Lagringsplats:
C:\Program Files (x86)\neevia.com\docConverterPro\temp\NVDC\2A61D475-7510-4346-8925- 0986F89B41B3\852725_1_0.DOCX
SLUTRAPPORT
:: Uppdragsgivare: Trafik- och fastighetskontoret :: Projektledare: Patrik Larsson
:: Projekt/ärende: NFS :: Författare: Patrik Larsson :: Version: 1.1
:: Datum: 170104
Innehållsförteckning
1 Inledning ... 3
1.1 Versionshistorik ... 3
2 Sammanfattning av projektet ... 4
2.1 Beskrivning av projektets omfattning och genomförande ... 4
2.2 Projektorganisation ... 5
3 Resultatet av projektet/utfall ... 7
3.1 Projektmål ... 7
3.2 Effektmål ... 7
3.3 Tidplan och budget ... 8
3.4 Övrigt ... 11
4 Erfarenheter från projektet ... 13
4.1 Positiva erfarenheter ... 13
4.2 Förslag till förbättringar ... 13
5 Rekommendation av kompletterande åtgärder ... 14
5.1 Restaktiviteter ... 15
5.2 Referenser... 16
1 Inledning
Detta dokument är en slutrapport för projekt NFS, nytt fastighetssystem.
Dokumentet ger en sammanfattning av projektet och anger hur projektet har
framskridit i förhållande till projektplanen med erfarenheter från projektet samt ger rekommendationer om kompletterande åtgärder. Referensdokumentation för detta dokument sammanställs på sista sidan.
1.1 Versionshistorik
Version Datum Författare Kommentar
0.1 1.0 1.1
161215 170104 170307
Patrik Larsson Patrik Larsson Patrik Larsson
Dokumentet skapat Dokumentet fastställt Dokumentet justerat
2 Sammanfattning av projektet
Trafik- och fastighetskontoret vid Sollentuna kommun, härefter TFK har inte tidigare haft något systemstöd för sin verksamhet i form av ett fastighetssystem.
Information har ofta dubbellagras samtidigt som det har varit osäkert vilken
information som varit gällande. Utöver TFK finns det en hel del intressenter till TFK som har behov av ett verksamhetssystem. Det är allt från kunder och leverantörer till myndigheter och nämnder.
Under 2012 startade ett arbete upp med att definiera och införa ett processorienterat arbetssätt. I samband med detta arbete blev det ännu tydligare att det fanns ett behov av att anskaffa ett systemstöd för verksamheten. Det arbete som startade 2012 och sedan fortsatte 2013 resulterade således i att TFK började arbeta processorienterat och det genomfördes samtidigt en förstudie för ett nytt fastighetssystem.
Under 2014 genomfördes en behovsanalys som tar avstamp i förstudien och de verksamhetsprocesser som är beskrivna. Samtidigt tar den hänsyn till möjliga framtida arbetssätt. Det grundläggande behovet är att hantera grunddata för fastigheter, byggnader och avtal samt ha stöd för felanmälan. Behovsanalysen inkluderar samtliga processer i verksamheten och tar höjd för ett systemstöd som har potential att stödja även dessa processer. Utifrån detta skapades ett underlag för en kravspecifikation och förfrågningsunderlag för upphandling av ett nytt
fastighetssystem. I behovsanalysen ingick också att föreslå en genomförandestrategi för att nå den målbild behovsanalysen rekommenderade.
Under våren 2015 genomfördes en upphandling av ett nytt fastighetssystem och avtal tecknades med L.E.B System AB som vinnande anbud. Efter förberedelser och planeringsarbeten startade införandeprojektet i slutet av augusti 2015.
2.1 Beskrivning av projektets omfattning och genomförande
Projektet är ett införandeprojekt med en betydande del av verksamhetsutveckling.
För att konfigurera och anpassa systemet på ett adekvat sätt fanns behov av att analysera verksamheten på en mer detaljerad nivå. Verksamhetens begrepp och definitioner samt fastighetsbeståndets strukturer med dess informationssamband behövde ses över och fastställas. Likaså behövde processer och rutiner detaljeras och fastställas.
Inom införandeprojektet genomfördes också integrationsutredningar för att ta reda på möjligheter till kopplingar med närliggande system såsom ekonomisystem och besiktningssystem.
I projektet ingick följande huvudmoment:
• Installation och konfigurering av system
• Driftsättning av system
• Framtagning av kompletterande processer och rutiner
• Registrering, migrering och validering av information
• Acceptanstester
• Förberedelse och etablering av systemförvaltning
2.2 Projektorganisation
För genomförande av projektet gällde nedanstående organisation.
Styrgrupp
En styrgrupp bildades för att fatta övergripande beslut för att driva projektet framåt.
Styrgruppen delegerar åt projektledaren att självständigt fatta beslut om mindre ändringar i projektets mål och medel, resurstillsättning mm. för att möjliggöra en effektiv beslutsmodell som stöttar projektet och realiseringen av förändringarna projektet medför i organisationen.
Styrgruppsmötena hölls i regel varje månad enligt tids- och aktivitetsplanen samt efter behov i projektet. Vid dessa möten rapporterades projektets status utifrån fastställda milstolpar samt aktuella aktiviteter. Projektledare är sammankallande till mötena och protokoll fördes av projektledaren.
Projektgrupp
En projektgrupp med företrädare ur projektets olika arbetsgrupper bildades för att samordna aktiviteter, hantera risker, rapportera status och progress.
Projektgruppsmötena hölls varannan vecka enligt tids- och aktivitetsplan samt efter behov i projektet. Vid dessa möten gjordes avstämning av pågående aktiviteter samt planering av kommande aktiviteter. Frågeställningar som berörde flera
arbetsgrupper togs också upp. Minnesanteckningar gjordes av projektledaren.
Arbetsgrupper
Ett antal arbetsgrupper bildades som bestod av medarbetare från TFK och/eller externa leverantörer som ansvarade för att producera projektets olika delmål och aktiviteter. Förutom arbetsgrupperna i organisationsschemat bildades även arbetsgrupper för integrationsutredningar mellan L.E.B och besiktningssystemet REQS samt mellan L.E.B och ekonomisystemet Visma/Aditro. För den sistnämnda integrationen deltog personal från KLK Ekonomi som specialister på
ekonomisystemet. Arbetsmöten/workshops genomfördes efter behov där projektledare eller ansvarig för respektive arbetsgrupp var sammankallande.
Dokumentation, rapportering och kommunikation
Dokumenthantering av projekt- och arbetsdokumentation såsom tids- och aktivitetsplan, mötesanteckningar, arbetsdokument, beslutsunderlag mm.
genomfördes i huvudsak på projektets arbetsyta Webforum. Vid delning av dokument notifierades samtliga projektdeltagare av Webforum via Outlook.
Mötesinbjudningar samt övrig kommunikation genomfördes via Outlook.
Ändringshantering
Alla ändringar och tillägg i projektet som innebar att budget behövde justeras hanterades via ändrings- och tilläggsbegäran. Ändringsförslag lämnades till projektledaren som kan besluta om ändring inom projektets beslutade ramar.
Ändringsförslag som är av betydelse för projektets ramar såsom resultat, tid eller kostnad beslutas av styrgruppen. Ändringsförslag lämnades in och redovisas i särskild mall, Ändrings- och tilläggsbegäran. Samtliga ändrings- och tilläggsarbeten hanterades av styrgruppen i projektet.
3 Resultatet av projektet/utfall
3.1 Projektmål
För att åstadkomma önskade nyttoeffekter skall projektet:
• Införa och etablera ett nytt fastighetssystem
• Etablera informationsportaler för TFK intressenter
• Införa processer och systemstöd för felanmälan och beställningar avseende driftleverantör
• Etablera organisation, processer och rutiner för hyresadministration
• Bedriva systeminförandet i samråd med verksamheten med hänsyn till verksamhetens processer så att det nya systemstödet etableras på ett bra sätt inom organisationen
• Utgå från TFKs processorienterade arbetssätt och vid behov komplettera de befintliga processerna med hänsyn till införandet av ett nytt fastighetssystem
• Utveckla processer för ärendehantering (såsom felanmälan från hyresgäst, arbetsorder och återrapportering)
• Ta fram rutinbeskrivningar och checklistor för TFKs användare kopplat till processerna och systemanvändningen
• Kvalitetssäkra och registrera/migrera fastighets-, byggnads- och avtalsdata i det nya fastighetssystemet
• Ta fram en enhetlig nomenklatur (begreppsmodell) för informationen i det nya fastighetssystemet
• Definiera och genomföra integrationer mellan fastighetssystemet och berörda system såsom Aditro/Visma och Fastighetsägarna Dokument
• Utreda möjligheter med integration till besiktningssystemet REQS
• Genomföra utbildning och information för användare i organisationen samt övriga berörda intressenter
• Etablera förvaltningsorganisation och rutiner för systemförvaltning samt support- och underhållsåtagande för systemleverantör och driftleverantör (IT)
3.2 Effektmål
Effektmålen för projektet är att verksamheten får ett modernt och processorienterat systemstöd för hantering av fastighetsregister, ekonomisk- och teknisk förvaltning, ärendehantering, webbportal, verksamhetsanalys/rapportering, dokumenthantering och mobilitet. Systemstödet skall vara användarvänligt med möjlighet att anpassa informationen till olika användares behov och önskemål. Informationen skall endast behöva registreras på ett ställe och det skall vara enkelt för alla behöriga användare att komma åt och läsa informationen.
Det nya systemstödet skall också ge användarna ökad flexibilitet och effektivitet genom till mobil access till systemet och realtidsinformation.
Hyresgästerna skall alltid kunna komma åt och kunna få ut information om sina engagemang och även ha möjlighet för behöriga personer att göra felanmälan samt följa upp statusen på ärenden genom en kundanpassad webbportal.
3.3 Tidplan och budget
Projektet för systeminförande startade i augusti 2015 och planerades att pågå i 12 månader. I tabellen nedan finns kolumner med ursprungligt datum och verkligt utfallsdatum på milstolparna då införandeprojektet drogs med förseningar som berodde på olika orsaker. För en mer detaljerad plan med de olika leverablerna, se NFS projektplan.
Nr Milstolpe
Ursprungligt datum
Verkligt utfallsdatum
MS1 Införandeplan fastställd 2015-09-04 2015-09-04 MS2 Installation och konfigurering av
system klart
2016-01-31 2016-03-11
MS3 Acceptanstester klara 2016-03-14 2016-06-01 MS4 Migrering och kvalitetssäkring
data genomförd
2016-03-31 2016-10-12
MS5 Processer, rutiner och stödmaterial framtaget
2016-03-15 2016-03-15
MS6 Införda processer och system i verksamheten
2016-04-29 2016-06-13
MS7 Produktionsstart 2016-04-04 2016-10-01
MS8 Etablering och effekthemtagning 2016-09-15 2016-12-15
MS9 Projektavslut 2016-09-30 2016-12-31
Resultat jämfört med ursprunglig plan
Konfigurationsarbetet av standardprodukten och integrationen tog betydligt mer tid än beräknat på grund av många och komplexa frågeställningar kring konfiguration och integration samt förseningar i leveranser.
Installation av systemet i verksamhetens miljö tog lång tid trots tidig beställning av server- och klientmiljö. Anledningen var långa handläggningstider av beställningar, låg proaktivitet och långa svarstider från IT (inklusive IT-driftens leverantör).
Det var i början av projektet också osäkert om hyresavisering/fakturering skulle genomföras i fastighetssystemet och vad som sedan skulle ingå i integrationen mellan fastighetssystemet och ekonomisystemet (se 3.4 Övrigt,
integrationsutredning, ekonomi) varför uppstarten med integrationen dröjde.
Testledare och testorganisationen genomförde i huvudsak testerna i grupp och hade till sin hjälp ett testprotokoll med olika testfall som baserade sig på upphandlingens krav och de kartlagda processerna. Till acceptanstesterna hade man också valt att ta fram lathundar för systemet som baserades på verksamhetens processer. Dessa lathundar var också ett bra utbildnings- och referensunderlag för det fortsatta arbetet.
Ett stort antal fel uppmärksammades dock under acceptanstesterna och ledde till omfattande och tidskrävande rättningar och omtester i flera omgångar.
Integrationsarbetet mellan L.E.B och ekonomisystemet drogs också med förseningar varför testen med integrationen fick senareläggas. Testerna med integrationen var också tids- och resurskrävande då det krävdes bl.a. att L.E.B skickade testfiler till KLK Ekonomi som tog emot och analyserade testerna. Många gånger kunde det då ta tid att genomföra en test p.g.a. resursbrist samt att ekonomisystemet ej läste hela filen vid ett fel vilket gjorde att ytterligare fel kunde vara dolda och ytterligare omtester fick göras i flera omgångar.
Några planerade systemtester såsom säkerhets- och sårbarhetsanalys av
fastighetssystemet gick inte att utföra p.g.a. att Sollentuna kommun ej hade några upphandlade ramavtalsleverantörer för ändamålet. Dock godkändes installationen av IT. Backuptester med återläsning utfördes inom ramen för systemtesterna.
Arbetet med att validera fastighets-, byggnads- och avtalsdata tog längre tid än beräknat då en stor del av informationen fanns spridda i andra system, andra förvaltningar och hos extern leverantör av hyresadministration. Dock gjordes ett omfattande arbete att samla in och validera informationen vilket resulterade till ett bra informationsunderlag till det nya fastighetssystemet.
Arbetet med att implementera det förebyggande underhållet i fastighetssystemet var också en stor utmaning då den skulle baseras på nya kodstrukturen i Aff-15.
Kodstrukturen för Aff-15 är annorlunda än den gamla strukturen varför
anpassningsarbetet med detta tog längre tid än beräknat då fastighetssystemet endast var förberett för gamla strukturen. I gengäld fick man inte bara den nya strukturen utan också driftavtalets acceptanskriterier direkt i ronderingsärendena vilket underlättar både ronderingsarbetet och uppföljningen av tillsyn och skötselarbetet för både driftpersonal och TFK.
En hög personalomsättning vid Sollentuna kommun gjorde också att mycket arbete fick tas om vid flera tillfällen.
På grund av förseningarna justerades tids- och aktivitetsplanen vid ett par tillfällen.
Budget och utfall
I följande tabell redovisas budgeten som fastställdes augusti 2015, den i projektet reviderade budgeten samt projektets utfall:
Post Kostnadspost Budget
Tkr
Reviderad budget Tkr
Utfall Tkr
01 Konsultstöd 1 700 2 820 2 965
02 Licenskostnad 700 700 678
03 Integrationer 150 250 250
04 Tjänster systemleverantör 600 600 600
05 Utbildning 200 200 172
06 Oförutsett 300 300 74
07 ÄTB nr.5 Nyhetsbrev 75 75
Summa externa kostnader 3 650 4 945 4 814
Justeringar i budget
Budgeten reviderades under införandeprojektet då ytterligare kostnader för integration mellan fastighetssystemet och ekonomisystemet godkändes samt att koppling till Fastighetsägarna dokument godkändes. Vidare godkändes även funktion för nyhetsbrev i systemet.
Då införandeprojektet drogs med förseningar justerades även konsultstödet vid två tillfällen.
Två stycken licenser, Besiktningar och GIS togs bort från projektet varför licenskostnaden minskade jämfört med budget.
3.4 Övrigt
I införandeprojektet har stor vikt lagts på integrationsutredningar för att utreda möjliga behov och kopplingar till kringliggande system. Integrationsutredningarna har koncentrerat sig på ekonomisystemet Visma/Aditro och besiktningssystemet REQS.
I införandeprojektet har också stor vikt lagts på detaljering och faställande av verksamhetens processer och rutiner tillsammans med framtagning av lathundar för fastighetssystemet. Dessa dokument är utmärkta underlag för verksamheten även efter projektet såsom uppdatering av personal inför aktiviteter som sker sällan, som utbildningsmaterial vid nyrekryteringar eller på annat sätt åskådliggöra processer, aktiviteter, rutiner och handhavande för TFKs intressenter. Det är viktigt att dessa dokument hålls levande och anpassas efter verksamheten.
I nedanstående del beskrivs arbetet med integrationsutredningarna, arbetet med komplettering av processerna och lathundarna mer ingående.
Integrationsutredningar, ekonomi
TFK har sedan ett antal år haft en extern leverantör som hyresaviserat
hyresbeståndet. Ett av målen var att man med det nya fastighetssystemet själva skulle kunna hyresavisera och fakturera sina hyresgäster från TFK. Inledningsvis var önskan att fastighetssystemet skulle vara master för TFKs kundreskontra och all fakturahantering skulle göras i fastighetssystemet för att sedan skicka fil för uppdatering av ekonomisystemets huvudbok. Dock visade det sig i samband med integrationsutredningens början, osäkerhet från KLK Ekonomi om
fastighetssystemet tilläts avisera och fakturera när funktioner redan fanns i ekonomisystemet. Man godkände dock avisering och fakturering i
fastighetssystemet med villkoret att kundreskontran för TFK måste ligga i
ekonomisystemet. Integrationsutredningen fokuserade sedan arbetet med att ta fram specifikationerna för integrationsfilerna från fastighetssystemet till
ekonomisystemets kundreskontra via en integrationsplattform (TEIS). Dock ställer denna lösning stora krav på efterlevnad av bra processer och rutiner mellan TFK och KLK Ekonomi då manuell hantering av kunddata mellan fastighetssystemet och ekonomisystemets kundreskontra sker.
Integrationsutredningen tog längre tid än beräknat då det länge var oklart hur aviseringen och integrationen skulle utformas samt att det var komplexa frågor som krävde utredning på detaljnivå mellan TFK, KLK Ekonomi och L.E.B.
I integrationsutredningen diskuterades också en spegling av kundreskontran från ekonomisystemet till fastighetssystemet för att minimera manuell hantering av kunddata. Detta kunde dock ej genomföras p.g.a. resursbrist hos Visma/Aditro.
Ett önskemål fanns också om att spegla leverantörsreskontra från ekonomisystemet till fastighetssystemet för hantering av leverantörskostnader samt uppföljning av objektens driftnetto i fastighetssystemet men beslöts ganska snabbt att hanteras utanför projektet då tidsbrist förelåg i projektet.
Integrationsutredningar, besiktning
Tidigt visste man att all besiktningsdata skulle hanteras i det befintliga
besiktningssystemet REQS. Dock ville man inom projektets integrationsutredning ta reda på om möjlighet fanns att integrera systemen. T.ex. fanns intresse att se vilka byggnader som hade besiktningsanmärkningar mm. Om integration skall ske på objektsnivå bör protokoll för standardiserade objektdata användas såsom Fi2XML.
REQS använder ej idag Fi2XML varför en integration av besiktningsdata skulle bli onödigt kostsam då man först måste anpassa REQS för Fi2XML. Således beslöt man att inte integrera besiktningsdata till fastighetssystemet i projektet.
Dock fanns intresse att använda L.E.B som master för fastighet- och
byggnadsinformation och spegla databasen till REQS men då det började bli tidsbrist i projektet beslöt man att det inte skulle ingå i projektet.
Integrationsutredningen tog längre tid än beräknat då frågeställningarna innehöll många och komplexa frågor. Dock fick projektet värdefull hjälp av REQS i
utredningsarbetet men då frågeställningarna var nya även för dem tog det lång tid att utreda. Dock finns bra material i form av minnesanteckningar, offerter och annat underlag den dag TFK beslutar sig för att utreda frågan vidare.
Processer
TFK har sedan tidigare tagit fram processer för sin verksamhet. I projektet gick man igenom dessa och kom fram till att de behövde ha ytterligare detaljnivå för korrekt informationssamband med det nya fastighetssystemet. Ett arbete genomfördes med att kartlägga TFKs processer för hyresadministration, teknisk förvaltning,
felanmälan, beställningar etc. på en mer detaljerad nivå. L.E.B System fick också möjlighet att yttra sig och validera processkartorna efter den uppsatta
konfigureringen. Efter justeringar renritades processkartorna och en lista på processkartornas rutinbeskrivningar upprättades med prioriteringar. Arbetet med processkartläggningen tog mer tid än beräknat då många processer var nya för TFK.
Lathundar
Inför acceptanstesterna behövdes verktyg för att effektivt ta sig igenom de olika funktionerna och stegen i systemet. Därför togs lathundar fram som baserar sig på de nya processerna. Lathundsarbetet genomfördes tillsammans med L.E.B System där de olika processtegen i fastighetssystemet dokumenterades och sedan renritades.
Lathundarna baserar sig på utvärderingsmiljön men har varit en god hjälp tillsammans med processkartorna att förstå systemsamband och navigering i systemet. Lathundsarbetet tog också mer arbete än väntat då man beslöt att täcka samtliga processer med lathundar.
4 Erfarenheter från projektet
Den 14 december 2016 genomfördes ett utvärderingsmöte för projektet. Där fanns representanter från både TFK och L.E.B System. Nedanför presenteras ett urval av erfarenheter från projektet, både positiva samt förslag till förbättringar som
utmynnade från mötet.
4.1 Positiva erfarenheter
• Stort engagemang
• Bra samarbete
• Överlag nöjda med processerna och processarbetet
• Bra arbete med den stora datamängden såsom fastighets-, byggnads- och avtalsdata
• Bra arbete med förebyggande underhåll och dess koppling till driftavtalet
• Obligatoriska fält i systemet är bra att utnyttja
• Fördel att organisationen är ny och formbar då det är många detaljfrågor i denna typ av projekt
4.2 Förslag till förbättringar
• IT måste ta större aktiv roll i nästa projekt
• Projektgruppsmöten ska vara så disciplinerade som möjligt där detaljfrågorna tas i arbetsgruppsmöten
• Om man hade arbetat mer i arbetsgrupperna så hade acceptanstesterna varit enklare att utföra
5 Rekommendation av kompletterande åtgärder
Projektet var överlag ett mycket lyckat projekt med stort engagemang och gott samarbete från alla parter. Då projektet var både ett verksamhetsutvecklingsprojekt och införandeprojekt av verksamhetsstöd med nästan alla funktioner inom en
fastighetsorganisation ställdes det höga krav på projektorganisationen då projektet är både komplext och tidskrävande med många detaljfrågor.
Organisationen är relativt ny och mycket utredningsarbete som gjordes i projektet har kommit till gagn i organisationen. De verksamhetsutvecklingar som gjordes inom projektet såsom utveckling av begrepp, strukturer och detaljering av processer bildar också en bra grund för det fortsatta arbetet. Ett tidskrävande men bra arbete var att införa den nya Aff-strukturen i systemet med direkt matchning med
driftavtalet avseende tillsyn och skötsel av objekten. Även valideringen av fastighets-, byggnads- och avtalsdata har varit till stor nytta för organisationen.
De eftersläpningar som varit i projektet har varit stora stundtals men de viktigaste delmålen att leverera ärendehantering, förebyggande underhåll och avisering på utsatt tid har kunnat infrias. Fastighetssystemet har också fungerat mycket bra efter de rättningar och anpassningar som gjorts och används flitigt av organisationen och dess intressenter.
I projektet har många arbetsmöten genomförts och från dessa har
minnesanteckningar tagits som sedan, längre fram i projektet kommit till nytta.
Dessa bildar också ett bra underlag för framtida anpassningar och förändringar.
Rekommendationer
För att säkerställa progress på konfigurationsarbetet av en standardprodukt eller integration bör korta demonstrationer av funktionerna i systemet planeras in vid varje projektgruppsmöte under max 40 minuter inkl. frågor. Projektdeltagarna ser då direkt om något släpar efter, har missförståtts och behöver korrigeras alternativt fungerar.
För kommande projekt är det viktigt att IT har ett större engagemang än man hade i detta projekt. Dels som specialist stötta projektet med snabbare svar på
frågeställningar men också vara en aktiv part som rådgivare inför beslut.
Det är alltid svårt att på kort tid implementera många funktioner, särskilt om det är nya arbetssätt för organisationen. Funktioner och frågeställningar inom planerat underhåll, energi och besiktning bör kanske ha tagits i ett separat projekt efter införandet.
5.1 Restaktiviteter
I projektet togs en sammanställning av restpunkter fram, se Restpunkter från projekt NFS. Restaktiviteter som kan vara intressanta för TFK att hantera som självständiga projekt efter införandeprojektet sammanfattas i denna tabell:
Aktivitet Beskrivning Åtgärdsförslag
Hantering av fastighets- och byggnadsinformation från LEB till besiktningssystemet REQS
Integrationen gör att fastighets- och byggnadsdata automatiskt överförs från LEB till REQS. Fördelarna är att informationen är den samma i båda systemen. Skapas en fastighet eller byggnad i L.E.B görs
motsvarande i REQS med samma data. Markeras en fastighet eller byggnad i L.E.B som såld eller riven arkiveras fastigheten eller
byggnaden i REQS.
Synkronisering av fastighets- och byggnadsdata görs från L.E.B till REQS. 1 gång per dag skickas en XML-fil från L.E.B via
integrationsplattformen TEIS till REQS med uppdaterad fastighets- och byggnadsinformation. Skapas en ny fastighets eller byggnad i L.E.B görs detsamma automatiskt i REQS.
Om fastighets eller byggnad flaggas som såld eller riven arkiveras informationen i REQS. Se vidare Ändrings- och tilläggsbegäran nr. 3 med tillhörande Bilaga 1 till systemintegration mellan L.E.B och REQS.
. Hantering av besiktningsstatus
från besiktningssystemet REQS till L.E.B
I projektets integrationsutredning diskuterades överföring av besiktningsdata från REQS till L.E.B. Tanken var att på objektsnivå se status för myndighetsbesiktningar såsom OVK, hiss, brand mm.
Om integration skall ske på objektsnivå bör protokoll för standardiserade objektdata användas såsom Fi2XML. REQS använder idag ej Fi2XML varför en integration av besiktningsdata skulle bli onödigt kostsam då man först måste anpassa REQS för Fi2XML. När REQS är anpassat för t.ex. Fi2XML bör en ny integrationsutredning utföras för att detaljera vilken information som skall kunna läsas över till L.E.B.
Återföring av kundreskontra från ekonomisystemet till L.E.B.
Återföring av betalningar från ekonomisystemet till L.E.B för korrekt redovisning i L.E.B kundreskontra. Informationen syns för handläggare, förvaltare och kunder (via kundinloggning). Detta ger möjlighet att övervaka
betalningar i ett enda system samt visa informationen i rapporter och portaler på ett enkelt sätt.
Överföringen sker via två filformat, ett för interna och ett för externa betalningar. Själva betalningen noteras vid skilda tillfällen för internt resp. externt och genererar därför helt olika flöden: Externa fordringar blir betalda vid inläsning av fil från bank.
Interna fordringar blir betalda vid attest av betalare.
Se vidare i Ändrings- och tilläggsbegäran nr. 4.
Aktivitet Beskrivning Åtgärdsförslag
Återföring av
leverantörsreskontra från ekonomisystemet till L.E.B.
I projektets integrationsutredning diskuterades återföring av leverantörsreskontra från ekonomisystemet till L.E.B för redovisning av kostnader på ärenden. På så vis kan varje objekt enklare redovisa sina egna kostnader och driftnetto.
Integrationsutredningen redovisar inga detaljer eller önskad
integration då resursbrist fanns hos Visma/Aditro den aktuella perioden.
En ny utredning behöver göras ifall önskemål om integration finns.
Koppling mellan SEOM och L.E.B.
Idag sker inmatning av förbrukningsdata manuellt. I projektet diskuterades en automatisk hantering av förbrukningsdata mellan kommunens leverantör, Sollentuna Energi och Miljö och fastighetssystemet.
En integrationsutredning behöver sättas upp där TFK, L.E.B och SEOM arbetar fram en gemensam lösning för hantering av
förbrukningsdata.
5.2 Referenser
Slutrapporten hänvisar till bl.a. följande dokument i projekt NFS:
• Projektplan NFS
• Tids- och aktivitetsplan NFS (se ver. 2.0, ver. 2.1 och ver. 2.2 i samma dokument)
• Minnesanteckningar projektgruppsmöte 1-21
• Minnesanteckningar styrgruppsmöte 1-10
• Ändrings- och tilläggsbegäran nr. 1-5
• Restpunkter från projekt NFS
