Årsrapport
Överförmyndarnämnden
2020
2 Innehållsförteckning
1
Viktiga och intressanta händelser för individ och samhälle ... 3
2
Verksamhet ... 4
2.1 Uppföljning av grunduppdrag ... 4
3
Måluppföljning ... 5
3.1 Strategiska områden/Förutsättningar/Utgångspunkter: I Mark ska vi vara en kreativ kommun för att alla ska trivas med att bo och leva ... 5
4 Uppföljning av internkontroll ... 6
4.1 Årets internkontrollarbete ... 6
4.2 Uppföljning av internkontrollplanen ... 6
5 Ekonomi ... 8
5.1 Driftredovisning... 8
6
BILAGOR ... 10
6.1 Övrig uppföljning... 10
6.2 Följetal verksamhet ... 10
1 Viktiga och intressanta händelser för individ och samhälle
Coronapandemin har påverkat hela samhället och även överförmyndarnämndens verksamhet- Exempelvis har nämndmöten flyttats, vilket gjort att beslut har fattats senare än de annars skulle ha gjort.
Mängden ärenden har ökat i form av fler ansökningar om behov av ställföreträdare. det är administrativt krävande ärenden då tingsrätten sedan ny lagstiftning infördes 2015 i allt större utsträckning förelägger överförmyndaren att inhämta uppgifterna.
Överförmyndarnämnden har från och med våren 2020 erhållit administrativ hjälp med registrering av dagligen inkomna handlingar, sända värdehandlingar till behöriga mottagare, granskning av årsräkningar samt arvodering till ställföreträdare.
Rumsförtätning har pågått i KLKs lokaler, vilket inneburit att överförmyndarkansliet har fått flytta sina kontor till ett annat våningsplan och det besöksrum som en gång fanns har tagits bort och används till kontorsrum.
Överförmyndarkansliet har en samverkan och utbyte med kommuner i GR-området i syfte att skapa likvärdiga arbetssätt.
4 2 Verksamhet
2.1 Uppföljning av grunduppdrag
Huvudverksamhet / Uppdraget uppfyllt Helt I hög
grad Delvis I låg grad Inte alls
Överförmyndarverksamhet X
Överförmyndarverksamheten
Tillgången på ställföreträdare tenderar att minska, då efterfrågade lekmän i större utsträckning behöver möta fler och många gånger mer komplicerade ärenden. Covid-19 har även påverkat intresset hos fler ställföreträdare. Detta gör att tillgången minskar i takt med att
svårighetsgraden ökar, samt att uppdragen på grund av Covid-19 blir svårare att hantera/utföra.
Handläggningstiderna har tenderat att öka både hos myndigheter och hos
överförmyndarnämnden bland annat beroende på komplexiteten i ärendena och på grund av förändringar i lagar. Kraven på handläggarna har ökat vad gäller tillsyn, informationsmaterial, blanketter och liknande.
Överförmyndarnämnden har på grund av Covid-19 haft större bemanningsbrister under 2020 vilket gjort att man utfört en mer begränsad tillsyn utifrån gällande regelverk.
Överförmyndarnämndens uppdrag och mål har inte uppfyllts till fullo. Bedömningen är att grunduppdraget uppfylls delvis.
Hantering av sekretessmaterial har identifierats som en risk. Detta har till stor del åtgärdats.
Kommunledningskontorets rumsförtätning har påverkat överförmyndarkansliets verksamhet, bland annat vad gäller hantering av sekretessmaterial och mottagande av besökare.
3 Måluppföljning
Kommunens verksamhet ska planeras med vision och mål för Marks kommun som utgångspunkt. I detta avsnitt följs mål och indikatorer upp.
3.1 Strategiska områden/Förutsättningar/Utgångspunkter: I Mark ska vi vara en kreativ kommun för att alla ska trivas med att bo och leva
Kommungemensamma mål: En god kommunal service
Nämndens mål: Rättssäkra och effektiva processer
Indikatorer Utfall 2018 Utfall 2019 Utfall 2020 Mål 2020
Andel ärenden för ensamkommande barn där överförmyndaren förordnar god man inom 1
månad (%) 100 100 100 >= 80
Andel ansökningar via tingsrätten om
godmanskap/förvaltarskap som utreds inom 3
månader (%) 50 50 50 ≥ 90
Andel anmälningar från socialförvaltningen om godmanskap/förvaltarskap som utreds inom 3
månader (%) 50 50 45 ≥ 90
Nämndens mål: God information om hur verksamheten fungerar
Under 2020 har överförmyndarkansliet utvecklat informationen om uppdraget som god man, bland annat genom information på kommunens hemsida, i syfte att underlätta rekryteringen av nya ställföreträdare.
Under 2020 har introduktion och utbildning av nya ställföreträdare genomförts.
Indikatorer Utfall 2018 Utfall 2019 Utfall 2020 Mål 2020
Antalet granskningar med anmärkning ska var
på en låg nivå 14 6 1
6 4 Uppföljning av internkontroll
4.1 Årets internkontrollarbete
Nämnder och styrelser har ansvar för att den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde är tillräcklig och ska rapportera om sitt arbete med intern kontroll.
4.2 Uppföljning av internkontrollplanen
Planen var att internkontrollen under 2020 skulle följas upp varje kvartal. Coronapandemin har gjort att uppföljning endast gjordes en gång under 2020.
Personal
Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2020
Brist på kontinuitet i personalstyrkan och rätt kompetens på personal påverkar kvalitet (följsamhet till regelverk och rutiner) och
effektivitet (antal ärende som man handlägger)
Uppföljning att den budget som är avsatt för personal ska nyttjas till bemanning på
överförmyndarkansliet.
Detta är ej uppfyllt på grund av sjukfrånvaro samt att resurser satts in kortare period under hösten.
Administration
Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2020
Om riktlinjerna inte följs ökar risken
att felaktigt arvode utbetalas Ledamot i nämnd gör
stickprovskontroll Granskning av 10 akter är gjord av ordförande och ledamot.
Granskning av akter Brister hittades i 8 av 10 ärenden.
Försenade utbetalningar av arvoden som ska beslutas inom 6 månader från att årsräkningen inkommit.
Hör ihop med risken med långsiktig lösning på bemanningen vid överförmyndarverksamheten
För låg bemanning samt högre sjukfrånvaro har påverkat förseningarna.
Myndighetsutövning
Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2020
Avsaknad av lämpliga
ställföreträdare Annonsera och utbilda fler
ställföreträdare Utbildning av nya ställföreträdare har genomförts
Årlig kontroll av aktiva
ställföreträdare Har inte gjorts. Sedvanlig kontroll av nya ställföreträdare är gjord.
Risker i samband med externa besök. Personal utsätts för hot och våld. Röjande av sekretess.
Åtgärda besöksrum Besöksrum inte åtgärdat
Beslut fattas på bristfälliga utredningsunderlag. Bristande utredningar i barnärenden, uttag från överförmyndarspärrat konto.
Barnen kan lida ekonomisk förlust.
Hör delvis ihop med risken med långsiktig lösning på bemanningen vid överförmyndarverksamheten
Informationen har förbättrats vad gäller hur barns medel får hanteras.
Information har skickats ut och finns också på webbsidan.
Brister i hanteringen av
sekretessmaterial. Obehöriga kan se och läsa sekretessuppgifter, dels behöver förvaringsutrymmen förbättras, dels används tidigare besöksrum (där sekretesshandlingar finns) som kontorsarbetsplats för annan personal.
Åtgärda förvaringsutrymme för sekretesshandlingar, dels det stora arkivet, dels arkivskåp
Kontorsflytt har skett. Nu finns ett låst arkivrum där alla akter förvaras i låsta aktskåp. Enbart personal på överförmyndarkansliet har tillgång.
God man inte klarar sitt uppdrag.
Komplexiteten i uppdraget som god man ökar.
Erbjuda utbildning i t.ex. olika sjukdomar (psykisk ohälsa) genom t.ex. en godmansförening
Information om godmansföreningen Sjuhärad ges kontinuerligt under året till ställföreträdare.
Risk att årsräkningar och
sluträkningar inte lämnas in i tid till Snabbare återkoppling om
vitesföreläggande ska ske redan Har inte gjorts.
Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2020
kommunen efter en påminnelse.
Byta ut ställföreträdare som inte
klarar sitt uppdrag Har inte varit aktuellt.
8 5 Ekonomi
Avsnittet ekonomi innehåller ekonomisk uppföljning av utfall för 2020.
5.1 Driftredovisning
Tabell årsrapport Driftredovisning
(belopp i tkr) Utfall 2018 Utfall 2019 Utfall 2020 Budget 2020 Budgetavvikel se
Intäkter 448 287 43 264 -221
Personalkostnader -1 562 -1 320 -1 143 -1 388 245
Övriga kostnader -1 313 -1 304 -1 479 -1 676 197
Nettokostnader -2 427 -2 337 -2 579 -2 800 221
Fördelning på huvudverksamhet, netto
Överförmyndarnämndens
politik -301 -252 -201 -281 80
Överförmyndarnämndens
administration -2126 -2 085 -2 378 -2 519 141
Nettokostnader -2427 -2 337 -2 579 -2 800 221
Analys av driftredovisning
Överförmyndarnämndens utfall den sista december 2020 på 2,6 mnkr är 92 % av nämndens budgetram på 2,8 mnkr och drygt 0,2 mnkr lägre än budget. Främsta avvikelsen är lägre arvodesutbetalningar till godemän för ensamkommande och lägre kostnader för köp av tjänster från kommunledningskontoret än budgeterat.
ANALYS PER VERKSAMHET
ÖVERFÖRMYNDARNÄMNDENS POLITIK
Budgeten på denna verksamhet består till större delen av arvodeskostnader för politiken.
Nettoutfallet på närmare 0,2 mnkr är 72 % av budgeterade medel och blev knappt 0,1 mnkr lägre än budget. Här är det främst arvodeskostnader till politiken som blivit lägre än budget- Årets utfall på överförmyndarnämndens politiska del ligger i princip på samma nivå som föregående års helårsutfall.
ÖVERFÖRMYNDARNÄMNDENS ADMINISTRATION
Årets nettoutfall på 2,4 mnkr är 94% av årets budgetram och ligger 0,15 mnkr lägre än årets budget. Överskottet kan framförallt knytas till lägre arvodeskostnader till godemän för
ensamkommande samt lägre utfall på köp av tjänster än det som låg i årets budget.
Redovisade intäkter på 0,04 mnkr avser ersättningar för arvoden till god man för
ensamkommande barn och blev drygt 0,2 mnkr lägre än budget, främst beroende på färre antal barn under 2020 än det antal som låg till grund för årets budget.
Redovisade arvodeskostnader till ställföreträdare på 1 mnkr (84 %) blev 0,2 mnkr lägre än årets budget. Utfallet inkluderar arvoden till gode män för ensamkommande barn, som blev 0,13 mnkr lägre än budget, samt arvoden till vanliga ställföreträdare, som är något lägre än budget.
Redovisade övriga kostnader på 1,5 mnkr (89 %) blev knappt 0,2 mnkr lägre än budget.
Huvuddelen av kostnaderna handlar om köp av tjänster från kommunledningskontoret.
Differensen kan främst kopplas till ramökningen på 0,2 mnkr som nämnden fått från och med 2018 och som har budgeterats som köp av tjänster.
Årets nettoutfall ligger något högre än föregående års helårsutfall. Årets intäkter blev 0,2 mnkr lägre än under 2019, främst på grund av färre antal ensamkommande barn i år. Årets
arvodeskostnader blev totalt 0,12 mnkr lägre i år än under 2019, vilket är hänförligt till arvoden till lägre kostnader för godemän för ensamkommande. Arvoden till vanliga ställföreträdare är i nivå med föregående år.
10 6 BILAGOR
6.1 Övrig uppföljning
Nämnders och styrelsers uppföljning rör främst verksamhet, personal och ekonomi. Utöver detta sker också en uppföljning av vissa planer och beslut, såsom internationellt arbete och kommunens miljömål. Från och med årsrapporten 2018 ska nämnder rapportera avtal enligt Idéburet offentligt partnerskap (IOP), avtalssamverkan med andra kommuner samt
uppföljning/tillsyn av privata utförare.
Internationellt arbete
Uppföljning av Marks kommuns lokala miljömål Uppföljning av attraktivitetsplanen
Idéburet offentligt partnerskap
Idéburet offentligt partnerskap (IOP) är en avtalsform mellan en eller flera organisationer inom idéburen sektor med koppling till social ekonomi, och en eller flera offentliga verksamheter.
IOP-avtal skrivs ofta runt en speciell verksamhet, som ägs av den idéburna organisationen, men som den offentliga sektorn vill medverka i. I avtalet bestäms vad partnerskapet gäller, vilka resurser respektive part ska bidra med, hur länge avtalet ska gälla med mera.
Kommunal avtalssamverkan
I årsrapporten ska nämnder redovisa vilken avtalssamverkan nämnden har, och planerar att ingå, med andra kommuner. Det gäller avtal där nämnden tar hjälp av annan kommun för att utföra kommunens uppgifter eller där Marks kommun på motsvarande sätt hjälper annan kommun.
Uppföljning av synpunkter och avvikelser
Område/vht Beröm Förslag Klagomål Annat
Övrigt Totalt
Kommentar
6.2 Följetal verksamhet
Följetal är mått som speglar verksamhetens omfattning och utveckling.
Antal aktiva akter
Följetal Utfall 2017 Utfall 2018 Utfall 2019 Utfall 2020
Antal aktiva akter (Totalt) 402 350 395 395
Godmanskap 213 200 219 178
Förvaltarskap 30 29 38 33
Ensamkommande barn 56 21 10 1
Följetal Utfall 2017 Utfall 2018 Utfall 2019 Utfall 2020
Förmyndare 47 52 98 89
Övriga akter 83 48 30 94
Godmanskap -
