Kommunledning
Camilla Hulterström
SOLLENTUNA KOMMUN
Tjänsteutlåtande2012-09-20 Sidan 1 av 2
Dnr 2012/0380 K S - 3 Kommunstyrelsen
Budget 2013 - verksamhetsplan för kommunstyrelsen
Förslag till beslut
Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen att
1. Godkänna kommunledningskontorets förslag till verksamhetsplan för kommunstyrelsen 2013 enligt bilaga 1.
Sammanfattning
Kommunstyrelsens verksamhetsplan innehåller
• handlingsplaner för 2013
• IT-plan för 2013
• Internbudget för 2013 på verksamhetsnivå 1
Samtliga nämnders verksamhetsplaner kommer att beredas av kommunledningskontoret under oktober månad och redovisas till kommunstyrelsen 2012-10-31.
Bakgrund
Inom ramen för kommunens nya budgetprocess ska varje nämnd ta fram en verksamhetsplan för 2013 innehållande
• handlingsplaner
• IT-plan
• Internbudget på verksamhetsnivå 1
Även kommunstyrelsen ska ta fram en verksamhetsplanen för den egna verksamheten. Den generella tidplanen ska följas vilket innebär att kommunstyrelsens egen verksamhetsplan måste behandlas i
kommunstyrelsen senast 2012-10-03.
Upplägg av arbetet med verksamhetsplan 2013 för kommunstyrelsen
Kommunledningskontoret har i samråd med kommunstyrelsens ordförande valt följande modell för beredning av kommunstyrelsens verksamhetsplan:
• Plan- och exploateringsavdelningen sammanställer ett förslag gällande avdelningens egen verksamhet.
• Plan- och exploateringsutskottet ges på sitt sammanträde 2012-09-11 möjlighet att yttra sig över plan- och exploateringsavdelningens förslag.
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 wvvw.sollentuna.se
Tjänsteutlåtande
2012-09-20
Dnr 2012/0380 K S - 3 Sidan 2 av 2
• Kommunledningskontorets ledningsgrupp bearbetar och sammanställer därefter ett förslag till verksamhetsplan för hela kommunstyrelsen vilket behandlas av kommunstyrelsens arbetsutskott 2012-09-26 och
kommunstyrelsen 2012-10-03.
Upplägget för kommunstyrelsens arbete kommer att utvärderas inför budgetprocessen för 2014.
Plan- och exploateringsutskottets beredning
Plan- och exploateringsutskottet godkände för sin del plan- och exploa- teringsavdelningens förslag till verksamhetsplan inklusive IT plan 2013 samt förslag till internbudget 2013, med undantag för punkten "Öka kunskapen om miljö- och klimat frågor hos kommunens anställda".
Handlingsplanen anses inte ligga inom plan- och exploateringsutskottet ansvarsområde.
Handlingsplaner inom näringslivsområdet
Kommunledningskontoret har inte tagit fram några förslag till
handlingsplaner för det åtagande som är kopplat till näringslivsfrågor.
Kontoret avvaktar kommunstyrelsens behandling av näringslivsstrategi.
Kompletterande handlingsplaner inom detta område beräknas tas fram till kommunstyrelsens behandling av samtliga nämnders verksamhetsplaner.
Fortsatt beredning
Samtliga nämnders verksamhetsplaner kommer att beredas av kommun- ledningskontoret under oktober månad och redovisas till kommunstyrelsen 2012-10-31.
De långsiktiga IT-planerna från samtliga nämnder kommer att lämnas till IT-avdelningen som underlag till avdelningens arbete med underlag gällande långsiktig utveckling av it-infrastruktur inför budgetarbetet för 2014. IT-avdelningens underlag kommer att presenteras i december 2013.
Camilla Hulterström
Bilaga:
1. Verksamhetsplan 2013 för kommunstyrelsen
SOLLENTUNA K O M M U N
Verksamhetsplan för nämnd 2013
Kommunstyrelsen
Innehållsförteckning
1 Handlingsplaner till nämndens åtaganden 3
1.1 Ansvarsfull ekonomisk politik 3
1.2 Utbildning 8 1.3 Omsorg 8 1.4 M i l j ö och klimat 8
1.5 Integration och kommunikation 9
2 Internbudget verksamhetsnivå 1 11 3 IT-plan (plan för IT-utveckling inklusive e-utveckling) 12
3.1 Nuläge för verksamheten 12
3.2 Kort s i k t - å r 1 12 3.3 Lång sikt - år 2, 3 & 4 14
1 Handlingsplaner till nämndens åtaganden
1.1 Ansvarsfull ekonomisk politik
1.1.1 Nämnden ska under året analysera möjligheterna till att inom mandatperioden, och internt under 2013, starta samarbete(n) som kan bidra till högre effektivitet för respektive verksamhet (bättre resursutnyttjande med bibehållen kvalitet eller högre kvalitet).
Handlingsplaner Beskrivning Startdatum Slutdatum Ansvarig Se över
kommunledningskontorets befintliga
samordnings/dialogformer inom kommunen och kartlägga eventuella behov av nya. (KS)
Kommunledningskontoret har i dagsläget flera grupper och andra former för dialog och samordning etc med och mellan förvaltningarna, t ex
förvaltningsekonomgruppen, bygglovsgruppen,
kontaktpersoner på personalsidan. Behovet av dialog och samordning med förvaltningarna samt erfarenheter av befintliga samarbetsformer ska analysera.
Därefter matchas detta mot befintliga grupper för att se behov av utveckling/avveckling befintliga grupper, start av nya grupper eller andra
samarbetsformer. Införandeplan upprättas. I arbetet är det viktigt att KLK:s av delningar drar lärdomar av varandra och att slutresultatet blir att vi uppfattas som ett kommunledningskontor.
Arbetet med denna
handlingsplan kan förmodligen inte starta förrän den nya organisationen på KLK har kommit i drift.
2013-04-01 2013-12-31 Katarina Kämpe
Översyn av regelverk och former för
kommunledningskontorets uppdrag att utöva styrning (KS)
En förutsättning för att bidra till åtagandet är att
kommunledningskontoret under 2013 börjar med att se över kommunstyrelsens reglemente och övriga styrdokument. Syftet är att säkerställa en effektiv styrning där koncernnytta och andra gemensamma krav på den kommunala organisationen tas tillvara.
Tjänstemannaorganisationens anvisningar ska därefter utvecklas och bättre former för hur dessa ska kommuniceras och tillgängliggöras ska tas fram. Även uppföljningen av hur regelverken efterlevs ska utvecklas. En specifik genomgång av
personalprocessen, ekonomisk redovisning och fakturering ska
2013-02-01 2013-12-31 Kristina Brismark
Handlingsplaner Beskrivning Startdatum Slutdatum Ansvarig hinna genomföras under 2013.
Handlingsplanen har i
förlängningen en nära koppling till arbetet med ett nytt intranät.
Utvärdera
samarbetsformen med TFK och MBK (Plan- och expl.avdelningen)
Under 2011 och 2012 har en serie möten hållits för att stärka kontaktytorna mellan plan- ochj exploatering, miljö- och
byggnadskontoret och trafik- och fastighetskontoret. Under 2013 ska detta samarbete utvärderas och utvecklas.
2012-08-28 2013-12-31 Ulrika Hellström
1.1.2 Nämnden ska utifrån redan initierat utvecklingsarbete kring ledningssystem implementera effektiva stöd- och styrprocesser.
Handlingsplaner Beskrivning Startdatum Slutdatum Ansvarig Implementera nytt
verksamhetsstöd på plan- och
exploateringsavdelningen (KS)
Ett IT-stöd för resursplanering och processövervakning skall upphandlas under hösten 2012 och implementeras våren 2013
2012-06-21 2013-06-30 Ny Stadsb.
chef
Utveckla
fokusområdesgrupper (KS)
Kommunens nya styrmodell kräver ett tjänstemannastöd på
"fokusområdesnivå" i budget- och uppföljningsprocesserna.
Det finns framförallt tre områden dessa grupper behöver hantera:
- omvärldsanalys - arbete med
kommunövergripande och nämndövergripande mått - uppföljning och utvärdering av kommunövergripande mål.
Fokusområdesgrupperna etableras hösten 2012 men former för arbetet behöver utvecklas under
2013. Utvecklingsarbetet i sin första fas kan anses helt avslutat när målanalysen för årsredovisningen 2013 har genomförts.
2012-10-01 2013-09-30 Katarina Kämpe
Utveckla det
kommungemensamma kvalitetssystemet (KS)
I kommunens nya ledningssystem lyfts kvalitetsarbetet fram som en mycket viktig komponent.
Kvalitetsarbetet ska stödjas av ett kvalitetssystem som kan ge underlag för uppföljning och analys samt arbete med ständiga förbättringar i den löpande verksamheten.
Arbetet med att bygga upp ett kvalitetssystem börjar i liten skala under hösten 2012 och behöver löpa kontinuerligt framåt. Under 2013 ska kommunledningskontoret vidta aktiviteter för att
- stödja förvaltningarnas arbete
2012-10-01 2013-11-30 Kristina Brismark
Handlingsplaner Beskrivning Startdatum Slutdatum Ansvarig med struktur och administrativt
systemstöd
- ta fram ett mer genomarbetat förslag till kvalitetsnyckeltal på kommunnivå (ett första förslag tas fram under hösten) - jobba med att strukturera kvalietsnyckeltal för kommunledningskontorets egna verksamheter.
Avstämning av arbetet är lämpligt att göra i tid inför budgetarbetet för 2015.
Utveckla eFörvaltning och eTjänster i kommunen och dess verksamheter (KS)
Åstadkomma eTjänster och utveckling av eFörvaltning som bidrag till eSamhället: Enklare vardag för privatpersoner och företag, smartare och öppnare förvaltning stödjer innovation och delaktighet, högre kvalitet och effektivitet i verksamheten.
2012-09-13 2013-12-31 Britta Sandblom
Ta fram en ny modell för beslut i
exploateringsverksamheten (Plan- och
expl.avdelningen)
Förtydliga rutiner kring beslut om uppdrag, uppstart av projekt samt avslut av projekt.
Ta fram mallar för tjänsteutlåtanden.
2012-08-29 2013-12-31 Ulrika Hellström
1.1.3 Nämnden ska genomföra prioriterade utvecklingsinsatser för att höja eller möjliggöra höjning av verksamheternas kvalitet och effektivitet.
Handlingsplaner Beskrivning Startdatum Slutdatum Ansvarig Säkerställa en effektiv
plan- och
exploateringsprocess (KS)
Med hjälp av det nya
verksamhetsstödet ska plan- och exploateringsprocessen
effektiviseras genom en bättre ekonomisk planering och högre uppfyllelse av tidplaner.
2012-06-30 2013-12-31 Anders Hallmén
Utreda och föreslå kriterier för styrning och utveckling av Kontaktcenter (KS)
Kontaktcenters utveckling har från starten styrts utifrån kontrakt med förvaltningarna. I samband med attkommunen överger systemet med internt köp och sälj och att Konsult- och serviceavdelningen ska läggas ner behöver kriterier tar fram för vilka tjänster som ska prioriteras i utvecklingen av Kontaktcenter i framtiden samt hur dessa ska finansieras.
2012-10-01 2013-03-31 Maria Sterner
Kartlägga behov och brister på
upphandlings- och beställarkompetens i kommunen. Förslag ska tas fram på hur identifierade behov kan tillgodoses och brister undanröjas (KS)
För att kommunens upphandlingar ska kunna genomföras med hög effektivitet och hög kvalitet krävs att det finns en såväl hög
beställarkompetens som hög upphandlingskompetens.
Beställarkompetensen ska bl.a.
svara för att beskriva föremålet för upphandlingen i en teknisk specifikation eller en uppdragsbeskrivning. Denna kompetens är även viktig vid bestämmande av
utvärderingsgrund och då
2013-01-01 2013-03-31 Sören Faxelid
Handlingsplaner Beskrivning Startdatum Slutdatum Ansvarig myndigheten ska ta hänsyn till olika
kriterier som är kopplade till föremålet för upphandlingen när utvärderingsgrunden är ekonomiskt mest fördelaktiga anbud.
Upphandlingskompetensen ska svara för att upphandlingen genomförs i enlighet med gällande lagstiftning och kommunens regler och policys för upphandling. På upphandlingsenheten finns idag mycket god
upphandlingskompetens, med undantag för upphandling av byggentreprenader, och i de flesta fall finns idag beställarkompetens hos någon förvaltning. Dock saknas sistnämnda inom ett antal områden, tex livsmedel och lokalvård.
Organisera och strukturera samt definiera gemensamma principer för kommunens dokumenthantering i Public 360 (KS)
Åstadkomma tydlig och struktur och ett gemensamt synsätt för en effektiv dokumenthantering för kommunen Klargöra hur
dokumenthanteringen ska ske när flera IT-stöd hanterar delar av samma process/flöde.
2012-10-01 2013-06-30 ny Adm.chef
Utreda Google apps (KS)
Fastställa hur system och e-tjänster som nyttjas av flera förvaltningar i kommunen men som inte nödvändigtvis nyttjas av KLK ska förvaltas.
2012-10-01 2013-02-15 Britta Sandblom
Definiera och fastställa ett gemensamt inpasseringssystem för kommunens olika lokaler för de egna verksamheterna (KS)
Åstadkomma beslut om
gemensamma inpasseringssystem för kommunens olika
verksamheter, inklusive Turebergshuset.
2012-10-01 2013-01-31 Britta Sandblom
Definiera organisation och styrning för hur kommungemensamma system ska förvaltas (KS)
Fastställa hur system och e-tjänster som nyttjas av flera förvaltningar i kommunen men som inte nödvändigtvis nyttjas av KLK ska förvaltas.
2013-01-01 2013-05-31 Britta Sandblom
Påbörja
implementering av E- arkiv (KS)
Under 2013 kan kommunen komma att påbörja implementering av arkivering i digital form (e-arkiv).
Syftet är att kommunen ska svara mot de olika krav arkivering ställer.
I och med en övergång till en alltmer digital hantering av handlingar måste också
handlingarna bevaras i digital form.
2013-01-01 2013-12-31 ny Adm.chef
Höja kompetensen i juridiska och andra formella frågor. (KS)
Den lagstiftning som rör den kommunala förvaltningen är komplex och föränderlig. Det finns därför ett allmänt behov av att höja kompetensen i juridiska och även andra formella frågor hos såväl kommunledningskontoret som hos de övriga förvaltningarna.
2013-01-01 2013-12-31 Ingegärd Bornelind
1.1.4 Ta fram en markstrategi.
Handlingsplaner Beskrivning Startdatum Slutdatum Ansvarig Ansvara för att i Plan-och exploateringsavdelningen 2012-08-29 2013-12-31 Ulrika samarbete med ansvarar för att i samarbete med Hellström andra kontor ta framför allt Trafik- och
fram en fastighetskontoret ta fram en markstategi (Plan- markstrategi, som syftar till att och förtydliga hur kommunens mark- expl.avdelningen) och fastighetsinnehav bör utvecklas
på kort och lång sikt.
1.1.5 Nämnden ska förtydliga information om och minska handläggningstiderna vid myndighetsbeslut samt andra kontakter med företag
Handlingsplaner Beskrivning Startdatum Slutdatum Ansvarig Informera internt
inom kommunen om planprocessen (Plan- och expl.avdelningen)
Det är viktigt att intressenter som vill komma i kontakt med plan- och exploateringsavdelningen får rätt information redan vid första kontakten. Plan- och
exploateringsavdelningen ansvarar för att utbilda andra medarbetare inom kommunen samt politiker i planprocessen.
2012-08-28 2013-12-31 Anders Hallmén
1.1.6 Nämnden ska förbättra kommunikationen med näringslivet
1.1.7 Nämnden ska ta fram förslag på flexibla arbetsvillkor.
Handlingsplaner Beskrivning Startdatum Slutdatum Ansvarig Ta fram förslag på
nytt arbetstidsavtal för administrativ personal (KS)
Avtalet syftar till att öka flexibiliteten i arbetstidsförläggningen samt att reglera arbetstid utifrån
kollektivavtal och arbetstidslag.
2012-10-01 2013-03-31 Mona Birgetz
Ta fram förslag på regler för att arbeta på distans och anvisning för att arbeta hemifrån (KS)
Reglera distansarbete. Ta fram anvisningar för hur kommunens tjänstemän kan arbeta hemifrån.
2013-01-01 2013-06-30 Mona Birgetz
1.1.8 Stärka bilden av Sollentuna kommun som en stimulerande och attraktiv arbetsplats.
Handlingsplaner Beskrivning Startdatum Slutdatum Ansvarig Ta fram ett
övergripande koncept för vårt arbetsgivarmärke (KS)
Konceptet för arbetsgivarmärket ska bland annat bygga på underlag från Kompetensbron samt på goda exempel från verksamheter och medarbetare.
2012-10-01 2013-03-31 Mona Birgetz
Utifrån framtaget arbetsgivarmärke genomföra olika
Utifrån framtaget arbetsgivarmärke genomföra aktiviteter för att marknadsföra Sollentuna Kommun
2013-04-01 2013-12-31 Mona Birgetz
Handlingsplaner Beskrivning Startdatum Slutdatum Ansvarig
aktiviteter för att som en attraktiv arbetsgivare. Det stärka kan vara tex deltagande i mässor, arbetsgivarmärket annonsering, profilering på hemsida
(KS) mm.
Inköp och Alla medarbetare ska kunna hantera 2012-10-01 2013-03-31 Mona implementering av sitt friskvårdsbidrag genom en Birgetz nytt webbaserat webbaserad tjänst. Detta leder till
friskvårdssystem att syniiggöra förmånen och till (KS) större utnyttjande av
friskvårdsbidraget.
1.1.9 Nämnden ska arbeta med en kompetensutvecklingsstrategi.
Handlingsplaner Beskrivning Startdatum Slutdatum Ansvarig
Ta fram gemensam
kompetensutvecklingsstrategi för chefer på olika nivåer inom kommunen (KS)
Genom en gemensam 2013-01-01 2013-06-30 kompetensutveckling för
kommunens chefer stärks ledarskapet och därmed medarbetarskapet.
Mona Birgetz
1.2 Utbildning
1.3 Omsorg
1.4 Miljö och klimat
1.4.1 Öka kunskapen om miljö- och klimatfrågor hos kommunens anställda Handlingsplaner Beskrivning Startdatum Slutdatum Ansvarig
Ta fram ett Åstadkomma ett samarbete med 2013-01 -01 2013-12-31 Ny
utbildningspaket Naturskolan och/eller Stadsb.
om miljö- och Klimatkommunerna för att paketera chef
klimatfrågor (KS) en utbildning för kommunens anställda. Plan- och
exploateringsavdelningen ska erbjuda ett fortbildningsseminarium där utbildningspaketet presenteras och där kommunens ambitioner och miljömål ska förankras.
1.4.2 Nämnden ska genomföra åtgärder som internt, direkt påverkbart, minskar utsläppen av växthusgaser
Handlingsplaner Beskrivning Startdatum Slutdatum Ansvarig
Implementera och Den nya markanvisningspolicyn, 2012-08-29 2013-12-31 Ulrika tillämpa den nya som bl a syftar till att minska Hellström markanvisningspolicyn klimatpåverkan, ställer högre krav
(Plan- och byggherrar.
expl.avdelningen)
1.5 Integration och kommunikation
1.5.1 Ge större möjligheter för barn att påverka innehållet i plan- och exploateringsprocessen.
Handlingsplaner Beskrivning Startdatum Slutdatum Ansvarig Initiera "Trygghetsvandring i skolan" skall 2012-10-01 2013-06-30 Ingegärd trygghetsvandringar i genomföras tillsammans med elever Bornelind skolan (KS) och andra aktörer inom kommunen.
Andra aktörer kan vara tex brottsförebyggare, polisen,
skolpersonal, fältarbete, TFK, BUK, räddningstjänsten, mfl.
Säkerställa att Genom att ta fram mallar med 2012-08-29 2013-12-31 Ulrika barnperspektivet fördefinierade rubriker säkerställs Hellström alltid finns med i att barnperspektiv på
beslut som rör exploateringsärenden alltid finns exploateringsärenden med.
(Plan- och expl.avdelningen)
1.5.2 Nämnden ska ta fram en strategi för hur dialogen med invånarna ska gå till och införa förutsättningar för en interaktiv dialog.
Handlingsplaner Beskrivning Startdatum Slutdatum Ansvarig Ta fram förslag till Kommunledningskontoret tar fram 2013-01-01 2013-06-30 Maria styrdokument och - ett förslag till styrdokument för att Sterner verktyg för dialog säkerställa att dialogen initieras,
med invånarna (KS) planeras, budgeteras och beslutas - ett förslag på vilka verktyg som är lämpliga och hur de kan användas - ett förslag på hur resultatet omhändertas
Utveckla Planenheten har äskat medel från 2012-08-21 2013-12-31 Anders medborgardialoger internationaliseringsfonden för att Hallmén kring göra studiebesök i
stadsbyggnadsfrågor Malmö/Köpenhamn. Där har arbetet (Plan- och med medborgardialoger kommit expl.avdelningen) långt och Sollentuna kan hämta
inspiration från deras arbete.
1.5.3 Säkerställa en tydlig styrning, förvaltning och åtkomst av det nya intranätet.
Handlingsplaner Beskrivning Startdatum Slutdatum Ansvarig Ta fram en Utvecklingsarbetet kommer att 2012-09-07 2013-06-30 Maria förvaltningsorganisation involvera alla förvaltingar eftersom Sterner för det nya intranätet intranätet är
med tillhörande ett kommunövergripande system.
dokumentation för vilka Handlingsplanen har koppling till principer som ska gälla arbetet med att se över vårt för åtkomst, regelverk och interna styrning.
publicering, innehåll och lagring (KS)
1.5.4 Tydlig och målgruppsorienterad intern information gällande den
kommunövergripande styrningen och kommungemensamma rutiner och system.
Handlingsplaner Beskrivning Startdatum Slutdatum Ansvarig Säkerställa att det nya
intranätets
förvaltningsorganisation fungerar. (KS)
Chefernas roll som bärare av det som är kommungemensamt ska tydliggöras. Intranätets bygger på ett rollbaserat koncept för att öka målgruppsorienteringen. De kommungemensamma rutinerna och systemen liksom
bakomliggande regelverk ska synliggöras på intranätet.
2013-07-01 2013-12-31 Maria Sterner
2 Internbudget verksamhetsnivå 1
i * i \ . k>r> o«h H H t a d om
lllod Q V r f k v u n h r t Q / D U D b n M o - * » Q M t i é* D KxdefcwncQ A>1 i O>0r«*Mkl
A01 • v..; •»» •3 587.0000 • 11
AO? ; ;:: ?50 •250
AO) •0 . 1 X 0 327 •600 1912) 37)
~. i'-. ' i O " ' ..'.< • • ' •!• <•! 6 710 •09 3900 imS 64 557 3 151
A05 S«yddo<h 75 75 0
AO* »wdMiw Attwtd* :. ; .'-'Ö 757 1000 1)500 1 757
A07 t M 491) 0 4913
Ovtif W r t U ^ I I » 325 0
.V «.o-.;«ii«*«ni -?750 •2 750 1
11171? 8010 1976 717 1050 125)65 b 10/
M U 5010 197* IM 125)65 6347
Kv*» tU fMcfeU 0 0 0 %
T<X*HC*lndfln< sw
9*-Uuud KVM att
• Kod O V f i t w t i i l O ?°1? O kntihtrf O Kotlnddrf Q 701. O " " O l ö r d v U B f l
3504 •3597 •359?
AO? i 34» -159» i SM
AO) • <-»•!• ••.:-•:'.•,:<•'^ — V-i j 19 1?) 1912)
I M 96) 64 557
AOi Skydd <xh i*krrh«t n 9 7X1 9 645 75
A06 Bf4-Ki..W-Att»-**» 31 74) 39 94» » 5 0 0
AO? Ov»ff«nYyTKl*f*f> 491) 0
.V O. -t. i., •325 ) •J7» -929
A09 •2 750 0 •2 750 2 750
KLKSunMM 191 71? »>>•>// 71494? m )6s' 12641sHHH
Kommentar
Den avvikelse som ligger kvar på 1050 tkr kommer från att K S har lyft ut medel som ska överföras till U A N .
3 IT-plan (plan för IT-utveckling inklusive e-utveckling)
3.1 Nuläge för verksamheten
Organisation och kompetens kring verksamhetsutveckling och verksamhetens IT- system
Ett större moderniseringsbehov föreligger inom kommunstyrelsens ansvarsområde.
Främst gäller det utveckling av kommunens ekonomisystem, nya intranätet och
infrastruktur för behörighetsstyrning samt e-tjänster. Kommunens dokumenthantering i Public 360 behöver vidare anpassning och utredningen av e-arkiv, behöver fortsatt fokus.
Avsaknaden av stödsystem för inköp och för hantering av synpunkter och klagomål, samt verksamhetsstöd inom P L E X , H R och IT, är också exempel på saker som behöver ses över under 2013.
För att effektivisera arbetet med styrning och ledning på olika nivåer i kommunen, behöver kompletteringar göras i form av ett nytt systemstöd. Detta tillsammans med pågående omarbetning av ledningssystem och styrprocesser, ska bidra till ökad kvalité på framtida beslutsunderlag.
Den status som IT-infrastruktur har i kommunen gör att relativt stora IT-investeringar har gjorts under 2012. Fortsatt satsning behövs för att bygga ut den gemensamma plattformen till att hantera säker inloggning och e-tjänster med informationsutbyte även till medborgare och andra externa parter, vilket även öppnar upp för nya arenor för medborgardialog.
3.2 Kort s i k t - å r 1
Generellt för året 2013 gäller att ett antal system ska kopplas till Public 360 och att större anpassningar behövs om t.ex. P L E X ska lämna gamla system till förmån för Public. Ekonomisystemen behöver ses över och behovet av ett e-arkiv gör sig påmint då gamla system ska avställas. Nya intranätet kommer tas i bruk och behöver både
anpassas och integreras mot andra system. Ett flertal system behöver uppgraderas och flera nya tillförs. Däribland ett nytt systemstöd för ledning och styrning, nyutveckling av ett verksamhetsstöd för stadsbyggnad, samt upphandling av bl.a. en ny planmodul.
En helhetslösning för papperslös nämndhantering till kommunpolitikerna kommer att införas under 2013, förutsatt att beslut om införande och nya medel tillförs från politiken.
3.2.1 Åtgärder inom IT - 2013
Aktiviteter det kommande året som realiserar lösningar inom IT-området
• Nytt intranät ska implementeras och behöver inhämta information från flertalet system, däribland Public 360, för att möjliggöra god informationsspridning
• Under 2013 slutförs införandel av Raindances bokförings och projektmoduler
• Utvecklingen av elektroniska leverantörsfakturor fortsätter
• System för arbetsskador ska införas
• Upphandling och införande av ett friskvårdssystem
• FMS ska brytas loss från Winess och på sikt läggas över till 360
• App för papperslös nämndhantering ska kopplas till 360, viss utveckling behövs
• 360 ska uppgraderas och det finns stora anpassnings- och utbildningsbehov kopplat till fortsatt införande i kommunen
• P L E X ska införa ett nytt verksamhetsstöd som inkluderar tidsredovisning. Maya (tidsredovisning) avvecklas då
• Läsplattor och smartphones behöver ett verktyg för installation och
säkerhetshantering, varför ett MDM-verktyg kommer införas tillsammans med ny supportfunktion som avropats under slutet av 2012
• Implementera att modernare kommunikationsverktyg för medarbetare i kommunen (Exempelvis någon form av chatt)
• Upphandling av nytt rekryteringssystem
Aktiviteter som adresserar informations- och IT-säkerhet
• Inkoppling och säker åtkomst till kommuninformation från läsplattor ställer utökade krav på åtkomsthantering och delar av teknik och logik i dagens nätverk behöver byggas om
• Planeringen av e-tjänster och utökade plattformar för medborgardialog ställer nya krav på behörighetslösningar och infrastruktur
• BIBA, kommunens beslutsstödssystem kommer att integreras mot fler källsystem och jobbar med att ensa information
Om förvaltningen har några särskilda krav på HW för sin verksamhet
• App för papperslös nämndhantering ställer krav på läsplattor som nytt arbetsredskap
• Säker inloggning med e-id ställer krav på kortläsare. Ett införande har påbörjats under 2012 och kommer fortlöpa under 2013 tillsammans med att en översyn av dagens arbetsplatser (datorer) genomförs
Andra större verksamhetsdrivna förändringsbehov
• P L E X avser att flytta sin avtalshantering från systemet Pärmen.se, till Public 360. Bytet förutsätter ca 160 timmar utveckling i Public 360
• P L E X ska upphandla en ny planmodell
• De tekniska förvaltningarna går samman i kravställning på ny lösning för hantering av digitala ritningar
• Gamla Winess och andra system som ska avvecklas behöver ett e-arkiv, eller annan lösning för att kunna avställas
• Dagens ekonomisystem inklusive budget och uppföljning behöver ses över. En förstudie ska genomföras där också samband med eventuellt systemstöd för kommunens inköpshantering beaktas
3.2.2 Budget
Ovan beskrivna planer för 2013 beräknas rymmas inom befintlig budgetram med följande undantag:
• Utredning av nytt ekonomisystem kommer att bli omfattande. Det är nödvändigt att ta ett helhetsgrepp som omfattar mer än ett traditionellt ekonomisystem.
Utredningen kommer därför utöver funktioner som redovisning, fakturering, och hantering av leverantörs fakturor även handla om stöd för budget, prognos, inköp m.m. Utredning av detta område beräknas kosta 1 miljon kronor.
• Det saknas pengar för support och utveckling av intranätet. Endast
driftkostnaderna finns med i 2013-års budget. Dessutom finns risk för dubbla kostnader för driften av två intranät (solsidan och det nya) under första halvåret.
• Det saknas pengar för att anpassa Public för åtkomst av filer i intranätets gränssnitt (se kommentar tidigare). Detta kan dock förmodligen hanteras under 2013 och åtkomsthanteringen får då utvecklas under 2014.
För att klara ovanstående punkter krävs omprioritering inom 2013 års budgetram.
3.2.3 Kända beroenden och förutsättningar för genomförande
E-tjänsteplattform, kortinloggning, (eller annan 2-faktorsinloggning) och kommunens datanät, samt gemensamma katalogfunktioner för identitetshantering, är exempel på infrastruktur som behöver anpassningar för att möjliggöra nya sätt till åtkomst av källdata, e-tjänster, intranät.
3.3 Lång sikt - år 2, 3 & 4
3.3.1 Planer inom IT 2014 - 2016 IT-planer inom K L K 2014-2016
Verksamhetsanalyser gjorda under 2013 kommer troligtvis mynna ut i nya
upphandlingar och införanden av nya IT-utvecklingsprojekt. E-utveckling beskriver vilka e-tjänster som ska utvecklas och vilken verksamhetsutveckling som ingår. De större initiativen listas nedan:
• Upphandling och införande av e-arkiv
• Nytt systemstöd vid anställning och avslut
• Översynen av ekonomisystem kommer att ge större utvecklings- eller upphandling och ett omfattande systembyte
• B I B A m.fl. system ska koppla GIS-data till sin information, vilket kommer förbättra internt arbete och lägga grunden för nya e-tjänster
• Ny planmodell ska införas
• Public 360 ska vidareutvecklas och nya anpassningskostnader uppstår då dagens små system ska lämnas till förmån för Public 360
• Intranätet ska vidareutvecklas och blir ett nav för interna tjänster. Integration med Public 360 blir aktuellt när 360 axlat rollen som hela kommunens dokumenthanteringssystem
• Externa nätet kommer integreras med e-tjänsteplattformen och nya behörighetsplattformen, så att kommungemensamma tjänster för
behörighetsstyrning och säker inloggning även kommer medborgarna till nytta
• Ett flertal verksamhetsstödsystem kommer att realiseras som molntjänster, vilket ställer nya krav på förvaltning av systemen samt fördelning av
kommungemensamma kostnader
• Webben kommer behöva kompletteras med funktioner för interaktiva dialoger i framtiden (ett politiskt önskemål)
• Intranätet behöver tekniskt och innehållsmässigt anpassas för att bli bättre tillgängligt för mobila enheter
3.3.2 Resursuppskattning
Resursbehov utifrån ovan beskrivna utvecklingsplaner kommer att utredas under hösten och sammanställas inför resultatanalysdagarna för K S .
3.3.3 Övriga beroenden
Många initiativ ställer krav på att identitets- och behörighetslösningarna är på plats.
Även kommunens datanät och integrationstjänst behöver förändas och kompletteras inom vissa delar för att möta nya behov. Det finns ett större behov av IT-stöd och systemförvaltningskunskap ute i verksamheten, än vad dagens organisation hinner med, vilket även påverkar verksamheternas processutvecklingsarbete på ett negativt sätt.
• Ett arbete behövs för att ta fram en kommungemensam begreppsmodell. Det är av stor vikt för att höja kommunens informationskvalité och för att främja samverkan mellan förvaltningar. Det är också en förutsättning i framtagandet av e-tjänster, för att kommunens olika verksamheter ska kommunicera enhetligt i sin interaktion med medborgarna.
• Public 360: I planen kan utläsas ett antal behov av integrationer till 360, så pengar för utveckling och utbildning i 360 är väsentligt.
• B I B A utgör grunden i ett kommande besluts- och ledningsstyrnings-system, varför utveckling med masterdata källor och fortsatt tillkoppling källsystem är väsentligt.
• GIS-data behöver utvecklas och efterfrågas i allt fler sammanhang. Viktigt att varje system tar höjd för integrationskostnader och att den fulla potentialen nyttjas. Till exempel genom realisering av e-tjänster.
• Nya intranätet måste lyckas som informationsbärare och flera tunga integrationer kommer behövas för att få tänkta tjänster att fungera fullt ut.
• Ett antal större och mindre verksamhetssystem kommer införas under perioden, så att lösa åtkomst till gemensam data och gemensamma tekniklösningar får ännu större potential att skapa nytta.
