Uppföljning av IK-plan 2021 - Risk för handel utanför avtal
Förskolenämnden
Innehållsförteckning
Inledning... 3
Granskningar ... 4
Kommungemensamma granskningar ... 4
Risk: Risk för handel utanför avtal ... 4
Granskning: Ramavtalstrohet ... 4
Inledning
Intern kontroll är en del i Malmö stads utvecklings- och kvalitetsarbete. En god intern kontroll innebär att det finns ändamålsenliga och väl dokumenterade system och rutiner att följa, samt fokuserar på att hantera de viktigaste riskerna. Den bidrar till att det finns rättvisande redovisning, bra information om
verksamheten samt skydd mot förluster eller förstörelse av kommunens tillgångar. En god intern kontroll kännetecknas även av att åtgärder och kontroller införs för att hantera identifierade risker.
Det årliga intern kontrollarbetet utgörs av återkommande aktiviteter där den interna kontrollen planeras, genomförs, följs upp och analyseras:
1. riskanalys
2. upprätta intern kontrollplan
3. genomförande och rapportering av granskningar och direktåtgärder 4. rapportering till nämnden och kommunstyrelsen
5. årlig utvärdering av nämndens interna kontroll
6. revidering av nämndens regler och anvisningar för intern kontroll.
Ur riskanalysarbetet har det prioriterats ett antal risker som granskas vidare under året för att få bättre underlag om åtgärder behöver sättas in. Förskoleförvaltningen rapporterar granskningsresultat löpande under året.
Detta är en rapport från en av granskningarna enligt internkontrollplanen 2021 som förskolenämnden beslutade om vid sammanträdet 2021-03-03.
Granskningar
Kommungemensamma granskningar
Risk: Risk för handel utanför avtal Beskrivning av risk
Risk för köp av upphandlade varor och tjänster utanför avtal på grund av okunskap, t.ex. om byte av leverantör, vilket kan leda till ekonomiska konsekvenser och förtroendeskada.
Enhet
Förskolenämnden
Granskning: Ramavtalstrohet
Områden och tillhörande rutiner som ska granskas:
Rutiner för säkerställande och uppföljning av handel mot ingångna ramavtal.
Syfte med granskningen:
Syftet med granskningen är att undersöka i vilken omfattning inköp görs utanför ramavtal i fall där dessa skulle kunnat användas, samt att inhämta information kring orsaker och vad som kan göras för att åstadkomma förbättring.
Omfattning/avgränsning:
Granskningen omfattar nämnder och bolagsstyrelser (helägda bolag).
Granskningsmetod:
Granskningen omfattar ett antal frågor kring arbete med att säkerställa god ramavtalstrohet. För nämnderna omfattar granskningen även ett antal slumpmässigt utvalda inköp inom relevanta avtalsområden för att undersöka om dessa hade kunnat göras från ramavtal.
Stadskontoret återkommer med konkreta anvisningar som tas fram i samråd med förvaltningar och bolag.
Resultat
Förvaltningen tilldelades 80 inköp som slumpmässigt valts ut utifrån kravet att det saknats ramavtal för inköpet. Innan granskningen renodlades urvalet genom att fakturor som avsåg inköp från
ramavtalsleverantör ersattes. Detta skedde i två omgångar. Urvalet omfattar inköp av livsmedel,
kontorsmaterial, möbler, böcker, förbrukningsinventarier och förbrukningsmaterial. Endast fakturor med belopp över 100 kr ingick i granskningen.
Detta har inneburit att inköp för större belopp utgått och att urvalet som granskningen grundar sig på avser en variation av fakturor till mindre belopp. En förklaring till detta är att majoriteten av
förvaltningens inköpsområden omfattas av ramavtal där graden av avtalstrohet är hög. År 2020 var till exempel ramavtalstroheten kring inköp av möbler/inventarier 98 procent och för pedagogiskt material 99 procent.
Under 2020 granskades nämndens inköpsverksamhet på uppdrag av stadsrevisionen. Denna visade att nämndens inköpsverksamhet på ett tillfredställande sätt följde kraven i lagstiftning, praxis och interna styrdokument och några ytterligare åtgärder föreslogs inte (FSKF-2021-1695).
Fakturagranskning Hur gick det?
Granskningen visar att majoriteten av produkterna hade kunnat avropas från befintligt ramavtal. Av 58 fakturor (72 procent) hade inköp av samtliga artiklar kunnat göras via ramavtal. Vid kontakt med
beställarna framkom främst orsaken att de inte kunde hitta produkterna i ekonomisystemet och inte heller i avtalskatalogen. I 20 av fakturorna (25 procent) fanns inga artiklar på avtal eller hos upphandlad
leverantör. Resterande två omfattade inköp där några artiklar hade kunnat köpas via ramavtal.
Varför blev det så?
De brister som framkommit avser bland annat prenumerationsservice och löpande inköp hos leverantörer som Malmö stad tidigare haft avtal med. Vid kontakt med beställarna framgår det att informationen varit bristfällig gällande när ett avtal upphör eller när nya avtal upphandlas. Vidare framkommer att
avtalskatalogen är svårnavigerad och att informationen för respektive avtal är svårtolkad.
Hur påverkar resultatet nämndens fortsatta arbete på området?
Ett förbättringsområde är att säkerställa kompetensen hos inköpare i förskoleverksamheten. En viktig förutsättning för nämndens arbete är att information om gällande och nya ramavtal tydliggörs och kommuniceras.
Granskningsfrågor
Nedanstående frågor besvaras för att säkerställa god ramavtalstrohet.
Följs ramavtalstrohet upp systematiskt och metodiskt i syfte att minska handel utanför avtalen? Om nej, varför?
Det faktum att det finns ramavtal på de större inköpsområdena är en grundläggande förutsättning för en tillfredsställande inköpsverksamhet. Inköpsstatistik från år 2020 visar att förvaltningens verksamhet har en god ramavtalstrohet på omfattande avtalsområden såsom exempelvis möbler och inventarier samt
pedagogiskt förbrukningsmaterial. Idag sker ingen systematisk uppföljning av ramavtalstroheten, däremot sker slumpmässiga uppföljningar.
Hur går sådan uppföljning till?
Förvaltningen granskar om fakturorna innehållit varor eller tjänster utanför avtal som istället skulle avropats genom avtal.
Hur analyseras orsaker till handel utanför avtalen?
Analyser görs för att kartlägga förvaltningens inköpsbehov, vilket innebär att områden där ramavtal saknas kan identifieras. Detta leder till fler nya ramavtal, vilket i sin tur leder till att färre antal inköp kan göras utanför ramavtal. Förvaltningen har under flera år arbetat med information och stöd i inköpsfrågor tillsammans med verksamheterna och i nära samarbete med Malmö stads upphandlingsenhet. De senaste åren har förvaltningen identifierat flera områden där ramavtal tidigare saknats och där det idag finns ramavtal.
Hur återkopplas fall av/återkommande/omfattande handel utanför ramavtal till berörda (de som gjort inköpen)?
Förvaltningen har en hög ramavtalstrohet men i de fall inköp utanför avtal uppmärksammats tar ekonomienhet eller inköpssamordnare kontakt med de som gjort inköpen via mejl eller telefon.
Kommuniceras brister i ramavtalen till upphandlingsenheten?
Inköpssamordnare kommunicerar med ansvarig upphandlare och med Malmö stads nätverk för
inköpssamordnare. Även brister i avtalskatalogen kommuniceras, då beställare upplever att det är svårt att hitta information om gällande ramavtal.
Sammanvägd bedömning
De senaste årens arbete med rutiner kring upphandling och det kontinuerliga arbetet för att identifiera behov av ramavtal är en viktig grund i arbetet med ramavtalstrohet. Information och utbildning till beställare spelar sedan en viktig roll i arbetet med en fortsatt hög ramavtalstrohet. Granskningsresultatet kommer att vägas in i riskanalysen inför nästa års arbete med intern kontroll.
Det kommunövergripande utvecklingsarbete som pågår i staden bedöms som viktigt för det fortsatta arbetet inom nämndens ansvarsområde. Förvaltningen vill även lyfta fram fördelarna med en databas för avtal där både stadens ramavtal och förvaltningsspecifika avtal finns.
