserar även genom att minska OH-kostnaden genom att gå från fem till fyra områdeschefer.

Förvaltningen avser att nyttja 2 500 000 kronor ur resultat-/överskottsfonden för att

(3)

Eskilstuna kommun 2020-04-01 3 (3)

balansera del av de extra besparingskrav som ålagts måltidsorganisationen.

Prognostiserat resultat efter uttag blir då -200 000 kronor.

Budget och ekonomisk redovisning

Servicenämndens budget är helt intäktsfinansierad. Kostnaderna budgeteras till 662 000 000 kronor, intäkterna budgeteras till 657 000 000 kronor och resultatkravet är 5 400 000 kronor. Resultatet används i utvecklingen av våra tjänster.

Ekonomiskt utfall januari – mars

Utfallet för första kvartalet är -5 420 000 kronor, vilket är en negativ avvikelse mot budget på 4 389 000 kronor vilket bland annat beror på att semesterlöneskulden ökat med -1 500 000 kronor mer än budgeterat samt att kostnaderna inom måltid är - 3 500 000 kronor högre än budgeterat.

Driftsprognos mot årets slut är 2 600 000 kronor, vilket är en negativ avvikelse mot resultatkravet med 2 700 000 kronor. Servicenämnden tar 2 500 000 kronor av medel i överskott/ utvecklingsfonden, 6 700 000 kronor, i anspråk för att balansera del av de extra effektiviseringskrav som satts på måltidsverksamheten. Prognostiserat resultat blir då 5 100 000 kronor, -200 000 kronor lägre än budget.

SERVICEFÖRVALTNINGEN

Jörgen Axelsson förvaltningschef

Beslutet skickas till:

kommunstyrelsen

(4)

Delårsrapport 1 2020

Servicenämnden

(5)

Innehållsförteckning

Sammanfattning delår 1 2020...2

Betydelsefulla händelser per område ...3

Sammanställning av de viktigaste huvudprocesserna...5

Status åtaganden...5

Förklaring till symboler...6

Hållbar utveckling...7

Näringsliv och arbete...7

Hållbar samhällsbyggnad...7

Demokrati...8

Samhällsskydd och beredskap...9

Effektiv organisation...10

Processkvalitet ...10

Medarbetare ...11

Ekonomi...13

Styrkort - Nyckeltal...17

Intern styrning och kontroll...18

(6)

Sammanfattning delår 1 2020

Verksamhet

Inom förvaltningen arbetas det på olika sätt för en effektiv organisation genom bland annat digitalisering. Det har genomförts en genomlysning av ledningsstrukturen och beslut tas i maj för genomförande i olika steg. Det kommer innebära färre personer i förvaltningsledningen, effektivare projektorganisation, en annan fördelning av enheter och områden, tydligare dialogvägar med kund samt tydligare uppdrag för förvaltningsledning och stödfunktioner. Genomförandet kommer att synkas med den centrala genomlysningen av stödprocesser och effektivare administration. Arbete för att mer systematiskt följa upp och analysera verksamheten har påbörjats, styrningen hålls samman i Hypergene och verksamheterna blir allt mer vana vid att använda systemet.

Säkerhetsfrågor är något som genomsyrar våra verksamheter och oss som förvaltning, det är något som fått mer fokus och behöver stärkas med resurser eller förtydliganden i överenskommelser.

I verksamheterna pågår arbete för att säkra livsmedelsförsörjningen, optimera rutter och öka andelen fossilfri tankning. Inom 4M sker samarbete för att öka effektivitet inom löneservice synkroniserat i de deltagande kommunerna. Det är även framtaget en gemensam e-plattform och arbete sker för gemensamt kompetenscenter inom IT för kommunerna inom 4M. Arbete sker för att ta hand om utrangerad IT-utrustning samt införande av ytterligare ITIL-processer för att bland annat ta vara befintlig kunskap i fler delar. Vi har genomfört ett byte av telefonisystem och infört ett nytt ärendehanteringssystem som ska möjliggöra högre service till medborgaren då systemet möjliggör att följa händelser inom ett ärende.

Måltidsservice är nu en välfungerande verksamhet som kommer att arbeta för att ytterligare utveckla ledning, styrning och identifiera möjliga effektiviseringar. Måltid arbetar långsiktigt för en digitalisering med fokus på att höja den digitala mognaden, detta för att öka professionaliteten och effektiviteten inom verksamheten.

Läget utifrån Covid-19 är olika för delarna inom förvaltningen. De flesta upplever ett ökat tryck i beredskap, fler uppdrag och något högre sjukfrånvaro. Några få av verksamheterna upplever ett lägre tryck då fokus ligger på att hantera krisen. Det blir extra tydligt i detta krisläge att

Serviceförvaltningen har en dubbel styrning, dels den som utgår från Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, dels den som utgår ifrån att vi agerar stötdämpare i krisen på uppdrag av direktörer på KLK eller andra funktioner. Våra risk- och sårbarhetsanalyser utgår ifrån våra samhällsviktiga verksamheter och har således svårt att vikta dessa mot kommunens övriga behov av resurser.

Genom ett proaktivt arbete för att samla in fakta och balansera denna dubbla styrning har vi dock ett stabilt läge än så länge.

Medarbetare

Sjukfrånvaron under första månaderna var mycket låga. I takt med att influensaviruset Covid19 spred sig inom länet, fick förvaltningen en ökad sjukfrånvaro. Det är i dagsläget svårt att överblicka hur hög sjukfrånvaron kommer att bli under våren. Förvaltningen har dock klarat av bra att hantera

bemanningen i dagsläget och alla verksamheter håller än så länge öppet. Förvaltningen gör sig redo att kunna förflytta medarbetare både inom och utanför förvaltningen om behov finns.

Riskbedömningar genomförs varje vecka för verksamhetskritiska verksamheter. Övriga verksamheter ska genomföra riskbedömningar varannan vecka. Utöver det har förvaltningen gjort en film om tillbud som kommer att kunna användas i informationssammanhang på internportalen och på arbetsplatsträffar. Alla chefer fick även gå igenom en utställning om jämställdhet vid en chefsträff i

(7)

februari. Flera enheter har även under våren genomfört checklista för jämställdhet. Några enheter har även hunnit med att genomföra utbildningen medarbetarskap men på grund av Covid 19 har alla utbildningstillfällen och större samlingar ställts in. Förvaltningsledningen har även under våren gått en ledningsutbildning tillsammans.

Ekonomi

Förvaltningen prognostiserar ett driftsresultat som är -2,7 mnkr lägre än budget varav

Coronaeffekter beräknas till -4,6 mnkr. Stor osäkerhet råder dock kring livsmedelspriserna som riskerar att öka framöver. Störst utmaning har måltidsorganisationen som arbetar mot stora

besparingskrav med framgång men som ännu inte nått hela vägen. Coronakrisen innebär besparingar men även uteblivna intäkter för verksamheten. Prognosen för måltid är -4,6 mnkr kr sämre än budget varav Coronaeffekten är -2,0 mnkr. En återbetalning till BUN på 1,5 mnkr för minskade livsmedesinköp är medräknat. Inom övriga områden utmärker sig främst HR som prognostiserar ett resultat på 1,4 mnkr över budget. Anledningarna är främst att man arbetat med att optimera arbetssätt och kvalitetssäkra processer. Förvaltningen effektiviserar även genom att minska OH- kostnaden genom att gå från fem till fyra områdeschefer. Förvaltningen avser att nyttja 2,5 mnkr ur resultat-/överskottsfonden för att balansera del av de extra besparingskrav som ålagts

måltidsorganisationen. Prognostiserat resultat efter uttag blir då -0,2 mnkr.

Betydelsefulla händelser per område Ekonomi och logistik

Arbetet löper i stort enligt plan, dock har den senaste tiden starkt präglats av den rådande

situationen. OLC bistår i första hand VOF med olika insatser och har anpassat arbetstider för att säkra livsmedelsförsörjningen. En ny upphandlingschef är på plats och fokus har varit att styra resurser för att om möjligt säkra försörjningen av viktiga förnödenheter. Nämndens uppdrag att öka andelen fossilfritt bränsle pågår men har skruvats ner en aning då verksamheterna har fokus på att klara sitt uppdrag med anledning av Corona. Utvärderingen av OLC är något försenad men beräknas klar under april månad.

HR

Ett viktigt åtagande inom område HR för 2020 är att utveckla samarbetsformer och rutiner för samleverans inom HR-området. Vi har tagit fram en ny tjänst ”framtidssamtal”, vilket nu erbjuds till medarbetare som befinner sig i rehabiliteringsprocess. Detta är ett samarbete mellan

rekryteringsenheten och HR-enheten och finansieringen sker via omställningsfonden.

Flera utvecklingsprojekt med fokus på digitalisering pågår inom området. Vi har ett samarbete med de fyra mälarstädernas kommuner (4M) inom löneservice för att effektivisera och digitalisera verksamheten. Det största initiativet är digitalisering av anställningsavtal, där vi planerar att påbörja med piloter strax före sommaren och planen är att projektet ska vara genomfört i slutet av 2020.

PM3 har initierats inom HR-området, vilket är en styrningsmodell för att öka samarbetet mellan IT och verksamhet. Systemförvaltarna inom SEF har påbörjat en utbildning tillsammans med IT som ska vara genomförd i början av maj 2020.

Vi ser generellt att vi för närvarande har ett stort fokus på aktiviteter kopplat till Covid-19. Vi driver en central resursplanering på rekryteringsenheten, vi samordnar HR-resurser från HR-enheten och situationen påverkar löneservice, som behöver anpassa verksamheten utifrån det nuvarande läget.

(8)

Eftersom vi har basöverenskommelser för våra verksamheter kommer detta troligtvis inte påverka vår ekonomi negativt utan istället genomförs det genom omfördelning av timmar från andra aktiviteter. Däremot kan det innebära att vi behöver utöka antalet medarbetare på löneservice, utifrån en högre arbetsbelastning, vilket i sin tur kan göra att vi inte kan göra den besparing vi hade räknat med detta år på löneservice.

IT

Processen ”Återtag av utrangerad IT-arbetsplats” ska bistå/stödja förvaltningarna inom Eskilstuna Kommun med en säker och miljövänlig /hantering av utrangerad IT arbetsplats/utrustning. Helt enkelt en skrotningsrutin för alla informationsbärare såsom datorer, lösa diskar, USB minnen, cd/dvd mm, men även att det sker på ett så miljömässigt säkert sätt som möjligt. IT kundservice äger

processen och ser till att den fungerar som den ska. I samarbete med SEF OLC utförs arbetet inom processen.

Upprättat samarbete inom 4 Mälarstäder främst genom:

 Att en ny e-tänsteplattform kommer på plats.

 Att modeller för samarbete kring tjänster kommer på plats inom 4 Mälarstäder

 Att arbete med förutsättningar för ett gemensamt kompetenscenter inom 4 Mälarstäder påbörjas och planeras.

Område IT inför just nu ytterligare ITIL processer som bland annat ska minska behovet att återupptäcka kunskap på nytt, vilket minskar överflödigt arbete. Det ska även innebära minskat personberoende då kunskap samlas i gemensam databas. Hantera förändring och driftsättning (ex nya tjänster och system) med ökad kvalitetskontroll och riskminimering vilket ska leda till minskade störningar hos verksamheten samt effektivare resursutnyttjande inom område IT.

Eskilstuna kommun inför just nu en förvaltningsmodell (PM3) och Område IT har etablerat IKT- objekten (Digital arbetsplats och Digital plattform). Just nu pågår arbetet med att ta fram en fullständig förvaltningsplan för båda objekten.

Område IT bedriver krisledningsstab kopplat till Covid-19. Förutom att IT mobiliserar och skapar beredskap inom dess egna enheter så stödjer område IT även övriga förvaltningars behov av

teknikstöd och kompetens. Område IT har förutom att etablera egen krisledningsstab även skapat en stabsstödjande IT-funktion, för att därigenom komma till effektivare åtgärder och lösningar kopplade till det verksamhetsnära IT-användandet.

Kommunikation och kvalitet

En av de större händelserna under första kvartalet blev bytet av telefoni och tillhörande

ärendehanteringssystem. Sett till områdets enheter har bytet främst påverkat Eskilstuna direkt, där merparten av medarbetarna berörts. Men även Utveckling har bidragit i form av delprojektledare och Kommunikation, som haft ansvaret för kommunikationen. Bytet av ärendehanteringssystem påverkar kommunens alla förvaltningar och ett mål är att framöver kunna ge bättre service till kommuninvånare, som exempelvis vill följa sina ärenden.

Kvartalets slut har också präglats av corona-pandemin, där det förebyggande krisarbetet handlat om att säkra resurser för de utpekade samhällsviktiga delarna Eskilstuna direkt och Kommunikation.

Pandemin har även haft inverkan på ekonomin, främst de tilläggsuppdrag som Utveckling är beroende av, och i viss mån även på Kommunikationsenheten.

(9)

Första delåret har också innehållit ett chefsbyte. Det är den ordinarie enhetschefen på Eskilstuna direkt som kom tillbaka i tjänst i mitten av mars. Kommunikationsenhetens chef är även tf områdeschef sedan juni 2019. Det dubbellivet väntas pågå en bit in i 2020.

Måltid

Måltidsservice har idag en väl fungerande verksamhet och under år 2020 kommer vi att kunna synliggöra var och vilka ytterligare insatser för att effektivisera och ha en bra styrning och ledning, där medarbetare trivs, bidrar och utvecklas.

Inom Måltid pågår ett långsiktigt arbete med digitalisering och digital mognad i syfte att

professionalisera och effektivisera hela måltidsverksamheten. Dels handlar det om att rusta våra medarbetare för att kommunikation, information och produktionsplanering och uppföljning numera kommer att ske med ökad digitalisering. Vi har många medarbetare som sällan eller aldrig hanterar en dator varför det är grundläggande behovsanpassad kunskap som krävs. Dels handlar det om att vi ska ha rätt datorer, att systemen är optimerade och synkroniserade samt att ledarskapet driver utvecklingen unisont inom organisationen.

Sammanställning av de viktigaste huvudprocesserna Hållbar utveckling

Titel Bedömning Trend

Transporter

Befintligt företagande och organisationer

Effektiv organisation

Kvalitetsutveckling Kommunikation IT

Säkerhet

Kompetensförsörjning Ekonomi och redovisning

Status åtaganden

Vald organisation:

Alla Ej påbörjad Pågår Klart, avslutat Försenat

Servicenämnden 24 3 1 19 1

(10)

Förklaring till symboler

(11)

Hållbar utveckling

Näringsliv och arbete 1-åriga åtaganden

Titel Status Färdiggrad

Tillsammans med näringslivet utveckla kommunkoncernens service och bemötande med fokus på digitaliseringens möjligheter. Mötet med kommunkoncernen ska upplevas tydligt, effektivit, enkelt och utgå från kundens behov. (KS, SBN, MRN, SEN, alla bolag)

Senaste kommentar (2020-03-31):

Samarbetet mellan näringslivsenheten och upphandling är etablerat och fortlöper enligt ovan. Möjligheterna för koncernperspektivet har väsentligt förbättrats genom inrättande av en inköpscentral som tillsammans med det koncernövergripande inköpsrådet ger bra möjligheter att till dialog med näringslivet. Information om kommande och påbörjade upphandling ska lätt kunna nås oavsett vilken av koncernens hemsida ett företag besöker. Vid Kommande utbildningar/informationstillfällen kommer ”kundens” behov att kunna tydliggöras.

Hållbar samhällsbyggnad 1-åriga åtagande

Genomföra åtgärder som tagits fram för att effektivisera transporter, öka andelen digitala möten och öka det hållbara resandet (KS, SBN, VON, FSN, GSN, GN, KFN, KFAST, EEM)

Inom Måltidsservice har användningen av privatbilar har i princip eliminerats, alla transporter sker med cykel, elcykel eller gasdriven bil. Det pågår ruttoptimering av livsmedelsleveranserna och en översyn av internposten pågår. För fordons del så pågår arbetet med att stödja kommunens enheter i arbetet att samnyttja fordon i större utsträckning och med det också minska användandet av fossila bränslen.

Förvaltningen har överlag ökat antalet digitala möten, särskilt sedan Covid-19 etablerats i landet.

Bidra till Serviceförvaltningens miljöarbete Senaste kommentar (2020-03-31):

Utrullningen av Uppdrag miljösmart 2.0 i förvaltningen har påbörjats men stoppats upp till viss del på grund av Covid-19. Många enheter har planerat att göra det senare under året, vi förväntar oss nå alla inom 2020 beroende på hur krisläget utvecklas. detsamma gäller chefsutbildningen.

Vad gäller Greenhack har 7 enheter anmält deltagande i sammanlagt 15 utmaningar. Några enheter har gått igenom informationsmaterial som tagits fram, där ingår bla miljöpolicyn.

Det pågår ruttoptimering av livsmedelsleveranserna och en översyn av internposten pågår. För fordons del så pågår arbetet med att stödja kommunens enheter i arbetet att samnyttja fordon i större utsträckning och

(12)

Titel Status Färdiggrad med det också minska användandet av fossila bränslen. Andelen digitala möten har ökat generellt på förvaltningen, särskilt sedan Covid-19.

Alla verksamheter ska ha möjlighet att källsortera avfall, flera enheter anger att de gör det. I upphandlingar ställs krav på returbackar för frukt och grönt.

För Måltidsservice räkning ser vi att andelen ekologiska livsmedel per vikt har ökat, men i pengar har andelen sjunkit under året. Nuläge ca 49% i vikt, 45% i kr. I livsmedelsupphandling ingår målet att nå närproducerade livsmedel. Arbete pågår inom köken för att minska matsvinnet, inom äldreomsorgens kök pågår flest konkreta insatser.

Från och med årsskiftet så lämnas alla möbler som inte kommer till användning till returen på Retuna.

Tidigare har allting kasseras. Ett förslag på ny finansieringsmodell för centralt möbellager är lämnat till KLK, det måste vara klart för att påbörja samarbetet inom kommunkoncernen. Förslaget innebär att ställa om till 5% (idag är den 13%) påslag vid inköp av nya möbler och en debitering motsvarande självkostnad för renoverade möbler (750kr).

Serviceförvaltningens avtalstrohet uppgick enligt senaste mätningen (mars 2019-feb 2020) till 91 % vilket ligger långt över målet på 86 %.

En förutsättning för att köra fossilfritt är att bilarna tankas rätt, inom SEF är andelen fossilfri tankning så hög som 87,5 % och då räknas fordons bilar med som även körs av andra medarbetare än de som ingår i

förvaltningen. Inom förvaltningens egna bilar är tankningen så hög som 98 % medan tankningen för hela kommunen ligger på 55 %.

Demokrati 1-åriga åtaganden

Flerårigt fokus på prioriterade stadsdelar. Samlat krafttag för att motverka utanförskap och skapa trygghet genom fler i jobb, stärkta skolresultat, en meningsfull fritid och trivsamma ute- och

boendemiljöer, jämlikt delaktighet och inflytande samt att det offentliga ökar närvaron i stadsdelarna. Nämnder och bolag förväntas göra prioriteringar inom ram för att bidra till arbetet. (KS, AVN, FSN, GSN, GN, KFN, MRN, SN, VON, ÖFNES, KFAST)

Åtagandet inte aktuellt för förvaltningen.

Samtliga nämnder och bolag ska i samverkan aktivt arbeta med information och kommunikation till invånarna för att öka kännedomen om koncernens verksamheter, platsens utveckling samt politiska beslut.

(KS, alla nämnder, alla bolag) Senaste kommentar (2020-03-31):

Kommunikationsenheten bidrar på olika sätt med förbättrad information till invånarna. Enheten

projektleder omgörningen av Eskilstuna.se till en serviceweb, vilket ska göra det enklare för invånarna att hitta information och utföra egna ärenden.

Kommunikationsenheten bidrar också i arbetet med prioritering av kommunikationsinsatser, främst genom redaktörskapet för kommunens centrala kanaler (Eskilstuna.se, sociala medier mm). Det arbetet har skruvats på samt fått mer resurser inför 2020.

(13)

Titel Status Färdiggrad Förbättra service och tillgängligheten för kommuninvånarna genom

införandet av ett nytt telefoni- och ärendehanteringssystem.

Telefoni- och ärendehanteringsystemet Artvise infört i mitten av mars. Förankringsarbete behöver stärkas i ett par förvaltningar och ska genomföras så snart som möjligt. Diskussioner om utveckling av systemet ska göras tillsammans med respektive förvaltningar, med utgångspunkt från de behov som förvaltningarna har.

Syftet är att förbättra service och tillgänglighet för invånarna, som exempelvis ska få det lättare att kunna få information om sina ärenden.

Samhällsskydd och beredskap 1-åriga åtaganden

För att säkra kommunkoncernens förebyggande arbete med skydd mot olyckor ska alla nämnder och bolag implementera de åtgärder som framgår i handlingsprogram för skydd mot olyckor 2020-2023.

Handlingsprogrammet kommer att färdigställas under 2019. (KS, alla nämnder, alla bolag)

Arbetet kommer att starta under året.

Varje nämnd och bolag ska säkerställa att kontinuitetsplaner finns för samhällsviktiga verksamheter. Syftet är att kommunen ska minska sårbarheten i sina verksamheter och ha en god förmåga att hantera olika krissituationer. Kommunen uppnår därigenom en grundläggande förmåga till civilt försvar. (KS, alla nämnder, alla bolag)

Alla verksamheter som genomförde en risk- och sårbarhetsanalys under 2019 har tagit fram

kontaktpersoner. Dessa ska samordnas av intern resurs från utvecklingsenheten. Det formella arbetet har försenats till viss del på grund av pandemi-läget med Covid-19, medan det praktiska arbetet har blivit starkare under den hårda press som krisläget innebär.

Det brottsförebyggande arbetet ska utvecklas och verka för att

brottsligheten minskar och att tryggheten ökar. Nämnder och bolag ska bidra till samordning och utveckling av det kommungemensamma arbetet med brottsförebyggande insatser. Arbetet stärks och förtydligas genom koppling till lokala brottsförebyggande rådet (BRÅ). (KS, AVN, FSN, GSN, GN, KFN, MRN, SBN, SN, VON, ÖFNES)

Åtagandet inte aktuellt för förvaltningen.

(14)

Effektiv organisation

Processkvalitet

Kvalitetsutveckling

Serviceförvaltningen har börjat jobba för en förflyttning inom de tre 4-åriga processmålen Nöjda kunder och invånare, Effektiva tjänster och processer samt Engagerade och friska medarbetare genom åtaganden på alla nivåer. Vi har riggat för ett mer kontinuerligt uppföljnings- och analysarbete genom kvalitetsmatrisen och med hjälp av Hypergene. Några områden och enheter har kommit igång medan andra har planer på det under året. Vad gäller nyckeltal och analyser har vi lagt fokus på vissa övergripande och några

verksamhetsspecifika som ska följas och analyseras. Inför 2021 kommer även ett gemensamt analysarbete genomföras av de gemensamma nyckeltalen och utifrån de 4-åriga processmålen.

Kommunikation

En kommunikationsstrategi har tagits fram, vloggar är genomförda för samtliga verksamheter. Arbete sker för att sprida information i olika kanaler, exempelvis använda filmer för bred informationsspridning i förvaltningen. Information om ledningens arbete och krisledningens arbete kommuniceras kontinuerligt, uppföljning av hur informationen mottagits sker också.

IT Säkerhet

Under 2020 var planen att utveckla det grundläggande arbetet inom säkerhet genom att bla jobba fram kontinuitetsplaner, rutiner för systematiskt brandskyddsarbete, krisorganisation och krisplan. I och med utbrottet Covid-19 har förvaltningen tagit ett kliv i krisfrågorna men fått skjuta på det grundläggande arbetet.

1-åriga åtaganden

Det finns en struktur för strategiska kunddialoger Senaste kommentar (2020-03-31):

Arbete pågår för att ringa in kundarbetet och lägga grunden för kommunikationsvägar mellan SEF och kund.

Måltidsservice har förbättrat kunddialogen och samtliga kunder har haft dialog med sin motsvarighet inom Måltidsservice, enligt en i förväg fastställd och gemensam agenda.

Vi har implementerat kvalitetsmatrisen och arbetar systematiskt med uppföljning i Hypergene

Material finns och aktiviteter är skapade och kommunicerade i årshjulet. Ett arbete för förankring har genomförts under 2019 men kommer att fortsätta under 2020. Några av verksamheterna är igång medan

(15)

Titel Status Färdiggrad andra inte har börjat än. Plan finns för att alla områden ska få introduktion och inspiration på

områdesmöten och chefsmöten vid halvårsskiftet.

Genom att fullfölja arbetet med ökad tydlighet och tillit i ledning och styrning ska kommunkoncernen se förbättrade resultat i

medarbetarundersökningar, vilket i slutändan ska åstadkomma nöjda invånare. (KS, alla nämnder och bolag)

Inväntar direktiv från centralt arbete.

Alla nämnder och bolag skall kunna påvisa nyttan och effekthemtagning av genomförda digitaliseringsinitiativ. (KS, alla nämnder och bolag) Senaste kommentar (2020-03-31):

Arbete sker i alla verksamheter för att arbeta för effektivitet med digitalisering som en möjlig väg.

Uppföljning av detta sker tillsammans med respektive beställare av BAS-överenskommelser eller centralt inom serviceförvaltningen. Exempel på satsningar som görs är bla digitalisering av personalrapporter, öka andelen digitala möten och arbete inom IT för att stärka förutsättningar för digitalt arbete.

Alla nämnder ska öka tillgängligheten och förbättra servicen med stöd av beslutad servicemodell och handlingsplan. (KS, alla nämnder) Senaste kommentar (2020-03-31):

SEF rensar sidor på webben för att på så sätt förbereda för en servicewebb. Ifyllnadsveckan är en del i att öka service och tillgänglighet men blir uppskjuten till Q2 på grund av telefonibytet. Vi kartlägger SEF:s informationsflöde i syfte att fånga upp på vilka ställen vi inte når våra medarbetare fullt ut. Att nå ut till alla medarbetare är angeläget så att de i sin tur kan ge en korrekt och bra service till våra kunder och brukare.

Alla nämnder och bolag ska arbeta för att utveckla jämställda tjänster och service med stöd av modellförvaltning, en benchmarkingmetodik.

(KS, alla nämnder och bolag) Senaste kommentar (2020-03-31):

Arbetet med modellförvaltning inom förvaltningen pågår och IT har varit den enheten som arbetat med modellen.

Fyra olika undersökningar av service och bemötande är genomförda och analysarbete pågår.

Förbättringsarbetet återstår ännu. Den 29 maj är det resultatkonferens om inte planeringen rivs upp p.g.a.

Corona. Till dess ska vi/de ha kommit igång med någon form av förbättringsarbete.

Medarbetare

Bedömning Trend

(16)

Engagerade och friska medarbetare kommer bla mätas vid medarbetarenkäten 2020. Enkäten har ännu inte genomförts. Den totala sjukfrånvaron för 2019 låg på 6,42% vilket är under

kommunsnittet. Den totala sjukfrånvaron för februari ligger på 4,5%. Sjukfrånvaron förväntas stiga rejält för mars och även april pgr av pandemiutbrott. Svårt att göra en bedömning hur det i dagsläget kommer att påverka våra medarbetare både när det gäller sjukfrånvaron och vår arbetsmiljö. Dock finns det ett stort engagemang bland våra medarbetare. Utifrån att Sverige nu har fått en större smittspridning av Corona-virus så är det svårt att göra en bedömning på medarbetares hälsa och arbetsmiljö. Riskbedömningar kommer nu att genomföras för våra samhällsviktiga verksamheter varje vecka och för övriga varannan vecka. Riskbedömningarna kommer fortgå så länge det finns behov. Idag har sjukfrånvaron stigit från februari och det beror på Corona-viruset. Stora

personalflyttar, schemaändringar kan komma att behövas för att förflytta medarbetare där vi har ett större behov för dem.

1-åriga åtaganden

Samtliga förvaltningar och bolag ska systematiskt arbeta med att skapa förståelse för beslutade policy och riktlinjer för medarbetarskap, chef- och ledarskap. I åtagandet ingår också att införa nya arbetssätt och metoder för Modigt ledarskap och Modigt medarbetarskap. (KS, alla nämnder, alla bolag)

Alla chefer har blivit informerade om den nya medarbetarskapsutbildningen och ligger i förvaltningens årshjul. Några enheter har hunnit genomföra utbildningen.

Alla medarbetare vet vilka förvaltningens 4-åriga processmål är Senaste kommentar (2020-03-31):

Ett underlag är under framtagande som ska kommuniceras till alla förvaltningens medarbetare, plan finns också för uppföljning.

Personalredovisning

Sjukfrånvaro per månad

Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec

Sjukfrv %, månad 2019

6,9% 8,1% 6,5% 7,0% 7,2% 5,1% 4,6% 5,4% 6,7% 7,0% 7,5% 5,3%

Sjukfrv %, månad 2020

4,1% 4,5%

(17)

Ekonomi

Bedömning Trend

Arbetet med att förbättra och effektivisera ekonomiprocesserna fortgår. Förvaltningen har både arbetat internt med flera olika aktiviteter och bidrar även med flera resurser i arbetet med att implementera pm3 samt i flera av projekten och deluppdragen i programmet effektivare

administration. Förvaltningen arbetar fn tillsammans med BUF och VOF fram en ny debiteringsmodell för Måltidsservice. Att ta fram en modell som alla tre förvaltningar förstår och ställer sig bakom är angeläget. Coronakrisen gör att anspänningen på organisationen ökar men vi förväntar gå i mål med 4 av de 7 ettåriga åtagandena.

1-åriga åtaganden

Vi har definierat och tydliggjort förvaltningens interna stödprocesser Senaste kommentar (2020-03-31):

En genomlysning av förvaltningens ledningsstruktur genomfördes under ht-19, den ligger till grund för ett utvecklingsarbete som genomförs under 2020. En del av det är att se över stab och stöds uppdrag, vilket är klart. En annan del är att skicka ut en enkät till cheferna där dessa får ge input på de tjänster den interna stödorganisationen erbjuder. Utifrån den input som kommer av enkäten kommer stab och stöds resurser att optimeras och utvalda processer kommer att kartläggas och utvecklas. Genomlysningen av effektiv

administration påverkar detta.

Genomföra förändring av ledningsorganisation utifrån genomlysning Senaste kommentar (2020-03-31):

Samtliga fem deluppdrag har format beslutsunderlag som kommunicerats. Alla verksamheter har haft möjlighet att ge input, några har genomfört SWOT-analyser på beslutsunderlaget. Beslut beräknas tas som planerat 1 maj, samverkan sker 2/4. Genomförandeplan läggs av förvaltningsledningen under våren.

Utveckla samarbetsformer och rutiner för samleverans inom område HR

Ett viktigt åtagande inom område HR för 2020 är att utveckla samarbetsformer och rutiner för samleverans inom HR-området.Vi har tagit fram en ny tjänst ”framtidssamtal”, vilket erbjuds till medarbetare som befinner sig i rehabiliteringsprocess. Detta är ett samarbete mellan rekryteringsenheten och HR-enheten och finansieringen sker via omställningsfonden. Vi har skapat förståelse för beslutade policy och riktlinjer för chef- och ledarskap på APT med områdeschef och enhetschefer. Dessutom har vi inom området utbildats specifikt för att kunna stödja organisationen utifrån detta. HR-enheten och Kommunhälsan planerar för gemensam insats kopplat till arbetsmiljö för en av förvaltningarna. Detta är skjutit lite på framtiden kopplat till nuvarande läge med Corona. Alla enheter inom område HR planerar för att genomföra en gemensam aktivitet i "mässform" för att träffa chefer i förvaltningarna och informera om vad vi kan stödja kring, och finnas till hands för frågor. Detta är framskjutet till hösten utifrån rådande situation med Covid-19.

Införa ytterligare ITIL-processer Senaste kommentar (2020-03-31):

(18)

Titel Status Färdiggrad Område IT inför just nu ytterligare ITIL processer som bland annat ska minska behovet att återupptäcka kunskap på nytt, vilket minskar överflödigt arbete. Det ska även innebära minskat personberoende då kunskap samlas i gemensam databas. Hantera förändring och driftsättning (ex nya tjänster och system) med ökad kvalitetskontroll och riskminimering vilket ska leda till minskade störningar hos verksamheten samt effektivare resursutnyttjande inom område IT.

Implementera ett effektivt nyttjande av produktionsplaneringssysemet Matilda

Arbetet går framåt med framgång, förskolan som hittills varit mindre positiv är nu mycket delaktiga, samtliga delar i måltid är "på" för att säkra recept, förbättra användningen och nyttja systemet bättre. När vi får moderna datorer blir troligen motivationen ännu högre och höstens utbildningssatsning "Måltid digitaliserar sig" kommer även den att bidra.

Via tillgängliga kanaler ta ansvar för och aktivt verka för samarbete inom hela kommunkoncernen för alla lämpliga verksamheter inom området Ekonomi och logistik

Samtliga enheter in EoL för löpande dialog med övriga förvaltningar och i förekommande fall bolag med initiativ till stöd och samarbete.

Utarbeta förslag, initiera och genomföra effektiviseringar och intäktshöjande åtgärder som sammanlagt förbättrar

kommunkoncernens ekonomi med 300 miljoner kronor till 2022. (KS, samtliga nämnder och bolag)

Arbetet med att effektivisera arbetet pågår i alla enheter. Stora resurser läggs bl.a på projekten effektivare administration samt pm3, både vad gäller projektledning och som deltagare. IT har även möjliggjort för kommunen att kunna robotisera olika arbetsmoment. Måltid arbetar bl.a med att optimera

resursutnyttjandet och kommer att kunna minska bemanningen med ca 10 åak samt minska

investeringsbehovet med ca 10 mnkr. Inom HR har effektiviseringar lett till att BASÖK kunnat minskas med 400tkr till 2020 jmf med 2019. Det målmedvetna arbetet med att öka andelen e-fakturor till kommunen gör att vi nu kan outsourca skanning och tolkning av pappersfakturor, beräknad besparing ca 400 tkr/år

Ekonomisk redovisning

Resultaträkning

År: 2020 Period: Mars Enhet: Mnkr (vänt tecken, 1 decimal)

Konto Utfall ack -

Mar 2020 Utfall ack -

Mar 2019 Budget ack

- Mar 2020 Avvikelse ack Mar

2020

Prognos helår Prognos mars

Avvikelse helår Prognos mars

INTÄKTER 164,2 96,2 165,8 -1,5 657,4 -4,6

(19)

Konto Utfall ack -

Mar 2020 Utfall ack -

Mar 2019 Budget ack

- Mar 2020 Avvikelse ack Mar

2020

Prognos helår Prognos mars

Avvikelse helår Prognos mars

KOSTNADER -169,7 -166,4 -166,9 -2,8 -655,6 1,3

Varav

personalkostnader -91,3 -87,2 -89,7 -1,6 -346,8 2,4

Lokalkostnader -11,8 -10,2 -12,5 0,7 -49,7 0,0

Köp av

verksamhet -0,6 -0,7 -0,4 -0,1 -1,8 0,0

Resultat inkl över-

/underskott -5,4 -70,1 -1,0 -4,4 2,0 -3,3

Driftredovisning för underliggande enheter

År: 2020 Period: Mars Enhet: Mnkr (vänt tecken, 1 decimal) Underliggande enheter Avvikelse ack -

Mar 2020 Avvikelse ack -

Mar 2019 Budget helår Avvikelse helår Prognos mars

Nämnd, Ledning och Stöd -1,8 -7,0 0,1 0,0

Ekonomi och Logistik 1,2 0,8 1,2 -0,3

HR 1,1 0,6 1,1 1,4

Kommunikation och Kvalitet -0,7 1,0 1,1 -0,2

IT -1,0 -1,0 1,7 1,0

Måltidsservice -3,0 -68,9 0,0 -5,2

Summa Servicenämnden -4,4 -74,5 5,1 -3,3

Investeringsredovisning

År: 2020 Period: Mars Enhet: Mnkr (vänt tecken, 1 decimal) Konto inv: INVESTERINGAR Investeringsprojekt Utfall ack -

Mar Budget helår Prognos helår

Prognos mars Avvikelse prognos helår

2020

Nämndinvesteringar -6,8 -31,3 -31,3 0,0

Summa Investeringsredovisning 2 -6,8 -31,3 -31,3 0,0

Prognosändringar med anledning av Corona

Totalt beräknas Corona påverka resultatet negativt med -4,6 mnkr. I det beloppet ingår -1,5 mnkr som SEF beräknar att återbetala till BUF för minskade livsmedelsinköp. SEN ser kommande risker i att livsmedelspriserna kan komma att öka markant framöver och att även begagnatpriser på fordon kan tänkas sjunka. Då vi inte vet om och i så fall med hur mycket har ingen förändring av livsmedelspriser eller fordonspriser tagits med i prognosen. Priser för skyddsutrustning av olika slag har ökat markant.

(20)

Mycket av den prisökningen läggs nu på OLC. Hur den kostnadsökningen ska fördelas på andra nämnder har inte klargjorts.

Prognostiserad

intäktsminskning Prognostiserad

kostnadsökning Prognostiserad kostnadsminskning

(21)

Styrkort - Nyckeltal

2017 2018 2019 2020

Kundnöjdhet 79,2

Debiteringsgrad 57,5% 54% 55,7%

OH andel av kostnadsomslutning 10,1% 6,7% 6,9%

Servicegrad telefoni 84% 96 % 97 %

Tillgänglighet telefoni 92% 97% 96 %

Portionspris barn och utbildning 46 46

Portionspris äldre 187 187

Andel eko (vikt) 49,3% 47,5 %

Andel eko (kr) 45,9% 45,3 %

Tillgänglighet infrastruktur 99,87% 99,31 %

IT-kostnad per användare 262 259 247

Kostnad per lönespecifikation 154 152

Andel scannade fakturor 14% 11% 9% 8%

Andel lokala leverantörer

Antal stopp per leveranspunkt/mån 8,5 8,4 6,7 6,3

Andel inköpta fossilfria bränslen (kr) 30% 38% 43% 55 %

Avtalstrohet vid inköp 91 %

(22)

Intern styrning och kontroll

Sammanfattning av väsentliga avvikelser

På koncernnivå likväl som på samtliga förvaltningar, är arbetet med krisberedskap igång. Det finns en krisorganisation och kriskommunikationen är igång, både internt och externt. Detta som en följd av Covid-19.

Arbetet inom Servicenämnden med kvalitetsmatrisen är försenat på grund av Covid- 19. Syftet med denna var att systematiskt kartlägga att samtliga enheter följer aktuella lagar.

Slutsatser

Arbetet har påverkats av hanteringen av covid-19.

Förslag till åtgärder utifrån genomförda kontroller och uppföljningar

När krisen är över kommer kommunens krisberedskap att utvärderas på koncernnivå.