Protokoll PU 2016-08-19 §§ 42-51

(1)

Beslutande Alexandra Gustafsson (S), ordf.

Erik Lindström (M), tjg. ers.

Per Gunnarsson (M), vice ordf.

§ 44-51

Övriga närvarande Nina Persson, HR-chef

Per Kärnblad, nämndsekreterare Ulrika Andrén, sektionschef I/FAOM Stella Ericson, biståndshandläggare Maria Gilbertsson, socialsekreterare Sara Olsson, socialsekreterare Ulrika Ljungren, socialsekreterare Anne-Charlotte Borglund, rehabcoach Ingela Ivarsson, Avonova

§ 43

§ 47

Justerare Per Gunnarsson

Justeringens tid och plats 2016-08-29 Klockan 16.00, Kommunhuset

Under-

skrifter Sekreterare Paragrafer 42-51

Per Kärnblad

Ordförande

Alexandra Gustafsson

Justerare

Per Gunnarsson

(2)

Innehållsförteckning

Ändringar i ärendelistan ... 2

Enhetsbesök på Individ- och familjeomsorgen (IFO) ... 3

Information om rutin vid hantering av schablonersättning ... 4

Rapportering av andra organisationers arbete för att minska sjukfrånvaron ... 5

Information från möte med Kommunal ... 6

Rapportering av chefsprofilens resultat ... 7

Information från förvaltningen ... 8

Uppföljning av blanketter i samband med avslutningssamtal ... 9

Sammanträdesdatum i september ... 10

Ansökan om ersättning för förlorad förvärvsinkomst enligt schablonberäknad årsinkomst ... 11

(3)

Ändringar i ärendelistan

Personalutskottets beslut Följande ändringar görs i ärendelistan:

- Beslutsärende § 50 ”Sammanträdesdatum i september” tillkommer.

- Beslutsärende § 51 ”Ansökan om ersättning för förlorad förvärvsinkomst enligt schablonberäknad årsinkomst” tillkommer.

- Ärende 9 ”Övriga frågor” utgår.

__________

(4)

PU § 43

Enhetsbesök på Individ- och familjeomsor- gen (IFO)

Individ- och familjeomsorgen (IFO) består av två sektioner; Vuxensektionen som består av 15 tjänster, samt Familjesektionen som består av 19 tjänster.

Vuxensektionen består av avdelningarna Ekonomiskt bistånd, Missbruk, En- samkommande barn (EKB) samt Integration. Familjesektionen består av avdelningarna Barn och ungdom, Familjehem, Familjerätt, Familjestöd samt Bistånd SoL, LSS.

Personalomsättningen ses som det största problemet på enheten. Totalt har det slutat 16 personer sedan årsskiftet detta år. Det är svårt att rekrytera nya personer till dessa tjänster och de som anställs är vanligtvis ovana och behöver tid på sig för att läras upp. Något som ses som extra viktigt är att cheferna stannar kvar då det skapar en stabilitet för övrig personal och gör att enheten kan foku- sera på långsiktiga mål och visioner istället för att endast hantera akuta problem som uppstår.

Ett problem anses vara att cheferna har för mycket att göra och inte utnyttjas på rätt sätt. Idag får cheferna göra många uppgifter som är rent administrativa och som skulle kunna läggas över på administrativ personal. Både medarbetarna och cheferna själva ser att det skulle underlätta om chefen hade mer tid över till att stötta övrig personal i sin chefsroll. Men detta går inte idag då det helt enkelt ligger för mycket uppgifter på chefen. Ett steg i rätt riktning här är två samordnartjänster som ska tillsättas för att stötta upp hos respektive sektion.

Även många praktiska förutsättningar behöver förbättras. Exempelvis parke- ring närmare arbetsplatsen, täckning för mobiltelefoner i samtliga rum samt samtalsrum och lokaler som är trevliga att vara i. IT-stöd till ProCapita behövs också samt att programmet får service på tider när det inte är så många som använder det. Även bärbara överfallslarm för hembesök önskas.

Medarbetarna ser gärna att mer frihet ges till dem. Exempelvis att tjänstledigt kan ges för att testa på arbete andra sektioner eller att föräldraledighet kan tas mer flexibelt. Även praktiska saker som att ta med sig tjänstebilen hem efter hemkomst sent från besök i annan kommun istället för att behöva åka in till jobbet för att checka in den där.

Något som ses som positivt är den goda stämningen i arbetslagen. Att få mycket ansvar, delvis på grund av att chefen har mycket annat att göra, kan ibland ses som positivt även om det kan behövas en chef som styr upp ibland.

Det strukturella lönepåslaget var också positivt, även om det fortfarande går att få mer i andra kommuner. Enligt personalen är det också ett problem att löne- spridningen inte är stor efter detta. Det önskas också att mer resurser satsas på de som arbetat länge i kommunen så att dessa inte får lägre lön än nyanställda.

__________

(5)

Information om rutin vid hantering av scha- blonersättning

Personalutskottets beslut

Personalutskottet har tagit del av informationen.

__________

Sammanfattning av ärendet

På personalutskottets sammanträde 2016-03-09 § 15 fick ordföranden i uppdrag att tillsammans med personalsekreterare se över en rutin kring hantering av schablonersättning. Enligt kommunstyrelsens delegationsordning fattas beslut av denna karaktär av personalutskottet.

Ansökan för ersättning enligt schablon för förtroendevalda sker årsvis. Innan årsskiftet skickas blanketter för nya ansökningar ut till samtliga förtroende- valda.

Nytt för i år är att brevet till de förtroendevalda kommer att skickas ut redan i oktober/november så att ansvarig personalsekreterare får in intygen redan i januari.

Ett problem som upptäcks är att vissa förtroendevalda inte kan lämna in intyg i januari eftersom deras bokslut inte är färdigställt vid detta tillfälle. Detta är nå- got personalutskottet får ha i beaktande vid behandlingen av respektive scha- blonersättning.

Beslutsunderlag

- Brev ”Förlorad arbetsinkomst 2016” från personalsekreterare, 2016-08-10 - Intyg ”Förlorad arbetsförtjänst vid politiskt uppdrag” från personalsekreterare,

2016-08-10

- Utdrag ”Arvodesregler för förtroendevalda” från kommunfullmäktige, 2015-11-30 __________

(6)

PU § 45 Dnr 95/2016

Rapportering av andra organisationers arbete för att minska sjukfrånvaron

Personalutskottet har tagit del av utredningen.

__________

På Personalutskottets sammanträde 2016-04-07 § 26 fick förvaltningen i uppdrag att hitta rätt insatser för att minska den ökade sjukfrånvaron. Det önska- des exempel på vad andra arbetsorganisationer gjort för att sänka sjukfrånva- ron.

De fem senaste åren har Vara kommuns sjukfrånvaro ökat, från 5,5 procent 2010 till 8 procent 2015. Under samma period har sjuklönekostnaderna ökat från 4,3 miljoner kronor till 6,6 miljoner kronor. I Västra Götalands län ligger Vara bland de kommunerna med högst sjukfrånvaro.

Sex exempel ges på organisationer som lyckats sänka sjukfrånvaron med hjälp av olika projekt. Dessa är Emmaboda kommun, Botkyrka kommun, Svarteda- lens äldrecentrum i Göteborg, företaget Astra Zeneca, Strömstad kommun samt Lidköpings kommun.

Många av exemplen som ges är saker som Vara kommun redan försökt och som inte lyckats här. Något genomgående i sammanställningen är chefernas ansvar och att en satsning på detta behöver göras. Detta är dock en del av det strukturella arbetet för HR-avdelningen.

Beslutsunderlag

- Utredning ”Sammanställning av projekt i utomstående organisationer för att minska sjukfrånvaron” från nämndsekreterare, 2016-08-10

__________

(7)

Information från möte med Kommunal

Personalutskottet önskar förlägga nästa sammanträde hos Kommunal Sektion Vara.

Förvaltningen får i uppdrag att kontakta Kommunal för att förbereda för mö- tet.

__________

HR-chef informerar om att det just nu pågår överläggningar mellan Vara kommun och Kommunal då parterna har olika tolkningar av en skrivelse i det cen- trala löneavtalet, som handlar om extra löneutrymme till de med titeln under- sköterska inom vård och omsorg.

Personalutskottets ordförande hade 2016-08-15 tillsammans med kommunalrå- det ett samtal med Kommunal Sektion Vara för att diskutera nuläget kring deras medlemmars synpunkter.

Kommunal upplever att de inte får vara med i beslut eller att tillräcklig dialog tas med dem innan beslut tas. De anser inte att Samverkansmötena är tillräck- liga.

Det finns också en önskan om att delade turer för personalen inom socialför- valtningen ska minska, att årsarbetsavtalet inte fungerar tillräckligt, att sche- maläggningen inte fungerar samt att varje enhetschef tillämpar rutiner olika, vil- ket skapar frustration hos deras medlemmar.

__________

(8)

PU § 47

Rapportering av chefsprofilens resultat

Personalutskottet har tagit till sig informationen.

__________

Förvaltningen påbörjat en satsning på cheferna. Inom detta har en undersök- ning gjorts för att mäta chefers hälsostatus. Syftet har varit att stötta, kontrol- lera och vid behov larma om någon chef har ett hälsoproblem.

I arbetet har en provtagning samt en hälsoprofilsbedömning gjorts av ett antal chefer. Totalt har 29 chefer i kommunen ingått i samtliga moment av dessa.

Medelåldern för undersökningen har varit 49 år och 90 procent har varit kvin- nor.

Övergripande har cheferna som ingått i profilen en normal hälsostatus sett till övriga chefsprofiler som Avonova har utfört. Generellt sett har det skett en förbättring av chefernas hälsa under projektets gång. Något som försämrats är dock den upplevda stressen samt den upplevda hälsan.

Något som märkts under projektet är att rektorerna är de som har det tuffast och upplever mest stress. De anser sig vara själva i sitt uppdrag och känner att de saknar både ledarstöd samt stöd från sina kollegor. Precis som i andra kommuner anses det tufft att bedriva sitt arbete samtidigt som rektorsutbildningen ska genomgås.

Rent generellt önskas mer administrativt stöd av cheferna så att de blir avlas- tade i sitt arbete.

Beslutsunderlag

- Rapport ”Chefsprofilen” från rehabcoach, 2016-08-11 __________

(9)

Information från förvaltningen

Rekryteringsrutinen

HR-avdelningen håller just nu på att se över rutinen vid rekrytering. Just nu stöttar HR-avdelningen upp när det gäller att skriva annonser och lägga upp dessa i annonseringssystemet. Men vid intervjuförfarandet blir det chefens ansvar.

Här kan HR-avdelningen stötta upp mer och vara med vid intervjuerna. Om HR-avdelningen och respektive chef tillsammans kunde hålla i intervjuerna skulle kvalitén för rekryteringarna att stärkas och chefen skulle få viktigt avlast- ning.

Medarbetarenkät

I oktober kommer det att skickas ut en ny medarbetarenkät. Detta är en upp- gift som tidigare legat på kvalitetschefen men som nu gått över till HR-chefen.

Här kommer en 5-gradig standardmall att användas. Detta för att kunna jäm- föra Vara kommun med andra kommuner som använder sig av en liknande mall.

En tydligare manual och instruktioner till cheferna kommer att skapas. Tanken är att detta ska vara ett verktyg för cheferna och inte bara något som kommer från HR-avdelningen och som ses som något som måste göras och sen kan glömmas bort. Syftet med enkäten är att chefen ska kunna använda den för att förbättra situationen för sina medarbetare.

__________

(10)

PU § 49

Uppföljning av blanketter i samband med av- slutningssamtal

Personalutskottet tar del av avslutningsblanketterna.

__________

På varje personalutskott tar utskottet del av de avslutningsblanketter som läm- nats in till HR-chefen sedan det senaste sammanträdet.

Avslutningssamtal erbjuds de som arbetat minst ett år och som frivilligt avslu- tar anställningen eller går i pension. Normalt ska samtalet ske med närmsta chef, som också är den som ska ta initiativet till att samtalet sker. Arbetstagaren har dock rätt att genomföra samtalet med annan om det önskas. Vid samtalet fylls en avslutningsblankett i där exempelvis orsaker, förslag på förbättringar och synen på Vara kommun som arbetsgivare är viktiga frågor.

__________

(11)

Sammanträdesdatum i september

Sammanträdesdagen för personalutskottet i september flyttas från den 13 september till den 26 september med start klockan 13.00.

__________

Med anledning av att nämndsekreterare eller annan person från kansliavdel- ningen inte kan närvara på personalutskottets tidigare beslutade sammanträde 2016-09-13 behöver detta datum flyttas.

__________

(12)

PU § 51 Dnr 153/2016

Ansökan om ersättning för förlorad förvärv- sinkomst enligt schablonberäknad årsinkomst

Personalutskottet beviljar Lars Gezelius schablonersättning för förlorad för- värvsinkomst 2016.

__________

Ansökan om ersättning för förlorad förvärvsinkomst enligt schablonberäknad årsinkomst har i juni 2016 inkommit från förtroendevald; Lars Gezelius.

Enligt kommunstyrelsens delegationsordning är det personalutskottet som har rätt att tolka regler beträffande förtroendevaldas arvoden.

Det anses att den inlämnande ansökan stämmer och att den förtroendevalda har rätt till schablonersättning för förlorad förvärvsinkomst för året 2016.

__________