EUROPEISKA KOMMISSIONEN
GENERALDIREKTORATET FÖR KOMMUNIKATION
Representation och kommunikation i medlemsstaterna Representationen i Sverige
FÖRSLAGSINFORDRAN ED-SE-2020
FRÅGOR och SVAR
Slutlig version: 9 oktober 2020
1. Det står i förslagsinfordran att sökanden måste garantera att de resurser som behövs för att genomföra åtgärden inte enbart finansieras av EU bidraget. Vi undrar därför om det finns något procentuellt önskemål eller förslag på hur stort bidragsmottagare finansiella bidrag ska vara? Gällande att "delta i samfinansiering av den årliga kommunikationsplanen" tolkar vi det som att vi gör det med vår egen medfinansiering/
finansiella bidrag. Stämmer det?
Det finns ingen fast procentsats för samfinansieringen från värdorganisationens sida.
Däremot är det obligatoriskt att värdorganisationen bidrar ekonomiskt till åtgärden för att genomföra den framgångsrikt.
2. Vilka typer av finansiella bidrag godkänns förutom kontanta medel. Kan det exempelvis röra sig om att man får sponsrad lokalhyra, eller att man går in med egen tid?
Enligt avsnitt 11.2 i förslagsinfordran kan samfinansieringen av åtgärden ske med:
bidragsmottagarens egna medel,
ekonomiskt stöd från tredje part.
Samfinansieringen kan också omfatta naturabidrag från tredje part, t.ex. icke-finansiella resurser som tredje part utan kostnad ställt till förfogande för bidragsmottagaren.
Även om naturabidrag är tillåtna bör den sökande inte lämna uppgifter om dem.
I ansökningsformuläret och mer specifikt i avsnitt III.3 ska den sökande lämna uppgifter endast om sitt finansiella bidrag inklusive annan extern finansiering från tredje part (om tillgänglig) som redan är bekräftad vid tidpunkten för inlämnande av förslag (se även avsnitt IV.2.1).
Ref. Ares(2020)5373105 - 09/10/2020
3. Är det vi själva som upprättar en kommunikationsplan kopplat till de 5 centrala uppgifterna? Finns det någon uppställning av budget som visar hur mycket som ska gå till de olika delarna?
Den sökande måste utarbeta och beskriva den årliga kommunikationsplanen med hänsyn till att budgeten är tillräcklig för alla fem uppgifterna som helhet. Det finns ingen uppställning av budget.
4. Hur kan man fylla i PDF-dokumenten? Finns det något Word-format?
Det går inte att fylla i PDF-dokumenten. De sökande bör besöka https://ec.europa.eu/info/
funding-tenders/opportunities/portal/screen/opportunities/topic-details/ed-se-2020 och följa förfarandet för inlämnande av förslag. Där kan man ladda ner dokumenten i Word-format som kan fyllas i. Dokumenten ska laddas därefter upp som PDF-filer. Mer information om hur man gör för att lämna in förslag finns i vägledningen för sökande.
5. Angående förslagsinfordran ED-SE-2020 undrar vi över definitionen av ”allmänheten”.
Till följd av Covid-19, återhämtningsplanen samt att flera av prioriteringarna för 2019- 2024 berör företag undrar vi huruvida det är möjligt att inkorporera företag och entreprenörer i begreppet ”allmänheten” och rikta planerade aktiviteter mot denna målgrupp i den årliga kommunikationsplanen. Är detta möjligt, hur definieras begreppet ”allmänhet”? Har Europa Direkt-kontoren möjlighet att anordna aktiviteter riktade mot specifika målgrupper/delar av allmänheten beroende på vilka politiska prioriteringar som ligger i fokus inför respektive årliga kommunikationsplan?
Enligt punkt 2.1 i förslagsinfordran, är EUROPA DIREKT-kontorens uppdrag tydligt kopplat till medborgarna och det är så begreppet ”allmänheten” ska tolkas i texten.
Allmänheten kan nås antingen direkt eller genom relevanta informationsförmedlare och intressenter. Den sökande kan fastställa särskilda målgrupper för den verksamhet som organiseras inom ramen för uppgift 1 (Information till och kontakter med allmänheten), under förutsättning att målgruppen är väl motiverad och verksamheten organiseras i enlighet med EUROPA DIREKT-kontorens allmänna uppdrag.
6. We haven’t had an EDIC office before but would like to apply. Is it possible to expand the geographic area covered by the EDIC if more municipalities would like to join during for example year 3? We don’t know yet if others would like to join us in our application and our democratic processes are too slow to include more municipalities at this moment.
No, this is not possible. If you are applying alone and your application is successful, you are not able to share responsibility for EUROPE DIRECT activities with any other entities. After signing the Framework Partnership Agreement, you become fully responsible towards the Commission during the whole programme period. This full responsibility remains even if you organise an activity outside your original catchment area, which would only be possible upon the Representation’s approval.
If you are applying with affiliated entities or as a sole applicant, you need to identify these entities from the beginning, in the relevant part of your application. After grant signature, they become jointly responsible for EUROPE DIRECT activities during the whole programme period. Please check the Guide for applicants for more information on affiliated entities and sole applicants.
7. It is unclear what you mean by project leader experience for the EDIC responsible person. Does it have to be project leader experience from EU projects or is it ok if the person has been project leader for another type of externally funded international project or if someone has been a process leader and developed other project leaders in the EU field for several years?
According to point 8.2 in the Call for proposals, the EUROPE DIRECT manager should have previous proven experience as a project manager of at least 2 years, without any further specifications. Therefore, it is not mandatory to have experience in EU projects in particular.
Please bear in mind, however, that if professional experience is not linked to the EU, then the requirement for EU knowledge should be proved by relevant education or training.
8. In our municipality we have communicators working with the webpage and social media contacts separately. It will therefore not be possible to get a responsible person that have for example both knowledge of EU, project leader experience and have worked with the web and social media. However, we could have several persons included in the EDIC and thereby be able to get all the qualifications needed. Is that compatible with the rules?
According to point 8.2 in the Call for proposals, the EUROPE DIRECT manager should oversee all internal and external communication of EUROPE DIRECT. Therefore, the EUROPE DIRECT manager should be the responsible person for website and social media, even if more persons are appointed by the host structure to assist with these tasks.
Please note that, unlike in the previous generation, no CVs for any other members of EUROPE DIRECT are required. The EUROPE DIRECT manager should have all the responsibilities and all the requirements as stated in the Call for proposals, and it is only his/her CV that is required (and only upon the Representation’s request at a later stage).
9. Hur många sökande vet ni att det finns i dagsläget?
Tyvärr kan vi inte offentliggöra denna typ av information.
10. Finns det utgångspunkter kring kontoren kring omfattning av storlek på geografiskt eller demografiskt område?
Nej, det finns inte. Tilldelningskriterierna för att välja ut våra samarbetsparter anges i punkt 9.1 i förslagsinfordran, inklusive information om den geografiska fördelningen.
11. I förslaginfordran står det att ”Direkta aktiviteter i skolor får dock inte utgöra huvuddelen av EUROPA DIREKT-kontorets verksamhet”. Hur stor del av vår verksamhet får bestå av aktiviteter i skolan? Hur ska de fem centrala uppgifterna prioriteras och hur tycker ni att tiden ska fördelas mellan dessa?
Så länge alla fem centrala uppgifter utförs kan den sökande prioritera dessa enligt eget önskemål. Det finns ingen fast procentsats angående den tid som ska fördelas mellan dem.
Däremot får den sökande inte begränsa hela sin verksamhet till skolor utan verksamheten måste även inbegripa allmänheten eller andra särskilda målgrupper på ett välbalanserat sätt.
12. Fungerar Europa Direkt-kontoren som Europakommissionens röst regionalt eller hur ser man på dessa kontor?
EUROPA DIREKT-kontoren varken företräder EU eller uttalar sig på EU:s vägnar. Läs mer om bestämmelsen om oberoende i avsnitt 2.6 i förslagsinfordran.
13. Kommer rollen att skilja sig från de befintliga Europa Direkt-kontoren?
Uppdragen för EUROPA DIREKT-kontoren under den nya programperioden beskrivs i avsnitt 2.1 i förslagsinfordran. Det görs ingen skillnad i uppdragen mellan de kontor som var med i tidigare generationer och de nya kontoren.
14. Hur sker samverkan mellan de olika 15 kontoren som ska finansieras? Väljer de själva utifrån sin beviljade ansökan hur de ska verka eller är ska de ske i samordning på något sätt?
Samverkan mellan de olika EUROPA DIREKT-kontoren uppmuntras starkt, särskilt om de geografiskt ligger nära varandra. Detta samarbete får sin grund i de samordnings- och utbildningsmöten som anordnas av EU-kommissionen samt genom större projekt som engagerar fler än ett EUROPA DIREKT-kontor. Nätverket samordnas av en anställd i EU- kommissionens representation i Sverige.
15. Vi har fått uppfattningen att under nästa programperiod 2021-2027 kommer kommunikationen vara mer integrerad i styrdokument och i EU arbetet generellt. I och med att kommunikationen ska vara mer samordnad ska medborgarna i EU länderna också ha en väg in nationellt. Hur kopplar dessa kontor till en eventuell nationell väg in?
EUROPA DIREKT-kontoren verkar kontinuerligt och proaktivt för att nå ut till medborgarna och få dem att känna sig mer delaktiga i EU. Inom denna ram, strävar de efter samarbete med andra EU-nätverk, lokala kontaktpunkter samt EU-kommunikatörer i olika myndigheter i Sverige. Läs mer om uppdragen för EUROPA DIREKT i avsnitt 2.1 i förslagsinfordran.
16. Är ansvarig för Europa Direkt-kontor heltidsanställda eller är det något som man ses göra på sidan om ens övriga jobb?
Det finns inget krav på ett minimiantal arbetstimmar för den EUROPA DIREKT-ansvarige.
Däremot kan det bli svårt att göra det ”på sidan om ens övriga jobb” om man tar hänsyn till EUROPA DIREKT-kontorets alla centrala uppgifter och grundläggande krav som beskrivs i avsnitt 2.2 och 2.4 i förslagsinfordran.
17. Om vi inte haft ett kontor tidigare och därför ska etablera ett nytt, är kravet att vi ska kunna svara på allmänhetens frågor och ha telefonlinje osv. på plats från 1 maj? Skylt osv kommer ta ett tag att beställa, likaså telefonlinje osv. Skulle det vara ok att i anslutning till etablering i mitten på t.ex. maj ha allt på plats? De första dagarna kommer en stor del av arbetet gå till pressmeddelanden och själva etableringen och få funktioner på plats.
EUROPA DIREKT-kontoret bör bli fullt operativt i enlighet med det särskilda bidragsavtalet.
Om ett problem av oförutsedd natur hindrar kontoret från att starta verksamheten den 1 maj 2021 som anges i det särskilda bidragsavtalet, bör kontorets värdorganisation omedelbart informera EU-kommissionens representation i Sverige och komma överens om en lösning.
18. Kan ett Europa Direkt-kontor ha semesterstängt t.ex. i juli månad?
I princip kan ett EUROPA DIREKT-kontor endast vara stängt samtidigt som sin värdorganisation är stängd. Under EUROPA DIREKT-ansvariges semester eller frånvaro bör värdorganisationen vidta alla nödvändiga åtgärder för att säkerställa att genomförandet av åtgärden inte påverkas, t.ex. att utse en reservkontaktperson, att komma överens med EU- kommissionens representation i Sverige om vilka uppgifter som ska utföras under denna period, hur servicenivån till allmänheten kan anpassas, osv.
19. I förslagsinfordran anges att en utav uppgifterna för ett kontor är information till och kontakter med allmänheten samt att förmedla information om EU genom evenemang, workshoppar, medborgardialoger m.m. eller genom andra former av samverkan lokalt eller på nätet. Kan ett EUROPA DIREKT-kontor utformas för att säkerställa denna övergripande information men ha ett huvudsakligt/specifikt fokus på information till och kontakter med organisationer inom civilsamhället för att få sektorns organisationer att känna sig mer delaktiga i EU?
Detta är enbart möjligt inom ramen för uppgift 1 (Information till och kontakter med allmänheten) och så länge det tydligt beskrivs och motiveras i ditt förslag hur medborgarna skulle dra nytta av detta specifika fokus samt hur organisationerna inom civilsamhället kan få medborgarna att känna sig mer delaktiga i EU. Att ha ett sådant specifikt fokus för hela verksamheten fungerar inte.
20. Vad innebär det att ha en anknuten enhet om man söker tillsammans? Måste den enheten också få del av bidraget och aktivt utföra delar av ED-kontorets verksamhet?
Läs om anknutna enheter i avsnitt 4 i vägledningen för sökande.
21. Om man anger ett namn för Europa Direkt-kontoret nu, kan man ändra det längre fram under denna programperiod?
Detta skulle endast vara möjligt på representationens begäran, t.ex. om det finns fler utvalda sökande med samma eller liknande namn.
22. Kan man ändra verksamhetsledaren, när man drar igång kontoret? D.v.s. att den som nu står i ansökan bara står tillfälligt och man sedan anställer en ny när projektet väl drar igång?
För bedömningen av om den sökande uppfyller urvalskriterierna ska denna tillhandahålla en försäkran på heder och samvete. När utvärderingskommittén begär från de sökande styrkande handlingar angående den EUROPA DIREKT-ansvarige samt eventuellt fler bevis om sin erfarenhet och kompetens, kan den sökande inte lämna dessa om en person som ”bara står tillfälligt” i ansökan. Detta kan leda till att förslaget avslås.
23. Krävs det Letter of Intent från partners man ska samarbeta med?
Nej, det krävs inte. När det gäller anknutna enheter och enheter som tillsammans utgör en enda sökande, ska dessa underteckna försäkran på heder och samvete.
24. Krävs det medfinansiering och underlag på detta redan till när man lämnar in ansökan?
Ja, den sökande bör fylla i budgeten inklusive ”bidragsmottagarens finansiella bidrag” (se avsnitt III.3 i ansökningsformuläret) samt underteckna försäkran på heder och samvete.
25. Det står att man ska ha en balanserad budget för sitt ED-kontor, d.v.s. lika mycket utgifter som inkomster. Finns det något krav på hur många procent verksamhetsledaren ska jobba eller hur stor procentsats det ska vara totalt, d.v.s.
sammanlagt, för de som jobbar med ED-kontoret? (Om det nu är fler än bara verksamhetsledaren.) Tidigare har ju det kravet varit en heltidstjänst totalt. Finns det kravet kvar, eller räcker det att man uppfyller sin kommunikationsplan och de aktiviteter/träffar som EU-kommissionen i Sverige kallar till?
Se svaret till fråga 16.
26. Detta kontor har tänkt anställa verksamhetsledaren, med den kompetens som krävs, först om man får bidraget beviljat och så länge anger man en redan anställd på bidragsmottagarens enhet som tillfällig verksamhetsledare. Är det möjligt att göra så?
Nej, detta är inte möjligt. Alla kriterierna inklusive urvalskriterierna utvärderas före beslutet om de utvalda sökande. Se även svaret till fråga 22.
27. Går det att få ett förtydligande kring vad "(v) information om kommande åtgärder" på sidan 8 i ansökningsformuläret betyder? Gäller det för aktiviteterna och hur vi har planerar att informera om (marknadsföra) aktiviteterna/åtgärderna?
Utöver att marknadsföra aktiviteterna så avser det även att informera allmänheten om ett visst ämne innan planerade evenemang för att väcka debatt.
28. Gällande budgetinfordran, del 3. Vi önskar ett förtydligande om vad som avses med A1 respektive A2. Motsvarar A1 ”Bidrag för 2021; 30 400 EUR” som anges på sida 1 av Förslagsinfordran ED-SE-2020, samt A2 ”Extra engångsbidrag 2021 för ett evenemang för marknadsföring av Europa Direkt 4 800 EUR”? Eller vad avses med A2, nu när kommunikationsplanen inte är uppdelad i moduler så som tidigare ansökningar?
Det anges närmare anvisningar för budgeten i avsnitt 4 i förslagsinfordran. Mer information om evenemanget för marknadsföring av EUROPA DIREKT finns i slutet av avsnitt 2.3. Att anordna ett sådant evenemang är obligatoriskt.
29. För att skicka ansökan krävs två bifogade dokument, Förslagsinfordran samt Försäkran på heder och samvete. Ansökan skickas in via webben, kommer denna att behöva bekräftas med samma form av signerat missiv som krävs och skickas i efterhand för andra ansökningar av EU-medel, exempelvis ERUF. Motsvarar Försäkran på heder och samvete detta missiv?
Det räcker med en signerad försäkran på heder och samvete.
30. Man talar mycket om EU-invånare sedan de stora flyktingströmmarna kom till Europa.
Är det rätt att säga att det är samma sak som EU-medborgare, när man talar om skyldigheter och rättigheter eller är det skillnad på dessa två olika begrepp? Är det EU- medborgare Europa Direkt-kontoret vänder sig till i första hand?
EUROPA DIREKT vänder sig till allmänheten.
31. Under uppgift 1; måste man ha med en aktivitetsplan för år 2021 och i sådana fall måste man säga exakt månad och datum för dessa aktiviteter eller räcker det bara med vilken månad?
Enligt ansökningsformuläret under uppgift 1, punkt iv, ska den sökande ange en preliminär tidsplan. Ju mer exakt tidsplanen är desto bättre är det för utvärderingen. I vissa fall räcker det att ange månaden.
32. Det första eventet för att marknadsföra ED-kontoret, kan det ske i slutet av maj eller början av juni? Detta för att anpassa till värdorganisationens 10-års jubileum?
Enligt avsnitt 2.3 i förslagsinfordran ska evenemanget äga rum inom en månad från verksamhetens start, d.v.s. senast den 31 maj 2021.
33. Försäkran på heder och samvete: Under ”Namn på den person som undertecknar handlingen” förutsätter jag att det är firmatecknare alternativt den som fått fullmakt att underteckna handlingen som ska underteckna och därmed inte den tänkta ansvariga för Europa Direkt-kontoret. Stämmer det?
Det är den bemyndigade företrädaren, nämligen den person som är behörig att underteckna avtalet med EU-kommissionens representation i Sverige.
Om det krävs två personer att underteckna avtalet enligt din organisations stadgar så måste båda två även underteckna försäkran på heder och samvete.
34. Försäkran på heder och samvete: Under ”enhet/enheterna” förutsätter jag att det är den sökande som anges. I de fall det är en region eller kommun så skulle man kunna tänka sig att det antingen är en mindre enhet på kommunen/regionen eller hela kommunen/regionen som ni tänker. Vilket gäller? Det är otydligt. Det framgår inte heller om vi ska ändra den blåmarkerade texten innan undertecknande till ex. Kommun X/Region Y?
Man behöver inte ändra den blåmarkerade texten innan undertecknandet.
35. Försäkran på heder och samvete: Längre ner i formuläret är ”person” blåmarkerat.
Avser det den juridiska personen (såsom Kommun/Region) eller den som har fullmakt/firmatecknare (dvs den som undertecknar handlingen)? Ska vi ändra den blåmarkerade texten ”person” innan undertecknande?
Man behöver inte ändra den blåmarkerade texten innan undertecknandet.
36. Jag läser i förslagsinfordran 11.2 att beräknad budget måste vara i balans och att samfinansiering av åtgärden kan se med bidragsmottagarens egna medel eller/och ekonomiskt stöd från tredje part. Innebär detta att jag under III.3 Budget, Bidragsmottagarens finansiella bidrag (B) ska summera värdorganisationens bidrag med ansökt finansiellt bidrag från tredje part som även redovisas under IV 2.2?
Nej, angående annan extern finansiering från tredje part ska endast de beviljade bidragen i punkt IV.2.1 räknas med i budgeten som ”Bidragsmottagarens finansiella bidrag (B)”, alltså inte de begärda bidragen i punkt IV.2.2.
37. Det står i avsnitt IV.1.1 i ansökningsformuläret: Har sökanden eller någon anknuten enhet redan fått eller sökt finansiering från unionen för samma åtgärd, del av samma åtgärd eller för dess drift för samma budgetår? Menar man då om man sökt annan EU- finansiering för just Europa Direkt-kontoret eller för värdorganisationen?
Att vara ett EUROPA DIREKT-kontor beaktas inte som samma åtgärd eftersom det inte är möjligt att få annan finansiering utanför den nuvarande förslagsinfordran.
Samma åtgärd betyder att genomföra kommunikationsaktiviteter av en viss karaktär som beskrivs i förslagsinfordran och är föreslagna av sökanden i ansökan. Till exempel:
Om en organisation som vill driva ett EUROPA DIREKT-kontor får EU-finansiering för att digitalisera dess arkiv som en del av Europeana, är detta EU-finansiering men inte samma åtgärd eller del av samma åtgärd och behöver inte anges.
Om en organisation som vill driva ett EUROPA DIREKT-kontor får bidrag från Europaparlamentet för att arrangera offentliga debatter med besökande ledamöter, är detta EU-finansiering för samma åtgärd, samma typ eller del av samma åtgärd och ska anges.
Om en organisation som vill driva ett EUROPA DIREKT-kontor får administrationsbidrag från programmet Europe4Citizens, är detta EU-finansiering för driften av organisationen och ska anges.
38. Det står i avsnitt IV.1.1 i ansökningsformuläret: SÖKTA ELLER BEVILJADE BIDRAG ELLER ANNAN EU-FINANSIERING Uppgifter om alla ansökningar och beviljade bidrag under innevarande eller tidigare år (lägg till fler kolumner vid behov). Gäller det bidrag till värdorganisationen?
Ni ska endast fylla i tabellen om er organisation eller någon anknuten enhet redan fått eller ansökt om finansiering från EU för samma åtgärd, del av samma åtgärd eller för dess drift (s.k. administrationsbidrag) för samma budgetår (2021). Detta gäller både projekt som er organisation själv eller någon anknuten enhet ansökt om finansiering för och projekt som er organisation eller någon anknuten enhet är med i. Se även svaret till fråga 37.
39. Vad betyder program 1 och program 2, när det frågas om annan EU-finansiering?
För varje program som ska anges i tabellen i avsnitt IV.1.1 i ansökningsformuläret bör en separat kolumn användas. Se även svaret till fråga 38.
40. Det står att kommunikationsplanen får vara högst 5 sidor. Menar ni då alla de fem uppgifterna? Det blir väldigt svårt att täcka in allt på endast fem sidor. Eller är det uppgift 1 ni hänsyftar på? Vad händer om det blir mer än 5 sidor? Förkastas förslaget då?
Det framgår tydligt av ansökningsformuläret att svaret för alla fem uppgifter (del 2) ska vara högst fem sidor. Om svaret är längre än fem sidor, kommer utvärderingskommittén inte att beakta den text som överskrider fem sidor. Detta kan leda till att förslaget inte godkänns.
41. Måste ansökningsformuläret vara skrivet med ett specifikt teckensnitt och storlek?
Använd gärna ansökningsformulärets teckensnitt och storlek (Times New Roman 12).
42. Var exakt är det man ska skriva om verksamhetsledaren i ansökan? Är det under sökandens unika egenskaper?
Uppgifter om den EUROPA DIREKT-ansvarige behöver inte anges i ansökningsformuläret.
Det räcker med försäkran på heder och samvete för att ange att alla krav som beskrivs i avsnitt 8.2 i förslagsinfordran är uppfyllda. Se även svaret till fråga 22.
