04.2. Bilaga - Verksamhetsplanering KS 2015.

(1)

Verksamhetsplanering - nämndens återredovisning till KS 2015

Kommunstyrelsen

(2)

Innehållsförteckning

1 Budget på nämndens rapporteringsnivå ... 3

2 Fokusområden, mål och nämndens åtaganden ... 5

2.1 Näringsliv och arbetsmarknad ... 5

2.2 Utbildning ... 6

2.3 Förebyggande insatser och omsorg ... 6

2.4 Miljö och samhällsutveckling ... 6

2.5 Kommunikation ... 8

3 E-förvaltningsplan ... 10

3.1 E-förvaltningsplan 2015 ... 10

3.2 Långsiktig e-förvaltningsplan ... 12

(3)

1 Budget på nämndens rapporteringsnivå

Kommentar

Kommunstyrelsens budget 2015 har utökats med 2 miljoner kronor (mkr) netto jämfört med 2014. Förändringen motsvarar 1,2 %. I detta ligger såväl reduceringar som tillskott.

Ramen har bl.a. reducerats med 3,2 mkr för allmänna val, vilket tillskjutits under 2014.

I tidigare beslut låg även en ramreducering med 14,5 mkr, framför allt för IT-strategiska satsningar. Medel för detta har till viss del åter tillförts i budget 2015 tillsammans med bl.a. tillskott för vissa strategiska funktioner inom kommunledningskontoret och en avveckling av interndebitering för administrativa tjänster.

I redovisade kostnaderna och intäkterna ingår även förvaltningsinterna poster. Denna redovisning är preliminär. I samband med internbudgetarbetet kan vissa justeringar bli aktuella. Nettokostnaderna ligger emellertid fast.

I budget 2015 görs även vissa omfördelningar mellan verksamhetsblocken.

Kommunfullmäktige

Under kommunfullmäktige återfanns en buffert i budget 2014 på drygt 100 tkr. 2015 omfördelas dessa medel till kommunledningsverksamhet för att finansiera arbetet med omvärldsanalys.

Kommunstyrelsen

Budgeten och därmed även kostnaderna för medaljfesten, 240 tkr, flyttas från

kommunstyrelsen till kommunledningsverksamhet 2015. Detsamma gäller kostnader för budgetinternat och resultatanalys, 300 tkr. Medlemsavgifterna till Sveriges Kommuner

(4)

och Landsting (SKL) och Kommunförbundet Stockholms län (KSL) låg redan i 2014 års budget på en för låg nivå. För att finansiera höjda avgifter flyttas en buffertpost på 200 tkr från kommunstyrelsens budget till övrig verksamhet. Övrig omfördelning avser främst justeringar till följd av en avveckling av interndebitering för vissa administrativa tjänster.

Brandkåren Attunda

Budgeten för räddningstjänsten reduceras med 649 tkr, vilket är en anpassning till förväntade kostnader 2015. Medlen omfördelas till kommunledningsverksamhet. Inför 2014 utökades budgeten med 1,5 mkr, vilket visade sig vara mer än faktiskt utfall.

Övrig verksamhet

Under övrig verksamhet återfinns bl.a. budgetmedel för avgifter till samarbetsorganen SKL och KSL. Tillskottet avser ökade kostnader för medlemsavgifter till dessa

organisationer.

Kommunledningsverksamhet

Under verksamhetsblocket kommunledningsverksamhet återfinns ett flertal olika verksamheter. Omfördelningen görs framför allt för att lägga budget och därmed kostnader och intäkter där de bäst hör hemma. Förutom detta har justeringar gjorts för att bättre anpassa budget till förväntade kostnader, vilket beskrivits i text ovan.

(5)

2 Fokusområden, mål och nämndens åtaganden

Fokusområden:

2.1 Näringsliv och arbetsmarknad Kommunövergripande mål:

2.1.1 Kommunen ska vara en aktiv aktör mot näringslivet Nämndens åtaganden:

Vi ska göra det lätt för näringslivet att komma i kontakt med alla förvaltningar i kommunen.

Beskrivning

Vi ska förenkla och underlätta ytterligare för näringslivet att ta nödvändiga kontakter med kommunen. Kontaktcenter ska få en större roll i att hjälpa företagen att få rätt information och kontakt med rätt del av kommunen. De företag som behöver någon form av tillstånd kopplat till sin verksamhet ska få en samlad ingång kring all tillståndshantering i kommunen.

Kontaktcenter Företag – En väg in för näringslivet i Sollentuna startas under våren 2015. Marknadsföring och kontinuerlig utveckling kommer att pågå under hela 2015.

En förstudie kring samlad tillståndshantering, en s.k. tillståndsguide på webben, blir klar i början av 2015. Därefter inleds arbetet med att ta fram Sollentunas Tillståndsguide.

Arbetet beräknas vara klart under 2016.

Nämndens åtaganden:

Vi ska möjliggöra för lokaler i attraktiva lägen vid planläggning och exploateringsavtal

Beskrivning

Under 2015 kommer vi ta fram en strategi över prioriterade lägen och inventera var attraktiva lägen för verksamheter finns. Tillsammans med trafik- och fastighetskontoret inleds ett gemensamt arbete om kvalitet i stadsrummet.

(6)

Kommunövergripande mål:

2.1.2 Fler i arbete

Fokusområden:

2.2 Utbildning

2.2.1 Alla kommunens utbildningsverksamheter ska hålla en hög kvalitet

Fokusområden:

2.3 Förebyggande insatser och omsorg Kommunövergripande mål:

2.3.1 Genom förebyggande arbete ge förutsättningar att leva ett tryggt och självständigt liv

Vi kommer planera och förankra det nämndövergripande långsiktiga arbetet för ökad trygghet och säkerhet i Sollentuna

Beskrivning

Utifrån kommunövergripande kartläggning och analys som genomförts under hösten 2014 kommer vi under 2015 ta fram ett långsiktigt gemensamt styrdokument för ökad trygghet och säkerhet i Sollentuna. Till detta dokument kopplas årlig planering. Vi planerar också för årliga mätningar och uppföljning av arbetet.

2.3.2 Arbeta för en individuellt anpassad omsorg av hög kvalitet

Fokusområden:

2.4 Miljö och samhällsutveckling Kommunövergripande mål:

2.4.1 Arbeta för en god bebyggd miljö Nämndens åtaganden:

Vi ska arbeta för en rullande översiktlig planeringsprocess

Beskrivning

Under 2014 har vi påbörjat arbetet med "Ett framtidssäkrat Sollentuna" för att, med ett kommungemensamt angreppssätt, förbättra vår långsiktiga planering för de olika funktionerna som behöver tillgodoses i en växande kommun som Sollentuna.

Därigenom är arbete påbörjat för en kommande aktualitetsprövning av gällande översiktsplan. Under 2015 kommer vi även komplettera gällande översiktplan med fördjupande styrdokument, t.ex. Åtgärdsplan för buller och Trafikstrategi.

(7)

Vi ska skapa möjlighet för 300-500 nya bostäder per år

Beskrivning

Kommunen har som målsättning att det ska skapas 300-500 nya bostäder per år. Antalet nybyggda bostäder är beroende av många olika faktorer och antalet kan därför variera stort mellan enskilda år.

Vi ska ta fram en långsiktigt miljöprogram

Beskrivning

Under 2015 kommer vi, i samverkan med övriga nämnder och kommunens bolag, ta fram ett långsiktigt miljöprogram med

åtgärder kopplat till både miljöpolicyn och klimatstrategin.

2.4.2 Minska utsläppen av växthusgaser Nämndens åtaganden:

Vi ska i all planering prioritera gående och cyklister

Beskrivning

Detaljplaner och exploateringsavtal ska, utifrån gällande översiktsplan, genomsyras av att gående och cyklister prioriteras framför biltrafik.

Vi kommer under 2015 pröva några olika metoder för att i nya projekt åstadkomma en prioritering av gående och cyklister.

Vi ska minska klimatpåverkan från mat inom kommunens verksamheter

Beskrivning

Under 2015 kommer vi se över möjligheterna att minska klimatpåverkan från mat via upphandlingarna. Vi kommer också se över hur egna tillagningskök kan minska klimatpåverkan.

(8)

Fokusområden:

2.5 Kommunikation Kommunövergripande mål:

2.5.1 Öka möjligheterna för invånarna att vara delaktiga i kommunens utveckling

Vi ska utveckla samrådsprocessen

Beskrivning

Vi ska arbeta för aktivt deltagande och nya informationskanaler I tidiga skeden. I de fall där det är möjligt kommer vi under 2015 pröva olika former av samrådsmöten och tidig dialog.

Vi ska utveckla den externa kommunikationen för att att öka invånarnas kunskap om kommunens utveckling

Beskrivning

Arbetet med att ge invånarna möjlighet att ta del av kommunens arbete och utveckling ska intensifieras och utvecklas. Kommunen ska tydligt profilera sig genom samlade övergripande budskap, medborgardialogerna ska utvecklas ytterligare och webben ska utvecklas för att möta invånarnas behov av information och nyheter ännu bättre.

Under 2015 ska nya övergripande kommungemensamma budskap utformas, tillsammans med ett antal underbudskap. Dessa kan sedan varje förvaltning ha som grund när de formulerar budskap för den egna verksamheten. Medborgardialogerna utvecklas vidare, både metoderna för dialog och inom vilka sakfrågor dialog genomförs.

Ett åtgärdsprogram för webbens utformning ska tas fram utifrån en genomförd mätning av invånarnas behov kopplat till webben. Arbetet med detta ska påbörjas under 2015.

Flödet av nyheter från kommunen ska utvecklas genom en särskild nyhetssida på webben.

Vi ska använda moderna metoder för att kommunicera, skapa insyn och ge god service som underlättar vardagen för våra målgrupper.

Beskrivning

Kommunens verksamheter ska utveckla tjänster med modern digital teknik som grund, vilket kan vara e-tjänster, appar, digitala kvalitetsjämförelsetjänster, olika slags sms- tjänster, chattfunktioner och andra webb- eller telefonitjänster.

Under 2015 ska förstudier genomföras om SMS-tjänster och chattfunktion för

kontaktcenter samt publicering av kommunens diarier. Det ska även skapas en struktur för hur "öppna data" ska bli tillgängliga.

(9)

Vår kommun ska kännetecknas av gott bemötande, god tillgänglighet och bra återkoppling

Beskrivning

Invånare, företagare och andra som vänder sig till kommunen ska alltid bemötas på ett trevligt sätt. Det ska också vara lätt att få kontakt med kommunala företrädare. Frågor ska besvaras, synpunkter och felanmälningar åtgärdas och den som kontaktat

kommunen ska få en återkoppling på sin fråga, synpunkt eller felanmälan. ”Kundens”

upplevelse av sina kontakter med kommunen ska även följas upp.

Under 2015 ska en bemötande- och tillgänglighetspolicy tas fram tillsammans med metoder för att mäta hur nöjd kunden är med sin kontakt med kommunen. En förstudie av ett kommungemensamt system för återkoppling till invånare kring frågor, synpunkter och felanmälan ska genomföras.

Vi ska utveckla internkommunikationen inom och mellan förvaltningarna

Beskrivning

E-post och möten är de två huvudsakliga metoder som används för att kommunicera såväl internt inom en enhet eller förvaltning som mellan förvaltningar. Solsidan, kommunens intranät, har potential att bli ett verktyg som i betydligt större utsträckning används för den interna kommunikationen och som minskar flödet av e-post och den tid som läggs på möten. Behovet av it-stöd för att kommunicera inom en grupp som inte följer organisatorisk indelning (projektgrupper, tillfälliga arbetsgrupper,

nätverksgrupper) är stort men saknas idag. Det finns dock goda möjligheter att möta det behovet med befintliga system.

Under 2015 utvärderas och utvecklas Solsidan. Mötesplatser som stödjer kommunikation utvecklas i befintliga verksamhetssystem.

(10)

3 E-förvaltningsplan

3.1 E-förvaltningsplan 2015 Beskrivning

Under kommunstyrelsen beskrivs vilken e-förvaltning som införs på kommunledningskontoret under 2015.

Strategi/planering

Digitaliseringen utgör en allt större del av verksamhetsplaneringen därför skrivs e- förvaltningsplaner för samtliga förvaltningar för kommande år och dessutom långsiktiga planer för efterföljande år. Syftet med e-förvaltningsplanerna är att beskriva uppdrag och projekt inom området med fokus på nytta för kommunens målgrupper och effektivisering i den kommunala verksamheten. Då antalet utvecklingsprojekt är omfattande, är det möjligt att vissa av dessa kommer att skjutas över för genomförande under 2016. Det är inte heller helt klarlagt när detta skrivs att budget finns som täcker alla planerade uppdrag och projekt inom kommunledningskontoret.

Kommunledningskontoret har en central och betydande roll när det gäller hela kommunens förutsättningar för att bli en moden e-förvaltning. Många av de e- förvaltningsprojekt som bedrivs från kommunledningskontoret har stor betydelse för alla övriga förvaltningars arbete och projekt inom e-förvaltning. Bland de mer centrala uppdragen och projekten till stöd för utveckling av e-förvaltning i kommunen avser utvecklingen av e-tjänster för medborgare, företagare, elever, vårdashavare och brukare i olika livssituationer. Under 2015 tar vi fram en e-strategi för kommunen, vi samordnar den med övriga strategier inom området eHälsa och e-arkiv m fl. strategier inom

området, samt att vi antar SKLs strategi för eSamhället.

Kommunledningskontoret styr, leder och stödjer samtliga av kommunens förvaltningar i utvecklingen av e-förvaltning och e-tjänster samt integrationer till verksamhetssystem.

Arbetet med e-tjänsterna omfattar verksamhetsanalys, projektledning, utveckling, kravhantering, test, produktionssättning och kontakter med leverantörer m.m. Det stöd och den styrning som uppdraget omfattar ger en sammanhållen och kostnadseffektiv utveckling e-tjänster i kommunen. Vidare avlastas förvaltningarna arbete i sina projekt som annars lätt skulle kunna vara både svårt och tidskrävande att klara av.

För 2015 är integrationer planerade att genomföras av e-tjänster med Public 360 och med Service Now. Planen är också att integrera e-tjänsteplattform och e-tjänster med såväl fastighetsregister, invånarregister som kommunens nya karttjänst, GIS. Med den nya IT-plattformen för lagring, visning och ajourföring av kommunens kartdata, blir det möjligt att infoga en för invånarna interaktiv karta i kommunens e-tjänster. Syftet med en interaktiv karta (som t ex Google Maps) är att underlätta för användaren att utföra ärenden i kommunens e-tjänsteplattform utan att behöva ha kunskap om

fastighetsbeteckningar, adresser och liknande information. Information som är av stor nytta för kommunen i många ärenden men som en användare av en e-tjänst inte nödvändigtvis känner till i användningsögonblicket.

För ärenden som kräver sekretessbelagd handläggning är integration mellan e-tjänst och

(11)

skolskjuts och parkeringstillstånd samt hantering av skadeståndsprocessen. är Synpunkt- och klagomålshanteringen är tex ett viktigt kvalitetsverktyg som möjliggör

verksamhetsutveckling genom att förbättringsområden lyfts fram i dialogen med invånare, deltagare, brukar m.m.

Grunden i kommunens e-förvaltning utgörs av dokument- och ärendehantering. I en förstudie om dokumenthantering, ärende xx 2013, rekommenderades framtagandet av en strategi för dokument och ärendehantering i kommunen. Arbetet skall omfatta såväl målbild, vision som strategi och regelverk för allt arbetet med dokument- och

ärendehantering. Detta projekt skall ses som ett första steg i utvecklings och

kvalitetssäkringsarbete inom all dokument- och ärendehantering i kommunen, vilket är en viktig grund att bygga e-förvaltning utifrån.

En förstudie gällande öppna data bedrivs under 2015 och en struktur skapas för att kommunen skall kunna tillhandahålla öppna data, på kommunens webbplats. I samverkan inom länet med stöd av KSL kommer Sollentuna kommun att utreda förutsättningar för hållbar försörjning av öppna data. Öppna data föreskrivs i PSI- direktivet och KSLs styrelse uppmanar länets kommuner att publicera en eller flera datamängder på kommunens webbplats.

Digitaliseringen av vårt planarkiv påbörjas om möjligt under 2015 och parallellt med detta upprättas alla nya planer enligt den standarden för digitala detaljplaner. Detta kommer på sikt också att skapa förutsättningar för såväl öppna data och e-tjänster, där information i detaljplanerna är av intresse för allmänhet och andra aktörer och

intressenter.

Integrationer mellan olika system planeras för en enklare och säkrare handläggning.

Genom att möjliggöra en digital överföring från exempelvis ärendehanteringssystemet säkerställs att informationen blir korrekt och att ingen information missas.

Integrationerna planeras inte bara mellan system inom kommunen utan även för publicering på webben. Ett exempel på integrationer är en publicering av plan- och genomförandeprojekt vilket ger tillgång till information om planering och

genomförande för varje enskilt planprojekt.

Ett nytt ekonomisystem har implementerats under 2014, vilket innebär ett betydligt mer effektivt verktyg för ekonomisk planering, uppföljning och administration. Under 2015 forsätter utvecklingen av det nya systemet och tillhörande rutiner i syfte att skapa en effektiv ekonomiadministration. Tidigare införda system för beslutsstöd och

styrprocesser utvecklas parallellt kontinuerligt för att yterliggare förbättra stödet i planering och uppföljning på olika nivåer i kommunen. Det nya ekonomisystemet integreras mot Antura för en effektivare ekonomisk planering i

stadsbyggnadsprocessen.

Kommunens externa webb ”sollentuna.se” kommer att genomgå ett större utvecklings- och underhållsarbete. Syftet är att kunna erbjuda allmänheten en bättre funktionalitet, struktur, ökad tydlighet och navigation på webbplatsen. Designen kommer att anpassas för små skärmar (smarta telefoner och plattor). Att öka antalet värdehöjande e-tjänster och annan e-service ligger också i det kommungemensamma arbetet.

En förstudie genomförs angående ett införande av en webbaserad tillståndsguide. Syftet är att via en webbportal, ge företagare information och vägledning i vad de bör tänka på och vilka tillstånd de bör söka för att starta olika typer av företag i Sollentuna kommun.

Om möjligt påbörjas införandet av tillståndsguiden under 2015.

En upphandling genomförs under 2015 för ett kommande införande av ett IT-system för

(12)

elektronisk arkivering i kommunen (e-arkiv). E-arkivet syftar till en snabbare, säkrare och mer effektiv tillgång till arkiverad information. E-arkivet ska vara tillgängligt för handläggare på olika förvaltningar och flera olika system ska kunna leverera

information med automatik till e-arkivet. E-arkiv kommer också att öka möjligheten att publicera och tillgängliggöra kommunens information t.ex. via webben.

Med en uppgradering av kommunens arkivförteckningssystem Visual Arkiv kommer, kommer kommunen att kunna presentera de arkivförteckningar som finns på

kommunens externa webbplats. Detta innebär att allmänhet, massmedia m.fl. får en överblick av vad som finns i arkivet. Även genom ett påbörjat arbete med scanning och publicering av gamla handlingar från kommunarkivet, möjliggör att allmänheten får en digital tillgång till i kommunens arkiverade handlingar.

3.2 Långsiktig e-förvaltningsplan Strategi/planering

Public 360 integreras med Episerver/Solsidan (kommunens intranät), FIR

(fastighetsregistret) och KID (invånarregistret). Kopplingarna till FIR och KID syftar till att säkerställa att korrekt information finns om kommuninvånare och fastigheter i kommunen, kopplade till ärenden och dokument i P360. Sökmöjligheterna i Public 360 kommer på detta sätt att avsevärt förbättras, exempelvis kommer fastighetsdelen på detta sätt alltid hållas aktuella i systemet

Public 360 integreras med NetPublicator, vilket innebär digital överföring och publicering av information och handlingar till läsplattorna.

Behörighetsstyrning införs under 2017

Upphandling och införande av system för styrning och automatiserad hantering av behörigheter. Införandet syftar till säkrare hantering av användarnas behörigheter i olika system.

E-arkiv

Införande av e-arkiv påbörjas under 2016. E-arkivet syftar till en snabbare, säkrare och mer effektiv tillgång till arkiverad information. E-arkivet ska vara tillgängligt för handläggare på olika förvaltningar och flera olika system ska kunna leverera information med automatik till e-arkivet. Införandet innebär ett avskaffande av

nuvarande pappersarkivering. E-arkiv kommer också att öka möjligheten att publicera och tillgängliggöra kommunens information t.ex. via webben.

Digitaliserad plan- och byggprocess

Det är idag oklart i vilken takt dPBL (digital plan- och byggprocess, Boverket) kommer att drivas, men i takt med framskridandet i det projektet kommer vi att göra

anpassningar av planprocessen. I första skedet, för att effektivisera utbytet med andra myndigheter, och genom det korta processen. Senare kommer även här möjligheterna att utveckla tjänster att öka vartefter kommunerna anpassat sig till en gemensam digital process.

Digitalisering av detaljplaner

Digitaliseringen av vårt planarkiv fortgår och parallellt med detta upprättas alla nya

(13)

marknaden att börja bygga tjänster mot databasen. Sannolikt tar det ca två år att genomföra digitaliseringen, vars tunga del är att omtolka äldre bestämmelser till standarden. Det arbetet kan bara göras av erfarna planförfattare.

Informationsmodellering önskvärt för kommunal stadsbyggnadsplanering Inom byggsektorn har man kommit långt med utvecklingen av BIM

(ByggnadsInformationsModellering). En modell används för planering, upphandling, projektering, planering av drift- och underhåll och förvaltning. Inom kommunerna har denna utveckling knappt påbörjats och det är svårt att säga hur snabbt och i vilken utsträckning vi kommer att införa detta. Det vore ändå konstigt om detta inte inom kort också kommer att vara en viktig del av en effektiv kommunal förvaltning. Utvecklingen måste följas.

3D-modeller i den framtida samhällsplaneringen

Utvecklingen kommer att gå snabbt när det gäller 3D-modeller och att beskriva samhällsplanering på ett sätt som alltmer liknar dataspel. PLEX verksamhet utvecklar kontinuerligt metoder för 3D-redovisning, det är viktigt att infrastrukturen medger utvecklingen.

Förbättrad informationsstruktur skulle underlätta utvecklingen av e-tjänster och öppna data

Kommunens ärende- och dokumenthantering skulle inom stadsbyggandsområdet behöva struktureras och grundläggande begrepps- och informationsmodeller tas fram för att dokument ska kunna göras åtkomliga via lokala och nationella e-tjänster och s.k.

Öppna data. Mycket talar för att fastigheten är ett grundläggande objekt att koppla information till och den enklaste och snabbaste vägen att göra dokument tillgängliga.

Något projekt finns inte planerat, men vore mkt önskvärt. Motsvarande behov finns för övrigt inom flertalet verksamhetsområden i kommunen.