HHUS reglemente
Handelshögskolan i Umeå.
Studentförening
Senast uppdaterad: 2016-12-21
Förtext ... 3
1. Organisation ... 3
1.1 Organisationens olika enheter ... 3
1.2 Styrelsens sammansättning och arbetsordning ... 3
1.3 Ledningens sammansättning och arbetsordning ... 4
2. Postbeskrivning ... 7
2.1 HHUS Styrelse ... 7
2.2 HHUS Ledning ... 8
3. Medlemskap ... 11
3.1 Hedersmedlemskap ... 11
3.2 Medlemskap ... 11
4. Val ... 11
4.1 Val till styrelse ... 12
4.2 Val till utskott ... 12
5. HHUS marknadsföring ... 14
5.1 HHUS grafiska profil ... 14
5.2 HHUS varumärken ... 14
5.3 Språk ... 14
6. Ekonomi ... 14
6.1 Firmatecknare ... 14
6.2 Ekonomiska rutiner ... 14
7. E-puben ... 15
7.1 E-pubens ändamål ... 15
7.2 Ansvarig för utskänkningstillstånd ... 15
7.3 E-pubens förvaltning ... 15
7.4 Pubutskottet ... 15
8. Ekbladet ... 15
8.1 Ekbladets ändamål ... 15
8.2 Ekbladets redaktion ... 15
8.3 Ansvarig utgivare ... 15
Förtext
Om detta reglementes innehåll beslutar HHUS styrelse och ändras genom ett styrelsebeslut.
Reglementets syfte är att skapa en balans mellan dynamik och kontinuitet inom HHUS.
Reglementet reglerar hur HHUS organisation ska vara uppbyggd och tydliggör ansvarsfördelningen och delegationsordningen. Reglementet ska följa HHUS stadgar.
1. Organisation
1.1 Organisationens olika enheter
HHUS organisation består av följande enheter.
1.1.1 Styrelse
Styrelsen är HHUS högsta beslutande organ då inte årsmötet är samlat.
1.1.2 Advisory board
Advisory board är styrelsens rådgivande organ, vars uppgift är att bidra med erfarenhet och förutsättningar till kontinuitet inom föreningen.
1.1.3 Inspektor
Inspektor är HHUS verksamhetsrevisor, vars uppgift är att granska styrelsens arbete för medlemmarnas räkning och kontrollera att stadgar, reglemente och ändamål alltid följs.
1.1.4 Revisorer
Revisorernas uppgift är att granska HHUS räkenskaper.
1.1.5 Utskott
Ett utskott är en huvudgren av HHUS. Utskotten är direkt underställda styrelsen och leds av en styrelseledamot. Samtliga ledamöter i utskotten utses av styrelsen. Utskottens verksamhet regleras i verksamhetsbeskrivningar om vilka styrelsen fattar beslut.
1.1.6 Ledning
Ledningen består utav sex olika utskott vilka är olika huvudgrenar av HHUS. Ledningen och utskotten är direkt underställda styrelsen, varje utskott leds av en styrelseledamot. Samtliga ledamöter i ledningen utses av styrelsen enligt HHUS rekryteringspolicy, se 4.2. Utskottens verksamhet regleras i verksamhetsbeskrivningar om vilka styrelsen fattar beslut.
1.1.7 Mästeri
Ett mästeri är ett tillskott till föreningens utskott och innefattas inte av ledningen, mästerierna arbetar med en kontinuerlig verksamhetsdel. Mästeriernas ledamöter utses i enlighet med rekryteringspolicyn.
1.1.8 Projektgrupp
Projektgrupp är en grupp som arbetar med projekt med tydlig början och slut. Projektet kan vara årligen återkommande eller endast ske en gång. Projektgrupper utses av det utskott som ansvarar för projektet i enlighet med rekryteringspolicyn.
1.2 Styrelsens sammansättning och arbetsordning
HHUS leds av styrelsen. Styrelsen består av ledamöter som väljs genom direkta val, se 4.1.
1.2.1 Styrelsens sammansättning Styrelsen består av följande 9 ledamöter:
• Ordförande
• Vice ordförande
• Näringslivsutskottets ordförande
• Utbildningsutskottets ordförande
• Sociala utskottets ordförande
• Ekonomiutskottets ordförande
• Pubutskottets ordförande
• Marknadsutskottets ordförande
• Ledamot, Board advisor
1.2.2 Styrelsens arbetsordning
Styrelsen väljs genom val under höstterminen. Mandatperioden är ett (1) år och löper under ett kalenderår vilket sammanfaller med verksamhetsåret. Styrelsen fattar beslut om hur organisationen ska vara uppbyggd, vad organisationen ska arbeta med samt om hur många förtroendeposter som ska finnas. Styrelsens arbete ska präglas av ett strategiskt ansvar och ledamoten ska kombinera detta med sina arbetsuppgifter som utskottsordförande.
Ordförande, vice ordförande och ledamoten Board advisor bildar tillsammans presidiet. Presidiet ska representera HHUS utåt och leda verksamheten internt. Presidiet leder styrelsens arbete, samt har huvudansvaret för att organisationens olika delar fungerar så bra som möjligt. Presidiets arbetsuppgifter syftar till att jobba med strategiska framtidsfrågor. Vice ordförande agerar ställföreträdare för ordförande vid dennes frånvaro.
HHUS har två ordinarie platser i styrelsen för USBE och två suppleantplatser för dessa. Ordförande är ordinarie ledamot i USBE:s styrelse tillsammans med utbildningsutskottets ordförande. HHUS styrelse utser två personer till suppleantplatserna som med fördel bör vara vice ordförande samt Ledamot Board advisor eller alternativt annan styrelsemedlem i HHUS styrelse.
Ordförande representerar HHUS i nätverket U9 tillsammans med utbildningsutskottets ordförande.
Ledamotsposten board advisor finns till för att skapa en möjlighet till en god kontinuitet inom HHUS.
Kandidater till posten board advisor bör med fördel ha varit aktiv på en post inom HHUS vid tidigare tillfälle eller ha erfarenhet från annan liknande organisation.
Styrelsens protokoll ska vara justerade och tillgängliga på HHUS hemsida senast en månad efter det styrelsesammanträdande de förts vid, eller innan nästa ordinarie styrelsemöte.
I de fall där en styrelsemedlem är delaktig i verksamhet, eller av annan anledning, som kan betraktas vara direkt skadlig för föreningen eller skapa jävsituationer skall situationen i fråga lyftas inför föreningens inspektor. Inspektorn kan i sin tur bedöma huruvida styrelsemedlemmen skall förklaras som icke lämplig eller jävig. Styrelsemedlemmen skall informeras om händelseförloppet och inspektorns beslut utan dröjsmål.
Styrelsen äger rätten att i brådskande ärenden fatta ekonomiska beslut per capsulam.
Beslutsmässighet bestäms enligt stadgarna och är detsamma som vid ett styrelsemöte. Om beslut tas per capsulam skall detta meddelas på nästkommande styrelsemöte för att protokollföras.
Övriga arbetsuppgifter för Styrelsens ledamöter skall tydligt framgå i postbeskrivningar.
1.2.3 Advisory board
Advisory board väljs av styrelsen och består max fem (5) personer. Mandatperioden löper på två år och ledamöterna väljs växelvis vart annat år. HHUS inspektor kan vara en av ledamöterna i Advisory board. Gruppens uppgift är att vara till stöd och hjälp för HHUS, samt bidra med kontinuitet och erfarenhet från HHUS och andra organisationer, såsom företag och föreningar. Advisory board sammanträder minst en gång per år och ska utöver det stå i löpande kontakt med ansvarig inom HHUS styrelse.
1.3 Ledningens sammansättning och arbetsordning
HHUS utskott ämnar till att kunna dela upp verksamheten i hanterbara fragment. Varje utskott leds av en styrelseledamot. Varje utskott ska genom sin utskottsordförande skriva en verksamhetsberättelse en gång i månaden, i berättelsen ska det framgå vad utskotten diskuterat och arbetat med under den senaste månaden. Samtliga ledningsposter skall definieras tydligt genom postbeskrivningar, se 3.3.
1.3.1 Näringslivsutskottet
Ordförande för näringslivsutskottet leder utskottets arbete. I övrigt består utskottet av vice ordförande, Företagskoordinator, Projektkoordinator, Säljkoordinator samt en företagsvärd till varje samarbetspartner utöver vår huvudpartner. Till sin hjälp har även utskottet ett säljmästeri.
Näringslivsutskottets ordförande - leder näringslivsutskottet och näringslivsverksamheten, samt har huvudansvar för HHUS kontakter med företag. I uppdraget ingår att representera HHUS i organisationen Uniaden. Ordförande har också ansvar för att informera om vad som händer i styrelsen och i föreningen.
Vice Ordförande har som uppgift att bistå Ordf. i Näringslivsutskottet samt agera ställföreträdande då Ordf. i Näringslivsutskottet inte kan närvara.
Företagskoordinator tillika vice ordförande i näringslivsutskottet – ansvarar för samordningen av företagsarrangemang och aktiviteter, samt leder de HHUS-medlemmar som är företagsvärdar för samarbetsföretag. Företagskoordinatorn har det övergripande ansvaret för Företagsmästeriet.
Projektkoordinator – ansvarar för projekt som har anknytning till näringslivsverksamheten.
Säljkoordinator – leder och koordinerar alla HHUS insatser för att finansiera projekt och allmän verksamhet. Säljkoordinator fokuserar sina insatser på företag, institutioner och organisationer som inte är samarbetspartners.
Näringslivsutskottets verksamhet följer den verksamhetsbeskrivning som styrelsen beslutar om.
1.3.2 Utbildningsutskottet
Utskottet består av Utbildningsutskottets ordförande, Vice ordförande, Programövervakare SM &
HLP, Programövervakare IBP samt Programövervakare CEP.
Utbildningsutskottets ordförande - leder utbildningsutskottet och har huvudansvaret för utbildningsbevakning samt arbete med kontinuerlig utveckling av utbildningarna á HHUS vägnar.
Utbildningsutskottets ordförande är även ledamot i USBE:s styrelse samt ingår som HHUS representant i nätverket U9. Ordföranden har även ansvar för att informera om vad som händer i styrelsen och ledningen.
Vice ordförande i Utbildningsutskottet - bistår och arbetar tillsammans med ordföranden gällande utskottets olika ansvarsområden, samt har ett särskilt ansvar för fristående kurser.
Programövervakare – ansvarar för utbildningsbevakning och utveckling inom respektive ansvarsområde. Programövervakare för IBP har också ett ansvar för internationella studenter vid HHUS.
Utbildningsutskottets verksamhet följer den verksamhetsbeskrivning som styrelsen beslutar om.
1.3.3 Sociala utskottet
Utskottet leds av Ordförande för sociala utskottet och består i övrigt av vice ordförande för sociala utskottet, Sportmästare, Klubbmästare, Eventkoordinator, Spexmästare samt Huvudgeneral.
Ordförande i sociala utskottet – leder sociala utskottets arbete och har ett huvudansvar
för föreningskulturen inom HHUS samt har ansvar för att informera om vad som händer i styrelsen och i föreningen.
Vice ordförande – avlastar ordförande i det dagliga arbetet samt hjälper ordföranden att koordinera och leda utskottet. Dessutom har vice ordförande kontakt med JC ekonomi för att förbereda ekonomisk planering av utskottet.
Klubbmästaren - ansvarar för föreningens traditionella sittningar och fester.
Sportmästaren ansvarar för allehanda hälsofrämjande aktiviteter, såsom idrottsturneringar och skidresor.
Eventkoordinator – Ansvarar för de fester och sittningar som går utöver föreningens traditioner.
Detta för att skapa ett enkelt socialt sammanhang för studenter att umgås.
Spexmästare – ansvarar för att bland annat hjälpa klubbmästaren med spex till sittningar. Utöver detta kan spexmästaren vara en tillgång till resten av utskottet och förening att hitta på kreativa sätt att marknadsföra vissa event.
Huvudgeneral – ansvara för att rekrytera generaler (i enlighet med HHUS rekryteringspolicy) som tillsammans ska planera och utföra HHUS Inspark. Huvudgeneralen har bland annat övergripande ansvar över insparken och bör se till att vardera tillsatt general har ett specifikt ansvar inför planeringen av insparken.
1.3.4 Ekonomiutskottet
Ekonomiutskottets uppgift är att ansvara för HHUS ekonomi. Utskottet ansvarar för budgetering, uppföljning, bokföring, fakturering och övrig ekonomisk administration.
Ordförande i ekonomiutskottet - leder ekonomiutskottets arbete och har ett huvudansvar
för ekonomifrågor inom HHUS, samt har ansvar för att informera om vad som händer i styrelsen och i föreningen.
Vice ordförande - främsta uppgiften är att sköta bokföringen samt att bistå ordförande kring övriga ekonomiska frågor.
Junior controller E-puben - ansvarar för budgetering och budgetuppföljning för E-pubens verksamhet, samt arbetar som en del av ekonomiutskottet.
Junior controller - ansvarar för budgetering och budgetuppföljning mot föreningen bortsett från E- pubens verksamhet, samt arbetar som en del av ekonomiutskottet. Junior controllern ansvarar även för fakturering mot föreningens partners och kunder.
Finansmästaren - finansgruppen förvaltar en del av HHUS kapital i syfte att skapa intresse samt lärdom hos medlemmar om den finansiella sektorn. Finansmästaren har huvudansvaret inom gruppen samt arbetar som en del av ekonomiutskottet.
Konsultmästaren - är en del av Ekonomiutskottet samt huvudansvarig inom konsultgruppen.
Gruppen erbjuder studentföreningar och organisationer konsultation i form av bokföring, revision samt budgetering.
1.3.5 Marknadsutskottet
Marknadsutskottet leds av Ordförande samt Vice Ordförande i marknadsutskottet. I övrigt består utskottet av en Chefredaktör och Redaktionschef för tidningen Ekbladet. En Art Director som ansvarar för allt grafiskt marknadsföringsmaterial, en webbmästare som ansvarar för hemsidan samt tre kommunikatörer med olika ansvarsområden. De olika ansvarsområdena är Sociala utskottet, Näringslivsutskottet och E-Puben.
Ordförande i marknadsutskottet - leder utskottets arbete och har ansvar för att informera om vad som händer i styrelsen och i föreningen, samt huvudansvar för att föreningen följer den antagna grafiska profilen.
Vice ordförande i Marknadsutskottet - har huvudansvar för nyhetsbrevet och delegering av uppgifter till kommunikatörerna. Vice ordförande har även ett visst ansvar för hemsidan samt övrig marknadsföring via våra kanaler.
Chefredaktören för Ekbladet – leder Ekbladets redaktion. Styrelsen utser en Redaktionschef, samt kan besluta om hur många redaktörer det ska vara.
Webbmästare - ansvarar för drift, utveckling och underhåll av hemsidan.
Art Director - ansvarar för framtagandet och designandet av föreningens marknadsföringsmaterial.
Kommunikatör - ansvarar för marknadsföring för ett av föreningens verksamhetsområden.
1.3.6 Pubutskottet
E-pubens verksamhet kräver en speciellt hållen struktur. Se kapitel 7.
1.3.7 Viceklubben
Viceklubben består av samtliga utskotts vice ordföranden och leds av föreningens Vice ordförande.
Gruppens uppgift är att diskutera utskottsöverskridande aktiviteter som HHUS arrangerar, agera mentorer och bollplank för varandra samt arbeta med rekrytering i enlighet med rekryteringspolicyn. Gruppen kan med fördel skapa underlag för styrelsebeslut, för att underlätta och förenkla styrelsens beslutsprocess.
2. Postbeskrivning
2.1 HHUS Styrelse
2.1.1 Presidiet
Presidiet arbetsuppgifter syftar till att arbeta med strategiska frågor, frågorna ska sikta på att gynna HHUS på lång sikt och följa föreningens ändamål enligt stadgarna. I arbetsuppgifterna ingår även att representera föreningen i olika instanser och organisationer som specificeras nedan.
Presidiet är en del av styrelsen och berörs, utöver tidigare nämnt, således av styrelsen åligganden enligt föreningens stadgar. Presidiet ansvarar även för intern kommunikation och relationer, ledningsmöten, personlig uppföljning och utveckling inom styrelsen.
Ordförande – representerar föreningen i USBEs styrelse, U9, Umeå studentkårsammanhang samt annan extern representation.
Vice ordförande – representerar föreningen i Husrådet, styrelsen för USBE alumni samt är suppleant i USBEs styrelse.
Ledamot Board advisor – representerar föreningen i Kårhusstiftelsen samt är suppleant i USBEs styrelse.
2.1.2 Styrelsen
Ordförande för Ekonomiutskottet – ansvarar för de ekonomiska arbetsuppgifterna som utskottet skall genomföra. Ordförande har även som uppgift att genomföra ev. utbetalningar som rör föreningen. Ekonomiutskottets ordförande är ansvarig för alla ekonomiska frågor som rör föreningen. Ekonomiordförande är en av föreningens tre firmatecknare. Det är ordförandes roll att koordinera ekonomiutskottet, se till att de olika arbetsuppgifterna genomförs samt stöttar upp när det behövs hjälp. Ett av ekonomiordförandes huvudansvar är att genomföra och presentera föreningens bokslut till föreningens årsmöte. Förutom dessa uppgifter är också ordförande för ekonomiutskottet en del av styrelsen och ska därmed bedriva ett strategiskt arbete samt ge styrelsen ekonomiska rapporter och prognoser.
Ordförande för Marknadsutskottet - uppgift är att se till att marknadsföringen är så professionell som möjligt samt att den följer föreningens marknadsföringspolicy såväl som föreningens grafiska profil. Ett annat ansvarsområde är att se till att föreningens marknadsföringskanaler fungerar och är uppdaterade. Huvudansvaret är alltså att se till att informationen som delas via HHUS kanaler når våra medlemmar, partners samt andra studentföreningar och företag. Ordförande har även det yttersta ansvaret när det kommer till att presentera statistik kopplad till föreningens marknadsföringskanaler för styrelsen. Ordförande i marknadsutskottet är också ansvarig utgivare för tidningen Ekbladet.
Ordförande för Utbildningsutskottet – har som främsta uppgift att jobba strategiskt med utskottet och styrelsen. Detta görs bland annat genom att delta på de möten fakulteten och institutionen bjuder in föreningen till. Ordförande sitter även i USBEs styrelse samt är en del av nätverket U9. Med dessa verktyg och ett bra samarbete med Umeå studentkår, jobbar ordförande för utskottet strategiskt för att garanterna kvaliteten på utbildningen som Umeå handelshögskola erbjuder.
Ordförande för sociala utskottet - sitter med i HHUS styrelse och ska ha övergripande koll på hela utskottet och det dagliga arbetet som innefattar resterande poster. I rollen så värnar man för
studentnytta och en sund studentkultur i en studiesocial miljö. Man försöker att hitta sätt att interagera studenter inom olika årskurser samt olika program, och ge studenter en balans av alkohol och icke alkoholrelaterade events. Ska även ha övergripande koll på budgets för de olika mästerierna och informera utskottet vad som händer inom styrelsen och vise versa.
Ordförande för Näringslivsutskottet - leder näringslivsutskottet och näringslivsverksamheten, samt har huvudansvar för HHUS kontakter med företag. I uppdraget ingår att representera HHUS i organisationen Uniaden.
Ordförande för pubutskottet - är ansvarig för all verksamhet som bedrivs på HHUS studentpub E- puben. Det är ordförande för pubutskottet som står på alkoholtillståndet och är ytterst ansvarig att servering sker inom lagens ramar. Ordförande för pubutskottet sköter all extern kontakt till HHUS styrelse samt till de parter som involveras i den operativa verksamheten.
2.2 HHUS Ledning
2.2.1 Ekonomiutskottet
Vice ordförande - främsta uppgift är att genomföra all bokföring som avser HHUS. Vice ordförande ska fungera som ordförandes högra hand och kunna underlätta för ordförandes i dess arbete.
Utöver detta ansvarar posten för den interna kommunikationen i utskottet samt utgör en del av Vice-klubben. Vice ordförande för Ekonomiutskottet förväntas medverka på möten som utskottet har samt möten som anordnas av Vice-klubben.
Finansmästaren - rekryterar och leder finansgruppen. Finansmästaren och dess grupp arbetar för att främja ekonomiskt intresse bland HHUS medlemmar och även för att förvalta en del av HHUS kapital på de finansiella marknaderna. Finansmästaren är en del av ekonomiutskottet och förväntas delta på möten samt föra information vidare från finansgruppen till ekonomiutskottet.
Finansmästaren leder finansgruppen och förväntas ha huvudansvaret för det kapital som gruppen förvaltar.
Junior Controller E-puben - är ansvarig för E-pubens budgetering, sköter bokföring och redovisning av all försäljning som sker på E-puben. Junior Controller E-puben utgör en del i ekonomiutskottet och förväntas medverka på utskottsmöten samt informera ekonomiutskottet om hur E-puben ligger till ekonomiskt. Junior Controller E-puben förväntas också delta på E-pubens veckomöten, personen skall även fungera som rådgivare till Pub-utskottet i olika ekonomiska frågor.
Junior Controllern - är ansvarig för tre huvuduppgifter: sköter faktureringen för hela föreningen, budgetering för alla utskott samt ska bistå med hjälp i budgetprocessen. Junior Controller ska även ansvara för uppföljning av budgets. Utöver detta specificerar Junior Controller moms på exempelvis Carlsbergs fakturor osv. Junior Controller ska även delta på ekonomiutskottets veckomöten.
Konsultmästaren - rekryterar och leder konsultgruppen. Konsultgruppen arbetar för att främja ett intresse för redovisning, bokföring och andra ekonomiska uppgifter. Konsultgruppen bedriver en konsultverksamhet gentemot andra föreningar och småföretag. Konsultmästaren leder konsultgruppen och förväntas ha huvudansvaret över gruppen och dess uppdrag. Konsultmästaren är en del av ekonomiutskottet och förväntas delta på möten samt föra viktig information vidare från konsultgruppen till ekonomiutskottet.
2.2.2 Marknadsutskottet
Vice Ordförande - har tillsammans med ordförande det övergripande ansvaret för informationen som publiceras via föreningens kanaler. Utöver det så har Vice Ordförande ansvar för den interna biten inom utskottet samt att delegera arbetsuppgifter till kommunikatörerna. Vice ordförande i marknad fungerar som ett bollplank för främst kommunikatörerna men även för andra delar inom utskottet. Vice ordförande har det yttersta ansvaret för nyhetsbrevet som ges ut varannan vecka samt för HHUS Snapchatkonto.
Kommunikatör Sociala – Kommunikatörsrollerna är indelad i tre olika poster; kommunikatör för sociala utskottet, kommunikatör för näringslivsutskottet samt kommunikatör för E-Puben. Som kommunikatör för sociala utskottet ser man till att marknadsföra de events som sociala utskottet arrangerar. Kommunikatörerna är tillsammans ansvariga för att upprätthålla en god
kommunikation mellan föreningen och dess medlemmar. Kommunikatörerna administrerar föreningens hemsida hhus.se, Facebook-sidor, Instagram-konton och plasmaskärmen.
Kommunikatörerna ser till att föreningens kanaler används på ett effektivt sätt och de ser även till att föreningens marknadsföringspolicy efterföljs.
Kommunikatör Näringsliv - ser till att marknadsföra de events som näringslivsutskottet och föreningens partners arrangerar. Kommunikatörerna är tillsammans ansvariga för att upprätthålla en god kommunikation mellan föreningen och dess medlemmar. Kommunikatörerna administrerar föreningens hemsida hhus.se, Facebook-sidor, Instagram-konton och plasmaskärmen.
Kommunikatörerna ser till att föreningens kanaler används på ett effektivt sätt och de ser även till att föreningens marknadsföringspolicy efterföljs.
Kommunikatör E-Puben - ser till att marknadsföra varumärket E-Puben samt alla events som arrangeras där. Kommunikatörerna är tillsammans ansvariga för att upprätthålla en god kommunikation mellan föreningen och dess medlemmar. Kommunikatörerna administrerar föreningens hemsida hhus.se, Facebook-sidor, Instagram-konton och plasmaskärmen.
Kommunikatörerna ser till att föreningens kanaler används på ett effektivt sätt och de ser även till att föreningens marknadsföringspolicy efterföljs.
Art Director - är ytterst ansvarig för allt grafiskt material som föreningen producerar. Med andra ord kan man säga att Art Director står bakom det grafiska arbetet som vi visar upp. Art Director arbetar med att visa upp föreningens tre varumärken på bästa möjliga visuella sätt. Detta görs genom att göra layout och designa föreningens posters, affischer och banners.
Chefredaktören för Ekbladet - är ansvarig för reklam, kontakt med företag samt för tidningens utveckling. Chefredaktören och redaktionschefen har ett nära samarbete för att på så sätt kunna uppnå detta. Chefredaktören integrerar med externa partner och samlar ihop den väsentliga informationen som sedan delges till redaktionschefen. De två tillsammans delar på arbetet som ligger bakom tidningen och delar upp sinsemellan vem som sköter vad. Det är chefredaktören som har det yttersta ansvaret för produktionen av tidningen, kontakten med tryckeriet samt leveransen av tidningen.
Redaktionschef Ekbladet - delar ansvaret tillsammans med Chefredaktören, de två tillsammans ser till så att tidningen fylls med väsentligt material och att den produceras. Redaktionschefens främsta uppgifter är den interna delen, redaktionschefen delegerar arbetsbelastningen inom redaktionen.
Redaktionschefen har som uppgift att upprätthålla en god kontakt mellan redaktörer och skribenter.
Webbmästare- har som huvudsakliga arbetsuppgift att upprätthålla och utveckla föreningens hemsida, värna om dess varumärke och agera som föreningens IT-expert. Webbmästaren uppdaterar mer bestående sidor på föreningens hemsida och sköter kontakten med Rodeopark som är föreningens IT-leverantör. Webbmästaren arbetar även tillsammans med styrelse och utskott för att uppdatera hemsidans struktur och tillgodose en god produkt till föreningens medlemmar.
2.2.3 Utbildningsutskottet
Vice Ordförande - jobbar tillsammans med ordförande av utskottet med fokus på det operativa inom utskottet. Bland annat genom att leda och koordinera utskottet, organisera event och föreläsningar samt delta på möten. Vice ordförande jobbar operativt för att garanterna kvaliteten på utbildningen och är ett stöd för utbildningsbevakarna. Vice ordförande för utskottet är också SAMO (Student environment agent) som jobbar med miljörelaterade frågor inom HHUS och är även en del av Viceklubben.
Programövervakare (4 st.) – ansvarar för utbildningsbevakning och utveckling inom respektive ansvarsområde. Programövervakare för IBP har också ett ansvar för internationella studenter vid HHUS. Programövervakaren måste närvara på två möten, två gånger per termin. Under dessa möten representerar de studenterna. Det ingår även i dess arbetsuppgifter att närvara vid:
- Programkommitté där man går igenom kurserna med klassrepresentanterna och programsamordnare.
- Programråd där man går igenom programmen med studierektorer från fakulteten - Samt vara närvara på andra möter där studentrepresentanter be om stöd.
Allt jobb ska delas internt och jämnt mellan de fyra bevakarna däribland event och diverse föreläsningar som bevakarna ansvarar för. De har hjälp av minst två klassrepresentanter i varje klass som framför åsikter och synpunkter som sedan kan tas vidare till mötena som är nämnda ovan. Det ingår även i arbetsuppgifterna att kommunicera med resten av utskotten i HHUS 2.2.4 Sociala utskottet
Vice Ordförande - innefattas av interna uppgifter gentemot utskottet och ska agera som ett stöd, bollplank och ett sätt att förankra vidareutveckling inom utskottet. Vice skal förmedla intern information från resterande utskott och ska agera som en kanal till resten av föreningen via viceklubben, ledningsmöten, mm. Ska stötta, hjälpa till med planering och struktur av planering och genomförande av events. Även ha god kontakt med USBE gällande planering av Examen.
Event koordinator - ska planera och utföra events som skapar en plattform för studenter att mötas, socialisera och integrera oavsett årskurs. Detta görs genom både återkommande och nya,
innovativa events. Skillnad mot sittningar ska det vara mindre kravlöst att dyka upp, och i den mån det går, mindre fokus på alkohol. Stor rekommendation att rekrytera en mästerist enligt
rekryteringspolicyn och satsa på ett event i månaden.
Huvudgeneral - ska rekrytera en projektgrupp enligt rekryteringspolicyn och tillsammans med tillsatta grupp planera Insparken. Insparken är i dagsläget ett av HHUS största events och därmed ställs det höga krav på huvudgeneralen. Gruppen ska under ledning av Huvudgeneralen lägga budget, hitta sponsorer, ha en tydlig marknadsföringsstrategi och plan.
Klubbmästare - är ansvarig för förenings sittningar, både traditionsenliga, men med uppmaning att testa nytt och utveckla föreningens traditioner på ett modernt sätt. Posten bör främja samarbete med andra studentföreningar på campus och ge sociala utrymmen för gemenskap mellan klasser och årskurser. Stor rekommendation att rekrytera ett mästeri enligt rekryteringspolicyn.
Spexmästare - innebär att man hjälper till med alla spex som sker under eventen som resterande delar av utskottet ansvarar för. Spexmästare bör fungera som en extra hand då ordet spex innefattar allt från scenframträdande till filmer. Denna post är även ansvarig för att ta bilder under utskottets event.
Sportmästare - är ansvarig för sportrelaterade events som föreningen håller i. Syfte är att främja en social plattform via friska och välmående aktiviteter. Posten är ansvarig för bland annat korpen, arrangemang av Umeås största samarbeten mellan olika kårer och föreningar, UWC (Umeå World Cup), och en årlig skidresa. Stor rekommendation är att rekrytera ett mästeri enligt
rekryteringspolicyn och forma det som ett utskott. Sportmästeriet bör vara ett mästeri helt bortkopplat från alkoholevents.
2.2.5 Näringslivsutskottet
Vice Ordförande - har som uppgift att bistå Ordf. i Näringslivsutskottet samt agera ställföreträdande då Ordf. i Näringslivsutskottet inte kan närvara.
Företagskoordinator tillika vice ordförande i näringslivsutskottet – ansvarar för samordningen av företagsarrangemang och aktiviteter, samt leder de HHUS-medlemmar som är företagsvärdar för samarbetsföretag. Företagskoordinatorn har det övergripande ansvaret för Företagsmästeriet.
Projektkoordinator – ansvarar för projekt som har anknytning till näringslivsverksamheten och har även ansvar för Unbreakable och rekrytering av projektledare till det.
Säljkoordinator – leder och koordinerar alla HHUS insatser för att finansiera projekt och allmän verksamhet. Säljkoordinator fokuserar sina insatser på företag, institutioner och organisationer som inte är samarbetspartners.
2.2.6 Pubutskottet
Samtliga ledningsposter inom pubutskottet är tilldelade ansvaret som serveringsansvariga eller kvällschefer. Detta menas att de blir tilldelade ansvaret att bedriva servering på E-puben. Varje kvällschef ansvarar att informera sin personal om de regler som gäller för servering.
Vice ordförande - för pubutskottet är ansvarig för den interna kommunikationen med alla kvällschefer. Vice Ordförande har även som uppgift att bistå Ordf. i Pubutskottet samt agera ställföreträdande då Ordf. i Pubutskottet inte kan närvara.
Bokningsansvarig – är ansvarig för E-pubens verksamhetskalender och alla bokningar för event och sittningar, både interna och externa. Sköter all kontakt med de som bokar E-puben.
Ekonomiansvarig - ansvarar för den interna ekonomin som prissättning, kassa och kortterminaler samt fakturering. Ekonomiansvarig arbetar även med JC pub för att uppnå den lagda budgeten.
Inköp Alkohol - sköter alla inköp som inkluderar alkohol. Har den huvudsakliga kontakten med leverantörerna Carlsberg och Martin & Servera. Inköp alkohol har ansvar för E-pubens lagersaldo när det kommer till alkohol och ska uppnå de lager som efterfrågas. Allt material som används vid servering av alkohol köps in via denna post
Inköp Mat - sköter alla inköp som inkluderar Mat. Har den huvudsakliga kontakten med leverantören Martin & Servera. Inköp alkohol har Mat för E-pubens lagersaldo när det kommer till alkohol och ska uppnå de lager som efterfrågas. All hantering av mat ska planeras och informeras via denna post Inköp Övrigt - sköter alla inköp som inkluderar förbrukningsinventarier och förbrukningsmaterial.
Har den huvudsakliga kontakten med leverantören PacsOn.
Eventansvariga(x3) - bedriver all planering av E-pubens egna event och allt som rör dessa. De eventansvariga ska sköta kontakten med kommunikatören för E-puben angående marknadsföring för alla av E-pubens event.
JF Representant(x2) - representant från Juridiska Föreningen vid Umeå Universitet. Är kvällschef för alla event arrangerade av denna förening.
FIEzta Representant - representant från Industriella ekonomernas festeri FIEzta. Är kvällschef för alla event arrangerade av denna organisation samt schemalagd för E-pubens event.
Interior design - är ansvarig för mindre underhåll av lokalen. Ska även ha kontakt med akademiska hus då större underhåll ska genomföras.
Dj Ansvarig - sköter all kontakt och bokning med DJ till E-pubens event. Har även ansvar att E- pubens ljus och ljudsystem fungerar.
3. Medlemskap
3.1 Hedersmedlemskap
Hedersmedlem i HHUS är före detta rektor vid Handelshögskolan i Umeå, professor Anders Söderholm, Agneta Marell professor vid Handelshögskolan i Umeå och Carl Weidenstolpe tidigare medlem i HHUS styrelse, samtliga för sina insatser för föreningen. HHUS styrelse uppmuntras att nominera kandidater för hedersmedlemskap då personer uppfyller kriterierna för detta, se HHUS stadgar.
3.2 Medlemskap
Medlem är den som erlagt kårmedlemskap i Umeå studentkår med HHUS som sektionstillhörighet.
4. Val
Inom HHUS förrättas val på olika nivåer. Styrelsen väljs genom en beslutande omröstning bland medlemmarna. Tillvägagångssättet för val av ledamöter till ledningen beskrivs nedan i 5.2.
4.1 Val till styrelse
Regler för valet av styrelse slås fast i stadgarna. Utöver detta gäller det som slås fast i detta avsnitt för kandidater till styrelseposter.
4.1.1 Krav för valbarhet
Medlemskap i HHUS är en förutsättning för att vara förtroendevald i HHUS styrelse. Som kandidat ska man ha för avsikt att fullfölja sitt förtroendeuppdrag mandatperioden ut.
Utlandsstudier och praktik på annan ort än Umeå under mandatperioden gör kandidaten icke valbar. Kandidaten för styrelsepost bör ha påbörjat studier vid Handelshögskolan i Umeå, för att ha erhållit ett studentperspektiv och kännedom om HHUS.
I de fall där en kandidat inför valet är delaktig i verksamhet, eller av annan anledning, som kan betraktas vara direkt skadlig för föreningen eller skapa jävsituationer skall situationen i fråga lyftas inför föreningens inspektor. Inspektorn kan i sin tur bedöma huruvida kandidaten skall förklaras som valbar eller ej. Kandidaten skall informeras om händelseförloppet och inspektorns beslut utan dröjsmål.
Sökande till styrelsen skall för någon i sittande presidium uppvisa bevis att personen ej förekommer i belastningsregistret. Utdrag “arbete som försäkringsförmedlare” ska begäras ut från polisen, där alla typer av finansiella brott ingår. Dokumentet skall uppvisas obrutet i kuvert senast två (2) veckor efter personen blivit vald till förtroendepost. Vid eventuell prick skall inspektor rådfrågas och avgöra om personen är lämplig som kandidat. Dokumenten skall behandlas och förvaras med sekretess, och sedan förstöras när mandatperioden löper ut.
4.1.2 Krav för valbarhet till vissa poster
Kandidat till Ordförande Ekonomiutskottet bör ha läst Företagsekonomi B alternativt ha motsvarande kunskaper, för att besitta en grundläggande förståelse för ekonomiskt arbete.
Kandidat till Ordförande E-puben skall ha fyllt tjugo år, samt får inte ha anmärkning i belastningsregistret.
Kandidat till ledamot board advisor bör med fördel ha varit aktiv på en post inom HHUS vid tidigare tillfälle eller ha erfarenhet från annan liknande organisation.
4.1.3 Val till styrelse
Valet ska följa vad som nedan fastslås samt vad som är angivet i HHUS stadgar.
• Valkommittén ska framlägga och marknadsföra önskade egenskaper för varje post, gärna i samråd med sittande styrelsemedlemmar.
• Samtliga kandidater ska erhålla lika mycket marknadsföringsutrymme. Valkommittén ska ha respektive kandidats godkännande vid marknadsförandet av posten för densamme.
• Vidare ska marknadsföringen klargöra vilka konsekvenser och ansvarstaganden det innebär som styrelsemedlem.
• Valkommittén ska utöver detta arbeta för att medlemmarna ska kunna bilda sig en uppfattning om kandidaterna i valet.
•Valkommittén ska främja möjligheten att låta enskilda medlemmar nominera kandidater till styrelseposterna. Om sådan nominering sker ska den föreslagna kandidaten tillfrågas om han eller hon vill kandidera.
4.1.4 Vakant styrelsepost
Om en styrelsepost är vakant när söktiden för posterna passerats, väljs efterträdare av sittande styrelse efter att posten varit utlyst under minst 2 veckor, i enlighet med HHUS stadgar.
4.2 Val till utskott
Val till utskott förrättas av styrelsen enligt bestämmelserna nedan samt i enlighet med rekryteringspolicyn.
4.2.1 Valförfarandet
Ledningsposter i utskott ska annonseras offentligt under minst två veckors tid på föreningens hemsida. I annonsen ska det tydligt framgå vad uppdraget som utannonseras innebär, vad en ansökan ska innehålla, samt på vilket sätt ansökan ska skickas in. Styrelsen ska i valet ta stor hänsyn till kandidaternas personliga integritet och resultatet av eventuella omröstningar ska inte redovisas i protokoll.
4.2.2 Valbarhet
Valbar till utskott är medlem i någon av Umeå universitets studentkårer. Som kandidat ska man ha för avsikt att fullfölja sitt förtroendeuppdrag mandatperioden ut. Utlandsstudier och praktik på annan ort än Umeå under mandatperioden gör kandidaten icke valbar. I de fall där en kandidat är delaktig i verksamhet som kan betraktas vara direkt skadlig för föreningen skall styrelsen anse denne kandidat som icke valbar.
Kandidat till Finansmästare bör ha läst Företagsekonomi B alternativt ha motsvarande kunskaper, för att besitta en grundläggande förståelse för ekonomiskt arbete.
Personer i finansmästeriet ska för styrelsen uppvisa bevis att personen ej förekommer i
belastningsregistret. Utdrag “arbete som försäkringsförmedlare” ska begäras ut från polisen, där alla typer av finansiella brott ingår. Dokumenten skall uppvisas obrutet i kuvert senast två (2) veckor efter personen blivit vald till posten och inte innehålla några prickar. Vid eventuell prick skall HHUS styrelse besluta om personen anses lämplig eller inte för sitt uppdrag. Dokumenten skall behandlas och förvaras med sekretess, och sedan förstöras när de kliver av sin post.
Kandidat till kvällschef E-puben skall ha fyllt tjugo år och anses vara lämplig av alkoholtillståndsinnehavaren i enlighet med svensk lag.
4.2.3 Krav på utskottsledamöter
Som kandidat till utskott ska man ha för avsikt att fullfölja sitt förtroendeuppdrag under ett år framöver.
Genomfört förtroendeuppdrag inom HHUS ska berättiga till ett intyg. För att vara berättigad till intyg ska personen ha stannat på sin post i 12 månader, om inte särskilda skäl finns. Styrelsen avgör om person som avgår före avslutad mandatperiod har särskilda skäl och är berättigad ett intyg. En mandatperiod är minimum 12 månader och maximum 18 månader. Därefter måste posten utlysas igen. Den tidigare postinnehavaren kan dock söka posten på nytt.
För att vara berättigad till ett intyg bör även en överlämning till efterträdaren ha skett.
En överlämning skall ske via:
• testamente, där postinnehavaren beskrivit vad denne gjort under året, problem och eventuella lösningar till dessa
• Personliga möten där den nya postinnehavaren får chans att ställa frågor och veta mer om hur denne skall gå tillväga för att klara sitt uppdrag.
• Överlämningsperiod när den nya postinnehavaren får följa med på möten och dylikt tillsammans med den förre postinnehavaren.
• Överlämning av viktiga kontakter och uppgifter.
4.2.4 Överklagan av val
Överklagan av styrelsens beslut i valfråga kan lämnas till inspektor. Inspektor ska då särskilt granska valet och styrelsens motivering. Om inspektor finner att styrelsens beslut varit felaktig, kan inspektor anmoda styrelsen att behandla frågan på nytt.
4.2.5 Avsättande av förtroendevald
Styrelsen kan avsätta förtroendevalda inom utskott och undergrupper inom HHUS om särskilda skäl för detta föreligger. Sådant beslut kan överklagas till inspektor.
4.2.6 Vakant ledningspost
Om en ledningspost är vakant ska en ny rekryteringsprocess påbörjas i enlighet med rekryteringspolicyn om styrelsen anser att posten behöver tillsättas.
5. HHUS marknadsföring
5.1 HHUS grafiska profil
Under 2002 arbetades en ny grafisk profil för HHUS fram. Denna profil omfattar HHUS, Ekbladet och E-pubens logotyper, samt reglerar hur material som HHUS producerar ska vara utformat. Den grafiska profilens utformning och riktlinjer beskrivs tydligare i HHUS marknadsföringspolicy.
5.1.1 Syftet med en grafisk profil
Syftet med HHUS enhetliga grafiska profil är att föreningen internt och externt alltid ska upplevas som en enhet. HHUS ska vara en organisation med en tydlig intern och extern kommunikation, vilket den grafiska profilen bidrar till att skapa.
5.1.2 Bestämmelser kring HHUS grafiska profil
HHUS marknadsföring i tryck och i elektronisk form ska alltid följa riktlinjer angivna för HHUS grafiska profil.Inom HHUS utskott och verksamhetsgrupper får ej förekomma marknadsföring som innebär brott mot HHUS marknadsföringspolicy, med mindre än att styrelsen fattat beslut om att tillåta undantag.
5.2 HHUS varumärken
HHUS använder tre varumärken i verksamheten. Dessa är: HHUS, Ekbladet och E-puben.
HHUS används som beteckning på hela föreningen och på den verksamhet som sker i de olika utskotten. Det är viktigt att medlemmarna i föreningen upplever en tydlighet i det HHUS gör, därför ska namnet på föreningen användas i marknadsföring och kommunikation och inte namnet på den enhet som står för den aktuella verksamheten.
Ekbladet är HHUS tidning och verkar med eget varumärke och logotyp. Det sker av tradition och därför är Ekbladet ett starkt upparbetat varumärke vid Umeå universitet.
E-puben är HHUS pub. Pubens verksamhet vänder sig inte bara till HHUS medlemmar utan till alla Umeås studenter, därför är det värdefullt för HHUS att arbeta med varumärket E-puben.
5.3 Språk
All marknadsföring sker på engelska. Marknadsföring på svenska ska endast förekomma i undantagsfall när det kommer på begäran från våra partners, detta då deras material kan kräva att det trycks på svenska. Undantag för språket görs även i Ekbladet som skrivs på svenska.
Riktlinjer kring språk tydliggörs ytterligare i marknadsföringspolicyn.
6. Ekonomi
6.1 Firmatecknare
Föreningens firma tecknas, förutom av styrelsen i sin helhet, av HHUS ordförande, ordförande i Ekonomiutskottet och ordförande i Pubutskottet var för sig. Skulle någon av dessa tre under en period inte kunna fullfölja sitt uppdrag ska styrelsen skyndsamt utse ersättare för denne.
Lämpligen bör en annan styrelsemedlem träda in som ersättande firmatecknare då dem är förtroendevalda av HHUS medlemmar.
6.2 Ekonomiska rutiner
De ekonomiska riktlinjer som är föreskrivna i HHUS ekonomiska Reglemente skall följas av samtliga aktiva inom föreningen. Styrelsen ansvarar för att det ekonomiska riktlinjerna finns publicerade och efterlevs.
7. E-puben
E-puben har som ambition att kontinuerligt följa en modern och utvecklande nattklubbsmiljö för studenterna.
7.1 E-pubens ändamål
E-puben ska erbjuda dag- samt kvällsupplevelser präglade av kreativitet, öppenhet och högsta möjliga kvalitet till Umeås studenter.
7.2 Ansvarig för utskänkningstillstånd
Ansvarig för utskänkningstillstånd på E-puben är ordförande i Pubutskottet. Ansvarig för
utskänkningstillståndet ska vara ledamot i HHUS styrelse, får inte finnas med i belastningsregistret samt ha rätt att enskilt teckna HHUS firma.
7.3 E-pubens förvaltning
Ordförande i Pubutskottet och vice ordförande i Pubutskottet ansvarar för E-pubens verksamhet ytterst gentemot HHUS styrelse. Dessa har dessutom till sin hjälp en verkställande ledning, Pubutskottet.
7.4 Pubutskottet
E-puben leds av ordförande i Pubutskottet som till sin hjälp har en vice ordförande i Pubutskottet. I övrigt består Pubutskottet av Kvällsansvariga och musikansvarig på E-puben.
Vice ordförande för Pubutskottet och övriga poster i Pubutskottet utses av HHUS styrelse.
HHUS styrelse utser en person till att vara ekonomiansvarig för E-puben inom utskottet, denna person ingår både i Pubutskottet och i Ekonomiutskottet. Denna post har även till sin hjälp en junior controller för E-puben som är positionerad inom ekonomiutskottet. Därutöver fördelar pubutskottet ansvarsposter emellan sig på egen hand.Pubutskottet ansvarar för E-pubens löpande verksamhet.
Pubutskottet sammanträder 1 gång/vecka under terminerna, Ordförande för pubutskottet ansvarar för att delge styrelsen information om verksamheten.
8. Ekbladet
8.1 Ekbladets ändamål
Ekbladets ändamål är att lyfta fram kreativa medlemmar som vill intressera och inspirera resterande medlemmar genom sina texter i tidningen, samt att erbjuda möjligheten att testa sina färdigheter i praktiken.
8.2 Ekbladets redaktion
Ekbladets redaktion består av alla de som på kontinuerlig basis bidrar till det material som sedermera blir Ekbladets publikation.
Ekbladets Chefredaktör leder arbetet i redaktionen tillsammans med en redaktionschef och en eller flera redaktörer. Det är Chefredaktören som ytterst ansvarar för medlemstidningen gentemot HHUS styrelse och dess ansvarige utgivare.
8.3 Ansvarig utgivare
Ansvarig utgivare för Ekbladet är ordförande av Marknadsutskottet.
