SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1(14)

(1)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1(14)

Kommunstyrelsens arbetsutskott

2016-03-09

Utdragsbestyrkande

Plats och tid Örestensrummet, kommunhuset, Kinna, klockan 13.30–17.35

Beslutande M Margareta Lövgren

C Leif Sternfeldt MBP Henry Sandahl S Lisa Dahlberg

S Christopher Thorsson tjänstgör för Peter Landgren

Övriga närvarande Ej tjänstgörande ersättare KD Per-Olof Hermansson L Rolf Hallberg

V Arthur Thiry

Tjänstemän

Haleh Lindqvist, kommunchef

Malin Stomberg, kommunsekreterare Maria Sivedal, administrativ chef §§ 52-55 Sara Davidsson, kvalitetsutvecklare § 53

Patrik Wendeblad, kvalitetsutvecklare §§ 54-55 Helena Blomqvist, kommunjurist § 57

Kerstin Guth, planeringsledare stab §§ 57-59 Stefan Holmberg Trulsson, IT-chef § 60

Utses att justera Lisa Dahlberg

Justeringens plats och tid Kommunledningskontoret, kommunhuset, Kinna den 15 mars 2016

Underskrifter Sekreterare §§ 51-60

Malin Stomberg

Ordförande

Margareta Lövgren Justerande

Lisa Dahlberg

(2)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 2(14)

2016-03-09

Justerandes sign Utdragsbestyrkande

ANSLAG/BEVIS

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag.

Instans Kommunstyrelsens arbetsutskott

Sammanträdesdatum 2016-03-09 Datum för anslags

uppsättande 2016-03-15

Datum för anslags

nedtagande 2016-04-06

Förvaringsplats för

protokollet Kommunledningskontoret, kommunhuset, Kinna

Underskrift

Malin Stomberg

(3)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 3(14)

2016-03-09

Innehållsförteckning

Förändring av ärendelistan § 51

Avstämning av kommunstyrelsens obesvarade motioner och

medborgarförslag § 52

Uppföljning av nämnder och styrelsers interna kontroll 2015 § 53 Underlag för hur färdtjänsten kan upphandlas i egen regi och

samordningsvinster bland kommunens transporter § 54

Utvärdering av testperiod för bilpool § 55

Leveransavtal avrop Mediapoolen § 56

Sammanställning och analys efter inkomna klagomål på

handläggningen av ärenden inom funktionshinderområdet/LSS § 57 Reglemente för Marks kommuns näringslivsråd § 58 Samordning av flyktingmottagning och integration § 59 Information om organisatorisk förändring för IT § 60

(4)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 4(14)

2016-03-09

§ 51/2016

Förändring av ärendelistan

Arbetsutskottets beslut

Ärende om utvärdering av testperiod för bilpool, leveransavtal avrop Media- poolen och samordning av flyktingmottagning och integration tillförs ärendelistan.

Dagens sammanträde

Ordförande anmäler ärende om utvärdering av testperiod för bilpool, leveransavtal avrop Mediapoolen och samordning av flyktingmottagning och integration.

Beslutsgång

Ordföranden frågar om förändringen av ärendelistan kan antas och finner att så sker.

________________

(5)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 5(14)

2016-03-09

§ 52/2016 Dnr 2016-98 101

Avstämning av kommunstyrelsens obesvarade motioner och medborgarförslag

Arbetsutskottets beslut Redovisningen godkänns.

Ärendet

Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade den 8 november 2010, § 176, i samband med aktuell redovisning av obesvarade motioner och medborgar- förslag, att kommunstyrelsens arbetsutskott ska få en avstämning avseende obesvarade motioner och medborgarförslag i mars och september varje år.

Ärendets behandling

Kommunledningskontorets förteckning över obesvarade motioner och

kommunstyrelsens obesvarade medborgarförslag, daterad den 1 mars 2016.

Beslutsgång

Ordföranden föreslår att redovisnigen godkänns.

Förslaget antas.

________________

(6)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 6(14)

2016-03-09

§ 53/2016 Dnr 2014-682 042

Uppföljning av nämnder och styrelsers interna kontroll 2015

Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen

Nämnders och styrelsers uppföljning av intern kontroll för 2015 godkänns.

Kommunstyrelsen fattar slutligt beslut.

Materialet kompletteras i enlighet med dagens diskussion Paragrafen förklaras omedelbart justerad.

______________ ______________

Margareta Lövgren Lisa Dahlberg

Ordförande Justerande

Ärendet

Enligt det kommungemensamma reglementet för nämnderna och det

gemensamma ägardirektivet för bolagen har nämnder och styrelser ansvaret för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde. Nämnder och styrelser ska årligen rapportera till kommunstyrelsen om sitt arbete med den interna kontrollen.

Ärendets behandling

Kommunledningskontorets tjänsteutlåtande den 10 februari 2016.

Förvaltningens förslag till beslut

Dagens sammanträde

Kvalitetsutvecklare Sara Davidsson redogör för ärendet.

Ärendet diskuteras.

Beslutsgång

Ordföranden föreslår följande:

Materialet kompletteras i enlighet med dagens diskussion.

Förslagen antas.

________________

(7)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 7(14)

2016-03-09

§ 54/2016 Dnr 2015-438 736

Underlag för hur färdtjänsten kan upphandlas i egen regi och samordningsvinster bland kommunens transporter

Kommunchefen får i uppdrag att omförhandla färdtjänsten med Västtrafik AB enligt arbetsutskottets specifikationer och rapportera till arbetsutskottet innan den 18 maj 2016.

Ärendet

Den 7 oktober 2015, § 225, beslutade kommunstyrelsens arbetsutskott att ge kommunchefen får i uppdrag att ta fram ett underlag som redovisar hur färdtjänsten kan upphandlas i egen regi och vilka samordningsvinster som finns bland kommunens övriga transporter.

Ärendets behandling

Förvaltningens förslag till beslut

Arbetsutskottet tar ställning till ett av följande alternativ

1. Kommunchefen får i uppdrag att omförhandla färdtjänsten med Västtrafik AB enligt arbetsutskottets specifikationer och rapportera till arbets-

utskottet innan den 15 juni 2016.

2. Kommunchefen får i uppdrag att säga upp avtalet med Västtrafik AB innan den 30 juni 2016 och inleda upphandling av färdtjänsten i egen regi enligt arbetsutskottets specifikationer.

Kommunstyrelsens arbetsutskott har behandlat ärendet den 2 mars 2016,

§ 32.

Dagens sammanträde

Administrativ chef Maria Sivedal och kvalitetsutvecklare Patrik Wendeblad redogör för ärendet och presenterar förslag på målformuleringar, omför- handlingspunkter och interna förbättringsåtgärder.

Målformuleringar

Vad vill vi med färdtjänsten?

Färdtjänsten är ett alternativ för de personer som i dagsläget saknar förmåga att resa med den allmänna kollektivtrafiken.

Färdtjänsten utvecklas kontinuerligt, den är kostnadseffektiv och har en hög servicegrad.

Resenären är nöjd och känner sig trygg i att resa med färdtjänsten.

(8)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 8(14)

2016-03-09

Vad vill vi med en omförhandling?

Förhandlingen utgår från det med Västtrafik delade intresset att finna för- bättringar till så låg kostnad som möjligt. Resultatet av förhandlingen är att färdtjänsten i Marks kommun innefattar en högre kvalitet och service.

Omförhandlingspunkter Resor

- Högre kunskapsnivå hos förare - Bättre kommunikation

- Ökad trygghetskänsla för resenären - Utökad service

Samordning

- Minska andelen förseningar

- Kontinuitet av förare och fordon för omsorgsresor -

Uppföljning och resultatredovisning

- Inga förare/utförare som missköter sitt uppdrag ska utföra färdtjänst i Marks kommun

- Förhöjda krav vid upphandling och uppföljning av förarnas arbetsmiljö - Uppföljning och resultatredovisning av incidenter och klagomål

Interna förbättringsåtgärder Översyn av riktlinjer

Exempel

- Endast två resenärer i baksätet

- Åka tillsammans med en vän som har färdtjänst - Erbjuda extra behjälplighet

Översyn av rutiner Exempel

- Vägvisning och koordinater

- Kontaktvägar och intern kommunikation - Översyn av tillståndbedömningen

Beslutsgång

Ordföranden föreslår att kommunchefen får i uppdrag att omförhandla färdtjänsten med Västtrafik AB enligt arbetsutskottets specifikationer och rapportera till arbetsutskottet innan den 18 maj 2016.

Förslaget antas.

________________

(9)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 9(14)

2016-03-09

§ 55/2016 Dnr 2014-393 531

Utvärdering av testperiod för bilpool

Ärendet återremitteras till förvaltningen för komplettering av materialet.

Ärendet

Under 2015 har Marks kommun genomfört en testperiod av bilpool

tillsammans med företaget Sunfleet. Efter testperioden har en utvärdering genomförts i enlighet med arbetsutskottets beslut den 20 augusti 2014,

§ 139.

Ärendets behandling

Kommunledningskontorets tjänsteutlåtande den 2 mars 2016.

Förvaltningens förslag till beslut

Utvärderingen godkänns.

Marks kommun avvaktar fortsatt arbete med bilpool i väntan på en större efterfrågan.

Kommunstyrelsens uppdrag från kommunfullmäktige den 18 december 2012,

§ 170, anses därmed fullgjort.

Dagens sammanträde

Administrativ chef Maria Sivedal och kvalitetsutvecklare Patrik Wendeblad redogör för ärendet.

Ledamöternas förslag till beslut

Lisa Dahlberg (S) föreslår att ärendet återremitteras till förvaltningen för komplettering av materialet.

Beslutsgång

Ordföranden frågar om arbetsutskottet antar eller avslår Lisa Dahlbergs (S) förslag, och finner att förslaget antas.

________________

(10)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 10(14)

2016-03-09

§ 56/2016 Dnr 2015-504 055

Leveransavtal avrop Mediapoolen

Kommunen tecknar avtal med Mediapoolen Västra Götaland AB enligt upprättat förslag.

Ärendet

Avtal om leverans av läromedel och strömmande media främst för skolor i Marks kommun.

Ärendets behandling

Kommunledningskontorets tjänsteutlåtande den 3 mars 2016.

Förvaltningens förslag till beslut

Kommunen tecknar avtal med Mediapoolen Västra Götaland AB enligt upprättat förslag.

Dagens sammanträde

Beslutsgång

Ordföranden föreslår att kommunen tecknar avtal med Mediapoolen Västra Götaland AB enligt upprättat förslag.

Förslaget antas.

________________

(11)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 11(14)

2016-03-09

§ 57/2016 Dnr 2015-435 73

Sammanställning och analys efter inkomna klagomål på

handläggningen av ärenden inom funktionshinderområdet/LSS

Upprättad sammanställning och analys överlämnas som svar på inkomna skrivelser.

Upprättad sammanställning och analys överlämnas till socialnämnden för hantering.

Upprättad sammanställning och analys överlämnas till kommunfullmäktiges presidium som information.

Ärendet

I skrivelser till kommunfullmäktige har framförts klagomål mot socialnämnden vad gäller hanteringen av ärenden inom funktionshinderområdet/LSS (lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade).

Ärendets behandling

Kommunstyrelsens arbetsutskott har behandlat ärendet den 13 januari 2016,

§ 15, då kommunchefen fick i uppdrag att utifrån inkomna skrivelser göra en sammanställning och analys.

Kommunstyrelsen fick information om ärendet den 27 januari 2016, § 20.

Upprättad sammanställning och analys, daterad den 8 mars 2016.

Dagens sammanträde

Kommunjurist Helena Blomqvist och planeringsledare stab Kerstin Guth redogör för den sammanställning och analys som upprättats efter inkomna klagomål på handläggningen av ärenden inom funktionshinderområdet/LSS.

Arbetsutskottets ledamöter och ersättare ges möjlighet att ställa frågor och diskuterar ärendet.

Beslutsgång

Ordföranden föreslår följande:

Upprättad sammanställning och analys överlämnas som svar på inkomna skrivelser.

Upprättad sammanställning och analys överlämnas till socialnämnden för hantering.

Upprättad sammanställning och analys överlämnas till kommunfullmäktiges presidium som information.

Förslagen antas.

________________

(12)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 12(14)

2016-03-09

§ 58/2016 Dnr 2015-42 140

Reglemente för Marks kommuns näringslivsråd

Ärendet återremitteras till förvaltningen och lyfts åter till politiken i samband med förslag på riktlinjer för Marks kommuns näringslivsråd.

Ärendet

Vid sammanträde med kommunstyrelsens arbetsutskott 2016-01-13,

§ 8 fick kommunchefen i uppdrag att ta fram reglemente för näringslivsrådet, detta under förutsättning att kommunfullmäktige inrättar ett näringslivsråd.

Vid kommunfullmäktiges sammanträde 2016-02-25, § 11 beslutade kommunfullmäktige att inrätta ett näringslivsråd.

Ärendets behandling

Förvaltningens förslag till beslut

Kommunfullmäktige beslutar att anta reglemente för näringslivsrådet.

Dagens sammanträde

Planeringsledare stab Kerstin Guth redogör för ärendet.

Ledamöternas förslag till beslut

Lisa Dahlberg (S) föreslår att ärendet återremitteras till förvaltningen och lyfts åter till politiken i samband med förslag på riktlinjer för Marks kommuns näringslivsråd.

Beslutsgång

Ordföranden frågar om arbetsutskottet antar eller avslår Lisa Dahlbergs (S) förslag, och finner att förslaget antas.

________________

(13)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 13(14)

2016-03-09

§ 59/2016 Dnr 2016-114 133

Samordning av flyktingmottagning och integration

Arbetsutskottets beslut Informationen noteras.

Kommunchefen får i uppdrag att återkomma med regelbunden information.

Ärendet

Med anledning av nuvarande flyktingsituationen och för att skapa stabilitet och struktur krävs samordning dels politisk och dels organisatoriskt och ekonomiskt. Kommunledningskontoret föreslår en utökad samordning och samarbete mellan och inom förvaltningar och bolag.

Ärendets behandling

Förvaltningens förslag till beslut

Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar om föreslagna åtgärder för att utveckla, strukturera och förbättra flyktingmottagande och integration av nyanlända i kommunen, och på så sätt få en kontroll över ekonomi utifrån ett helhetsperspektiv för hela kommunen för åren 2016-2018.

Dagens sammanträde

Planeringsledare stab Kerstin Guth redogör för ärendet.

Beslutsgång

Ordföranden föreslår att informationen noteras och kommunchefen får i uppdrag att återkomma med regelbunden information.

Förslaget antas.

________________

(14)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 14(14)

2016-03-09

§ 60/2016 Dnr 2016-83 001

Information om organisatorisk förändring för IT

Arbetsutskottets beslut Informationen noteras.

Dagens sammanträde

IT-chef Stefan Holmberg Trulsson ger arbetsutskottet en information om kommande organisatorisk förändring för IT-enheten. Idag är IT-enheten organiserad i en struktur avsedd för drift och leverans av hårdvara. En modernisering gjordes under 2015. Organisationsutveckling är en kontinuerlig process och nu tas nästa steg i utveckling av IT-enheten.

Arbetsutskottets ledamöter och ersättare ges möjlighet att ställa frågor.

Ordföranden frågar om informationen kan noteras och finner att så sker.

________________