Utbildningsnämnden 2019-01-23Plats och tid

(1)

Kallelse/Underrättelse

1(4)

Utbildningsnämnden 2019-01-23

Plats och tid

Kommunhuset i Älmhult, sammanträdesrum Broka Gyl, klockan 08:30-16.00 Till eftermiddagens utbildning inbjudes ersättare.

Gusten Mårtensson (C) Eva-Marie Andersson

Ordförande Sekreterare

Offentlighet

Sammanträdet är öppet för allmänheten från punkt 3, beräknad tid cirka kl 9.00

Ärenden

Ärende

1 Fastställande av föredragningslista Informationsärenden

2 Information

3 Kvalitetspunkt; Uppföljning mentorskap Linnéskolan

4 Uppföljning Kompetensförsörjning i realtid (KIR) Beslutsärenden

5 Ansökningsformulär och rutiner för ansökan starta enskild verksamhet, förskola och fritidshem

2018/103 ^{5 - 17}

6 Dokumenthanteringsplan ^2018/194 ^{18 - 51}

7 Återrapportering till kommunfullmäktige angående konsekvensbeskrivning av eventuellt reviderade taxor och avgifter

2018/40 ^{52 - 59}

8 Internbudget 2019 ^2018/40 ^{60 - 89}

9 Bidrag till Virestads friskola 2019 ^2018/184 ^{90 - 123} 10 Bidrag till Thorén Framtid 2019 ^2018/185 ^{124 - 137} 11 Bidrag Idekulla skola 2019 ^2019/2 ^{138 - 151} 12 Bidrag till Skolförening Växthuset ekonomisk ^2019/3 ^{152 - 166}

(2)

2(4)

13 Bidrag till kommunal förskoleverksamhet 2019 ^2018/40 ^{167 - 178} 14 Bidrag till kommunal fritidshemsverksamhet 2019 ^2018/40 ^{179 - 190} 15 Bidrag till kommunal förskoleklass och

grundskoleverksamhet 2019

2018/40 ^{191 - 202}

16 Interkommunal ersättning gymnasiet 2019 ^2018/40 ^{203 - 206} 17 Föreläggande förenat med vite vid ej fullgjord

skolplikt

2018/24

18 Huvudmannen utser skolchef ^2019/5 ^{207 - 208} 19 Ny skola i Västra Bökhult (Majtorp 1:1)-styrgrupp ^2017/104 ²⁰⁹ 20 Val av presidium till utbildningsnämndens utskott ^2018/161 ²¹⁰ 21 Redovisning av delegeringsbeslut ^{211 - 212} 22 Övrigt

Utbildning

23 Presentation av verksamheterna

24 Information om reglemente, skollag, anmälningar till huvudmannen, skolorganisation och

Samverkan för bästa skola.

213 - 224

Punkt i

kallelse Min Tid Ärende, UN 2019-01-23 Föredragande Typ

1 10 8.30 Fastställande av föredragningslista beslut

2 20 8.40 Information Roger Johansson info

3 30 9.00

Kvalitetspunkt; uppföljning mentorskap Linnéskolan

Jörgen Rosén

Ida Bengtsson info

4 15 9.30

Uppföljning

Kompetensförsörjning i realtid (KIR)

Sara Vaarning

Vetter info

20 9.45 Kaffe

5 5 10.05

Ansökningsformulär och rutiner för ansökan starta enskild verksamhet, förskola och

fritidshem Jenni Karlsson beslut

6 5 10.10 Dokumenthanteringsplan Camilla Åström beslut

(3)

3(4)

7 10 10.15

Återrapportering till

kommunfullmäktige angående konsekvensbeskrivning av eventuellt reviderade taxor och

avgifter ^Ann-SofieGangesson beslut

8 30 10.25 Internbudget 2019 ^Ann-SofieGangesson beslut

9 5 10.55

Bidrag till Virestads Friskola

2019 ^Ann-SofieGangesson beslut

10 5 11.00 Bidrag till Thorén Framtid 2019 ^Ann-SofieGangesson beslut

11 5 11.05 Bidrag till Idekulla skola 2019 ^Ann-SofieGangesson beslut

12 5 11.10

Bidrag till Skolföreningen Växthuset ekonomisk förening

2019 ^Ann-SofieGangesson beslut

13 5 11.15

Bidrag till kommunal

förskoleverksamhet 2019 ^Ann-SofieGangesson beslut

14 5 11.20

Bidrag till kommunal

fritidshemsverksamhet 2019 ^Ann-SofieGangesson beslut

15 5 11.25

Bidrag till kommunal förskoleklass och

grundskoleverksamhet 2019 ^Ann-SofieGangesson beslut

16 15 11.30

Interkommunal ersättning

gymnasiet 2019 ^Ann-SofieGangesson beslut

17 5 11.45

Föreläggande förenat med vite

vid ej fullgjord skolplikt Roger Johansson beslut

18 5 11.50 Huvudmannen utser skolchef Roger Johansson beslut

19 5 11.55

Ny skola i Västra Bökhult

(Majtorp 1:1)-styrgrupp beslut

20 5 12.00

Val av presidium till

utbildningsnämndens utskott beslut

21 5 12.05 Redovisning av delegeringsbeslut beslut

22 5 12.10 Övrigt info/beslut

(4)

4(4)

12.15 Lunch på egen hand

23 Presentation av verksamheterna

Jenni Karlsson Samuel Svensson Roger Johansson info

24

13.15 - 16.00

Information om reglemente, skollag, anmälningar till huvudmannen, skolorganisation

och Samverkan för bästa skola. Roger Johansson info

(5)

Sammanträdesprotokoll

2019-01-10 Sidnummer, beslut 1(1)

Utbildningsnämndens utskott

Justerandes signaturer

Ordförande Justerare Sekreterare Utdragsbestyrkande

§ 13 Ansökningsformulär och rutiner för ansökan starta enskild verksamhet, förskola och fritidshem

Ärendenummer UN 2018/103

Utbildningsnämndens utskotts förslag

1. Utbildningsnämnden antar ansökningsformulär 2018-12-12 och Rutiner för godkännande och rätt till bidrag avseende enskild förskola, fritidshem och pedagogiska omsorg 2018-12-12.

Beslutsnivå

Utbildningsnämnden

Sammanfattning av ärendet

Nya krav för enskilda att bedriva fristående förskola och fritidshem innebär att ansökningsformulär behöver revideras.

Beslutsunderlag

 Tjänsteskrivelse daterad 2018-12-12

 Ansökningsformulär 2018-12-12

 Rutiner för godkännande och rätt till bidrag avseende enskild förskola, fritidshem och pedagogiska omsorg 2018-12-12

_____

(6)

Tjänsteskrivelse

2018-12-12 1(1)

Utbildningsförvaltning Jenni Karlsson

Jenni.Karlsson@almhult.se

Utbildningsnämnden

Ansökan om enskild verksamhet

Sammanfattning av ärendet

Nya krav för enskilda att bedriva fristående förskola och fritidshem innebär att ansökningsformulär behöver revideras.

Beslutsnivå

Utbildningsnämnden

Beslutsunderlag

 Tjänsteskrivelse daterad 2018-12-12

 Ansökningsformulär 2018-12-12

 Rutiner för godkännande och rätt till bidrag avseende enskild förskola, fritidshem och pedagogiska omsorg 2018-12-12

Ärendebeskrivning

De skärpta kraven innebär att kommunen ska bedöma ytterligare omständigheter i sin prövning av tillstånd. Kommunen ska göra en ägar – och ledningsprövning.

Enligt kap 2 5§ skollagen ska godkännande lämnas om den enskilde genom erfarenhet eller om hen på annat sätt har förvärvat insikt i de föreskrifter som gäller för verksamheten, har ekonomiska förutsättningar att följa de föreskrifter som gäller för verksamheten och i övrigt har förutsättningar att följa de

föreskrifter som gäller utbildningen.

Kraven omfattar inte pedagogisk omsorg.

Förslag till beslut

1. Utbildningsnämnden föreslås anta ansökningsformulär 2018-12-12 och Rutiner för godkännande och rätt till bidrag avseende enskild förskola, fritidshem och pedagogiska omsorg 2018-12-12.

Jenni Karlsson Roger Johansson

Verksamhetschef förskola Tf utbildningschef

Beslutet skickas till Verksamhetschef förskola Kommunikationsenheten

(7)

ANSÖKAN OM ENSKILD VERKSAMHET

- 1 - Utbildningsförvaltningen Antagen i utbildningsnämnden 2018-06-20 2018-11-28 reviderad 2018-12-12

Post Box 500, 343 23 Älmhult Besök Stortorget 1, Älmhult Telefon 0476-550 00 Fax 0476-552 00 E-post info@almhult.se

Ansökan avser

Enskild förskola Enskilt fritidshem Enskild pedagogisk omsorg

Uppgifter huvudman

Namn Personnr/organisationsnr

Organisationsform Bankgironr/postgironr

Utdelningsadress Postnummer och ort

Telefon arbete Telefon mobil/hem

E-postadress

Ägar- och ledningsprövning

För varje person ska anges hur personen genom utbildning och/eller erfarenhet skaffat sig insikt.

Verkställande

direktör/styrelse/bolagsmän etc Erfarenheter och kunskaper kring aktuella skolförfattningar

Erfarenheter och kunskaper kring arbetsrättsliga och arbetsmiljörättsliga regler

Erfarenheter och kunskaper kring ekonomiska regelverk

Redogör för om det finns några hinder som kan påverka lämpligheten för er att bedriva verksamhet.

(ex konkurs, indraget tillstånd, brott etc.)

Söker du för att starta pedagogisk verksamhet kan du hoppa över dessa frågor.

(8)

ANSÖKAN OM ENSKILD VERKSAMHET

Uppgifter verksamhet

Verksamhetens namn Etableringsområde för verksamheten

Planerat startdatum för verksamheten Öppethållande för verksamheten

Utdelningsadress Postnummer och ort

Telefon E-postadress

Huvudmannens kontaktperson/ombud

Telefon kontaktperson/ombud E-postadress, kontaktperson/ombud

1. Beskriv visionen för verksamheten i förhållande till skollagen och förskolans läroplan (Lpfö 18).

2. Beskriv hur sökande som huvudman kommer att ge verksamheten förutsättningar att arbeta med värdegrundsfrågor enligt skollagen och förskolans läroplan (Lpfö 18).

3. Beskriv hur sökande som huvudman kommer att ge verksamheten förutsättningar att arbeta med Normer och Värden enligt förskolans läroplan (Lpfö 18).

(9)

ANSÖKAN OM ENSKILD VERKSAMHET

4. Beskriv hur sökande som huvudman kommer att ge verksamheten förutsättningar att arbeta med Utveckling och lärande enligt förskolans läroplan (Lpfö 18).

5. Beskriv hur sökande som huvudman kommer att ge verksamheten förutsättningar att arbeta med Barns inflytande enligt förskolans läroplan (Lpfö 18).

6. Beskriv hur sökande som huvudman kommer att skapa förutsättningar så att utbildningen uppfyller författningarnas krav.

7. Beskriv hur lokalerna kommer att utformas så att syftet med utbildningen kan uppnås

Av beskrivningen ska framgå:

 hur inomhus och utomhusmiljöer kommer att vara utvecklande och hälsosamma,

 vilka rutiner som kommer att finnas för att säkerställa en säker miljö för barn,

 samthur syftet med utbildningen ska uppfyllas.

8. Beskriv hur förutsättningar kommer att ges så att barn med annat modersmål än svenska ges möjlighet at utveckla sin kulturella identitet och sin förmåga att kommunicera så väl på svenska som på sitt modersmål.

(10)

ANSÖKAN OM ENSKILD VERKSAMHET

9. Beskriv hur det systematiska kvalitetsarbetet kommer att planeras, genomföras och dokumenteras på både huvudmannanivå och på enhetsnivå.

Av beskrivning ska även framgå:

 hur ansvaret kommer att fördelas mellan huvudman och förskolechef gällande det systematiska kvalitetsarbetet,

 hur sökande som huvudman kommer att se till att utbildningen på ett systematiskt och kontinuerligt sätt planeras, följs upp och utvärderas,

 hur sökande som huvudman säkerställer att utbildningen uppfyller de nationella målen,

 vilka som kommer att ges delaktighet,

 hur det systematiska kvalitetsarbetet kommer att dokumenteras, samt

 hur sökande avser ta emot och utreda klagomål.

10. Beskriv hur sökande som huvudman kommer att arbeta för att motverka och förhindra trakasserier, kränkande behandling och diskriminering.

11. Beskriv den planerade ledningsorganisationen.

 hur sökande som huvudman kommer att styra och leda verksamheten

 hur sökande som huvudman kommer att skapa förutsättningar för förskolechef att fullgöra sitt uppdrag.

 hur sökande som huvudman kommer att skapa förutsättningar för förskollärare att fullgöra sitt uppdrag.

 hur sökande som huvudman kommer att använda barnkonsekvensanalyser i verksamheten

(11)

ANSÖKAN OM ENSKILD VERKSAMHET

12. Beskriv hur förskolans personalorganisation kommer att utformas så att syftet med utbildningen uppnås.

 hur personalen i förskolan kommer att ges förutsättningar att stimulera varje enskilt barns utveckling och lärande,

 hur sökande avser följa skollagens krav om registerkontroll,

 hur sökande avser att se till att verksamheten uppfyller anmälningsplikten enligt socialtjänstlagen (2001:453),

 hur sökande avser att se till att verksamheten uppfyller tystnadsplikten enligt skollagen, samt

 hur sökande avser att skapa förutsättningar för personalens kompetensutveckling.

13. Beskriv hur sökande som huvudman kommer att se till att barngrupperna har en lämplig sammansättning och storlek.

 hur sökande tänker sig antalet barn på förskolan

 hur sökande avser förhålla sig till förskolans lokala förutsättningar, och

 hur sökande avser förhålla sig till barn med annat modersmål och barn i behov av stöd.

14. Planerad personalbemanning Antal förskollärare (årsarbete)

Antal övrig personal (årsarbete)

Antal barn per årsarbetare

Beskrivning i text

15. Kommer verksamheten att ha konfessionella inslag? Om ja, redogör hur detta kommer att genomföras i utbildningen.

(12)

ANSÖKAN OM ENSKILD VERKSAMHET

16. Kommer verksamheten att ha någon särskild profil eller särskild pedagogisk

inriktning? Om ja, redogör hur sökande som huvudman kommer att omsätta detta i utbildningen och undervisningen.

17. Beskriv hur förskolan kommer att ges förutsättningar att nå författningars och riktlinjers krav på intagnings- och köregler, öppettider samt avgifter (maxtaxa).

Följande handlingar ska bifogas ansökan om godkännande

18. Registreringsbevis från Bolagsverket eller F-skattebevis för enskild näringsverksamhet 19. Budget för verksamheten för kontroll av ekonomiska förutsättningar

20. Handlingsplan för barnens säkerhet 21. Intyg från Miljö- och byggförvaltningen 22. Intyg från Brandmyndigheten

23. Vid hantering av livsmedel, både i tillagningskök och mottagningskök, krävs intyg på genomförd kurs i livsmedelshygien och egenkontroll.

24. Utdrag ur belastningsregistret.

25. Dokument som kan påverka lämplighetsbedömningen.

26. Dokument som styrker insikter och erfarenheter under ägar - och ledningsprövning.

Anmälningsskyldighet

Om de förhållanden som godkännandet grundas på förändras så att det inte längre finns förutsättningar för godkännandet måste detta utan dröjsmål anmälas till Älmhults kommun. Om verksamhetsutövaren har lämnat oriktiga uppgifter, låtit bli att anmäla ändringar eller på något annat sätt bidragit till att beslutet om godkännande vilar på oriktiga grunder kan godkännande komma att återkallas.

Underskrift

Datum

Underskrift Namnförtydligande

(13)

ANSÖKAN OM ENSKILD VERKSAMHET

Post Box 500, 343 23 Älmhult Besök Stortorget 1, Älmhult Telefon 0476-550 00 Fax 0476-552 00 E-post info@almhult.se För att administrera din ansökan kommer personuppgifterna att registreras i IT-system och lagras som längst i tio år. För att kontrollera lämnade uppgifter kan ytterligare information komma att hämtas från andra myndigheter. Uppgifterna kommer att hanteras i enlighet med (Dataskyddsförordningen (GDPR) fr.o.m 2018-05-25. Du kan begära att få ett registerutdrag över de uppgifter som finns registrerade om dig. Skriv till Utbildningsnämnden i Älmhults kommun, Box 501, 343 23 Älmhult, som är personuppgiftsansvarig. Uppgifter i IT-system omfattas normalt av offentlighetsprincipen och det innebär att de flesta uppgifter som lämnas på denna blankett kan lämnas ut som allmän handlig om någon begär att få se dem.

Ansökan skickas till Älmhults kommun Utbildningsförvaltningen Box 501

343 23 Älmhult

(14)

Utbildningsförvaltningen 2018-12-12

Rutiner för godkännande och rätt till bidrag avseende enskild förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg

Den 22 april 2009 beslutade riksdagen att anta regeringens lagförslag om en barnomsorgspeng, ett kommunalt bidrag till godkänd enskild förskoleverksamhet, skolbarnsomsorg och pedagogisk omsorg, som ska följa med barnet oavsett vilken verksamhet föräldrarna väljer.

För att få godkännande att bedriva förskola, skolbarnsomsorg eller annan pedagogisk omsorg och få kommunala bidrag måste

verksamheten uppfylla de kvalitetskrav som anges i Skollagen 2 kap 5 § och 13 §. Nya paragrafer införs i Skollagen från och med 2019- 01-01.

Vid godkännande av verksamhet är Lpfö 18, Skolverkets Allmänna råd för förskola och fritidshem, samt proposition 2017/18:158 Ökade tillståndskrav och särskilda regler för upphandling inom välfärden vägledande i bedömningen av verksamheternas kvalitet.

Kommunen får enligt 2 kap. 5 § c skollagen ta ut avgift för ansökningar om godkännande till ett självkostnadspris. Avgiften fastställs av kommunfullmäktige.

Sökande behöver visa erfarenhet eller på annat sätt om hur hen förvärvat insikter som gäller för verksamheten. Har ekonomiska förutsättningar att följa de föreskrifter som gäller för verksamheten. I övrigt har förutsättningar att följa de föreskrifter som gäller för utbildningen.

Sökande behöver visa kunskap om arbetsrättsliga och

arbetsmiljörättsliga regler som gäller för verksamheten. (gäller ej för pedagogisk omsorg)

Kunskap kan visas exempelvis genom en redogörelse för erfarenhet eventuellt liknande verksamhet eller utbildning på området.

Sökande behöver visa kunskap kring ekonomiska regelverk som styr associationsformen, exempelvis reglerna i årsredovisningslagen (ÅRL) och aktiebolagslagen (ABL)

Kunskap kan visas exempelvis genom en redogörelse för erfarenhet eventuellt liknande verksamhet eller utbildning på området.

Ansökan om godkännande och rätt till bidrag görs på särskild

blankett och skickas till Utbildningsförvaltningen där ärendet bereds.

Utbildningsnämnden tar sedan beslut om godkännande.

(15)

Vilka krav ställs på en verksamhet för att den ska få bidrag?

Villkoren för att en kommun ska godkänna en enskild förskola, ett enskilt fritidshem eller en enskild pedagogisk omsorg är att verksamheten har god kvalitet och säkerhet.

Kommunen är skyldig att godkänna och ge bidrag till en verksamhet som uppfyller följande krav:

 Det finns personal med sådan utbildning eller erfarenhet att barnens behov av omsorg och god pedagogisk verksamhet kan tillgodoses.

 Barngrupperna har en lämplig sammansättning och storlek.

 Lokalerna är ändamålsenliga.

 Öppen för alla barn som ska tas emot i motsvarande kommunal verksamhet så länge det inte uppkommer påtagliga negativa följder för kommunens motsvarande verksamhet.

 Föräldraavgifterna inte är oskäligt höga.

 Ett beviljat godkännande räcker ett år.

Om en verksamhet inte startar inom ett år måste nytt godkännande sökas. Om villkoren inte längre uppfylls eller verksamheten på annat sätt uppenbarligen missköts kommer godkännandet samt rätten till bidrag att återkallas.

Om det sker ägar – och ledningsförändringar ska det meddelas omgående.

Huvudmannaskap

Anordnare av förskole-/skolbarnsomsorgsverksamhet och

pedagogisk omsorg i enskild regi ska vara en registrerad för F-skatt, som i egenskap av huvudman bär ansvar för:

 att verksamheten fortlöpande överensstämmer med dessa villkor

 att ansvara för att fullgöra arbetsgivaransvaret

 att skatter och sociala avgifter inlevereras

 att erforderliga tillstånd för verksamhetens bedrivande finns Lagar och regler

Anordnaren ska driva verksamhet i enlighet med:

 skollagen, socialtjänstlagen och andra tillämpliga lagar och förordningar

 FN:s barnkonvention

 tillämpliga läroplaner Verksamhetens omfattning Verksamhet kan bedrivas i form av:

 förskola för barn 1-5 år

 fritidshem för barn 6-12 år

 pedagogisk omsorg för barn 1-12 år

Gruppstorleken ska vara sådan att barnens behov av säkerhet och tillsyn tillgodoses.

(16)

Verksamheten ska vara tillgänglig för barn som är i behov av särskilt stöd för sin utveckling enligt Skollagen.

Bidrag för verksamhetens bedrivande

Utbildningsnämnden fastställer årligen bidragsnivåer för i

verksamheten inskrivna barn. Bidraget är avsett att täcka samtliga verksamhetens kostnader inklusive lokalkostnader. Tilläggsbelopp kan sökas. Särskilda kriterier finns.

Om ett barn vistas i flera olika verksamheter kommer en fördelning av bidraget att ske. I de fall ett barn deltar i mer än en verksamhet fastställs en huvudverksamhet och en kompletterande verksamhet för barnet. Dessa ersätts med olika bidrag. Ersättningen till

huvudverksamhet reduceras med belopp motsvarande utbetalningen till kompletterande verksamhet.

Kö och avgifter

De enskilt drivna enheterna hanterar sin egen kö och tar in sina föräldraavgifter. I dialog med sökande kan en gemensam

köhantering möjliggöras. Älmhults kommun tillämpar maxtaxa vilket också den enskilt drivna enheten måste göra.

Den enskilt drivna enheten får dock om den så önskar tillämpa en lägre taxa än maxtaxan.

Personal

I verksamheten ska finnas personal med sådan utbildning eller erfarenhet att barnens behov av omsorg och en god pedagogisk verksamhet kan tillgodoses.

Anordnare ska tillse att all personal inom verksamheten är medveten om och iakttar gällande regler om tystnadsplikt och

anmälningsskyldighet.

Anordnaren ska tillse att all personal som erbjuds anställning inom verksamheten före anställning påbörjas lämnar ett - högst ett år gammalt - registerutdrag ur det register som förs enligt lagen om belastningsregister.

Lokaler

Verksamhetens lokaler ska vara lämpliga för verksamheten.

Därutöver är anordnaren skyldig att tillse att lokalen omfattas av erforderliga tillstånd såsom bygglov, godkännande från Miljö- och byggnämnd samt godkännande från brandskyddsmyndighet m fl.

Tillsyn

Verksamheten står enligt Skollagen under tillsyn av den kommun där den bedrivs. Kommunen har rätt att inspektera verksamheten och får inhämta de upplysningar och ta del av de handlingar som behövs för tillsynen.

Uppföljning

Anordnaren ska delta i utbildningsnämndens uppföljnings- och utvärderingsarbete genom kvalitetsredovisning. Anordnaren ska

(17)

högst 6 månader efter verksamhetsårets utgång tillställa nämnden verksamhetsberättelse, bokslut och revisionsberättelse.

Utbetalning av barnomsorgspeng

Barnomsorgspeng utbetalas varje månad efter redovisning.

När förälder säger upp platsen erhåller enheten barnomsorgspeng under uppsägningstiden (10 veckor).

Om ett barn slutar på en enhet och börjar på en annan enhet direkt utgår barnomsorgspeng under en månad till den enhet barnet varit inskrivet och utbetalas till den nya enheten först efter att den månaden har gått.

För barn placerade på allmän förskoleplats (enbart terminstid 525 tim/år) utbetalas barnomsorgspeng 9 månader per år (ej juni- augusti).

Återkallande av godkännande samt avveckling av verksamhet Avveckling av verksamhet kan ske dels på initiativ av anordnaren och dels på initiativ av utbildningsnämnden.

Utbildningsnämnden kan återkalla godkännande och rätt till bidrag om villkoren inte längre uppfylls eller om verksamheten

uppenbarligen missköts.

Godkännande blir automatiskt ogiltigt om anordnare inte kommit igång med verksamhet ett år efter att godkännande beviljats.

Anordnaren ska med så lång framförhållning som möjligt skriftligen informera nämnden om betydande förändringar i verksamhetens inriktning och planerad avveckling av verksamheten.

Övrigt

Den enskilda verksamheten kan ta emot barn som bor i andra kommuner. Den enskilda verksamheten får då göra en

överenskommelse med barnets hemkommun.

Ansökan om godkännande skickas senast 6 månader före startdatum till:

Utbildningsförvaltningen, Älmhults kommun Box 501, 343 23 Älmhult

(18)

Sammanträdesprotokoll

2019-01-10 Sidnummer, beslut 1(1)

Utbildningsnämndens utskott

Justerandes signaturer

Ordförande Justerare Sekreterare Utdragsbestyrkande

§ 15 Dokumenthanteringsplan

Utbildningsnämndens utskotts förslag

1. Utbildningsnämnden fastställer dokumenthanteringsplan daterad 2018-12-20.

Beslutsnivå

Utbildningsnämnden

Sammanfattning av ärendet

Dokumenthanteringsplanen beskriver hur nämndens förvaltning ska förvara och gallra förvaltningens dokument och handlingar. Planen från 2017 är uppdaterad och kompletterad med ytterligare handlingar. Tillägg har också gjorts utifrån dataskyddsförordningen (GDPR) över vilken typ av personuppgifter

handlingarna kan innehåll.

Beslutsunderlag

 Tjänsteskrivelsedaterad 2018-12-20

 Förslag till dokumenthanteringsplan daterad 2018-12-20 _____

(19)

Tjänsteskrivelse

2018-12-20 1(1)

utbildningsförvaltning Camilla Åström

camilla.astrom@almhult.se

Utbildningsnämnden

Dokumenthanteringsplan

Sammanfattning av ärendet

Dokumenthanteringsplanen beskriver hur nämndens förvaltning ska förvara och gallra förvaltningens dokument och handlingar. Planen från 2017 är uppdaterad och kompletterad med ytterligare handlingar. Tillägg har också gjorts utifrån dataskyddsförordningen (GDPR) över vilken typ av personuppgifter

handlingarna kan innehåll.

Beslutsnivå

utbildningsnämnden

Beslutsunderlag

 Tjänsteskrivelsedaterad 2018-12-20

 Förslag till dokumenthanteringsplan daterad 2018-12-20

Förslag till beslut

1. Utbildningsnämnden fastställer dokumenthanteringsplan daterad 2018-12-20.

Camilla Åström Roger Johansson

Verksamhetscontroller Tf förvaltningschef

Beslutet skickas till

Samtliga chefer inom förvaltningen kommunarkivare

(20)

Dokumenthanteringsplan

2018-12-20 1(32)

Utbildningsförvaltningen Förnamn Efternamn Telefon

E-post

Dokumenthanteringsplan för utbildningsnämnden

Antagen av utbildningsnämnden 2019-x-x.

Ersätter dokumenthanteringsplan beslutad 2017-06-14 § 100.

Förändringar sen 2017 är markerade i rött.

På nya rader är endast namnet på dokumentet rödmarkerat.

(21)

2018-12-20 2(32)

Innehåll

Inledning...3

Förvaltningsgemensam administrativ verksamhet ...4

Central administration ...8

Central administration - ekonomi ...12

Central administration - skolskjutsar ...13

Förskola/fritidshem...14

Grundskolan/grundsärskolan...17

Gymnasium/Gymnasiesärskola/Komvux ...23

Barn- och elevhälsa ...30

Skolhälsovård...30

Särskilda stödinsatser...32

(22)

2018-12-20 3(32)

Inledning

Dokumenthanteringsplanen beskriver hur utbildningsnämndens förvaltning ska förvara och gallra förvaltningens dokument/handlingar.

Dokumenthanteringsplanen regleras i enlighet med arkivlagen, arkivreglemente för Älmhults kommun (fastställt av kommunfullmäktige 2009-06-22, § 94) samt gallringsråd utgivna av Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) och

Riksarkivet.

Inför att en akt överlämnas för arkivering ska den rensas. Det vill säga akten städas från utkast, post-it-lappar, kopior, broschyrer och övriga handlingar som saknar aktualitet eller bedöms inte vara allmän handling.

Gallring innebär att hela akten, oavsett form, förstörs efter det att gallringstid inträtt.

Handlingar i form av kopia, för kännedom etcetera, bedöms från fall till fall om det utgör arbetsmaterial eller dokument/handling som ska bevaras som en inkommen/utgående handling.

Bedömning om dokument/handling ska sekretessbeläggas helt eller delvis görs för respektive dokument/handling.

Förkortningar för att redovisa vilken typ av personuppgifter, enligt dataskydds- förordningen (GDPR), som dokumenten kan innehålla är

 KP, känsliga personuppgifter

 ESP, extra skyddsvärda personuppgifter.

(23)

2018-12-20 4(32)

Förvaltningsgemensam administrativ verksamhet

Dokument/handling Medium Sortering Förvaring Gallras Bevaras Tidsfrist för gallring

Tidsfrist för arkivering

till kommunarkiv

GDPR Anteckningar

Diarieförd handling som tillhör ett ärende

Papper/

digitalt

Diarieplan/

nr

Akt i närarkiv/

digitalt

x 4 år ESP,KP

Diarieförd handling som inte tillhör ett ärende

Papper/

digitalt

Diarienum mer

Pärm i närarkiv/

digitalt

x 4 år ESP,KP

Delegeringsbeslut Papper Kronolo- gisk

Pärm i närarkiv

x Efter anmälan i nämnden

alt. hos förvaltningschef enl. delegeringsordning

ESP,KP

Delegeringslista Papper Kronolo- gisk

Pärm i närarkiv

x 4 år KP Inskickade listor till

nämnden arkiveras centralt.

Kallelse/föredragnings- lista

Arbetsplatsträff, APT Arbetslagsmöten MBL

Samverkan Skyddskommitté

Papper/

digitalt

Kronolo- gisk

Pärm i närarkiv

x Vid in-

aktualitet

(24)

2018-12-20 5(32)

Kontaktuppgifter Krislista

Lista kontaktpersoner för besiktning av

idrottshallar/lekhallar Nämndsledamöter Chefer

Papper/

digitalt

Kronolo- gisk

Gemensam digital mapp

x Vid in-

aktualitet

Minnesanteckningar Arbetsplatsträff, APT Arbetslagsmöten

Papper/

digitalt

Kronolo- gisk

x Vid in-

aktualitet

ESP, KP KP för arbetslag som hanterar information om elever med behov av stöd.

Övriga

minnesanteckningar av historiskt värde

Kronolo- gisk

Pärm i närarkiv

x 2 år

Protokoll/

mötesanteckningar från andra myndigheter och organisationer

x Vid in-

aktualitet

Om det inte tillför ett ärende

sakuppgift. I det fall diarieförs handlingen i tillhörande ärende

(25)

2018-12-20 6(32)

Protokoll Elevråd

Lokala styrelser och råd MBL

Samverkan Skolkonferenser Skyddsrond Ämneskonferens Personalkonferens Övriga originalprotokoll av

historiskt värde

Papper Kronolo- gisk

Pärm i närarkiv

x 4 år

Enkäter Frågor Svar

Sammanställning av resultat

Papper/

digitalt

Kronolo- gisk

Digitalt x Vid inaktualitet ESP,KP Se även enkäter,

underlag för bokslut

Enkäter, underlag för bokslut och

likabehandlingsplan Sammanställning av resultat, t ex trivselenkät och skolbarometer

Papper/

digitalt

Kronolo- gisk

Digitalt x

Anmälningar/deltagar- förteckningar

Studiedagar, utbildningar

Papper/

digitalt

Kronolo- gisk

Digitalt/

papper

x Vid inaktualitet KP

(26)

2018-12-20 7(32)

Listor över personal och förtroendevalda

Pensionering,

uppvaktningar, semester, uppdragsbeskrivningar, mm

Papper/

digitalt

enhetsvis Digitalt/

papper

x Vid inaktualitet

Arbetstidsschema Digitalt personnum mer

Verksam- hetssystem

x Vid inaktualitet ESP

Klagomål på utbildningen enligt skollagen

Muntligt/

Papper/

Digitalt

Kronolo- gisk

Diarieplan/

nr

x 4 år Vid muntligt

klagomål skrivs synpunkterna ned av mottagande tjänsteman.

Förs in i

kvalitetsrapporten på varje nivå.

(27)

2018-12-20 8(32)

Central administration

Kallelse/föredragnings- lista

Nämnden Arbetsutskottet

Pärm i närarkiv

x 3 år

Protokoll Nämnden Arbetsutskottet

Pärm i närarkiv

x 3 år

Överklagande Papper/

digitalt

Diarieplan/

nr

Akt i närarkiv

x 4 år ESP,KP

Elevkort

elev som flyttar el avlider

Papper Läsår till- sammans med klasslista

Pärm i närarkiv

x 4 år ESP,KP Elevkort på

utflyttade elever skrivs ut i slutet av juni.

In- och utflyttningar, grundskola

Pärm i närarkiv

x Vid

inaktualitet

ESP, KP

Byte av skola, grundskola Ansökan och beslut

Pärm i närarkiv

x Vid

inaktualitet

ESP, KP

Kölistor –

sammanställning av inflyttning och byte av skola, grundskola

Papper/

digitalt

Efter köregler

Närarkiv x 5 år ESP,

(28)

2018-12-20 9(32)

Barn – och

elevplacering i annan kommun, förskola och grundskola

Ansökan Yttrande Beslut

Papper Diarieplan/

nr

Akt/digitalt x 4 år ESP, KP

Barn – och

elevplacering från annan kommun,

förskola och grundskola Ansökan

Yttrande Beslut

Papper Diarieplan/

nr

Placering förskoleklass Meddelande

Lista placering

Digitalt Klassvis Gemensam digital mapp

x 1 år ESP

Klasslistor

grundskola/gymnasium Förteckning över elever från Älmhult som studerar i annan kommun

Pärm i närarkiv

x 4 år Samtidigt med

organisationsplan i början av oktober.

På våren för kvalitetsarbete

Förteckning över barn på resp.

förskola/fritidshem

Digitalt Efter förskolans/

fritidshem- mets namn

Närarkiv x 4 år I pappersform vid

arkivering

(29)

2018-12-20 10(32)

Skolpliktsbevakning Digitalt Kronolo- gisk

x 4 år ESP

Kommunalt

aktivitetsansvar (KAA) Personlista 16-19 år, ej elev på nationellt program

Rapportering till SCB

Digitalt Kronolo- gisk

Akt/digitalt x Vid inaktualitet, senast

utgången av kalenderåret när den registrerade fyller 21 år.

ESP, KP

Kommunalt

aktivitetsansvar (KAA) Individuella elevplaner Akter över ungdomar (avtal/överenskommelse, intyg/betyg,

handlingsplaner)

Protokoll från möten där elevhälsa eller

undervisning behandlats.

Papper/

digitalt

Person- nummer

Pedagogisk personal, redovisning till SCB

Digitalt Diarieplan/

nr

Närarkiv x 4 år ESP

Antal invånare per upptagningsområde

x 5 år

(30)

2018-12-20 11(32)

Statistik, elever Papper/

digitalt

Kronolo- gisk

x 5 år Vid arkivering,

pappersform Statistik, elevers

resultat

x Vid inaktualitet

Kvalitetsredovisning (för hela förvaltningen)

Papper/

digitalt

Diarieplan/

nr

Akt/digitalt x 4 år

Organisationsplaner Papper/

digitalt

Diareiplan/

nr

Närarkiv x 4 år

VFU Studieplaner Placerade studenter Underlag för ersättning till respektive skola

Digitalt Läsårsvis Gemensam digital mapp

x 2 år

Fritidsstudiestöd Ansökan och beslut

Papper Diarieplan/

nr

Närarkiv x 4 år ESP

(31)

2018-12-20 12(32)

Central administration - ekonomi

Dokument/handling Medium Sortering Förvaring Gallras Bevaras Tidsfrist för gallring

Tidsfrist för arkivering till kommunarkiv

Nämndens budgetförslag till kommunfullmäktige

Papper Diarieplan/

nr

Akt i närarkiv

x 4 år

Budgetunderlag, års- och flerårsbudget

Papper/

digitalt

Diarieplan/

nr

Gemensam digital yta

x 5 år

Bokslut/delårsbokslut Papper, digitalt

Diarieplan/

nr

Akt i närarkiv

x 4 år

Underlag för utbetalning av reseersättning till studenter

Papper Verifika- tionsord- ning

Pärm i närarkiv

x 4 år ESP

Statsbidrag ansökningar rekvisitioner

Papper Diarieplan/

nr

Närarkiv x 4 år

(32)

2018-12-20 13(32)

Central administration - skolskjutsar

Dokument/handling Medium Sortering Förvaring Gallras Bevaras Tidsfrist för gallring

Tidsfrist för arkivering till kommunarkiv

Skolskjutsar

Ansökan och beslut vid växelvis boende

Avslag (skriftligt beslut)

Papper/

digitalt

Diarieplan/nr Pärm i närarkiv

x 4 år ESP,KP

Skolskjutsar Ansökan och beslut

Papper/

digitalt

Kronolo-giskt Pärm i närarkiv

x Vid

inaktualitet

ESP,KP Om ansökan ej gäller växelvis boende eller om ärendet överklagas.

Se ovan.

Skolskjutsreglemente Papper/

digitalt

Diarieplan/nr Akt i närarkiv

x 4 år

Skolskjutsverksamheten Inkomna uppgifter Elevförteckningar Scheman

Turer

Övrigt underlag

Papper/

digitalt

Läsårsvis Pärm i närarkiv

x Vid

inaktualitet

ESP,KP

Skolskjutsar

Buss-/skolkort, tillhörande handlingar

Papper/

digitalt

Läsårsvis Pärm i närarkiv

x 2 år

Skjuts till Modersmål Inkomna uppgifter Elevförteckningar Scheman

Turer

Övrigt underlag

Papper Läsårsvis Pärm i närarkiv

x Vid

inaktualitet

ESP,KP

(33)

2018-12-20 14(32)

Förskola/fritidshem

Ansökan, beslut med tillhörande handlingar som rör

Reducerad avgift Förtursärenden eller utökad vistelsetid Avstängningar rörande förskoleverksamhet Barn med särskilda behov

Papper Diarieplan/

nr

Närarkiv i förskola

x 4 år

Inkomstuppgifter Papper/

digitalt

Person- nummer

Närarkiv x 3 år Digitalt så länge

platsen pågår

Kölistor Papper/

digitalt

Efter köregler

Närarkiv x Vid

inaktualitet Köstatistik Papper/

digitalt

Kronolo-

gisk Verksamhe

tssystem x Rapporteras till

Kolada, strategiskt nyckeltal till bokslut Avtal med enskilda som

bedriver

förskoleverksamhet

Papper Diarieplan/

nr

x 4 år

(34)

2018-12-20 15(32)

Schema, barn och elever Digitalt Person- nummer

Verksam- hetssystem

x Vid inaktualitet ESP

Närvaroförteckning Papper avdelnings vis

x 3 månader KP KP om noteringar

finns om ev sjukdom.

Korrespondens med vårdnads- havare/annan

med uppgifter väsentliga för barnet.

Papper/

digitalt

Kronolo- gisk

x 4 år

(vid inaktualitet)

Korrespondens tillhörande ett ärende diarieförs

Utvecklingssamtal Papper/

digitalt

x När barnet

har lämnat förskolan.

ESP

Övergångsdokument Vid överlämning från förskola till förskoleklass

Papper/

Digitalt

Avdel- ningsvis

Gemensam digital yta/

Närarkiv

x Vid

inaktualitet

ESP, KP

Bild, film, ljud för att beskriva verksamheten samtyckesblankett

Papper/

digitalt

Kronolo- gisk

Sociala medier t ex instagram/

webbplats/

tryckt material

x Vid

inaktualitet

Bild, film, ljud för pedagogisk

dokumentation

Papper/

digitalt

Ämnesvis/v erksamhets vis

Gemensam digital yta/lLär- plattform

x Vid

inaktualitet

(35)

2018-12-20 16(32)

Bilder för identifiering Papper/

digitalt

klassvis x Vid

inaktualitet Lokalt utarbetade

arbetsplaner Likabehandlingsplan Handlingsplan Övrigt

Papper/

digitalt

Likabehand lingsplan - Diarieplan/

nr Övriga- läsårsvis

x 1 år

Egenproducerat läromedel

(bilder, presentationer och dylikt)

Papper/

digitalt

Kronolo- gisk

Gemensam digital yta

x 5 år

Olycksfall-och tillbudsrapporter

Papper Diarieplan/

nr

Närarkiv x 4 år

Kränkande behandling eller diskriminering Anmälan och utredningar

Verksamhe tssystem

x 4 år ESP, KP

Anmälan till huvudman Papper Diarieplan Diarieförs och bevaras centralt

x 4 år

Anmälan till polis Papper Kronolo- gisk

Pärm på förskolan

x 3 år Redovisas i

nämnden Anmälan till socialtjänst Papper Per barn Säkert

utrymme

x Vid inaktualitet Sekretess