Sid 1 (18)
Överförmyndarnämnden
Underlag för budget 2019 med inriktning 2020 och 2021
Förslag till beslut
Förvaltningens förslag till underlag för budget 2019 med inriktning 2020 och 2021 för överförmyndarnämnden god- känns och överlämnas till kommunstyrelsen.
Håkan Andersson Förvaltningschef
Handläggare: Till
Yvonne Zellman Överförmyndarnämnden
Telefon: 508 29 723
Innehållsförteckning
1 Kommunfullmäktiges inriktningsmål... 3
1.1 Ett Stockholm som håller samman ...3
1.2 Ett klimatsmart Stockholm ...3
1.3 Ett ekonomiskt hållbart Stockholm ...3
1.4 Ett demokratiskt hållbart Stockholm ...4
2 Nämndens verksamhetsområde ... 4
3 Sammanfattande ekonomisk analys... 15
3.1 Drift ...15
3.2 Investeringar...16
3.3 Verksamhetsprojekt (Driftprojekt) ...16
4 Övriga redovisningar ... 16
5 Lokalförsörjningsplan ... 17
5.1 Inledning ...17
5.2 Beskriv behov/efterfrågan samt bedömning av andra bakomliggande faktorer som förändrar behovet av lokaler ...17
5.3 Kapacitetsbeskrivning ...18
5.4 Förändringar i lokalbeståndet ...18
5.5 Kostnadsutveckling ...18
5.6 Effektiviseringsmöjligheter ...18
5.7 Övrigt ...18
1 Kommunfullmäktiges inriktningsmål
Tack vare ett resurstillskott 2018 har arbetet med att åtgärda brister i verksamheten som byggts upp under flera år kunnat drivas vidare. Antalet anställda har ökat och lokalytan har utökats. Det finns trots det brister kvar som måste åtgärdas under perioden 2019-2021. Den viktigaste insatsen under perioden är dock att driva digitaliseringsarbetet vidare. Det ska ge bättre service, högre kvalitet i tillsynen och på sikt en bättre arbetsmiljö för personalen.
1.1 Ett Stockholm som håller samman
Några av de strategiska satsningar som behöver genomföras under de närmaste tre åren är att:
Korta ned handläggningstiderna.
Fortsätta att höja kvaliteten inom tillsynen och komma till rätta med brister, bland an- nat vad gäller klagomål, byten och förordnanden.
Utveckla rekryteringen av ställföreträdare och förbättra matchningen, inte minst vad gäller så kallade svåra ärenden, för att få rätt ställföreträdare till rätt huvudman.
Utöka och utveckla den utbildning och det stöd som erbjuds ställföreträdarna.
Utveckla samarbetet med domstolarna, socialtjänsten, hälso- och sjukvården (läkarna) och bankerna.
Ha beredskap för att möta en ökning eller minskning av antalet ensamkommande barn som har behov av god man.
Ha beredskap för att kunna hantera ett ökat antal avvikna ensamkommande barn.
Fullfölja digitaliseringsprocessen, nu inom ramen för stadens projekt Digitalisering av moderna system.
Minska sjukfrånvaron och personalomsättningen genom en rimligare arbetsbelastning och ett aktivt arbetsmiljöarbete. Detta kan ske genom utveckling av arbetsmetoder, ut- veckling av processer samt kompetenshöjning.
Fortsätta arbetet med ständiga förbättringar med hjälp av förbättringstavlor och ett leaninspirerat arbetssätt.
1.2 Ett klimatsmart Stockholm
Material och tjänster som köps in ska i så hög utsträckning som möjligt vara miljö- märkta eller miljöcertifierade.
Resor i tjänsten ska genomföras på miljömässigt bästa möjliga sätt och följa stadens riktlinjer.
Ett arbete pågår för att digitalisera nämndens verksamhet, där ett syfte är att minska förbrukningen av papper.
1.3 Ett ekonomiskt hållbart Stockholm
Antalet ställföreträdarskap på grund av hälsoskäl kommer att öka som en följd av att staden får fler invånare och ett större antal äldre. En jämförelse mellan landets kom- muner visar att 1-2 procent av befolkningen brukar ha behov av ställföreträdare.
Behovet av gode män för ensamkommande barn kommer troligen att minska de när- maste åren. Det beror dels på att befintliga ensamkommande barn fyller 18 år och dels på att antalet nya är färre än tidigare på grund av skärpt lagstiftning som gör det svå- rare för ensamkommande barn att komma hit.
Överförmyndarnämnden har under lång tid varit underfinansierad och byggde då in stora och allvarliga brister i verksamheten men är nu, tack vare ett stort resurstillskott, på väg att komma till rätta med dessa. Det är ett arbete som fortsätter 2019-2021.
Digitaliseringen kräver betydande resurser under införandet 2019-2021 men möjliggör därefter effektiviseringar, höjd kvalitet i tillsyn och service samt redskap att stärka styrning och uppföljning.
Ett lean-inspirerat arbete med ständiga förbättringar pågår och kommer att fortsätta.
1.4 Ett demokratiskt hållbart Stockholm
Överförmyndarverksamheten är en viktig del i stadens arbete för ett demokratiskt hållbart Stockholm.
Ställföreträdare ska den få som har behov av det. Det är viktigt att alla behandlas lika oavsett kön, ålder, ekonomiska resurser, sexuell läggning, könsidentitet, religion, kul- turell bakgrund eller vem man är. Nämndens arbetsmetoder och satsning på kunskap för anställda syftar bland annat till att säkerställa en rättssäker och lika behandling som utgår från alla människors lika värde.
Överförmyndarnämnden ska enligt gällande lagstiftning bland annat utse god man för ensamkommande barn och bevaka rätt för minderåriga som får försäkringsutbetalning, arv med mera eller som har en större förmögenhet. Information om barns rättigheter ska ges under den obligatoriska introduktionen för gode män. Nämndens tillsyn inne- bär att barns rättigheter också bevakas utifrån FN:s barnkonvention.
Ett arbete pågår med att integrera barnkonventionen i nämndens arbete. Det är till ex- empel viktigt att barn får yttra sig innan beslut fattas som rör dem samt hur deras åsik- ter tas emot och bedöms.
Förvaltningens anställda utbildas i de olika diskrimineringsgrunderna. Att bevaka hu- vudmännens mänskliga rättigheter är grunden för ställföreträdarskapet. Ett av de upp- drag som oftast ingår är att "bevaka rätt", som det står i lagen. Den utbildning och in- formation som nämnden ger ställföreträdarna ska understryka detta viktiga uppdrag.
Det är viktigt att samtliga ställföreträdare är medvetna om att huvudmän har rösträtt oavsett om man har god man eller förvaltare. Här har nämnden en uppgift att sprida denna kunskap till ställföreträdare.
2 Nämndens verksamhetsområde
Överförmyndarnämnden har två huvudsakliga uppdrag: att rekrytera gode män och förvaltare samt att utöva tillsyn över dessa. Huvudmannen kan exempelvis behöva hjälp med att sköta sin ekonomi och det är den gode mannens, ställföreträdarens, uppgift att hjälpa denne med det. Överförmyndarnämnden ska bevaka att huvudmannens tillgångar används till hens nytta och är placerade på ett tryggt sätt. Nämnden ser också till att föräldrar och förmyndare tar hand om sina barns tillgångar på ett säkert sätt. De främsta målgrupperna är äldre, personer
med fysisk eller psykisk funktionsnedsättning och ensamkommande flyktingbarn.
2.1 Arvoden
Nämndens kostnader för arvoden kan delas upp i tre kategorier:
1. Arvoden till ställföreträdare för huvudmän som inte är ensamkommande barn.
2. Arvoden till ställföreträdare för asylsökande ensamkommande barn.
3. Arvoden till ställföreträdare för ensamkommande barn som har fått uppehållstillstånd (PUT/SFV).
Arvoden till ställföreträdare för huvudmän som inte är ensamkommande barn Ställföreträdare har, enligt föräldrabalken, rätt till ett skäligt arvode. Ersättningen som ställfö- reträdarna har rätt till består av tre olika delar: arvode, bilersättning och kostnadsersättning.
Utöver dessa kostnader tillkommer arbetsgivaravgift. Ställföreträdarskapet är i grunden ett ideellt uppdrag, vilket leder till att en del väljer att inte söka ersättning även om de har rätt till det.
Betalningsansvaret för arvodeskostnaden ligger i första hand hos huvudmannen om denne har tillräckligt stor förmögenhet eller inkomst. Där huvudmannen inte kan betala övergår betal- ningsansvaret till staden.
Därmed är det fyra viktiga parametrar som avgör nämndens arvodeskostnader för huvudmän som inte är ensamkommande barn. Dessa är:
1. Mängden ärenden som genererar kostnader, det vill säga framför allt årsräkningar och sluträkningar.
2. Andel akter där ställföreträdaren tackar ja till arvode (ja-arvoden).
3. Andel akter som tillfaller nämndens betalningsansvar (kommunala arvoden).
4. Storleken på ersättningen som ställföreträdaren har rätt till att få bestående av arvode, bilersättning och kostnadsersättning.
Tabell 1: Andel av inlämnade redovisningar där ställföreträdare önskar någon form av ersättning eller inte.
Antalet ärenden som generar kostnader har ökat med 2 procent per år. Andelen akter där ställ- företrädaren tackar ja till arvode har minskat med en procentenhet.
Tabell 2: Fördelning av betalningsansvaret på huvudmannen respektive kommunen.
I första hand ska huvudmannen betala ställföreträdarens arvode och kostnadsersättning. Om huvudmannens ekonomiska resurser är alltför begränsade, under 2,65 prisbasbelopp, är kom- munen skyldig att betala arvodet och ersättningen. Utvecklingen de senaste två åren visar på att stadens andel av betalningsansvaret ökar.
För den fjärde parametern visar analysen att nya ställföreträdare oftare väljer att söka ersätt- ning och att de även söker högre ersättning för kringkostnader som reseersättning och ersätt- ning för extra insatser.
Analysen av dessa fyra parametrar som påverkar nämndens arvodeskostnader för huvudmän som inte är ensamkommande barn påvisar en trend där kostnaderna successivt kommer att öka under de kommande åren.
Arvoden till ställföreträdare för asylsökande ensamkommande barn
Ersättning för arvoden och kostnader till gode män för asylsökande ensamkommande barn har nämnden hittills kunnat återsöka hos Migrationsverket. Detta upphörde vid årsskiftet 2017/- 2018. Framöver kommer ett schablonbelopp om 52 000 kr per ensamkommande barn att be- talas ut till staden, via arbetsmarknadsnämnden, för stadens kostnader för ensamkommande barn, varav 15 procent av schablonbeloppet avser kostnader för god man.
Tabell 3: Fördelning av schablonersättning för asylsökande ensamkommande barn.
Schablonersättningen per asylsökande ensamkommande barn för arvodeskostnader till god man på 7 800 kr per år kan jämföras med motsvarande kostnad för nämnden som är 24 000 kr per år och barn. Detta motsvarar en kostnadstäckning på 33 procent per barn jämfört med kostnadstäckningen enligt det förra ersättningssystemet på 70-100 procent per barn. Dessutom gäller schablonersättningen endast nya mottagna barn och inte de befintliga inskrivna barnen.
Snittet av mottagna barn under 2017 var 12 nya barn per månad vilket på årsbasis motsvarar en intäkt på 1,1 mnkr som tillfaller staden. Jämför man detta med befintligt antal inskrivna barn i början på 2018, cirka 625 stycken genererar de en kostnad för överförmyndarnämnden på 15,0 mnkr. Det nya ersättningssystemet medför alltså en kraftig kostnadsökning för nämndens arvodeskostnader för asylsökande ensamkommande barn.
Inför 2019-2021 råder en osäkerhet kring hur stort inflödet av ensamkommande barn blir. En ökning kan bero på att antalet barn som avviker i hela landet ökar, fler ensamkommande barn från andra delar av landet som inte avvikit flyttar till Stockholm, nya kriser uppstår i omvärl- den med fler barn som flyr samt ändrade politiska direktiv. En minskning kan bero på att inga eller mycket få nya ensamkommande barn kommer till vare sig landet eller staden, befintliga barn skrivs upp i ålder, befintliga barn får inte uppehållstillstånd och utvisas eller befintliga barn fyller 18 år och behöver inte god man.
Trenden de senaste tre åren visar att mängden asylsökande ensamkommande barn minskar men ovanstående faktorer kan bryta den befintliga trenden. Även om trenden inte förändras
och mängden asylsökande ensamkommande barn fortsätter att minska kommer detta inte att kompensera den stora kostnadsökningen på grund av Migrationsverkets nya ersättningssy- stem. Däremot kommer kostnadsökningen att trappas av i takt med att mängden barn minskar.
Nämnden måste under de kommande åren ha beredskap för att möta en ökning eller en minsk- ning av antalet ensamkommande barn.
Arvoden till ställföreträdare för ensamkommande barn som har fått uppehållstillstånd
Nämnden har fullt betalningsansvar för arvodeskostnader till ställföreträdare för ensamkom- mande barn med uppehållstillstånd då ensamkommande barn nästan aldrig har den förmögen- het och de inkomster som krävs för att de ska kunna betala kostnaderna för sin ställföreträ- dare. Arvodet för ställföreträdare till ensamkommande barn som fått uppehållstillstånd har halverats under 2017 från cirka 2 000 kr per månad till cirka 1 000 kr per månad och kommer fortsätta på den nivån de kommande åren.
Antalet ensamkommande barn med uppehållstillstånd ökade kraftigt under 2016 men har se- dan dess minskat. Detta beror framför allt på att de ensamkommande barnen fyller 18 år eller flyttar från Stockholm. Samtidigt förflyttas ärenden från att ha varit asylsökande ensamkom- mande barn till att ha fått uppehållstillstånd beviljat. Överflyttningen är dock mindre än den mängd akter som avslutas, vilket innebär att totalt sett minskar mängden ensamkommande barn med uppehållstillstånd.
Ett ökat inflöde av ensamkommande barn skulle först påverka arvodeskostnaderna för asylsö- kande ensamkommande barn och därefter ensamkommande barn med uppehållstillstånd.
Nämnden gör därmed bedömningen att kostnaderna för arvodena till ställföreträdare för en- samkommande barn med uppehållstillstånd inte kommer att öka under de kommande åren.
Sammanfattningsvis har analysen ovan av omvärldsfaktorer samt trender i verksamheten på- visat att nämndens arvodeskostnader under de kommande åren kommer att ha en mindre sam- manslagen ökning. Nämnden har svårt att påverka kostnaderna för arvodena då verksamheten styrs av befintlig lagstiftning. Tidigare har nämnden mött ökade kostnader för arvoden med minskade personalkostnader, vilket lett till en underbemanning som bidragit till stora brister i verksamheten. En sådan personalminskning är därför inte aktuell för att kunna hålla en hög kvalitet i verksamheten, men nämnden avser att se över det eventuella minskade behovet vad avser arbetet med ensamkommande barn.
Återsökning av kostnader för arvoden för kvartal fyra år 2017
I och med de ändrade reglerna för återsökning av kostnader för god man som infördes 2017 har nämnden under 2017 återsökt i förväg för kostnader gällande kvartal fyra 2017. Oklar- heter råder dock kring vilka administrativa regler Migrationsverket kommer att godkänna kring återsökningen.
2018 korrigerar nämnden dessa återsökningar i de fall där arvodet blivit ett annat på grund av händelser i ärendet. Det kan till exempel handla om att barnet blivit åldersuppskrivet, fått up- pehållstillstånd eller flyttat till annan kommun.
Denna korrigering i samband med osäkerheten kring Migrationsverkets handläggningstider för återsökningar gällande kvartal fyra 2017, gör att nämnden idag inte kan göra en säker be- dömning av om ersättning kommer att betalas ut, i så fall hur mycket som kommer betalas ut
eller när utbetalning kan komma att ske. Osäkerheten är så stor att ingen uppbokning av fram- tida intäkter har gjorts.
I stora drag återsöktes kostnader för mellan 4-5 miljoner kronor. Om dessa medel betalas ut kan det ske 2018 eller 2019.
2.2 Nämnden
I november 2018 beräknas överförmyndarnämnden ansluta till stadens gemensamma ärende- hanteringssystem eDoc. Det innebär en digitalisering av nämndprocessen som på sikt bör leda till en effektivisering och minskade kostnader.
2.3 Övriga förvaltningen
Översyn av lagstiftning och organisation på nationell och kommunal nivå Riksrevisionsverket har i en rapport 2017 föreslagit en översyn av den lagstiftning som ligger till grund för överförmyndarverksamheten. I samma rapport föreslås en översyn av hur hela överförmyndarverksamheten är organiserad. Sveriges Kommuner och Landsting har tidigare i en skrivelse till regeringen begärt motsvarande översyner. Även landets största medlemsorga- nisation för överförmyndarverksamheter, FSÖ, har begärt en översyn. Slutligen har överför- myndarnämnden i Stockholm begärt en översyn. Det är därför högst sannolikt att en översyn av lagstiftningen och av hur landets överförmyndarverksamhet är organiserad kommer att ge- nomföras. En sådan översyn kommer förmodligen resultera i förändringar som genomförs un- der perioden 2019 till 2021.
I Stockholms stads budget för 2018 kan följande noteras:" En ändamålsenlig organisation av stadens verksamheter är en av förutsättningarna för att uppnå kommunfullmäktiges mål på ett effektivt sätt. Under 2018 ska kommunstyrelsen göra en organisationsöversyn av överförmyn- darnämnden med dessa utgångspunkter." Denna översyn kan komma att påverka nämndens framtida verksamhet vad avser exempelvis organisatorisk tillhörighet och placering.
Ny lagstiftning
2017 trädde lagen om framtidsfullmakter och reglerna om anhörigbehörighet i 17 kapitlet för- äldrabalken i kraft. De nya reglerna kan på cirka tio års sikt innebära att färre vuxna personer behöver en ställföreträdare. Det råder dock en osäkerhet om i vilken omfattning framtidsfull- makten och anhörigreglerna kommer att användas av allmänheten, hur de kommer att använ- das och när resultatet börjar påverka nämndens verksamhet.
Inom överförmyndarnas storstadsnätverk har det framkommit att de olika överförmyndarna inom nätverket tillämpar den nya lagstiftningen olika beroende på vilken kommun som hand- lägger ärendet. Stockholms överförmyndarnämnd kan som Sveriges största överförmyndar- nämnd påverka den handläggnings- och rättspraxis som utvecklas de kommande åren. Det finns ännu inga rättsavgöranden från högre instans vad gäller tillämpningen av framtidsfull- makt och anhörigregler. Detta är en utveckling som kan väntas de kommande åren och som förväntas påverka nämndens handläggning.
En ny förvaltningslag träder i kraft den 1 juli 2018. Detta kan påverka överförmyndarnämn- dens verksamhet på flera sätt. Större krav kommer exempelvis att ställas på motivering i
nämndens beslut som rör enskild. Kraven skärps också på snabbare återkoppling och beslut från det att ett ärende har initierats.
Ny rättspraxis
Ny rättspraxis utifrån tingsrätts- och hovrättsavgöranden och beslut i högsta domstolen har ökat kraven på överförmyndarnämnderna att rekrytera ställföreträdare för svårare uppdrag el- ler farliga huvudmän. Detta är en rättspraxis som ställer krav på att överförmyndarna ska ha uttömt alla rekryteringsmöjligheter. Det innebär att nämnden är ålagd att ägna mer tid och re- surser än tidigare åt att söka lämpliga ställföreträdare både inom kommunen och i andra delar av landet. Antalet ärenden där nämnden utan resultat försökt rekrytera en ställföreträdare och där tingsrätten kräver att nämnden detaljerat redovisar samtliga rekryteringsförsök som gjorts i ärendet ökar, vilket leder till att arbetstiden för att skriva yttranden till tingsrätterna ökar.
Antalet ärenden där nämnden begär att ett godmanskap eller förvaltarskap ska upphöra på grund av att det föreligger en hotbild mot ställföreträdaren ökar. En ökning sker även av ären- den där ställföreträdare förordnas trots att det föreligger en hotbild mot ställföreträdaren. An- ordnandet av sådana ställföreträdarskap görs av tingsrätterna med motiveringen att uppdraget kan upphöra om ställföreträdaren utsätts för hot eller våld.
Utredningsansvar gentemot tingsrätterna
Domstolarna har möjlighet att förelägga nämnden att inhämta utredning om behov av god- manskap och förvaltarskap. Nämnden har problem med att få in sådana utredningar, framför allt när det gäller läkarintyg, trots att det finns stöd i lag att begära in detta från läkare. Många gånger måste nämnden påminna och ändå kan försöken vara resultatlösa. Det förekommer också att nämnden har svårigheter att få in sociala utredningar och uppdaterade uppgifter från stadsdelsnämnderna, vilket krävs för att tingsrätterna ska kunna fatta beslut.
Eftersläpande kvalitetsbrister
De kvalitetsbrister som uppkommit genom åren, beroende på bristande resurser, är så omfat- tande att det förväntas ta flera år att komma till rätta med dessa. Tillskott av medel och ett nytt arbetssätt har gett nämnden större möjlighet att upptäcka kvalitetsbrister i handläggningen. I takt med att antalet handläggare blir fler och att de kompetensutvecklas förväntas också fler brister kunna upptäckas och uppmärksammas. Det är frågan om kvalitetsbrister som funnits under många år till följd av en underbemannad verksamhet och bristande kompetens. Det be- hövs bland annat en total genomgång både av nämndens 10 550 fysiska akter och av informa- tionen i diariesystemet Wärna för att kunna rätta till de fel och brister som finns där.
Mer komplexa uppdrag
Förmynderskapsärendena fortsätter att bli allt mer komplexa. Det är följden av internationa- lisering, ett digitalt samhälle som stänger ute fler hjälpbehövande och huvudmännens förmö- genhetsmassor som påverkas av samhällsekonomi och samhällsutveckling samt att fler vålds- benägna personer förväntas få hjälp av en god man eller förvaltare. Det ställer krav på fortsatt kompetensutveckling av både ställföreträdare och nämndens handläggare, samtidigt som det finns ett ökat behov av att arbeta med säkerhetsfrågor.
Samarbete med domstolarna
Nämnden har ett stort behov av att samarbeta med domstolarna för att alla huvudmän ska be- handlas lika inom Stockholms stad. Olika förfaranden hos olika domstolar leder idag till att huvudmän inte behandlas lika och ärenden handläggs olika beroende på vilka krav den speci- fika domstolen ställer på nämnden. Nämnden upplever att kompetensen och synen på hur ett ärende ska utredas skiljer sig åt mellan de tre domstolar som nämnden arbetar mest med, tingsrätterna i Södertörn, Solna och Stockholm.
Nämnden har fortfarande svårigheter att hinna påbörja handläggningen av ett ärende i tillräck- lig tid för att hålla sig inom föreläggandetiden. Detta kan bli särskilt problematiskt mot beak- tande av de skärpta kraven i förvaltningslagen. Många gånger är inte heller den tidsfrist som domstolarna sätter tillräcklig och följer inte heller den tid som rekommenderas i domstolarnas handläggningsbok. Det finns också en stor skillnad mellan hur Stockholms tingsrätt, Söder- törns tingsrätt och Solna tingsrätt använder sig av möjligheten att förelägga nämnden att in- hämta utredning. Det finns också tendenser hos vissa domstolar att förelägga nämnden att in- hämta uppgifter som det inte finns stöd i lag för, vilket orsakar nämnden merarbete. Det finns därför ett fortsatt behov av att utveckla samverkansformerna mellan överförmyndarnämnden och de olika domstolarna för en likformig och rättssäker handläggning av ärenden.
Nämnden avser att under 2018-2021 bygga upp ett tätare samarbete med alla tre domstolarna där domstolarnas handläggare får besöka nämndens förvaltning för att få insyn i vad tillsyns- rollen innebär. Ofta saknar domstolshandläggare förståelse för vilken verkan ett godmanskap eller förvaltarskap får för huvudmannen. Med en förståelse för betydelsen av ett ställföreträ- darskap skulle samarbetet mellan nämnden och domstolarna bli bättre. Initialt är det dock vik- tigast att tingsrätterna arbetar på ett enhetligt sätt.
Ensamkommande barn
Omkring 150 nya barn anvisades till staden 2017. Överförmyndarnämnden måste ha en bered- skap för att möta såväl en ökning som en minskning av antalet ensamkommande barn. En ök- ning kan bero på att antalet barn som avviker i hela landet ökar och den begärda förändringen av lagstiftningen dröjer, fler ensamkommande barn från andra delar av landet som inte avvikit flyttar till Stockholm, nya kriser uppstår i omvärlden och fler barn som flyr, ändrade politiska direktiv. En minskning kan bero på att inga nya ensamkommande barn kommer till vare sig landet eller staden, befintliga barn skrivs upp i ålder, befintliga barn får inte uppehållstillstånd och utvisas eller befintliga barn fyller 18 år och behöver inte god man.
Antalet ensamkommande barn minskar och antalet som får tillstånd ökar vilket gör att beho- ven kommer att ändras under 2018, om denna prognos kvarstår. Nämnden behöver nu utreda och ta ställning till hur resurserna och medarbetarna ska fördelas till och med 2021. Arbets- uppgifter kan komma att omfördelas mellan handläggarna i takt med att de ensamkommande barnen minskar i antal. Våren 2018 hanterar nämnden totalt 1 300 ärenden som rör ensam- kommande barn.
Avvikna ensamkommande barn, en ökad kostnad för staden
Överförmyndarnämnden i Stockholms stad är enligt föräldrabalken överförmyndare för ären- den om godmanskap för ensamkommande barn, om barnet inte är folkbokfört eller vistas i nå- gon kommun. Detta innebär enligt länsstyrelsernas bedömning att om ett ensamkommande barn avvikit från någon av landets 290 kommuner, och det är okänt var barnet vistas, ska den
kommunen överlämna ärendet till överförmyndarnämnden i Stockholm. Bedömningen bygger på 6 § förmynderskapsförordningen (1995:379) samt 16 kapitlet 2 § föräldrabalken; ”Om det inte finns någon behörig förmyndare enligt första och andra styckena, utövas tillsynen av överförmyndaren för Stockholms kommun” (Lag 2006:557).
Det kom cirka 37 000 ensamkommande barn till Sverige under 2015-2016. Exakt statistik är svår att få fram men enligt Migrationsverket kan cirka 4 procent av dessa ha avvikit.
Under 2017 kunde nämnden se en ökning av ärenden som skickades till staden. Dessa ärenden kommer i ”dåligt skick”. Det innebär att det ofta krävs en stor administrativ insats och efter- forskning av korrekta uppgifter för att konstatera att barnet faktiskt är avviket då kommunerna skickar akter vid olika tidpunkter efter avvikandet. Flera akter har fått skickas tillbaka till ur- sprungskommunen då barnet återvänt innan ärendet skrivits in hos Stockholms överförmyn- darnämnd. I dagsläget väljer ett 40-tal av landets kommuner att skicka ärenden till Stockholm där barnet avvikit, och antalet ökar. Ungefärliga beräkningar visar på att det rör sig om fler än hundra avvikna barn. Den stora kostnaden för staden ligger i att i varje ärende administrera inflyttning samt utredning av om barnet är avviket. Om ännu fler kommuner väljer att skicka akter under åren 2018-2021 kommer situationen inte vara hanterbar med befintlig personal.
Nämnden har redan i dagsläget svårt att hinna med hanteringen av inflyttade ärenden. Staden har framfört önskemål om att lagstiftningen ska ändras i denna del. Det är dock oklart om, och i så fall när detta kan komma att ske.
Ändrad hantering vid åldersuppskrivning
Enligt tidigare rättsligt ställningstagande av Migrationsverket (SR 35/2015) är beslutet om ändring av en asylsökandes registrerade födelsetid inte bindande för andra myndigheter. Be- slutet saknar således betydelse för frågan om när godmanskapet upphör. Nämnden har och kommer fortsättningsvis ha att hantera dessa ärenden. Nämnden gör själv en bedömning av ålder. Denna görs utifrån aktuell information i ärendet och i de allra flesta fall bedöms perso- nen som myndig även av nämnden, vilket innebär att godmanskapet då avslutas. I ett ärende under 2017 framkom att domstolen skrivit ner personens ålder till minderårig igen, vilket gjorde att överförmyndarnämnden åter förordnade en god man till barnet. Nämnden har hante- rat och kommer under 2018 att hantera en stor mängd ärenden där personen bedömts vara myndig. Detta leder till att antalet barn troligen minskar på sikt då en åldersbedömning görs i mycket tidigare stadium för de som söker asyl idag.
Inströmningen av nya ensamkommande barn minskar men flytt av barn mellan kom- muner fortsätter
Det är svårt att förutse hur många ensamkommande barn från övriga delar av landet som kom- mer att flytta till Stockholm under 2018-2021. Enligt stadsdelsnämnderna bedöms inflyttnin- gen av barn fortsätta under åtminstone kommande år. Det finns anledning att tro att många ensamkommande barn från andra delar av landet vill flytta till Stockholm under de närmaste åren. Frågan är om detta kommer att ske före eller efter att de fyllt 18 år. De som är över 18 år ska inte ha god man.
Internationell rätt
Svenska medborgare står under svenska lagar oavsett var i världen de befinner sig. Denna nationalitetsprincip gäller även för utländska medborgare bosatta i Sverige. Undantag gäller vid nordiska förhållanden och nordiska medborgare.
Stockholms överförmyndarnämnd är enligt föräldrabalkens bestämmelser i 16 kap 2 § reserv- forum för utlandssvenskar. Det innebär också att Stockholms överförmyndarnämnd blir speci- alforum som deltar i lagstiftningsarbete som rör den internationella förmynderskapsrätten. Det finns därför ett behov för Stockholms överförmyndarnämnd, som Sveriges största överför- myndarnämnd och enda internationella överförmyndare, att arbeta med internationell om- världsbevakning på ett helt annat sätt än andra överförmyndare.
När utlandsbosatta svenskar av hälsoskäl behöver hjälp att förvalta sin egendom, men också i kontakter med myndigheter, aktualiseras behovet av att få en god man eller förvaltare i Sve- rige. Det kan exempelvis handla om att föra över tillgångar till Sverige eller avyttra tillgångar utomlands.
Ställföreträdarnas hantering av huvudmännens tillgångar och överförmyndarens tillsyn blir allt mer komplex när det finns tillgångar och avtal av internationell karaktär. Det ställer högre krav på ställföreträdarna och på nämnden, både vad gäller kompetens och kommunikation.
Det finns en stor kunskapsbrist bland Sveriges kommuner om innebörden av 16 kap 2 § för- äldrabalken. Det innebär att det finns en stor andel utlandsärenden som inte har överlämnats till Stockholms överförmyndarnämnd från andra kommuner, men också att andra kommuner felaktigt översänder sina egna ärenden till Stockholms överförmyndarnämnd. Det innebär ett antal felaktiga ärenden för nämnden att hantera.
Det kan ifrågasättas om Stockholms stad i längden ska ta ett riksansvar för svenskar från hela landet som är bosatta utomlands. Idag är det Stockholms stads invånare som står för de kost- nader och det arbete som krävs gör att ge utlandssvenskar stöd när det gäller ställföreträdar- skap. Tidigare har detta handlat om enstaka personer men antalet kan förväntas öka betydligt under 2019-2021 på grund av internationaliseringen och att dagens utlandssvenskar blir äldre och hjälpbehovet ökar.
Arkiv och registratur
Akt- och arkivutrymmet är idag fullt utnyttjat. Här ryms just nu samtliga pågående ärenden, cirka 10 550 akter. För att säkerställa att utrymmet används på ett effektivt sätt behöver arki- verade akter levereras löpande till stadsarkivet. Detta ställer krav på löpande gallring men också ordning och reda i akterna. Inför den stundande digitaliseringen behöver varje akt gås igenom med syfte att skapa ordning bland de handlingar som finns i akten. Det är ett gediget arbete som förväntas ta lång tid att genomföra och för att klara av detta arbete behöver extra resurser tillföras.
I slutet av 2018 planerar nämnden att gå över till det digitala ärendehanteringssystemet eDok i enlighet med stadens klusteruppdelning. EDok kommer att hantera allmänna ärenden samt nämndhanteringen digitalt, något som utgör endast en procent av nämndens samtliga ärenden.
Syftet med det digitala systemet är en effektivare hantering, men för att den nödvändiga mi- greringen ska kunna genomföras måste resurser avsättas, då insatsen kan komma att bli tids-
krävande. Hanteringsanvisningar har uppdaterats för att passa in i det nya systemet. Kost- naden för implementeringen av eDok kommer att delas upp mellan nämnden och staden, bland annat behöver hjälpmedel köpas in för nämndens hantering av nämndärenden framöver, men det är även angeläget med en utbildningssatsning av både förvaltning och nämnd.
Kontaktcenter
I januari 2018 var antalet ärenden till Kontaktcenter i form av telefonsamtal och e-post 3 447.
Antalet ärenden som kommer in till Kontaktcenter har legat på en någorlunda jämn nivå det senaste året. Antalet ärenden kan svänga över tid beroende på hur granskningstakten är eller om nämnden fattar beslut som kan påverka ställföreträdarna, till exempel om ett arvode änd- ras för en större grupp. Mellan 3 000-4 000 ärenden per månad förväntas dock hanteras av Kontaktcenter under 2019-2021.
Rekryteringsarbetet hos nämnden är fortsatt intensivt och nya ställföreträdare har många frå- gor, något som kan påverka inflödet av samtal. Utbildning av ställföreträdare kan dock
minska antalet frågor. Sedan årsskiftet har handläggarna telefontid dagligen, vilket innebär att samtal som Kontaktcenter inte kan lösa kan kopplas till ansvarig handläggare. Detta för att öka handläggarnas tillgänglighet.
Digitalisering under perioden 2019-2021
Kommunfullmäktige har den 27 november 2017 beslutat att digitaliseringsprojektet tas över av kommunstyrelsens projekt Modernisering av sociala system. Vägvalet av systemlösning, organisation och projektets tillhörighet kommer att klargöras i början av 2018. Målet är att upphandling och anskaffning av en systemlösning ska påbörjas under våren 2018 och att själva genomförandet sedan kan starta. Hur det arbetet ska göras kommer att planeras i detalj i början av 2018. En stor utmaning är att göra delar av de analoga akterna digitala samt att mi- grera det befintliga systemstödet till ett nytt system. Det är ett arbete som är väldigt resurskrä- vande på grund av hur akterna och systemet hanterats över tid. Förhoppningen är att en första version av den nya systemlösningen ska vara i drift i januari 2020.
I förstudien konstaterades även att nämnden har ett arbete att göra inom den ordinarie verk- samheten för att en digitalisering ska vara möjlig. Förutom att det är ett stort lyft att gå från det befintliga Nuläget till det önskade Nyläget har man en stor teknisk och administrativ skuld att arbeta sig igenom. Det saknas även ett strukturerat arbetssätt för informationshanteringen och systemförvaltningen av de befintliga it-stöden. En förutsättning för en digitalisering är även förankrade och gemensamma arbetssätt och rutiner. Dessa frågor är av oerhört stor vikt att nämnden tar sig igenom för att digitaliseringen av verksamheten ska vara möjlig.
Alla dessa förändringar innebär påfrestningar och förändrade arbetssätt för medarbetarna. För att digitaliseringsarbetet ska kunna fortlöpa och bli framgångsrikt behövs ett nära samarbete mellan projekt och förvaltning och en förändringsledning som kan hålla samman dessa delar samt prioritera och driva utvecklingen framåt.
Det är högst sannolikt att nämnden under 2019-2021 kommer att behöva en förstärkning av resurser antingen från digitaliseringsprojektet eller via ordinarie budget för att kunna möta de krav som ett fortsatt digitaliseringsarbete kräver. Det beror till stor del på hur snabbt stadens översyn och digitalisering av sociala system framskrider.
Kompetensförsörjning
Under 2016 och 2017 har ett stort antal rekryteringar genomförts, framför allt av handläggare.
Kompetensbaserad rekrytering har tillämpats. Av nämndens anställda har 84 procent en hög- skoleutbildning och hög kapacitet under rätt förutsättningar. Utmaningen nämnden står inför 2019-2021 är att behålla den personal som rekryterats men också att få alla medarbetare att utvecklas i sina roller så att nämnden klarar sitt uppdrag och verksamhetens mål.
Personalstrukturen har förändrats under senare år och många nyanställda har kommit till. An- delen anställda som påbörjat sin anställning 2016 eller senare är 73 procent,.10 procent av medarbetarna är över 60 år. Könsfördelningen är 25 procent män och 75 procent kvinnor.
Ambitionen är att utjämna könsfördelningen bland de anställda, men nämnden måste i sitt re- kryteringsförfarande i första hand utgå från kompetens.
Nämnden kommer att sträva efter en jämnare könsfördelning i framtida rekryteringar, men även etnicitet och ålder kommer att vara faktorer att belysa i det framtida rekryteringsarbetet.
Arbetsgruppen har till stor del föryngrats under de senaste åren och det finns i dag en stor del småbarnsföräldrar, något som påverkar frånvaron i form av föräldraledighet och vård av barn.
Det är viktigt att arbetet går att kombinera med ett aktivt föräldraskap varför nämnden vill ge goda förutsättningar för detta.
För nyanställda är det viktigt att en god introduktion på arbetsplatsen finns, både när det gäller arbetsuppgifterna men också arbetsplatsen. Då arbetsbelastningen är fortsatt hög inom alla en- heter kan detta bli en utmaning.
När nämnden söker efter personal finns ofta många kvalificerade och duktiga sökande för varje tjänst, varför det inte ses som något problem att tillsätta de utlysta tjänsterna. Målet är dock att minska personalomsättningen för att på så sätt få en stabilitet i både organisation och arbetsgrupp. Här spelar arbetsbelastningen och den psykosociala arbetsmiljön stor roll och ett aktivt arbete med detta krävs även fortsättningsvis.
Kompetensutvecklingen sker till stor del internt och genom den så kallade torsdagsskolan.
Både befintlig och ny personal med nyckelkompetens har delat med sig av sin kunskap till kollegor. Målet är en lärande organisation med en ständigt pågående kompetensutveckling.
Utöver torsdagsskolan har många av de anställda gått på externa utbildningar, något som varit väldigt uppskattat. För att kunna vara en nämnd i framkant krävs det en fortsatt satsning på kompetensutveckling och kompetensförsörjning.
Hög arbetsbelastning
Även om antalet anställda har utökats så uppfattar personalen att arbetsbelastningen är hög.
Förändringstakten kan vara bidragande men också att många nyanställda ännu inte är uppe i full produktion. En hög arbetsbelastning kan leda till en högre sjukfrånvaro, men också en högre personalomsättning bland den personal som upplever trycket som för högt.
Sjukfrånvaro
Sjukfrånvaron har minskat något och var för 2017 5,9 procent. Ett aktivt arbete bedrivs för att förebygga sjukskrivning och företagshälsovården kopplas in redan i ett tidigt skede. De ar- betsrelaterade sjukskrivningarna bedöms därför kunna bli något kortare än tidigare och ansva- rig chef har i uppdrag att arbeta aktivt med rehabilitering för de anställda som varit sjuk- skrivna.
Den fysiska arbetsmiljön är just nu under förändring då nämnden kunnat utöka förvaltningens lokaler. Detta ska förbättra inomhusklimatet och på så sätt också skapa en bättre psykosocial arbetsmiljö. Förvaringsmöjligheterna är fortfarande bristfälliga, akt- och arkivrummet är ur ett arbetsmiljöperspektiv inte utformat på ett arbetsvänligt sätt då lyft och böjningar ur felaktiga vinklar sker dagligen, något som också förorsakat ryggproblem.
Ledarskap
Sedan 1 januari 2017 är förvaltningen indelad i enheter där varje enhet har en ansvarig enhets- chef. Dessa leder och fördelar arbetet i respektive grupp och har personal- och budgetansvar.
Enhetschefer, nämndsekreterare, förvaltningschef och HR-ansvarig ingår i ledningsgruppen vilken genomgick en ledarskapsutvecklingskurs under 2017. HR-ansvarig går under 2018 sta- dens satsning för HR-ansvariga.
Jämställdhet
Ett arbete bedrivs för att säkerställa att alla huvudmän får den hjälp de är berättigade till av ställföreträdare. Det är behovet av stöd som ska avgöra vilken hjälp man får inte kön, sexuell läggning, födelseland eller någon annan i sammanhanget ovidkommande faktor. Det arbetet kommer att fortsätta.
3 Sammanfattande ekonomisk analys 3.1 Drift
Nämndens kostnader består i första hand av arvoden, i andra hand av personalkostnader, i tredje hand av kostnader för Kontaktcenter och i fjärde hand av löpande administrativa kost- nader. Kostnaderna ska täckas av den budget som fullmäktige tilldelar. Därtill har nämnden möjlighet att söka medel från centrala medelsreserven för ökade arvodeskostnader. Utöver detta får nämnden en kostnadstäckning för digitaliseringsprojektet.
Övriga kostnadsökningar på grund av pris- och löneökningar liksom ökade kostnader för Kontaktcenter måste mötas med minskade kostnader. Kostnaderna för Kontaktcenter, verk- samhetssystem och posthantering påverkas av hur snabbt digitaliseringen kan genomföras.
Nämnden gör bedömningen att arvodeskostnaderna kommer att öka under 2018 jämfört med tidigare år men kommer sedan att trappas ner i takt med att mängden ensamkommande barn minskar. Det är svårt att påverka kostnaderna för arvodena då verksamheten styrs av befintlig lagstiftning.
Tabell 4: Budget och prognos för perioden 2017-2021
Prognosen för arvoden i tabellen ovan grundar sig på en liten kostnadsökning på arvoden för huvudmän som inte är ensamkommande barn samt en kostnadsminskning på arvoden gällande ensamkommande barn inom de kommande tre åren. Budgeten för 2018-2021 är baserad på kommunfullmäktiges ursprungliga fördelning. Nämnden har möjlighet att vid tertialrapport 2 begära extra medel från den centrala medelsreserven. Därutöver hamnar schablonersättningen för asylsökande ensamkommande barn hos arbetsmarknadsnämnden och inte direkt hos nämnden som tidigare år. I avsnitt 2.1 Arvoden finns en mer detaljerad analys av trenderna och osäkerhetsfaktorerna som ligger till grund för prognosen av arvodeskostnaderna.
Blankettset med överförmyndarnämndens underlag för budget 2019 med inriktning 2020 och 2021 bifogas.
3.2 Investeringar
Inga betydande investeringar förutses under perioden. Nämnden har under 2018 ett större in- vesteringsbehov på cirka 0,5 mnkr på grund av verksamhetsanpassning och utökning av be- fintliga lokaler. De kommande åren kommer nämnden ha ett investeringsbehov om cirka 0,2 mnkr per år för mindre verksamhetsanpassningar.
3.3 Verksamhetsprojekt (Driftprojekt)
Överförmyndarnämnden ingår i stadens digitaliseringsprojekt Modernisering av sociala sy- stem.
4 Övriga redovisningar
Barnkonventionen och barnets rätt att bli lyssnad på
Barn över 16 år ges tillfälle att yttra sig och barnets behov tas tillvara i bedömningen inom flera områden. Utmaningen är att utbilda all personal samt synliggöra metoderna och ana- lyserna i den dagliga dokumentationen, i beslut samt i övriga rapporter och skrivelser. Det handlar om att på ett naturligt sätt få arbetet med barnkonventionen som en integrerad del i arbetet. Nämnden har påbörjat utbildningen samt identifieringen av vilka beslutsprocesser som berörs. I vissa beslut görs enklare barnkonsekvensanalyser där barnet bästa tas i beak- tande inför beslut samt dokumenteras.
Överförmyndarnämnden fattar flera beslut som rör barn direkt men även indirekt genom be- slut som rör deras vårdnadshavare. Nämnden behöver genomlysa och synliggöra hur barn idag får yttra sig innan beslut samt hur deras åsikter tas emot och bedöms.
Det behövs en kontinuerlig uppföljning av hur handläggningen inom nämnden följer barnkon- ventionen. Detta kan i framtiden göras till exempel i gemensamma ärendedragningar med en intern kvalitetskontroll. En årlig utvärdering i verksamhetsberättelsen kan visa på i vilken ut- sträckning barns egna åsikter tas tillvara och bedöms i beslut samt vilka effekter beslutet verk- ligen fick och hur väl detta stämde med de antaganden som barnkonsekvensanalysen byggde på.
5 Lokalförsörjningsplan 5.1 Inledning
Förvaltningen sitter samlat i lokaler som är belägna på Vällingbyplan 2 i Vällingby centrum, nära till tunnelbana, bussar och hela Vällingby centrums utbud av butiker med mera. Hyres- värd är Svenska Bostäder AB. Hyreskontraktet sträcker sig till 1 september 2020. Reception delas med Svenska Bostäder.
Nämnden lånar några gånger varje månad lokaler av stadsledningskontoret på Hantverkarga- tan 3 D för utbildning av ställföreträdare. Nämnden hyr dessutom hörsalen i tekniska nämnd- huset för utbildningar. Det är viktigt att nämnden har möjlighet att låna och hyra utbildnings- lokaler som ligger centralt i staden då det bidrar till att fler ställföreträdare kommer på utbild- ningarna. Det är dock en nackdel för personalen som utbildar att utbildningarna inte kan hål- las i anslutning till förvaltningens lokaler.
5.2 Beskriv behov/efterfrågan samt bedömning av andra
bakomliggande faktorer som förändrar behovet av lokaler
Lokalerna består av 21 kontorsrum, 2 mötesrum, fikarum, omklädningsrum, arkiv, dusch och sex toaletter. Kontorsarean är på 828 kvm. Även ett cykelrum hyrs.
Nämndens framtida lokalbehov påverkas dels av hur snabbt digitaliseringsarbetet framskrider och dels av hur många huvudmän nämnden har att idka tillsyn över och dels av hur många hu- vudmän som har ställföreträdare och hur många ställföreträdare nämnden har att idka tillsyn över. Ett nytt verksamhetssystem ska byggas och e-tjänster ska utvecklas från grunden. En- dast en förstudie har genomförts. Under de närmaste tre åren väntas digitaliseringsarbetet in- nebära ett merarbete. Därefter förväntas en effektivisering. Antalet huvudmän som har ställfö- reträdare på grund av hälsoskäl förväntas öka i samma takt som stadens invånarantal ökar.
Antalet ensamkommande barn som har god man förväntas minska under 2018 men beredskap måste finna för både ökningar och minskningar som beror på förändringar i omvärlden.
Nämnden gör sammantaget bedömningen att lokalbehovet kommer att vara oförändrat under 2019-2021.
Behovet av lokaler för utbildning av ställföreträdare förväntas öka då det finns en ambition att höja kompetensen och erbjuda bättre stöd. Det är ett behov som inte kan tillgodoses i befint- liga lokaler utan måste ske genom lån och hyra av lokaler externt. Utbildningslokalerna bör
vara centralt belägna för att underlätta deltagandet för ställföreträdarna som bor i samtliga stadsdelar.
5.3 Kapacitetsbeskrivning
Ytan per medarbetare är 13,80 kvm. Då räknas heltidsanställda, deltidsanställda, visstidsan- ställda, konsulter och praktikanter in den 1 mars 2018, cirka 60 personer. All yta är då inräk- nad, det vill säga kontorsrum, mötesrum, arkiv m.m.
Nämndens yta för akter och arkiv är idag otillräckligt. Här förvaras i första hand handlingar till pågående ärenden och i mindre utsträckning även avslutande handlingar i väntan på gall- ring och leverans till stadsarkivet. Handläggarna måste hämta och lämna handlingar i arkivet dagligen. Bristen på yta ger en dålig arbetsmiljö. Handlingar måste förvaras för högt, för lågt och för trångt. En del handlingar förvaras i aktskåp utanför arkivet. Under 2019-2021 kommer ett digitaliseringsarbete att genomföras. Det finns ett behov av att gå igenom samtliga 10 550 pappersakter för att iordningställa inför en digitalisering, gallra och vid behov skanna.
5.4 Förändringar i lokalbeståndet
Inga förändringar av lokalanvändandet är planerat.
5.5 Kostnadsutveckling
Den totala hyran för lokalerna uppgår 2018 till 1 540 tkr per år. Hyreskostnaden är 25,7 tkr per medarbetare och år. Indexuppräkning av hyran sker.
5.6 Effektiviseringsmöjligheter
Lokalerna har precis utökats med 245 m2 den 1 januari 2018 för att rymma en utökning av an- talet anställda. Befintliga lokaler nyttjas fullt ut. Inga sitter i egna rum. En övergång till ett di- gitalt arbetssätt minskar på sikt behovet av arkivlokal och frigör personella resurser som kan användas till att utveckla tillsynen och förbättra stödet till ställföreträdarna.
5.7 Övrigt
Nämnden skulle kunna samlokaliseras med annan nämnd. Det är då viktigt att överförmyndar- nämndens lokaldel fysiskt separeras från övriga nämnders lokaler. Att dela kontorsyta med en annan nämnd innebär en hög risk för att sekretessen bryts och att känsliga personuppgifter ris- kerar att spridas på ett otillåtet och okontrollerbart sätt. En flytt av nämnden till nya lokaler i en annan stadsdel skulle ta tid och resurser i anspråk som bättre behövs för att komma till rätta med obalanser i handläggningen och fortsatt digitaliseringsarbete. En flytt riskerar dessutom att öka personalomsättningen.
________
Bilaga
SLK blankettset
