Justerandes sign Utdragsbestyrkande
KS § 306 Dnr KS/2020:607-003
Revidering av valnämndens reglemente
Beslut
Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att
1. revidera valnämndens reglemente så att bestämmelser som rör
sammanträdesordningen ersätts med en hänvisning till ett nytt allmänt nämndreglemente, under förutsättning att kommunfullmäktige beslutat om ett sådant, på förslag från kommunstyrelsen.
Beslutsgång
Ordföranden finner att det bara finns ett förslag till beslut och att detta blir kommunstyrelsens beslut.
Beskrivning av ärendet
Under kommunfullmäktige i Strängnäs kommun sorterar åtta nämnder.
Kommunstyrelsen, krisledningsnämnden, valnämnden, socialnämnden, barn- och utbildningsnämnden, miljö- och samhällsbyggnadsnämnden, teknik- och fritidsnämnden samt kulturnämnden.
De sex sistnämnda nämnderna tillämpar samma regler för sin
sammanträdesordning. Som ett led i arbetet med att förenkla frågor kring Strängnäs kommuns arbete med styrande dokument lämnas detta förslag.
Förslaget innebär att frågor som regleras på samma sätt för ett antal nämnder ska finnas i ett allmänt nämndreglemente, som de andra reglementena hänvisar till. I det fall de olika facknämnderna behöver särregler på grund av sitt speciella verksamhetsområde kommer det fortsatt kunna regleras i respektive nämnds reglemente. Ordningen överensstämmer med vad flera andra kommuner tillämpar.
Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden, socialnämnden, teknik och
fritidsnämnden, barn- och utbildningsnämnden och kulturnämnden har mot denna bakgrund beslutat att föreslå kommunstyrelsen att anta ett nytt allmänt nämndreglemente för Strängnäs kommun.
Reglemente för valnämnden i Strängnäs kommun, beslutad av
kommunfullmäktige 2016-11-28 § 236, föreslås därför revideras, under
förutsättning att kommunfullmäktige beslutar om nytt allmänt nämndreglemente för Strängnäs kommun.
Förslaget till allmänt nämndreglemente överensstämmer med vad som idag stipuleras om sammanträdesordningen, med några förslag till ändringar.
Den regel som gäller vid distansnärvaro för ledamöter har setts över. Det föreslås att distansdeltagande för ledamöter och ersättare regleras. Följdändringar och andra mindre ändringar föreslås i de regler som gäller närvarorätt och avbruten
Justerandes sign Utdragsbestyrkande
tjänstgöring. Ordningen för paragraferna har setts mot bakgrund av översynen av bestämmelser om distansdeltagande och distansnärvaro.
Därutöver byter alla paragrafer numrering redan eftersom de bryts ut ur valnämndens reglemente. I den mån det hänvisas till paragrafnummer nedan avser det den föreslagna numreringen. Paragrafer som ändrat utformning har gulmarkerats i förslaget. Ny text är införd med rött och borttagen text är överstruken.
Ekonomiska konsekvenser för kommunen
Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser för kommunen.
Övriga konsekvenser
Beslutet medför inga övriga konsekvenser.
Uppföljning
Beslutade reglementen ska följas upp årligen.
Beslutsunderlag
Delegationsbeslut VN/2020:4-003, 2020-10-29
Reglemente för valnämnden i Strängnäs kommun, beslutad av kommunfullmäktige 2016-11-28 § 236, med förslag till ändringar.
Beslutet skickas till Kommunfullmäktige VN
Beslutad när: 2016-11-28 § 236
Beslutad av Kommunfullmäktige
Diarienummer: KS/2016:380-003
Ersätter: Reglemente för Valnämnden i Strängnäs kommun beslutad av kommunfullmäktige 2011-03-28 § 107 (reviderad av kommunfullmäktige 2014-12-15 § 163)
Gäller för: Valnämnden
Gäller fr o m: 2017-01-01
Gäller t o m: Tillsvidare
Dokumentansvarig: Stabsavdelningen
Uppföljning: Vid behov
Reglemente för Valnämnden i Strängnäs kommun
Nämndens verksamhetsområde
§ 1
Valnämnden är kommunens organ för valtekniska frågor och ansvarar för att allmänna val till riksdagen, landstings- och kommunfullmäktige, val till Europaparlamentet och folkomröstningar genomförs.
Nämnden ska fullgöra de uppgifter som framgår av vallagen (allmänna val), folkomröstningslagen (allmänna folkomröstningar) och 5 kap. 34 §
kommunallagen (lokala folkomröstningar och liknande).
Behörighet
§ 2
Valnämnden är behörig att
- själv eller genom ombud föra kommunens talan i alla mål och ärenden inom sitt verksamhetsområde
- i sådana mål och ärenden, där det ankommer på nämnden att föra kommunens talan, på kommunens vägnar träffa överenskommelse om betalning av fordran, anta ackord, ingå förlikning och sluta avtal - fastställa taxor inom verksamhetsområdet som avser service till
allmänheten av frivillig karaktär
Övriga skyldigheter
§ 3
Valnämnden ska
- vara personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som nämnden behandlar i sin verksamhet
- informera allmänheten om sin verksamhet
- fortlöpande se över och vid behov reformera sitt regelverk - aktivt arbeta med att effektivisera sin verksamhet
- verka för att former för reellt invånarinflytande utvecklas - underhålla och förvalta sin lösa egendom
- avge yttrande i kommunala ärenden som remitterats till nämnden - i övrigt utföra de förvaltnings- och verkställighetsuppgifter som
kommunfullmäktige överlämnar till nämnden.
Nämndens särskilda ansvar
§ 4
- att fortlöpande följa den lokala valdistriktsindelningen och initiera de ändringar däri, som t ex förändrade befolkningstal eller andra faktorer kan föranleda
- att svara för den lokala organisationen vid genomförande av allmänna val, folkomröstningar o dyl.
- att vara remissorgan i frågor som rör verksamhetsområdet liksom med uppmärksamhet följa utvecklingen inom området och hos
kommunfullmäktige, kommunstyrelsen samt andra kommunala nämnder - eller hos andra myndigheter - göra de framställningar nämnden finner påkallade
- att i övrigt fullgöra de uppdrag som kommunfullmäktige överlämnar till nämnden.
§ 5
Nämnden ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de föreskrifter som anges i lagar och förordningar, de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt och bestämmelserna i detta reglemente.
§ 6
Nämnden ska regelmässigt rapportera till kommunfullmäktige hur verksamheten och den ekonomiska ställningen utvecklas under budgetåret.
Nämndens arbetsformer Sammansättning
§ 7
Nämnden har nio ledamöter och nio ersättare.
§ 8
Nämndens arbetsformer regleras i allmänt nämndreglemente för Strängnäs kommun.
Tidpunkt för sammanträden
§ 8
Nämnden sammanträder på dag och tid som den själv bestämmer.
Sammanträde ska hållas också om minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det eller om ordföranden anser att det behövs. En begäran om extra
sammanträde ska göras skriftligen hos ordföranden och innehålla uppgift om det eller de ärenden som önskas bli behandlade på det extra sammanträdet.
Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde.
Om det föreligger särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om möjligt ska samråd ske med vice ordförandena.
Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast underrättas om beslutet.
Kallelse
§ 9
Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. När varken ordföranden eller en vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i nämnden längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den till åldern äldste ledamoten vara ålderspresident.
Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet.
Kallelsen ska på lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare samt varje annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast sju dagar före sammanträdesdagen. Ordföranden bestämmer formen för kallelsen.
I undantagsfall får kallelsen ske på annat sätt.
Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar, som tillhör ett ärende på föredragningslistan, ska bifogas kallelsen. Ordföranden ska i kallelsen ange om utelämnande av handlingar har skett.
Offentliga sammanträden
§ 10
Nämnden får besluta om offentliga sammanträden.
Närvarorätt
§ 11
Vid nämnds eller utskotts sammanträde får, i den mån ej nämnden eller utskottet för särskilt fall annat beslutar, kommunchefen, kontorschefen och/eller den/de tjänstemän som han/hon utser, vara närvarande med rätt att delta i
överläggningarna i de ärenden som berör vederbörandes verksamhetsområde.
Vid nämnds sammanträde får, i den mån ej nämnden för särskilt fall annat beslutar, revisor vara närvarande med rätt att delta i överläggningarna i ärenden som rör revisorns granskningsområde.
Beträffande tjänstemans skyldighet att närvara vid sammanträde och föredra ärenden gäller vad som är föreskrivet i instruktion eller eljest i vederbörlig ordning beslutats.
Ordförande
§ 12
Det åligger nämndens ordförande att
- leda nämndens arbete och sammanträden
- kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente
- inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i nämnden vid behov är bredda
- se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i nämnden - bevaka att nämndens beslut verkställs
- under nämnden ha uppsikt över nämndens verksamhetsområde - verka för hög effektivitet i verksamheten
- främja samverkan med övriga nämnder
- representera nämnden vid kontakt med myndigheter, konferenser och sammanträden om nämnden inte bestämt annat i särskilt fall.
Vid förfall för ordföranden åligger motsvarande uppgifter vice ordföranden.
Presidium
§ 13
Nämndens presidium ska bestå av ordförande, förste vice ordförande och andre vice ordförande.
Viceordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs.
Ersättare för ordföranden och vice ordföranden
§ 14
Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får nämnden utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, fullgörs ordförandens uppgifter av den som varit ledamot i styrelsen/nämnden längst tid. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid fullgörs ordförandens uppgifter av den äldste av dem.
Motsvarande gäller om ordföranden eller annan i presidiet inte kan fullgöra sitt uppdrag under en längre tid, till exempel på grund av sjukskrivning eller
föräldraledighet. Ersättaren ska fullgöra samtliga ordförandens/övriga presidiets uppgifter.
Inkallande av ersättare
§ 15
En ledamot som är hindrad att delta i ett sammanträde eller i del av ett sammanträde, ska snarast anmäla detta till sin gruppledare som kallar in den ersättare som står i tur att tjänstgöra enligt turordningen i protokollet.
Ersättarnas tjänstgöring
§ 16
Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in.
En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att
tjänstgöra även om ersättaren har trätt in i ledamotens ställe. Ledamoten får dock ej inträda under pågående behandling av ett ärende om inte särskilda skäl
föreligger.
Om inte ersättare valts proportionellt ska ersättarna tjänstgöra enligt den av fullmäktige mellan dem bestämda ordningen. Om ingen ordning är bestämd, kallas ersättarna i den ordning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet.
En ersättare som har börjat tjänstgöra har alltid företräde oberoende av turordningen. Om det etablerade majoritetsförhållandet mellan partierna påverkats genom ersättarens tjänstgöring får dock en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i turordningen.
Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet.
Jäv, avbruten tjänstgöring
§ 17
En ledamot eller ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får åter tjänstgöra, sedan ärendet handlagts.
En ledamot som avbrutit sin tjänstgöring under sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat det
etablerade majoritetsförhållandet mellan partierna.
Reservation
§ 18
Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som fastställts för justering av protokollet.
Motsvarande gäller vid omedelbar justering.
Justering av protokoll
§ 19
Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot.
Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart.
Paragrafen ska redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot.
Kungörelser och tillkännagivanden av föreskrifter m.m.
§ 20
Nämnden ansvarar för att beslut och föreskrifter inom det egna ansvarsområdet kungörs enligt gällande bestämmelser.
Nämnderna ska underrätta styrelsen så snart en uppdatering av den kommunala författningssamlingen bedöms nödvändig.
Delgivningsmottagare
§ 21
Delgivning med nämnd sker genom ordföranden eller kontorschef.
Undertecknande av handlingar
§ 22
Nämnden fattar särskilt beslut om rätt att underteckna handlingar för förtroendevalda och tjänstemän inom sitt verksamhetsområde.
Om nämnden inte bestämt annat ska skrivelser, avtal och andra handlingar från nämnden på nämndens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av kontorschef. Vid förfall för ordföranden inträder vice ordföranden.
Beslut som fattas med stöd av delegation samt skrivelser, avtal och andra handlingar som upprättas med anledning därav undertecknas av den som fattat beslutet och, i förekommande fall, kontrasigneras av den som utses därtill.
Utskott
§ 23
Nämnd äger rätt att inrätta särskilt utskott. För utskott gäller §§ 24-29.
§ 24
Ledamöter och ersättare i utskottet väljs av nämnden bland dess ledamöter och ersättare för samma tid som de invalts i nämnden.
§ 25
Nämnden väljer för samma tid en ordförande och en vice ordförande i utskottet.
Om ordföranden i utskottet på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra sitt uppdrag för en längre tid får nämnden utse en annan ledamot i utskottet att som ersättare för ordföranden fullgöra dennes uppgifter.
§ 26
Om ledamot är förhindrad att delta i utskottssammanträde, är ersättare närvarande efter särskild kallelse och i ordning som bestäms i valet.
Ersättare får närvara vid utskottssammanträde endast om ledamot är förhindrad att delta.
Avgår ledamot eller ersättare i utskottet, som ej utsetts vid proportionellt val, ska nämnden snarast förrätta fyllnadsval för återstoden av tjänstgöringstiden.
§ 27
Utskottet sammanträder på dag och tid som varje utskott bestämmer.
Sammanträden ska också hållas när ordföranden anser det behövs eller när minst två ledamöter begär det.
Utskottet får handlägga ärenden bara när mer än hälften av ledamöterna är närvarande.
§ 28
Vad i §§ 8-9, 11, 15-19 föreskrivs om sammanträdena, inkallande av ersättare, ersättarnas tjänstgöring, reservation och justering av protokoll gäller i tillämpliga delar med avseende på utskott.
§ 29
I fråga om jäv, förfarandet vid fattande av beslut, protokollsföring, protokollets innehåll och justering samt reservation äger vad i kommunallagen är föreskrivet om nämnder och styrelser motsvarande tillämpning.
Strängnäs kommun Nygatan 10 645 80 Strängnäs
Tel 0152-291 00 Fax 0152-290 00
kommunstyrelsen@strangnas.se www.strangnas.se
Bankgiro 621-6907
Handläggare Maria Knutsson 0152-291 39
Beslut enligt delegationsordning för Valnämnden Revidering av valnämndens reglemente
Valnämnden föreslår kommunfullmäktige beslutar att
1. revidera valnämndens reglemente så att bestämmelser som rör
sammanträdesordningen ersätts med en hänvisning till ett nytt allmänt nämndreglemente, under förutsättning att kommunfullmäktige beslutat om ett sådant, på förslag från kommunstyrelsen.
Detta beslut har fattats med stöd av punkt 1.6 valnämndens delegationsordning.
Orsaken till att förslaget till fullmäktige bedömts som brådskande är att den nya ordningen, med möjlighet till distansdeltagande och distansnärvaro vid särskilda skäl, bedöms behövas finnas på plats innan valnämnden inleder sina ordinarie sammanträden, inför nästkommande val.
Beskrivning av ärendet
Under kommunfullmäktige i Strängnäs kommun sorterar åtta nämnder.
Kommunstyrelsen, krisledningsnämnden, valnämnden, socialnämnden, barn- och utbildningsnämnden, miljö- och samhällsbyggnadsnämnden, teknik- och fritidsnämnden samt kulturnämnden.
De sex sistnämnda nämnderna tillämpar samma regler för sin
sammanträdesordning. Som ett led i arbetet med att förenkla frågor kring Strängnäs kommuns arbete med styrande dokument lämnas detta förslag.
Förslaget innebär att frågor som regleras på samma sätt för ett antal nämnder ska finnas i ett allmänt nämndreglemente, som de andra reglementena hänvisar till.
I det fall de olika facknämnderna behöver särregler på grund av sitt speciella verksamhetsområde kommer det fortsatt kunna regleras i respektive nämnds reglemente. Ordningen överensstämmer med vad flera andra kommuner tillämpar.
Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden, socialnämnden, teknik och
fritidsnämnden, barn- och utbildningsnämnden och kulturnämnden har mot denna bakgrund beslutat att föreslå kommunstyrelsen att anta ett nytt allmänt nämndreglemente för Strängnäs kommun.
Comfact Signature Referensnummer: 967414
förutsättning att kommunfullmäktige beslutar om nytt allmänt nämndreglemente för Strängnäs kommun.
Förslaget till allmänt nämndreglemente överensstämmer med vad som idag stipuleras om sammanträdesordningen, med några förslag till ändringar.
Den regel som gäller vid distansnärvaro för ledamöter har setts över. Det föreslås att distansdeltagande för ledamöter och ersättare regleras. Följdändringar och andra mindre ändringar föreslås i de regler som gäller närvarorätt och avbruten tjänstgöring. Ordningen för paragraferna har setts mot bakgrund av översynen av bestämmelser om distansdeltagande och distansnärvaro.
Därutöver byter alla paragrafer numrering redan eftersom de bryts ut ur valnämndens reglemente. I den mån det hänvisas till paragrafnummer nedan avser det den föreslagna numreringen. Paragrafer som ändrat utformning har gulmarkerats i förslaget. Ny text är införd med rött och borttagen text är överstruken.
Ekonomiska konsekvenser för kommunen
Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser för kommunen.
Övriga konsekvenser
Beslutet medför inga övriga konsekvenser.
Uppföljning
Beslutade reglementen ska följas upp årligen.
Beslutsunderlag
Reglemente för valnämnden i Strängnäs kommun, beslutad av kommunfullmäktige 2016-11-28 § 236, med förslag till ändringar.
Allmänt nämndreglemente, förslag Beslutet skickas till
Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige
Eva Strömberg (S) Ordförande
Comfact Signature Referensnummer: 967414
Namn EVA STRÖMBERG
Datum & Tid 2020-10-29 14:59:24 +01:00 Identifikationstyp Svensk e-legitimation
Identifikations-id _09478747847904254a6528f9f887e36a59
Signatursida 1 av 1 Validera dokumentet | Användarvillkor
Comfact Signature Referensnummer: 967414
Certifierad av Comfact Signature Accepterad av alla undertecknare 2020-10-29 14:59:33 +01:00 Ref: 967414
www.comfact.se
