Skriftlig framställning
Struktur
layout (utseende)
språk.
Rapportskrivning Projektledning 1 2
Rapportskrivning
Börja med att besvara följande frågor:
Vem är mottagaren
Hur kommer mottagaren att använda rapporten
För vilket medium (papper, webb..) utformas rapporten
Rapportstruktur
Gör rubriker (Lips-mallarna)
Fyll på med text.
Lägg in bilder och annat grafiskt som stödjer framställningen.
Gör layout (hur materialet är
arrangerat på sidan), titta ev hur andra har gjort för att få idéer.
Rapportskrivning Projektledning 1 4
Rapportredigering
Redigera rapporten så att den blir lättläst och ordnad så att det är lätt att hitta i den (struktur och layout).
Redigera rubrikerna så att de blir beskrivande.
Förbättra/förenkla språket
Språket
Förenkla, förkorta meningar. Kolla grammatik och stavning
Låt någon annan, helst
utomstående, läsa rapporten och ge kritik
Rapportskrivning Projektledning 1 6
Språket läsbarhet
Skriv korta meningar
Dela upp långa ord (om det går)
Kolla med läsbarhetsindex
Språket
läsbarhetsindex (LIX)
Räkna antalet ord (minst 100) och sluta vid en punkt. Dividera med antalet meningar. Det ger
den genomsnittliga meningslängden, t ex 105 ord i 7 meningar. Dvs 15 ord/mening.
Räkna antalet ord som är mer än 6 bokstäver.
Dividera med antalet ord. Multiplicera kvoten med 100 för att få procent långa ord resp. T ex
31/105=0,3. Dvs 30%.
Lägg samman talen och du får läsbarhetsindex, i detta fall 45.
Rapportskrivning Projektledning 1 8
Läsbarhetsindex (LIX)
Mycket lätt 20-30 barn o ungdomsböcker
Lätt 30-35 veckotidningar o dyl
Medelsvår 35-50 morgontidningar
Svår 50-55 officiella skrivelser
Mycket svår 55- kanslisvenska
Löpsedelsteknik
Löpsedelsteknik är att lyfta fram det viktigaste först
Löpsedelstekniken är det lättaste och effektivaste sättet att fånga läsarens intresse
Löpsedelstekniken är beroende av målgruppen
Rapportskrivning Projektledning 1 10
Tal- och skriftspråk
Kraven är större på en skriven text än på talspråket
Exempel: ”jag har nog inte tänkt igenom den saken.”
Var försiktig med osäkerhetsmarkörer
Osäkerhetsmarkörer
nog
i princip
rent principiellt
förhållandevis
tycks
Som regel
väl
ganska
kanske
Ju
verkar
Rapportskrivning Projektledning 1 12
För starka ord
Fenomenal
Enorm
Oerhörd
Absolut
Fantastisk
Fruktansvärd
Ohygglig
Exakt
Ord med skrytfena
Ord med skrytfena skriv i stället
Målsättning mål
Frågeställning fråga
Problemställning problem
Enkätundersökning enkät
Utvecklingstrend trend
Nästkommande nästa
Framtidsprognos prognos
Rapportskrivning Projektledning 1 14
Särskrivning
En stor rutig duk En storrutig duk
En lång hårig flicka En långhårig flicka En sjuk sköterska En sjuksköterska
Svenska och några andra språk använder betoning för att skapa betydelse. Detta återspeglar sig i skriftspråket.
Tabeller och diagram
Tabeller är lämpliga när man vill
strukturera ett siffermaterial och läsaren behöver uppgifterna.
Diagram är att föredra när man vill visa tendenser.
Gör diagrammen så att läsaren snabbt kan sätta sig in i vad det handlar om och dra lämpliga slutsatser.
Rapportskrivning Projektledning 1 16
Titel och rubriker
Rapportens titel ska vara informativ, intresseväckande och fullständig.
Titeln kan ha en underrubrik.
Bra rubriksättning kan hjälpa läsaren att snabbt ta till sig rapporten.
