Projektplan Datum: 2017-03-21
Uppdragsgivare Vårgårda kommuns revisorer och Herrljunga kommuns revisorer Projektbenämning Granskning av intern kontroll i lönehanteringen
Bakgrund Kostnad för löner och lönebikostnader är en betydande del av den totala kostnaden för Vårgårda kommun och Herrljunga kommun. Att lönehanteringsprocessen är korrekt och innehåller tillräcklig intern kontroll är därför väsentligt.
Revisorerna har utifrån sin riskbedömning konstaterat att det ska göras en granskning av området utifrån perspektivet tillräcklig intern kontroll inom lönehanteringen med fokus på kontroller för att säkerställa att lönehanteringen är tillförlitlig och säker. Konsekvenserna av bristande rutiner och kontroller kan få både ekonomiska och förtroendemässiga följder.
Syfte och
revisionsfråga/-or Som ett led i arbetet med att säkerställa att en god intern kontroll upprätthålls i verksamheten har PwC av de förtroendevalda revisorerna i Vårgårda kommun och Herrljunga kommun fått i uppdrag att kartlägga rutiner och kontroller avseende lönehanteringen inom kommunen. Granskningen syftar till att besvara följande övergripande revisionsfråga:
Har Servicenämnden – ekonomi och personal ändamålsenliga kontroller för att stödja verksamheten och ge tillräcklig intern kontroll med avseende på lönehanteringen?
Revisionskriterier Utgörs av lagar, föreskrifter, regelverk, fullmäktigebeslut etc. och utgör underlag till de bedömningsgrunder som uttrycks i kontrollmålen.
Revisionskriterierna för denna granskning har hämtats ur följande:
Kommunallagen
Kommunal redovisningslag
God redovisningssed (rekommendationer utgivna av rådet för kommunal redovisning RKR)
Kontrollmål Kontrollmålen och bedömningen av dessa möjliggör att revisionsfrågan kan besvaras. Kontrollmålen kan kopplas till något eller några av revisionskriterierna.
Inom ramen för denna granskning ska följande kontrollmål besvaras:
Finns det policys, riktlinjer och regler inom området som är ändamålsenliga och aktuella?
Finns det en god arbetsfördelning avseende processen gällande registrering av löneuppgifter, upplägg av fasta data, godkännande av lön samt
utbetalning av lön?
Säkerställs en god intern kontroll genom en ändamålsenlig arbetsfördelning och behörighetsstruktur i berörda system?
Finns det dokumenterade manuella och automatiska rutiner för tillräcklig intern kontroll inom lönehanteringen som säkerställer att endast godkända och riktiga lönetransaktioner bokförs och betalas?
Finns det kontroller på plats för att säkerställa att lönetransaktioner uppdaterar huvudboken fullständigt och riktigt?
Avgränsning Granskningen genomförs genom intervjuer med företrädare från Servicenämnden – ekonomi och personal
Projektplan Datum: 2017-03-21
Metod Granskningen kommer att genomföras genom intervjuer med företrädare från kommunen. Vidare kommer en översiktlig genomgång av kommunens eventuella policys, riktlinjer och regler rörande området att gås igenom.
En genomgång av processen kommer att genomföras utifrån följande områden:
- Övergripande information om processen (organisation, roller och ansvarsfördelning, interna policys, riktlinjer och regler samt övervakande kontroller)
- Behörighetsadministration i berörda system
- Registervård av fasta data (anställningsavtal, löneuppgifter etc.) - Lönerevision
- Registrering av löneuppgifter/avvikelserapportering - Registrering av kostnadsersättningar
- Registrering av arvoden
- Eventuella överföringar från försystem - Lönebearbetning
- Utbetalning av lön
- Avstämningsrutiner uppdatering av huvudbok
En avgränsning görs så att testning av alla identifierade kontroller i form av en stickprovsbaserad ansats inte genomförs.
Analys av erhållet material och information från intervjuer utgör underlag för en samlad bedömning av den interna kontrollen.
Eventuella rekommendationer avseende identifierade brister i den interna kontrollen kommer att föras fram som en del i rapporten. Rapporten sakavstäms med berörd personal.
Tidplan Introduktion Våren 2017, bestäms i samråd med de förtroendevalda revisorerna
Avrapportering Våren 2017, bestäms i samråd med de förtroendevalda revisorerna
Introduktion och
rapportering Introduktion och rapportering efter slutfört uppdrag sker enligt överenskommelse med de förtroendevalda revisorerna för Vårgårda och Herrljunga kommun (gemen- samt möte)
Arvode Beräknat arvode 108 000 kr, exkl. lagstadgad mervärdesskatt. Förslaget är att kostnaden delas med revisorerna i Vårgårda och Herrljunga kommuner
Projektorganisation Projektledare: Mia Nordblom
Projektmedarbetare: Amanda Elg/Erik Sellergren Kvalitetssäkrare: Anna Lycke Börjesson
Oberoendeprövning Vi har i enlighet med SKYREV:s rekommendation nr 2 prövat vårt oberoende.
Projektplan Datum: 2017-03-21
Godkänd Godkänd av revisorerna i kommunen Datum
______________________________ _________________
Weine Eriksson/Erik Nilstad
Godkänd av kundansvarig/Kommunal Sektor Datum
______________________________ __________________
Fredrik Carlsson Noteringar
