SVEMO- OUTLOOK I OFFICE 365

SVEMO- OUTLOOK I OFFICE 365

Användarmanual & Övningsuppgifter

Innehåll

Inledning ... 2

Inloggning ... 3

Inkorgen ... 4

Skapa mappar ... 4

Skriv ett nytt meddelande ... 4

Bifoga fil ... 6

Kontakter ... 7

Lägg till kontakt ... 7

Lägg till grupp ... 8

Att använda adressboken ... 8

Kalender ... 9

Uppgifter ... 10

Outlook inställningar ... 10

Konto ... 11

Mitt konto ... 11

Anslutna konton ... 12

Ordna e-post ... 12

Grupper ... 13

Gruppostlådor ... 13

Inställningar ... 13

Telefon ... 13

Blockera eller tillåt ... 13

Appar ... 13

Konfigurera mobiltelefon ... 14

IOS (iPhone, iPad)... 14

Android ... 14

Office 365 inställningar ... 14

Övningsuppgifter ... 16

E-postsignatur ... 16

Skicka e-postmeddelande ... 17

Kalendern ... 18

Lägg till kontakt ... 21

Inledning

Med den här användarmanualen hoppas vi att du ska lära dig att hantera din inkommande och utgående e-post från SVEMO-webbmail. Utseendemässigt skiljer det sig säkert en del från det program som du idag arbetar med, men funktionerna är dem samma. Med SVEMO:s webbmail har du en adressbok med alla som har en SVEMO e-postadress och distributionsgrupper, men även möjlighet att lägga till privata kontakter. En distributionsgrupp kan t.ex. vara Styrelsen där samtliga i styrelsen finns samlade. Vill du skicka e-post till hela styrelsen väljer du Styrelsen ur adressboken så skickas e-posten till alla styrelsemedlemmar. Befintliga grupper hittar du i adressboken. Vi kommer att titta närmre på några av funktionerna som finns att tillgå i e-postsystemet. Längre ner i detta dokument förklaras hur du kopplar din mail till din mobiltelefon.

Tänk på! Att din Inkorg har utrymmesbegränsningar och är enbart till för ärenden med anknytning till SVEMO. Alla e-postmeddelanden som går ut anses komma från SVEMO.

Utrymme för er inkorg är 25gb.

Inloggning

För att logga in på din SVEMO-webbmail, öppnar du upp internet och går till adressen https://login.microsoftonline.com/.

När du gjort detta får du upp en hemsida enligt bilden nedan. Skriv in ditt användarnamn: Din e-postadress, Lösenord och Logga in.

Nu har du kommit in på din webbmail och kan börja administrera din e-post.

Inkorgen

Inkorgen är dit all inkommande e-post kommer och är förmodligen det som du kommer att använda mest och även känner till bäst. Du kan välja mellan att:

 Skicka nya meddelanden

 Svara på till avsändaren

 Vidarebefordra meddelanden

 Svara till alla som mottagit meddelandet

Skapa mappar

Ett utmärkt sätt att organisera din e-post är att skapa mappar. Då kan du lättare hålla reda på din inkommande e-post och t.ex. lägga all e-post från en speciell grupp i en egen mapp.

Du skapar en ny mapp genom att högerklicka på inkorgen och välja Skapa ny mapp. En ny mapp skapas under inkorgen. Skriv i önskat namn på mappen.

För att flytta inkomna meddelanden till mapparna, vänsterklicka och håll in musknappen, flytta/dra e-postmeddelandet till önskad mapp och släpp musknappen.

Din nya mapp är en undermapp till inkorgen. Du kan sedan skapa undermappar till dina egna mappar genom att göra likadant som innan, högerklicka helt enkelt på den mapp som du vill skapa en undermapp till!

Skriv ett nytt meddelande

Klicka på +Nytt postmeddelande högst upp till vänster så öppnas en ny ruta.

På raden Till skriver du vem meddelandet ska skickas till. Om du är säker på adressen kan du skriva in den direkt på raden, t.ex. kansli@svemo.se . Annars trycker du på Till eller Kopia så kan du välja ur dina egna Kontakter vem det ska skickas till. Bilden visar hur det kan se ut när man väljer en grupp ur adressboken (se Kopia). Skillnaden mellan Till och Kopia är ganska liten. Väljer du Kopia är det mest en signal till mottagaren att han/hon har fått mailet för kännedom.

På raden Ämne skriver du vad meddelandet innehåller, en rubrik. Det kan vara en fördel att skriva något där eftersom det är lättare att hitta meddelandet om man skulle behöva ta fram det igen.

I den stora vita rutan skriver du ditt meddelande. Här är standard teckensnittet Tahoma förinställt, vilket du ska använda dig av. När du skriver ett nytt meddelande kan du fetmarkera texten (F), kursivera (K) eller göra en understrykning (U). Du kan även göra en punkt- eller nummerlista och ändra färg på texten. Dessutom finns några funktioner till som du kan använda dig av, testa och prova.

När du skrivit klart ditt meddelande kan du välja på ytterligare några funktioner. Är du nöjd med meddelandet som det är trycker du på Skicka. Det kan också vara så att du inte är riktigt klar utan vill fortsätta skriva lite senare. Då kan du trycka på de tre punkterna i menyn och välj spara, det betyder att du sparar meddelandet i Utkast som du hittar i menyn till vänster. När du är redo att fortsätta med ditt meddelande går du till Utkast och dubbelklickar på meddelandet för att få fram det igen och trycker fortsätt redigera.

Vill du bifoga en fil klickar du på gemet i menyn. Mer om det kan du läsa längre ned under rubriken Bifoga fil.

Mer funktioner:

Under menyn med tre punkter kan du göra extra inställningar innan du skickar iväg ditt mail.

 Har e-postmeddelandet Hög- eller Låg prioritet. Under meny-knappen trycker du bara på ange prioritet och väljer sen det du vill. Standard är normal.

 Kontrollera namn går igenom din adressbok för att se om adressen du skrivit är en befintlig mailadress.

 Visa från gör det möjligt att skicka som en annan mailadress. Detta kan vara lämpligt om du till exempel vill skicka som en grupp. Mottagaren ser då gruppmailen istället för din

personliga. Detta kräver dock att du är medlem i någon mailgrupp OCH har rättighet att skicka som den.

 Visa hemlig kopia gör det möjligt att bifoga ett mail till en användare precis som en vanlig Kopia, fast här ser inte mottagarna att du har bifogat mailet till den person som anges.

 Under samma meny kan välja visa meddelandealternativ där kan du även välja känslighetsgrad och uppföljning av meddelandet.

 HTML är standardinställningen när du skriver e-post. Du kan också välja att växla till Oformaterad text om mottagaren inte kan ta emot HTML baserad e-post p.g.a.

säkerhetsrisker.

Bifoga fil

Du bifogar lätt filer och bilder till ditt mail genom att använda Infoga knappen.

När du klickat på knappen presenteras 3 olika alternativ för saker du kan infoga.

 Bifogad fil – Skickar med en fil med ditt meddelande

 Bild - Infogar en bild i ditt meddelande

 Signatur- Lägger till en signatur i ditt meddelande. För mer information om hur du redigerar din signatur, se rubrik ”Signatur”.

Kontakter

Dina kontakter hittar du under menyvalet Personer. Här kan du lägga till dina kontakter med e- postadresser, post-adresser och telefonnummer. Du lägger till en ny kontakt genom att först ställa dig i den mappen som du vill lägga till kontakten i och klickar på knappen +nytt. (Glöm inte att du här kan skapa mappar för kontakter likadant som du skapade mappar i inkorgen!)

Lägg till kontakt

Efter att du klickat på +nytt får du välja om du ska skapa antingen en ny kontakt eller en ny grupp.

Klicka här på skapa kontakt.

I den nya rutan som öppnas fyller du på med information om kontakten. Du kan också redigera hur du vill att kontakten ska visas när du väljer in honom till ett e-postmeddelande genom att ändra i rutan ”Visa som:”.

När du är klar med kontakten klickar du på Spara.

Lägg till grupp

En grupp är smidig att använda när du har en grupp av personer som du skickar meddelande till ofta.

Genom att skapa en grupp och lägga till kontakterna i dessa så kan du när du skickar ett meddelande lägga till gruppen istället för alla kontakter.

För att lägga till en grupp klickar du på +nytt och väljer skapa grupp i rutan som dyker upp. Mata här in ett gruppnamn och lägg sedan till medlemmarna i gruppen.

När du börjar skriva i rutan ”Medlemmar:” så söker den automatiskt bland dina kontakter. Om du inte har någon kontakt för medlemmen du vill lägga till skriver du istället in hela e-postadressen i rutan. Klicka seden på Enter.

När du lagt till alla kontakter klickar du sedan på spara knappen.

Att använda adressboken

När du ska skicka ett nytt meddelande och använda dig av adressboken klickar du på ”Till:”. Detta kommer att ta dig till dina kontakter. Du kan i den nya rutan som öppnas till vänster se dina kontakter. Efter att ha markerat en kontakt kan du se information om denne till höger.

Leta upp personen eller gruppen som du vill skicka till genom att skriva i rutan ”sök efter personer”.

Du kan också använda knapparna ”alla” ”kontakter” eller ”grupper” för att filtrera ytterligare.

För att lägga till en kontakt så klickar du på + tecknet till höger om namnet. Du kan lägga till flera kontakter och grupper samtidigt! När du är färdig klickar du på ”OK” överst till vänster i rutan.

Kalender

Via din webbmail hos SVEMO har du en egen kalender där du kan avtala tid och göra

mötesförfrågningar till övriga inom systemet. Den fungerar även som en vanlig kalender där du själv kan skriva in dina viktiga åtaganden, resor eller dylikt.

Du kommer till kalendern genom att använda av menyn i topbaren. Klicka här på Kalender.

Här kan vi se ett exempel på hur kalendern kan se ut. Den är nu tom, men här kan du fylla på med alla dina möten och andra aktiviteter! Börja med att justera hur du vill att kalendern ska presenteras:

dag, arbetsvecka, vecka eller månad.

När du ska lägga till någonting på kalendern klickar du på +ny händelse i övre vänstra hörnet eller högerklickar där du vill lägga till händelsen.

I den nya rutan finns en rad alternativ där du kan anpassa mötet:

Händelse- Ange namnet på händelsen Plats- Var sker mötet?

Deltagare- Bläddra bland dina kontakter och lägg till dem i mötet. Deltagarna kommer sedan få svara på en inbjudan till mötet och du kan följa vilka svar deltagarna har gett i din kalender. (Så vida du inte valt bort detta.

Varaktighet- Hur länge pågår mötet?

Visa som- Vilken status ska synas på dig under tiden för mötet?

Upprepa- Sker det här mötet regelbundet? Här lägger du till i vilket intervall som mötet sker så kommer det automatiskt att läggas till i din kalender.

Markera som privat- Bocka ur om händelsen inte ska visas för de som delar din kalender.

Begär svar- Bocka för om du vill att deltagarna som du la till behöver svara på om de kan delta i mötet.

Lägg till sist information om mötet i textrutan och klicka på Skicka eller Spara.

Uppgifter

För att komma åt dina uppgifter så måste du stå i din postlåda och längst ner till vänster finns en länk till Uppgifter. Du kan lista dina uppgifter i fyra olika grupper. Alla, aktiva, försenade eller slutförda. Detta gör det enklare att hålla koll om du arbetar med många olika uppgifter.

För att strukturera upp ännu mer kan du även kategorisera dina uppgifter genom att högerklicka på en uppgift och välja en kategori som den ska tillhöra.

Ny uppgift: Gå till Uppgifter och välj +Ny aktivitet för att lägga till en privat uppgift. Skriv en lämplig rubrik på vad som ska göras på raden Ämne. Fortsätt att fylla i uppgiftens förfallodatum. Vill du ställa in mer specifika datum eller tidsinställningar trycker du på knappen Visa fler detaljer.

Spara och stäng.

Tips! Fyll i vilket datum du vill ha en påminnelse om uppgiften så att du kommer ihåg när den ska vara slutförd.

Outlook inställningar

För att kunna justera din Outlook klickar du på kugghjulet i övre högra hörnet och klickar sedan på gå till alternativ.

Du kommer då få upp en ny meny till vänster på sidan enligt bilden nedan.

Konto

Under mitt konto kan du se information om ditt konto så som visningsnamn, ditt användar-ID och hur mycket av utrymmet i din postlåda som du använt. Till höger ser du också flera användbara länkar för vanliga inställningar.

Anslutna konton Lägg till konto

Om du har flera e-postkonton och vill hantera dem på samma ställe ställer du in detta här. Klicka här på plus-tecknet för att ansluta ett nytt konto.

I den nya rutan skriver du sedan in e-postadressen till kontot och lösenordet och klickar på nästa.

Vidarebefordring

Fyll här i en e-postadress till det konto som du vill vidarebefordra all din e-post till och välj om du vill spara en kopia för alla mail du får. Klicka sedan på Starta vidarebefordring.

Ordna e-post

I Orda-epost fliken kan du göra avancerade inställningar för hur mail ska hanteras.

Inkomstregler - Här kan du skapa regler för hur inkommande mail ska hanteras. Du kan till exempel, om du har flera olika mappar, automatiskt flytta inkommande mail från en person till en specifik mapp.

Automatiska svar - Om du ska vara borta en längre tid kan det vara bra att lägga till ett autosvar.

Klicka bara i skicka autosvar och ställ eventuellt in datumintervallen som du ska vara borta och skriv dit ett meddelande. Om en person försöker maila dig och du har aktiverat Automatiska svar får den automatiskt det meddelande du angett här.

Leveransrapporter - Här kan du göra en avancerad sökning på mail som du har skickat eller tagit emot från eller till angiven person under Dina kontakter. Du kan även ange ett specifikt ord som ska sökas efter.

Bevarandeprinciper - Med bevarandeprinciper kan du kontrollera hur länge objekt ska sparas i din postlåda.

Grupper

Under grupper kan du se alla distributionsgrupper som du tillhör. Om du markerar en grupp och trycker på pennan (information) så får du upp en ny ruta där du kan se e-postadressen till gruppen och även vilka andra personer som är medlemmar.

Gruppostlådor

Med gruppostlådor kan du och ditt team använda en enda plats för att spara och hämta innehåll för ett gemensamt projekt. Du skapar en gruppostlåda genom att lägga till appen för gruppostlådor för en SharePoint-webbplats och sedan köra appen. Följande lista innehåller de gruppostlådor som du har åtkomst till. Du kan välja vilka postlådor som ska visas i Outlook 2013 genom att markera eller avmarkera kryssrutorna bredvid varje gruppostlåda.

Inställningar

Under E-post kan du skräddarsy din webmail och lägga till personliga inställningar så mailen blir mer som du vill ha den. Du kan lägga till en e-postsignatur, automatiskt skicka läskvitton, ställa in hur mailkonversationer ska visas, spela upp ljud vid nytt meddelande. Det bästa är ifall du själv tittar igenom inställningarna för att sen bestämma hur du vill ha det.

Mer information om hur du lägger till e-postsignaturen kan du läsa under Övningsuppgifter längre ner i det här dokumentet.

I Kalender fliken anger du hur din kalender ska se ut, liksom under e-post finns det massor av personliga inställningar som du kan ange här exempelvis vilka veckodagar som ska visas i din kalender. Även här är det bäst om du som användare går in och ställer in dina personliga

inställningar så det blir anpassat för dig. Längst ner på sidan finns Aviseringar om textmeddelanden detta går i dagsläget inte att använda då tjänsten inte finns tillgänglig för svenska mobiloperatörer.

I den tredje fliken Nationella inställningar kan du ange språk, datum och tidsformat som ska användas, samt din tidszon.

Telefon

Mobilenheter - Här listas de mobila enheter som är kopplade till din postlåda. Du kan ta bort en mobilenhet, komma åt enhetens återställningslösenord, starta en fjärrensning av enheten eller spärra mobiltelefonen om du har tappat bort den.

Textmeddelande - Detta går i dagsläget inte att använda då tjänsten inte finns tillgänglig för svenska mobiloperatörer.

Blockera eller tillåt

Här kan du ange om inkommande mail som inte litas på ska flyttas direkt till skräppost låda eller visas i inkorgen. Det rekommenderas dock att du inte ändrar denna inställning.

Du kan även lägga till betrodda avsändare som du vet är säkra men du kan också göra tvärtom ifall du märker att du får skräppost in i din inkorg från en specifik användare. Då lägger du till den adressen i blockerade avsändare så visas inte mail från den användaren längre i din inkorg.

Appar

Här visas de installerade apparna som för närvarande finns installerat och används av Outlook. De gör att du får fler funktioner.

Konfigurera Mobiltelefon

Konfigurera mobiltelefon

Om du redan har ett konfigurerat Svemo-mailkonto på din telefon så rekommenderas du att ta bort det och sedan lägga till ett nytt konto genom denna guide.

IOS (iPhone, iPad)

Konfigurationen för iPad och iPhone ser likadan ut eftersom den använder samma meny och inställningar.

Börja med att gå in under Inställningar klicka på E-post, kontakter, kalendrar och sen Lägg till konto. Välj Microsoft Exchange som konto.

I nästa steg ska du ange användarnamn och e-post (förnamn.efternamn@svemo.se) på olika ställen, skriv in ditt lösenord. Domänen-fältet kan lämnas tomt. När du skrivit i detta görs en sökning efter inställningar automatiskt och skulle det vara så att inställningarna inte hittas så måste du ange serveradress manuellt. Då skriver du bara in: outlook.office365.com i fältet serveradress.

Spara och ange vad som ska synkroniseras och hur ofta mail ska synkas.

Tips! Om du använder ”Push” så sköts det automatiskt.

Android

Välj E-post i programmenyn. I vissa versioner av Android kan appen heta Mail. Beroende på vilken typ av version du har på Android så kan menyvalen och namnen skilja lite grann. Tryck på ”Microsoft Exchange ActiveSync”. Ange din e-postadress och ditt lösenord.

I nästa steg ska du ange användarnamn (förnamn.efternamn@svemo.se) och ditt lösenord.

Domänen-fältet kan lämnas tomt. I fältet serveradress skriver du in: outlook.office365.com.

Om det finns någon ruta där du kan ange ”Kräv krypterad SSL-anslutning” så ska du bocka i den, eller svara Ja om det kommer en fråga. Som nämnts tidigare, det kan se lite annorlunda ut beroende på vilken version av Android du använder.

När inställningarna har gjorts kan du sedan välja vad som ska synkroniseras och hur ofta synkroniseringen ska ske.

Tips! Om du använder ”Push” så sköts det automatiskt.

Office 365 inställningar

För att kunna justera din Outlook klickar du på kugghjulet i övre högra hörnet och klickar sedan på Office 365-inställningar.

I menyn till vänster (bild) visas länkar för viktiga inställningar du kan göra för ditt konto.

Den första fliken Jag visar en sida med dina personliga uppgifter. Du kan själv skriva in dina uppgifter som telefonnummer och adress. Detta är dock inget krav.

Programvara -

Övningsuppgifter

E-postsignatur

Precis som en underskrift i ett brev läggs en signatur i ett e-postbrev till i slutet av meddelandet. Det vanligaste i en signatur är en avslutningshälsning. "Bästa hälsningar" och "Med vänlig hälsning" är exempel på sådana hälsningar. Signaturer ska vara snygga, lätta att överblicka och informativa. Tänk på att det är bäst att vara kortfattad. Du vill inte irritera mottagarna med en signatur som är för lång eller störande, speciellt om mottagarna ofta får e-post från dig.

Informationen i en e-postsignatur kan innehålla:

 Ditt förnamn och efternamn

 Din titel/funktion

 Din fysiska arbetsadress och telefonnummer

 Din e-postadress

 Din webbadress

Ta noga hänsyn till målgruppen innan du avslöjar känslig information, till exempel fysisk adress och telefonnummer. Du vill inte få oväntade samtal från främlingar.

Du kan sedan ange teckensnitt och hur du vill justera texten. De flesta mottagare förväntar sig en vänsterjusterad text men du kanske vill centrera signaturen i meddelandet.

Även när signaturen infogas automatiskt i alla meddelanden kan du ändra signaturen för ett speciellt meddelande. Du markerar bara det i signaturtexten du vill ändra och skriver något annat. Du kanske till exempel vill använda en annan avslutningsfras eller ingen alls. Om du vill ta bort signaturen markerar du den och trycker på DELETE.

Övning 1: Skapa en signatur

1. Klicka på kugghjulet högst upp till höger och gå till Alternativ . 2. Välj sedan inställningar i menyn till vänster.

3. Högst upp på sidan under e-postsignatur finns en ruta där du ska skriva i följande text:

Med vänliga hälsningar/Best regards Förnamn Efternamn

Grupp Funktion

Svenska Motorcykel- och Snöskoterförbundet Swedish Motorcycle- and Snowmobile Federation --- Gatuadress, Postnummer och Postadress Phone: +46 12 34 56 78 Fax: +46 12 34 56 78 E-mail: fornamn.efternamn@svemo.se Internet: www.svemo.se

När du trycker på RETUR eller ett mellanslag i slutet av en e-postadress blir adressen automatiskt en hyperlänk.

4. Välj Tahoma, Teckenstorlek 10, Mörkblå text, Fet text på ditt namn.

Det är bäst att använda ett teckensnitt i signaturen som mottagaren troligtvis har på sin dator, så att signaturen visas på samma sätt som den visas på din dator.

5. När du har redigerat din signatur Bocka i rutan Infoga automatiskt min signatur i meddelanden som jag skickar och tryck på Spara.

Skicka e-postmeddelande

Övning 1: Skicka ett meddelande till dig själv

1. Börja med att trycka på Outlook i menyn högst upp till höger.

2. Klicka sedan på +Nytt postmeddelande uppe i vänsta hörnet.

Ett nytt e-postmeddelande skapas.

3. Skriv in din egen e-postadress på raden Till och tryck på TABB (på tangentbordet) tills du flyttas till raden Ämne.

4. Skriv Övningsmeddelande på raden Ämne.

5. Tryck på TABB för att flytta insättningspunkten till meddelandets brödtext. Skriv en kort text och ändra därefter teckensnittet och storleken på texten.

6. När du är klar klickar du på Skicka.

Obs! Om du klickar på ”…” och väljer visa meddelandealternativ i menyn, innan du skickar iväg ditt meddelande, kan du begära ett leverans- eller läskvitto.

Övning 2: Bifoga en fil till ett meddelande och skicka det till dig själv

1. Skapa ett nytt e-postmeddelande och skriv din egen e-postadress på raden Till.

2. Flytta insättningspunkten till raden Ämne genom att klicka på TABB så många gånger som behövs och skriv Övningsbilagor.

3. Tryck på TABB en gång till för att flytta till meddelandets brödtext och skriv Här finns de bifogade filer som jag övar med.

4. Klicka på Infoga och välj bifogad fil.

5. Läs vad som står i dialogrutan och klicka på Bläddra. Leta fram och markera filen du vill bifoga, klicka på Öppna och därefter på Bifoga. Filen du hämtade är nu bifogad i ditt meddelande. Den bifogade filen visas i rutan intill Bifoga under raden Ämne.

6. Klicka sedan på Skicka så skickas meddelandet till dig själv.

Övning 3: Använda adressboken och hemliga kopior

1. Skapa ett nytt e-postmeddelande genom att trycka Nytt postmeddelande. Skriv in din egen e-postadress i Till.

2. Klicka på Kopia som finns under Till.

Adressboken öppnas. I den kan du markera namn i någon av de adresslistor som finns och trycker på pluset. Du kan även skriva in namn direkt, vilket är vad du ska göra härnäst. Tryck OK högst upp i rutan.

3. Klicka på ”…” bredvid Infoga knappen och välj Visa hemlig kopia.

4. Placera insättningspunkten i rutan Ämne och skriv Övningsmeddelande.

5. Avsluta genom att trycka på Skicka.

Obs! De som får ditt meddelande kommer naturligtvis inte att kunna se vilka adresser som ligger under Hemlig kopia. Om de väljer att svara alla som fått meddelandet kommer de som finns under Hemlig kopia inte att få det nya meddelandet.

Övning 4: Svara på ett meddelande

1. Du öppnar ett meddelande som visas i Inkorgen genom att dubbelklicka på det.

2. Klicka på Svara om du vill skapa ett svarsmeddelande.

Istället för att dubbelklicka på meddelandet kan du även markera det och klicka på Svara i den övre menyn till höger.

3. Du märker att samma menyer visas för svaret som när du skapade ett nytt e- postmeddelande.

Kalendern

Ett möte förutsätter tre saker: någon som organiserar det, personer som deltar och en mötesplats.

Du kan exempelvis välja mellan att schemalägga ett möte eller en avtalad tid och ange att aktiviteten ska upprepas med ett visst tidsintervall. Tiden blockeras i schemat för att undvika eventuella schemakonflikter med andra. Och när mötet närmar sig blir du påmind automatiskt.

När du skapar ett objekt i kalendern kan du välja mellan tre olika typer av poster.

1. Avtalad tid: En avtalad tid är en aktivitet som bara berör dig. Du kan skapa en avtalad tid för att blockera en viss tid i kalendern när du ska träffa en kund eller gå till tandläkaren.

2. Möte: Ett möte påminner om en avtalad tid, förutom att även andra personer bjuds in att delta.

3. Heldagsaktivitet: Det här är en aktivitet som varar hela dagen men som inte blockerar annan tid i kalendern. Med den här typen av aktivitet kan du fortfarande skapa andra objekt i schemat för den aktuella dagen.

En avtalad tid.

Ett möte.

En heldagsaktivitet.

Om du vill skapa ett möte börjar du med en mötesförfrågan, som skickas till mötesdeltagarna via e-post.

Övning 1: Skapa en avtalad tid

1. Om kalendern inte redan är öppen klickar du på Kalender.

2. Visa en enskild dag genom att klicka på knappen Dag i menyn uppe till höger.

3. Dubbelklicka på en ledig tid lite senare under dagen i huvudkalendern (om klockan exempelvis är 13:00 markerar du tiden mellan 14:00 och 14:30). Observera att du här även kan skapa en Ny mötesförfrågan. Observera att rutorna Starttid och Sluttid redan är ifyllda för den avtalade tiden.

4. Ändrade Påminnelse till ingen om den är inställd på någonting annat.

5. Skriv Övningspost i rutan Ämne och klicka på Spara och stäng.

Klart. Nu har du skapat en avtalad tid. Om tiden för den avtalade tiden är den viktigaste faktorn kan det vara bra att börja med att dubbelklicka på tiden först som vi gjorde här. Alternativt kan du klicka på +Ny händelse uppe till vänster. Prova gärna dessa metoder om du vill.

Alternativt kan du välja att bara bjuda in dig själv till mötena som vi gjorde i övningen.

Övning 2: Skapa ett möte

Nu ska du skapa ett möte. För att bättre se skillnaden mellan ett möte och en avtalad tid ska du ändra den avtalade tiden Övningspost till ett möte.

1. Öppna den avtalade tiden Övningspost genom att dubbelklicka på den.

Popup-rutan med Övningspost - Avtalad tid bör komma upp för den öppna avtalade tiden klicka på Redigera.

2. Klicka på Pluset,+, längst bort i Deltagare i fältet för att välja från dina kontakter alternativt skriv in e-postadressen till den personen du vill ska få inbjudan 3. Skriv din egen e-postadress efter Deltagare.

4. Klicka på fliken Schemaassistenten.

Ett rutnät visas med dagens tider längs överkanten och ditt namn i kolumnen till vänster.

5. De prickade linjerna representerar möjliga start- och sluttider för mötet. (Du kan behöva bläddra i fönstret för att se linjerna.)

6. Observera fältet Lägg till deltagare ovanför de tillagda namnen. Det här är ett annat sätt att lägga till deltagare till ett möte.

7. Klicka på fliken Ok högst upp.

8. Skriv Mitt kontor i rutan Plats och klicka på Skicka.

Klart. Nu har du skapat ett möte. (Du mottar en mötesförfrågan med ämnet Övningspost i Inkorgen.

Ignorera mötesförfrågan.) Övning 3: Städa upp

Nu ska du städa upp efter dig och ta bort övningsposterna i kalendern.

1. Öppna Kalendern, markera objektet och ta bort dem genom att trycka på DELETE.

När mötesrutan kommer upp och anger att deltagarna ännu inte har meddelats om att mötet är inställt ”Klicka på Skicka om du vill skicka mötesavbokningar till deltagarna.” Klicka på Skicka.

Klart. Nu har du övat och städat upp efter dig.

Lägg till kontakt

Personlig adressbok: Adressboken är inte bara till nytta när du behöver leta upp en adress. Om du skriver ett namn på raden Till i ett meddelande används adressboken för att leta upp och verifiera att det finns en e-postadress med rätt format för personen i fråga innan meddelandet skickas. Om namnet på raden Till är understruket betyder det att den tillhörande adressen har verifierats.

Om du sparar på meddelanden bara för att ha personernas e-postadresser nära till hands har vi ett bättre förslag: Skapa en kontaktpost i Kontakter.

Om du vill lägga upp en kontakt markerar du meddelandet så att det visas i läsfönstret. Håll

muspekaren över namnet/e-postadressen, då dyker en ny ruta upp, där kan du trycka på ikonen som visas på bilden och välj lägg till kontakt. Då öppnas ett nytt kontaktformulär där e-postadressen i meddelandet automatiskt har lagts till.

Därefter kan du fylla i övrig information, exempelvis gatuadress, telefonnummer och så vidare. Nästa gång du behöver ta fram information om kontakten vet du exakt var den finns, i Kontakter.

Övning 1: Skapa en ny kontakt

I den här övningen skapar du ett kontaktkort för dig själv.

1. Så här skapar du snabbt en kontakt:

 Växla till Inkorgen genom att klicka på Outlook.

 Dubbelklicka på Övningsmeddelande för att öppna det.

 Högerklicka på ditt namn och välj öppna kontaktkort, tryck sedan på ikonen enligt bilden ovanför och välj Lägg till kontakt.

2. En ny kontakt skapas och öppnas så att du kan redigera den. Den är redan ifylld med e-postadressen från meddelandet. (Om du använder Microsoft Exchange Server för e- posten kan även andra fält vara ifyllda.)

3. Skriv in så mycket information om dig själv som du vill i den öppna kontakten (Befattning, Företag o.s.v.).

4. Klicka på +Annan eller någon av de andra flikarna om du vill lägga till något mer eller +Anteckning ifall du vill skriva någonting om kontakten du lägger till.

5. Klicka på Spara och stäng när du är klar.